3公司個人借款、日常報銷、費用支付管理程序 2.范圍 2.1適用區域 2.2適用單位 2.3適用工作 3.參考文件 4.責任 4.1總經理部 4.2工管部、項目部及業務部門 5.程序 5.1個人借款 5.2日常費用報銷 5.2.1差旅費用報銷 5.2.2通訊費用報銷 5.2.3日常辦公用品費用報銷 5.2.4會議費用報銷 5.2.5業務招待費用報銷 5.2.6公車費用報銷 5.2.7福利費用報銷 5.2.8培訓費用報銷 5.2.9一年兩次探親路費發放 5.2.10公務出行費用發放 5.3費用業務支付 6.附件 6.2附件二 6.3附件三 6.4附件四 6.5附件五 6.6附件六 42.1適用區域2.2適用單位2.3適用工作—(2016)09號《關于執行職工固定備用金制度的通知》5公司個人借款、日常報銷、費用支付管理程序XX-G-25版次：G4.2工管部、項目部及業務部門各項目部人員的報銷由項目經理簽字，各項目經理以及工管部人員的報銷由工管部經理(負責人)簽字，工管部經理的報銷由工管部書記/副書記簽字，本部部門人員的報銷由部門主任簽字后再由總會計師簽字，個別業務需由總經理(授權范圍內的業務，見下文)加簽，部門主任的報銷由總會計師簽字，總經理部成員的報銷由總會計師簽字，總會計師的報銷由總經理簽字。按照程序要求，對經濟業務的合法合規性、真實性、完整性進行審核，辦理審批流程，并負責向財務部提供真實、有效4.3財務部負責經濟業務的核算與監督，核算業務包括：制單、審核、記賬、支付；監督業務包括：審核附件的合法合規性及完整性、審核審批流程的合規性、審核是否超預算執行、是否超標準執行、單據的規范性等。5.1個人借款(1)借款范圍各單位員工因工作需要，用于項目備用金、差旅費、稅金、零星采購、其他確需支付的款項。(2)相關規定①借款原則：xx號《關于執行職工固定備用金制度的通知》a.為規范公司職工備用金的管理，控制職工備用金總額規模，按(2016)09號《關于執行職工固定備用金制度的通知》執行職工固定備用金制度，各部門及各項目部相關崗位可固定持有限額內的備用金，具體額度如下：本部xx辦公室、市場營銷部人員備用金額度最高為1萬元，項目部班子成員備用金額度最高為1萬元，項目部材料人員備用金額度最高為2萬元，項目部辦公室人員備用金額度最高為4萬元，小車司機備用金額度最高為5000元，食堂采購人員備用金額度最高為伙食費標準/月×就餐人數。如果存在一人身兼多種崗位的情況，其固定備用金額度可疊加，但最高額度為4萬元。如有特殊事項需額外借用備用金的，需發聯系單至財務部申請，同意后方可辦6公司個人借款、日常報銷、費用支付管理程序xx-GP-25版次：Gb.執行固定備用金制度之后，固定備用金將作為各單位生產經營活動的固定周轉資金，此類職工的報銷款將直接匯至其賬戶，使其持有的備用金保持在固定金額。①職工借備用金在貳萬元以內由總會計師審核簽字，貳萬元以上由總經理審核簽字 (涉及項目所在地預繳稅金的除外)。外出采購或進行經營活動需要大額款項時，應通過銀行轉賬結算，不得攜帶大額現金，特殊情況需要現金支付，一般現金借支最高額度2萬元。②各單位人員調離時，當前備用金必須清零。③對于長期借出不使用的備用金，借款人應及時退回。④個人借款應由本人報銷沖賬。每年度6月、12月財務部發出清理通知，借款人在規定時間內，完成備用金清理工作。年末備用金無法清零的，需提供相關說明并經部門負責人/項目經理審核、分管領導/工管部領導審批。5.2日常費用報銷(1)日常費用報銷實行年度預算總額控制，業務招待費實行年度預算單項控制。(2)本程序費用標準均為含稅的合計金額；每年度發票報銷，原則上不得超過當年12月20日，最晚不得超過次年匯算清繳日(5月31日),逾期費用不予報銷。(3)集團或股東派駐的董事、監事，其費用報銷標準按公司企業負責人標準執行，相關隨行人員報銷標準按照公司其他人員標準執行。5.2.1差旅費用報銷(1)境內差旅費用。交通費及住宿費控制標準見附表：《乘坐交通工具等級、住宿標準明細表》,開支不得超標準。公司員工出差若乘坐飛機，只能乘坐普通經濟艙。原則上不得報銷高速列車商務座票據、不得報銷飛機頭等艙、公務艙票據。a.公司負責人國內出差，不得乘坐打折頭等艙和公務艙，因特殊、緊急情況乘坐的，應嚴格履行本單位內部審批流程，加強內部控制，并做好登記。b.公司員工因特殊情況，超標準乘坐交通工具，應在行程結束10個工作日內填寫超標準乘坐交通工具專項說明(附件一),并同時提交標準內當期同車次、航班相應價格；經公司總經理、黨組織書記、總會計師、紀委書記審核，審核結束10個工作日內，通過OA系統或線下報建設公司黨組織書記、總經理、總會計7師、紀委書記四人審批，方可據實報銷。①報銷范圍：各部門員工及相關人員因公臨時到常駐辦公地以外地區出差所發生的城市間交通費、住宿費、出差補助費。②報銷標準a.《乘坐交通工具等級、住宿標準明細表》(總會住宿費用(元/天)地區總經理部成員硬臥二等座、動臥二等按實報銷到部分存在淡旺上上浮20%。(詳見附件三)其他人員硬臥二等座、動臥二等按實報銷b.各單位需乘坐飛機時均要通過本部xx辦公室購買，并由總會計師中單張機票價格大于2500元的需由總經理加簽。xx辦公室在報銷員工因公出差的飛機票時，需向財務部提供明細表(列明：員工姓名、歸屬項目部、出差行程、金額),以確定費用的歸屬地。個別項目探親路費機票需作好記錄，與因公出差機票分開報銷。至出差目的地有多種交通工具可選擇的，出差人員在不影響公務、確保安全的前提下，應當選擇經濟便捷的交通工具出行。各單位差旅費報銷應做到“一事一單”,每份差旅費報銷單都應對應相同時段內發生的住宿費、車費以及出差補助等，便于日后有據可查，另行發生的住宿費、車費、出差補助原則上不予報銷。c.各單位因公出行至公司本部的，需到本部簽約賓館住宿，內部單位因公出行至各項目部，需到項目指定賓館進行住宿。d.公司員工到本部/項目部出差時所發生的差旅費需由本人在所在部門/項目部報e.明確費用發生的歸屬地。例：A項目部員工為B項目部事務出差，費用需計入B項目部成本。所發生的一切費用由A項目經理簽字，并在報銷單上注明：此費用計入B項目部成本。隨后寄回財務部報銷，財務部根據費用歸屬計入B項目部成本。項目部與本部之間費用亦是如此。公司個人借款、日常報銷、費用支付管理程序HXX-G-5版次：G8f.差旅費報銷均需提供出差審批單。③出差補助標準a.差旅補貼按照自然(日歷)天數計算，包干使用，補貼標準為180/天，其中100元為誤餐補助，80元為出差目的地市內交通包干費。超過100公里或跨地級市，享受出差補助；不足100公里并且不跨地級市，不享受補助；員工乘坐公車出差或司機開車出差僅發放誤餐補助100元/天；b.公派學習人員視同出差：培訓費用中包含餐費時，培訓停留期間不享受出差補助；培訓費用中不包含餐費時，培訓停留期間享受誤餐補助100元/天(被培訓人員家在培訓地時，培訓停留期間不享受出差補助);c.公司人員至公司內各單位出差或出差地與家庭所在地相同的，期間不再發放出差補助，僅發放往返出差地點的補助；d.專職小車司機每月固定補助：200元/月，已轉崗并享受管理崗薪酬檔級的兼職司機不享受每月固定補助；④相關規定a.境內差旅費實行年度預算總額控制，標準范圍內據實報銷。b.出差審批流程：線上審批--每次差旅行程開始前5日內登錄OA系統填制出差申請單，并于結束后5日內登錄OA系統發起銷假審批流程。(登陸OA系統選擇“出差管理模塊”點擊“我的出差申請”,選擇“增加”,填寫保存后發起審批流程。待差旅行程結束后五日內，點擊“銷假”,即發起“銷假審批流程”,審批流程同上。完成審批流程后回到該界面點擊“打印”即可生成“出差明細”,隨同報銷附件一同遞交財務部。)或，線下審批--填寫附件二：出差明細單，并由上級領導審批。本部出差申請單審批流程：部門員工→部門主任部門主任→分管領導總經理部成員、工管部經理→總經理總經理→公司黨組織書記工管部出差申請單審批流程：工管部員工→工管部經理項目部出差申請單審批流程：項目部員工→項目經理項目經理→工管部經理→分管安全的副總經理→總經理9c.報銷提供附件：OA出差明細單或線下出差明細單(附件二)、日常費用報銷單、超標準差旅專項說明(如有，見附件一)、符合規定的票據等。部門出差事由培訓起止時間實際返回時間部門負責人批準，其中100元以上的出租車票(含網約車)需由總經理加簽后方可報銷。報銷網約車發票時必須向財務部提供滴滴出行--行程單(包括上車時間、起點、終點、城市、金額等)。各類人員出差需乘坐飛機時，經總會計師批準后由公票價格大于2500元的需由總經理加簽，個人購買的機票原則上不予報銷。出差人員從當日晚7時至次晨7時時間段內乘車5小時(含)以上或連續乘車超過8小時的，乘坐列車可以購買同席臥鋪票。不鼓勵員工自駕私家車或乘坐非專職司機駕駛的e.公司本部人員公務出行費用實行發放(包干)制度。公務出行費用指本部員工因公務出差，從公司本部至揚州市內各機構所在地、揚公司主要負責人公務出行保障用車，本部其他員工公務出行費用按建設公司規定隨工資包干發放(詳見5.2.10),不再報銷公務出行票據。符合公車改革后公務用車范圍，因車輛不足等原因未予安排，而產生的市內出行費用，按照本單位審批流程執行后，據f.住宿費是指各單位人員及相關人員因公入住賓館(包括飯店、招待所、酒店等)發生的費用。住宿費應當在規定等級標準限額內(《乘坐交通工具等級、住宿標準明細表》),選擇安全、經濟、便捷的賓館住宿，不能住宿套間。公司員工參加重要活動、會議或培訓期間，入住主辦方指定酒店(標準間)的，超過標準的需提供通知文件等相關證明，可以據實報銷住宿費。超過標準是指入住酒店住宿費金額超過適用標準。g.差旅補助是指對員工因公出差期間給予的補助費用。差旅補貼按照自然(日歷)天數計算，包干使用。出差期間不再報銷差旅目的地的市內交通費用票據，但以下情況除外：需跨市、縣中轉，方可到達差旅目的地，中轉地至目的地交通費用據實報銷。中轉路途應選擇公共交通工具(公交、地鐵、大巴),如遇特殊情況選擇其他交通工具，按照本單位審批流程執行后，據實報銷。h.公司員工出差或工作調動期間，經事前請假批準回家探親辦事的，往返交通費按照不高于出差直線路途費用標準報銷，超出部分自理。探親辦事期間的住宿費自理，且不發放出差補助。員工節假日居家期間被臨時安排出差的，據實際路線按出差標準報銷交通費。i.公司員工從外埠調入本單位工作，報到時所發生的城市間交通費、住宿費、差旅補貼費等按本程序標準執行。發生的行李、家具托運費，按每公里1元的標準為限憑票據實報銷，且只報銷一次。隨行家屬費用一律自理。外埠應屆畢業生，可憑票據報銷火車二等座、硬臥(乘坐飛機的按照不超過二等座同等價格)單程差旅費及每人50公斤的火車行李托運費。畢業學校已發放派遣費用的，不再另行報銷差旅費。實習生所在學校不在實習單位本地的，準予報銷學校與實習單位之間的往返路費各一次。j.參加各種董事會、監事會以及對方點名邀請的出差人員，差旅費原則上由邀請單位承擔，所在單位不再報銷任何費用及出差補助。特殊情況，對方單位不承擔相應費用的，經主管領導審批可據實報銷。k.公司已為各單位在職人員統一辦理交通意外傷害保險(含飛機、輪船、火車、汽車等),今后差旅費中不再報銷保險費用。聘用、掛職及借調等人員，可報銷旅客人身意外保險。1.公司員工因出差所發生的的簽轉費、退票費憑票據實報銷，訂票費按單程最高限額30元標準報銷。退票費報銷需注明退票原因。m.當報銷人差旅費發票(車票、住宿費發票、飛機票等)因員工個人原因丟失時，報銷人需向財務部提供相應證明材料(能證明費用發生時間、人員姓名、金額、地點等)后，履行正常報銷手續按80%報銷。n.公司車輛的違章罰款按80%報銷。o.出差人員應確保發票來源合法，內容真實、完整且合規。發票或財政票據應印有稅務部門或財政部門的票據監制章。購買方應填制公司全稱及相應納稅人識別號等信息，發票應蓋有出票單位的發票專用章(OFD格式的增值稅電子發票除外)。飛機票開具經紀代理服務無行程單的需提供登機牌或其他能夠顯示艙位信息(2)境外差旅費①報銷范圍：因公臨時出國(境)產生的國際旅費、國外城市間交通費、住宿費、伙食費、公雜費和其他費用。②報銷標準飛機高速列車住宿伙食費公雜費國際列車國外段超過6小時補助公司全體人員艙二等座硬臥12美元/天③相關規定因公臨時出國(境)差旅費：包括國際旅費、伙食費、公雜費、住宿費等，其標準須嚴格按照《財政部外交部關于印發因公臨時出國經費管理辦法的通知》、《財政部外交部關于調整臨時出國住宿費標準等有關事項的通知》、《xx建設有限公司因公出國經費管理辦法》、xx-GS-63《接待管理程序-D版》等文件規定執行。a.境外差旅費實行年度預算總額控制，標準范圍內憑票據實報銷。b.每次差旅行程結束后10個工作日內填制相應單據，發起審批流程。c.附件：日常費用報銷單、任務批件、護照復印件(簽證、出入境記錄)、出訪報告(如有)、整理并黏貼的票據(同時提交票據復印件)等。d.伙食費、公雜，按照出差日歷天數計算，包干使用，不再報銷相應費用。e.嚴禁報銷民航包機或私人、企業和外國航空包機票據。5.2.2通訊費用報銷①報銷范圍：公司員工進行公務活動所發生的移動通訊費用(不含固定通信費、網絡通信費)。②報銷標準標準(元/年)公司領導班子成員6000本部部門正副職；工管部/項目部經理助理其他人員公司輔助人員；實習人員③相關規定a.通訊費用實行年度預算總額控制，標準范圍內憑票據實報銷，超出部分由個人承擔，每年7月、次年1月以部門/項目部為單位統一報銷；報銷時應提供移動運營商開具的載明實際通信費的發票，購買充值卡所取得的定額發票不得作為報銷依據。公司如有從事海外工作的人員，因業務需要較長時間在境外開展工作的，通信費年度報銷標準原則適當上浮20%以內。其中“較長時間”指一個日歷年累計60天在境外開展b.月中調離人員，月出勤滿15天，通訊費按全月報銷，否則，按照半月報銷。c.報銷通訊費的員工需以本人注冊和使用的電話號碼，向紀檢部門(鄭有新處)備案。備案號碼不超過2個，如需更換號碼及時向紀檢部門人員更改備案，財務部以紀檢部門備案的號碼發生的費用進行報銷；d.報銷附件：增值稅發票、通用機打發票，發票抬頭需開立：姓名+手機號碼，發票內容涉及“充值卡”、“預付卡”字眼的不予報銷，無姓名、電話號碼的發票不予報e.報銷通訊費的員工涉及職務變動、晉升、調轉及離職，從而影響通訊費標準的，以人力資源部出具的崗位變動證明材料，參照通訊費標準核定報銷金額。f.嚴禁報銷非本單位人員的通訊票據。5.2.3日常辦公用品費用報銷①報銷范圍：公司員工因工作需要的辦公文具(紙張、計算器、文件夾等)、電腦耗材(墨盒、硒鼓等)、印刷費(文件、辦公用表格等)、印章刻制、書籍報刊、郵寄②相關規定a.日常辦公用品實行年度預算總額控制制度。公司本部由xx辦公室負責集中采購，各部門上報需求，由xx辦公室統一購買，編制領取記錄臺賬并發放。各工管部及項目部由工管部/項目部綜合辦負責集中采購，經工管部經理及項目經理(負責人)審批后，憑票據實報銷。b.提供附件：日常費用報銷單、銷貨清單等。c.辦公用品需提供銷貨方出具的清單并加蓋印章，開具增值稅專用發票的，清單必須為稅控系統所開出；d.嚴禁報銷百科全書、中外名著、古籍文獻等與工作無關的裝飾性圖書票據。5.2.4會議費用報銷①報銷范圍：包括會議住宿費、交通費及其他開支(包括伙食費、會議室租金、文件印刷費、醫藥費等),交通費是指用于會議代表接送站，以及會議統一組織的代表考察、調研等發生的交通支出。②報銷標準參會人員(一類會議/二類會議)其他城市(一類會議/二類會議)50人(含)以下4000元/3000元(均為半天，下同)51人至100人101人至200人12000元/10000元(160人以內)10000元/8000元(160人以內)201人至240人20000元/二類不允許15000元/二類不允許餐費200元/人/天(二類150元/人/天)其他費用(會議辦公用品、會議租車、資料費、文印費)100/人/天用工作餐，標準為人均不超過200元(陪餐人數不超過2人)整個外部用餐總費用不超過會議(培訓)餐費總額的20%。g.一類、二類會議的會期原則上不超過1.5天，三類會議不得超過1天。一類、公司個人借款、日常報銷、費用支付管理程序xx-GP-25會議會場一律不擺花草(指為會議臨時擺放，不包括會議室固定擺放的綠植)。嚴格執行會議用餐、住宿標準，房間內不得另配洗漱用品、鮮花。不得使用會議費購置電腦、復印機、打印機、傳真機等固定資產以及列支與本次會議無關的其他費用不得組織會議代表旅游和與會議無關的參觀；嚴禁以任何名義發放紀念品；嚴禁組5.2.5業務招待費用報銷①公司人員為企業生產經營業務的需要，接待客戶、合作方以及其他外部關系人員活動的支出(含內部食堂接待),包括：宴請客餐、接待客餐、紀念品等。②招待定義：招待活動分為商務招待、外事招待、其他公務招待、內部招待四央企人員(包括總部和下屬單位)地方國企均屬商務招待；外事招待是指因公招待③招待場所規定：原則上安排在本單位餐廳就餐，單位餐廳不具備接待來客條④宴請菜肴規定：不得提供用野生保護動物制作的菜肴，不得提供魚翅、燕窩⑤宴請煙酒規定：嚴禁報銷煙草制品發票。嚴禁報銷高檔白酒、紅酒發票，用酒不能為茅臺和五糧液，白酒不超過500元/500ml,紅酒不超過500元/750ml。集團公司領導到基層慰問(重大科研、工程或重要生產單位)、完成重大科研或⑥紀念品規定：紀念品等接待用品采購，需提供銷貨方出具的清單并加蓋印職務商務、外事招待活動其他公務招待活動內部招待(客戶、合資合作方、外賓、外籍人(黨、政、軍、人大、政協(集團公司內人員)特別重要重要一般重要一般重要一般宴請招待(含酒紀念品宴請(含酒紀念品宴請(含酒紀念品宴請招待宴請/招待招待(工作招待(工作總經理部成員其他人員 人數不超過接待對象的二分之一。接待對象在10人以內的(含),陪餐人數不得超過3人；超過10人的，不得超過接待對象的三分之一。餐，每次人均不得超過100元，費用為工作人員餐費，報銷時需在招待清單中說明。a.審批權限：本部公務接待由總會計師審批，其中招待費(含酒水)金額大于3000元的需由總經理加簽；項目部公務接待由項目經理(負責人)審批；業務招待b.提供附件：客餐申請單、日常費用報銷單、接待用品驗收公司個人借款、日常報銷、費用支付管理程序xx-GP-25c.業務招待費事前申請由業務領導審批，事后報銷按照報銷流程進行(詳見6.4附件四),實行招待費用總額和人均費用雙控管理，嚴格控制陪同人數。d.禁止旅游和公務活動無關的參觀。e.規范本部及項目部采購接待用品(含酒水)出入庫手續。具體方案如下：①各單位辦公室作為各單位接待用品的歸口管理部門；負責接待用品的采購，庫存管理及領用手續辦理等工作。財務部是接待用品的費用監管部門。紀檢監察室是接待用品管理的監督部門，履行監督職責。②公司本部/項目部辦公室統一購買的接待用品及酒水，嚴格履行入庫手續(附件六),驗收貨品要與發票相符；在接待用品及酒水領用時，需按實際使用情況，如實填寫領料單，涉及外來宴請/接待，還需將酒水領用單與客餐申請單一并交至財務部(見附件四)。無論在公司餐廳或在外就餐時，均需由主辦單位填寫《公司業務接待申請表(附件四)》。③臺賬登記：“接待用品、酒水出入庫臺賬”(詳見附件五),逐筆登記發生接待用品、酒水的入庫、出庫，保證臺賬的真實性、及時性、完整性。臺賬由各單位辦公室自行保管，于月末同實際庫存進行核對，做到賬實相符，并存檔備查。盤點：半年及年末將與實際庫存核對無誤的“接待用品及酒水出入庫臺賬”,交至財務部。5.2.6公車費用報銷①報銷范圍公司公務活動車輛的運行管理費，包括油料費、車輛修理費、停車過路費等。②相關規定參照xx號<關于升版《xx工程有限公司本部公務用車管理辦法》的通知>執行③相關要求a.公車費用報銷實行年度預算總額控制，憑票據實報銷。b.每次業務結束后10日內填制相應單據，發起審批流程。c.提供附件：油料出入庫單、油料分配單、車輛保養維修申請單、費用結算清單、日常費用報銷單等。d.油料辦理出入庫手續；按照車輛使用情況，進行油料分配；車輛保養維修申請經審批同意，方可報銷相應費用。5.2.7福利費用報銷①報銷范圍：公司為職工發放的各項補貼、非貨幣性福利、按規定發放的其他職工福利費，包括：子女入園費、四年一次的探親路費(已婚員工探父母②業務歸口審核③報銷標準a.子女入園費：單職工450元/學期，雙職工900元/學期(華興范圍內女方用發票原件報銷，男方用發票復印件報銷)。探親可報銷高鐵、動車二等座、其他火車硬座、長途汽車票價；價。因故乘坐飛機的，可按高鐵、動車二等座或其他火車硬分由員工自理。探親人員從當日晚7時至次日晨7時時間段內乘車5小時(含)以上或連續乘車≥8小時的，可以報銷普通列車同席硬臥車票或高鐵、動車臥鋪車④相關要求b.四年一次的探親路費以部門為單位，每半年報銷一次，6月20日、12月20日前，填制日常費用報銷單，發起審批流程；其他業務結束后10個工作日內，填制日5.2.8培訓費用報銷公司個人借款、日常報銷、費用支付管理程序xx-GP-25b.業務結束后10個工作日內，發起審批流程。主辦培訓：培訓工作聯系單、簽到表、費用明細匯總表(講師費、資料費、培訓工作餐費等)、日常費用報銷單等。的國(境)外培訓；嚴禁報銷外方資助的與公司業務無關的出國(境)外培訓。5.2.9一年兩次探親路費發放①范圍：一年兩次的探親路費(未婚員工探父母，已婚員工探配偶),起點為工作所在程，每公里0.55元的標準，折算為限額。5.2.10公務出行費發放①發放范圍：公務出行費用是指公司本部員工因公務出差，從公司本部至揚州市內②發放標準：職務標準(元/月)公司副總經理公司總經理助理本部部門正職本部部門副職本部部門主管本部其他人員③發放方式：每月隨工資發放，計入工資總額，扣個人所得稅，④辦公常駐地點在項目部的副總經理，單月在本部出勤天數為1-15天時，公務出行費用按半月發放，出勤天數大于15天時，按全月發放。⑤從執行之日起，揚州市轄區內的市內交通費不再予以報銷，符合公務