大學畢業晚會項目管理計劃書(甘特_魚骨圖等)大學畢業晚會項目管理計劃書(甘特_魚骨圖等)大學畢業晚會項目管理計劃書(甘特_魚骨圖等)xxx公司大學畢業晚會項目管理計劃書(甘特_魚骨圖等)文件編號：文件日期：修訂次數：第1.0次更改批準審核制定方案設計，管理制度公司春節團拜會項目管理計劃項目經理：小組成員：目錄項目背景……………………….3項目目標……………………….3角色分析……………………….3生命周期……………………….4范圍管理……………………….4進度管理……………………….5資源管理……………………….6費用管理……………………….8質量管理……………………….9溝通管理……………………10風險管理……………………11收尾管理……………………14一、項目背景臨近春節，通過全體員工的努力，公司2012年取得了理想的成績。為了感謝員工對公司所做的貢獻，加強員工之間的溝通交流，增強企業凝聚力，共迎新春佳節，公司決定舉辦春節團拜會，并將該項目的籌備工作委托給我們項目小組，為此，我們用所學的項目管理的知識做了如下項目策劃。二、項目目標總體目標：團拜會順利進行并充分表達新春祝福時間目標：保證團拜會前各項準備工作都按時完成成本目標：將團拜會成本控制在預算之內效果目標：讓大家都快樂，有更多歡聲笑語；讓大家有感動，更珍惜同事情誼。三、角色分析角色需求員工在團拜會上能充分的表現自己對公司的感情公司領導祝福員工，增強他們對公司的感情晚會表演者各個配套設備完整，使演出順利晚會工作人員各項流程和要求準確清晰，使任務明確項目小組保證項目準時完成，保證各個參與者都滿意四、生命周期資源項目執行階段項目準備階段項目結束階段時間時間五、范圍管理下面是WBS表格：1前期總體策劃2項目負責人與各部門負責人會議前期通知2.1.1確定日期2.1.2會議內容預告會議召開2.2.1項目負責人介紹基本情況2.2.2各部門就晚會主題和內容提出意見2.2.3將各部門的意見進行整理會議后2.3.1進一步征集員工意見2.3.2將整理好的最終意見上報公司領導3工作安排成立各個功能小組3.1.1明確各個功能小組的任務3明確各個功能小組的負責人聯系酒店場所3.2.1篩選酒店場所3.2.2細節談判節目篩選3.3.1確定篩選標準和程序3.3.2篩選過程最終確定入圍節目邀請嘉賓3.4.1向公司領導咨詢需邀請的對象聯系嘉賓并派發邀請函晚會舉辦通知3.5.1明確晚會時間和地點3.5.2其它注意事項5場地布置聯系學院學工部5.1.1申請活動產地5.1.2聯系場地設備管理員提供支持聯系舞臺公司5.2.1舞臺布置5.2.2舞臺效果調整聯系研究生會和團總支5.3.1明確場地布置時間流程5.3.2明確場地布置要求與晚會運作流程6活動宣傳橫幅和海報宣傳6.1.1確定橫幅和海報內容6.1.2確定宣傳時間地點6.1.3相應功能小組執行傳單宣傳6.2.1確定傳單內容6.2.2確定傳單派發時間和地點6.2.3相應功能小組執行網絡宣傳6.確定網絡宣傳的內容6.3.2通過QQ群、BBS等媒介6.3.3相應功能小組執行7物資準備物資采購7.1.1與各個節目負責人明確晚會物資需求計劃7.1.2采購相應物品7.1.3核實物資是否滿足需求并進行相應調整8晚會舞臺支持聯系主持人8.1.1主持人化妝與服飾8.1.2確認主持稿晚會后勤人員8.2.1將晚會后勤人員分組8.2.2明確各小組任務8.2.3晚會應急處理9會后清場物資整理9.1.1各項設備回收9.1.2物資核實與統計現場環境整理9.2.1將現場打掃干凈9.2.2將各項物品擺放歸位10晚會總結晚會報道稿向學工部匯報10.2.1晚會總結報告10.2.2核算各種開支10.2.3各種資料歸檔下面是WBS的部分截圖：六、進度管理甘特圖網絡圖（局部）項目里程碑七、資源管理資源使用圖（局部）責任矩陣圖（D為主要負責，P為輔助）八、費用管理

本項目預計支出有以下幾項：

（1） 舞臺公司費用：4700元

①舞臺搭建：3500元

②音效設備：700元

③現場布置（氣球，鮮花，小型煙花）：500元

備注1：地點暫定為本校區內，無需場租費。

（2） 節目費用：1300元

①主持人4套服裝租用費用：600元

②主持人發型化妝費用：200元

③贊助各節目服裝道具費共：500元

（3） 宣傳費用：500元

①橫幅制作費用：50元

②海報制作費用：200元

③傳單印發費用：200元

④邀請函印發費用：50元

（4）應急費用:500元

綜上，預計支出總計7000元

備注2：預計收入由預計贊助費組成，包括現金及等價物如發型化妝服務，氣球橫幅等布置現場用品，預計在7000元以上。

九、質量管理我們認為最可能會出質量問題的環節可能有以下這幾方面:邀請：學工部未能一次把所有需邀請對象交代清楚聯系嘉賓并派發邀請函時出現遺漏物資準備：采購數量不足物資質量不及格采購人員發生意外，物資不能及時到位宣傳：宣傳品未及時制作出來并張貼派發舞臺設置：聯系不到場地設備管理員舞臺公司未能及時到位舞臺設備臨時發生意外晚會現場：主持人由于意外未能及時到位演出人員未能及時到場，上下節目不能及時銜接演出過程發生失誤會后：設備回收、物資清點、歸位時發生混亂以下用魚骨圖展示導致質量問題發生的一些原因PDCA質量控制：項目質量控制是一個由事前控制、過程監控、檢查對比和偏離處理等部分組成的主動控制閉環系統。我們可以通過PDCA來實現這個系統：PLAN：用質量目標表明確所要達到的質量要求DO：用監控記錄表記錄項目實施過程中的情況CHECK：用檢查對比表來找出偏離目標的差異ACT：采取措施糾偏各個具體活動的負責人，負責本活動高質量的完成，再由一個人對晚會所有活動進行檢查跟進與協調，確保整個晚會項目高質量地完成。我們可以用簡單的質量核對表來檢查和核對某些必要的步驟是否已經付諸實施，從而實行對質量的控制和追蹤：質量核對表項目實施誰負責這件事這件事開始做了嗎這件事完成了嗎這件事完成情況怎么樣十、溝通管理(1)項目小組的溝通溝通手段：主要是電話溝通頻率：每周3次（必要的話隨時）為了確保每一項活動的按時按量完成，項目小組每個活動的負責人必須及時的把活動的進展情況向項目的負責人匯報，項目負責人及時的把相關信息通發布給各個信息需求者。這種輪式的的溝通方式能夠快速的解決問題，并且確保了信息傳遞的準確性。針對這一方式可能難以提高成員的士氣，這里成員間也可以相互的溝通，但前提是項目小組的負責人必須掌握活動的進展情況，不然項目就難以控制。活動2負責人活動2負責人活動2負責人活動1負責人項目負責人(2)贊助商的溝通溝通手段：當面、電話溝通頻率：一星期兩次為了確保活動經費的準時到位，項目外聯的負責人員必須與贊助商保持溝通，確認贊助商的宣傳需求，以及將項目的需求情況及時通知給贊助商。(3)與上級的溝通溝通手段：電話、當面溝通頻率：一星期兩次與校方的溝通需注意的是，必須準確將舉辦晚會這一申請，及時向上級提出，并盡快得到具體的回復。因此應采用雙向溝通。向校方協商，把嶺院的具體情況匯報給校方，例如具體的畢業完結時間，學生的準備時間等等。通過雙方協調來盡早確定活動的舉辦時間，以便后面的工作展開。(4)與晚會表演者的溝通溝通手段：電話，當面溝通頻率：需要時項目負責人應及時的收集晚會表演者的需求信息，如服裝，道具的租借情況等，并提前及時把晚會的安排信息向各位晚會表演者傳達，如彩排時間，地點，節目次序和晚會的具體安排。如雙方在需求和安排上有何變動應及時的通知對方。(5)與學生的溝通溝通手段：傳單，橫幅，海報溝通頻率：長時為了確保同學參加晚會的積極性和熱情，項目小組應長時間的向同學們宣傳晚會，這里可以通過傳單，橫幅，海報等方式。并及時的的把晚會舉辦的時間地點等信息傳遞給同學們。十一、風險管理一、風險識別與評價通過審視我們的WBS，我們認為風險主要來源于以下幾個方面：注：風險危害評價1為最低，10為最高。風險來源風險名稱風險危害評價邀請學工部未能一次把所有需邀請對象交代清楚5聯系嘉賓并派發邀請函時出現遺漏6物資準備采購數量不足5物資質量不及格6采購人員發生意外，物資不能及時到位5宣傳宣傳品未及時制作出來并張貼派發6舞臺設置聯系不到場地設備管理員8舞臺公司未能及時到位10舞臺設備臨時發生意外9晚會現場主持人由于意外未能及時到位7演出人員未能及時到場，上下節目不能及時銜接7演出過程發生失誤8會后設備回收、物資清點、歸位時發生混亂6二、應對措施風險名稱應對措施學工部未能一次把所有需邀請對象交代清楚向學工部反復確認邀請對象名單聯系嘉賓并派發邀請函時出現遺漏在發出邀請函時對照邀請對象名單進行審核采購數量不足采購比需要數量多一些的物資物資質量不及格在采購過程中仔細檢查采購物資的質量采購人員發生意外，物資不能及時到位在采購過程中派三名采購人員確保物資的及時到位，并且提前進行采購宣傳品未及時制作出來并張貼派發確定宣傳品的的日程表，確保一切按照計劃進行聯系不到場地設備管理員提前聯系好場地設備管理員并且舞臺公司未能及時到位轉移演出場地或中斷改期舉行舞臺設備臨時發生意外準備兩份舞臺設備主持人由于意外未能及時到位要求主持人提前到位演出人員未能及時到場，上下節目不能及時銜接上一個節目演出時，其后兩個節目在后臺準備，演出過程發生失誤確保演出者在表演節目前已經做好充分的準備，盡量平撫其緊張情緒設備回收、物資清點、歸位時發生混亂派出小組負責此項并在回收前確保每個人的職責三、補救措施風險名稱補救措施學工部未能一次把所有需邀請對象交代清楚盡快邀請學工部未交代邀請的對象，并道歉聯系嘉賓并派發邀請函時出現遺漏發現遺漏后盡快再次發出邀請函并道歉采購數量不足時間允許進行再次采購；時間不允許則向學工部緊急調配物資物資質量不及格時間允許進行再次采購；時間不允許則向學工部緊急調配物資采購人員發生意外，物資不能及時到位想辦法解決意外確保物資到位，若意外無法解決派人去取物資，若無法聯系則再次采購，若時間不允許則向學工部緊急調配物資宣傳品未及時制作出來并張貼派發若未能制作出宣傳品則抓緊時間制作或者使用替代宣傳品，并在宣傳品制作出來之后就抓緊時間張貼聯系不到場地設備管理員運用各種關系取得設備管理員的聯系方式并聯系舞臺公司未能及時到位催促其盡快到位并在之后抓緊時間布場舞臺設備臨時發生意外使用備用設備，依舊無法使用則向學工部或別的學院緊急調配主持人由于意外未能及時到位緊急調配人員暫時充當主持人演出人員未能及時到場，上下節目不能及時銜接由再下一個節目及時跟進演出過程發生失誤由節目領演人迅速組織演員重演此節目；若重演仍出現問題，則該節目立即退場，視具體情況決定其再次重演或取消設備回收、物資清點、歸位時發生混亂要求負責人維持秩序并清點物資十二、采購管理采購項目清單采購項目規格計量單位數目估算單價估算總價需求時間采購方式橫幅*條2100200詢價采購宣傳單A4張2000300詢價采購節目表A4張500100詢價采購舞臺、音響、燈光設備舞臺搭建及設備，音箱設備、燈光設備及備用設備套135003500詢價采購充氣棒60*10cm套20240~詢價采購手掌拍*個20360~詢價采購氣球10cm個30045~詢價采購打氣筒手動，28cm個3515~詢價采購熒光棒5*200MM個3015~詢價采購哨子6字型口哨個25125~詢價采購化妝費用化妝及發型個530150詢價采購飲用水550ml瓶50150詢價采購服裝根據需要套430120詢價采購道具根據需要個306180~詢價采購紀念品根據需要個2010200~詢價采購2、備選單位清單十三、收尾管