浙江省初級檔案考試資料浙江省初級檔案考試資料浙江省初級檔案考試資料浙江省初級檔案考試資料編制僅供參考審核批準生效日期地址：電話：傳真:郵編:4.編號編號是編制包括一組數字和字符在內的編號項目，包括：全宗號、年度、保管期限、機構（問題）、件號等。歸檔文件應以分類方案和排列順序逐件編號，在文件首頁上端的空白位置上加蓋歸檔章并填寫相關內容。此時所編之號稱為室編件號。檔案室的檔案移交進館時，因需要再鑒定、整理，文件的位置有所調整而根據新排序所編的件號，稱之為館編件號。上述編號項目中，全宗號、年度、保管期限和件號是必備項目，各級機關檔案部門編號時必須編制。機構（問題）項為選擇項。5.編目歸檔文件應依據分類方案和室編件號順序編制歸檔文件目錄歸檔文件目錄的項目包括件號、責任者、文號、題名、日期、頁數和備注。6.裝盒裝盒包括將歸檔文件按件號順序裝入檔案盒、填寫備考表、編制檔案盒封面及盒脊項目等工作內容。三、歸檔歸檔是辦理完畢且具有保存價值的文件經系統整理移交檔案室（館）保存的過程。（一）歸檔范圍根據2006年12月18日頒布的《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》規定（二）歸檔時間機關文件處理部門一般應在文件形成后第二年上半年向機關檔案部門移交歸檔。有些專門檔案可根據有關專門規定時間移交歸檔。-32-（三）歸檔要求就是指對歸檔的檔案文件和有關材料的質量要求。主要內容有：歸檔的檔案文件和有關材料應齊全、完整；歸檔的檔案文件和有關材料應符合有關標準及規范；按時歸檔；嚴格辦理歸檔交接手續等。（四）歸檔工作內容和步驟包括編制移交有關目錄、撰寫立卷（或組件）說明、移交等工作。第二章檔案管理學習提示：本章應全面理解檔案收集、整理、鑒定、保管、檢索和統計等業務環節的基本內容和要求，掌握科技檔案的特點、種類以及管理要求和整理規則，熟悉會計檔案、人事檔案和特殊載體檔案的概念和管理規范。第一節檔案收集一、檔案收集的內容和要求檔案收集是檔案館、檔案室接收及征集檔案和其他有關文獻的活動。（一）檔案收集的內容檔案收集的內容，可以分為兩個層次：一是檔案室的收集，即檔案室接收本單位內部組織機構所形成的檔案；二是檔案館的收集，即檔案館接收各現行機關和撤銷機關的檔案，向社會征集檔案等。（二）檔案收集的要求檔案收集的基本要求是：科學組織，信息完整，結構優化，標準控制。二、檔案室的收集（一）加強對歸檔制度的宣傳（二）對文件形成的超前控制（三）對文件積累、歸檔的監督和指導（四）全面檢查歸檔案卷的質量（五）加強平時收集工作-33-三、檔案館的收集（一）檔案館的收集范圍檔案館收集工作的基本指導思想是，在維護黨和國家歷史真實面貌的前提下，根據檔案分級管理的原則，將應該由本館收集的一切具有歷史憑證作用和科學研究價值的各種門類、各種載體形態的檔案，完整齊全地收集進館，建立內容豐富、結構合理的館藏體系。1．各級綜合性國家檔案館收集中華人民共和國成立后檔案的范圍；2．各級綜合性國家檔案館收集中華人民共和國成立前檔案的范圍；3．中央和地方各級專門性國家檔案館接收檔案的范圍（二）現行機關檔案的接收現行機關的檔案是各級綜合性檔案館館藏的主要來源，接收現行機關檔案室移交的檔案，是檔案館收集工作的主要任務。1．接收期限根據《中華人民共和國檔案法實施辦法》規定：“機關、團體、企業事業單位和其他組織，應當按照國家檔案局關于檔案移交的規定，定期向有關的國家檔案館移交檔案。屬于中央級和省級、設區的市級國家檔案館接收范圍的檔案，立檔單位應當自檔案形成之日起滿20年即向有關的國家檔案館移交；屬于縣級國家檔案館接收范圍的檔案，立檔單位應當自檔案形成之日起滿10年即向有關的縣級國家檔案館移交。”2．接收要求進館檔案應保持全宗的完整性，并按規定整理好。一個機關形成的全部檔案作為一個整體，統一移交給一個檔案館，不能隨意分散；進館的檔案要齊全完整，進行統一的分類整理，正確劃分保管期限，具有長久保存價值；立檔單位編制的組織沿革、全宗指南、檢索工具和有關資料應隨同檔案一起接收；交接雙方必須根據移交目錄清點核對，并在交接文據上簽名蓋章。-34-3.編制案卷目錄案卷目錄，即案卷的名冊，在案卷經過系統化排列后，對其逐一編號登記成冊。案卷目錄的編制可以按年度、保管期限、機關內各內部機構分別編制。二、組件歸檔文件整理，即將歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程。這里的歸檔文件整理，即組件。（一）組件的意義1.有利于提高和控制檔案的質量2.有利于在降低資源耗費的同時提高歸檔文件整理的效率3.便于深化檔案信息資源的開發、利用和管理4.更適應現代化的計算機管理（二）組件的方法步驟1.裝訂裝訂即采用符合檔案保護要求的裝訂材料，將歸檔文件以“件”為單位固定在一起。“件”是指實體的文件，一般以每份文件為一件。需要注意的是：文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復制件為一件，轉發文與被轉發文為一件，報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件，來文與復文可為一件。2.分類《規則》推薦了常用的復式分類法，即年度——機構（問題）——保管期限或保管期限——年度——機構（問題）的分類方法。3.排列歸檔文件應在分類方案的最低一級類目內，按事由結合時間、重要程度等排列。-31-——時間，作者——文件重要程度等進行排列，其中用得比較廣泛的是按文件的時間先后順序或按文件重要程度排列的方法。2.編頁（件）號3.填寫卷內文件目錄卷內文件目錄，是揭示卷內文件內容與成分的一覽表，置于案卷卷首，其主要功能是便于查閱、統計卷內文件。卷內文件目錄主要包括以下項目：順序號、文號、責任者、題名、日期、頁號、備注。4.填寫卷內備考表卷內備考表，置于卷內文件之后，用以注明卷內文件及其立卷的狀況，以備文件、檔案人員和利用者日后查考。卷內備考表包括以下內容：本卷情況說明、立卷人、檢查人、立卷時間。5.擬寫案卷題名案卷題名的基本結構是：作者（責任者）——內容（問題）——名稱（文種）。6.填寫案卷封面案卷封面包括項目：全宗名稱、類目名稱、案卷題名、時間、保管期限、件（頁）數、歸檔號、檔號。（六）案卷的排列與編目1.排列案卷排列案卷，就是根據一定的規則，將案卷系統化地排列成有機聯系的整體。排列案卷的實質是為了保持案卷之間的聯系，更好地為立卷目的服務。按保管期限和組織機構排列案卷是現行機關中最常用的兩種基本方法。2.編制案卷號編制案卷號，就是按照案卷的排列順序給每個案卷分別編號，用以固定案卷的位置。由于排列方法不同，案卷號的編法也各異。-30-3．接收方法檔案館接收現行機關的檔案主要有兩種方法，即逐年接收和定期接收。逐年接收就是現行機關按照接收期限，將已到期的檔案每年向檔案館移交一次；定期接收就是現行機關將已到接收期限的檔案每隔一段時間向檔案館移交一次。間隔時間由檔案館確定，一般為3年或5年。（三）撤銷機關檔案的接收我國經濟、政治、文化等體制的改革和行政區劃的變動，必須會帶來機構的變動。機關、國有企事業單位一旦撤銷，其全部檔案應清理后移交國家檔案館。撤銷機關檔案的接收要求與現行機關檔案一樣。（四）重大活動檔案的接收重大活動檔案，是指在重大活動過程中直接形成的有保存價值的文字、聲像、電子文件、標志性實物等不同形式的歷史記錄。根據規定，重大活動的組織承辦單位或者承擔組織、承辦主要工作的單位，應當自重大活動結束之日起4個月內，向同級國家檔案館移交重大活動檔案;因特殊情況需要延期移交檔案的,須經同級檔案行政管理部門同意。重大活動中形成的全部檔案獨立構成全宗，檔案的編目、鑒定等工作，由接收檔案的國家檔案館按照檔案整理規則進行。（五）社會散存檔案的征集所謂征集，是指檔案館按照國家規定征收散存檔案、散失檔案和其他有關文獻的活動，這也是豐富檔案館館藏資源的途徑之一。征集的途徑包括：征集個人保存的歷史檔案；向有關機關、企事業單位和社會團體征集檔案；向有關國家和地區征集歷史檔案；向圖書館、博物館、紀念館等文化部門征集檔案。征集的主要方法有接受捐贈、有償征集、國家收購和征購、交換等。-35-第二節檔案整理一、檔案整理概述檔案整理，就是按照一定原則對檔案實體進行系統分類、組合、排列、編號和基本編目，使之有序化的過程。檔案整理是檔案工作業務中的基礎環節，通過整理，使檔案能夠全面、系統地反映立檔單位的工作活動面貌，提示文件材料之間的相互聯系，以便于檔案的管理和利用。（一）檔案整理的類型檔案整理可以分為以下三種類型：1．系統排列和編目；2．局部調整；3．全過程整理（二）檔案整理的內容和步驟檔案整理的內容，從性質上分，包括系統化和編目兩部分。檔案的系統化，就是對檔案的內容和成份進行科學分析和綜合的工作，即按照一定的原則和方法對檔案分門別類、組織案卷、有序排列，使之構成一個有機聯系的整體，具體內容包括：區分全宗、全宗內檔案的分類、組卷、卷內文件的排列、案卷排列等；檔案的編目是以一定形式提示和介紹檔案內容和形式特征的工作，具體內容包括：卷內文件的編號、卷內文件目錄和備考表的編制、案卷封面填寫、檔號和案卷目錄的編制等。系統化是編目工作的基礎，編目是系統化的體現。（三）檔案整理的原則檔案整理工作應該按照檔案的形成規律和特點，保持文件之間的歷史聯系，充分利用原有的整理基礎，便于檔案的管理和利用，這是檔案整理的基本原則。1．保持文件之間的歷史聯系所謂文件之間的歷史聯系，是指文件在產生和處理過程中所形成的內在聯系，主要表現在文件的來源、時間、內容和形式等方面。2．充分利用原有的整理基礎-36-2.文件處理部門與機關檔案室結合立卷從機關檔案室介入立卷工作的深度看，有組織型、分工型、兼職型三種基本類型。（二）立卷的準備工作1.立卷工作會議參加會議人員為機關分管領導、綜合部門（中心機構）負責人、立卷部門人員、檔案部門負責人和機關各部門內勤人員等。2.立卷業務培訓3.文件材料的收集和清理4.機關檔案室在立卷工作中的作用（1）協助立卷部門組織立卷的準備工作。（2）進行立卷工作的業務指導和監督。（3）為機關立卷工作提供良好的后勤服務。（三）擬訂（或修訂）立卷類目立卷類目是機關文件處理部門根據機關工作活動和文件材料形成的規律進行預測，對新年度可能形成的文件材料按照立卷的要求和方法，預先擬制（修訂）的新年度歸檔文件的類目表，又稱為案卷類目、立卷條款、立卷計劃等。（四）平時歸卷就是立卷人員按照當年擬訂（或修訂）的立卷類目的要求，在日常工作中隨時將已辦理完畢的文件材料歸類、歸卷（或組卷），到年終與其他案卷一并歸檔的一種立卷方法。（五）卷內文件的排列與編目1.排列卷內文件文件的排列一般是采用幾個特征相結合的方法進行，如按問題——時間、名稱——時間、作者——時間、地區——時間、通訊者——時間、文件的重要程度-29-二、文書處理程序文書處理是指公文的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關聯、銜接有序的工作。文件擬出后，只有經過處理，才能完成它的使命。（一）收文處理收文處理是指各單位圍繞所收文件進行的一系列工作。主要的工作程序包括簽收、登記、審核、分送、傳閱、擬辦、批辦、承辦、催辦、注辦、歸檔等。（二）發文處理發文處理是指各單位在發文過程中圍繞著所發文件進行的一系列工作。主要的工作程序包括擬稿、核稿、簽發、編號、繕印、校對、用印、登記、分發等。第三節文件整理與歸檔一、立卷（一）立卷基礎1.立卷的概念和含義（1）立卷的概念文書處理部門或人員將辦理完畢的，具有保存價值的文件材料，根據文件之間固有的聯系及形成的規律，組成案卷的過程稱為立卷。2.立卷特征及其運用立卷特征就是在立卷過程中，按文件的基本特征確定文件分類和組卷的原則和依據。文件一般有問題、作者、名稱、時間、地區、通訊者等特征。立卷特征需要靈活和結合運用。（二）立卷環節的選擇1.部門立卷①集中式。是指機關文書部門集中立卷的模式。②部門式。是指在機關文書部門的組織下，機關的一級內設部門分別立卷的模式。部門式又分為完全部門式和部分部門式兩種。-28-充分利用原有的整理基礎，是指對于已經整理過的檔案，不要輕易打亂原有的整理體系，重新整理，這就是我國檔案界慣稱的“充分利用原基礎”。3．便于檔案的保管和利用便于檔案的保管和利用，是檔案整理工作的出發點和根本目的，也是衡量檔案整理質量的最終尺度。二、全宗（一）全宗的概念全宗是一個國家機構、社會組織或個人形成的具有有機聯系的檔案整體。通俗地講，全宗是一個機關的全部檔案。按照全宗管理檔案，是檔案工作中的一個基本原則和核心理論。（二）立檔單位及其構成條件立檔單位，又稱全宗構成者，是指形成全宗的單位或個人。判斷一個單位是否立檔單位，主要看它是否具有以下三方面的條件：1.可以獨立行使職權，并能以自己的名義單獨對外行文；2.是一個的會計單位或經濟核算單位，獨立編制預算；3.設有管理人事的機構或人員，有一定的人事任免權。其中，第一個條件是首要的、必要的條件，后兩個是補充條件。（三）立檔單位變化對全宗劃分的影響1.政權更迭的全宗處理2.立檔單位職能發生根本性變化的全宗處理3.立檔單位其他變化情況的全宗處理（四）全宗的補充形式1．聯合全宗；2．匯集全宗；3．檔案匯集（五）判定檔案所屬全宗判定檔案所屬全宗，關鍵是確定檔案的形成者，具體分發文、收文和內部文件三種情況。對于那些沒有標明作者或收受者的“無頭無尾”文件，則要從文件的外部特征和內部特征進行考證，綜合判定其所屬全宗。-37-三、全宗內檔案的分類（一）分類的基本要求全宗內檔案的分類，就是把立檔單位所形成的檔案，按其來源、時間、內容和形式的異同，分成若干層次和類別，使之構成一個有機的體系。它包括分類方法的選擇、分類方案的制訂、檔案歸類和案卷排列等內容。分類應遵循以下基本要求：1．客觀性；2．邏輯性；3．可操作性。（二）常用的分類方法檔案分類法，是具體劃分全宗內檔案異同點的標準和根據，也稱“分類標準”、“分類原則”或“分類特征”。全宗內檔案分類的方法很多，常用的主要有以下四種：1．年度分類法；2．組織機構分類法；3．問題分類法；4．門類分類法（三）分類方案的編制所謂分類方案，就是標列各個層次的類目名稱，表示全宗內檔案分類體系的綱要，又稱“分類大綱”。分類方案是檔案分類的依據，但在分類過程中可以根據實際情況修訂和完善。1.機關全宗分類方案的編制機關全宗分類方案的編制，應以本單位職能活動中形成的各種門類和載體的全部檔案為對象，依據工作職能、結合檔案內容和載體形式特點，進行科學分類。機關檔案分類方案中，第一層次的分類一般采用門類分類法。2.企業全宗分類方案的編制根據國家檔案局制定的《工業企業檔案分類試行規則》的規定，工業企業檔案分類設置十個一級類目，即黨群工作類、行政管理類、經營管理類、生產技術管理類、產品類、科學技術研究類、基本建設類、設備儀器類、會計檔案類、干部職工檔案類。特大型企業或生產程序特殊的企業，有些檔案難以歸入上述十大類目時，可根據實際需要增設一級類目。-38-要了解各類通用公文的使用情況，并能分別加以區分。如公報、公告和通告；決定和決議；意見、條例和規定；議案和報告；請示和批復；通知和通報等。（二）事務文件事務文件是各級機關、社會團體、企事業單位處理日常事務，用來溝通信息，安排計劃，總結經驗，調查研究問題，指導工作的一類公文。事務文件的主要文種有計劃、總結、簡報、工作要點、匯報提綱等。第二節文件的形成與處理一、文件的擬寫（一）文件擬寫的基礎文件的擬寫過程有如下步驟：1.領會意圖，明確目的2.調查研究，獲取材料3.總體構思，擬寫提綱4.起草初稿，認真修改（二）文件擬寫的相關規范1.行文規范（1）嚴格控制發文數量和范圍，避免不必要的行文。（2）除非確有必要，一般不越級行文，以免打亂正常的領導關系。（3）行文要注意隸屬關系。（4）行文應分清主送與抄送機關。（5）兩個以上的機關單位聯合行文，其行文的機關應當是同級機關。2.結構規范公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發文機關標識、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機關、印發機關和印發日期等部分組成。-27-檔案工作實務第一章文件管理第一節文件一、文件的概念與屬性（一）文件的概念文件定義有很多種，以下列舉兩個有代表性的定義：一是學術定義；如一般教材中，文件是指社會組織和個人在各項活動中形成的、具有特定效用的憑證性信息記錄。另一是檔案工作行業標準中的定義。如中華人民共和國檔案行業標準《檔案工作基本術語》（DA/T1-2000）的文件定義是：國家機構、社會組織或個人在履行其法定職責或處理事務中形成的各種形式的信息記錄。從日常使用來看，“文件”一詞通常與“文書”、“公文”混用。這里使用的文件概念，也基于公務文件的理解，即狹義文件的理解。（二）公務文件的特點1.公文由法定作者制發2.公文具有法定的權威性和現行效用3.公文具有規范的體式和特定的處理程序二、文件的種類按文件的規范性情況分為通用公文和事務文件兩類，現分述如下。（一）通用公文通用公文一般是指黨政機關的規范性文件。1996年5月中共中央辦公廳印發了《中國共產黨機關公文處理條例》，規定中國共產黨各級各類機關使用的文種有14種：決議、決定、指示、意見、通知、通報、公報、報告、請示、批復、條例、規定、函、會議紀要。-26-四、檔號和案卷目錄的編制（一）檔號編制原則檔號是檔案館（室）在整理和管理檔案的過程中，以字符形式賦予檔案的一組代碼。檔號是存取檔案的標記，并具有統計監督作用。檔號的編制應遵循原則：1．唯一性原則；2．合理性原則；3．穩定性原則；4．擴充性原則；5．簡單性原則。（二）檔號的結構根據《檔號編制規則》的規定，檔號結構分為三種。《歸檔文件整理規則》頒布實施后，又出現了檔號的第四種結構。（三）檔號的編制方法1.全宗號的編制方法全宗號用四位代碼標識。其中第一位用漢語拼音字母標識全宗屬性，后三位用阿拉伯數字標識某一屬類全宗的順序號。2.案卷目錄號的編制方法3.類別號的編制方法類別號由漢字、漢語拼音字母或阿拉伯數字組成的代碼標識。類別號一般不應超過三級，在一個檔案館（室）內或一個全宗內，不應有重復的類別號。4.項目號的編制方法項目號一般引用有關管理部門編制的項目代號。5.案卷號的編制方法案卷號用三位阿拉伯數字標識，目錄內的案卷按排列次序流水編號，不應有空號。每一案卷目錄內的全部案卷只應編一個流水順序號。6.件號的編制方法件號用阿拉伯數字標識，不應有空號。件號的編制有兩種情況：一種是不裝訂的案卷，卷內文件必須單件裝訂編號，每個案卷的卷內-39-文件按排列次序流水編號。另一種按照《歸檔文件整理規則》整理的檔案，同一個類目下的文件按排列次序流水編號。7.頁（張）號的編制方法頁（張）號用阿拉伯數字標識，卷內文件各頁（張）按排列次序流水編號，不應有空號。（四）案卷目錄的編制案卷目錄是以全宗為單位登錄案卷的題名及其他特征并按案卷號次序編排而成的一種檔案目錄。是查找利用檔案最基本的檢索工具，也是檔案登記的基本形式，是對檔案進行統計和檢查的重要依據。案卷目錄必須按全宗編制，有兩種類型：一種是以全宗為單位編制的綜合目錄，主要適用于案卷數量較少的全宗；另一種是以分類方案中的一級類目為單位編制的分類目錄，在實際工作中，大多采用第二種。第三節檔案鑒定一、檔案鑒定概述（一）檔案鑒定的內容檔案鑒定是判定檔案真偽和價值的過程。當前檔案界人士通稱的檔案鑒定主要指的檔案價值鑒定。我國現階段的檔案價值鑒定的內容分為三個方面：一是歸檔鑒定。二是保管期限鑒定。三是到期鑒定。（二）檔案價值鑒定的原則1．從國家和人民的整體利益出發；2．全面的觀點；3．歷史的觀點；4.發展的觀點。（三）檔案價值鑒定的標準檔案價值鑒定的標準可分為自身屬性標準、社會需求標準和相對價值標準。其中自身屬性標準又包括職能標準、來源標準、內容標準和形式特征標準等。-40-（三）檔案行政訴訟的程序檔案行政訴訟的程序是指行政訴訟原告起訴、被告應訴、人民法院受理、審理并裁判行政案件，直至強制執行裁判的步驟、順序、方式、形式和時間的總稱。它包括第一審程序、第二審程序、執行程序和再審程序。（四）檔案行政訴訟應訴1.檔案行政訴訟應訴的概念檔案行政訴訟應訴是相對起訴而言，沒有起訴就不存在應訴。檔案行政訴訟中的應訴是指檔案行政管理部門針對原告的起訴提出答辯，或被人民法院傳喚到庭對原告進行駁辯的活動。2.檔案行政訴訟應訴的程序檔案行政管理部門在收到人民法院送達的應訴通知書和原告起訴狀副本后，應由其法定代表人指定本機關法制機構及時辦理有關事宜，積極應訴。-25-二、檔案行政復議（一）檔案行政復議的概念檔案行政復議是檔案行政管理部門對檔案事務進行行政管理，作出行政決定后，作為行政管理相對人的公民、法人或其他組織認為檔案行政決定違法或不適當、影響或侵害自己的合法權益的，可以向作出具體行政行為的上一級行政機關提出行政復議申請，由受理該申請的行政機關對該具體行政行為的合法性和適當性進行審查，作出行政復議決定的一種行政法律制度。（二）檔案行政復議的適用范圍根據《行政復議法》和檔案法律、法規的有關規定，行政管理相對人可以按照規定申請檔案行政復議或者提起行政訴訟,主要有五種情形。P90（三）檔案行政復議的程序根據《行政復議法》的有關規定，檔案行政復議的程序主要由申請行政復議、受理行政復議、作出行政復議決定等步驟構成。三、檔案行政訴訟（一）檔案行政訴訟的概念及原則檔案行政訴訟是指公民、法人或者其他組織認為檔案行政管理部門的具體行政行為侵犯其合法權益，依法訴諸人民法院，人民法院據此在雙方當事人和其他訴訟參加人的參加下，對行政案件進行受理、審理、裁判以及執行裁判等司法活動的總和。行政訴訟具有原被告恒定性、訴訟客體（具體行政行為）特定性等特征。檔案行政訴訟的基本原則可以分為一般原則和特有原則。（二）檔案行政訴訟的管轄檔案行政訴訟的管轄，是指人民法院受理第一審行政案件的分工和權限。其中上下級人民法院之間受理第一審行政案件的分工和權限，稱為級別管轄；同級人民法院間受理第一審行政案件的分工和權限，稱為地域管轄。1.級別管轄的確定規則主要有四項。2.地域管轄的確定規則主要有四項。-24-二、檔案保管期限表檔案保管期限表，就是用表冊形式列舉檔案的來源、內容和形式，并指明其保管期限的一種指導性文件，它是鑒定檔案保存價值和確定檔案管理期限的依據和標準。（一）檔案保管期限表的類型1．通用檔案保管期限表（又稱標準檔案保管期限表）；2．專門檔案保管期限表；3．同系統機關檔案保管期限表；4．同類型機關檔案保管期限表；5．機關檔案保管期限表。（二）檔案保管期限表的結構檔案保管期限表通常由順序號、條款、保管期限、附注以及總的說明等部分組成，其中條款和保管期限是最基本的項目（三）檔案保管期限的劃分檔案保管期限是指對檔案劃定的存留年限。根據國家現行規定，文書檔案的保管期限分永久和定期兩種，其中定期又可分為30年、10年。永久保存，就是無限期地盡可能長遠地保存下去。定期保存的計算方法，一般是從文件產生后的第二年起計算，有些特殊文件和專門文件可以從其失效、結案后算起。三、檔案鑒定的組織和方法（一）檔案鑒定的組織檔案鑒定組織的任務是，組織編制和審查檔案保管期限表；組織和指導本館、本機關檔案鑒定工作；討論審查“檔案鑒定報告”和“檔案銷毀清冊”；對檔案的存毀作出決定，報有關領導批準。（二）檔案鑒定的方法檔案鑒定的方法是直接鑒定法，即直接、具體地審查檔案。直接鑒定法要求檔案鑒定人員逐卷逐件逐頁地審查檔案材料，從它的內容、作者、題名、可靠程度等方面，全面考察分析其價值，而不是僅根據案卷目錄、卷內文件目錄和案卷-41-題名來判定檔案的價值。直接鑒定法一般以案卷為基本單位進行。（三）檔案銷毀檔案銷毀是指經過鑒定對失去價值的檔案作毀滅性處置的過程。機關銷毀失去保存價值的檔案須由鑒定小組提出意見，登記造冊。經機關分管負責人批準后，由兩人在指定地點監銷，并在銷毀清冊上簽字。第四節檔案保管與保護一、檔案保管的內容和要求（一）檔案保管的內容檔案保管是維護檔案完整與安全的活動，指采取一定的管理方式和技術手段對檔案進行科學管理與保護，以維護檔案的完整與安全，最大限度延長檔案壽命的工作。其主要內容包括三個方面：1.檔案庫房管理2.檔案流動過程中的保護3.保護檔案的專門措施（二）檔案保管的基本要求1.以防為主，防治結合；2.加強重點，照顧一般二、檔案保管的基本條件檔案保管工作基本的物質條件主要有：檔案庫房、檔案裝具、檔案保管設備和檔案的包裝材料。（一）檔案館（室）建筑1.檔案館建設規模和構成檔案館應按照《檔案館建設標準》和《檔案館建筑設計規范》設計建造。檔案館建筑由檔案庫房、對外服務用房、檔案業務和技術用房、辦公室用房和附屬用房及建筑設備組成。2.檔案館的選址檔案館的選址應符合下列要求：應選擇工程地質條件和水文地質條件較好地區；應遠離易燃、易爆場所，不應設在有污染腐蝕性氣體源的下風向；應選擇交-42-第三，作出處罰決定。第四，告知理由并告知權利。第五，當事人陳述與申辯。第六，正式裁決。第七，行政處罰決定書的送達。第八，制作《行政處罰案件結案報告》。3.檔案行政處罰的聽證程序根據《檔案行政處罰程序暫行規定》，檔案行政管理部門作出對單位處以5萬元以上罰款，對個人處以3000元以上罰款決定之前，應當制作《行政處罰聽證告知書》，告知當事人有要求聽證的權利。（五）檔案行政處罰的執行1.檔案行政處罰執行的概念及原則檔案行政處罰的執行，是指檔案執法主體保證檔案行政處罰決定所確定的當事人的義務得以履行的程序。檔案行政處罰執行的原則有：一是申訴不停止執行原則。二是嚴格實行罰款收支兩條線，作出罰款決定的機關與收繳罰款機構相分離的原則。2.檔案行政處罰執行的方式第一，自動履行。第二，強制執行。第三節檔案行政救濟一、檔案行政救濟的概念檔案行政救濟即檔案事務方面的救濟，是公民或社會組織的合法權益受到檔案行政管理部門的具體行政行為的侵害，經申訴或提起訴訟，由有關國家機關對違法或不當的檔案行政行為予以糾正，并對被侵害的權益加以補救的過程。檔案行政救濟具有行政救濟的一般特點：第一、行政救濟適用于行政機關的行政行為。第二、行政救濟實行“不告不理”的原則。檔案行政救濟的途徑主要是行政復議和行政訴訟。-23-（三）檔案行政處罰的管轄2.法律、行政法規對行政處罰的管轄有專門的規定，按照該法律、行政法規的規定進行管轄。3.兩個或者兩個以上的行政處罰實施主體對行政處罰管轄權發生爭議的，報請共同上一級行政機關指定管轄。4.根據國家檔案局《檔案行政處罰暫行規定》，上級檔案行政管理部門在必要時可以辦理下級檔案行政管理部門管轄的行政處罰案件，也可以把自己管轄的行政處罰案件交下級檔案行政管理部門辦理。5.違法行為情節較重，已構成犯罪的，應當及時移送司法機關依法追究刑事責任。（四）檔案行政處罰的程序主要包括檔案行政處罰簡易程序（或稱當場處罰程序）、檔案行政處罰一般程序（或稱普通程序）、聽證程序。1.檔案行政處罰簡易程序檔案行政處罰簡易程序，也稱當場處罰程序，是指檔案行政管理部門對符合法定條件的行政處罰事項，當場作出檔案行政處罰決定的處罰程序。因檔案法律、法規規定的罰款數額限度為對單位為1萬元以上10萬以下，對個人為500元以上5000元以下，故罰款不適用于檔案行政處罰簡易程序。2.檔案行政處罰一般程序檔案行政處罰一般程序，或稱普通程序，是指除法律特別規定應當適用簡易程序和聽證程序以外，檔案行政處罰通常所應適用的程序。除法律有特別規定的以外，一律適用一般程序。檔案行政處罰一般程序有以下步驟：第一，立案。第二，調查取證。-22-通便利，城市公用設施比較完備的地區；應選擇地勢較高、排水通暢、空氣通暢和環境安靜的地段。3.檔案館的建筑設計4.檔案室用房檔案室用房一般由檔案庫房、檔案閱覽用房和檔案人員辦公用房組成。（二）其他保管條件1.檔案裝具我國使用的檔案裝具主要有：檔案架、檔案箱、檔案柜、密集架。其中，活動式檔案密集架在有效利用庫房空間、方便管理和密閉等方面具有較好的性能。2.檔案保管設備。3.檔案包裝材料。我國包裝檔案的材料主要有兩種：卷皮、卷盒等。三、檔案庫房管理（一）檔案裝具的排列編號1.合理布局；2.避光通風；3.整齊有序。（二）檔案存放1.檔案的排列存放檔案館對館藏檔案的存放應堅持簡便、實用、便于管理的原則，以全宗為單位排列。檔案室的檔案，一般根據檔案的種類實行分類排列，將同一類別的檔案集中存放在一起。2.檔案存放位置索引檔案存放位置索引是以表冊或卡片的形式記錄和反映檔案在庫房和裝具中存放次序的管理工具。檔案存放位置索引有兩體例：一是指明檔案存放位置的索引；另一種是指明庫房內裝具所存放檔案的索引。-43-（三）檔案管理的應急處置檔案管理的應急處置，是指由人為或自然因素引起的突發性危及或可能危及檔案安全和嚴重干擾檔案工作秩序，需要采取應急措施加以處置的工作。1.檔案管理的應急處置預案2.檔案管理的應急處置措施四、檔案保護（一）庫房溫濕度的控制《檔案館建筑設計規范》對于檔案庫房的溫濕度標準作出規定，溫度為14℃～24℃1.密閉密閉是庫房溫濕度的控制的基礎。2.通風通風有自然通風和機械通風兩種方式（二）庫房的“八防”措施庫房的“八防”措施通常是指防火、防水、防潮、防霉、防蟲、防光、防塵、防盜，它們是保障檔案實體安全的主要防護措施。1.防火檔案庫房裝具應采用金屬柜架，庫房照明燈具及其他電器時，要保證材質、性能上的安全性，安裝時必須按照規范操作，保證線路的安全。2.防光檔案庫房一般應使用白熾燈為照明光源。3.防霉滅菌的方法可以分為兩類：一類是物理滅菌法，包括有冷凍真空干燥滅菌、真空充氮滅菌、微波滅菌等方法；另一類是化學滅菌法，包括酒精滅菌、臭氧滅菌、甲醇滅菌、環氧乙烷滅菌等方法。4.防蟲殺滅害蟲的方法有物理方法和化學方法物理兩種，物理方法主要有低溫殺蟲、高溫殺蟲、射線輻照射殺蟲、氣調殺蟲等；化學方法主要是采用熏蒸殺蟲劑來殺滅害蟲，常用的熏蒸殺蟲劑有硫酸氟、磷化鋁、環氧乙烷等。-44-三是向國內外的單位或個人贈送、交換、出賣國有檔案的復制件的審批。四是攜帶、運輸或者郵寄檔案出境的審批。五是專業檔案館收集檔案范圍的審批。六是縣級以上人民政府確定的重點建設項目的檔案驗收。（三）檔案行政許可的實施1.檔案行政許可實施原則。2.檔案行政許可實施程序。根據《行政許可法》、《檔案法》和《檔案法實施辦法》等法律法規，檔案行政管理部門依照法定的程序實施行政許可，主要內容如下：第一，申請與受理。第二，審查。第三，決定。第四，送達。（四）檔案行政許可的監督根據行政許可法有關規定，檔案行政許可的監督包括兩個方面:一是檔案行政管理部門內部的監督；二是檔案行政管理部門對相對人的監督。四、檔案行政處罰（一）行政處罰概述行政處罰，是行政主體為達到對違法者予以懲戒，促使其以后不再犯，有效實施行政管理，維護公共利益和社會秩序，保護公民、法人和其他組織的合法權益的目的，依法對行政相對人違反行政法律規范但尚未構成犯罪的行為（違反行政管理秩序的行為），給予人身的、財產的、名譽的及其他形式的法律制裁的行政行為。行政處罰必須遵循處罰法定、公開公正、處罰和教育相結合、保障當事人程序權利、一事不再罰原則。（二）檔案行政處罰的種類根據《檔案法》和《檔案行政處罰程序暫行規定》的有關規定，檔案行政處罰權分三種：警告、罰款和沒收違法所得。《檔案法實施辦法》第二十八條規定了罰款數額，根據有關檔案的價值和數量，對單位罰款為1萬元以上10萬元以下，對個人為500元以上5000元以下。-21-二、檔案行政執法依據檔案行政執法依據，主要有以下三個方面：一是以檔案行政管理部門為主管部門的法律、法規、規章依據。如：《檔案法》、《檔案法實施辦法》、《檔案執法監督檢查工作暫行規定》、《檔案行政處罰程序暫行規定》、《檔案行政許可程序規定》等。二是檔案行政管理部門為協助部門的法律依據。如：《保密法》、《文物保護法》、《統計法》、《會計法》、《合同法》、《電子簽名法》、《行政區域界線管理條例》、《企業國有資產產權登記管理辦法》、《政府信息公開條例》等。三是共同執行的法律、法規、規章依據。如：《行政訴訟法》、《行政復議法》、《國家賠償法》、《行政許可法》、《行政處罰法》等。檔案行政執法依據的適用原則，主要體現在七個方面。P73-74三、檔案行政許可（一）檔案行政許可的概念檔案行政許可是指檔案行政管理部門根據公民、法人或者其他組織的申請，經依法審查，準予其從事特定活動的行為。有四個方面的主要特征。（二）檔案行政許可主體與項目根據《檔案法》、《檔案法實施辦法》的有關規定，檔案行政許可主體是檔案行政管理部門。檔案行政許可項目的設定必須遵循保障檔案事業發展的原則、確保公共利益原則、數量最少原則和適用原則。根據《檔案法》、《檔案法實施辦法》以及一些地方性檔案法規的規定，檔案行政許可項目主要有下列六項內容：一是集體所有的和個人所有的對國家和社會具有保存價值的或者應當保密的檔案向國家檔案館以外的單位或個人出賣的審批。二是對國家和社會有保存價值的或者應當保密的非國家所有的檔案贈送、交換的審批。-20-（三）檔案修復檔案修復是指使受損或退變檔案恢復或接近原有特征，或對其進行加固的過程，是一項搶救性的保護措施。紙質檔案修復技術主要包括去污技術、去酸技術、加固技術、修裱技術、字跡恢復與顯示技術等。五、全宗卷（一）全宗卷的編制原則和內容全宗卷是檔案館（室）在管理某一全宗過程中形成的，能夠說明該全宗歷史情況的有關文件材料所組成的專門案卷。全宗卷的主要內容包括：1.檔案收集方面的材料；2.檔案整理方面的材料；3.檔案鑒定方面的材料；4.檔案保管方面的材料；5.檔案統計方面的材料；6.檔案利用方面的材料；7.檔案管理新技術應用方面的材料。（二）全宗卷的整理全宗卷內文件材料，是隨全宗管理的延續而逐漸增加的，平時必須注意積累，把全宗管理中產生的文件材料，先歸入預設的卷夾內，文件材料積累到一定數量時，及時進行整理組卷，數量較多的可設分卷。（三）全宗卷的管理檔案館形成的全宗卷集中保管，按全宗號順序排列編制全宗卷目錄。檔案室和館藏全宗極少的檔案館，其形成的全宗卷，可置于每個全宗排列的卷首。全宗向檔案館或向有關單位移交時，其全宗卷亦隨同移交。第五節檔案檢索一、檔案檢索概述（一）檔案檢索的內容檔案檢索就是存儲和查找檔案信息的過程。存儲是查找的前提，查找是存儲的目的。-45-1.存儲階段的主要內容檔案檢索存儲階段的主要內容兩方面：一是著錄標引；二是組織檢索工具2.查找階段的主要內容檔案檢索查找階段的主要內容包括兩個環節一是確定查找內容。二是轉換成檢索標識。（二）檔案檢索效率檢索效率是指通過檢索滿足利用者利用需求的全面性和準確性程度。它是衡量檔案檢索系統性能以及每一個檢索過程質量的最基本的指標。1.查全率查全率是指檢索結果滿足利用者利用需求的全面程度，即檢索出來的有關檔案與全部有關檔案的百分比。與查全率相對應的是漏檢率，即未檢索出來的有關檔案與全部有關檔案的百分比。2.查準率查準率是指滿足利用者利用需求的準確程度，即檢索出來的有關檔案與檢索出來的全部檔案的百分比。與之相對應的是誤檢率，即檢索出來的不相關檔案與檢索出來的全部檔案的百分比。二、檔案著錄檔案著錄是對檔案內容和形式特征等進行分析、選擇和記錄的過程。檔案著錄是組織檔案檢索工具的基礎，著錄的質量決定了檢索工具的質量。（一）著錄項目檔案著錄項目是揭示檔案內容和形式特征的記錄事項。根據《檔案著錄規則》的規定，包括7個著錄項目。著錄項目分為必要項目和選擇項目。其中必要項目包括正題名、責任者、時間項、分類號、檔號、電子文檔號、縮微號、主題詞或關鍵詞。其余為選擇項目。-46-定，如《檔案館工作通則》、《國家重點建設項目檔案管理登記辦法》。省、自治區、直轄市和較大的市的人民政府通過的地方檔案規章，如《浙江省國家檔案館管理辦法》、《浙江省重大活動檔案管理辦法》。三、《檔案法》及《檔案法實施辦法》《檔案法》是我國檔案事業建設中的第一部法律，于1987年9月5日經中華人民共和國第六屆全國人民代表大會常務委員會第二十二次會議通過，并于1988年1月1日起施行。1996年7月5日，第八屆全國人民代表大會常務委員會第二十次會議通過了《關于修改〈中華人民共和國檔案法〉的決定》，對《檔案法》進行了修改。《檔案法實施辦法》是對《檔案法》原則性規定的進一步細化，于1990年10月24日經國務院批準，1990年11月19日國家檔案局第1號令發布施行。1999年5月5日經國務院批準，1999年6月7日國家檔案局第5《檔案法》、《檔案法實施辦法》的調整內容，主要有以下幾個方面：1.檔案工作的基本問題。主要有法律調整的范圍、檔案工作的基本原則、加強對檔案工作的領導、公民在檔案事務中的義務與權利等。2.檔案機構的職責和檔案工作人員的任職條件。3.檔案的管理。包括文件材料的立卷歸檔、檔案的移交、檔案的安全保管、國家檔案館館藏檔案的出境管理等。4.檔案的開放利用和公布。5.法律責任。《檔案法》、《檔案法實施辦法》明確規定了檔案違法行為的種類及應追究的法律責任。檔案違法行為主要有十三種。P69-70第二節檔案行政執法一、檔案行政執法的概念與基本要求檔案行政執法，是指縣級以上人民政府檔案行政管理部門依照檔案法律、法規、規章的規定，對行政相對人采取的影響其檔案權利義務，以及對行政相對人行使檔案權利、履行義務進行監督檢查的行為。-19-

第三章檔案法制建設第一節檔案立法工作一、檔案立法的概念檔案立法，從廣義上講，是指一切國家機關，即從中央到地方的各級國家權力機關和國家行政機關，依據法定權限和程序，制定、修改和廢止各種檔案規范性文件的活動；從狹義上講，是指國家最高權力機關制定、修改和廢止檔案法律的活動。二、檔案法規體系的構成檔案法規體系，是以《檔案法》為核心，由檔案法律、法規、規章等組成的相互聯系、相互協調的有機整體。我國各類檔案法律規范的效力等次依次為法律、法規、規章。法律由國家最高權力機關依照立法程序制定和頒布的法律文件。如《檔案法》行政法規是國務院在職權范圍內或者根據全國人大及其常委會授權制定發布的有關國家行政管理活動的法律規范。如《檔案法實施辦法》、《全國檔案館網設置原則和布局方案》、《科學技術檔案工作條例》等。地方性法規是由省、自治區、直轄市及國務院批準的較大的市的人民代表大會及其常務委員會制定的規范。如《浙江省實施〈檔案法〉辦法》、《杭州市檔案管理條例》、《寧波市檔案工作條例》。自治條例和單行條例是根據《憲法》、《立法法》、《地方各級人民代表大會和地方各級人民政府組織法》和《民族區域自治法》的規定，由民族自治地方的人民代表大會及其常委會依照當地民族的政治、經濟和文化特點制定的民族自治地方法規。規章包括部門規章和地方政府規章。部門規章由國務院各部門以及經授權的國務院直屬機構依據法律、行政法規的規定，結合本部門行政管理的實際情況制-18-（二）標識符標識符是一種規范化的人工語言，用于表示不同的著錄項目和著錄內容。1.著錄用標識符2.著錄用標識符的使用規則（三）著錄條目格式著錄條目格式是著錄項目在條目中的排列順序及其表達方式。1．段落符號式條目格式2．表格式條目格式（四）必要項目著錄細則三、檔案標引檔案標引是指對檔案內容進行主題分析，賦予檢索標識的過程。檔案標引分為分類標引和主題標引兩種，其中賦予分類號的過程稱為分類標引；賦予主題詞的過程稱為主題標引。（一）分類標引檔案分類標引一般有以下程序：1.研讀分類法。2.檔案主題分析。3.判定類別。4.標引分類號。5.審校。（二）主題標引主題標引的步驟和方法有以下幾方面：1.審讀檔案。2.主題分析和主題概念的選定。3、選詞標引，一個標引對象，標引用詞一般2～10個。四、檔案檢索工具檔案檢索工具是用于存儲、查找和報道檔案信息的系統化文字描述工具，是目錄、索引、指南等的統稱。（一）檔案檢索工具的種類1.按體例分：目錄、索引、指南。2.按功能分：館藏性檢索工具、查找性檢索工具、介紹性檢索工具。-47-3.按載體形式分：卡片式檢索工具、書本式檢索工具、縮微式檢索工具、機讀式檢索工具。（二）常用檔案檢索工作的編制1.案卷文件目錄案卷文件目錄又稱全引目錄，是以全宗為單位將案卷目錄與卷內文件目錄相結合按一定次序編排而成的一種檔案目錄。2.專題目錄專題目錄是按照特定專題以一定次序編排而成的一種檔案目錄。3.文號索引文號索引是指明文件編號及相應檔號，以一定次序編排而成的一種檔案索引。4.人名索引人名索引是指明人名及相應檔號，以一定次序編排而成的一種檔案索引。它是查找涉及人物檔案的最有效的檢索工具。5.全宗指南全宗指南又稱全宗介紹，是介紹和報道立檔單位及其所形成檔案情況的一種檔案檢索工具。正文部分的編寫有以下三方面組成：（1）全宗構成者沿革簡介。（2）全宗內檔案情況簡介。（3）檔案內容與成分介紹。6.檔案館指南檔案館指南是介紹和報道檔案館基本情況、館藏檔案和有關文獻，指導利用者查閱利用的一種檔案檢索工具。它是每個檔案館必備的基礎工具書。第六節檔案統計一、檔案統計的內容和要求（一）檔案統計的內容檔案統計是對反映和說明檔案及檔案工作現象的數量特征進行搜集、整理和分析的活動，是以統計數字反映和揭示檔案及檔案工作中各種現象的特征和規律性的工作。檔案統計工作的內容主要包括檔案的基本登記和綜合統計兩部分。-48-“革命歷史檔案資料目錄中心”等三個國家級檔案資料目錄中心，分別設在中國第一歷史檔案館、中國第二歷史檔案館和中央檔案館。（3）檔案事務所（咨詢公司）二、檔案人員職業素養（一）檔案職業資格和專業資格1．檔案職業資格即檔案執業資格2．檔案專業技術資格檔案專業技術資格即檔案專業技術職稱，也稱檔案專業技術職務。我國自20世紀80年代初開始實行檔案專業技術職稱制度。（二）檔案人員素質《檔案法》第九條第二款規定：“檔案工作人員應當忠于職守，遵守紀律，具備專業知識。”（三）檔案人員職業道德1．檔案人員職業道德概念指檔案人員在從事檔案職業活動中所應普遍遵?的行為準則和規范，是社會對檔案人員的道德行為和道德關系基本要求的概括。2．我國檔案人員職業道德規范忠于職守、遵守法紀，既是《檔案法》的相關規定，又是檔案人員職業道德的根本要求；愛崗敬業、無私奉獻，是檔案人員職業道德的重要內容；求真務實、維護史實，是檔案人員職業道德的特殊要求；文明管檔、優質服務，是檔案人員職業道德的基本要求之一。3.檔案人員職業道德建設通過自律即自我修養和他律即教育與監督實現。-17-（四）其他檔案機構1．其他檔案管理機構（1）聯合檔案室是指同一地區，特別是同一城區內辦公地點在同一個大院內的若干個機關單位共同建立的檔案管理機構，負責保存和管理這些機關單位形成的檔案并提供檔案利用服務，有的地方稱之為文檔中心。（2）信息中心是指一些大中型企事業單位，在原有文書、檔案、圖書、資料、情報等機構的基礎上設立的綜合性信息資源管理與開發利用機構。它是實行文書、檔案、圖書、資料、情報等信息一體化管理的產物，（3）文件中心是介于文件形成機構和檔案館之間的中間性或過渡性文件管理機構，是一種社會化、集約化和專業化的文件檔案管理機構。有公共性和商業性兩種。2．檔案教育培訓機構（1）檔案高等教育機構我國高等檔案教育始于20世紀30年代。1934年，私立武昌文華圖書館專科學校設檔案管理特種教席并于1940年10月創辦了檔案管理專科。近代檔案學家殷鐘麒等人在重慶創辦了私立崇實檔案函授學校（后改名為崇實檔案學校）。1951年，北京大學圖書館專科辦了檔案專科。1952年11月15日，中國人民大學設立檔案專修班，標志著新中國檔案高等專業教育的誕生。（2）檔案培訓機構3.檔案宣傳出版機構4.檔案科學研究機構5．檔案咨詢機構6．社會檔案服務機構（1）檔案寄存中心其檔案文件的所有權并未發生轉移。（2）檔案資料目錄中心我國目前設有“明清檔案資料目錄中心”、“民國檔案資料目錄中心”和-16-（二）檔案統計的基本要求檔案統計是檔案業務工作的一個獨立環節，是檔案事業發展的一項重要基礎工作。檔案統計應遵循準確性、科學性和時效性的基本要求。二、檔案登記檔案登記是檔案統計的基礎，分為檔案數量與狀況登記和檔案利用登記兩個方面。（一）檔案數量與狀況登記檔案數量與狀況登記是指對檔案的數量、保管狀態及其變化情況等基本方面的登記，其主要形式如下：1.案卷目錄和卷內文件目錄。2.總登記簿。3.檔案收進登記簿。4.案卷目錄登記簿。5.全宗名冊。6.全宗單。（二）檔案利用登記1.檔案利用登記簿。2.利用者登記卡。3.檔案借出登記簿。4.檔案利用效果登記表三、檔案統計的步驟與方法檔案統計大致可以分為統計設計、統計調查、統計整理和統計分析四個階段。（一）檔案統計設計檔案統計設計是檔案統計工作的第一步，是指搜集檔案及檔案工作數據的調查計劃，它包括資料搜集、整理與分析過程的統計設想和科學安排，在整個設計中占主要地位。（二）檔案統計調查檔案統計調查是檔案統計工作的關鍵環節，其基本任務就是采取科學的方法，借助各種調查表，有計劃、有組織地為檔案統計獲取原始數據。檔案統計調查的基本方法有統計表報和專門調查兩種。-49-（三）檔案統計整理檔案統計整理就是將統計調查獲得的原始數據進行綜合整理，使之規范化、系統化的過程。統計整理的基本方法是統計分組。（四）檔案統計分析檔案統計分析是檔案統計工作的最后一步，是指運用統計方法及與分析對象有關的知識，從定量與定性的結合上對檔案和檔案工作進行的研究活動。統計分析的方法包括以下幾種：1.對比分析；2.相關分析與因果分析；3.靜態分析和動態分析；4.綜合分析。5.系統分析。第七節科技檔案管理一、科技檔案的概念、特點和種類（一）科技檔案的概念1980年12月27日，經國務院批準發布的《科學技術檔案工作條例》第二條規定，科技檔案是指在自然科學研究、生產技術、基本建設等活動中形成的應當歸檔保存的圖紙、圖表、文字材料、照片、影片、錄像、錄音帶等科技文件材料。2000年12月11日，由國家質量技術監督局發布的《科學技術檔案案卷構成的一般要求》將科技檔案定義為：企事業單位和國家機構、社會組織及個人從事生產、科研、基建及管理活動形成的對國家和社會具有保存價值的應當歸檔保存的科技文件材料。（二）科技檔案的特點1.專業性。2.成套性。3.現實性。4.效益性。-50-2000年4月，廣東省深圳市檔案館試辦了全國首家文件檔案資料服務中心，此后，全國各級國家綜合檔案館紛紛建立起已公開現行文件查閱服務中心。2008年5月1日起施行的《中華人民共和國政府信息公開條例》第十六條規定，國家綜合檔案館為政府信息查閱場所（中心）之一。（已公開現行文件查閱服務中心與政府信息查閱中心合二為一，即“兩個基地兩個中心”）。2009年10月，國家檔案局在上海召開的全國檔案館工作會議提出，各級國家綜合檔案館要建立電子文件中心，要求努力把各級國家綜合檔案館建設成為檔案安全保管基地、愛國主義教育基地、檔案利用中心、政府信息查閱中心、電子文件中心“五位一體”的公共檔案館。（即“兩個基地三個中心”）。國家綜合檔案館還具有其他社會功能。（三）檔案室1．檔案室的概念是國家機構、企事業單位或其他社會組織內部設置的集中管理本單位檔案的專門機構。2．檔案室的性質檔案室的性質是雙重的，它既是各級機關單位的內部組織機構，其任務主要是統一管理本機關單位檔案和為本機關單位提供檔案信息服務。同時，檔案室又是國家檔案事業組織系統中的最普遍、最大量、最基層的檔案管理機構，是檔案館工作乃至檔案事業的重要基礎。3．檔案室的職能《檔案法》第七條規定檔案室有四項基本職能。P53-15-活動中形成的黨政領導和行政管理等具有永久保存價值的檔案，若干年后應向國家綜合檔案館移交，如公安部檔案館、最高人民法院檔案館、最高人民檢察院檔案館等。部門檔案館的設置程序是：中央國家機關設置部門檔案館須經國家檔案局同意，省、自治區、直轄市以及計劃單列市、特大城市的有關專業主管部門，根據實際情況確需設立檔案館的，由同級檔案行政管理部門按照重點加強各級國家綜合檔案館的原則，統籌規劃并報同級人民政府批準。企業事業單位檔案館，實際上是一種內部檔案管理機構，也有兩種情況，一種是永久性的，即經本行政區域內的檔案行政管理部門和國家綜合檔案館同意（非國有企業事業單位不必經檔案行政管理部門和檔案館同意），其檔案不必向本行政區域內的國家綜合檔案館移交；另一種是中間性的，即其管理的檔案，若干年后應向本行政區域內的國家綜合檔案館移交。2．國家綜合檔案館的性質與功能拓展（1）性質與任務國家綜合檔案館的性質：文化性、公共性（公益性）。《檔案法實施辦法》第十條規定檔案館有三項任務。（2）功能及其拓展我國國家綜合檔案館功能建設經歷了從“一個基地一個中心”、“兩個基地一個中心”到“兩個基地兩個中心（“四位一體”功能）、“兩個基地三個中心（“五位一體”功能）的拓展過程。其功能拓展，主要是服務功能特別是社會服務功能的拓展。1983年4月26日，國家檔案局發布的《檔案館工作通則》第二條規定:“檔案館是黨和國家的科學文化事業機構，是永久保管檔案的基地，是科學研究和各方面工作利用檔案史料的中心”（即“一個基地一個中心”）。2000年召開的全國檔案館工作會議明確提出，要把國家綜合檔案館建成愛國主義教育基地。（即“兩個基地一個中心”）。-14-（三）科技檔案的種類1.按產生領域分，可以分為基本建設檔案、科學技術研究檔案、產品檔案、設備儀器檔案等；2.按行業分，可以分為農業科技檔案、工業科技檔案、國防科技檔案、測繪科技檔案、氣象科技檔案、地震科技檔案等；3.按記錄形式和載體形態分，可分為文字檔案、圖樣檔案、圖表檔案、計算檔案、聲像科技檔案、電子科技檔案、樣品實物檔案等。二、科技檔案的超前控制（一）科技文件的形成科學技術文件是記錄和反映生產、科研、基建、設備及其管理活動的文字、圖表、聲像等不同形式技術文件的總稱。1.科學技術研究文件的形成2.工業產品檔案的形成3．基本建設文件的形成4.設備儀器文件的形成（二）科技文件的積累科技文件的積累，是指按照一定的要求和方法，將科技生產活動中形成的科技文件及時集中和妥善保管起來，為歸檔移交做準備的工作。1.科技文件積累的要求：（1）明確積累職責。（2）明確積累范圍。（3）確保積累質量。2.科技文件積累的方法有以下三種：一是由科技人員個人積累；二是由專兼職資料員積累；三是由檔案部門代為積累。（三）科技文件的管理措施1.“三納入”規定2.檔案部門參加項目驗收制度3.“四同步”管理4.設備開箱驗收制度-51-（四）科技文件的組卷1.組卷的基本要求組卷的基本要求是：案卷內科技文件材料內容必須準確反映生產、科研、基建、設備及其管理活動的真實情況；案卷內科技文件材料要齊全、完整；案卷內科技文件材料的載體和書寫材料應符合耐久性要求。不能有熱敏紙，不能有鉛筆、圓珠筆、紅墨水、純藍墨水、復寫紙等書寫的字跡。2.組卷方法產品、科研課題、基建項目、設備儀器方面的科技材料應按其結構或階段等分別組卷。常見的組卷方法有以下幾種：（1）按部件組卷。（2）按結構組卷。（3）按階段組卷。（4）按專業組卷。（5）按其他方法組卷。3.案卷內科技文件材料的排列案卷內管理性科技文件材料按問題、時間或重要程度排列。案卷內科技文件材料排列應文字在前，圖樣在后。有譯文的外文資料譯文在前，原文在后。4.卷內科技文件材料頁號的編寫案卷內科技術文件材料均以有書寫內容的頁面編寫頁號。5.案卷封面的編制案卷封面填寫的項目包括：案卷題名、立卷單位、起止時間、保管期限、密級、檔號等。6.卷內目錄的編制卷內目錄排列在卷內科技文件材料首頁之前，其填寫的項目包括：序號、文件編號、責任者、文件材料題名、日期、頁號等。7.卷內備考表的編制卷內備考表排列在卷內文件材料之后。-52-檔案館網，是指縱橫交織、布局合理、既有分工又有協作的檔案館群體。檔案館有兩種類型：（1）各級國家（綜合）檔案館是按照行政區劃或歷史時期設置的管理規定范圍內多種門類檔案的具有文化事業機構性質的檔案館。中央國家綜合檔案館：我國按照檔案形成的歷史時期，在中央設置3個國家綜合檔案館，即：中央檔案館，收集管理中央革命歷史檔案和新中國成立后中央國家機關、人民團體、民主黨派中央形成的檔案；中國第一歷史檔案館，收集管理明、清兩朝及以前各朝中央機構形成的檔案；中國第二歷史檔案館，收集管理民國時期中央機構形成的檔案。地方各級國家綜合檔案館：收集管理本級機關及其所屬機構形成的檔案和本級分管范圍內各歷史時期的有關檔案。一般設到縣一級。（2）其他各類檔案館分為三類，即專門檔案館、部門檔案館、企業事業單位檔案館。專門檔案館，是管理特定范圍專業檔案的檔案館。專門檔案館也屬于國家檔案館。專門檔案館的設置程序是：設置全國性專門檔案館須經國家檔案局同意，省、自治區、直轄市以及計劃單列市、特大城市設置哪些專門檔案館，按照重點加強各級國家綜合檔案館的原則，由同級檔案行政管理部門負責統籌規劃，報同級人民政府批準，并報國家檔案局備案。專門檔案館原則上設到市（地）一級，縣（市、區）一般不設專門檔案館。部門檔案館，是專業主管部門設置的管理本部門及其直屬機構檔案的檔案館。部門檔案館也屬于國家檔案館。部門檔案館有兩種情況，一種是永久性的，即其管理的檔案不向國家綜合檔案館移交，如外交部檔案館、安全部檔案館；另一種是中間性的，即其管理的具有永久保存價值的檔案或其在行使國家行政管理職能-13-1949年10月1日新中國成立，標志著我國檔案工作進入一個新階段。到1957年，我國逐步建立起國家規模的檔案事業。主要標志有三個方面：（二）制定檔案工作方針政策制度和法規，建立起機關檔案工作，集中管理大行政區撤銷機關的檔案新中國檔案事業是從機關檔案室工作開始起步的。到1956年底，全國縣以上機關普遍建立起檔案室，成為國家檔案事業的重要基礎。（了解時間與文件及主要內容）。（三）成立國家檔案局，開展對檔案學理論研究，創辦檔案高等教育（了解時間及主要內容）。二、我國檔案事業的發展我國檔案事業的發展可以分為全面建設（1958-1966）、嚴重挫折（1966-1976）、恢復提高（1976-1987）、全面發展（1988年《檔案法》施行以來）等四個階段。（了解各階段時間及主要內容）。第三節檔案機構與人員檔案機構分為行政管理機構、檔案管理機構和其他檔案機構等三類。一、檔案機構類型及其職責(一)檔案行政管理機構——檔案事業的組織和指揮中心1.檔案行政管理機構設置根據《檔案法》規定，我國檔案行政管理機構從中央到縣分四級設置。各級機關下設的檔案行政管理機構是內部檔案行政機構。2.檔案行政管理機構職責（二）檔案館（各級各類檔案館）1．檔案館網規劃與設置-12-8、案卷的裝訂案卷可采用裝訂和不裝訂兩種形式。（五）科技文件的歸檔科技文件的歸檔科技文件的歸檔工作，要以歸檔制度為基本依據。科技文件歸檔制度的內容，一般包括歸檔范圍、歸檔時間、歸檔要求和手續。1.歸檔范圍一般說來，凡是直接記述和反映本單位科技、生產活動的，具有現實和長遠保存價值的科技文件，都應列入歸檔范圍。2.時檔時間歸檔時間應根據不同類型的科技文件的形成特點來確定，一般有以下幾種方法：（1）在項目結束后歸檔。（2）分階段歸檔。（3）分單項歸檔。（4）按年度歸檔。（5）隨時歸檔。3.歸檔份數是指同一科技文件歸檔的數量。凡是需要歸檔的科技文件，一般是歸檔一份或一套。重要的，利用頻繁的和有專門需要的可適當增加份數。4.歸檔要求和手續（六）重大建設項目文件的歸檔1、項目文件的整理要求2、項目文件的歸檔3、項目文件的歸檔審查三、科技檔案的整理（一）科技檔案的分類科技檔案分類，就是根據科技檔案的內容性質和形成特點，把一定范圍的科技檔案劃分成不同的類別層次，從而形成具有一定從屬關系和平行關系的不同等級的科技檔案實體管理體系。1.科技檔案分類的基本要求（1）科技檔案的分類要遵循同一規則。(2）科技檔案分類要遵循效用規則。（3）科技檔案分類要遵循排它規則。（4）要編制一個合理和切實可行的科技檔案分類方案。-53-2.科技檔案分類的方法（1）工程項目分類法。（2）型號分類法。（3）課題分類法。(4）專業分類法。（5）地域分類法。（6）時間分類法。3.科技檔案分類方法的實際應用（二）科技檔案案卷的排列案卷排列是科技檔案整理工作的重要內容。科技檔案案卷的排列應遵循科技檔案的形成規律，保持案卷之間的有機聯系。案卷排列應遵循分類排列的原則，即將屬于同一類別的科技檔案排列在一起，將不同類別的科技檔案分別排列，不同類別的科技檔案有不同的排列方法。（三）科技檔案號的編制科技檔案號是檔案館（室）在整理和管理科技檔案的過程中，以字符形式賦予科技檔案的一組代碼，是存取科技檔案的標記，它起著固定整理成果，反映分類和排列次序，便于保管和查閱科技檔案的作用。1.科技檔案號的編制要求科技檔案號的編制應符合以下要求：科技檔案號要反映科技檔案系統整理后的成果，同科技檔案的分類方法和分類方案的結構層次相一致；科技檔案號由代字和代號組成，代字使用漢語拼音字母或英文字母，代號使用阿拉伯數字；科技檔案號力求簡單明了，標識清楚。2.科技檔案號的編制方法（1）科技檔案類目的標識（2）科技檔案號的結構與編寫方法（四）科技檔案目錄的編制科技檔案目錄是指由揭示科技檔案特征的條目匯集而成并按照一定次序編排的科技檔案檢索工具。常見的有科技檔案總目錄和分類目錄。科技檔案總目錄-54-“統一領導、分級管理”是我國檔案工作的基本原則，也是我國檔案事業的組織原則和基本管理體制，是我國政府體制的必然要求，體現了我國行政管理體制的特點。2．專業和科技檔案工作“條塊結合”管理中央、國家機關在國家檔案行政管理部門統籌規劃，組織協調，統一制度，監督指導下，對本系統的檔案工作進行指導、監督和檢查；經國家檔案行政管理部門審定同意，可制定本系統、本行業、本專業檔案的管理辦法、規章以及檔案業務標準和技術規范。地方層面照此執行。3．局館合一管理我國從中央到地方縣以上實行檔案行政管理部門即檔案局與國家綜合檔案館合署辦公的檔案機構體制，局館合一，一個機構、兩塊牌子，履行兩種職能。（二）我國檔案事業管理體制的建立20世紀50年代中后期，我國集中統一的檔案事業管理體制開始建立，主要的標志性事件有四個（了解時間與文件及主要內容）。（三）我國檔案事業管理體制的發展主要標志性事件有四個（了解時間與文件及主要內容）。我國檔案行政管理體制兩次大的改革（了解時間與文件及主要內容）。四、檔案事業管理手段檔案事業管理手段主要有三種，即法律手段、行政手段、經濟手段，其中法律手段是根本手段，行政手段是基本手段，經濟手段是補充。第二節檔案事業的建立與發展一、我國檔案事業的建立我國檔案事業萌芽于20世紀30年代，其主要標志是：當時國民黨政府把“文書檔案改革”作為“行政效率運動”的重要組成部分，在部分國家機關和省級機關開始設立了檔案室，創設了檔案專業教育，形成了近代檔案學理論。-11-（二）檔案事業的內容檔案事業的內容包括七個方面，即：檔案管理工作（檔案館、室工作）、檔案行政管理工作、檔案法制工作、檔案教育工作、檔案科學研究工作、檔案宣傳工作、檔案國際合作與對外交流工作。檔案事業的七個組成部分的關系是：檔案管理工作（檔案館、室工作）是重點,是檔案事業的業務系統，檔案事業的主要組成部分，其中檔案館工作是主體，檔案室工作是基礎；檔案行政管理工作是核心，對整個檔案事業起到統籌協調和組織指揮作用；檔案法制工作是根本，是檔案事業發展的保障；檔案教育工作、檔案科學研究工作、檔案宣傳工作、檔案國際合作與對外交流工作是輔助，是建設和發展檔案事業的重要條件。“門類齊全、結構合理”是我國檔案事業體系的顯著特點。二、檔案事業的地位與意義從國家層面來看，檔案事業的地位與意義：（一）是維護黨和國家歷史真實面貌的重要事業（二）是黨和國家各項建設事業必不可少的環節（三）是整個國家文獻信息事業的重要組成部分（四）是功在當代、利在千秋的永恒事業三、檔案事業管理體制（一）檔案事業管理體制的概念是指檔案事業管理的體系和組織制度，包括檔案行政管理機構和檔案實體管理機構的設置及其隸屬關系、管理權限劃分、運行規則等的法律制度規定。世界各國的檔案事業管理體制，可分為集中式和分散式兩種基本類型。我國檔案事業管理體制屬于集中式。我國檔案事業管理體制的內容：1．“統一領導、分級管理”-10-科技檔案總目錄是按照科技檔案歸檔時間的先后次序，以保管單位為著錄對象編制的科技檔案總登記賬。它主要起到庫藏管理的作用，用以統計庫藏科技檔案的數量，反映庫藏科技檔案的變動情況。2.科技檔案分類目錄科技檔案分類目錄是嚴格按照科技檔案分類和系統排列的結果以科技檔案案卷為著錄對象編制的管理目錄。一般說來，庫藏科技檔案都是按照分類整理的順序來排架管理，因此，科技檔案分類目錄是保管和查閱科技檔案最基本的檢索工具，也是進行分類統計的依據。第八節會計檔案、人事檔案和特殊載體檔案管理一、會計檔案管理會計檔案是國家機關、社會團體、企業、事業單位、個體工商戶和其他組織在會計核算活動中形成的具有保存價值的原始記錄，是記錄和反映單位經濟業務的重要史料和證據。（一）會計核算材料的歸檔會計核算材料的歸檔，是指單位會計部門或會計人員將辦理完畢的會計核算材料經過整理向檔案部門或檔案人員移交的過程。1.歸檔范圍根據財政部、國家檔案局發布的《會計檔案管理辦法》的規定，會計核算材料的歸檔范圍具體包括以下四類：（1）會計憑證。（2）會計賬簿。（3）財務報告。（4）其他會計核算資料。2.歸檔時間原則上，當年形成的會計檔案，在會計年度終了之后，可暫由會計部門保管一年，期滿之后，移交本單位檔案機構或者檔案人員集中統一管理。歸檔要求和手續-55-歸檔的會計核算材料應符合完整齊全、真實準確、裝訂成冊、有利于保管和利用的要求。（二）會計檔案的整理會計檔案的整理的具體內容包括以下幾方面：1.會計檔案的分類同一核算單位的會計檔案原則上按年度——類型進行分類，可以分為會計憑證、會計賬簿、會計報告和其他會計核算材料等四類。2.會計檔案的組卷會計檔案的組卷，就是按照其形成規律和有機聯系，區分不同的類型和保管期限，將會計核算材料組成保管單位——案卷的過程。3.會計檔案的編目（三）會計檔案的鑒定與銷毀1.會計檔案的鑒定根據國家規定，會計檔案保管期限分為永久、定期兩種，其中定期又分為3年、5年、10年、15年、25年5類。會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。2.會計檔案的銷毀二、人事檔案管理人事檔案是在人事管理活動中形成的記述和反映個人經歷、思想品德、業務能力、工作狀況以及所受獎勵、處罰等方面情況并以個人為單位歸檔保存的原始記錄。（一）人事檔案的歸檔1.人事檔案的歸檔范圍2.人事檔案的歸檔要求（二）人事檔案的鑒定1.價值性鑒定2.完整性鑒定3.真實性鑒定-56-三種劃分標準：（1）按過程分：制定、發布和實施等三個過程。（3）按涉及內容分：檔案工作專業名詞術語、代號代碼、檔案著錄和目錄組織、標引語言、檔案工作各項業務建設以及檔案庫房、裝具、各種設備等標準。（二）檔案工作現代化檔案工作現代化的概念：是指運用先進的技術設備，科學的理念、組織、方法，對檔案工作進行有效管理，使之獲得最佳工作效率、經濟效益和社會效益的一項工作。檔案工作現代化