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文檔簡介

1、第3頁共3頁2022年文檔管理個人工作總結在不久前我還苦于不知這方面的工作總結怎么寫，但經過一番詳細的思考，我理清了思路。在這里，我們對如何進行文檔管理分三個階段來闡述。1、生成期文件的管理生成期的文件，處于制作、接收、處理與發出的過程中，需要檢閱文件或發給其他部門及外單位。因此，需要建立非文件負責人也能隨時找出文件的管理系統。對此類文件的管理，可建立以下一個流程：文件文件套雜志匣文件柜。按事由用文件夾對文件進行分類;按照一件事一個文件套的原則，每個人準備若干個文件套;按類別或內容將使用中的文件整理到文件套;可以用文件套的顏色對文件類別進行區分。將文件套收集到輕便雜志匣中;把文件套整齊地擺放在

2、輕便雜志匣里并立于桌面上;責任人外出或離職時，務必將輕便雜志匣放到“使用中文件柜”上;用標簽紙制作雜志匣的標簽，可做到整潔美觀并易于分類;由于可看到文件夾的標簽，還易于檢索;每個人都應該備有“使用中的輕便雜志匣”，并在標簽處填入人名。將輕便雜志匣放在文件柜里;將辦公室用的文件柜的部分空間劃分出來，作為“使用中的文件柜”，可使辦公室每個人每天的工作一目了然，方便工作交接及管理，并可臨時性地存放文件資料;使用開放式文件架，檢索、管理都很方便，避免文件私有化。2、保存期文件的管理有些保管在辦公室里的文件過了幾年后利用率就會下降，這樣的文件可分為保存型文件和保管型文件。對此類文件建議建立一個“保存中心

3、”的形式進行文件的永久保存和定期保存。保存型文件在性質上分為永久保存和定期保存兩類，把需要定期保存的文件轉移到保存型文件盒，保存型文件夾，保存型文件箱中，并標明“作廢日期”，文件保存到期后立即廢棄、扔掉或銷毀。而對于需永久保存的文件資料，可以仍舊使用原有的保管型文件夾、紙型文件盒等原型保管文件夾，不過，如果使用保存型文件夾將會更經濟一些。如果把利用率低的保存型文件仍舊放在辦公室，將造成辦公室的擁擠膨脹，浪費空間，防礙高效的管理。因此，建議選擇經濟的地方建立“保存中心”。3、文件的廢棄保管型文件隨著時間的流逝，其利用價值會降低，如果不及時清理，就會泛濫成災。堅決要扔掉不需要與過期的文件，減少文件的數量，有效利用辦公空間，節約費用。參照之前所述的文件管理方法，對于文件的廢棄，可按照一下的方法進行：(1)、按文件進行廢棄;(2)、按文件夾進行廢棄;(3)、按項目進行廢棄;(4)、按顏色進行廢棄。隨著計算機和現代通信技術相結合的信息技術產業的迅猛發展，電子文件大量產生。對于電子文件的管理，需要注意以下幾個方面。1、對電子文件要進行分門別類地管理，要進行科學的分類。通過分類、標引、組合，使電子文件存儲處于一種有序狀態。2、對電子文件要定期、及時的進行備份。以避免由于技術故障導致的文件丟失

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