1、 ISO9001:2000質量管理體系程序文件文件和質量記錄錄控制程序CDJJ-QPP-01 編制： eq oad(版號號,)： A0 審核： 編制制日期：20002年6月月25日 批準： 生效效日期：20002年8月1日1 目的 為確確保本公司質質量管理體系系相關文件均均被審查、核核準、分發，并并維持使用文文件版本的正正確性，以避避免不適用作廢文件遭遭誤用，并能能為使本公司司質量管理體體系相關活動動的記錄被有有效控制，特特制訂本程序序。范圍 21凡本公司司質量管理體體系相關的文文件，包含外外來文件。22質量記錄錄的識別、儲儲存、防護、取取用保存期限限等。參考文件3.1 ISOO 90011:

2、20000 Secttion 44.2.33.2 質量手手冊【QM】名詞及定義4.1 文件件：凡被引用用作為標準、規規范、作業指指引等的文件件均屬于。4.2 控制制文件：被使使用為作業依依據的書面文文件，須隨時時保持最新版版次，具有分分發控制、修修訂版本時須須重新分發以以確保文件正正確性者。4.3 外來來文件：指取取自外部的法法規、規范、標標準、或客戶戶提供的圖面面、規定等，被被本公司用來來作為質量管管理體系流程程中引用的標標準。4.4 文件件定義的質量量記錄：屬質質量活動的記記錄，但被用用來作為其它它相關活動的的標準時，該該項質量記錄錄應被視為文文件，依記錄錄控制過程控控制。權責文件類別制定

3、、變更、廢廢止審查會簽核準發行編號原稿管制質量手冊總經理各單位主管總經理文控中心文控中心方針目標總經理高層管理總經理文控中心文控中心程序文件責任單位各單位主管管理者代表文控中心文控中心外來文件責任單位責任單位主管管理者代表文控中心文控中心工作指導文件責任單位責任單位主管責任單位主管文控中心文控中心記錄表單責任單位責任單位主管責任單位主管文控中心文控中心作業流程說明6.1 文件版版本、版次編編訂原則： 6.1.1 初初制訂為A版，版次為為A0，修訂訂時版次依AA1A100的順序遞增增。6.1.2文件件經過10次次修訂至第110版時，則則將原文件版版本換為B版版，同樣修訂訂時版次依BB1B100的

4、順序遞增增，版本號按按AZ的順順序遞增。版版本號、版次次號和修改頁頁次在封面頁頁上注明。6.1.3外部部文件的版次次依原始文件件的版次方式式，若外部原原始文件無版版次時，則依依該文件發行行日期作為版版次。6.2文件制訂訂：6.2.1依組組織任務與管管理運作的需需求，由相關關部門草擬文文件內容送文文件控制人員員以文件標準準格式打字及及賦予文件編編碼、版次。6.2.2文件件控制人員打打字完成后，依依權責規定呈呈管理者代表表審查、總經經理核準。6.2.3審核核過程中，權權責人員若對對文件有疑義義時，應與制制訂部門或或人員溝通了了解，必要時時對文件內容容進行適當修修正，以符合合本公司質量量管理體系運運

5、作的需要。6.2.4審查查核準后管理理者代表及總總經理于文件件封面頁上簽簽章，即可依依規定頒布發發行。6.3文件編號號6.3.1所有有質量體系文文件都應進行行編號，有利利于分類管理理。6.3.2質量量手冊和程序序文件按本司司規定編制，然然后匯編成冊冊，其編號分分為以下，格格式為： CDYL QM QQP QQC） XX 文件件順序號 規范范標準等代號號 程序序文件代號 質量量手冊代號 公司司標志代號其中：版號用A0、AA1A10標識，表表示版本更改改次數，若換換版應為B0、B1B10。文件順序號按公公司策劃的文文件數依次往往下編號碼。文件類別中QMM表示質量手手冊，QP表表示程序文件件，QC表

6、示示標準規范、作作業指導書等等，FR表文文件記錄或表表單。公司標志用CDDYL表示：成都市第一一預應力鋼絲絲有限公司。6.3.3對已已有編號的外外來文件直接接采用原編號號，對沒有編編號的外來文文件以該文件件出版日期為為編號。6.3.4與質質量體系有關關的質量記錄錄或表單一般般用如下格式式進行編號： FR XXX XX 該質量量記錄或表單單編號 程序文文件順序號 表單記記錄代號 質量記錄或表單單編號為三段段FR為質量記錄錄或表單代號號該質量記錄或表表單所隸屬的的程序文件順順序號質量記錄或表單單編號也取兩兩位數，如001-99。（對于同一類型型的質量記錄錄，有多個不不同格式的記記錄，可加第第四段序

7、號），文文件序號可根根據需要確定定位數，最少少兩位數，做做到一個文件件有一個唯一一的編號。6.3.5 部門代號為了便于各部門門文件發放及及登記受控，特特給部門一個個代號用漢語語拼音第一個個字母代替。（11）技術部JS （22）質管部ZG （33）辦公室BG （44）生產部SC（5）供供銷部GXX （6）財財務部CWW。6.3.6 分發編號:為了管理按按規范規定如如下：發給總總經理分發號號應為“01”、管理者代代表為“02”、技術部為為“JS-1”、辦公室為為“BG”-3。依次次類推。 6.4 文件件修訂：6.4.1文件件若有不符現現狀需要修訂訂、增訂時，由由欲修訂的部部門或人員員研討修訂。6.

8、4.2修訂訂時將欲修訂訂部分草擬內內容后，填寫寫在文件更更改申請會會簽表內經經相關部門確確認會簽后，送送文件控制人人員對相關章章節修改打印印。6.4.3文件件控制人員將將修訂頁打字字完成后，送送回原修訂部部門校稿，再再依版次編訂訂原則賦予新新版次，用新新頁內容直接接抽換原頁內內容后呈管理理者代表及總總經理審查核核準。6.4.4核準準后的文件由由文件控制人人員依規定重重新控制發行行。6.5 文文件廢止：6.5.1不適適用于本公司司質量管理體體系的文件應應予廢止，由由管理者代表表向總經理提提出說明廢止止原因后核準準廢止。6.5.2文件件廢止后原文文件編碼不得得再重復使用用，經頒布發發行的文件須須由

9、文件控制制人員回收作作廢或銷毀，同同時應保管一一份作廢文件件，以便今后后查閱，并予予以記錄。6.6 記記錄控制：6.6.1文件件控制人員應應編制質量量管理體系文文件總覽表，將所有文文件記錄表中中管理，注明明文件編碼、文文件名稱、文文件版次及發發行日期或相相關使用部門門。6.6.2各部部門持有的文文件若發現有有無效或作廢廢文件未抽換換者，應立即即告知文件控控制人員，要要求更換新版版適用文件。6.7文件發行行：6.7.1文件件發行控制由由文件控制人人員負責執行行。6.7.2經核核準頒布發行行的控制文件件，文件控制制人員視工作作需要性，復復印適當份數數，于文件封封面頁上注明明分發單位及及分發編號（無

10、無封面頁者免免），并于每每頁加蓋紅色色受控章章，記錄于文件分發回回收記錄表或或非檢查文件件記錄，由由受領部門人員簽領后后分發。6.7.3如因因特殊需要擬擬送外部機構構時，應由需需求單位填寫寫文件申請請單向管理理者代表提出出申請，經核核準后向文件件控制人員申申請復印需求求文件份數，對對外發行，若若有修訂時不不做換版及回回收控制。6.7.4修訂訂后的換版文文件，由文件件控制人員重重新分發修訂訂頁及文件封封面頁，并登登錄于文件件分發回收記記錄表，由由受領部門人員簽領。6.8 文文件回收：6.8.1文件件經修訂或廢廢止后，無效效及作廢文件件應由文件控控制人員負責責回收，并在在文件分發發回收記錄表表上予

11、以記記錄。6.8.2回收收的舊版文件件，由文件控控制人員畫當作廢紙紙背面可二次次使用或直接接予以銷毀。6.8.3無效效的文件原稿稿應于文件上上加蓋作廢廢章，并與與正確版本文文件區分隔離離保存。6.9 表表單控制：表單未被記錄使使用前應視為為文件，但因因作業上需復復印使用，故故表單分發時時不須登錄控控制。表單若因適用性性而修訂時，由由A版B版版C版ZZ版，應由文文件控制人員員以公告方式式通知使用者者全面改用新新版表單格式式，自公告日日起舊版表單單即正式作廢廢，不得再使使用。外來文件控制：取自外部的標準準或規范，由由文控登錄于于文件受控控發放回收收記錄中管管理，并對其其進行編號或或加蓋“外來文件”

12、印章，該文文件存放于適適當的使用單單位或人員，如如有另外部門門必要時，由由保管人員復復印發行，但但若有換版時時應由保管人人員主動追回回舊版文件并并重新發行新新版文件。應應有專人負責責收集最新版版本的外來文文件。文件保存：最新版本文件保保存：文件原稿由文控控人員保存管管理。各部門人員領領有的控制文文件應妥善保保存，若有遺遺失或破損不不堪辨識，應應填寫文件件申請單說說明原因呈管管理代表核準準后，向文件件控制人員申申請補發。無效作廢文件件保存：無效作廢文件件原稿，由文文件控制人員員加蓋作廢廢章后留存存，以供對比比新版文件修修訂處之用，該該無效作廢廢的文件原稿稿應至少保留留至后續二版版文件發行時時才能

13、銷毀。復印分發的無效效作廢文件件，回收后不不再保存，畫畫后當作廢廢紙再利用或或直接銷毀。 其它規定：控制文件除控制制人員可依作作業流程規定定復印分發外外，其余持有有文件人 員均不得得擅自復印使使用，以確保保文件能有效效控制。控制文件持有人人不得在文件件上書寫任何何文字、符號號，但若認為為必要標注重重點時，可于于重點文字上上畫線標識。 部份歸類為公公司機密文件件者，全體員員工應確保該該份文件不致致外流到公司司以外的場所所，否則一經經查獲，當予予以嚴懲。6.12.4控控制文件受領領部門人員調調任、離職時時，應將保管管的文件列入入移交或繳回回文件控制人人員。文件移移交時，若發發現份數不足足或毀損，應

14、應由原受領部部門人員提出出申請補發齊齊全后再交接接。6.13質量記記錄控制6.13.1質質量記錄的收收集凡本公司質量管管理體系運作作相關活動所所產生的記錄錄（包括外協協廠商提供的的適當記錄），均均應予以收集集及管理。記錄由各相關活活動參與人員員或職能人員員負責收集，并并加以適當的的整理歸檔。6.13.2記記錄的識別：（1）記錄應有有個別的記錄錄名稱（不同同的記錄表單單應有不同的的記錄有不同同的編號和名名稱），如適適用時，記錄錄應包含日期期、編號、權權責人員等必必要的信息。（2）記錄保存存于卷宗夾時時，卷宗夾的的書背應注明明存放記錄的的名稱。（3）為減少資資源浪費，任任何作廢的記記錄表單若以以廢

15、紙再利用用，但作廢面面應畫識別，以以免誤導記錄錄內容。6.13.3記記錄的儲存與與保護：（1）記錄應以以適當的環境境分類歸檔儲儲存，原則上上記錄應保存存于卷宗夾并并置放于檔案案柜中。（2）記錄如屬屬較不常使用用或需長期保保存者，得于于相當數量后后統一收存于于紙箱中保護護，儲存時應應避免記錄受受潮致使記錄錄毀損。（3）為確保記記錄能清晰易易于辨識內容容，如保存期期限超過半年年者，不得以以傳真熱感應應紙做為記錄錄使用，應先先將傳真紙復復印后再歸檔檔保存。（4）記錄存放放于卷宗夾中中，應以記錄錄發生日期、或或記錄編號順順序，依序排排列符合邏輯輯方式整理，以以免混亂致使使記錄取用時時找不到。（5）各部

16、門的的記錄于每年年12月30日至元月月5日前整理包包裝標識好，交交文控中心統統一保存和處處理。6.13.4記記錄的取用：（1）記錄歸檔檔后，需閱讀讀或使用時應應避免將記錄錄攜離卷宗夾夾中，如有必必要時，應能能于使用后立立即放回原位位歸檔。（2）記錄若因因取用致毀損損或無法辨識識時，應立即即通知記錄相相關單位或人人員，可行時時，應重新建建立該項記錄錄歸檔保存。（3）如因客戶戶或利害相關關者的要求，產產品的相關檢檢驗記錄可提提供給客戶或或利害相關者者做為產品符符合要求的證證據。6.13.5記記錄的保存期期限：（1）記錄表單單的保存期限限依質量記記錄保存年限限表（附件一一）上注明明的保存期限限為主。

17、（2）記錄上若若未注明保存存期限者，依依下列規定保保存：a、一般性記錄錄：與產品質量無關關，屬行政或或事務性的記記錄者，應保保存至少三個個月以上。上述記錄若有時時效超過三個個月者，應依依記錄所述時時間再加三個個月保存。b、與產品質量量相關記錄：與產品檢驗相關關的記錄，應應保存至交貨貨后二年以上上。儀器設備的校驗驗記錄，應保保存至校驗的的有效期內延延期半年。如因客戶要求者者，應依客戶戶要求予以維維持。c、體系管理與與持續改善相相關記錄：屬質量管理體系系中管理責任任與持續改善善相關的記錄錄（如：管理理審查會議記記錄、內部稽稽核記錄、矯矯正及預防措措施記錄）應應至少保存二二年以上。除符合上述規定定外，如有處處理時效的相相關記錄，應應保存至該相相關處理確認認完成后半年年以上。6.13.6記記錄的處置：（1）超逾保存存期限的各類類相關記錄，由由文控中心的的相關人員于于適當時機加加以整理，呈呈報管理者代代表確認有無無繼續保存的的必要性，判判定無保存必必要時，則自自行銷毀或于于記錄上畫做為廢紙紙再利用。（2）管理者代代表認為尚有有保存必要時時，應再將記記錄保存期限限延長至少三三個月。相關文件質量手冊 CDYLQM1000質量管理體系系文件總覽表表 QC0101質量記錄保存存年限 QC0102 8 附件和和記錄81 受控文文件的發放/回收記錄 FFR010182 文件更更改申請/會會簽表 F