1、第 PAGE134 頁 共 NUMPAGES134 頁2023年最新的文秘專業基礎知識大全17篇在這種分類法中，每一通訊人的名字立一個案卷，案卷嚴格按照字母順序排列。姓的第一個字母是指示該案卷在檔案柜中存放位置最初步的索引，如果要決定該卷的準確位置，姓氏第一個字母以后的字母是決定的因素。例如，coffinthomas應該排在 cryton philip之后。 數量較少的、無須一分別立卷的文件資料歸放在一起組成雜類卷，這類案卷也可以用字母表中的字母來標分，每一雜類卷的封面上應寫有該卷內裝放的文件資料的目錄。 1、按主題分類 文件的主題有時會取代作者成為歸檔的依據，最重要的主題名稱作為歸檔的首要因

2、素，次要的主題作為第二個因素，依次類推。最基本的分類導片標示出各類文件的主要標題，這些標題都是與單位的某項業務相關的，如：廣告、運輸、獨家代理商、購置、管理等等。很多單位都有一定數量的文件資料適合按主題分類，這些主題通常是有關該業務部的總的管理以及該業務部與其分部、代理商、貿易聯系單位的關系等等。各主題之間的排列可以根據字母排列順序進行。按主題分類立檔的優點是所有有關資料都集中存放，可以迅速、簡便地查閱。 2、按地區分類 在按地區分類法中，檔案是按其產生的省、市、地、縣等分類的，其基本原理與按主題分類的基本原理是相同的，只是在該法中，文件是按國名、省份、城市等名稱的字母順序排列的。這樣可以使有

3、關地區的所有文件集中存放，然后再按其他問題分別立卷。運輸和出口業務部門、計劃部門和銷售部門最適合用這種方法保存文件。 二、按數字分類 案卷以數碼排列，每一份文件給定一個數碼。用索引卡或索引條可以查出某一數碼所代表的名字。所有索引卡按所標名字的字母順序排列，集中放在索引卡抽屜里。當需要查找某份文件時，先從索引卡抽屜中相應的字頭下找出與文件相關的信息，從而得知該案卷的數碼，然后可以在適當的檔案柜中找到標有該數碼的案卷。 1、按十進位制數碼編排分類 這是數字法的一種，經常與按專題分類相結合。用于圖書分類的杜威十進位制數碼法就是這種分類的一個很好的例子。操作起來比較簡單，主要專題分別用某個整數表示。

4、當該系統中需要新增立案卷時，通常把它歸入已立檔的某一項目，插在適當的位置，然后編上小數。這樣就可以不需要對已經建立的系統進行大的修改和變動。 使用十進位制數字排列法立卷，能較容易地根據文件上所編的案卷號得知該信件所屬域和該案卷在檔案柜中的位置。 2、 按日期排列分類、 這種方法操作十分簡單，文件是按照用數字表示的文件日期的先后順序立卷的。按日期排列的方法雖然不作為一種基本系統來使用，但它一般是排列案卷內文件順序的標準方法。 三、字母法和數字法的比較 1、 字母順序排列法的優點 （1）、按公司、專題或地理位置分類存放文件是一種方便實用的方法，它能直接、迅速地立卷，不需要建立索引卡。 （2）、材料

5、費用較低。 2、字母順序排列法的缺點 （1）、查找常用名字時可能會遇到困難。 （2）、.當需要查找某一專題案卷時案卷位置難以確定。 （3）、需要擴充時不容易估算所需要的空間。 3、數字排列法的優點 （1）、 標有數碼的案卷比按字母法排列的案卷更容易查找，當文件用畢歸檔時，放錯 位置的可能性較小。 （2）、標上數碼的文件方便查詢。 （3）、由于新立案卷排放在已立案卷的后面，因而可以無限擴充；建立起的相應索引卡片或索引條可以兼作其他用途。 4、數字排列法的缺點 （1）、必須建立相應的索引卡片或索引條，而且通過索引卡查找案卷會占用一部分時間。 （2）、該系統的建立和保持比較費錢、費時。 （3）如果數

6、碼標錯會造成文件和案卷放錯位置的嚴重后果。 四、字母法和數字法的綜合運用 按字母順序排列和按數字排列對檔案進行分類各有其優點和缺點，我們可以把這兩種方法結合起來運用。 在字母順序排列法中套編上數字索引，用數字分別表示每一個字母或字母的一部分，在立卷時，每個案卷再分別編號。例如：假定a用回來表示，在該組中有5個案卷，那么第四個案卷的編號就是14。在這種方法中，案卷是按字母順序排列的，數字編號只起輔助作用，只作為查文編號以供通訊時引用。 來源:考試大-秘書資格 一、電子檔案的優點 1、操作方便 形成檔案之前的電子文件，其增、刪、改等都很方便，而且改后不留任何痕跡，保證了檔案頁面的整潔。并且電子檔案

7、具有高度的標準性，使之對電子檔案的檢索更加方便。 2、傳遞快捷、實現資源共享 一份紙質檔案只能在某時、某地讓能夠接觸到它的人閱讀，而電子檔案由于其處理環境是計算機和網絡技術，因此可以不受這種限制。網絡上傳遞電子檔案的時間是按秒計算，而同樣距離的紙質檔案傳遞則是以天計算的，二者在速度上的區別非常明顯。而且，一個終端上的電子文件也可以同時發給若干個網絡終端，電子檔案這種不受存儲載體限制的特點，使利用者產生一種共享的感覺，從而擺脫時間和空間的制約。 3、存儲空間小 無限增長的紙質文件與有限的存儲空間之間存在著日益激烈的矛盾，而電子檔案占據的極少量空間能夠很好地解決這一矛盾，例如：一張光盤容量可達60

8、0mb4 000mb，可存 35萬張打印紙上的文字信息或 10萬頁圖形信息。而且，如果不移動存儲載體，只處理信息，那么電子檔案幾乎無重量和體積可言，相比之下紙質文件的笨重就顯而易見了。 4、具有多種表現形式 隨著多媒體電子計算機的應用，電子檔案的形態也隨之多樣化了。文字、圖形。聲音、影像等多種媒體信息都可以單獨或相互搭配成電子檔案的內容，這就造成了電子檔案的多媒體集成性，使電子檔案比紙質檔案更加全面、形象、生動。 5、復制時不容易丟失信息 紙質文件復制或縮微品拷貝經常會出現清晰度下降、畸變、信息丟失等問 題，而電子檔案的復制，由于是數字化的信息處理，幾乎不存在這些問題。所以 完全可以做到復制后

9、得到的電子檔案與原來的電子檔案無任何區別。 來源:考試大-秘書資格 1、什么是秘書？ 答：在我國現階段，通常是指黨政機關、部隊、社會團體或企業、事業單位領導的助手，這一職業的工作具有輔助性和服務性。 2、秘書部門的職能性和工作特點？ 答：（1）綜合性。（2）輔助性。（3）門面性。（4）機要性。 3、秘書工作的主要內容？(風險題) 答：（1）處理文電。（2）撰擬文稿。（3）辦理會務。（4）調查研究。（5）查辦、催辦。（6）根據領導意圖協議本單位的有關工作。（7）安排禮儀活動。（8）處理來信來訪。（9）組織機要交通。（10）檔案的管理。（11）其他日常事處及領導臨時交辦的任務。 4、秘書工作的作用

10、： 答：（1）樞紐作用。（2）助手作用。（3）參謀作用。（4）協調作用。（5）耳目作用。 5、秘書工作的指導思想： 答：一是為直接領導服務；二是為與本系統有關的部門及其成員服務；三是為廣大人民群眾服務。 6、秘書工作的原則： 答：（1）準確。（2）迅速。（3）求實。（4）保密。 7、秘書工作者的政治素質： 答：（1）具有較高的理論水平。（2）具有較強的法律意識和政策觀念。 （3）具有全心全意為人民服務的思想。（4）嚴于律己，遵守紀律。 8、秘書工作人員應具備的基礎知識： 答：（1）基礎知識。（2）社會知識。（3）專業知識。（4）業務知識。（5）輔助知識。 9、秘書人員應具備的能力： 答：（1）

11、調查研究能力。（2）收集資料的能力。（3）文字表達能力。（4）口頭表達能力。（5）組織協調能力。（6）辦事能力。（7）管理事務的能力。（8）文字書寫的能力。（9）操作現代辦公設備的能力。 10、信息的作用？ 答：為領導的科學決策提供依據。為實現科學管理創造條件。是發揮參謀，助手作用的主要內容。 11、現代秘書部門信息工作應遵循兩條原則？ 全面服務。實事求是。不夸大縮小，既報喜，又報憂。 12、值班記錄電話記錄應包括五個要素？ 答：a來電時間。b來電單位、姓名及職務、電話號碼等。c來電內容。d領導批示和處理意見。e接電話記錄人。 13、值班日記四要素： 答：值班員、值班時間、記事內容、辦理情況。

12、 4、打電話的一般程序是什么？ 答：（）打電話就應對電話內容擬出腹稿或擬出文字提綱，特別重要的事情，要寫出通話全文。（）電話接通后，先問明對方是否就是要通知的單位或當事人，然后先通報自己單位名稱、職務、姓名，再問對方姓名、職務，最后再說通話內容。（）向下級打的電話比較重要的，需要記錄的電話，打完后應要求對方復述一遍，確保對方記錄無誤。下級人員在接完上級的重要電話后，亦應主動復述。（）要找的人不在時，可要求對方轉告或安排回電話。 15、回電話接電話的一般程序是什么？ 答：（）回答電話要迅速，盡可能在鈴響第一遍后就接并立即打招呼。 （）問清對方單位、姓名、職務后，通報自己的單位、職務和姓名。 （）

13、所接電話一般都應有記錄，必要時使用錄音電話，并時常檢查自己對所接電話的處理情況。 （）來電話者要找的人不在時，問清是否需要代為轉告，不清楚的事情不盲目回答。 16、電話記錄有哪五個部分？ 答：一是來電時間、包括年、月、日、時、分；二是來電單位、姓名及電話號碼；三是來電內容；四是處理意見和領導批示；五是接電話記錄人。 17、什么是文書？ 答：指個人、社會組織、政黨集團、國家政權在社會活動中為了一定目的而形成并使用的特定格式的文字資料。 18、什么是文件？ 答：通常所說的文件，是指機關、團體、部隊、企事業單位制發使用的具備一定格式的公務文書。 19、什么是會簽？ 答：兩個及兩個以上機關聯名行文，須

14、經各聯名機關的領導同志聯名簽署。聯名簽署文件的過程稱作會簽。會簽本身也是一種會商，但大量的實質性的會商工作應在會簽之前進行。 20、什么是傳達范圍？ 答： 指可以聽到宣讀文件的人員范圍。文件需要傳達到哪個范圍，一般都是根據臨時情況確定的，文件中應當注示清楚。 22、密級一般劃分為哪幾級 答： 一般劃分為秘密、機密、絕密三個等級， 23、會議報到有哪幾種方式？ 答：與會者本人持會議通知或單位介紹信親自報到；委托他人代為報到；電話報到。 24、內賓接待工作原則是什么？ 答：1、熱情相待。2、按政策辦事。3、簡樸大方，不搞形式主義，不要鋪張浪費，盡可能少花錢多辦事。4、節省時間，努力提高辦事效率。

15、25、握手的技巧是什么？ 答：同性之間特別是男性之間的握手應當有力，以示熱情友好；反之，如果有氣無力或者若無其事，就會使對方產生冷漠、疏遠的感覺。異性之間、特別是女同志對男同志的握手，無需用力，只要輕輕地握一下就可以了。與領導同志或者身份較高的人握手，要視具體情況而論，如果他有意與你握手，就應當主動把手伸過去；如果他無意握手，就不要勉強。 26、為別人作介紹時應注意哪幾方面？ 答：如果雙方的地位不同，應當先把地位低的人介紹給地位高的人；如果雙方的身份相同、年齡相近，應當先把男性介紹給女性，把主人介紹給客人；如果雙方的地位相近、年齡有別，應當先把年輕的介紹給年長的；如果一個人會見幾個人，應當先把

16、一個人介紹給幾個人。在為別人介紹時，秘書工作者應當事先熟悉雙方的情況，以便介紹。 27、聽講時應注意的幾個問題？ 答： 要專心致志認真聽講，以示注意和尊重對方，而不要東張西望，心不在焉，以免影響講話人的情緒。不要隨意打斷人家的話題。遇到說話嚕蘇，或者有意無意糾纏你的人，不要厭煩，更不要露慍色，而應當有禮貌地中斷對方的話題或委婉地回絕他，可以委婉地說“我們是不是長話短說？”或者說“對不起，我還有急事。咱們是不是以后再細談？” 28、當你有幾機說話時,應注意哪幾點？ 要禮貌文明、熱情和藹，給人以親切感；語速要和緩，語調要適中，給人以舒暢感；切忌過分急越亢奮，以免使人產生高壓感；切忌多說官話、套話，

17、也不要使用生僻古怪的詞語，以免令人生厭；此外，不要夸夸其談，更不能自吹自擂；吐音要準確，語言要簡潔，表達要妥貼，以提高對方的接受效果。 29、接電話時的注意事項？ 答：電話鈴響后，應當馬上拿起耳機，而不要讓人久等；拿起耳機之后，應當立即說“您好！”而不要默不作聲讓人干等。然后，就可以詢問對方姓名、單位、有何事情等，可以說“請問 您貴姓？您 是什么單位？有什么事？”之類的話；通話完了應當說聲“再見”之類的客氣話。在接電話時還有幾個問題需要注意：如果一個電話未完又來一個，或者兩部電話同時響鈴，應當視電話的內容，讓緊急的一方先講同時禮貌地叫另一方稍等片刻，或者讓他過一會再打過來。如果對方喋喋不休，廢

18、話連篇，可以說“請問您還有別的事嗎？”或者“對不起，我還有急事要辦。”這樣對方就會明白你的意思。如果人家打錯了電話，不要訓斥別人，而應當耐心地告訴對方“你打錯了。”或者“我們這里沒有您要找的人 ”等。假如你的單位不保密，最好把自己的單位和電話號碼告訴對方，以便他糾正；假如是機要部門，就不能把自己的單位和電話號碼告訴人家，只要婉言回絕就可以了。 30、打電話時的注意事項？ 不論對方是何對象，都要禮貌，包括語言文明、態度和藹。在打通電話之后，如果你想找人，就應當說“喂請找。”或“麻煩你找一下。”如果你是和對方聯系工作，首先應當“自報家門”，告訴對方你是誰，在什么單位工作，然后再進入正題，開始交談。

19、如果是向對方傳達指示或者布置工作而內容又比較繁多復雜，應當主動提醒對方記錄。聲音應當不高不低，嘴與話筒應當保持一定的距離，以免對方聽來刺耳，影響接收效果。語言應當簡練明了，用最少的語言，在最短的時間內把事情準確清楚地傳達給對方，而不要嚕里嚕蘇。廢話連篇會影響對方把握你要說的中心意思。另外，問候語客套話以及與中心無關的話應當盡量少講，一則它會影響工作效率，二則也會給人以婆婆媽媽的感覺。 31、協調的內容主要包括哪三方面？ 答：政策協調、業務協調和事務協調。 32、協調的方法有哪些？ 答：、文字協調 ;、情況協調; 會議協調;面商協調。 33、協調工作的原則？ 答：、服從全局的原則。、維護團結的原

20、則。、從實際出發的原則。、認真負責的原則。 34、辦公自動化中的保密？ 答：計算機的保密，需要從以下幾個方面加強工作：1、操作人員的要求。2、計算機的放置。 3、計算機在使用中的保密。 35、文房四寶主要指的是什么？即紙、墨、筆、硯四種書寫文具。 答：什么是硬筆書法硬筆書法是指用鋼筆、彩色水筆、圓珠筆、鉛筆等硬尖書寫工具書寫漢字的方法。 36、校對的主要方法有哪幾種： 答：一是對校法；二是折校法；三是 讀校法。 37、人的能力大致可分為哪兩種 答：一是自然的能力，二是人的特有能力。 一般說來，科學能力結構的基本要素：有觀察能力、記憶能力、思維能力、想象能力、實際操作能力、管理能力等。 38、什

21、么是創造性思維？ 答：創造性思維主要是指對客觀事物之間的聯系所進行的新探索，并能創造出新的思維形態。 39、你怎樣認識靈感？ 答：有人認為，靈感是指一切創造性活動過程的某種創造力極為高漲的狀態，不僅有突發性、創造性，而且還以創造者頑強意志、熱情以及高效率的勞動為特征。一般地說，當靈感產生時，總是以一系列的邏輯思維為前提的。靈感的產生有隨機性、瞬時性。只有通過艱苦勞動才能獲得到，沒有對某一個問題長久地思索，靈感是不會突然降臨的。 文秘專業基礎知識大全(2) 文秘專業的基礎知識試題，讓你答的話你能對多少呢？以下是為大家精心整理的“文秘專業基礎知識試題及答案”，歡迎大家閱讀，供您參考。更多詳請關注！

22、 1、什么是秘書？ 答：在我國現階段，通常是指黨政機關、部隊、社會團體或企業、事業單位領導的助手，這一職業的工作具有輔助性和服務性。 2、秘書部門的職能性和工作特點？ 答：（1）綜合性。（2）輔助性。（3）門面性。（4）機要性。 3、秘書工作的主要內容？（風險題） 答：（1）處理文電。（2）撰擬文稿。（3）辦理會務。（4）調查研究。（5）查辦、催辦。（6）根據領導意圖協議本單位的有關工作。（7）安排禮儀活動。（8）處理來信來訪。（9）組織機要交通。（10）檔案的管理。（11）其他日常事處及領導臨時交辦的任務。 4、秘書工作的作用： 答：（1）樞紐作用。（2）助手作用。（3）參謀作用。（4）協調

23、作用。（5）耳目作用。 5、秘書工作的指導思想： 答：一是為直接領導服務；二是為與本系統有關的部門及其成員服務；三是為廣大人民群眾服務。 6、秘書工作的原則： 答：（1）準確。（2）迅速。（3）求實。（4）保密。 7、秘書工作者的政治素質： 答：（1）具有較高的理論水平。（2）具有較強的法律意識和政策觀念。（3）具有全心全意為人民服務的思想。（4）嚴于律己，遵守紀律。 8、秘書工作人員應具備的基礎知識： 答：（1）基礎知識。（2）社會知識。（3）專業知識。（4）業務知識。（5）輔助知識。 9、秘書人員應具備的能力： 答：（1）調查研究能力。（2）收集資料的能力。（3）文字表達能力。（4）口頭表

24、達能力。（5）組織協調能力。（6）辦事能力。（7）管理事務的能力。（8）文字書寫的能力。（9）操作現代辦公設備的能力。 10、信息的作用？ 答：為領導的科學決策提供依據。為實現科學管理創造條件。是發揮參謀，助手作用的主要內容。 11、現代秘書部門信息工作應遵循兩條原則？ 全面服務。實事求是。不夸大縮小，既報喜，又報憂。 12、值班記錄電話記錄應包括五個要素？ 答：a來電時間。b來電單位、姓名及職務、電話號碼等。c來電內容。d領導批示和處理意見。e接電話記錄人。 13、值班日記四要素： 答：值班員、值班時間、記事內容、辦理情況。 14、打電話的一般程序是什么？ 答：（1）打電話就應對電話內容擬出

25、腹稿或擬出文字提綱，特別重要的事情，要寫出通話全文。（2）電話接通后，先問明對方是否就是要通知的單位或當事人，然后先通報自己單位名稱、職務、姓名，再問對方姓名、職務，最后再說通話內容。（3）向下級打的電話比較重要的，需要記錄的電話，打完后應要求對方復述一遍，確保對方記錄無誤。下級人員在接完上級的重要電話后，亦應主動復述。（4）要找的人不在時，可要求對方轉告或安排回電話。 15、回電話接電話的一般程序是什么？ 答：（1）回答電話要迅速，盡可能在鈴響第一遍后就接并立即打招呼。 （2）問清對方單位、姓名、職務后，通報自己的單位、職務和姓名。 （3）所接電話一般都應有記錄，必要時使用錄音電話，并時常檢

26、查自己對所接電話的處理情況。（4）來電話者要找的人不在時，問清是否需要代為轉告，不清楚的事情不盲目回答。 16、電話記錄有哪五個部分？ 答：一是來電時間、包括年、月、日、時、分；二是來電單位、姓名及電話號碼；三是來電內容；四是處理意見和領導批示；五是接電話記錄人。 17、什么是文書？ 答：指個人、社會組織、政黨集團、國家政權在社會活動中為了一定目的而形成并使用的特定格式的文字資料。 18、什么是文件？ 答：通常所說的文件，是指機關、團體、部隊、企事業單位制發使用的具備一定格式的公務文書。 19、什么是會簽？ 答：兩個及兩個以上機關聯名行文，須經各聯名機關的領導同志聯名簽署。聯名簽署文件的過程稱

27、作會簽。會簽本身也是一種會商，但大量的實質性的會商工作應在會簽之前進行。 20、什么是傳達范圍？ 答： 指可以聽到宣讀文件的人員范圍。文件需要傳達到哪個范圍，一般都是根據臨時情況確定的，文件中應當注示清楚。 22、密級一般劃分為哪幾級？ 答： 一般劃分為秘密、機密、絕密三個等級。 23、會議報到有哪幾種方式？ 答：與會者本人持會議通知或單位介紹信親自報到；委托他人代為報到；電話報到。 24、內賓接待工作原則是什么？ 答：1、熱情相待。2、按政策辦事。3、簡樸大方，不搞形式主義，不要鋪張浪費，盡可能少花錢多辦事。4、節省時間，努力提高辦事效率。 25、握手的技巧是什么？ 答：同性之間特別是男性之

28、間的握手應當有力，以示熱情友好；反之，如果有氣無力或者若無其事，就會使對方產生冷漠、疏遠的感覺。異性之間、特別是女同志對男同志的握手，無需用力，只要輕輕地握一下就可以了。與領導同志或者身份較高的人握手，要視具體情況而論，如果他有意與你握手，就應當主動把手伸過去；如果他無意握手，就不要勉強。 26、為別人作介紹時應注意哪幾方面？ 答：如果雙方的地位不同，應當先把地位低的人介紹給地位高的人；如果雙方的身份相同、年齡相近，應當先把男性介紹給女性，把主人介紹給客人；如果雙方的地位相近、年齡有別，應當先把年輕的介紹給年長的；如果一個人會見幾個人，應當先把一個人介紹給幾個人。在為別人介紹時，秘書工作者應當

29、事先熟悉雙方的情況，以便介紹。 27、聽講時應注意的幾個問題？ 答： 要專心致志認真聽講，以示注意和尊重對方，而不要東張西望，心不在焉，以免影響講話人的情緒。不要隨意打斷人家的話題。遇到說話嚕蘇，或者有意無意糾纏你的人，不要厭煩，更不要露慍色，而應當有禮貌地中斷對方的話題或委婉地回絕他，可以委婉地說“我們是不是長話短說？”或者說“對不起，我還有急事。咱們是不是以后再細談？” 28、當你有幾機說話時，應注意哪幾點？ 要禮貌文明、熱情和藹，給人以親切感；語速要和緩，語調要適中，給人以舒暢感；切忌過分急越亢奮，以免使人產生高壓感；切忌多說官話、套話，也不要使用生僻古怪的詞語，以免令人生厭；此外，不要

30、夸夸其談，更不能自吹自擂；吐音要準確，語言要簡潔，表達要妥貼，以提高對方的接受效果。 29、接電話時的注意事項？ 答：電話鈴響后，應當馬上拿起耳機，而不要讓人久等；拿起耳機之后，應當立即說“您好！”而不要默不作聲讓人干等。然后，就可以。 推薦閱讀： 文秘必備基礎專業知識 機關單位文秘基礎知識 事業單位文秘的基礎知識 文秘專業基礎知識大全(3) 文秘專業的基礎知識試題，讓你答的話你能對多少呢？以下是為大家精心整理的“文秘專業基礎知識試題及答案”，歡迎大家閱讀，供您參考。更多詳請關注！ 1、什么是秘書？ 答：在我國現階段，通常是指黨政機關、部隊、社會團體或企業、事業單位領導的助手，這一職業的工作具

31、有輔助性和服務性。 2、秘書部門的職能性和工作特點？ 答：（1）綜合性。（2）輔助性。（3）門面性。（4）機要性。 3、秘書工作的主要內容？（風險題） 答：（1）處理文電。（2）撰擬文稿。（3）辦理會務。（4）調查研究。（5）查辦、催辦。（6）根據領導意圖協議本單位的有關工作。（7）安排禮儀活動。（8）處理來信來訪。（9）組織機要交通。（10）檔案的管理。（11）其他日常事處及領導臨時交辦的任務。 4、秘書工作的作用： 答：（1）樞紐作用。（2）助手作用。（3）參謀作用。（4）協調作用。（5）耳目作用。 5、秘書工作的指導思想： 答：一是為直接領導服務；二是為與本系統有關的部門及其成員服務；三

32、是為廣大人民群眾服務。 6、秘書工作的原則： 答：（1）準確。（2）迅速。（3）求實。（4）保密。 7、秘書工作者的政治素質： 答：（1）具有較高的理論水平。（2）具有較強的法律意識和政策觀念。（3）具有全心全意為人民服務的思想。（4）嚴于律己，遵守紀律。 8、秘書工作人員應具備的基礎知識： 答：（1）基礎知識。（2）社會知識。（3）專業知識。（4）業務知識。（5）輔助知識。 9、秘書人員應具備的能力： 答：（1）調查研究能力。（2）收集資料的能力。（3）文字表達能力。（4）口頭表達能力。（5）組織協調能力。（6）辦事能力。（7）管理事務的能力。（8）文字書寫的能力。（9）操作現代辦公設備的能

33、力。 10、信息的作用？ 答：為領導的科學決策提供依據。為實現科學管理創造條件。是發揮參謀，助手作用的主要內容。 11、現代秘書部門信息工作應遵循兩條原則？ 全面服務。實事求是。不夸大縮小，既報喜，又報憂。 12、值班記錄電話記錄應包括五個要素？ 答：a來電時間。b來電單位、姓名及職務、電話號碼等。c來電內容。d領導批示和處理意見。e接電話記錄人。 13、值班日記四要素： 答：值班員、值班時間、記事內容、辦理情況。 14、打電話的一般程序是什么？ 答：（1）打電話就應對電話內容擬出腹稿或擬出文字提綱，特別重要的事情，要寫出通話全文。（2）電話接通后，先問明對方是否就是要通知的單位或當事人，然后

34、先通報自己單位名稱、職務、姓名，再問對方姓名、職務，最后再說通話內容。（3）向下級打的電話比較重要的，需要記錄的電話，打完后應要求對方復述一遍，確保對方記錄無誤。下級人員在接完上級的重要電話后，亦應主動復述。（4）要找的人不在時，可要求對方轉告或安排回電話。 15、回電話接電話的一般程序是什么？ 答：（1）回答電話要迅速，盡可能在鈴響第一遍后就接并立即打招呼。 （2）問清對方單位、姓名、職務后，通報自己的單位、職務和姓名。 （3）所接電話一般都應有記錄，必要時使用錄音電話，并時常檢查自己對所接電話的處理情況。（4）來電話者要找的人不在時，問清是否需要代為轉告，不清楚的事情不盲目回答。 16、電

35、話記錄有哪五個部分？ 答：一是來電時間、包括年、月、日、時、分；二是來電單位、姓名及電話號碼；三是來電內容；四是處理意見和領導批示；五是接電話記錄人。 17、什么是文書？ 答：指個人、社會組織、政黨集團、國家政權在社會活動中為了一定目的而形成并使用的特定格式的文字資料。 18、什么是文件？ 答：通常所說的文件，是指機關、團體、部隊、企事業單位制發使用的具備一定格式的公務文書。 19、什么是會簽？ 答：兩個及兩個以上機關聯名行文，須經各聯名機關的領導同志聯名簽署。聯名簽署文件的過程稱作會簽。會簽本身也是一種會商，但大量的實質性的會商工作應在會簽之前進行。 20、什么是傳達范圍？ 答： 指可以聽到

36、宣讀文件的人員范圍。文件需要傳達到哪個范圍，一般都是根據臨時情況確定的，文件中應當注示清楚。 22、密級一般劃分為哪幾級？ 答： 一般劃分為秘密、機密、絕密三個等級。 23、會議報到有哪幾種方式？ 答：與會者本人持會議通知或單位介紹信親自報到；委托他人代為報到；電話報到。 24、內賓接待工作原則是什么？ 答：1、熱情相待。2、按政策辦事。3、簡樸大方，不搞形式主義，不要鋪張浪費，盡可能少花錢多辦事。4、節省時間，努力提高辦事效率。 25、握手的技巧是什么？ 答：同性之間特別是男性之間的握手應當有力，以示熱情友好；反之，如果有氣無力或者若無其事，就會使對方產生冷漠、疏遠的感覺。異性之間、特別是女

37、同志對男同志的握手，無需用力，只要輕輕地握一下就可以了。與領導同志或者身份較高的人握手，要視具體情況而論，如果他有意與你握手，就應當主動把手伸過去；如果他無意握手，就不要勉強。 26、為別人作介紹時應注意哪幾方面？ 答：如果雙方的地位不同，應當先把地位低的人介紹給地位高的人；如果雙方的身份相同、年齡相近，應當先把男性介紹給女性，把主人介紹給客人；如果雙方的地位相近、年齡有別，應當先把年輕的介紹給年長的；如果一個人會見幾個人，應當先把一個人介紹給幾個人。在為別人介紹時，秘書工作者應當事先熟悉雙方的情況，以便介紹。 27、聽講時應注意的幾個問題？ 答： 要專心致志認真聽講，以示注意和尊重對方，而不

38、要東張西望，心不在焉，以免影響講話人的情緒。不要隨意打斷人家的話題。遇到說話嚕蘇，或者有意無意糾纏你的人，不要厭煩，更不要露慍色，而應當有禮貌地中斷對方的話題或委婉地回絕他，可以委婉地說“我們是不是長話短說？”或者說“對不起，我還有急事。咱們是不是以后再細談？” 28、當你有幾機說話時，應注意哪幾點？ 要禮貌文明、熱情和藹，給人以親切感；語速要和緩，語調要適中，給人以舒暢感；切忌過分急越亢奮，以免使人產生高壓感；切忌多說官話、套話，也不要使用生僻古怪的詞語，以免令人生厭；此外，不要夸夸其談，更不能自吹自擂；吐音要準確，語言要簡潔，表達要妥貼，以提高對方的接受效果。 29、接電話時的注意事項？

39、答：電話鈴響后，應當馬上拿起耳機，而不要讓人久等；拿起耳機之后，應當立即說“您好！”而不要默不作聲讓人干等。然后，就可以。 推薦閱讀： 文秘必備基礎專業知識 機關單位文秘基礎知識 事業單位文秘的基礎知識 文秘專業基礎知識大全(4) 文秘知識基礎模擬試題及答案 1、什么是秘書？ 答：在我國現階段，通常是指黨政機關、部隊、社會團體或企業、事業單位領導的助手，這一職業的工作具有輔助性和服務性。 2、秘書部門的職能性和工作特點？ 答：（1）綜合性。（2）輔助性。（3）門面性。（4）機要性。 3、秘書工作的主要內容？(風險題) 答：（1）處理文電。（2）撰擬文稿。（3）辦理會務。（4）調查研究。（5）查

40、辦、催辦。（6）根據領導意圖協議本單位的有關工作。（7）安排禮儀活動。（8）處理來信來訪。（9）組織機要交通。（10）檔案的管理。（11）其他日常事處及領導臨時交辦的任務。 4、秘書工作的作用： 答：（1）樞紐作用。（2）助手作用。（3）參謀作用。（4）協調作用。（5）耳目作用。 5、秘書工作的指導思想： 答：一是為直接領導服務；二是為與本系統有關的部門及其成員服務；三是為廣大人民群眾服務。 6、秘書工作的原則： 答：（1）準確。（2）迅速。（3）求實。（4）保密。 7、秘書工作者的政治素質： 答：（1）具有較高的理論水平。（2）具有較強的法律意識和政策觀念。 （3）具有全心全意為人民服務的思

41、想。（4）嚴于律己，遵守紀律。 8、秘書工作人員應具備的基礎知識： 答：（1）基礎知識。（2）社會知識。（3）專業知識。（4）業務知識。（5）輔助知識。 9、秘書人員應具備的能力： 答：（1）調查研究能力。（2）收集資料的能力。（3）文字表達能力。（4）口頭表達能力。（5）組織協調能力。（6）辦事能力。（7）管理事務的能力。（8）文字書寫的能力。（9）操作現代辦公設備的能力。 10、信息的作用？ 答：為領導的科學決策提供依據。為實現科學管理創造條件。是發揮參謀，助手作用的主要內容。 11、現代秘書部門信息工作應遵循兩條原則？ 全面服務。實事求是。不夸大縮小，既報喜，又報憂。 12、值班記錄電話

42、記錄應包括五個要素？ 答：a來電時間。b來電單位、姓名及職務、電話號碼等。c來電內容。d領導批示和處理意見。e接電話記錄人。 13、值班日記四要素： 答：值班員、值班時間、記事內容、辦理情況。 4、打電話的一般程序是什么？ 答：（）打電話就應對電話內容擬出腹稿或擬出文字提綱，特別重要的事情，要寫出通話全文。（）電話接通后，先問明對方是否就是要通知的單位或當事人，然后先通報自己單位名稱、職務、姓名，再問對方姓名、職務，最后再說通話內容。（）向下級打的電話比較重要的，需要記錄的電話，打完后應要求對方復述一遍，確保對方記錄無誤。下級人員在接完上級的重要電話后，亦應主動復述。（）要找的人不在時，可要求

43、對方轉告或安排回電話。 15、回電話接電話的一般程序是什么？ 答：（）回答電話要迅速，盡可能在鈴響第一遍后就接并立即打招呼。 （）問清對方單位、姓名、職務后，通報自己的單位、職務和姓名。 （）所接電話一般都應有記錄，必要時使用錄音電話，并時常檢查自己對所接電話的處理情況。 （）來電話者要找的人不在時，問清是否需要代為轉告，不清楚的事情不盲目回答。 16、電話記錄有哪五個部分？ 答：一是來電時間、包括年、月、日、時、分；二是來電單位、姓名及電話號碼；三是來電內容；四是處理意見和領導批示；五是接電話記錄人。 17、什么是文書？ 答：指個人、社會組織、政黨集團、國家政權在社會活動中為了一定目的而形成

44、并使用的特定格式的文字資料。 18、什么是文件？ 答：通常所說的文件，是指機關、團體、部隊、企事業單位制發使用的具備一定格式的公務文書。 19、什么是會簽？ 答：兩個及兩個以上機關聯名行文，須經各聯名機關的領導同志聯名簽署。聯名簽署文件的過程稱作會簽。會簽本身也是一種會商，但大量的實質性的會商工作應在會簽之前進行。 20、什么是傳達范圍？ 答： 指可以聽到宣讀文件的人員范圍。文件需要傳達到哪個范圍，一般都是根據臨時情況確定的，文件中應當注示清楚。 22、密級一般劃分為哪幾級 答： 一般劃分為秘密、機密、絕密三個等級， 23、會議報到有哪幾種方式？ 答：與會者本人持會議通知或單位介紹信親自報到；

45、委托他人代為報到；電話報到。 24、內賓接待工作原則是什么？ 答：1、熱情相待。2、按政策辦事。3、簡樸大方，不搞形式主義，不要鋪張浪費，盡可能少花錢多辦事。4、節省時間，努力提高辦事效率。 25、握手的技巧是什么？ 答：同性之間特別是男性之間的握手應當有力，以示熱情友好；反之，如果有氣無力或者若無其事，就會使對方產生冷漠、疏遠的感覺。異性之間、特別是女同志對男同志的握手，無需用力，只要輕輕地握一下就可以了。與領導同志或者身份較高的人握手，要視具體情況而論，如果他有意與你握手，就應當主動把手伸過去；如果他無意握手，就不要勉強。 26、為別人作介紹時應注意哪幾方面？ 答：如果雙方的地位不同，應當

46、先把地位低的人介紹給地位高的人；如果雙方的身份相同、年齡相近，應當先把男性介紹給女性，把主人介紹給客人；如果雙方的地位相近、年齡有別，應當先把年輕的介紹給年長的；如果一個人會見幾個人，應當先把一個人介紹給幾個人。在為別人介紹時，秘書工作者應當事先熟悉雙方的情況，以便介紹。 27、聽講時應注意的幾個問題？ 答： 要專心致志認真聽講，以示注意和尊重對方，而不要東張西望，心不在焉，以免影響講話人的情緒。不要隨意打斷人家的話題。遇到說話嚕蘇，或者有意無意糾纏你的人，不要厭煩，更不要露慍色，而應當有禮貌地中斷對方的話題或委婉地回絕他，可以委婉地說“我們是不是長話短說？”或者說“對不起，我還有急事。咱們是

47、不是以后再細談？” 28、當你有幾機說話時,應注意哪幾點？ 要禮貌文明、熱情和藹，給人以親切感；語速要和緩，語調要適中，給人以舒暢感；切忌過分急越亢奮，以免使人產生高壓感；切忌多說官話、套話，也不要使用生僻古怪的詞語，以免令人生厭；此外，不要夸夸其談，更不能自吹自擂；吐音要準確，語言要簡潔，表達要妥貼，以提高對方的接受效果。 29、接電話時的注意事項？ 答：電話鈴響后，應當馬上拿起耳機，而不要讓人久等；拿起耳機之后，應當立即說“您好！”而不要默不作聲讓人干等。然后，就可以詢問對方姓名、單位、有何事情等，可以說“請問您貴姓？您 是什么單位？有什么事？”之類的話；通話完了應當說聲“再見”之類的客氣

48、話。在接電話時還有幾個問題需要注意：如果一個電話未完又來一個，或者兩部電話同時響鈴，應當視電話的內容，讓緊急的一方先講同時禮貌地叫另一方稍等片刻，或者讓他過一會再打過來。如果對方喋喋不休，廢話連篇，可以說“請問您還有別的事嗎？”或者“對不起，我還有急事要辦。”這樣對方就會明白你的意思。如果人家打錯了電話，不要訓斥別人，而應當耐心地告訴對方“你打錯了。”或者“我們這里沒有您要找的人 ”等。假如你的單位不保密，最好把自己的單位和電話號碼告訴對方，以便他糾正；假如是機要部門，就不能把自己的單位和電話號碼告訴人家，只要婉言回絕就可以了。 30、打電話時的注意事項？ 不論對方是何對象，都要禮貌，包括語言

49、文明、態度和藹。在打通電話之后，如果你想找人，就應當說“喂請找。”或“麻煩你找一下。”如果你是和對方聯系工作，首先應當“自報家門”，告訴對方你是誰，在什么單位工作，然后再進入正題，開始交談。如果是向對方傳達指示或者布置工作而內容又比較繁多復雜，應當主動提醒對方記錄。聲音應當不高不低，嘴與話筒應當保持一定的距離，以免對方聽來刺耳，影響接收效果。語言應當簡練明了，用最少的語言，在最短的時間內把事情準確清楚地傳達給對方，而不要嚕里嚕蘇。廢話連篇會影響對方把握你要說的中心意思。另外，問候語客套話以及與中心無關的話應當盡量少講，一則它會影響工作效率，二則也會給人以婆婆媽媽的感覺。 31、協調的內容主要包

50、括哪三方面？ 答：政策協調、業務協調和事務協調。 32、協調的方法有哪些？ 答：、文字協調 ;、情況協調; 會議協調;面商協調。 33、協調工作的原則？ 答：、服從全局的原則。、維護團結的原則。、從實際出發的原則。、認真負責的原則。 34、辦公自動化中的保密？ 答：計算機的保密，需要從以下幾個方面加強工作：1、操作人員的要求。2、計算機的放置。3、計算機在使用中的保密。 35、文房四寶主要指的是什么？即紙、墨、筆、硯四種書寫文具。 答：什么是硬筆書法硬筆書法是指用鋼筆、彩色水筆、圓珠筆、鉛筆等硬尖書寫工具書寫漢字的方法。 36、校對的主要方法有哪幾種： 答：一是對校法；二是折校法；三是 讀校法

51、。 37、人的能力大致可分為哪兩種 答：一是自然的能力，二是人的特有能力。 一般說來，科學能力結構的基本要素：有觀察能力、記憶能力、思維能力、想象能力、實際操作能力、管理能力等。 38、什么是創造性思維？ 答：創造性思維主要是指對客觀事物之間的聯系所進行的新探索，并能創造出新的思維形態。 39、你怎樣認識靈感？ 答：有人認為，靈感是指一切創造性活動過程的某種創造力極為高漲的狀態，不僅有突發性、創造性，而且還以創造者頑強意志、熱情以及高效率的勞動為特征。一般地說，當靈感產生時，總是以一系列的邏輯思維為前提的。靈感的產生有隨機性、瞬時性。只有通過艱苦勞動才能獲得到，沒有對某一個問題長久地思索，靈感

52、是不會突然降臨的。一、單選題： 1、秘書工作的作用有5條，其中“負責承上啟下、文件吞吐、信息集散、決策下達、內外聯系”說的是以下哪一條？ A、助手作用。 B、參謀作用。 C、協調作用。 D、樞紐作用。 E、耳目作用。 2、“守口如瓶，滴水不漏，提高警惕，嚴肅紀律，切忌麻痹大意，掉以輕心。”體現的是秘書工作的哪一條原則？ A、準確。 B、迅速。 C、保密。 D、求實。 3、秘書工作的職業道德第一條是： A、忠誠老實，實事求是。 B、克己為公，不謀私利。 C、謙虛謹慎，埋頭苦干。 D、嚴格遵守紀律，勇于自我批評。 4、調查研究的注意事項，其中是重要的一項，即首要的一項是： A、要有正確的態度和方法

53、。 B、謙虛謹慎，模范地執行黨的方針、政策。 C、調查研究要深入。 D、堅持實事求是。 5、秘書工作利用信息的作用，主要表現在： A、熟悉情況，提高辦事效率。 B、便于宣傳，為搞好秘書工作服務。 C、知己知彼，“百戰不殆”。 D、為領導的科學決策提供依據。 6、文件在傳閱過程中，后邊閱批人的批示意見，需要向前邊已經作過批示的領導同志通報，這個“倒流”傳閱的過程稱為： A、分傳 B、直傳 C、橫傳 D、回傳 7、秘書部門在將收文中的辦件請有關部門辦理后，對承辦部門應適時催詢，使用事情及時得到辦理。這一個過程叫： A、查辦 B、請辦 C、催辦 D、督辦 8、催辦文件一般分為電話催辦、信函催辦和上門

54、催辦三種方式。目前最方便的一種催辦方式是： A、電子郵件催辦 B、信函快件催辦 C、電話催辦 D、驅車前往催辦 9、兩個及兩個以上機關聯名行文，須經各聯名機關的領導同志聯名簽署，聯名簽署文件的過程稱作： A、簽發 B、送審 C、簽名 D、會簽 10、有時密級，是重要的國家秘密，即國家秘密的核心部分，一旦泄露，就會使國家遭受特別嚴重的損害。我們把這種密級稱為： A、神密 B、機密 C、奧密 D、秘密 E、絕密 11、接聽電話時，如果一個電話未完又來一個電話，你應選擇哪種處理方式： A、把先接的這個電話接完了，再去接聽另一個電話 B、接起另一個電話，視電話內容的緊急情況，讓緊急的一方先講，同時禮貌

55、地請另一方稍等或讓他過一會再打過來，或主動給他打過去 C、把后打來的電話拿起，告訴他（她）你正在接電話，叫他（她）選等一會兒 D、 12、在接聽電話時，如果對方喋喋不休，廢話連篇，你怎樣處理？ A、立即把電話掛斷 B、“您煩不煩，啰啰嗦嗦”，先教訓他，再把電話掛斷 C、“請問您還有別的事嗎？”或者“對不起，我還有急事要辦。”再掛斷電話 13、如果別人打錯電話，你怎樣處理？ A、訓斥他（她）一頓，然后掛斷電話 B、“您打錯了或我們這里沒有您要找的人”，如果您單位不保密的講，可告訴對方單位名或電話，以便對方糾正 C、“神經病，你搞清楚了再打好不好！？” 14、硬筆書法： A、是指用鋼筆、彩色水筆、

56、圓珠筆、鉛筆等硬尖書寫工具書寫漢字的方法 B、是指用鋼筆書寫漢字的方法 C、是指用鋼筆和圓珠筆書寫漢字的方法 15、校對工作： A、是文件印制過程中一道必不可少的工序 B、如果是用電腦打印出來的資料，可校對，也可不校對 C、就是要讓打印稿和手寫稿一模一樣 16、讀校法： A、就是自己一邊朗讀，一邊看稿校對 B、是由二人合作，一個朗讀原稿，一人看校樣 17、靜電復印機就是： A、不帶高壓電的復印機 B、完全使用110伏電源的復印機 C、利用靜電原理進行復印的機器 18、傳真機是： A、現代化通信的一種最重要的手段 B、是流傳也久的運用最廣泛的通信設備 C、是利用電話線路傳輸數字信號，使接收者獲得

57、文字圖像和傳真信息副本的通信方式 19、決策： A、就是我們臨時作出的決定 B、就是我們經思考后作用的決定 C、是為解決眼前或將來可能發生的問題，選擇最佳方案的一種過程 二、多選題： 1、秘書部門的職能和工作特點是： A、綜合性 B、輔助性 C、門面性 D、機要性 E、獨立性 2、秘書工作的主要內容有11條，其中前三條是： A、出差到外地進行考查 B、進行檔案的管理 C、辦理會務 D、撰擬文稿 E、處理電文 3、秘書工作的“三服務”具體主要指哪三服務？ A、為所有領導服務 B、為人民政府服務 C、為直接領導服務 D、為與本系統有關的部門及其成員服務 E、為廣大人民群眾服務 4、秘書工作有四條原

58、則，它們是： A、服務 B、準確 C、迅速 D、求實 E、保密 5、秘書工作者的政治素質，應努力做到以下方面： A、堅決擁護中國共產黨的領導 B、具有較高的理論水平 C、具有較強的法律意識和政策觀念 D、生活上刻苦，學習上努力 E、具有全心全意為人民服務的思想 F、嚴于律己，遵守紀律 6、秘書工作者應該具備哪些基礎知識？ A、環保知識 B、法律知識 C、基礎知識 D、社會知識 E、專業知識 F、業務知識 G、輔助知識 7、秘書人員應具備的能力概括地說有9條，請你從以下指出其中的三條： A、飲酒陪客的能力 B、娛樂、向導的能力 C、調查研究能力 D、文字表達能力 E、組織協調能力 F、救助他人的

59、能力 8、要進行調查研究，就要準備調查計劃，請選出調查計劃的四個內容？ A、指導思想 B、旅差費及行禮準備 C、調查內容、對象及方法 D、調查時間、路線 E、注意事項 F、帶好洗漱工具 9、現代秘書部門信息工作應遵循哪兩條原則？ A、全面服務 B、實事求是。不夸大縮小，既報喜，又報憂 C、及時準確，內容全面 D、圖文并茂，形象生動 10、秘書值班的意義： A、是反映單位面貌的窗口 B、是存放物品，收發信件，分發報刊的服務機構 C、是上傳下達，傳遞信息的樞紐 D、是貫徹和執行領導決策，協調各部門關系的重要環節 E、是單位安全保衛的先鋒 11、值班工作電話記錄五要素是什么？ A、打開記錄本和筆 B

60、、記錄要字跡清楚，內容完整 C、來電時間 D、來電單位、姓名及職務、電話號碼等 E、來電內容 F、領導批示和處理意見 G、接電話記錄人 12、簽收是文件運轉過程中的環節之一，它包含哪兩層意思？ A、發送 B、保管 C、收到 D、簽名 13、時限，是構成公文的項目之一，亦稱急緩程序。一般分為： A、十分火急 B、特快專遞 C、急（平急） D、加急 E、特急 14、密級，是構成公文的項目之一。指文件（電報）資料的秘密程序的等級，一般分為哪三級？ A、保密 B、泄密 C、秘密 D、機密 E、絕密 15、立卷，就是將處理完畢并具有查考保存價值的零散文件，依其形成過程中的聯系，分門別類地組成案卷。請列舉