1、PAGE xxxx購物廣場有限公司內部控制系列文件 020108應付賬款管理xx 版批 準： xx-04-01 發布 xx-04-01 實施xxxx購物廣場有限公司1.0目的本程序規定公司在處理應付賬款入賬、調賬、核銷、對賬等方面的管理要求，旨在規范應付賬款管理工作，努力維護對外信譽，防范企業處理應付賬款業務過程中的潛在經營風險。2.0制度要求2.1應付賬款管理程序2.1.1財務部負責制定應付賬款管理程序。2.1.2財務部負責應付賬款管理工作，各部門協助管理。2.1.3統括部應當與財務部、 內控人員共同組織對企業的統括部人員、 營運人員、招商部人員、 財務部全體會計人員和建設工程部人員等相關部

2、門人員進行應付賬款管理程序的學習和培訓。2.1.4 統括部、營運部、招商部、建設工程部的業務相關人員、財務部業務主管人員必須參加應付賬款管理培訓，培訓后視情況對參加培訓人員進行考核。2.1.5 財務總監負責應付賬款的日常監督管理；內控人員負責對各部門執行應付賬款管理情況進行定期或不定期檢查。2.2應付賬款入賬2.2.1財務部和統括部、營運部、招商部、建設工程部應當對所有錄入供應商名單的供應商建立統一代碼并通知各相關部門備案。2.2.2 供應商應付賬款入賬程序：業務人員先核對供應商發票與附件相符后，交財務部業務主管會計審核；增值稅發票必須發票聯與抵扣聯齊全，并注意抵扣聯的票面工整。財務部會計應當

3、對采購訂單、供應商發票、檢驗入庫單（驗收報告）進行審核，這就是通常所說的“三單符合”審核；會計在審核當中應當注意：開具發票的抬頭、稅號、商品名稱、數量、金額及出票單位名稱是否與采購合同及入庫單中的信息一致，如單位有更名、重組等情況，應出具正式公函才可入賬；審核時發現不符或不完全相符的項目時，應立即通知相關職能部門。業務經辦部門應及時與供應商聯系處理。財務部會計應同時將所有三單不符的情況記錄下來，每月跟蹤并向財務部長新增內容，考慮財務部長負責日常業務，要及時了解業務信息和財務總監匯報；審核人員應當關注三單不符情況的處理，并對此進行抽查。對在“三單符合”審核中多開票、重開票的供應商，財務部和業務經

4、辦部門應提出警告，情節嚴重的，要考慮給予處罰或列入黑名單；會計在“三單符合”審核無誤后，制作記賬憑證并按照會計復核、批準程序入賬；有關部門對合同、訂單的修改原件，應及時傳遞到財務部。2.2.3暫估入賬程序：對于存貨已入庫，財務尚未收到發票的，月底應予以暫估入賬：各倉庫月底應根據發票未到的入庫單的“發票聯”，編制暫估匯總表，交財務審核入賬；財務復核各倉庫暫估匯總表與入庫單“發票聯”，復核無誤，作暫估入賬憑證；次月初，財務可將暫估入賬憑證沖回，到月底時再按實際未收到發票的入庫單作下月的暫估入賬；對作了暫估入賬次月發票仍未到的，財務部主管人員應及時與相關職能部門有關人員聯系，敦促其向供貨商索取發票。

5、2.3應付賬款調賬2.3.1對任何供應商應付賬款的調整必須有充分的依據并經部門負責人及財務部和總經理的書面批準。調賬依據和授權批準簽字應附在相應的調整憑證后。2.3.2供應商提出供應商名稱更改時，必須要求其提供全部合法名稱變更資料，包括相關合同權利義務轉移的證明材料，及品牌新的授權書等，經公司招商合同審批人員批準后遞交財務部，財務人員方可對相應的名稱進行修改。由于公司內部原因導致的應付賬款供應商名稱串戶時，也必須經過嚴格審查并經部門負責人及財務部長和新增內容，考慮財務部長負責日常工作，需及時了解業務財務總監簽字后方可辦理調賬手續。2.3.3當供應商提出需要幾方對沖調賬要求時，供應商之間必須簽署

6、相互調賬合同(或協議)或對調賬事宜做出書面承諾，經業務經辦部門負責人審核后，將所有資料報送財務部復核，無誤后報財務部長新增內容，考慮財務部長負責日常工作，需要了解業務、財務總監和總經理審批。2.3.4供應商之間的重大調賬合同(或協議)，應當經過法律顧問的審核，并提出法律意見。確實沒有法律后果后方可辦理調賬手續。2.3.5對于已經進入黑名單，并凍結付款的供應商，在業務經辦部門和財務部辦理調賬手續前，必須按授權要求得到財務部長和新增內容，考慮財務部長負責日常工作，需要了解業務財務總監的批準。2.4應付賬款賬齡分析2.4.1 財務部每季度出具應付賬款賬齡報告（內容應包括但不限于附表應付賬款賬齡分析表

7、），并提供相關部門。對超過兩個月的有借方余額的應付賬款，財務部應向相關部了解相關業務情況進行分析后，向財務總監和總經理作書面匯報，以采取合適的處理措施。2.4.2 每季度財務部根據應付賬款的賬齡表，分析資金安排和使用的合理性。2.5對賬2.5.1財務部和業務經辦部門在處理供應商發來的對賬單時，應當保持高度的謹慎，對發現的差異，財務部應立即通知相關職能部門。各相關職能部門應及時與供應商聯系，并在與供應商確認一致后申報財務部，財務部應將根據業務部的申請調整應付賬款，并將調整項目、數額、原因以及原始單據都記錄或保存下來，每季度整理并向財務總監匯報。2.5.2財務部主辦會計負責核對供應商或供應商的審計

8、師發來的對賬單。財務部主辦會計在確認供應商對賬單前，必須進行全面核對并經財務部長及業務相關負責人簽字批準后方可簽字蓋章。發現存在重大差異時，不得簽字蓋章。2.5.3財務部應當建立獨立的供應商對賬單檔案，統一保存所有的供應商對賬資料。未經授權人員批準，非財務部人員、內控人員及審計人員不得查閱和復印。3.0流程圖（另附）4.0政策4.l公司全體人員都應當將維護本公司商業信譽作為管理應付賬款的重要因素加以考慮。維護本公司商業信譽是每位應付賬款管理者的責任。4.2所有調賬必須根據調賬內容獲得財務部長和財務總監書面批準后方可進行。 4.3為防止出現串戶差錯，各企業必須按照計算機管理要求，建立供應商代碼。4.4在沒有獲得書面依據并且未經財務部長和財務總監批準前，任何人不得擅自修改和調整應付賬款的各項記錄。4.5未經財務部長和財務總監批準，供應商業務人員不得到財務部查閱其應付賬款記錄，更不許查閱其他供應商的付款情況。4.6各職能部門業務經辦人員和財務部業務人員不得利用控制供應商應付賬款入賬的權