1、大學聲像檔案管理方法聲像檔案是學校檔案的一個重要組成局部，它具有客 觀、形象和真實的特點，能生動、具體地再現學校教學、科 研、管理等方面工作成果，真實記錄學校各個時期開展的面 貌。和其它文字、圖紙、實物檔案一樣，聲像檔案具有現實 的查證作用，對學校歷史的研究具有重要的參考利用價值， 是學校重要檔案資料和珍貴財富。為加強對我校聲像檔案材 料的形成、積累、歸檔工作的管理，更好地開發利用聲像檔 案信息資源，有效地服務于學校各項工作，特制定本方法。第一章基本原那么第一條 凡在學校各項工作中直接形成并反映學校教 育活動和歷史開展，具有保存利用價值的各種聲像載體（照 片、底片、幻燈片、投影反轉片、錄音帶、

2、錄像帶、光盤、 磁盤、縮微膠片等）和配套文字材料，均屬聲像檔案。第二條聲像檔案是學校財富之一，其版權屬于學校， 必須歸檔。第三條聲像檔案必須遵循聲像載體的特點和規律進 行特殊整理和特殊管理。形成聲像檔案的各部門，要按要求 做好收集、整理、歸檔工作，確保檔案的完整、準確、系統 和平安。對聲像載體材料數量大、利用率高的部門可設立聲 像檔案分室。其他部門的聲像檔案必須移交檔案館實行集中 統一管理。第四條 聲像檔案材料的形成、積累、歸檔是各部門的 工作職責之一。各部門要根據聲像檔案的特點，把此項工作 納入到管理制度中，堅持“三納入”、“四同步”的原那么， 大力開發信息資源，為提高我校教學、科研和管理工

3、作水平 服務。第五條聲像檔案工作應列入學校的開展計劃，在經 費、庫房設備和人員配備等工作條件上予以保證。第二章歸檔范圍第六條黨政活動類：1、歷屆黨代會、團代會、學代會、教代會、工代會、 人民代表選舉及黨政部門召開的重大會議。包括：開幕和閉 幕式、領導講話、代表發言、會議活動等各種聲像材料。2、校慶、教師節、重大紀念和慶祝活動、英模報告會、 重要的檢查、驗收、評估等活動的聲像材料。3、建校以來主要領導任職期間的工作照、參加教學、 科研等項活動的聲像材料。4、省級以上黨政領導和社會知名人士來校活動場面（包 括視察、參觀、慰問、座談、題字、題詞），國內有影響的 教授、專家學者來訪活動的聲像材料。5、

4、校內各群眾團體的重大活動，各民主黨派、港澳臺 同胞、歸國華僑等重要活動，以及學校授予校外人員名譽職 務、稱號的聲像材料。6、其它具有保存價值的聲像材料。第七條教學類：1、開學典禮、畢業典禮、領導和來賓講話、師生代表 發言等活動場面的聲像材料。2、各學院專科生、本科生、碩士生、博士生畢業合影 照片，優秀畢業生照片。3、知名教授和專家講課、學生聽課、論文辯論、實驗、 電化教學等聲像材料。4、有關學生實習、軍訓、社會調查、野外考察、社會 實踐、參加各種競賽等活動的聲像材料。5、優秀教學獎、優秀教材獎評選及發獎大會場面的聲 像材料。6、其它具有保存價值的聲像材料。第八條科研學術活動類：1、重大科技成果

5、、科技交流、獲國家級獎勵的科研項 目照片，科研成果評選及領獎儀式的場面，重點、大型科研 課題評審、鑒定會場面的聲像材料。2、召開的國際性學術會議場面的聲像材料。著名專家 來校作學術報告的聲像材料。3、學校組織的全國性、全省性學術活動。學術年會（科 技報告會）包括：大會開幕、閉幕式，大會發言、著名學者報告，本校專家學者參加國內外重大學術活動等聲像材料。4、參加省部級以上科技成果展覽的聲像材料及重大單項科技成果代表性聲像材料。5、其它具有保存價值的聲像材料。第九條外事活動類：1、本校與國外學校、團體簽訂聯合辦學協議、備忘錄、 合同場面的聲像材料。2、外國領導人、友好人士以及外國代表團來校參觀訪 問

6、和外籍人士贈送禮品的照片及其它聲像材料。3、外籍學生、教師、工作人員在校學習、生活、工作 的聲像材料。4、學校領導及專家學者接待外賓、出國訪問、講學、 進修、生活等活動的聲像材料。5、其它具有保存價值的聲像材料。第十條 產品、儀器設備類：1、本校研制、試制、生產的產品樣照和使用情況方面 的聲像材料。2、價值10萬元以上的重大儀器設備的樣照和安裝調試 運行照。第十一條體育類：1、歷屆運動會開幕式、閉幕式、領導講話、運發動比 賽場面的聲像材料。2、學校承辦和主辦的國際、國內賽事及比賽場面的聲像材料。3、運動隊訓練、比賽、學生課余體育活動等場面的聲 像材料。4、兄弟院校來訪、表演、比賽等場面的聲像材

7、料。第十二條藝術類：1、學校師生員工創作的藝術作品照片，在各種報刊雜 志上所發表的作品材料照片。2、舉辦書畫展場面的聲像材料。3、各種音樂團體來校演出，本校文藝團體演出劇照、 演員合影等聲像材料。第十三條校園建設類：1、學校各個時期的校園環境。包括：校門、校牌、教 學樓大樓、實驗室、校園風光及學校重要的石碑、牌匾、塑 像等聲像材料。2、學校重大工程的開工、奠基、落成典禮和學校建設 規劃、模型等聲像材料。第十四條獲獎類：1、教學活動、科研成果、學校產品等方面獲得的獎狀 及獎品照片。2、獲省部級以上先進集體、勞動模范、獎章及獎品等 照片。3、中央、省、市電臺介紹和采訪學校教授、學者的聲像材料。4、

8、上級單位發來的賀電、賀信、學校獲得的各類獎旗、 獎杯、獎品、禮品等照片。第十五條人物類：1、歷任黨委書記、校長及名人錄的聲像材料。2、有關院士、博士生導師等名人聲像材料。3、國內外知名校友返校活動、捐贈儀式等聲像材料。第十六條 學校發生的重大事故、突發性事件和救災搶 險場面等聲像材料。以上各類歸檔材料，包括照片、底片、錄音帶、錄像帶、 磁盤、幻燈片、縮微膠片、光盤等。第三章歸檔部門和歸檔要求第十七條 凡能形成聲像材料的部門，均為歸檔部門。 現代教育中心設立檔案館聲像檔案分室，業務上接受檔案館 的指導，每年定期向檔案館呈報聲像檔案總目錄。各歸檔部 門的照片檔案可隨交隨歸，也可在次年的六月底以前移

9、交上 一年的全部照片。其他聲像載體方面的材料，在完成創作后 二個月內向檔案館辦理移交手續。第十八條院系畢業生合影（照片、底片、名單）于每 年暑假前移交檔案館，院、系重大活動照片，可在活動結束 后隨時移交。第十九條學校重大活動聲像檔案，應在活動結束后一 個月內向檔案館辦理移交手續。第二十條 凡屬個人拍攝或錄制的能反映學校面貌并 具有參考價值的聲像載體材料，向檔案館歸檔者，一經采用, 學校將給予適當補償。第二十一條歸檔的聲像材料必須是原版、原件，而且 要求圖像清楚，并加以必要的文字說明（包括內容、時間、 地點、人物和制作者）。歸檔時，材料形成單位應準確填寫 交接目錄單，一式二份，由交接雙方簽字后，

10、各備一份。第二十二條歸檔單位應將聲像材料的收集、歸檔工作 納入各部門的職責范圍，部門專（兼）職檔案員應在部門分管 檔案工作負責人領導下，做好聲像檔案的平時積累工作，收 集本部門形成的聲像檔案材料，攝錄人員在材料完成后應按 規定時間向檔案館歸檔，任何部門和個人不得據為已有。第四章聲像檔案的管理第二十三條 聲像檔案按大學各類檔案工作規范進 行分類、編目、編制檔號和排架。第二十四條 聲像檔案庫房應保證恒溫、恒濕，防止磁 場干擾，保持清潔，要特別注意防火，定期檢查庫房的“八 防”，發現問題及時補救。第二十五條聲像檔案的保管期限與相應文字材料的 保管期限應一致，需永久、長期保管的聲像材料，在保管一 定時間后，應轉錄復制，母帶（片）與復制帶（片）保管方法亦 應一致，必須專柜保管，并特別標明。第二十六條 歸檔保存的聲像檔案，任何人不得私自移 出、清洗、清磁和涂改，銷毀聲像檔案必須經過鑒定，征得 歸檔單位同意，報經主管領導審批，登記造冊。第五章開發利用第二十七條 檔案館應編制聲像檔案目錄、計算機檢索 工具，為利用者