1、-. z.*股份*內(nèi)部控制合規(guī)工作文件業(yè)務(wù)流程：2.采購合規(guī)工作年度: 截至YYYY年MM月DD日目錄流程信息3流程概覽3相關(guān)部門與責(zé)任4審批權(quán)限5關(guān)鍵文檔5內(nèi)部控制政策及原則6內(nèi)部控制程序控制目標(biāo)清單控制程序2.1 供給商管理2.2預(yù)算編制2.3請購與審批2.4采購與驗收 采購 驗收 入賬2.5 付款2.6 預(yù)付賬款及應(yīng)付賬款管理2.7 不相容職責(zé)別離流程信息A1流程概覽A1.1 目的加強對采購業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制，規(guī)*請購與審批、采購與驗收、付款等行為，防*采購過程中的過失和舞弊，保證采購業(yè)務(wù)合法、合規(guī)、有序的開展及在財務(wù)報表中反映的完整性與準(zhǔn)確性。A1.2 適用*圍采購業(yè)務(wù)政策及原則適用于本公

2、司集團內(nèi)部各公司，包括總部及各子公司；各公司可在此管理政策及原則下制訂各自具體的采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制程序。A1.3 定義與分類本文件中所稱采購，主要是指公司外購商品并支付價款的行為。外購商品包括原材料、包裝物、工程物資、低值易耗品等，但不包括固定資產(chǎn)、無形資產(chǎn)等資本性支出的采購。外購存貨按照采購本錢進展初始計量，采購本錢包括購置價款、相關(guān)稅費、運輸費、裝卸費、保險費以及其他可歸屬于存貨采購本錢的費用。A1.4 流程*圍本流程主要描述了本公司對采購業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制環(huán)節(jié)，包括供給商的管理、請購與審批、采購、驗收、入賬、預(yù)付賬款及應(yīng)付賬款管理等。由于工程物資、低值易耗品的采購流程與存貨非常類似。因此，本流

3、程同樣適用于這些商品的對外采購業(yè)務(wù)。固定資產(chǎn)、無形資產(chǎn)等資本性支出的采購政策及原則請參見其對應(yīng)流程。公司外購效勞并支付價款的控制，可以參照本流程的規(guī)定執(zhí)行。本流程所描述的供給商管理的內(nèi)部控制環(huán)節(jié)，適用于公司所有的供給商，包括存貨供給商、固定資產(chǎn)供給商、無形資產(chǎn)供給商、效勞供給商等。以下與本流程相關(guān)的內(nèi)部控制環(huán)節(jié)，在以下相關(guān)流程中有詳盡的指引，本流程將不作詳細描述：子流程控制活動相關(guān)流程2.2 預(yù)算編制P編制采購預(yù)算0 預(yù)算2.4采購與驗收P.3簽訂采購合同1 合同協(xié)議2.4 采購與驗收P.3存貨管理3存貨與本錢2.4 采購與驗收P.1采購發(fā)票管理19稅項2.5 付款P 采購付款申請、審批與支付

4、20資金A2. 相關(guān)部門與責(zé)任采購部采購管理與執(zhí)行部門參與合格供給商的評審、選擇和定期審查；編制采購預(yù)算和采購方案。根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營方案，編制與其相匹配的合理的采購方案，統(tǒng)籌安排采購； 進展采購業(yè)務(wù)的預(yù)算管理。對請購部門提出的采購申請進展審核，確保嚴(yán)格執(zhí)行采購預(yù)算。對于超預(yù)算和預(yù)算外采購工程，要求請購部門遵照預(yù)算外審批程序進展審批；執(zhí)行采購。嚴(yán)格按照公司的規(guī)定進展供給商選擇、詢價議價定價、發(fā)出采購訂單、簽訂采購合同、跟蹤采購訂單執(zhí)行進度等；參與來貨驗收。確保來貨正確，及時處理驗收過程中出現(xiàn)的異常情況；辦理采購付款。對采購合同協(xié)議約定的付款條件以及采購發(fā)票、結(jié)算憑證、檢驗報告、計量報告和驗收證明

5、等相關(guān)憑證的真實性、完整性、合法性及合規(guī)性進展嚴(yán)格審核，并提交付款申請。倉庫存貨實物管理部門參與合格供給商的定期審查；實物管理。按照存貨類別分別設(shè)立倉庫和倉庫保管員進展管理，確保實物平安；組織驗收。根據(jù)公司驗收制度和經(jīng)批準(zhǔn)的訂單、合同協(xié)議等采購文件，由倉庫保管員會同其他驗收人員對采購存貨的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量和其他相關(guān)內(nèi)容進展驗收，出具檢驗報告、計量報告和驗收證明；臺賬記錄。按照存貨類別，建立存貨臺賬，及時、準(zhǔn)確地進展存貨的采購入庫記錄。財務(wù)部參與合格供給商的評審、選擇和定期審查；對采購合同中關(guān)于付款、結(jié)算、發(fā)票等財務(wù)條款進展審核；與倉庫核對采購到貨情況，確保采購到貨完整、準(zhǔn)確入賬；審核、辦

6、理采購付款。對采購部門提出的采購申請進展審核，確保其審批手續(xù)齊全、付款申請真實合理，防止重復(fù)付款；采購業(yè)務(wù)的財務(wù)核算工作。確保采購業(yè)務(wù)相關(guān)賬務(wù)的完整性、準(zhǔn)確性和及時性；定期與供給商核對應(yīng)付賬款、應(yīng)付票據(jù)、預(yù)付賬款等往來款項。如有不符，查明原因，及時處理；定期對應(yīng)付賬款、預(yù)付賬款進展賬齡分析，對異常情況做進一步的調(diào)查和處理。質(zhì)量部合格供給商的管理。編制并更新合格供給商清單，保管合格供給商資料；組織各部門進展合格供給商的評審、選擇和定期審查；對采購合同中的質(zhì)量、售后等條款進展審核；按照公司規(guī)定對采購商品的質(zhì)量進展檢查和化驗，確保其符合公司的質(zhì)量要求。A3. 審批權(quán)限采購流程各環(huán)節(jié)的審批權(quán)限如下：類

7、別權(quán)限*圍審批人合格供給商的選擇n/a采購部經(jīng)理-質(zhì)量部經(jīng)理-財務(wù)部經(jīng)理-采購副總合格供給商審查與評估的結(jié)果n/a采購副總-生產(chǎn)副總-財務(wù)總監(jiān)-總經(jīng)理采購方案n/a采購副總-生產(chǎn)副總-財務(wù)總監(jiān)-總經(jīng)理采購申請方案內(nèi)n/a請購部門經(jīng)理-采購部經(jīng)理采購申請方案外n/a采購部經(jīng)理-采購副總-生產(chǎn)副總-總經(jīng)理采購價格采購限價以內(nèi)n/a采購部經(jīng)理采購價格超出采購限價超出采購限價%超出采購限價%采購部經(jīng)理采購部經(jīng)理-采購副總采購訂單n/a采購部經(jīng)理A4關(guān)鍵文檔文檔名編制者關(guān)鍵內(nèi)容單據(jù)聯(lián)次合格供給商評審表采購員備選供給商的根本信息、合格供給商的審批意見一份，質(zhì)量部保管合格供給商清單供給商管理員經(jīng)過評審被納入

8、合格供給商的供給商信息以及對應(yīng)的采購物品的名稱和采購限價一份，質(zhì)量部保管供給商考核表季度采購部經(jīng)理、質(zhì)量部經(jīng)理合格供給商的供貨質(zhì)量、交貨及時性、售后效勞、付款條件、提供發(fā)票、信用等級、企業(yè)經(jīng)營狀況等方面考核情況記錄一份，質(zhì)量部保管供給商審查報告年度采購部經(jīng)理、質(zhì)量部經(jīng)理對合格供給商進展年度綜合評價結(jié)果以及審批意見一份，質(zhì)量部保管采購預(yù)算采購部經(jīng)理年度采購總體預(yù)算，含各類貨物的采購數(shù)量、金額等數(shù)份，相關(guān)人員保管采購方案采購部經(jīng)理每月方案對外采購的物料數(shù)量、品種等信息數(shù)份，采購部、各請購部門等各保管一份采購申請表請購部門請購部門的采購需求，含名稱、數(shù)規(guī)格等信息兩聯(lián)，請購部門、采購部各留存一聯(lián)詢價單

9、采購員采購貨物名稱、數(shù)量、備選供給商、供給商報價等一聯(lián)，采購部留存采購訂單采購員供給商名稱、采購貨物名稱、數(shù)量、單價、交貨日期、質(zhì)量條款、付款條款等兩聯(lián)，采購部、倉庫各留存一聯(lián)采購合同采購員與供給商就采購相關(guān)事宜簽訂的書面協(xié)議采購貨物名稱、數(shù)量、單價、交貨日期、質(zhì)量條款、付款條款等一份，原件由行政部保管。采購部、財務(wù)部保管復(fù)印件。采購訂單跟蹤表采購部助理采購訂單根本信息、采購驗收、采購付款、采購發(fā)票等信息兩份，采購部、財務(wù)各保管一份送貨清單或驗收單驗收人采購貨物名稱、數(shù)量、供給商名稱、驗收日期、驗收人、驗收情況說明等兩聯(lián)，供給商、倉庫各留存一聯(lián)計量報告計量人員使用計量工具進展貨物數(shù)量計量的書面

10、記錄，含貨物的名稱、數(shù)量等兩份，供給商、倉庫各保管一份抽樣檢驗報告質(zhì)量部貨物名稱、供給商名稱、檢驗工程、檢驗結(jié)果、檢驗日期等兩聯(lián)，倉庫、質(zhì)量部各留存一聯(lián)材料入庫單倉庫保管員貨物名稱、數(shù)量、供給商名稱、入庫日期等三聯(lián)，采購部、財務(wù)部、倉庫各留存一聯(lián)倉庫臺賬倉庫保管員倉庫登記的存貨收、發(fā)、存明細賬，按存貨類別分別建賬一份，倉庫保管對賬單材料本錢會計供給商名稱、核對工程應(yīng)付賬款/預(yù)付賬款/應(yīng)付票據(jù)、對賬日期等兩份，財務(wù)部、供給商各保管一份應(yīng)付賬款賬齡分析表材料本錢會計應(yīng)付賬款余額、應(yīng)付賬款賬齡、特殊情況說明等一份，財務(wù)部保管預(yù)付賬款賬齡分析表材料本錢會計預(yù)付賬款余額、預(yù)付賬款賬齡、特殊情況說明等一份

11、，財務(wù)部保管內(nèi)部控制政策及原則B1.供給商管理公司所有的供給商必須通過公司供給商評審，獲得合格供給商資格。特殊情況下需要與非合格供給商發(fā)生業(yè)務(wù)，必須經(jīng)過總經(jīng)理書面批準(zhǔn)。長期、大額采購，原則上必須有三家及以上的合格供給商作為備選。公司應(yīng)對緊急、小額零星采購的*圍和供給商選擇做出明確規(guī)定，可指定固定供給商。公司客戶對產(chǎn)品原料的質(zhì)量、產(chǎn)地、廠家有特定要求的，可進展定向采購。采購部、生產(chǎn)部、財會部、倉庫、質(zhì)量部等相關(guān)部門應(yīng)共同對合格供給商業(yè)績進展季度考核和年度綜合評估。關(guān)注商品的質(zhì)量、價格、交貨及時性、付款條件及供給商的資質(zhì)、經(jīng)營狀況、信用等級等，及時發(fā)現(xiàn)與供給商合作中的問題。合格供給商清單應(yīng)根據(jù)考核

12、評估結(jié)果進展更新。質(zhì)量部應(yīng)指定專人進展供給商資料的保管和合格供給商清單的更新。B2.預(yù)算編制采購部門年末根據(jù)下一年的生產(chǎn)經(jīng)營方案、倉儲方案、銷售方案等進展采購預(yù)算的編制；預(yù)算需經(jīng)過公司的預(yù)算審批程序；采購預(yù)算包含在公司整體財務(wù)預(yù)算中。采購執(zhí)行事前預(yù)算控制原則，各部門應(yīng)按照審批后的預(yù)算提出采購需求，預(yù)算外的采購需求必須嚴(yán)格按照預(yù)算外審批權(quán)限和程序進展審批。B3.請購與審批公司采購實行歸口管理，指定采購部為統(tǒng)一采購部門，明確采購業(yè)務(wù)的審核批準(zhǔn)制度，辦理采購業(yè)務(wù)必須按照規(guī)定的權(quán)限和程序進展。采購職責(zé)權(quán)限應(yīng)當(dāng)盡量集中，以提高采購效率，堵塞管理漏洞，降低本錢和費用。公司采購部門應(yīng)考慮到企業(yè)需求、市場狀況

13、、行業(yè)特征、實際情況等因素。在年度采購預(yù)算的指導(dǎo)下，合理的統(tǒng)籌安排每月的采購方案。采購方案應(yīng)具有經(jīng)濟性和科學(xué)性，一方面滿足企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的需要，一方面盡可能降低庫存或?qū)崿F(xiàn)零庫存。采購方案由公司采購部統(tǒng)一編制，經(jīng)管理層審批后執(zhí)行。請購部門提出采購需求應(yīng)當(dāng)與公司的生產(chǎn)經(jīng)營方案相適應(yīng)，具有必要性和經(jīng)濟性。請購部門提出的采購需求，應(yīng)當(dāng)明確采購類別、質(zhì)量等級、規(guī)格、數(shù)量、相關(guān)要求和標(biāo)準(zhǔn)、到貨時間等。公司嚴(yán)格按照經(jīng)管理層批準(zhǔn)的采購方案和采購申請的審批權(quán)限規(guī)定進展采購申請的審批。方案內(nèi)采購申請經(jīng)采購部經(jīng)理審核后，即可由采購員進展采購。方案外采購申請應(yīng)按照公司規(guī)定執(zhí)行嚴(yán)格的審批程序。B4.采購與驗收企業(yè)應(yīng)建立明

14、確的采購方式確定、供給商選擇、采購價格確定、驗收程序及計量方法確保采購過程的透明化以及所購商品在數(shù)量和質(zhì)量方面符合采購要求。B4.1 采購采購部采購員應(yīng)從合格供給商清單中選擇供給商，并進展充分的比質(zhì)比價。采購部經(jīng)理根據(jù)詢價結(jié)果確定供給商。采購部經(jīng)理應(yīng)從公司利益出發(fā)，選擇出最適合的供給商。采購價格不得高于合同供給商清單中規(guī)定的采購限價。假設(shè)確實需要以高于采購限價的價格采購，則根據(jù)漲價的幅度，由采購部經(jīng)理及采購副總進展審查批準(zhǔn)。超出采購限價%以內(nèi)含，由采購部經(jīng)理批準(zhǔn)。超出采購限價%以上，由采購副總批準(zhǔn)。采購員及時、正確發(fā)出采購訂單，進展采購。采購部經(jīng)理需對此過程嚴(yán)格管理和監(jiān)控。采購業(yè)務(wù)簽訂采購合同

15、的，應(yīng)嚴(yán)格按照公司合同協(xié)議編制、審核和簽訂的程序進展。公司應(yīng)根據(jù)具體情況對辦理采購業(yè)務(wù)的人員定期進展崗位輪換，防*采購人員利用職權(quán)和工作便利收受商業(yè)賄賂、損害企業(yè)利益的風(fēng)險。B4.2 驗收供給商送交的貨物，倉庫應(yīng)會同采購部、請購部、質(zhì)量部等人員對貨物的數(shù)量和質(zhì)量進展嚴(yán)格的驗收，確保貨物的完整、正確無損失。防止出現(xiàn)貨物短缺，殘破，質(zhì)量不合格等情況出現(xiàn)。 倉庫應(yīng)對入庫做及時、正確的記錄。倉庫經(jīng)理需定期審核確保記錄的完整性和正確性。B4.3 入賬采購人員應(yīng)協(xié)助財務(wù)部門及時取得采購發(fā)票。采購發(fā)票直接郵寄到財務(wù)部；采購發(fā)票信息必須與采購訂單、入庫單相符，三單匹配以防止供給商開出的發(fā)票與實際采購不符。財務(wù)

16、部及時、正確地進展采購入賬。貨到票未到的存貨，應(yīng)在貨物收到的當(dāng)期暫估入賬。B5. 付款采購部應(yīng)按照采購訂單，采購合同以及采購執(zhí)行的進度，提出采購付款申請。采購部在辦理付款業(yè)務(wù)時，應(yīng)當(dāng)對采購合同協(xié)議約定的付款條件以及采購發(fā)票、結(jié)算憑證、檢驗報告、計量報告和驗收證明等相關(guān)憑證的真實性、完整性、合法性及合規(guī)性進展嚴(yán)格審核，并提交付款申請，財務(wù)部依據(jù)合同協(xié)議、發(fā)票等對付款申請進展復(fù)核后，提交公司規(guī)定的采購付款審批人進展審批，審批完成前方能辦理付款。原則上，公司不鼓勵采用預(yù)付款方式進展貨物結(jié)算。財務(wù)部應(yīng)加強對預(yù)付賬款的控制，預(yù)付賬款支付必須按照公司規(guī)定經(jīng)過嚴(yán)格的審批程序。財務(wù)部和采購部應(yīng)確保預(yù)付貨款的及時清理，減少預(yù)付貨款對公司資金的占用，加強預(yù)付貨款的平安性。B6. 預(yù)付賬款及應(yīng)付賬款管理應(yīng)付賬款余額、預(yù)付賬款余額、應(yīng)付票據(jù)余額的核對：內(nèi)部核對：財務(wù)部應(yīng)確保應(yīng)付賬款、預(yù)付賬款、應(yīng)付票據(jù)余額的完整、正確，每月與采購部進展適當(dāng)?shù)膶~。外部核對：對主要供給商、大額交易或頻繁交易供給商，通過發(fā)送對賬單的方式來核對應(yīng)付賬款、預(yù)付賬款、應(yīng)付票據(jù)等往來款項。預(yù)付及應(yīng)付賬款賬齡分析：財