1、科技檔案管理培訓課件2022/7/1112022/7/112引子工業企業分類試行規則十大類：黨群工作類、行政管理類、經營管理類、生產技術類、產品類、科學技術研究類、基本建設類、設備儀器類會計檔案類、干部職工檔案類附：聲像檔案類、榮譽檔案類2022/7/113學習內容科技檔案聲像檔案（簡介）榮譽檔案（簡介）2022/7/114學習目的了解科技檔案的分類方法，初步掌握科技檔案整理、組卷方法，以及聲像檔案、榮譽檔案的整理。2022/7/115科技檔案科技檔案簡介科技文件的收集歸檔科技檔案的整理2022/7/116第一章：科技檔案簡介科技檔案的定義科技檔案的種類科技檔案的特點科技檔案與科技資料的區別2

2、022/7/117一、科技檔案的定義科學技術檔案案卷構成的一般要求（GB/T11822-2008）中的定義：科技檔案:國家機構、社會組織及個人從事各項社會活動形成的 對國家、社會、本單位和個人具有保存價值的，應當歸檔保存的科技文件。 2022/7/118科技文件：記錄和反映科學研究、生產運營、項目建設和設備儀器運行、維護及其管理工作的文字、圖表、聲像等不同形式文件材料的總稱。2022/7/119科學技術檔案工作條例（國檔字【1980】474號文件發布）中的定義：科技檔案是指在自然科學研究、生產技術、基本建設（以下簡稱科研、生產、基建）等活動中形成的應當歸檔保存的圖紙、圖表、文字材料、計算材料、

3、照片、影片、錄像、錄音帶等科技文件材料。 2022/7/1110二、科技檔案的種類 以內容性質為標準分四類（常用）：1、基本建設檔案（基建檔案） 2、設備儀器檔案（設備檔案） 3、科學技術研究檔案（科研檔案） 4、生產技術檔案（產品檔案） 2022/7/1111三、科技檔案的特點 1、專業性2、成套性 3、現實性 4、復用性 2022/7/1112三、科技檔案與科技資料的區別 1、反映對象不同 2、來源不同 3、作用不同2022/7/1113第二章 科技文件的收集歸檔 科技文件的積累、收集措施歸檔范圍 歸檔要求 歸檔時間 歸檔份數 歸檔手續 2022/7/1114一、科技文件的積累、收集措施（

4、一）三列入、四同步、四參加、一把關制度1、三列入：列入科技工作程序，列入科技工作計劃管理，列入崗位責任制。2、四同步：科技檔案的收集工作與基建、生產、科研、設備管理活動實行“四同步管理”。 2022/7/11153、四參加：產品試制定型、科研成果鑒定、主要設備開箱、基建工程竣工驗收必須有檔案部門或人員參加。 4、一把關：把好外出人員帶回材料的收集關 2022/7/1116（二）重視關鍵和薄弱環節科技文件的積累、收集。 （三）運用經濟原則，加強對科技文件積累的監督管理。 （四）建立監督管理體系和提供物質條件。 2022/7/1117二、歸檔范圍 參見企業檔案整理制定。非科研、生產單位（一般機關）

5、的基建檔案參見建設部制定的建設工程文件歸檔整理規范（GB/T50328-2001）。2022/7/1118三、歸檔要求 1、歸檔的文件材料應為原件。 2、歸檔的文件材料內容必須齊全、完整、準確、系統。3、文件材料應采用耐久性強的書寫材料書寫。 4、文件材料應字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續完備。5、圖紙應折疊成A4（297210mm）幅面 2022/7/11196、復印、打印文件及照片的字跡、線條和影像的清晰及牢固程度應符合設備標定質量的要求。7、錄音、錄像文件應保證載體的有效性。8、長期儲存的電子文件應使用不可擦除型光盤。2022/7/1120四、歸檔時間 （一）基建檔案 1、工程

6、前期文件（依據性、基礎性文件）：工作完成后，一次性歸檔。 2、施工、監理、竣工文件：（1）規模小：竣工驗收后三個月內一次性立即歸檔。（2）規模大、周期長：可按單位、分部工程，通過單項驗收后歸檔。也可按階段，施工、竣工等不同階段歸檔。2022/7/1121（二）設備、儀器檔案大型設備應在設備、儀器安裝、調試成功，交付使用時歸檔，小型設備儀器開箱驗收時即可歸檔。 （三）科研檔案一般情況下：在研究結束并完成成果鑒定后歸檔。研究周期長的：可按階段歸檔或按年度歸檔。（四）產品、工藝檔案應在產品定型驗收、正式投產時歸檔，也可視周期長短分階段歸檔。2022/7/1122五、歸檔份數1、基建檔案一般不少于3套

7、。 2、其他檔案一般歸檔1套。 2022/7/1123六、歸檔手續 檔案交接時，應編制移交清單，一式兩份，交接雙方簽字、蓋章后方可交接。 2022/7/1124第三章 科技檔案的整理檔案整理一般要點： 學習理論、掌握標準、了解歷史、 結合鑒定、知曉邏輯、分析利用、 洞察背景、嚴格操作2022/7/1125科技檔案整理程序：收集 確定歸檔范圍 分類 組卷（1、分類、確定卷內文件 2、排列卷內文件3、擬寫案卷標題 4、復查定卷 5、編頁號6、填寫卷內文件目錄 7、填寫卷內備考表 8、填寫案卷封面9、案卷裝訂） 案卷排列與檔號編制 填寫卷盒、裝盒排架 編制檢索工具2022/7/1126第一節 科技檔

8、案的分類 一、科技檔案分類應遵循的原則排他性、同一性、效用性 二、科技檔案分類方案的編制要求 嚴整性、包容性、穩定性 2022/7/1127三、基建檔案分類法 1、“使用性質單項工程”分類法（見例1）2、“專業使用性質單項工程”分類法（見例2）3、“使用性質”分類法（見例4、例5）4、不分類直接組卷（見例6）5、綜合類的設置 2022/7/1128例1（1）2022/7/1129例1（2）2022/7/1130例22022/7/1131例32022/7/1132例42022/7/1133例5，例62022/7/11345、綜合類的設置 “綜合類”是在檔案含有橫跨同位類中兩個類目以上的內容，以致

9、任何一個類都包含不了時，才允許設“綜合類”。 2022/7/1135四、設備檔案分類法 1、“使用性質型號”分類法（見例1）2、“工序型號”分類法（見例2）3、“車間使用性質”分類法（見例3）4、“使用性質”分類法（見例4）5、不分類直接組卷（見例5） 2022/7/1136例12022/7/1137例22022/7/1138例32022/7/1139例42022/7/1140例52022/7/1141五、科研檔案分類法 1、“性質課題”分類法（見例1）2、 “專業課題”分類法（見例2） 2022/7/1142例12022/7/1143例22022/7/1144六、產品檔案分類法 1、“系列型

10、號”分類法（例1）2、“品種問題”分類法（例2） 2022/7/1145例12022/7/1146例22022/7/1147第二節 組 卷 一、組卷的含義 二、組卷的要求 三、組卷方法 四、組織案卷 2022/7/1148一、組卷的含義 組卷，就是把將辦理完畢的具有查考利用價值的的文件，按照其形成規律和有機聯系，根據一定的原則方法，以卷、冊、袋、盒等形式組成一個能夠表達一個相對獨立的概念的文件集合體案卷，以便于保管、保密和利用。 2022/7/1149二、組卷的要求 1、一卷就是一組有密切聯系的文件。2、每一卷都表達一個相對獨立的概念。 3、卷內文件數量適度，案卷外觀應力求整齊美觀。 4、案卷

11、內不應有重份文件。 5、價值（保管期限）大體相同。 2022/7/1150三、組卷方法 （一）基建檔案：以單項工程即某一建筑物為單位組卷 1、階段組卷法：即按準備（開工前階段）、監理、施工、竣工驗收這幾個階段組卷。2、問題組卷法：文字表格類，按問題（專業）組卷。如：立項審批、征地拆遷、勘察設計、招投標、原材料試驗、化驗單、工程質檢、隱蔽工程記錄等。3、專業組卷法：竣工圖類：按專業組卷。即建筑、結構、裝修（裝飾）、給排水、電氣、采暖、通風、燃氣等專業。4、子項組卷法：按單項工程組卷，即1個工程（建筑物）1卷，文字材料在前，圖紙在后。 2022/7/1151（二）設備檔案 1、大型設備按結構組卷

12、。2、普通設備儀器按單臺組卷 。3、小型設備儀器可酌情合并組卷。 4、設備維修中形成的科技文件單獨組卷，外購設備的隨機材料可以單獨組卷。 2022/7/1152（三）科研檔案 1、科研成果檔案a、大型課題：按課題的階段問題組卷。 b、小型課題：按單獨課題項目直接組卷。 2、科研論文：按年度或部門組卷。2022/7/1153（四）產品檔案 1、大型產品：按結構組卷 或按立項、設計等工作程序組卷2、小型產品：按系列或單個產品組卷 2022/7/1154四、組織案卷 1、分類、確定卷內文件 2、排列卷內文件3、擬寫案卷標題 4、復查定卷 5、編頁號6、填寫卷內文件目錄 7、填寫卷內備考表 8、填寫案

13、卷封面9、案卷裝訂 2022/7/1155第一、分類、確定卷內文件 這是我們實際整理工作中的第一項。根據我們的分類方案，按照一定的組卷方法，把零散的科技文件分類、確定到某一案卷。 2022/7/1156第二、排列卷內文件 （一）概念：卷內文件排列，就是按照文件的形成規律和必然聯系，系統的、有規則的進行排放，固定每份文件在卷內的恰當位置。2022/7/1157（二）排列方法 1、按階段（工作程序）排列 。2、卷內既有文字材料又有圖紙時，文字材料在前、圖紙在后。3、卷內純屬文字材料時，可參考文書檔案排列 。4、裝訂成本、印刷成冊的材料一般不拆散重新排列。 2022/7/1158第三、擬寫案卷標題

14、（一）基建檔案標題擬寫方法1、文字材料類：“三段式”：責任者 關于 問題 的 名稱例：鄭州市政府關于市電業局110千伏碧沙 責任者 問 題變電站征地的批復、會議紀要 名稱2022/7/11592、表格、圖紙材料類 （1）項目名稱+專業（子項或分部）+表格、圖紙名稱例1： 教學樓 給排水、電氣、門窗、裝飾分部 項目名稱 子項分部 工程質量評定表 表格名稱2022/7/11602、表格、圖紙材料類 （2）項目名稱+表格、圖紙名稱 例2：教學樓 （電氣） 竣工圖 項目名稱 專業 圖紙名稱例3：教學樓 隱蔽工程記錄 項目名稱 表格名稱2022/7/1161（二）設備檔案標題擬寫方法 型號+設備儀器名稱

15、+文件名稱例：XX型 B超儀 訂貨合同、合格證、 型號 名稱 文件名稱說明書、開箱單2022/7/1162第四、復查定卷 1、案卷組成是否合理，分類是否科學。2、卷內文件是否齊全完整準確。 3、卷內文件排列是否系統科學。4、案卷題名是否恰當。5、永久、長期保管的文件是否還有不耐久字跡，若有應及時復制。2022/7/1163第五、編制卷內文件頁號 根據案卷裝訂與不裝訂，編號有兩種方式，一個單位（一個項目）要統一。裝訂成卷：除空白頁（卷內文件目錄、案卷封面、封底）外，文字與圖紙逐一編號。印刷成冊已有頁號的文件自成一卷時也可不重新編號。位置：正面右下角，背面左下角。用鉛筆編寫阿拉伯數字或用號碼機打號

16、。 2022/7/1164不裝訂：以件為單位編寫頁號。在卷內目錄中登錄每份科技文件的總頁數。2022/7/1165第六、填寫卷內文件目錄 卷內科技文件目錄，是詳細登載卷內每份文件情況的表格材料，卷內文件目錄的構成項目有以下7項： 2022/7/1166第七、填寫卷內備考表 卷內備考表是介紹案卷情況以備查考的，其項目有：情況說明、立卷人、檢查人、立卷時間和互見號。 2022/7/1167例：2022/7/1168第八、填寫案卷封面 案卷封面是檔案的門面，要填寫清楚、整潔，要求盡可能打印案卷封面。科技檔案案卷封面有檔號、檔案館號、案卷題名、立卷單位、起止日期、保管期限、密級等項目組成。2022/7

17、/1169例1：2022/7/1170例2：2022/7/1171第九、案卷裝訂 （一）拆掉金屬物。 （二）科技檔案可采用裝訂和不裝訂兩種形式。 2022/7/11721、裝訂方法： （1）用棉線三孔一線（8字裝訂法）（2）圖紙折疊。a、要按A4圖紙大小折疊成手風琴式；b、卷內的圖紙左側要留出裝訂邊30mm；c、折疊圖紙時注意正面朝內，圖簽外露，以保護圖紙不受磨損并便于查看利用。（3）圖紙裝訂要加墊紙板并包脊背。 2022/7/11732、不裝訂 （1）卷內文字材料，要以份（件）為單位，用線裝訂。（2）卷內圖紙要折疊成手風琴式A4大小的統一幅面，不留裝訂邊。（3）卷內的每一件文字材料和每一張圖

18、紙，均在右上角空白處加蓋檔號章。 2022/7/1174圖紙的折疊12022/7/117522022/7/117632022/7/117742022/7/117852022/7/117962022/7/118072022/7/118182022/7/118292022/7/1183第三節 案卷的排列與編目 一、案卷排列與檔號編制 二、書寫卷盒（封面、脊背）、裝盒排架 三、編制檢案工具 2022/7/1184 一、案卷排列與檔號編制案卷全部裝訂完畢后，按照分類方案對科技檔案的分類體系，遵照從總到分、從大到小、從先到后的排列原則進行排列。案卷排列是編制檔號的基礎，因此，案卷排列與分類方案、檔號編制

19、以及柜架的排列，應該是四對應。2022/7/1185（一）案卷排列1、基建檔案：建設項目檔案，按依據性材料、基礎性材料、工程設計（初步設計、技術設計、施工圖設計）、工程施工、工程監理、竣工驗收、工程維護、工程改擴建等先后順序排列。2022/7/11862022/7/11872022/7/11882、設備檔案設備檔案按設備的依據性材料、外購設備開箱驗收（自制設備的設計、制造、驗收），設備安裝調試、隨機文件材料、設備運行、維護等順序排列。2022/7/11892022/7/1190（二）檔號編制檔號，是以字符形式賦予檔案實體的用以固定和反映檔案排列順序的一組代碼。檔號結構：分類號+案卷號 2022

20、/7/11911、分類號 分類號=代字+代碼：代字：一級類目用代字。關鍵字漢字拼音第一個字母的大寫。代碼：二級及二級以下類目用阿拉伯數字。 2022/7/11922、案卷號 案卷號：以最后一級類目每一小類為基準編流水號。 2022/7/1193例：基建檔案檔號編制2022/7/1194例：設備檔案檔號編制2022/7/11952022/7/1196二、書寫卷盒（封面、脊背）、裝盒排架可手寫或打印粘貼。脊背處“案卷題名”欄采用豎排版。一盒一卷。根據案卷厚薄選擇1-6cm不同厚度的盒子。排架從上到下、從左到右。2022/7/1197三、編制檢案工具科技檔案常用的是案卷目錄、總目錄。2022/7/1

21、198（一）案卷目錄 案卷目錄式樣如下：2022/7/1199（二）檔案總目錄打破大類中二級類目及以下類目（即小類）的類別界限，以歸檔時間的先后作為登記入冊的前后順序。以打破年度的大流水號為登記的順序號。2022/7/111002022/7/11101聲像檔案一、定義聲像檔案是指國家機構、社會組織以及個人在從事各種活動中形成的對國家和社會有保存價值的照片、底片、影片、唱片、錄音帶、錄像帶、光盤等不同材料為載體,以影像、聲音為主,并輔以文字說明的歷史記錄。 2022/7/11102二、特點形意結合，形象逼真 時間感、空間感強烈 易復制，原件與復制件難區分 2022/7/11103三、分類照片光盤錄像帶2022/7/11104四、收集范圍1、反映單位主要職能活動和工作成果的影音材料；2、領導人和著名人物參加有關重大活動的