1、XX公司費用管理及報銷辦法目 錄第一章 總則 第二章 費用管理內容第三章 費用報銷規定第四章 附則第一章 總則第一條 為加強XX公司(以下簡稱“公司”)費用管理，合理控制各項費用支出，規范費用報銷流程，特制定本辦法。第二條 各項費用支出均以公司批復的年度費用預算為依據，在預算范圍內開支。各部門負責人應做好費用項目的控制，避免出現超預算的情況。第三條 本辦法適用于XX公司各部門。第二章 費用管理內容第四條 費用管理分為日常費用和專項費用管理兩部分。第五條 日常費用主要包括：辦公費、業務招待費、交通燃料費、郵電通訊費、會議費、差旅費、修理費、書報資料費、禮品費等等。第六條 專項費用主要包括：出國費

2、、咨詢費、訴訟費、廣告費、審計費、贊助費、職工住房物業費及供暖費、職工教育經費、福利費、經濟補償金等。第三章 費用報銷規定第七條 費用報銷審批權限為完善內部控制，費用管理按照權限分級審批。費用報銷審批堅持“一支筆簽字”原則，需要授權的，須以書面正本授權書通知財務部，否則不予認可。（一）日常費用1. 個人預算內費用報銷審批權限：（1）部門副經理（含助理）級以下人員的費用報銷由部門經理（或主持）或其授權簽字人審批;（2）部門副經理（含助理）的費用報銷，由本人作為報銷人簽字，部門經理（或主持）簽字后報公司主管領導審批;（3）部門經理（或主持）的費用報銷，由本人作為報銷人簽字，公司主管領導審批;（4）

3、公司副總經理（含總經理助理）的費用報銷，由本人作為報銷人簽字，公司總經理或其授權人審批;（5）公司總經理的費用報銷，由本人作為報銷人簽字，公司財務總監審批。2.部門公共預算內費用報銷由部門經理（或主持）或其授權簽字人審批。3.公司公共預算內費用報銷由公司總經理或其授權人審批。4、超預算費用報銷須報公司總經理或授權人審批。（二）專項費用1.有專項請示報告的：經辦人員應提交經公司主管領導批準的專項請示報告，在核批的預算范圍內，由部門經理（或主持）或其授權人簽字報銷。2.無專項請示報告的：經辦人員憑有效合同、協議及經公司主管領導批準的費用報銷單報銷。第八條 費用報銷支付方式與報銷程序費用報銷的支付方

4、式以現金和支票支付為主。（一）現金支付1.以現金方式支付費用款，應在國家財經制度規定的現金支出范圍內，主要包括：個人勞務報酬；各種勞保、福利費用以及國家規定的對個人的其他支出；出差人員必須隨身攜帶的差旅費；結算起點（1000元）以下的零星支出；中國人民銀行確定需要支付現金的其他支出。2. 現金報銷時間為每周四、五。報銷人員應填妥報銷單，按上述第七條之審批權限簽批后交財務部，由相關會計人員審核并制作記賬憑證后交出納統一進行現金收付。3.借支現金，應填寫借款單，經部門經理（或主持）或其授權人、財務部經理或其授權人簽字后，到財務部辦理借款手續。報銷費用時，憑有效單據填寫費用報銷單，按上述第七條之審批

5、權限簽批后，到財務部辦理報銷手續，并在備注欄加以說明。4.借款人應及時辦理借款核銷手續（還款或報銷費用沖還借款），原則上不允許重復借款，前次借款未結清者，不得再次借款。（二）支票支付原則上，金額1000元人民幣及以上的支出款項須使用支票支付。1.經辦人員須填制支票領用單。日常費用的支票領用，由部門經理（或主持）或其授權人、財務部經理或其授權人簽字后，到財務部辦理領用手續。專項費用的支票領用，須另附主管領導批準的專項請示報告。2.支票領用后，只能用于支票領用單上寫明的用途，不得挪作他用。如因故未使用，經辦人員須于領用后兩日內將支票退回財務部。3.支票使用后，經辦人員須在三個工作日內將填妥并有效簽

6、字的費用報銷單送交財務部辦理報銷手續。因特殊情況不能在規定時間內報銷的，須及時向財務部說明。逾期不報銷的人員，財務部將定期公布，并不允許其所在部門領取新支票。第九條 費用報銷標準費用報銷須按照公司規定的標準報銷，超標準報銷費用的，應在報銷前經有效審批人的上級直接負責人或總經理及授權人批準。業務招待費：指與業務有關的宴請費和禮品支出。宴請客戶無特殊理由不得去豪華飯店，公司領導級一次宴請金額原則上不超過2000元且人均標準不超過200元，部門經理級一次宴請金額原則上不超過1000元且人均標準不超過150元，其他人員一次宴請原則上不超過500元且人均標準不超過100元。凡一次消費超過規定限額及標準的

7、，應按分級審批權限，報上一級領導審批，嚴禁將同一招待活動發生的費用拆分后分次報銷。禮品支出，要求各部門盡量使用公司辦公室統一購買的禮品，對有特殊要求購買的其他禮品，由各部門自行采購，報銷時經公司分管領導審批簽字后，按照正常報銷程序報銷。業務招待費超過報銷標準的，須在履行正常審批程序后報公司總經理或授權人批準。國內差旅費 員工出差須提前在公司辦公系統填寫出差申請審批單，并提交有效審批人批準。出差申請審批單為員工出差借款、報銷及領取出差補貼的重要依據，出差期間的補貼標準為30元/天（參加會議除外），出差期間的業務招待費原則上不再報銷。出差住宿標準原則上為三星級以下酒店（含三星級）。員工可根據年度差

8、旅費預算及出差所在地實際情況，本著節約的原則選擇住宿酒店，如參加會議或陪同客戶出差超出住宿標準的，報銷時須提交舉辦方會議通知或經公司領導批準的請示文件；公司領導班子成員出差住宿費實報實銷。各類地區及員工住宿費具體標準如下：1.出差到上海、廣州、深圳等直轄市、省會城市及經濟特區：總經理（含主持工作的副總經理） 350RMB副總經理（含部門總經理助理） 300RMB一般員工（含部門內部設置的下屬經理） 200RMB2.出差到其他城市：總經理（含主持工作的副總經理） 250RMB副總經理（含部門總經理助理） 200RMB一般員工（含部門內部設置的下屬經理） 150RMB3、如遇單人出差，每晚住宿費可

9、在上述標準基礎上增加50%。在選擇交通工具時，要求十二小時以內（夕發朝至）乘坐火車能夠到達的，應盡量選乘火車，火車席位為硬臥或硬座，特殊情況需乘坐軟臥或飛機的，應提前取得公司領導批準。國內出差乘坐飛機的，一律乘坐經濟艙。報銷差旅費時，出差人應填制差旅費報銷單，報銷單據除提供費用相關發票外，還應提供住宿清單及出差申請審批單。出差人在經批準的出差期間發生的上述交通費、住宿費及出差補貼可在上述標準內據實報銷，但住宿費中與住宿無關的費用，如洗衣費、房間酒水等不予報銷。對于出差期間因特殊情況發生的業務招待費需單獨填制業務招待費報銷單并經公司主管領導批準后報銷。超出差旅費報銷標準的須報請公司主管領導批準，

10、否則超出部分不予報銷。如出差機票（含國際機票）由辦公室統一訂購的，出差人應在返回公司后將機票報銷聯退回辦公室，由辦公室統一辦理機票報銷及費用分攤手續；出差人有借款的，應在填寫差旅費報銷單時據實填寫，多退少補，逾期不歸還借款的，財務部可拒絕再次借款。 （三）出國費用：執行財政部、外交部印發的關于臨時出國人員費用開支標準和管理辦法的規定。（四）辦公用品：由辦公室負責在預算范圍內統一購置，報銷時由部門負責人簽字確認費用分攤，經辦人、辦公室負責人簽字后報銷。因特殊原因各部門自行購置辦公用品的，報銷時須由部門經理及辦公室負責人雙簽后方可報銷。預算外購置辦公用品須報請公司總經理批準。（五）書報資料費：購買

11、資料應根據實際工作需要辦理，嚴格控制，杜絕浪費，公司報刊雜志的訂閱由辦公室統一制定計劃報公司領導批準后辦理。報銷時應注明用途和名稱，按照正常報銷審批程序報銷。（六）通訊費：包括辦公電話、移動電話及住宅電話費用。1、辦公電話：按照員工工作崗位和要求，經部門經理批準可申請開通國內長途功能，未經公司主管領導批準，原則上不開通國際長途功能。辦公電話費用由公司統一支付，電話使用人及所在部門承擔。2、住宅電話：公司僅負責承擔公司領導（總經理助理以上級）或其他經批準報財務部備案人員的一部住宅電話費用，但公司原則上不承擔住宅電話的國際長途話費，否則需提交公司總經理或授權人審批。住宅電話報銷標準為總經理500元

12、/月，其他公司領導300元/月，由公司按照實際話費在核定標準內統一辦理報銷手續。3、移動電話費：移動電話話費標準由公司統一按照崗位級別（公司領導、部門總經理（或主持）、部門副總經理（含助理）、部門下屬經理、一般員工和工作性質（即業務部門和職能部門）分別予以核定；員工級別由本部門提出，提交人力資源部審核，報財務部備案，員工崗位調整時，自調整之日的次月執行新崗位標準。在下述核定的標準、原則和要求范圍內，移動電話費按月實報實銷。（1）公司領導：指公司總經理助理（含總經理助理）以上，話費標準為500元/月；（2）部門經理（或主持）：話費標準為200元/月；（3）部門下屬負責人話費標準為100元/月；移

13、動話費報銷的原則和具體要求：（1）核定報銷費用的移動電話，應本著節約的原則，盡量縮短通話時間，并不得轉借他人使用；（2）除員工正常休假，連續未上班時間超過10天的員工，未上班月份不得報銷移動話費；（3）公司原則上只允許報銷一部手機的話費，移動電話號碼以及部門內部核定的下屬經理名單需提前報財務部備案，報銷非備案人員及電話號碼的話費，財務部門有權拒絕；（4）話費標準為月度標準，當月話費超出核定標準的，超出部分原則上由個人承擔，不得累積計算報銷；（5）除一般員工外，其他人員報銷移動電話費，原則上不允許報銷手機充值卡發票，否則，須提供當月話費清單，并在核定的標準內實報實銷；（6）員工因公出差導致超過核

14、定標準報銷移動電話費的，須憑發票和出差審批單，單獨填制報銷申請，按照報銷程序進行審批，并提交公司總經理或授權人批準，但報銷金額不能超過原核定標準的30%，其他原因導致超出核定標準的，一律不予報銷。（七）文體活動費：公司的文體活動統一由公司工會、辦公室按照年度預算組織安排，費用由牽頭部門負責人、工會負責人簽字后報銷。員工個人的文體活動費用自理。（八）會議費：參加其他單位組織的工作會議，報銷時須提供會議通知。公司內部組織召開的會議，須提供經公司主管領導級以上領導批準的專項請示報告。若會議費需在各部門分攤的，由承辦會議的部門做出費用分攤表，經與會部門經理簽字后，到財務部辦理報銷手續。（九）固定資產購

15、置：應嚴格執行預算審批制度，報銷時憑已批復的預算和發票，經部門經理及資產主管部門經理雙簽后辦理。第十條 費用報銷單據及費用報銷單填列要求1所有費用報銷必須符合財務制度規定及公司費用管理原則。報銷單據必須為符合公司規定的允許報銷的費用項目和財務制度規定的有效報銷單據。除極特殊情況由本人做出書面說明，經公司主管領導簽字外，不符合規定的單據一律不予報銷。2.費用報銷單的填制要求（1）報銷單的填制須列明費用項目、發生日期、所附發票張數、金額大小寫合計等要素。業務招待費的報銷須逐項列明事由、參與人名和人數；差旅費的報銷除提供發票外還須提供明細單，其中交通費、住宿費、餐費等應分項填寫，住宿費原則上應寫明每

16、日房費的金額及住宿天數、人數。每次出差的費用需一次報清。（2）一張報銷單涉及多個費用項目的，應注明每個費用項目的發生額，以便財務人員歸集費用。（3）涉及共同費用分攤的，必須書面注明，并由相關人員簽字確認。3.根據所報銷費用項目，由費用支出人本人或委托人填寫公司統一印制的標準格式報銷單。報銷單主要有以下五類：（1）醫療費報銷單：用于符合公司規定的醫療費報銷。報銷時，須附醫院處方，在藥店購藥需有醫院開具的處方及藥單。（2）出國費用報銷單：用于出國人員由公司負擔的出國費用。分為出國費用報銷總表和分國別費用報銷明細表，報銷時，應在填列總表的同時按所到國家分別填列明細表。（3）差旅費報銷單：用于公司人員各項差旅費用的報銷。（4）業務招