1、百度文庫(kù)-讓每個(gè)人平等地提升自我OA辦公系統(tǒng)用戶操作手冊(cè)一、 前言為充分發(fā)揮信息化平臺(tái)作用，提高工作效率，學(xué)校啟用了新行政辦公系統(tǒng) （OA,將公文處理、表單審批、學(xué)校通知公告等業(yè)務(wù)模塊部署到電子系統(tǒng)上，方便各部門(mén)對(duì)工作進(jìn)行信息化、規(guī)范化管理。本手冊(cè)是學(xué)校行政辦公系統(tǒng)軟件（OA 系統(tǒng)）的用戶使用手冊(cè)，主要是為指導(dǎo)用戶使用本產(chǎn)品而編寫(xiě)的。希望本手冊(cè)能夠幫助您在短時(shí)間內(nèi)對(duì) OA系統(tǒng)有一個(gè)概括的了解，讓您親身體驗(yàn)到它所帶來(lái) 的方便與快捷。二、登錄系統(tǒng)OA行政辦公系統(tǒng)為網(wǎng)絡(luò)版，登錄形式簡(jiǎn)單方便，只需在瀏覽器中輸入服務(wù) 器地址，即可訪問(wèn)系統(tǒng)。目前學(xué)校OA行政辦公系統(tǒng)服務(wù)器支持內(nèi)網(wǎng)、 外網(wǎng)訪問(wèn)， 無(wú)論在學(xué)校

2、還是在校外，只要可以上網(wǎng)，即可通過(guò)瀏覽器登錄辦公系統(tǒng)進(jìn)行工作 處理。同時(shí)OA行政辦公系統(tǒng)配備有手機(jī)客戶端，通過(guò)下載安裝手機(jī)客戶端，亦 可登錄學(xué)校行政辦公系統(tǒng)處理工作。登錄系統(tǒng)入口如下：學(xué)校官網(wǎng)行政辦公系統(tǒng)入口；服務(wù)器內(nèi)網(wǎng)地址：http:/ 04:5007;服務(wù)器外網(wǎng)地址：http:60:5006;手機(jī)客戶端服務(wù)器地址：60:5005。登錄頁(yè)面如下：各用戶的登錄帳號(hào)詳見(jiàn)通知，初始密碼為123456,首次登錄系統(tǒng)，請(qǐng)修改個(gè)人密碼，防止他人盜用。三、系統(tǒng)首頁(yè)1 .個(gè)人空間個(gè)人空間用于展現(xiàn)與個(gè)人工作緊密相關(guān)的信息，如待辦工作、表單審

3、批、跟 蹤事項(xiàng)、我的模板、日程事件、我的計(jì)劃、常用文檔等。用戶個(gè)人可自行配置， 預(yù)置的個(gè)人空間如圖所示：11個(gè)人空間的管理：若單位管理員設(shè)定用戶可以自定義個(gè)人空間，則用戶自身可對(duì)個(gè)人空間的管理，進(jìn)入【個(gè)人事務(wù)】【空間欄目】，同樣可以設(shè)置布局,并進(jìn)行欄目設(shè)置。如圖，用戶設(shè)置個(gè)人空間:四、功能模塊介紹1.公文管理本節(jié)詳細(xì)介紹公文應(yīng)用部分的具體操作:【發(fā)文管理】、【收文管理】、【公文查詢】功能操作。二 若 0 #謫；-，.上手 i.L ； +三其他人收文矍記單? 公文處理：第一步：點(diǎn)開(kāi)待辦列表，選擇要處理的公文，進(jìn)入處理界面:3及&3-V!嶺同國(guó)鈦件YX+A 3 XC 0卬，尸ir口IW c

4、kFnxViod-d 】Fjmgf"rn -ngE' TFJ'Mtk-Q 6 h -*=W 般0E剝伸r干 .；1_H：=_ . 白史州利龍?zhí)幚眵?直箍點(diǎn)擊建交，工作處理完威虬市心仁土氐 始美閉同笑，叫二郎柱加.隰中：芋7 ks 丁而粘W由用又又號(hào)-1C3H1嵋m2M50M班斷立日南翔居3 苒HTR編號(hào)時(shí)網(wǎng)1A且出榛二R找K辦«導(dǎo)批? 發(fā)文管理：用于完成發(fā)文件箋的擬文、審核、審批（或會(huì)簽）、簽發(fā)、復(fù)核、 封發(fā)和歸檔的處理過(guò)程，形成公文單與正式公文。所有這些處理節(jié)點(diǎn)的名稱(chēng) 和權(quán)限，用戶均可自行定義，由此保證了系統(tǒng)的靈活性。同時(shí)提供公文的催 辦、督辦等操作，保證

5、公文流轉(zhuǎn)的嚴(yán)肅性。發(fā)文管理首頁(yè)如下圖：功能鍵：【擬文】具有發(fā)文擬文權(quán)的用戶才顯示【擬文】按鈕，進(jìn)行公文文稿的起草。【已發(fā)】列表顯示已經(jīng)發(fā)送出去的公文。【待辦】列表顯示未處理的公文，可以進(jìn)行公文辦理、手寫(xiě)批注、文字批注、 文件的批閱、修改、批示等操作。【在辦】列表顯示【暫存待辦】過(guò)的公文。【已辦】列表顯示當(dāng)前節(jié)點(diǎn)已經(jīng)辦理完畢的公文。擬文操作步驟：第一步：點(diǎn)擊【調(diào)用模板】，選好模版之后點(diǎn)擊確定，直接調(diào)用公文發(fā)文流程模板。如下圖：第二步：填寫(xiě)發(fā)文單。根據(jù)設(shè)置的文單信息進(jìn)行填寫(xiě)，如文件標(biāo)題等信息送往單位可以自行選擇第三步：書(shū)寫(xiě)公文內(nèi)容。點(diǎn)擊【正文】,系統(tǒng)支持word、excel、wps等格式, 也可以

6、點(diǎn)擊左上角【文件 F1,直接選擇打開(kāi)本地文件，或者可以直接在編 輯頁(yè)面編輯內(nèi)容，編輯完成，點(diǎn)擊菜單欄“綠色箭頭”，保存退出。如下圖 編輯正文：第四步：按實(shí)際需要增加附言和附件。點(diǎn)擊【發(fā)送】，即可發(fā)送到下一個(gè)節(jié) 點(diǎn)的人員。? 收文管理：用于完成外來(lái)電子公文的自動(dòng)登記、紙制公文的手工登記，以及 擬辦、批示、承辦、辦理、閱讀、歸檔的處理過(guò)程。所有這些處理節(jié)點(diǎn)的名 稱(chēng)和操作權(quán)限，用戶均可自定義。收文管理首頁(yè)如下圖：蚪索主用離斥仔 小蚯告 ,隈乜 定熱）號(hào)學(xué)國(guó)皆鼻1MP4用作I百0身于整H交電力鄲槍Q舉15 我無(wú)王辦電KTMi束丸,曬工作H用苫1181« 12荒克枷婀口O«fl沏斗口

7、卬U無(wú)更0 M畝用SUESffM1M«2 " 3«無(wú)天M1M«Z 11-3T無(wú)陽(yáng)口相il閾醐罪£ftB舊口岫胃t挽X1M1N II31連月際記便Jb *SiW®腔共,左伯崎【收文管理】頁(yè)面下各功能鍵說(shuō)明如下：【待登記】對(duì)公文進(jìn)行登記，可以通過(guò)【登記紙質(zhì)公文】來(lái)進(jìn)行公文登記。【待發(fā)】暫時(shí)不想發(fā)送的公文被保存在這個(gè)列表中。【已發(fā)】已經(jīng)發(fā)送出去的公文保存在這個(gè)列表中。【待辦】列表顯示未處理的公文，可以進(jìn)行公文辦理、手寫(xiě)批注、文字批注、文件的批閱、修改、批示等操作。【在辦】列表顯示【暫存待辦】后的公文。【已辦】已經(jīng)辦理了公文操作的文件保留在這

8、個(gè)列表中。操作步驟：點(diǎn)擊一級(jí)菜單【公文管理】，選擇【收文管理】，進(jìn)入收文管理界面， 第一步：登記。點(diǎn)擊一級(jí)菜單【公文管理】，選擇【收文管理】，通過(guò)待登記 公文列表，選擇公文，點(diǎn)擊【登記】，按以下步驟進(jìn)行公文登記。百度文庫(kù)-讓每個(gè)人平等地提升自我第二步：收文處理：文件登記發(fā)送后，下一個(gè)進(jìn)行公文辦理的人員會(huì)收到公 文的提示信息，在系統(tǒng)的首頁(yè)的【待辦事項(xiàng)】中顯示該公文。辦理人員可 以直接點(diǎn)擊打開(kāi)進(jìn)行辦理，同時(shí)在公文管理中【收文管理】的待辦事項(xiàng)中 也列出了所有要辦理的公文。辦理者可以對(duì)文件內(nèi)容以手寫(xiě)批注，手寫(xiě)批 注等方式進(jìn)行文件的批閱，批示等操作。2 .會(huì)議管理會(huì)議是針對(duì)某些議題進(jìn)行討論、研究和解決的

9、過(guò)程，起到溝通信息、協(xié)調(diào)關(guān) 系、集思廣益、制定計(jì)劃、科學(xué)決策的目的。會(huì)議管理將會(huì)議通知，召開(kāi)過(guò)程以 及會(huì)議紀(jì)要集合在一起，規(guī)范了工作，協(xié)同提升了工作效率。會(huì)議管理涵蓋了視 頻會(huì)議，會(huì)議紀(jì)要，登記會(huì)議室，會(huì)議室使用統(tǒng)計(jì)等功能，達(dá)到靈動(dòng)管理，高效 工作之目的。功能菜單：包括【會(huì)議安排】、【待開(kāi)會(huì)議】、【已開(kāi)會(huì)議】、【會(huì)議資源】四個(gè) 子菜單。會(huì)議室申請(qǐng)操作步驟：點(diǎn)擊菜單【會(huì)議管理】，出現(xiàn)功能列表，根據(jù)操作需要，選擇相應(yīng)的子菜單。第一步：申請(qǐng)會(huì)議室，點(diǎn)擊【會(huì)議資源】-【申請(qǐng)會(huì)議室】頁(yè)簽，打開(kāi)會(huì)議室申請(qǐng)頁(yè)面；第二步：點(diǎn)擊“會(huì)議室”輸入框，彈出會(huì)議室選擇窗口，鼠標(biāo)拖動(dòng)選擇空閑區(qū)域，如圖:第三步：會(huì)議室選擇

10、窗口點(diǎn)擊【確定】按鈕，選擇的會(huì)議室和對(duì)應(yīng)的時(shí) 間會(huì)自動(dòng)錄入會(huì)議室申請(qǐng)信息，如圖：第四步：點(diǎn)擊確定完成會(huì)議室申請(qǐng)操作。待會(huì)議室審核員審核通過(guò)后，即可使用。新建會(huì)議操作步驟：點(diǎn)擊菜單【會(huì)議管理】-【會(huì)議安排】，點(diǎn)擊新建會(huì)議，進(jìn)入 新建會(huì)議頁(yè)面，填寫(xiě)相關(guān)會(huì)議信息，點(diǎn)發(fā)送即可。如下圖：253 .文化建設(shè)文化建設(shè)模塊是單位內(nèi)文化建設(shè)的發(fā)布平臺(tái)， 也是學(xué)校內(nèi)部員工交流溝通的 平臺(tái)。如學(xué)校發(fā)布公告、通知，值班安排，校歷、作息時(shí)間表等。操作說(shuō)明：點(diǎn)擊頁(yè)簽【單位空間】進(jìn)入通知公告頁(yè)面，或者點(diǎn)擊菜單【文化 建設(shè)】，出現(xiàn)功能列表，根據(jù)操作需要，選擇相應(yīng)的子菜單。公告類(lèi)型、公告管 理員和公告審核員由管理員設(shè)定，管理員

11、可對(duì)該類(lèi)型的公告進(jìn)行歸檔、刪除、置 頂、設(shè)置精華貼等操作，并可將該類(lèi)型的發(fā)布權(quán)授予其他普通用戶。普通用戶可 以查看單位空間各模塊內(nèi)容，被授權(quán)的用戶具有發(fā)布信息的權(quán)限。發(fā)布通知公告操作步驟：第一步：點(diǎn)擊橫向菜單【文化建設(shè)】，選擇【公告】下的【單位公告】或 【部門(mén)公告】。第二步：選擇一個(gè)公告板塊，點(diǎn)該板塊下面的【發(fā)布公告】按鈕。第三步：點(diǎn)擊【新建】按鈕，編輯通知標(biāo)題、發(fā)布范圍、公告格式等內(nèi) 容。第四步：點(diǎn)擊發(fā)布，發(fā)布通知。4 .文檔中心文檔中心應(yīng)用于單位、個(gè)人管理文檔、公文及其他模塊的歸檔信息和歷史公 文的查詢，支持自定義文檔庫(kù)，提供文檔推送到單位、個(gè)人的學(xué)習(xí)區(qū)及文檔中心 等功能。文檔中心包括【我

12、的文檔】、【單位文檔】。我的文檔：存儲(chǔ)個(gè)人的文檔，提供文檔的新建、修改、移動(dòng)、查詢等操作； 支持文檔發(fā)送到個(gè)人空間，支持轉(zhuǎn)發(fā)協(xié)同和郵件。新建文檔夾的操作步驟：第一步：?jiǎn)螕簟拘陆ㄒ晃臋n火】，彈出新建文檔夾的窗口，輸入文檔夾名稱(chēng)。第二步：?jiǎn)螕簟敬_定】，在我的文檔中顯示新建的文檔夾。新建文檔的操作步驟：第一步：?jiǎn)螕簟拘陆ā浚霈F(xiàn)下拉菜單，選擇要新增的文檔類(lèi)型。第二步：進(jìn)入文檔編輯界面，填寫(xiě)名稱(chēng)、高級(jí)屬性、編輯正文，上傳本地文件及關(guān)聯(lián)文檔，保存退出。第三步：編輯要修改的文檔，進(jìn)行修改，保存。上傳文件的操作步驟：第一步：點(diǎn)擊【上傳文件】，彈出上傳本地文件對(duì)話框。第二步：點(diǎn)擊【瀏覽】，選擇本地要上傳的文件

13、，確定。單位文檔：?jiǎn)挝晃臋n主要用于學(xué)校各部門(mén)存儲(chǔ)各自的文檔，由學(xué)校的單位文檔庫(kù)管理員管理及向下授權(quán)；單位文檔也可以在文檔庫(kù)管理中共享給其他單位。新建文檔、上傳文件等操作與我的文檔中相應(yīng)操作類(lèi)似。查看歷史公文步驟：點(diǎn)擊菜單【文檔中心】-【單位文檔】，進(jìn)入文檔中心, 選擇單位文檔，查看相應(yīng)的歷史公文。如下圖：5 .協(xié)同工作協(xié)同工作是個(gè)人、團(tuán)隊(duì)、組織之間傳遞信息和執(zhí)行組織管理規(guī)則的事務(wù)處理 工具，用它來(lái)完成事務(wù)的發(fā)起、處理和管理，并記錄事務(wù)的發(fā)展過(guò)程和結(jié)果，由 人通過(guò)流程規(guī)則來(lái)完成事項(xiàng)的辦理，并支持規(guī)則的成型和管理，協(xié)同工作一般用 來(lái)進(jìn)行非公文類(lèi)業(yè)務(wù)的處理，如：表單審批、需其他部門(mén)配合處理的工作、部

14、門(mén) 工作計(jì)劃、工作總結(jié)匯報(bào)等。功能菜單：包括【新建事項(xiàng)】、【待發(fā)事項(xiàng)】、【已發(fā)事項(xiàng)】、【待辦事項(xiàng)】、【已 辦事項(xiàng)】、【督辦事項(xiàng)】子菜單。操作步驟：點(diǎn)擊菜單【協(xié)同工作】，出現(xiàn)功能列表，根據(jù)操作需要，選擇相 應(yīng)的子菜單。【新建事項(xiàng)】：以調(diào)用模板方式或自建流程方式來(lái)發(fā)起一項(xiàng)跨組織的協(xié)同工 作。選擇【協(xié)同工作】【新建事項(xiàng)】，進(jìn)入新建事項(xiàng)界面；或者通過(guò)左側(cè)快捷鍵【新 建】【新建協(xié)同】進(jìn)入新建事項(xiàng)頁(yè)面，如圖所示：?新建事項(xiàng)中的具體操作：（以自建流程方式新建協(xié)同的具體操作）第一步：依數(shù)據(jù)項(xiàng)的說(shuō)明，在新建事項(xiàng)界面，填寫(xiě)協(xié)同標(biāo)題、正文信息等。第二步：建立流程，點(diǎn)擊流程輸入框中的 <點(diǎn)擊新建流程 >,

15、在彈出的選人界 面，選擇接收人員。在下拉框中顯示系統(tǒng)設(shè)置的所有組織結(jié)構(gòu)，有部門(mén)、組、崗位、外部人員、 關(guān)聯(lián)人員五個(gè)選項(xiàng)卡顯示對(duì)應(yīng)的信息；左邊區(qū)域羅列該組織的所有人員；右邊區(qū) 域是選定需要在協(xié)同流程中執(zhí)行的人。 鼠標(biāo)點(diǎn)擊左邊區(qū)域，選擇部門(mén)，根據(jù)選定 的組織人員，選擇人員，按【一】，選定到執(zhí)行人區(qū)域。如果直接選擇右邊的【一】， 表示整個(gè)部門(mén)被選定；按【T】；進(jìn)行已選項(xiàng)順序的調(diào)整。根據(jù)工作的具體 情況選擇【并發(fā)】、【申發(fā)】。1、并發(fā)：發(fā)起人發(fā)起流程后，各節(jié)點(diǎn)同時(shí)收到信息。2、用發(fā)：發(fā)起人發(fā)起流程，流程中每個(gè)節(jié)點(diǎn)依次處理（上一節(jié)點(diǎn)處理完畢后， 下一節(jié)點(diǎn)才能收到）。流程中如有需要調(diào)整的地方，可選中某個(gè)流

16、程節(jié)點(diǎn)進(jìn)行修改，如【增加節(jié) 點(diǎn)】：可以在當(dāng)前節(jié)點(diǎn)后面增加一個(gè)或多個(gè)節(jié)點(diǎn)，也可以在會(huì)聚節(jié)點(diǎn)后面再增加 新節(jié)點(diǎn)，可增加空節(jié)點(diǎn)。【刪除節(jié)點(diǎn)】：可以刪除選中的節(jié)點(diǎn)。【替換節(jié)點(diǎn)】：可以 重新選擇該節(jié)點(diǎn)人員或部門(mén)。【節(jié)點(diǎn)屬性】：可以對(duì)選中的節(jié)點(diǎn)權(quán)限進(jìn)行修改。 修 改完成后，按【確定】按鈕，確認(rèn)流程后，自動(dòng)退出該頁(yè)面，回到【新建協(xié)同】 操作頁(yè)面，同時(shí)流程節(jié)點(diǎn)的信息顯示在數(shù)據(jù)項(xiàng)【流程】中。設(shè)置節(jié)點(diǎn)楨陽(yáng)二應(yīng)用到郎有節(jié)點(diǎn)獐安 取消第三步：根據(jù)工作情況，可以將該事項(xiàng)選擇預(yù)歸檔，選定預(yù)歸檔的目錄，協(xié)同發(fā)送后，該協(xié)同會(huì)自動(dòng)歸檔到預(yù)歸檔目錄里。第四步：根據(jù)工作需要，設(shè)定其他數(shù)據(jù)信息，設(shè)置流程期限、提前提醒、關(guān) 聯(lián)項(xiàng)目、高

17、級(jí)數(shù)據(jù)項(xiàng)設(shè)置等。第五步：點(diǎn)擊【發(fā)送】，所建立好的協(xié)同事項(xiàng)進(jìn)行處理發(fā)送，頁(yè)面自動(dòng)跳轉(zhuǎn) 到已發(fā)事項(xiàng)下，發(fā)送后的協(xié)同顯示在已發(fā)事項(xiàng)列表頁(yè)面中。?以調(diào)用模板方式新建協(xié)同的具體操作：用戶新建協(xié)同時(shí)，可以直接調(diào)用已經(jīng)建立好的系統(tǒng)預(yù)置的模板和個(gè)人建立的 模板。其中，系統(tǒng)模板是公用的模板，由單位管理員或者表單管理員創(chuàng)建，用于 解釋組織的管理規(guī)則，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理；個(gè)人模板是個(gè)人對(duì)常用的流程和格式的 存儲(chǔ)使用，可減少工作量和增加易用性。第一步：在【新建事項(xiàng)】頁(yè)面, 點(diǎn)擊【調(diào)用模板】，彈出調(diào)用模板網(wǎng)頁(yè)對(duì)話框。第二步：在左邊列表中選擇模板，如選擇表單模板中類(lèi)別下的行政審批【公務(wù)接待清單】，點(diǎn)擊【確定】按鈕。第三步：選

18、擇的模板將顯示在新建事項(xiàng)中，包括標(biāo)題信息、流程信息。第四步：用戶可以根據(jù)需要依次修改重要程度、流程期限、提前提醒等數(shù)據(jù)項(xiàng)。第五步：點(diǎn)擊【發(fā)送】，所建立好的協(xié)同事項(xiàng)進(jìn)行處理發(fā)送。發(fā)送之后該協(xié) 同顯示在已發(fā)事項(xiàng)列表中。已發(fā)事項(xiàng)：系統(tǒng)列出當(dāng)前用戶所有已經(jīng)發(fā)出的協(xié)同事項(xiàng)， 可以實(shí)時(shí)查看協(xié)同處理 情況及處理人員意見(jiàn)，可以給未處理人員發(fā)送催辦消息；還可以對(duì)已發(fā)協(xié)同進(jìn)行 轉(zhuǎn)發(fā)、歸檔、撤銷(xiāo)流程、重復(fù)發(fā)起、刪除等操作。待發(fā)事項(xiàng)：存放新建協(xié)同事項(xiàng)過(guò)程中【保存待發(fā)】、或被處理人【回退】、【撤銷(xiāo)】、 【指定回退】的協(xié)同事項(xiàng)。用戶可以對(duì)已創(chuàng)建但尚未發(fā)出的協(xié)同事項(xiàng)進(jìn)行查看、編輯、發(fā)送、刪除等操作；也可將該事項(xiàng)以協(xié)同或郵件

19、的形式轉(zhuǎn)發(fā)給相關(guān)的人員。 待辦事項(xiàng)：主要是查看、處理待辦協(xié)同事項(xiàng)，以及通過(guò)關(guān)鍵字對(duì)待辦事項(xiàng)進(jìn)行查 詢。用戶可以對(duì)接收到的協(xié)同進(jìn)行流程查看，可以進(jìn)行轉(zhuǎn)發(fā)、加簽、知會(huì)等處理 操作，并可以對(duì)其他處理人的意見(jiàn)進(jìn)行回復(fù)。已辦事項(xiàng)：支持用戶對(duì)已經(jīng)處理的協(xié)同事項(xiàng)處理情況進(jìn)行查看，也可對(duì)該事項(xiàng)進(jìn)行轉(zhuǎn)發(fā)、歸檔、取回、跟蹤、刪除等操作。督辦事項(xiàng)：督辦是保證政府、機(jī)關(guān)、事業(yè)單位政令暢通，各項(xiàng)決策貫徹落實(shí)，完 善工作秩序，改進(jìn)工作作風(fēng)的一項(xiàng)重要工作。 通過(guò)督辦，可以使各項(xiàng)工作責(zé)任到 人，做到事事有人承辦、有人負(fù)責(zé)，避免推諉扯皮，提高工作效率。協(xié)同督辦由 協(xié)同發(fā)起人設(shè)置督辦人員，可以在新建協(xié)同事項(xiàng)頁(yè)面、已發(fā)事項(xiàng)頁(yè)面設(shè)置督辦信 息。督辦人員可以跟蹤催辦協(xié)同處理人員，可以更換處理人員或處理流程，并查 看處理情況。6 .計(jì)劃日程計(jì)劃日程：計(jì)劃日程用于制定工作計(jì)劃、工作任務(wù)、安排工作事件。