1、 時 間 管 理 大 綱時間與事件 時間管理的誤區時間管理的原則 如何制定計劃如何排除干擾 授權管理會議管理 結束語時間統計o有人統計過一個平均活到72歲的人群對時間的分配:o睡覺 21年o工作 14年o個人衛生 7年o吃飯 6年o旅行 6年o排隊 6年 o學習 4年 o開會 3年 o打電話 2年 o找東西 1年 o其它 3年 什么是時間?o 定義定義從過去通過現在直到將來，連續發生的各種各樣事件的過程所形成的軌跡。 o 特征特征時間供給毫無彈性 時間無法蓄積 時間無法取代 時間無法失而復得o 結論結論時間獨特和絕無僅有的特性決定了它是世界上最稀缺最寶貴的一種資源。時間的意義o 使時間具有意義

2、的要素使時間具有意義的要素: :時間的管理是單位時間內要選擇的事件時間因為事件的不同而變得意義不同因此，使時間具有意義的要素是事件。事件的控制o 時間的意義時間的意義在于人們所選擇和控制的事件選擇和控制的事件o 1. 1.能夠控制的事件能夠控制的事件o 2. 2.不能夠控制的事件不能夠控制的事件什么是時間管理o 時間管理的關鍵是:如何選擇,支配,調整,駕駛在單位時間里所做的事情.o 學習時間管理的目的o 怎樣充分地利用時間來創造最大的價值o 怎樣判斷哪些是最重要的事件o 怎樣在創造個人效益和社會(公司)效益的同時,還能夠享受更加舒適的生活.誤區之一：工作缺乏計劃 o 盡管計劃的擬定能給我們帶來

3、諸多的好處，但我們大部分同事從來不做或是不重視做計劃，為什么呢?o 1.因過分強調“知難行易”而認為沒有必要在行動之前多做思考； o 2.不做計劃也能獲得實效； o 3.不了解做計劃的好處； o 4.計劃與事實之間極難趨于一致，故對計劃喪失信心； o 5.不知如何做計劃。 誤區之一：工作缺乏計劃 o我們要步上職業化的道路，成為一個強調實效性的職業人士，不應該一些原因當做工作中的借口，為什么呢？剖析如下： o1.固然有些事情是易行而難料的，但若過分地強調這一點，則有可能養固然有些事情是易行而難料的，但若過分地強調這一點，則有可能養成一種成一種“做了再說做了再說”或或“船到橋頭自然直！船到橋頭自然

4、直！”的僥幸心理的僥幸心理。o2.不做計劃的人只是消極地應付工作，不做計劃的人只是消極地應付工作，他將處于受擺布的地位.o3.由于目標中擬定假設的客觀環境發生變動，計劃與事實常常難以趨于一致，所以我們必須定期審察我們的目標與計劃，做出必要的修正，尋所以我們必須定期審察我們的目標與計劃，做出必要的修正，尋找最佳途徑。找最佳途徑。誤區之一：工作缺乏計劃 o 綜上所述，由于我們的工作缺乏計劃，將導致如下惡果： o 1、目標不明確 o 2、沒有進行工作歸類的習慣 o 3、缺乏做事輕重緩急的順序 o 4、沒有時間分配的原則 誤區之二：組織工作不當o 組織工作不當的主要體現在以下幾個方面： o 1.職責權

5、限不清，工作內容重復 o 2.事必躬親，親力而為 o 3.溝通不良 o 4.工作時斷時續 誤區之二：組織工作不當o 首先首先，學會如何接受請托： o 對于我們每一個人來說，所面臨的請托可能來自部屬、上司、其他同級管理者、或是組織以外的人士。o 1. 職務所系而責無旁貸的；o 2. 雖然也是職務所系，但請托本身卻是不合時宜或是不合情理的；o 3. 屬無義務履行的請托，o 經常引起我們困擾的是后兩類請托。 誤區之二：組織工作不當o “明智地接受請托”的重要性在于：o 第一：“拒絕”是一種“量力”的表現。o 第二，拒絕是保障自己行事優先次序的最有效手段。 誤區之二：組織工作不當o 其次其次，學會利用

6、資源： o 對于基層人員而言，要善于利用資源，學會從相關的部門或人員手中獲取所需的資料，誤區之二：組織工作不當o 對于管理者而言，他們經常容易犯下面的錯誤： o 1、擔心部屬做錯事； o 2、擔心下屬表現太好； o 3、擔心喪失對下屬的控制； o 4、不愿意放棄得心應手的工作； o 5、找不到合適的下屬授權。 誤區三：時間控制不夠 o 我們通常在時間控制容易陷入下面的陷井： o 1、習慣拖延時間o 2、不擅處理不速之客的打擾。o 3、不擅處理無端電話的打擾。 o 4、泛濫的“會議病”困擾。誤區四：整理整頓不足 o “雜亂的辦公桌顯示雜亂的心思”誤區四：整理整頓不足o快速地解答以下十二個問題。如

7、你無法即刻對某些題目提供確切的答案，則請在題目前打問號“？”。 o1、訂購下個月辦公用品后所取得的明細。 o2、流覽一些書籍，其中可能具有值得閱讀的文章，但目前你無暇閱讀。 o3、來自上司,同事的會議通知（下周一舉行會議）。 o4、外部公司寄來的相關資料。 o5、部屬交來的（或是你個人的）一份用于準備下一個月工作報告的有關資料。 o6、一封需要盡快回復的信，但你必須先打數次電話才能回復。 o7、一位你經常接觸的人告知新地址及新電話號碼的E-mail。 o8、組織內其它平行部門的來函，要求取得你的部門的技術或市場信息。 o9、某管理顧問公司中寄來的出版物宣傳單，你認為其中一、兩本書也許值得訂購，

8、但你無法確定是否真正值得訂購。 o10、客戶寄來的一封投訴信。 o11、人事部門發出的有關員工考核程序的函件。 o12、提醒自己下個月及早準備財務預算的備忘錄。 誤區五：進取意識不強 o 我們經常說到：“人最大的敵人就是自己”。有些人之所以能夠讓時間白白流逝而毫無悔痛之意，最根本的原因就是他個人缺乏進取缺乏進取意識意識.o 1.個人的消極態度 o 2.做事拖拉，找借口不干工作 o 3.唏噓不已，做白日夢 o 3.工作中閑聊 o 昨天是一張已被注銷的支票， o 明天是一張尚未到期的本票， o 今天則是隨時可運用的現金。請善用它！時間管理的六項基本原則o 1、明確目標 o 2、有計劃、有組織地進行

9、工作 o 3、分清工作的輕重緩急 o 4、合理地分配時間 o 5、與別人的時間取得協作 o 6、制定規則、遵守紀律 原則之一：明確目標 o 1. 1.目標刺激我們奮勇向上目標刺激我們奮勇向上 原則之一：明確目標o 我們認為在選擇或制定目標時應考慮兩個方面：一是目標要符合自己的價值觀，二是要了解自己目前的狀況。 o 原則之一：明確目標o 2.如何制定目標o 具體的（specific） o 可衡量的（measurable） o 可達到的（attainable） o 相關的（relevant） o 基于時間的（time-based） 原則之二：有計劃、有組織地進行工作 o 所謂有計劃、有組織地進行工

10、作，就是把目標正確就是把目標正確地分解成工作計劃，通過采取適當的步驟和方法，地分解成工作計劃，通過采取適當的步驟和方法，最終達成有效的結果。最終達成有效的結果。通常會體現在以下五個方面： o 1、將有聯系的工作進行分類整理。 o 2、將整理好有各類事務按流程或輕重緩急加以排列。 o 3、按排列順序進行處理。 o 4、為制定上述方案需要安排一個考慮的時間。 o 5、由于工作能夠有計劃地進行，自然也就能夠看到這些工作應該按什么次序進行，有哪些是可以同時進行的工作。 原則之二：有計劃、有組織地進行工作o 究竟該怎樣做計劃呢？o 1、確立目標； o 2、探尋完成目標的各種途徑； o 3、選定最佳的完成

11、方式； o 4、將最佳途徑轉化成月/周/日的工作事項； o 5、編排月/周/日的工作次序并加以執行； o 6、定期檢查目標的現實性以及完成目標的最佳途徑的可行性。 原則之二：有計劃、有組織地進行工作o 有了計劃，就必須有行動。行動是一件了不起的事，我們請大家記住： o 1、切實實行你的計劃和創意，以便發揮它的價值。 o 2、實行時心理要平靜，估計困難、做好準備、及時調整。 原則之三：分清工作的輕重緩急 請看下面的行事次序，看看你自己平時喜好用哪種方式？ o1、先做喜歡做的事，然后再做不喜歡做的事。 o2、先做熟悉的事，然后再做不熟悉的事。 o3、先做容易的做，然后再做難做的事。 o4、先做只需

12、花費少量時間即可做好的事，然后再做需要花費大量時間才能做好的事。 o5、先處理資料齊全的事，然后再處理資料不全的事。 o6、先做已排定時間的事，然后再做未經排定時間的事。 o7、先做經過籌劃的事，然后再做未經籌劃的事。 o8、先做別人的事，然后再做自己的事。 o9、先做緊迫的事，然后再做不緊要的事。 o10、先做有趣的事，再做枯燥的事。 o11、先做易于完成的整件事或易于告一段落的事，然后再做難以完成的整件事或難以告一段落的事。 o12、先做自己所尊敬的人或與自己關系密切的利害關系的人所拜托的事，然后再其他人所拜托的事。 o13、先做已發生的事，后做未發生的事。 時間矩陣 第一象限文化o 這一

13、象限的事情是緊急而重要的事情，是一定要優先去做的事情。第二象限文化第二象限文化o 在四個時間象限中，最有價值的象限就是第二象限，也就是那些不緊急但重要的事情，而這些事情往往被人們所忽視。o 未雨綢繆是對第二象限事件管理的形象描述o 制定計劃的目的是把那些重要而不緊急的事情，按部就班地高效完成。原則之四：合理地安排時間o 80/20原理對我們的一個重要啟示便是：避免將時間花在瑣碎的多數問題上，因為就算你花了80%的時間，你也只能取得20%的成效。o 掌握重點可以讓你的工作計劃不致偏差。原則之五：與別人的時間取得協作 o 任何人類的組織，不論大小，都有其周而復始的節奏性、周期性；而我們作為社會或是

14、團體組織中的一員，毫無疑問地要與周邊部門或人發生必然的聯系。在這種情況下，我們需要互相尊重對方的時間安排，也就是說要與別人的時間取得協作。 原則之六：制定規則、遵守紀律 o 制定規則、遵守紀律的核心主要體現在以下三個方面： o 1、在進行工作的時候，一定要念念不忘這個工作應于何時截止。 o 2、即使外部沒有規定截止的日期，自己也要樹立一個何時完成的目標。 o 3、由于不得已原因而不能按期完成時，一定要提前和相關部門取得聯系，將影響縮小在最小范圍內。如何制定計劃事先的了解： o 1 、所在部門的業務定位 o 2 、所在崗位的業務定位 o 3 、上級主管的業務目標 o 4 、上級主管對你的期望和要

15、求 o 5 、與其它相關崗位的業務接口關系 如何制定計劃遵循5W2H原則 o Why: 為什么要做這項任務，對工作目標是否有支持 o What： 任務的內容和達成的目標 o When： 在什么時間段進行 o Where： 任務發生的地點 o Who： 哪些人員參加此任務，由誰負責 o How to： 用什么方法進行 o How much：需要多少成本 如何制定計劃設置控制點（milestone）1、在目標或任務中設置階段性的里程碑，通過檢查，可以及時發現問題，對自己難以解決的，還可以獲得同事或領導的支持。 2、堅持工作周記和工作日記，對計劃的執行情況進行總結，發現和糾正各種偏差，同時對計劃進行

16、調整和滾動。另外，還可以對前期的工作時間分配進行分析，不斷改進時間管理。 干擾的判斷o要排除干擾就需要對干擾與非干擾有所區分，判斷干擾要從以下幾個方面入手：o是否經常會有人打擾你的工作o這是判斷干擾是否存在的前提條件，經常有人打擾，就有干擾存在。o是否清楚別人打擾你的目的o明白了別人打擾的目的，就能很容易地分清這個人是來工作，還是來調侃。o目的、程序、制度是否明確o有了明確的目的、程序、制度就能有效地避免干擾的出現。o緊急突發狀況是否經常出現o緊急突發狀況并不經常出現，如果緊急突發狀況很多，就要警惕干擾的存在。如何排除干擾o1. 1.來自上司的干擾來自上司的干擾o來自上司的干擾往往是最難控制的

17、，上司的干擾既不能拒絕也不能回避，還必須和顏悅色地把寶貴的時間讓給他。o讓上司清楚知道你的工作目標o通過溝通，通過年度經營計劃，通過一些會議，一定要很清楚地讓你的上司知道，你的工作是什么。你這一周、這個月、這個季度、今年的工作是什么。o上司知道了你的工作才有可能不給你添加干擾你工作的事情。o主動地約見你的上司以減少干擾o主動約見你的上司，就會由被動變主動，避免上司給你添加計劃外的任務。減少上司對你的時間干擾需要做到，依據對公司的理解制定自己的工作計劃并讓上司知道這些；主動約見上司，讓他理解你的工作。這就是管理上司的文化，我們把它叫做香蕉文化。如何排除干擾o 2. 2.來自同事的干擾來自同事的干

18、擾o （1）雙方應事先達成共識。你應該力求對他們的要求保持熱心、同情以及隨時愿意加以協助的態度，可是，你更應該讓他們知道這么做往往會影響到你的工作效率。 o （2）不要隨意打擾對方。你可以從容地、預先地與同事聯系你的要求、時間等，只有如此，你才有可能獲得相同的回報。 o （3）想想為什么你的中斷情形無法受控 如何排除干擾o 3. 3.來自下屬的干擾來自下屬的干擾o 下屬的干擾往往會把你太多的時間占據掉，但是，人們往往會忽視下屬的干擾，原因在于人們認為下屬的干擾是天經地義的。o 你不妨想想以下有關解決下屬打擾上司的各項問題： o（1）你是否曾經訓練你的助理，將他人可能的打擾含集中起來，然后每天或

19、每星期一次地向你匯報？ o（2）你是不是盡可能地把集體例會列為每日/周工作的一部分？ o（3）你是不是每天都會保留一段固定的時間，供下屬向你提出問題，同時在一旦發覺某些工作日程發生改變時，會告訴對方何時見面較合適？ o（4）你是不是曾經鼓勵下屬以便條/郵件方式提出問題，而不必親自上門打擾你的工作？ o（5）你是不是立即向下屬回話，使他們不至于認為他們必須經常打擾你，才能立刻獲得回應？ 授權管理o授權定義:一個管理者職責范圍內的任務或者轉移到一個部屬的身上，與工作托付的同時，專業范圍內，完成任務所需要的權限也應當一并授權。o管理者保留并承擔其管理行為責任，這是不能授權的。o授權是任何工作技術者以

20、及領導人的關鍵作為，其直接或間接的好處是很可觀的，授權幫助領導者自我減輕負擔或節省時間，去做更重要的任務。o授權的規則 5W1Howhat 什么？owho 誰？oWhy 為什么？oHow 如何？oWhich 用什么？oWhen 何時？會議管理項 次原因具體表現（1）時間會議安排在即將午餐的時間，每個人都饑腸轆轆，無心開會。（2）地點會議地點設在經理辦公室，致使會議被頻繁打斷，無法正常進行。（3）開會對象的選擇必須出席會議的人未到，通知來的是一些可有可無的參加者。（4）主持人的技能會議主持人缺乏影響力、說服力，被參會者牽著鼻子跑，無法達到會議意圖。（5）參會者的技能參會者發言混亂，既不知如何表意

21、，又不知如何引退，致使會議失敗。（6）會議的準備工作開會前沒有通知與會者相關事宜，致使會議拖沓而無成效。（7）開會的原因、目的和結果開會的原因、目的和結果在會議進行中忽然發現皆不明確，致使會議毫無意義、宣告失敗。會議管理會議管理o 會議規范包含3個部分：o 1.會議時間安排的規范o 2.固定的會議流程規范o 3.會議規范本身。會議時間安排的規范o上午8-9點之間，正是員工從家到公司，準備開始一天工作的時候。這個時候的員工，心緒尚且混亂，還需一段時間才能進入工作狀態。因此，試圖在這一時間段舉行會議、試圖讓員工回應會議提議或進行業務分析，從人的生理和心理角度來看，是不現實的。o上午9-10點之間，員工已經開始進入工作狀態。在這個時間段最適合進行一對一的會談，同樣也是進行業務會談的最佳時機。o上午10-12點或下午1-3點之間，最適合調動員工集思廣益。大家利用頭腦風暴，不斷想出新點子、新方法。o下午3-5點之間，最好不要安排會議。這個時段的員工開始進入一天當中的倦怠期，人人希望馬上回家，在這個時段舉行會議往往會事倍功半。固定的會議流程規范固定的會議流程規范o固定的會議流程規范主要包括一個中心、兩個基本點。o（1）一個中心o一個中心是指整個會議的議程。一個中心包括：o 會議的開始，具體包括：致歡迎詞；闡明會議目的；交流會議議程；介紹時