1、.文件編號：PTMC-FI-FIN-001日期：9.23.2011文件名稱：費用報銷管理制度頁次：17/171 目的明確報銷程序及要求，確保支出合理、真實，并實行業務部門相關支出的費用與業績考核掛鉤。2 范圍適用于廣州中郵普泰集團總公司、各分公司、進駐廳、零售門店。3 定義3.1 審批：指在審批人權限范圍內，未違反公司制度情況下的復核（審）作用，有權對有爭議的費用提出質疑，并提請更高一級領導裁決。3.2 簽批：是指對該項費用有最終決定權利簽字。3.3 合法憑證：指有效的發票及簽認的單據。3.4 報銷級別：費用報銷標準中所規定的級別，如下表：級別總經理以上級別副總級總監級經理級主管級員工級職位C

2、OO公司副總經理運營總經理/財務總監/總裁辦助理區域營銷總監部門經理（規定經理級人員）/品牌銷售經理/品牌總經理產品經理/外派會計主管/部門主管（規定主管級人員）客戶主任/市場督導/部門助理/會計/市場代表/送貨員/分公司出納/文員/司機等（規定員工級人員）4 職責與權限4.1 申請人：索取真實、合法憑證；整理、粘貼、填寫相關憑證交部門負責人審核；4.2 部門/項目負責人：審核并確認申請人憑證的真實性及合理性；4.3 主管部門副總：對所負責部門費用、工資、月考核獎勵、經理級及以上人員費用申請進行審批；4.4 人事行政負責人：負責對資產及低值易耗品報價、采購。門店設立項目費用審核，審核月度固定費

3、用預算，電話費報銷標準、車輛費用報銷標準、社保補貼額度的制定和部門費用審核，人員類、預算外、額度標準外費用審核；4.5 發展部負責人：公司設立、租賃涉及之開支類審核；4.6 區域財務：收集各業務項目報送的固定費用月度預算資料，根據集團財務制度、費用報銷管理制度及相關規定，復核和支付區域內的費用報銷；4.7 總公司財務中心：根據集團財務制度、公司費用報銷制度及相關規定，復核費用報銷申請和支付費用，補充區域備用金。4.8 COO：費用額度、標準的核準審批，預算外、額度外費用、經理級以上費用的簽批和特殊經費的簽批；4.9 說明：1、 在費用申請、支付、核銷程序中，各級既是審批者，同時也可是費用當事人

4、和報銷的申請人；2、 各級簽名以人事行政中心提供的備查簽名模版為準。如審批人出差等外在原因，則由審批人授權指定代理人，交財務部備案，指定代理人可在授權期間內行使相應的審批權力，詳見原發布的授權簽名管理制度。5 按報銷類別費用分類5.1 管理費用項目：1、 固定預算管理項目類費用;包括：低值易耗品、辦公用品（如書籍、報刊、雜志、印刷品（含名片）、文具、IT耗材）、后勤維修維護用五金工具用品（如垃圾費、 維修費、燈管、換鎖等）、租金、物業管理費、水電費、固定電話費、寬帶費、購買發票，年審換證費、財務手續費、審計、評估、咨詢費、培訓費、會議費，等；2、 已核定報銷標準和額度的費用；包括：個人電話費補

5、貼、市內交通費、差旅費、應酬費、社保補貼、車輛費用；3、 其它預算外費用；如：慰問金、實物禮品（手機）、物流部費用（包括運輸費、裝卸、車輛費、交通費、誤餐費等）、 其它；5.2 運營業務支出項目：1、 調價:指我司對提貨客戶提貨產品的價格調整。2、 客戶返利：指提貨達到一定量，我司給予客戶的讓利。3、 合作傭金：指協助我司完成一定的銷量，我司給予客戶提成。4、 S返利：指協助我司完成一定銷量，我司給予個人提成。5、 市場費用：指市場推廣過程中發生的促銷員、禮品、場租、物料、廣告費等費用。6、 炒貨：指非常規渠道購入產品。:5.3 門店拓展與行政資產采購：1、 門店拓展類資產采購：行政類資產（鐵

6、皮柜、保險柜、桌椅）、IT類資產（電視、音響、電腦、打印機、掃描槍、傳真機）、市場類資產（手機展柜、收銀臺）；2、 門店首次租金、定金、押金、轉讓費；3、 門店設計、裝修（包括裝修配套資產采購，如空調、門頭等）、安防、門店保險購置；4、 其他行政類資產采購；5.4 員工工資、月考核獎勵。6 費用報銷標準、額度6.1 個人電話費補貼；詳見公司手機話費報銷管理制度；個人電話費由部門或分公司助理統一填寫報銷單并負責在每月10前收集話費發票，經人事行政經理審核，交財務部門，每月一次以補貼形式定期統一發放。6.2 市內交通費；1、 后勤職能部門人員因公外出的市內交通費用據實報銷，需注明起訖地點、時間和事

7、由。2、 業務部外勤人員市內交通費在試用期按市內交通費標準的最低額度申請報銷，試用期結束后員工所在部門主管按該員工所屬區域、崗位性質等,在公司報銷標準范圍內重新核定該員工的市內交通費報銷標準，報人事部門核定，財務備案。在核定標準內據實報銷。 級別標準項目 總監級經理級主管級員工級業務部門外勤人員無自帶車者600/月400元/月260元/月130元/月3、 經理級以下員工只可報銷乘坐除出租車外的公共交通工具的市內交通費用，特殊情況乘坐出租車或自駕車，需報部門負責人審批。4、 所有享有公司車輛補貼的人員不得再報銷市內交通費。6.3 差旅費；（包括出差住宿費用，出差地市交通費用、出差補助），報銷標準

8、如下：級別標準總經理以上級副總級總監級經理級主管級員工級項目   交通工具(省外)所有交通工具交通工具(省內)所有交通工具火車(含高鐵/城際快車)/長途汽車每天住宿標準實報實銷500元以下/間400元以下/間300元以下/間250元以下/間180元以下/間（未規定城市）每天住宿標準實報實銷500元以下/間450元以下/間350元以下/間300元以下/間230元以下/間（規定城市）每人每日出差補助（粵東、粵西及省外城市）實報實銷100元80元60元50元40元出差地市內交通實報實銷實報實銷100元/天80元/天60元/天40元/天1、 規定城市為國內省會城市、直轄市

9、及廣東省一線城市（包括深圳、東莞、珠海）。未規定城市為除規定城市外的國內其他城市。2、 兩人或多人一同出差，按同性別每兩人一間客房為標準報銷住宿費用。3、 出差到附近地區（指與常駐辦公地點是同一行政地區或不是同一行政地區但路程公里數不超過100公里的地區，如：廣州到佛山），不予報銷住宿費和出差補助。4、 個人自駕車出差，按地市之間距離每公里油耗0.8元為標準報銷車輛汽油費，路橋費用按次實報實銷。5、 除總部出差至湛江、茂名、粵東各城市及省外可報銷出差補貼外，其他省內城市出差均不給予出差補貼。住宿一晚按標準給予出差補貼，以此類推。同次在同一城市出差超過三天，按三天報銷出差補貼，超過天數的出差補貼

10、不予報銷。出差期間發生應酬費(當天的午餐、晚餐)，則當天的出差補貼相應地作扣減一半或者全部。6、 區域間會議、區域來總部開會不予報銷出差補貼。7、 差旅費需及時報銷，無特殊情況超過2個月未報銷的差旅費將不予報銷。8、 特別期間(如大型的地區運動會、廣交會期間)的住宿費標準將按實際情況參照經濟型酒店（如家、七天連鎖店）住房標準給予適當調整。6.4 應酬費管理規定； 為加強公司業務應酬費用的規范管理,本著“預算、控制、合理、必須”的管理原則，特制定如下管理規定。1、 各業務部門的應酬費將實行按“部門月度預算定額控制”的管理辦法，公司根據實際經營情況統計數據參考，按部門下達當月費用預算額度。2、 財

11、務部負責核算月度費用，部門應酬費將計入年度績效考核指標。3、 各業務部門負責人在公司下達的月總預算限額內，可根據自身銷售計劃對部門、區域、崗位人員的應酬費用進行彈性調整，但不能超月度預算總額。部門人員費用的彈性調整，需報財務備案。4、 部門應酬費納入年度考核指標，凡超月度預算部分必須先經COO審批通過，總裁辦助理負責備案，方可再使用。5、 單次應酬消費預算超過5000元（含以上），需要提前短信給總裁辦助理，由其報COO審批同意后備案使用。6、 單次應酬消費預算超過3000元（含以上），需要提前短信給部門負責人批準，同時抄送總裁辦助理備案使用。7、 經備案批準后的業務應酬費用，報銷人須在限期內憑

12、真實票據報銷，發票超過2個月仍未報銷一律不得再進行補報銷。8、 所有應酬費開支都需開具真實有效的發票，若因特殊情況產生無發票消費支出時，必須先報COO審批同意，后補發票支出，無票一律不予報銷。9、 大額應酬費支出，需在短信申請中寫明：應酬理由、幾人同行、消費地點、預算額度等內容，經COO批準后方可支出核銷，凡未經批準或超額部份由個人自行承擔。10、 報銷應酬費時，需以黃色告示貼寫明：應酬人或其電話號碼、應酬時間、應酬事項、本公司參與人員等簡要情況說明，貼在報銷單上，交該上級領導和財務部審核。11、 凡不屬于公司的應酬費用，一律不予報銷。如有弄虛作假，一經發現則全額扣減或限期退還公司，并視情節輕

13、重給予經濟處罰。12、 以上應酬費額度，不包括實物禮品、禮金贈予。凡實物禮品和禮金贈予的公關費用和特殊市場費用都必須先書面申請，經COO審批同意后方可列支、報銷。6.5 社保補貼；按人事行政部門社保補貼以戶口所在地社保投保方式執行。6.6 車輛費用報銷標準及相關規定（行政管理用車、自帶車輛、屬物流管理的車輛除外）1、 路橋費、停車費等，憑出車記錄及真實、合法票據報銷，財務部負責核查票據日期及加油情況是否與出車記錄相符；司機填報出差補貼支付證明單時需經用車人員簽名，經車輛調配負責人審批。（出車記錄記載每次出車事項、時間、去向）無出車記錄者不予報銷；2、 凡屬公司配給各區域總監車輛的費用一律附出車

14、記錄及真實票據寄回總部報銷；并注意發票抬頭填寫為各公司抬頭。每月路橋費、加油費和停車費按額度標準報銷，由各區域營銷總監嚴格控制好各自的車輛費；3、 公務車輛大修費用經人事行政部負責人審批后方可維修，修理費憑真實、合法票據報銷；4、 一切人為或工作疏忽、違規駕駛造成的費用損失，由責任者自付，公司不予報銷；5、 公司車輛的年審、維修保養、保險費用由公司負責，自帶車輛的相關費用由員工自付；6、 車輛費用報銷額度分四等級，一級：2000元，二級1000元，三級，800元，四級，600元，由人事行政按部門按職位和級別標準申請個人額度并報財務備案，內容包括每月的加油費，停車費、路橋費，車輛在華普停車費20

15、0元/月納入額度內扣減；7、 享有自帶車輛補貼的公司職員，其車輛補貼每月憑合法票據按額度報銷。不得再報銷市內交通費；8、 以上費用報銷額度標準超出的，在部門績效獎金中支付，無績效獎金的，由使用人自付。7費用審批報銷流程7.1 預算流程如下表所示：一、區域費用預算區域財務主管根據行政及業務的需求，制定出區域預算表核算經理財務總監COO二、總部費用預算助理根據部門額度預算人員應酬費、交通費額度核算經理財務總監COO三、零售固定費用預算區域財務主管根據行政及業務的需求，制定出區域預算表核算經理財務總監COO總部出納支付備用金備注：1、費用預算包括低值易耗品、辦公用品（如書籍、報刊、雜志、印刷品（含名

16、片）、文具、IT耗材）、后勤維修維護用五金工具用品（如垃圾費、 維修費、燈管、換鎖等）、租金、物業管理費、稅費、水電費、固定電話費、寬帶費、購買發票，年審換證費、財務手續費、審計、評估、咨詢費、培訓費、會議費，加油費等。2、區域費用預算及項目費用預算如無重大變化，一般一季度調整一次。3、區域預算流程由區域財務主管及總部會計共同歸檔。7.2日常報銷流程如下表所示：報銷流程審批說明： 1、預算內費用，由區域出納直接支付，單據傳遞到總部，總部出納憑財務總監簽名可直接補充備用金； 2、區域財務主管及總部會計報銷分單時注意區分物流單據； 3、財務總監及零售財務經理審批權限在1000元

17、以下，1000元及以上費用由COO最后簽名，出納支付。4、所有費用必須及時報銷，對于超過次月報銷的財務部不予受理。預算部門要對實際費用與當月的預算作對比，并對差異大的做出合理解釋。5、月度預算費用超過上年同期費用總額80%的，需遞交核算經理審核、COO簽批。6、預算外或超出預算，超出報銷標準或額度的費用和其他類管理項目費用轉入常規流程申請報銷支付。7.3 借支流程如下表所示：注：1、經辦人在OA上填寫借支流程、提供已在OA流程審批的購買申請表編號； 2、經辦人在OA填寫沖借支流程，提供OA流程上相應借支單編號以便核對。7.4運營業務支出項目審批及支付（一）審批權限設置說明：1、 營運支出批復分

18、方案申請、實際支付、借支核銷三種流程。2、 營運支出次序：營運方案審批>借支或直接支付（含貨扣方式）>借支核銷。3、 營運方案審批以CEO批復的當月項目機型總銷售政策或當月新機型銷售政策為主要依據。4、大額方案及支付最高遞交至CEO審批，已批復小額方案支付、費用核銷授權區域總經理審批，無區域總經理地區根據審批件性質遞交到總部產品經理或市場經理審批、項目總監審批，由營運會計歸檔跟進。具體權限定額見下表。5、 方案遞交項目總經理前，市場方案交市場經理簽批，其他營運方案遞交產品經理簽批。6、 款項的支付，同一時間同一批次的款項使用一個審批額度。7、總部業務部門申請單據，流程跳過區域業務經

19、理、區域財務、區域總經理，由總部對口營運會計審單，OA審單意見表述與區域財務一致。8、 營運會計每周以周報形式匯總報送營運支出方案審批、支付情況跟進。（二）營運支出流程如下表所示：流程說明：1、所有營運支出單據由營運會計歸檔、跟進。2、營運支出由區域總經理審批的，由區域出納以備用金付款歸檔；營運支出由總部審批的，由總部出納劃款至區域，由區域出納最終付款并歸檔。3、調價審批額按當批讓利總價差計。4、授權區域總經理審批的營運支出審批后，遞交營運會計歸檔跟進財務流程。5、未任命區域總經理的地區，授權區域總經理審批的營運支出遞交總產品經理或市場經理審批，由營運會計核銷歸檔跟進財務流程。6、除S返利借支

20、核銷需按借支流程進行核銷審批外，其余核銷均由區域總經理核銷審批。7.5 門店拓展與行政資產采購；（1）門店拓展類資產申購支付流程請購流程：人事行政部（預算報價）財務中心費用會計交財務總監人事行政部負責人主管業務副總部門負責人/區域負責人申請人（請購申請）總部財務將審批后的請購申請備案，并將在區域支付的轉區域備案并轉匯備用金區域財務備案已審批的請購申請。COO報銷支付流程:申請人（人事行政部/IT）人事行政部負責人總部、區域財務部在已批核的請購申請內復核費用支出無誤后，出納直接支付 （2）門店首次租金、定金、押金、轉讓費凡新租賃的店鋪、辦公室、宿舍第一次支付租金時需在報銷單后附租賃合同交總部費用

21、會計，以確定支付租賃費金額。第一個月發生的店鋪、辦公室及宿舍支出（租金、押金、管理費等）必須憑有效合同證明主管業務副總發展部負責人申請人COO財務中心費用會計交財務總監 總部、區域財務部復核無誤后，出納支付當租賃手續辦妥,其合同和押金單原件需遞總公司行政部集中歸檔保管，財務原始憑證以行政部人員簽收的復印件留底，以便租賃結束時跟蹤辦理退按等手續。（3）門店設計、裝修（包括裝修配套資產采購，如空調、門頭等）、安防、門店保險購置由發展部負責申請流程：業務拓展部確認租賃后申請人（工程助理：合同、更改、調整、完工證明）價）COO財務中心費用會計交財務總監主管業務副總部門負責人/區域負責人發展部負責人申請

22、人（拓展工程助理，圖紙，工程報價）報銷流程；根據合同，完工進度申請支付。出納支付財務部復核發展部負責人申請人 公司裝修的費用申請、支付報銷時均要附上已經規定流程審批的申請表。（4）其他行政類資產采購申請流程人事行政部門收集各部門請購需求，報價人事行政部負責人財務中心費用會計交財務總監COO報銷支付流程出納支付申請人人事行政部負責人財務部復核7.6員工工資、月考核獎勵申請支付流程1、工資發放流程：總部出納支付COO財務總監人事行政副總申請人2、 獎勵發入流程：財務總監總裁辦績效考核組總部出納支付COO主管業務副總申請人7.7 OA費用報銷流程 1、OA費用報銷流程與本制度所列流程相匹配，遇OA流

23、程與本制度流程沖突時，以OA流程為準，本制度作相應修訂。2、 OA費用報銷流程啟用后，業務部門應酬費、差旅費、應走申請應酬或出差流程，列明應酬、出差各項內容，上級領導批準才可實行應酬或出差事宜。 8 區域備用金制度8.1 區域及下屬一級辦事處設置備用金，其所屬申請人費用報銷申請經審批后，由區域出納直接打入申請人的個人銀行卡或支付現金（銀行卡資料需先在公司財務部備案）；8.2每月25日前各區域外派財務主管按區域固定費用預算申請表，審批后，費用會計根據已批準的預算金額，于每月3號前填寫備用金支付申請，財務負責人復核，出納于5號前將資金存入各區域備用金賬戶，或按照補充備用金方式對區域補充備用金。8.

24、3 區域財務每次郵寄費用報銷單回總部時需同時報送電子版單據清單，以便于總部核對有關的費用累計是否超額度；8.4零售店收銀員管理店鋪備用金，小額費用由申請人報店長審批后，收銀員據實支付。9 報銷需注意事項和對單據的要求9.1須在支付證明單“科目”處填上費用發生：所屬項目公司、區域及辦事處名稱，如運營商普泰電信項目，廣州清遠則填“廣州普泰/廣州區 / 清遠”；如為區域本部費用則只需填寫區域名稱；9.2報銷事由須填寫詳細（發生日期/月份、事由），如X月話費費用，分公司X月X日X月X日租金一定要注明清楚，并在備注欄填寫附件（發票）張數；特別事項應以黃色告示貼寫清楚貼在支付證明單上；9.3所有的簽名需用

25、中文全名；9.4不要涂改任何地方，金額處涂改無效；9.5大小寫金額必須填寫一致；9.6差旅費報銷使用“差旅費報銷單”報銷，并且不能將多次的差旅費混在一張單報銷；9.7出差期間的應酬費，需單獨填寫單據報銷，不得作為差旅費一起報銷；9.8市內交通費包含公司人員出差途中在長駐工作地所在城市內發生的交通費，所以請將這部分交通費另外填“支付證明單”作為市內交通費報銷，納入員工的市內交通費額度。如總部員工出差時在廣州發生的市內交通費；汕頭員工回總部時在汕頭發生的市內交通費；9.9報銷人只可報銷自己的費用，不能代他人報銷費用；9.10使用的支付證明單按公司提供樣式購買；9.11如所報銷的費用為之前已用申請表

26、申請，請將已批復的申請表（或單號）附在發票的后面；9.12固定費用（房租/管理費/稅金/等）不可和其他日常支出填在同一張支付證明單上；9.13當月費用必須在次月報完，以發票日期為準，如超期，不給予報銷。如特殊情況無錢墊付的費用，須填寫借支單；9.14凡代墊廠家支出的市場費用，在借支時必須附上廠家的委托證明。同時注明廠家的還款日期及廠家付款時須我司提供的相關憑證；9.15除分期付款項目外，當次的費用報銷必須在一張支付證明單上反映；當次費用分多次申請付款的，財務有權可予以拒付；9.16費用報銷需憑合法憑證報銷，發票內容完整。發票抬頭按各自所屬公司填寫。取得發票如未填寫發票抬頭、日期的，請報銷人自行填寫；原則上無發票不能報銷，如因特殊原因未取得發票需要報銷的，由報銷人自行負責提供相應的發票，再附上相關原始單據，并用“黃色告示貼”注明原因貼在單據上，證明人簽字證明，財務才給予報銷；9.17原始單據必須用膠水粘貼在支付證明單后面，個人的應酬費、差旅費、交通費等各項支出，請報銷人按填寫順序粘貼相關發票并在票據后作出相關說明事項，不得使用訂書機裝訂；如所附發票太多，需分層次粘貼，且粘貼面積不要超過A5大?。?.18單據粘貼時，正面朝上，金額欄向右；9.19各區域應根據情況傳遞報銷單，每月25日前將當月最后一批報銷單送達總公司費用會計；9.20區域外派財務主管負責單據的傳遞，隨