1、Office辦公軟件教程Office辦公軟件教程目錄Word快速入門編輯文本格式化文本圖文混排設置頁面版式課程議題1.快速入門快速入門1.1 Word 202X1.1 Word 202X的操作界面的操作界面 啟動Word 202X后，就進入其主界面。Word 202X的操作界面主要由標題欄、菜單欄、工具欄、任務窗格、狀態(tài)欄及文檔編輯區(qū)等部分組成。 標題欄菜單欄工具欄狀態(tài)欄任務窗格標題欄下方是菜單欄，包括“文件”、“編輯”、“視圖”、“插入”、“格式”、“工具”、“表格”、“窗口”和“幫助”9個菜單，涵蓋了用于Word文件管理、正文編輯的所有菜單命令。1.2 1.2 文檔的基本操作文檔的基本操作

2、 文檔的基本操作主要包括創(chuàng)建新文檔、保存文檔、打開文檔以及關閉文檔等。u 新建文檔 u 保存文檔 u 打開文檔u 關閉文檔單擊【開始】 【所有程序】 【Microsoft Office】 【Microsoft Office Word 202X】通過快捷鍵來建立：在word中按 ctrl+N 鍵可以建立一個空白的word文檔。在word中使用“文件”菜單的“新建”命令來完成。使用右鍵菜單來建立： 在桌面上空白處單擊鼠標右鍵，在快捷菜單中單擊“新建”項，從彈出的子菜單中選擇“Microsoft Word文檔”，給這個文檔起好名字，這個文檔就建立好了。*自動保存自動保存打開“工具”菜單，單擊“選項”

3、命令，單擊”保存”選項卡里面有個“自動保存時間間隔項”默認時間為10分鐘。（可以更改時間）*保存文檔保存文檔在word中使用“文件”菜單中“保存”命令。在word中點擊工具欄中的 來保存。通過“開始”菜單的“打開office文檔”命令來打開。通過快捷鍵打開：在word中按“ ctrl+O ”鍵打開。在word中使用“文件”菜單的“打開”命令來完成。找到 word的位置直接雙擊右鍵打開。 對文檔完成所有的操作后，要關閉時，可選擇“文件”|“關閉”命令，或單擊窗口右上角的“關閉”按鈕 。在關閉文檔時，如果沒有對文檔進行編輯、修改，可直接關閉；如果對文檔做了修改，但還沒有保存，系統(tǒng)將會打開一個提示框

4、，詢問是否保存對文檔所做的修改。單擊“是”按鈕即可保存并關閉該文檔。課程議題2.編輯文本編輯文本2.1 2.1 復制文本復制文本 在文檔中經常需要重復輸入文本時，可以使用復制文本的方法進行操作以節(jié)省時間，加快輸入和編輯的速度。u 選取需要復制的文本，選擇“編輯”|“復制”命令，把插入點移到目標位置，再選擇“編輯”|“粘貼”命令。 u 選取需要復制的文本，按Ctrl+C組合鍵，把插入點移到目標位置，再按Ctrl+V組合鍵。u 選取需要復制的文本，在“常用”工具欄上單擊“復制”按鈕 ，把插入點移到目標位置，單擊“粘貼”按鈕 。u 選取需要復制的文本，按下鼠標右鍵拖動到目標位置，松開鼠標會彈出一個快

5、捷菜單，從中選擇“復制到此位置”命令。u 選取需要復制的文本，右擊，從彈出的快捷菜單中選擇“復制”命令，把插入點移到目標位置，右擊，從彈出的快捷菜單中選擇“粘貼”命令。2.2 2.2 移動文本移動文本 移動文本的操作與復制文本類似，唯一的區(qū)別在于，移動文本后，原位置的文本消失，而復制文本后，原位置的文本仍在。u 選取需要復制的文本，選擇“編輯”|“剪切”命令，把插入點移到目標位置，再選擇“編輯”|“粘貼”命令。 u 選取需要復制的文本，按Ctrl+X組合鍵，把插入點移到目標位置，再按Ctrl+V組合鍵。u 選取需要復制的文本，在“常用”工具欄上單擊“剪切”按鈕 ，把插入點移到目標位置，單擊“粘

6、貼”按鈕 。u 選取需要復制的文本，按下鼠標右鍵拖動到目標位置，松開鼠標會彈出一個快捷菜單，從中選擇“稱動到此位置”命令。u 選取需要復制的文本，右擊，從彈出的快捷菜單中選擇“剪切”命令，把插入點移到目標位置，右擊，從彈出的快捷菜單中選擇“粘貼”命令。2.3 2.3 刪除文本刪除文本 在文檔編輯的過程中，需要對多余或錯誤的文本進行刪除操作。對文本進行刪除，可使用以下方法。u 按Back Space鍵刪除光標左側的文本。 u 按Delete鍵刪除光標右側的文本。u 選取需要刪除的文本，在“常用”工具欄中，單擊“剪切”按鈕。u 選取需要刪除的文本，然后選擇“編輯”|“清除”|“內容”命令。2.4

7、2.4 查找與替換文本查找與替換文本打開“編輯”菜單，單擊“替換”命令，就出現(xiàn)這樣一個“替換”對話框，在查找內容文本框中輸入要替換的內容，如果確定了文檔中這個詞肯定都要被替換掉，那就直接單擊“全部替換”，完成后word會告訴替換的結果，如果不是想替換什么，而只是想查找的話，可以使用查找項，單擊“查找”選項卡，在”查找內容”輸入框中輸入要查找的內容，單擊”查找下一處”按鈕，就可以招待文檔中下一處使用這個字的位置了。在word中查找和替換的快捷鍵分別是：查找是ctrl+F,替換是ctrl+H。課程議題3.格式化文本格式化文本3.1 3.1 設置文本樣式設置文本樣式 在Word中為了使文檔更加美觀、

8、條理更加清晰，通常需要對文本樣式進行設置。u 工具欄設置u 通過“字體”對話框設置 使用“格式”工具欄可以快速地設置文本的字體、字號、顏色、字形等。u 設置字體u 設置字號u 設置字形及顏色 在“字體”對話框中不僅可以完成“格式”工具欄中所有字體設置功能，而且還能給文本添加特殊的效果，設置字符間距等。u 設置字符格式u 設置字符間距3.2 3.2 設置段落對齊方式設置段落對齊方式*段落間距段落間距把光標定位在設置的段落中，打開“格式”菜單，選擇“段落”命令，打開段落對話框，在間距選擇區(qū)中，單擊“段后”設置框中向上的箭頭，設置為“2行”，單擊“確定”按鈕，這樣這個段落和后面的段落之間的距離就拉開

9、了，這里的段和段之間并不是用回車來分開的。*段落行距段落行距行距就是行與行之間的距離，選中全文，打開“格式”菜單，單擊段落命令，單擊對話框中“行距”下拉列表框中的下拉箭頭，選擇”倍行距”,單擊“確定”按鈕，就可以改變整個文檔的全部行距了。3.2 3.2 設置段落對齊方式設置段落對齊方式在word中我們通常用的對齊方式有四種，分別是兩端對齊(ctrl+J)、居中(ctrl+E) 、右對齊(ctrl+R)和分散對齊(ctrl+shift+J) ，對應的圖標如下：我們可以在工具欄的常規(guī)選項卡中選擇對齊方式。課程議題4.圖文混排圖文混排 在流行的報刊雜志上，常常會看到各種各樣的美術字，這些美術字給文章

10、增添了強烈的視覺效果。在Word 202X中可以創(chuàng)建出各種文字的藝術效果，甚至可以把文本扭曲成各種各樣的形狀設置為具有三維輪廓的效果。 創(chuàng)建藝術字 編輯藝術字 在Word 202X中可以創(chuàng)建帶陰影的、扭曲的、旋轉和拉伸的文字，也可以按預定義的形狀來創(chuàng)建文字，由于這些藝術字是圖形化的對象，可以使用“藝術字”工具欄上的按鈕來改變效果。 創(chuàng)建完藝術字后，選中藝術字，就會出現(xiàn)“藝術字”工具欄，如果用戶對其樣式不滿意，可以通過該工具欄對其進行編輯修改。 Word 202X包含一套可以手工繪制的現(xiàn)成圖形，例如，直線、箭頭、流程圖、星與旗幟、標注等，這些圖形稱為自選圖形。 繪制自選圖形 編輯自選圖形 使用“

11、繪圖”工具欄上的“自選圖形”按鈕，可以制作各種圖形及標志。 在“繪圖”工具欄上單擊“自選圖形”按鈕，將打開一個菜單，在其中選擇一種圖形類型，即可彈出子菜單。根據需要選擇菜單上相應的圖形按鈕，在文檔中拖動鼠標就可以繪制出對應的圖形。 Word 202X所提供的剪貼畫庫內容非常豐富，設計精美、構思巧妙，能夠表達不同的主題，適合于制作各種文檔，人地圖到人物、從建筑到名勝風景，應有盡有。 要插入剪貼畫，可以選擇“插入”“圖片”“剪貼畫”命令，打開“剪貼畫”任務窗口。在任務窗口的“搜索文字”文本框中輸入剪貼畫的相關主題或文件名稱后，單擊“搜索”按鈕，來查找電腦與網絡上的剪貼畫文件。 在Word中不但可以

12、插入剪貼畫，還可以從磁盤的其他位置中選擇要插入的圖片文件。這些圖片文件可以是Windows的標準BMP位圖，也可以是其他應用程序所創(chuàng)建的圖片，例如，CorelDRAW的CDR格式矢量圖片，JPEG壓縮格式的圖片，TIFF格式的圖片等。 選擇“插入”“圖片”“來自文件”命令，打開“插入圖片”對話框，在其中選擇圖片文件，單擊“插入”按鈕即可將該圖片插入到文檔中。 插入到Word中的圖片，使用“圖片”工具欄，可以對其進行移動、復制、縮放、裁剪、旋轉及調整亮度和對比度等編輯處理。課程議題5.設置頁面版式設置頁面版式選擇“文件”|“頁面設置”命令，打開“頁面設置”對話框，該對話框中4個選項卡。在word

13、中單擊“常用”工具欄上的“打印”按鈕。在word中選擇“文件”菜單的“打印”命令。快捷鍵：ctrl+P組合鍵。 頁眉和頁腳通常用于顯示文檔的附加信息，例如頁碼、日期、作者名稱、單位名稱、徽標或章節(jié)名稱等。其中，頁眉位于頁面頂部，而頁腳位于頁面底部。Word可以給文檔的每一頁建立相同的頁眉和頁腳，也可以交替更換頁眉和頁腳，即在奇數(shù)頁和偶數(shù)頁上建立不同的頁眉和頁腳。 要在文檔中添加頁眉和頁腳，只需要選擇“視圖”|“頁眉和頁腳”命令，激活頁眉和頁腳，就可以在其中輸入文本、插入圖形對象、設置邊框和底紋等操作，同時打開“頁眉和頁腳”工具欄。 單擊【開始】 【所有程序】 【Microsoft Office

14、】 【Microsoft Office Excel 202X】菜單命令，即可啟動Excel應用程序。 雙擊桌面上的快捷圖標雙擊桌面上的快捷圖標工作表標簽工作表標簽列標列標活動單元格活動單元格行號行號工具欄工具欄標題欄標題欄任務窗格任務窗格菜單欄菜單欄繪圖工具欄繪圖工具欄名稱框名稱框公式編輯框公式編輯框 Excel的工作界面與word的工作界面有著類似的標題欄、菜單、工具欄，也有自已獨特的功能界面，如名稱框、工作表標簽、公式編輯框、行號、列標等。單元格單元格 Excel中的每一張工作表都是由多個長方形的“存儲單元”組成，這些長方形的“存儲單元”即是單元格。這是Excel最小的最小的單位。輸入的數(shù)

15、據就保存在這些單元格中，這此數(shù)據可是字符串、數(shù)學、公式等不同類型的內容。列標和行號： Excel使用字母標識列，從A到IV，共256列，這些字母稱為列標；使用數(shù)字標識行，從1到65536，共65536行。每個單元格通過“列標+行號”來表示單元格的位置。如：B1，就表示第B列第1行的單元格。名稱框和公式編輯框 名稱框用來對Excel電子表格中的單元格進行命名和名稱的顯示。利用名稱框，用戶可以快速定位到相應的名稱區(qū)域。 公式編輯框用于輸入和顯示公式或函數(shù)的區(qū)域。工作薄工作薄 工作簿是處理和存儲數(shù)據的文件。標題欄上顯示的是當前工作簿的名字。Excel默認的工作簿名稱為“book1”。 每個工作簿包含

16、多個工作表，默認狀態(tài)工作薄包含張工作表，但是張工作表往往不能滿足用戶的需要，所以一個工作簿中可能包含多張工作表，最多時一個工作簿中可能包含255張工作表。工作表工作表 工作表是由單元格組成，在excel中一張工作表由25665536個單元格組成。Excel中默認新建的工作簿包含3個工作表，工作表的標簽名為sheet1、sheet2、sheet3。可能通過單擊工作表標簽在不同的工作表之間進行切換。打開文件有三種方法：雙擊xcel文件單擊菜單【文件】 【打開】單擊工具欄上的【打開】按鈕保存文件有兩種方法：單擊菜單【文件】【保存】輸入文件名單擊工具欄上的【保存】按鈕 關閉文件有兩種方法：單擊菜單欄右

17、上角【關閉】按鈕單擊菜單【文件】【關閉】 數(shù)據輸入：單擊要輸入數(shù)據的單元格，利用鍵盤輸入相應的內容 默認情況下，輸入數(shù)據后，按nter鍵，將確認輸入并切換到下方的單元格按ab 鍵，可切換到右方的單元格；按鍵盤上的單元格，可靈活選擇下一個數(shù)據輸入的位置修改數(shù)據： 直接替換數(shù)據。單擊選中要修改的單元格，輸入新內容， 會替換原單元格中的內容。 修改單元格中的部分內容。雙擊單元格，單元格變錄入狀態(tài)，光標成“”形，表示文字插入的位置，然后在要修改的文字上拖動鼠標選中要修改的文字，然后輸入新的內容。如下圖：填充和自動填充 在Excel中，對于一些規(guī)律性比較強的數(shù)據，如果逐個手動輸入比較浪費時間，而且容易造

18、成數(shù)據輸入錯誤，為此， Excel提供了填充和自動填充功能，可幫助用戶快速輸入此類數(shù)據填充：單擊編輯填充菜單命令，彈出如圖所示子菜單： 向上填充、向左填充、向下填充、向右填充 選定一個單元復制，然后選擇向上填充選項，則會將選中單元格的內容，復制到上面的單元格中，其他類推。填充和自動填充填充：自動填充： 就是通過簡單的雙擊或拖動操作快速、準確地輸入大量有規(guī)律的數(shù)據。填充句柄 選定一個單元格，仔細觀察后，會發(fā)現(xiàn)在單元格右下方有一個小黑方塊，這就是填充句柄。填充句柄填充和自動填充自動填充：自動填充操作步驟: 當鼠標光移動到填充句柄上方時,鼠標會變成“ + + ”字形狀,此時可能通過按住鼠標左鍵拖動實

19、行自動填充操作。豎向單擊拖動鼠標,釋放鼠標左鍵后,自動完成填充操作。自動填充操作步驟: 在最后一個填充的單元格右下角,會出現(xiàn)一個“自動填充選項”,單擊“自動填充選項”標記,會出現(xiàn)如圖所示的自動填充選項,在這里我們可以重新選擇自動填充的方式,默認填充方式為“以序列方式填充”。自動填充操作步驟: 我們除了對單元格的內容進行修改外,還可以對單元格進行移動、復制、插入、刪除等操作。移動單元格 單擊選擇單元格或多個單元格，按住鼠標左鍵拖動目標位置，即可完成對單元格的移動操作。將鼠標移動到單元格邊框圖上，鼠標變成移動狀態(tài)，然后拖動鼠標到目標位置即可。復制單元格 傳統(tǒng)方法是通過選擇單元格，單擊編輯-復制菜單

20、命令，將單元格內容復制到剪貼板中，然后選擇目標單元格，單擊編輯-粘貼菜單命令，完成對單元格的復制。 在執(zhí)行移動單元格的過程中，按住【Ctrl】鍵，在箭頭的右上角會出現(xiàn)一個“+”號，這進可以完成對單元格的復制操作。清除與刪除清除：只要選中單元格，然后按【Delete】鍵，就可以清除單元格中的內容，或在單元格上單擊右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇【清除內容】命令。刪除：要刪除單元格，則在單元格上單擊右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇【刪除】命令，在“刪除”對話框中選擇一種刪除形式，然后單擊【確定】按鈕。清除與刪除插入行 在要插入的行的下方，單擊左側的行號，選擇一行單元格，單擊右鍵彈出快捷菜單，選擇插入命令，

21、如圖 單擊要插入位置后面的列標，選擇一列單元格，單擊右鍵彈出快捷菜單，選擇插入命令，如圖插入列刪除行、列：在要刪除的行或列上單擊右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇【刪除】命令即可。行高和列寬調整行高：將光標移動到行號中間的分隔線上，此時鼠標變成 ,單擊鼠標左鍵向上(或向下)拖動,即可調整單元格的行高。調整列寬：將光標移動到列標中間的分隔線上，此時鼠標變成 ,單擊鼠標左鍵向左(或向右)拖動,即可調整單元格的列寬。行高和列寬 選擇多列（或多行）單元格，單擊鼠標右鍵，在彈出的快捷菜單中單擊選擇【隱藏】命令，即可隱藏單元格的列（或行）。行、列隱藏行的隱藏與列的隱藏方法相同。 要恢復單元格的顯示，可以通過選擇

22、被隱藏單元格的前后兩列單元格，然后單擊鼠標右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇【取消隱藏】命令，即可重新顯示被隱藏的單元格。行、列取消隱藏選擇單元格后，單擊鼠標右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇【設置單元格格式】菜單選項，如圖：單元格屬性的設置 Excel中為了方便對數(shù)據處理，可以通過定義單元格的“數(shù)字”選項卡，來定義不同的單元格數(shù)據格式。例：輸入 號碼的區(qū)號“010” 如果直接輸入，“010”中的第一個“0”會被忽略掉。此類數(shù)據已經不是數(shù)字，這是我們需要通過先將單元格的數(shù)據格式修改成“文本”類型后，再在該單元格處輸入“010”。單元格屬性的設置【對齊】選項卡，可以對單元格的文本進行對齊方式、文本方向等的控

23、制。其中“文本控制”中的“自動換行”選項，在單元格內容比較多需要用多行來進行顯示 時，可能使用這個選項達到換行的效果。單元格屬性的設置Excel中的字體、邊框、圖案的設置與word里面的基本相同。表間切換單擊表標簽“sheet1、sheet2、sheet3”，可以進行表格間的切換。Excel中，當前的表格標簽為白色，默認的非當前表格為淺灰色。若要選擇相鄰的多張工作表，可以通過shift鍵+單擊實現(xiàn)；若要選擇不相鄰的多張工作表，可以通過ctrl+單擊實現(xiàn)。多表的選擇選擇相鄰的多張工作表選擇不相鄰的多張工作表標簽的重命名在表標簽上雙擊鼠標，當光標變成“I”狀態(tài)后，即可進行編輯修改狀態(tài)，對表標簽進行

24、重命名。更改標簽的顏色在表格的上方，單擊鼠標右鍵，彈出快捷菜單，選擇工作表標簽顏色命令，如圖在彈出的顏色面板中，選擇所需要的顏色，然后單擊 確定按鈕，單擊另外一個工作表后，即可看到效果。如圖添加工作表在工作表標簽上單鼠標右鍵，彈出快捷菜單，然后選擇【插入】命令，在彈出的對話框中選擇【工作表】即可在工作表標簽上單鼠標右鍵，彈出快捷菜單，然后選擇【刪除】命令刪除工作表移動、復制工作表在表標簽上，單擊鼠標右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇移動或復制工作表命令，彈出對話框單擊“工作簿”下拉列表，可以選擇工作表要移動到的位置即可。如果選擇“建立副本”選項，則表示復制工作的操作。在工作簿內可以進行工作表的位置移

25、動，即單擊一個工作表的表標簽，然后進行拖動，可以調整工作表的前后排列順序。調整工作表顯示順序拖動過程中出現(xiàn)的黑色倒立的三角形表示拖動工作表將要插入的位置。排序排序可以讓表格中的數(shù)據按某種規(guī)則排列，數(shù)據間的順序只有兩種：升序與降序。對于數(shù)值， Excel按數(shù)值大小排序；對于文本，Excel將根據字母順序、首字母的拼音順序或筆畫順序來排序，空格將始終被排在最后。簡單排序選中要排序內容，單擊工具欄中的升序排序或降序排序按鈕，可以完成簡單的排序。升序排列按鈕降序排列按鈕復雜排序通過單擊數(shù)據菜單下的【排序】菜單命令，彈出“排序”對話框，如圖提示：排序對話框中，最多可以設置3個關鍵字。求和：選擇要求和的數(shù)

26、據，并多選一格用于顯示結果，然后單擊工具欄上的自動求和按鈕。求平均值、計數(shù)等操作如此類推。打印工作表之前，需要對工作表的頁面進行設置，單擊菜單文件下的頁面設置，如圖頁面選項卡：可以進行方向、縮放、紙張大小的設定。頁邊距選項卡：可以對打印表格頁邊距進行設置。頁眉/頁腳選項卡：可以對打印文件設置頁眉、頁腳。我們可以通過單擊自定義頁眉或自定義頁腳來進行自定義頁眉、頁腳。工作表選項卡：可以設置要打印的區(qū)域，默認是全部區(qū)域。如果是多頁打印，可以將表頭部分設置為“打印標題”，這樣便可以在每頁出現(xiàn)標題內容。有兩種方法：文件菜單下的打印命令工具欄上的打印按鈕使用小技巧EXCELEXCEL另類的功能另類的功能-照相機照相機主題：有一些命令有時候忽然找不到了，都藏在主題：有一些命令有時候忽然找不到了，都藏在“自定義自定義”工工具欄了：）今天來找一下隱藏工具欄（例：照相機）。具欄了：）今天來找一下隱藏工具欄（例：照相機）。說明：說明：點擊點擊 “工具工具”-“自定義自定義” ，在，在“命令命令”卡片的卡片的“類別類別”-“工工具具”，再在命令欄中找到，再在命令欄中找到“照相機照相機”按鈕，并將它拖到工具欄的按鈕，并將它拖到工具欄的任意位