1、精選文檔工程項目檔案管理制度一、目的為規范公司的工程項目檔案管理，防范與把握合同風險，有效地愛護和利用檔案，維護公司的合法權益，特制定本規定。二、工程項目檔案歸檔范圍本規定所指工程項目檔案是指過去和現在，公司在工程項目的開發、設計、實施、竣工等過程中形成的具有保存價值的文件、圖方案、軟件、圖錄像等。其主要包括：工程項目建議批文，中標通知書，工程承包合同，合同附件，勞務分包合同，專業分包合同，選購合同，工程預（結）算書，工程設計圖紙，工程施工圖紙，往來公函，傳真，會議記錄，托付書，開工報告，請款報告，技術資料，主要設備材料估檢報告，施工記錄驗收報告，竣工報告等。三、檔案機構及其職責公司指定專人負

2、責檔案管理工作（即資料員），資料員負責檔案接收、收集、整理、立卷、保管、調閱等工作。其主要職責包括：1、收集、整理、立卷和歸檔工程項目的檔案材料；2、檔案材料的保管和銷毀；3、檔案材料的查借閱、催還。四、檔案的立卷、收集、整理1、以工程項目為單位，分別立卷，一項目一卷。2、在工程項目的招投標階段開頭立卷，收集該項目有關資料歸檔管理。3、各項目的職能人員應將在工作過程中形成的文件資料進行積累，整理和準時移交歸檔，移交檔案文件時，資料員必需在檔案移交清單上進行登記（見附表一）。4、在檔案的首頁設卷內文件名目，并填寫文件序號、編制單位、名稱、歸檔日期等信息（見附表二）。5、在檔案的次頁設“合同概要”

3、、“主要大事備要”，主要內容包括：合同標的價金，對方單位，聯系人，重要日期備忘，應收工程款記錄等，該項工作由資料員負責，項目職能人員協作。五、檔案的管理1、對工程項目檔案系統排列編號，確定保管期限，編制檔案名目（卡片），按肯定次序排列和存放。2、每年對檔案進行一次清理。3、清除不必要保存的材料。4、對破損和褪色的材料進行修補和復制。六、檔案要求1、文件必需為原件、正文，符合文件格式。2、必需齊全完整，裝訂整齊，并適當管理。3、傳真件應復印一份歸檔。七、檔案的保管1、檔案管理人員應妥當保管，防蟲蛀，防丟失，保證檔案的平安。2、全部檔案應專柜存放，加鎖。3、全部檔案不得任憑查閱、變訂，不得置于公共

4、場所。4、公司檔案保管期限分永久、長期、短期三種。介于兩種保管期限的，保管期限從長。八、檔案的銷毀1、檔案管理人員依據檔案保管年限的規定對檔案進行鑒定，登記已失效的檔案，編制檔案銷毀清冊（見附表三）。2、檔案銷毀清冊經核準人批準，方能銷毀失效檔案。3、銷毀一般以焚燒、粉碎的方式處理，特殊銷毀方式另作說明。4、銷毀時要有二人以上監銷，并在檔案銷毀清冊上簽字。5、銷毀人員應實行嚴密管理措施，防止檔案失密和泄密。九、檔案的查借閱1、因工作需要查閱檔案的應填寫好查閱申請單，由核準人簽字同意，方可查閱（見附表四）。2、確因工作需要外帶，需辦理檔案外借手續，經核準人簽字同意，方可帶出，用畢即歸還。3、資料

5、員對文件的查（借）閱狀況要進行登記（見附表五）。4、借閱人對所借之檔案必需妥當保管，不得私自復制、調換、涂改、污損、劃線等等，不能任憑亂放，以免遺失。5、借出檔案材料，因保管不慎丟失時，要準時追查，并報告主管準時處理。6、外單位借閱檔案，應持有單位介紹信，經核準人批準后方可借閱，且不得帶離檔案室。其抄摘內容也須核準人同意且審核后才能帶出。7、公司對調閱制度實行分級制度，公司可依據借閱人工作的需要及等級的評定，分別賜予“原件借閱”“復印件借閱”“局部復印件借閱”。十、有下列行為者，視情節輕重，賜予違紀處分，若構成犯罪依法追究刑事責任：1、毀損、丟失或擅自銷毀檔案。2、擅自向外界供應、抄摘檔案。3