1、學術探討一、檢察檔案管理信息化現狀與趨勢分析泰州市檢察院的檔案管理,基本上可以反映全國檢察系統的現狀。該院2001年達到了江蘇省檔案管理一級標準,實現了庫房空調化、存儲密集化。1998年開始應用高檢指定的清華檔案管理軟件,2000年底實現了全部歷史檔案目錄的計算機檢索。檔案目錄管理采用清華軟件?，F在目錄管理以計算機檢索為主,內容管理還是傳統的紙質檔案為主,音像檔案管理和內容的數字化管理才剛剛起步。(一檢察檔案管理現狀與信息化發展趨勢的差距筆者認為,與檢察信息化建設的發展趨勢對比,現在的檢察檔案管理還存在以下差距:1. 訴訟檔案與文書檔案管理軟件不統一,造成信息分隔,增加應用維護的復雜性和成本。

2、檔案局系統推薦的管理軟件,以檔案的分件管理為設計思路,可以實現從黨政網收文到歸檔的一體化、網絡化和全文電子化管理;但不能適應訴訟檔案產生流程和分卷歸檔的特殊性。清華管理軟件以分卷管理為設計思路,以卷宗目錄管理為主,全文作為附件管理,附件可以是文本文件、圖片文件或多媒體文件,適應訴訟檔案的特點且適用面較廣;但其致命缺陷是軟件開發平臺太過陳舊而跟不上信息化應用的步伐(windows3.1平臺,以文字界面為主,且沒有實現收文、制作、歸檔的一體化,也沒有網絡版。2. 信息制作數字化與紙質文件歸檔脫節?，F在檢察信息化發展很快,除訊問(詢問筆錄外,其余信息的制作都是計算機處理,實現數字化了。筆錄數字化在有

3、的檢察院也已經實現,即電腦現場錄入加錄音校對,或全程數字化錄音錄像?？上w檔是仍然是用紙質文本,已經形成的數字文檔沒有得到充分利用。3. 全文數字化實現艱難。僅有目錄檢索的電腦化是遠遠不夠的,查到的檔案還要采取傳統辦法摘抄、復制。只有實現了檔案全文的數據庫存儲,才能真正提高檔案信息查詢利用的便利程度和效率。全文數字化的難點,一是建國以來數量龐大的歷史檔案如何電子化,是人工錄入、圖片儲存還是掃描識別?二是新產生的數字信息怎樣整合到檔案管理中,是實時納入數據庫管理還是定期移交電子文檔?三是龐大的全文信息數據庫的存儲成本、災難備份問題如何解決?特別是占用空間極大的音頻、視頻數字信息如何歸檔存儲,是直

4、接進入硬盤數據庫還是只建目錄、另外保存光盤?4. 信息存儲格式互不兼容,導致檔案利用復雜化。由于部分軟件公司采取壟斷或封閉的技術路線,導致信息存儲格式的互不兼容。要閱讀、檢索某一類檔案內容,就必須安裝多種軟件,加大了信息建設成本、人為地使信息利用復雜化。5. 檔案單機管理沒有融入單位局域網應用。造成了內部查詢檔案不便。更重要的是無法實現信息制作、發布、交換與歸檔的流程化、一體化、實時化,降低了工作效率。(二檢察檔案管理不適應信息化發展趨勢的原因1. 沒有解決認識問題。檢察檔案管理在三個關鍵問題上沒有明檢察檔案管理發展思路:全文數字化、應用網絡化趙海軍 江蘇省泰州市人民檢察院 225300確的思

5、路:是目錄電子化還是全文數字化,是單機管理還是網絡化管理,是強調信息保密還是推行信息公開。歸結到一點,就是沒有認識到未來的檔案管理就是信息管理,不再是單純的事后收集歸檔利用。信息管理必須整合信息的獲取、制作、交換傳輸、存儲、檢索利用全過程,網絡化的各類數據庫是未來檔案管理(信息管理的必由之路。認識不到位,導致了把檔案管理發展與檢察信息化建設相分離,導致了檔案管理設施建設上的盲目性。這里面有觀念問題,也有技術保障根本上的問題。2. 資金投入不夠。一般基層院對檔案信息化的投入,限于1-2套單機版軟件,1臺電腦和打印機、復印機而已,不過一兩萬元。要靠這點投入實現檔案的全文、實時信息化管理,是遠遠不夠

6、的。3. 管理軟件和信息存儲交換的技術標準缺乏統一規劃。檢察機關內部沒有統一,與其他的國家機關采用的軟件也不統一,結果就是檔案信息交換難以實現,形成一個個信息孤島。4. 檔案人員素質不適應信息化要求。檢察系統存在一個普遍現象,就是安排不能在檢察業務一線工作的老同志或其他人員管理檔案。這些同志對信息技術的掌握程度和再學習能力有限,檔案管理的信息化水平自然難以提高。二、檢察檔案管理信息化對策:全文數字化、應用網絡化根據以上分析,筆者認為檢察檔案管理的發展趨勢是檔案全文數字化、管理網絡化和實時化,也就是全程的檢察信息管理。為了適應未來發展趨勢,筆者有以下建議:1. 盡快解決信息公開與保密的矛盾。這是

7、決定未來檔案管理發展思路的關鍵。檔案管理的目的,并不僅僅是保存歷史信息的原貌,而是為了發揮歷史信息在社會發展各個方面的作用。2. 明確全文數字化和應用網絡化的發展方向。明確了方向,檢察信息化建設和檔案管理建設才好制定規劃、分步建設。才能避免盲目建設造成推倒重來的重復勞動和經濟損失。3. 采取開放的技術路線。全國指定一家開發商、一種管理軟件,缺乏競爭的必然結果就是服務質量差和技術停滯不前。要有意識地吸引更多的軟件開發商參與檢察信息管理軟件的競爭。這就要求實現信息交換接口的標準化,各個管理軟件之間也就是各個檢察院之間實現高效的信息交換。信息交換接口標準,最好與其他的國家機關統一,因為作為國家機關的一部分,檢察機關必然要與其他國家機關發生信息交換。4. 加大投入。要克服各級檢察院重視網絡和終端硬件投入,忽視信息數據庫的建設、管理、應用的現象。投入硬件的目的,是制作和使用信息。檢察信息化的核心,是檢察信息的獲取、制作、存儲和利用。沒有信息應用,硬