1、合同管理辦法(試行)第一章 總 則第一條 為全面加強(qiáng)合同管理，促進(jìn)經(jīng)營(yíng)工作的健康有序開(kāi)展，維護(hù)公司的合法權(quán)益，根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)，根據(jù)公司合同管理辦法，并結(jié)合公司營(yíng)銷的特殊性，特制定本辦法。第二條 本辦法所稱合同指由營(yíng)銷系統(tǒng)簽訂的經(jīng)銷、加工承攬及采購(gòu)合同等。包括一次性訂貨單、協(xié)議以及涉及合同簽訂、履行的電報(bào)、傳真等書(shū)面性文本。營(yíng)銷系統(tǒng)的房屋租賃、汽車租賃、設(shè)備采購(gòu)等非經(jīng)營(yíng)性合同管理適用公司合同管理辦法的規(guī)定。第三條 合同管理指對(duì)合同文本的制定、簽約人員的培訓(xùn)、考核、合同簽訂、審核、合同專用章的管理使用，合同履行以及合同歸檔等進(jìn)行全面管理。第四條合同管理實(shí)行分級(jí)歸口管理。公司企劃科負(fù)責(zé)公司營(yíng)銷系統(tǒng)

2、合同日常管理工作，指導(dǎo)和監(jiān)督各銷售辦事處、供應(yīng)科的合同管理工作，各層級(jí)合同管理機(jī)構(gòu)分別為：1、各銷售辦事處綜合科負(fù)責(zé)本辦事處合同管理的初審、備檔工作和日常管理工作；2、經(jīng)營(yíng)辦在運(yùn)作中負(fù)責(zé)對(duì)銷售業(yè)務(wù)合同管理進(jìn)行日常把關(guān)工作，并指導(dǎo)辦事處的合同管理工作；3、供應(yīng)科負(fù)責(zé)供應(yīng)合同的日常管理工作，并指導(dǎo)各區(qū)域合同管理工作；4、公司企華科負(fù)責(zé)牽頭對(duì)業(yè)務(wù)人員的合同相關(guān)知識(shí)培訓(xùn)及考核。第二章 合同的簽訂第五條 各類合同的簽訂應(yīng)貫徹平等、自愿、公平、促進(jìn)交易、誠(chéng)實(shí)信用和合法的基本原則。第六條 業(yè)務(wù)人員應(yīng)熟悉產(chǎn)品知識(shí)和業(yè)務(wù)操作知識(shí)，并能基本掌握合同法等相關(guān)法律知識(shí)。合同、協(xié)議必須具備以下內(nèi)容：1、 雙方當(dāng)事人名稱

3、或姓名、地址（要確定合同簽訂對(duì)方有簽約資格及承擔(dān)責(zé)任的能力）；2、 明確的標(biāo)的；3、 具體的數(shù)量和質(zhì)量要求；4、 價(jià)款或報(bào)酬；5、 履行的期限、方式，交（提）貨的地點(diǎn)原則上在我方倉(cāng)庫(kù)，并確定對(duì)合同標(biāo)的驗(yàn)收的程序和期限；6、 違約責(zé)任（應(yīng)當(dāng)盡可能的量化、明確）；7、 解決糾紛的方式，先行協(xié)商解決，協(xié)商不成向我方所在地法院起訴。第七條 銷售業(yè)務(wù)人員在業(yè)務(wù)操作、合同簽訂前，必須全面詳實(shí)調(diào)查對(duì)方經(jīng)營(yíng)范圍、客戶資信情況、合同履行能力等。業(yè)務(wù)正式操作前，應(yīng)填寫客戶資信調(diào)查表及附件（包括：、營(yíng)業(yè)執(zhí)照；、國(guó)稅和地稅的稅務(wù)登記證書(shū)；、企業(yè)組織機(jī)構(gòu)代碼證）。特殊情況不能完善的，辦事處主管審核，公司營(yíng)銷分管審批。在

4、合同履行過(guò)程中，若對(duì)方客戶經(jīng)營(yíng)狀況發(fā)生重大變化或法定代表人、企業(yè)性質(zhì)、企業(yè)名稱等重大情況發(fā)生變化的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)重新填寫客戶資信調(diào)查表及附件（包括：、營(yíng)業(yè)執(zhí)照；、國(guó)稅和地稅的稅務(wù)登記證書(shū)；、企業(yè)組織機(jī)構(gòu)代碼證）。供應(yīng)業(yè)務(wù)人員在簽訂合同前，必須對(duì)客戶的資信情況進(jìn)行全面的調(diào)查，客觀、詳實(shí)地填寫，對(duì)帶款提貨、預(yù)付款采購(gòu)原料以及新接軌的重大業(yè)務(wù)，業(yè)務(wù)人員應(yīng)事先提供該客戶的客戶資信調(diào)查表及附件（包括：、營(yíng)業(yè)執(zhí)照；、國(guó)稅和地稅的稅務(wù)登記證及一般納稅人資格證書(shū)；、企業(yè)組織機(jī)構(gòu)代碼證；、福利企業(yè)另需提供福利企業(yè)資格證書(shū)等），由各供應(yīng)科主管審核、營(yíng)銷分管審批。第八條 業(yè)務(wù)人員不得簽訂下列合同：1、違反國(guó)家法律法規(guī)

5、的；2、采取欺詐、脅迫等手段的；3、對(duì)方代理人沒(méi)有代理權(quán)、超越代理權(quán)限或代理期限、濫用代理權(quán)的；4、未作資信調(diào)查的；5、對(duì)方不具有簽約資格或沒(méi)有履行合同義務(wù)能力的；6、其他損害公司利益的。第三章 合同的審核、審批第九條 經(jīng)辦人員擬訂合同以后，必須填寫合同審批單，銷售合同附客戶資信調(diào)查表及附件（包括：、營(yíng)業(yè)執(zhí)照；、國(guó)稅和地稅的稅務(wù)登記證書(shū)；、企業(yè)組織機(jī)構(gòu)代碼證），供應(yīng)合同附客戶資信調(diào)查表及有關(guān)附件（包括：、營(yíng)業(yè)執(zhí)照；、國(guó)稅和地稅的稅務(wù)登記證及一般納稅人資格證書(shū)；、企業(yè)組織機(jī)構(gòu)代碼證；、福利企業(yè)另需提供福利企業(yè)資格證書(shū)等），方可進(jìn)行審核、審批手續(xù)。審核、審批手續(xù)見(jiàn)下表：1、銷售辦事處：審核審批權(quán)限

6、區(qū)域主管綜合科主管辦事處主管經(jīng)營(yíng)辦主管公司營(yíng)銷分管公司總經(jīng)理具體合同類別正常業(yè)務(wù)合同（長(zhǎng)年合同、一次性合同）審核審核審核復(fù)核審批特殊業(yè)務(wù)合同(一單一議、特殊操作模式、擔(dān)保合同、自提協(xié)議、防腐協(xié)議等)審核審核審核審核復(fù)核審批非業(yè)務(wù)類合同（房屋租賃、汽車租賃、設(shè)備采購(gòu)等）適用清遠(yuǎn)精誠(chéng)合同管理辦法相關(guān)規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行2、供應(yīng)科：、正常操作審核審批權(quán)限區(qū)域主管供應(yīng)科主管營(yíng)銷分管總經(jīng)理具體合同類別送貨到廠的合同審核審核審批買斷、帶款提貨、預(yù)付款采購(gòu)原料的合同審核復(fù)核復(fù)核審批、特殊操作（用印審批操作）審核審批權(quán)限區(qū)域主管供應(yīng)科主管營(yíng)銷分管具體合同類別以確認(rèn)單形或一次性合同形式操作（主要用于鋅錠、電銅的采購(gòu)）審

7、核復(fù)核審批、防腐協(xié)議審核審批權(quán)限區(qū)域主管供應(yīng)科主管營(yíng)銷分管總經(jīng)理具體合同類別防腐協(xié)議審核審核復(fù)核審批第十一條 各層級(jí)合同管理機(jī)構(gòu)應(yīng)確保合同的合法性、有效性，業(yè)務(wù)部門應(yīng)確保合同的可行性、操作性，各自在其職權(quán)范圍內(nèi)審核。第四章 合同的履行、變更、解除第十二條 每筆合同的履行，業(yè)務(wù)部門主管應(yīng)督促業(yè)務(wù)經(jīng)辦人完善業(yè)務(wù)操作過(guò)程中的手續(xù)，應(yīng)要求對(duì)方有委托代理權(quán)人或法定代表人（負(fù)責(zé)人）在貨到時(shí)簽收收貨單；欠款、欠料的，必須完善合法的、有效的證明材料。以上手續(xù)必須保留原件，各業(yè)務(wù)部門應(yīng)派專人保管，以備隨時(shí)查用。第十三條 合同履行過(guò)程中，各業(yè)務(wù)經(jīng)辦人應(yīng)不斷了解合同對(duì)方當(dāng)事人資信變化情況，發(fā)現(xiàn)對(duì)方有下列情況之一的，

8、應(yīng)及時(shí)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)：1、轉(zhuǎn)移財(cái)產(chǎn)、逃避債務(wù)、抽逃資金的；2、喪失商業(yè)信用的；3、經(jīng)營(yíng)狀況嚴(yán)重惡化；4、企業(yè)性質(zhì)發(fā)生變更或合伙投資人之間矛盾激化嚴(yán)重影響企業(yè)經(jīng)營(yíng)的；5、發(fā)生重大的被訴情形；6、有喪失或可能喪失履行能力等其他情形的。第十五條 合同一旦生效，任何人不得擅自變更或解除合同。但在合同履行過(guò)程中，若不及時(shí)變更或解除合同將導(dǎo)致我方遭受損失或無(wú)法履行的，經(jīng)辦人應(yīng)及時(shí)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。客戶名稱發(fā)生變化應(yīng)及時(shí)辦理變更函或重新完善合同，銷售系統(tǒng)必須附客戶資信調(diào)查表及附件（包括：、營(yíng)業(yè)執(zhí)照；、國(guó)稅和地稅的稅務(wù)登記證；、企業(yè)組織機(jī)構(gòu)代碼證）、供應(yīng)公司應(yīng)附客戶資信調(diào)查表及有關(guān)附件（包括：、營(yíng)業(yè)執(zhí)照；、國(guó)稅

9、和地稅的稅務(wù)登記證及一般納稅人資格證書(shū)；、企業(yè)組織機(jī)構(gòu)代碼證；、福利企業(yè)另需提供福利企業(yè)資格證書(shū)等）。第十六條 各業(yè)務(wù)部門應(yīng)全面履行合同，非因我方利益的需要，不得違約，做好合同履行情況的記錄，保存合同履行過(guò)程中由單方或雙方形成的各種文件資料原件，以備查用。 第五章 合同檔案的管理第十七條 各層階合同管理機(jī)構(gòu)應(yīng)完善經(jīng)營(yíng)類合同的建檔、管理工作，進(jìn)行經(jīng)營(yíng)類合同的統(tǒng)一編號(hào)管理，建立經(jīng)營(yíng)類合同的登記臺(tái)帳。 第十八條 為加強(qiáng)合同檔案管理，使之科學(xué)化、規(guī)范化，便于防范風(fēng)險(xiǎn)和及時(shí)調(diào)閱，對(duì)合同進(jìn)行立卷和編號(hào)管理。編號(hào)方法：合同有效年合同識(shí)別碼順序號(hào)。1、 合同有效年是指在合同有效期限內(nèi)主體時(shí)間所在的公年；2、

10、合同識(shí)別碼如下：合同類別東莞辦事處南海辦事處經(jīng)銷類GDDGXGDNHX加工類GDDGJGDNHJ3、 順序號(hào)按合同生效的時(shí)間先后排序。4、 經(jīng)銷及加工類的合同編號(hào)由經(jīng)營(yíng)辦統(tǒng)一編號(hào)，并將具體編號(hào)傳真至各銷售辦事處。經(jīng)銷、加工合同原則上一式四份、需方一份、供方三份。各銷售辦事處每月5日將上月長(zhǎng)年合同簽訂情況編制成月報(bào)表報(bào)至公司經(jīng)營(yíng)辦。經(jīng)營(yíng)辦對(duì)新增的合同情況及時(shí)登記歸檔，以在訂單操作時(shí)對(duì)客戶有無(wú)合同進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)。供應(yīng)的合同由供應(yīng)科統(tǒng)一編號(hào)，增票類合同編號(hào)為“年QYJCZ”，普票類為“年QYJCP”編號(hào)。供應(yīng)科對(duì)新增的合同情況及時(shí)抄送一份給公司財(cái)務(wù)科。非業(yè)務(wù)合同由公司辦公室統(tǒng)一編號(hào)，合同識(shí)別碼為QYJ

11、CB，統(tǒng)一歸檔（如：B-年-號(hào)）。第十九條 各層階合同管理機(jī)構(gòu)應(yīng)在每月5日前將上月合同簽訂情況報(bào)企劃科。公司經(jīng)營(yíng)辦應(yīng)在每月上旬將上月?tīng)I(yíng)銷系統(tǒng)的長(zhǎng)年合同簽訂情況上報(bào)公司辦公室。公司經(jīng)營(yíng)辦應(yīng)不定期抽查各銷售辦事處、供應(yīng)科的合同履行情況以及規(guī)范情況等。第二十條 合同檔案不得隨意查閱、借出，因工作需要須調(diào)借合同原件的，各層級(jí)合同管理機(jī)構(gòu)應(yīng)辦理相關(guān)登記手續(xù)。合同文本由公司辦公室統(tǒng)一制定、印刷。第六章 處 罰 第二十一條 合同條款如發(fā)現(xiàn)有錯(cuò)字、用詞不當(dāng)、手續(xù)不完善等違規(guī)情況，對(duì)經(jīng)辦人、所有審核把關(guān)相關(guān)責(zé)任人予以不低于50元/次的罰款，若因此造成公司經(jīng)濟(jì)損失的，將視情節(jié)輕重，對(duì)所有相關(guān)責(zé)任人予以行政處理，并賠償經(jīng)濟(jì)損失，情節(jié)特別惡劣的將依法追究相關(guān)人員的法律責(zé)任。第二十二條 對(duì)各相關(guān)人員未按本辦法全面