1、人事副檔管理規(guī)定 V1.0人事副檔是指在公司人事管理工作中形成的，記載和反映員工個人經(jīng)歷、基本情況、資歷證明及在公司中工作業(yè)績、工作表現(xiàn)、工作變動等文件材料，以個人為單位集中保存以備 查考的文字、表格及其他形式的歷史記錄。人事檔案應真實全面地反映個人全貌，人力資源 部要經(jīng)常通過相關部門，收集全公司員工的崗位調(diào)配、職務任免、考核、培訓、獎懲、工資 待遇等工作中形成的，反映個人德、能、勤、績等方面的文件材料，充實檔案內(nèi)容。為進一步規(guī)范員工個人副檔的管理，為公司提供開展工作的基礎依據(jù)，特制定本制度。一、管理制度：1、人力資源部應為每位員工個人建立副檔， 并集中對檔案進行收集整理、 保管統(tǒng)計、 借閱

2、傳遞等管理工作。2、員工個人應按照公司要求及時提供真實準確、詳細完善的資料。3、檔案管理人員應嚴格遵守閱檔保密制度，不得在公共場所及無關人員面前議論副檔內(nèi)容，不得轉(zhuǎn)借給無關人員翻閱；未經(jīng)審批不得向外公布副檔內(nèi)容。4、人事副檔的交接和傳遞必須由檔案管理雙方親自交接，并建立副檔交接臺帳（附件7.1 ）。5、人事副檔必須由人力資源部派專人負責保管。二、案卷內(nèi)容：1、卷內(nèi)目錄：國美員工人事副檔明細 （詳見附件 ） 。2、招聘資料：包括面試評審表、應聘登記表、簡歷、學歷證明、身份證、資格證書及其 他經(jīng)歷及資歷證明等資料復印件。3、入職資料：包括員工登記表 、一寸免冠照片 4 張（其中一張粘貼在員工登記表

3、 相應位置上） ；查詢函或離職證明或個人聲明、擔保證明文件（需要提供此證明的 相關崗位）、背景調(diào)查（經(jīng)理級及以上人員） 、經(jīng)員工本人簽字確認的員工手冊確認 書、錄用通知書 、崗位薪資確認書和保險通知函，健康檢查材料。各種表格內(nèi) 容應填寫完整、字跡清晰，其中家庭地址、聯(lián)系方式等重要資料必須詳細完備。4、在職資料：員工本人簽字確認后的勞動合同文本；員工轉(zhuǎn)正、結(jié)束代理期審批表及相 關材料。5、調(diào)職調(diào)薪資料：工資變動審批表及通知書，提職晉級審批及考核、獎勵工資審批表、 各種待遇審批表，批復等材料。6、職務任命文件：審批、考核及通知文件。7、異動文件：申請文件（公司或個人） 、異動審批、異動交接單。8、

4、考核、評定工作中形成的有關材料。9、獎懲材料。10、離職資料：辭退材料、辭職審批、離職審計、離職或離任工作交接清單等材料等。11、其他應歸檔的資料。三、員工副檔歸檔時間1、對于新入職員工的招聘資料和入職資料，人力資源部應在員工入職之日起7 個工作日內(nèi)，將與員工個人有關的材料，進行整理、編號、裝訂，進行歸檔。2、其它歸檔的資料，由人力資源部相關人員在該事項完成后的5 個工作日內(nèi)，將相關材料裝訂，存入該員工的人事副檔。 以發(fā)文形式生成的資料， 應在發(fā)文日期后的 10 工作 日內(nèi)存入人事副檔。3、對于異動員工， 在員工異動交接手續(xù)完成之日起， 由人力資源部在 15 個工作日內(nèi)， 視 情況將所形成的文

5、件存入人事副檔。4、對于離職人員應做好離職審批、離職交接和離職審計工作并清理個人欠款后，將所形 成的文件存入人事副檔。四、歸檔材料的要求1、歸檔材料應做到完整齊全、真實、文字清楚、對象明確。2、對符合歸檔要求的材料，應及時詳細登記歸檔；對不符合歸檔要求的材料，應及時通 知形成材料的部門修訂或補辦，限期報送；定期核查所管理的副檔，發(fā)現(xiàn)所缺材料， 及時登記、補充。3、人事副檔材料的載體和字跡要求。4、紙張要求：應使用 A4 復印紙。寬幅大于 A4 紙時，可將紙張折成 A4 紙大小，小于 A4紙時，應將其粘貼在 A4 紙上；原件如為熱敏紙質(zhì)傳真件， 請勿在熱敏傳真紙上簽批意 見，應復印后再在復印后的

6、文件上批示及存檔。5、字跡要求：文字須是鉛印、膠印、油印或用藍黑墨水、黑色墨水書寫，不得使用圓珠 筆、鉛筆、紅色墨水及純藍墨水和復寫紙書寫。6、人事副檔組卷首頁以溫州城市廣場人事副檔明細為目錄，應如實填寫，標識副檔 號碼后歸檔。7、人事副檔案卷編號規(guī)則， 大寫拼音字母 （不超過三位） + 三位數(shù)字 （如 Z001、LZ001、 ZJ001 等）。8、員工本人基本信息發(fā)生變化的（如住址變遷，婚姻變更，子女出生，學歷、職稱等情 況的變化），應在 15 日內(nèi)上報人力資源部，以便人力資源部調(diào)整花名冊和副檔臺帳記 錄。五、人事副檔的借閱1、經(jīng)理級 （ 含 ）、總監(jiān)以上級別人員， 確因工作需要， 可提出副

7、檔借閱申請， 但須填寫借 閱副檔聯(lián)絡函 ，注明借閱事由、借閱內(nèi)容、 借閱時間等詳細內(nèi)容，經(jīng)人力資源部授權 領導審核批準后， 在人力資源部門登記 人事副檔借閱臺帳 ，檔案管理人員方可辦理 借閱手續(xù)。2、人力資源部依據(jù)借閱內(nèi)容，提供相關資料，在借閱臺帳登記后，必須由借閱人本人簽 字接收。3、借閱人必須在規(guī)定時間內(nèi)親自歸還所借閱的資料，經(jīng)檔案管理人員檢查無誤后，方可 在借閱臺帳上登記注銷。4、借閱注意事項。借閱人必須妥善保管所借閱資料，不得擅自涂改、拆散、抽出、增添、 圈畫、污損借閱資料，要保持副檔的整潔5、借閱人不得將借閱資料私自轉(zhuǎn)借他人，也不得將資料內(nèi)容透露給他人。6、未經(jīng)批準，借閱人不得私自摘

8、抄、復制人事副檔材料。如確需要，必須經(jīng)人力資源部 授權領導批準后，由人力資源部人員進行相關內(nèi)容的摘抄、復制，摘抄、復制的材料 由使用單位妥善保存、用畢自行銷毀。國美員工人事副檔明細建表人：建表日期副檔號:姓名序內(nèi)容入檔備注序內(nèi)容入檔備注員工登記表及照片應聘登記表-二*面試審批表（評估）二個人簡歷十一異動材料學歷證身份證技術等級證明其它證件復印件四入職資料十二考評材料錄用通知書崗位與工資確認單保險通知單員工手冊確認五體檢六外調(diào)函十三獎懲材料離職證明個人聲明背景調(diào)查擔保函七個人其他說明材料八轉(zhuǎn)正審批及通知結(jié)束代理期審批及通知九勞動合同文本十四工資定級十五其他十歷任職務的任職文件借閱副檔聯(lián)絡函人力資源部：現(xiàn)因工作需要，特申請借閱副檔原件