1、1 1 / 4/ 4 綜合管理部行政秘書職務說明書 崗位名稱 行政秘書 崗位編號 所在部門 綜合管理部 崗位定員 直接上級 行政公文副經理 工資等級 直接下級 無 薪酬類型 所轄人員 無 崗位分析日期 本職： 協助分管副經理負責綜合管理部的文書、行政事務、檔案管理和米購物資發放等工作 職責與工作任務： 職 責 職責表述：負責公文處理及會議通知、布置工作 工作時間百分比：30%30% 工作 任務 登記、批分、送簽各類文件 頻次：日常 根據登文記錄和時間傳遞文件并督促辦理 頻次：日常 負責機要文件的交換和傳遞工作 頻次：日常 承擔公文及會議內容的安全和保密責任 頻次：日常 承擔公司總經理辦公會等會

2、議的通知和會場布置 頻次：日常 職 責 職責表述：負責米購物資入庫、保管、發放等工作 工作時間百分比：30%30% 工作 任務 負責起草、完善公司物資管理制度，報請主管領導審批 頻次：1 1 次/ /年 負責對入庫物資按照“入庫驗收單”驗收數量、規格、品質等項 目，登記入庫，填寫相關單據，底聯送交相關部門備案 頻次：2 2 次/ /年 根據入庫單對入庫物資進行分類、存放，定期整理、清檢入庫物 資，維護物資保存環境清潔，進行日常安全檢查 頻次：4 4 次/ /年 承擔物品的發放工作，包括審核、保存物資領用單據，查核被領 用物資庫存，照單發放被領用物資等 頻次：日常 負責建立物資出庫賬目，按規定保

3、管采購文件 頻次：日常 2 2 / 4/ 4 負責及時知會后勤管理專責各類庫存物資的動態存放數量，以確 保公司常規性物資使用的連續性 頻次：日常 承擔準備、管理公司定期各類禮品的工作 頻次：日常 職 責 職責表述：承擔公司檔案整理、保管和使用的工作 工作時間百分比：20%20% 工作 任務 負責起草公司檔案管理制度，報請主管領導審批 頻次：1 1 次/ /年 按照文書、基建類等檔案管理制度的規定對文件材料進行收集、 登記、歸檔，并對所接收的文件資料進行分類、編號、組卷、復 印副本、確定密級并辦理入庫手續 頻次：日常 負責入庫檔案的保管、整理工作，完成對檔案的入庫驗收、登記、 檢索卡編制、檔案上

4、架、保管和統計等工作，建立健全檔案數據 庫，及時更新數據 頻次：日常 負責檔案的使用管理工作，包括辦理檔案的借閱手續，定期催還 檔案；按規定進行檔案的復制、調撥和外來文件的處理，以及提 供檔案借閱和使用咨詢并參與檔案的編研工作等 頻次：日常 負責檔案庫房的管理，即定期清點庫藏檔案，保證帳、物、卡相 符；及時修復破損檔案；定期參加檔案鑒定，對應銷毀檔案進行 監銷，以及維護檔案庫房的清潔、 衛生和安全工作， 即落實對庫 房的“七防” （防火、防光、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防盜 ）等 頻次：日常 協助分管副經理監督、指導、檢查公司職能部門檔案管理工作 頻次：日常 職 責 四 職責表述：負責印鑒、信證

5、的管理 工作時間百分比：5%5% 工作 任務 保管印鑒、介紹信并對其使用進行權限內的管理，權限外上報分 管副經理 頻次：日常 職 職責表述：承擔其他行政事宜 工作時間百分比：10%10% 3 3 / 4/ 4 五 工作 任務 具體承擔公司領導的后勤保障、差旅費用的借還、外出機車票的 訂購等工作 頻次：日常 接待來訪，接聽、傳達日常電話，收發傳真，處理、回復信函 頻次：日常 負責打字工作，即及時、規范地完成規定范圍內的文稿錄入、校 對和排版打印工作，存檔、上交、送還或銷毀錄入后的文稿，負 責計算機內文件的安全和保密工作，并維護打字設備的 頻次：日常 承擔復印工作，即文檔的復印及復印記錄單的填寫、

6、復印設備的 日常維護等 頻次：日常 負責公司報刊征訂工作，即收集、匯總報刊征訂信息，具體辦理 報刊征訂的交款和相關手續工作 頻次：1 1 次/ /年 職責 六 職責表述：完成上級交辦的其他工作 工作時間百分比：5%5% 權力： 辦公至文件傳遞的督促權 印鑒、介紹信使用的審查權 工作協作關系： 內部協調關系 公司各部門 外部協調關系 省政府、省委秘書處、省委企業工委、省財政廳、省工商局、省檔案局、省保密局、省技 術監督局、人行太原中心支行、省委機要交換站 任職資格： 教育水平 大學?？萍耙陨蠈W歷 專業 文秘專業、中文專業或者其他文科類專業 培訓經歷 經過文秘及相關專業的培訓 經驗 2 2 年以上工作經驗 知識 具備相應的行政管理知識、秘書知識、文書撰寫知識 技能技巧 能夠熟練使用辦公自動化設備和辦公軟件；具備一定的寫作能力、表達能力 其它： 使用工具設備 一般辦公設備：計算機、電話、傳真機、打印機、 In ter