1、檔案保管制度一、嚴格執行檔案收集、整理、保管、鑒定、提供利用與銷毀等有關制度和規定，確保其完整、系統和安全。二、檔案按檔號排放，檔案柜編順序號，庫房內懸掛相關檔案資料管理規章和制度。三、借出的檔案須按時歸還，利用后的檔案應隨即放回原處。四、不得竊取、出賣和涂改檔案，違者追究法律責任。五、切實做好防盜、防火、防水、防潮、防塵、防蟲、防霉工作。六、做好庫房溫濕度的監控與登記工作。七、每學期開學初對庫房檔案進行全面檢查、清點，發現問題及時處理。檔案保密制度一、高度認識檔案保密工作的重要性，嚴格遵守有關法規和制度。二、查閱涉密檔案或內部材料，須經有關部門和辦公室負責人批準，必要時報請有關校領導審批。查

2、閱時須嚴格履行登記手續，注明查閱目的和內容。三、未經批準，任何人不得私自帶檔案出館；檔案工作人員不得私自摘抄、復制、傳播具有保密性質的檔案內容 。四、因需要經批準摘錄或復制涉密檔案材料的，須妥善保管，用后銷毀，如發生涉密問題，后果由利用者負責。五、不歸檔的重份文件及內部材料，須交由學校集中銷毀。六、在校保密委員會的指導下，做好檔案密級變更和解密工作。七、檔案館工作人員或利用者，如有違反保密規定的，視情節輕重按有關規定處理。檔案利用制度一、查閱利用本館開放檔案、資料者，須持身份證（或工作證、學歷證書）等有效證件，同時填寫查閱登記表；受他人委托者，還須出具他人上述任一證件(含復印、傳真件)及委托查

3、閱申請書。二、查閱重要的或密級檔案，按檔案保密制度辦理；查閱本職范圍外的重要檔案，須經辦公室負責人批準；查閱珍貴檔案時，以復印件代替原件利用。三、檔案、資料一般不外借。確因工作需要外借的，除出具所在單位證明外，須經辦公室負責人或學校分管領導批準，并辦理外借手續（限5天內歸還）；若續借，需辦續借手續。四、提供利用檔案時，按學校有關規定收費。五、外國組織和人員利用開放檔案、資料，按國家有關規定辦理。六、查閱利用檔案時不得隨意涂改、拆卷或損毀。本室工作人員對違規者，有權給予勸告、責令賠償或其它處置，直至追究法律責任。七、未經主管校領導批準或辦公室授權，任何單位、個人無權公布檔案內容。檔案管理制度目

4、錄檔案工作崗位責任制文件、材料收集歸檔制度 檔案鑒定制度檔案借閱管理制度 檔案保密管理制度 檔案復制制度檔案統計制度檔案庫房管理制度檔案銷毀制度檔案工作崗位責任制一、 分管檔案工作的局領導職責1、 組織全局性的宣傳、貫徹、執行中華人民共和國檔案法和上級關于檔案工作的各項方針政策的活動。2、 加強對局檔案工作的領導，將檔案工作納入局的整體發展計劃，列入局議事日程，督促分管部門按上級和局檔案部門要求做好應做的工作。3、 關心檔案工作和檔案室的建設與發展，從人力、物力、財力上給予支持，及時解決工作中的重大問題和困難，改善工作條件，使檔案工作與局各項工作協調發展。二、 局檔案員職責1、貫徹實施檔案法、

5、山東省檔案條例等檔案工作的法律、法規，建立健全檔案管理制度。2、對各有關處室形成的各種材料的收集、整理、立卷和歸檔進行監督和指導。3、負責收集出國考察人員應當歸檔的有關材料和照片，收集領導同志外出開會的發言材料和帶回的帶有密級的材料。4、負責管理全局各種門類和載體的檔案，維護檔案的完整、準確與安全，并為本單位各項工作的需要提供服務。5、按時向上級主管部門報送檔案工作統計材料。6、按規定向檔案館移交應進館的檔案。三、 分管檔案工作的各處（室）領導職責1、 配備具有較好政治業務素質的專（兼）職檔案人員，并保持相對穩定。2、 將檔案工作納入本單位的議事日程（每半年研究一次檔案工作），幫助專（兼）職檔

6、案人員解決工作中的實際困難。3、 組織本單位人員學習檔案法規，執行局檔案工作的規章制度。4、 疏通渠道，嚴格制度，督促有關人員注意平時各類文件材料的形成積累，積極配合專（兼）職檔案人員的歸檔工作 。5、 協同檔案室監督、檢查本單位文件材料預立卷、整理組卷、歸檔驗收及檔案鑒定工作。6、 負責檢查本單位專（兼）職檔案人員履行檔案崗位職責情況。四、 各處、室專（兼）職檔案人員職責1、 堅持平時整理。根據本單位不同種類文件材料的形成特征，制定案卷類目，合理分類存放，便于利用和歸檔。2、 負責本單位文件材料的形成、積累、保管和整理歸檔工作，保證歸檔文件材料完整、準確、系統。3、 歸檔案卷做到組卷合理，頁

7、號編寫準確，案卷目錄清楚，案卷標題簡明扼要。4、 保管好本部門應歸檔的案卷，注意文件材料的安全和保密。5、 主動接收局檔案員的業務指導和督促檢查，按規定時間向檔案室移交。6、 積極參加業務學習，不斷提高檔案工作水平。7、 按檔案室要求對檔案進行分類、整理、編目，并編制檢索工具。8、 按歸檔時間向檔案室提供檔案目錄和統計年報表。文件、材料收集歸檔制度 一、收集歸檔范圍本機關在各項工作中形成的具有保存價值的，或者上級和下級送來的與本機關關系很密切的文件材料(包括公文、電報簿冊、書信、會議、電話記錄、圖紙、登記表、報表、名冊、獎品、照片、錄音帶、錄像帶等，下同)都屬收集歸檔范圍，應按規定的范圍、時間

8、和要求交本部門資料員或綜合檔案室歸檔。(一)本級文件1、各種代表會議、工作會議、專業會議、各級干部會議的會議記錄、會議紀要。2、工作計劃、規定、方案、安排、總結、小結、匯報、簡報、通報、通知。3、各種綜合的或專題的調查、檢查、考察等報告。4、向上級請示，與其他單位的來往文書，對下級的指示、批復、通知。5、各項決定、決議、規定、標準、規范、條例、辦法、制度、守則、要求。6、各級領導的報告、講話、發言稿或提綱、記錄。7、反映生產、基建、科研設備、工藝情況底圖、藍圖及文字材料。8、各種報表、名冊、登記表、簿冊、數據、憑證。9、反映本機關、本地區重要活動的照片、錄音帶、錄像帶。 10、電報、重要電話記

9、錄、機關工作日記。11、年鑒、大事記、基礎數字匯編、基本情況綜合。12、本機關制發的獎狀、獎證、獎章、獎旗、獎品。13、有關房產、財產、物資、檔案、債權、捐贈等的憑證，發放各種證明、證件存根。14、已故人員資料。15、重要的人民來信及處理材料。16、本機關編輯、出版的書刊、資料樣板。17、本機關(包括上報和下批)干部任免、呈批表、調配培訓、專業技術職務評定、聘任、黨、團干部名冊、年終統計、報表、干部的錄用、轉正、定級、調資、離休、撫恤等審批表及干部獎懲等文件材料。(二)上級文件材料1、上級(包括各部門及派駐本機關的調查組、檢查組、工作組，下同)有關本機關、本地區工作或問題的決定、決議、指示、批

10、復及調查、檢查、經驗材料。2、各級領導同志、國際友人、人民代表、政協委員視察本機關、本地區時的指示、講話、題詞、照片、錄音、錄像。3、上級發給本機關的獎狀、獎冊、獎章、獎旗、獎品。4、上級報刊刊載有關本機關、本地區情況的文章。(三)同級文件材料1、有關單位與本機關聯合召開會議，共同進行工作，協作查處案件或問題共同署名的文件材料。2、有關單位與本機關簽訂的合同、合約、協議。3、有關單位與本機關涉及比較重要的工作或問題的來往文書。4、有關單位發來的重要的、需要執行的方針、政策性文件。 (四)下級文件材料1、年季度工作總結、重要的專題工作總結。2、重要的調查報告、檢查報告、典型材料，比較重要的工作經

11、驗、重要的請示、法規性的備案文件。3、重要的名冊、登記表。4、大事記、基本情況匯編、基礎數字匯編。二、歸檔份數文書檔案一式兩份，其中正文和簽發稿各一份作存檔用，一份作文件匯編用。三、歸檔時間和方法(一)凡經過打字室打印的文件，打印好后由打字員收集，交文書檔案員歸檔。(二)凡各部門發出的文件，由各部門辦公室的有關人員收集，交由綜合檔案室歸檔。(三)一項工作已完成時(包括一項已完成或一個會議已結束，一個問題已解決，一件案件已處理等)，由各部門辦公室的有關人員，將進行該項工作形成的全部文件材料，系統整理后送交綜合檔案室歸檔。(四)外出開會、考察、學習、參觀形成或帶回應歸檔的文件材料，在該項活動結束時

12、交由文書檔案員歸檔。(五)年度工作總結、各種年報、黨員、干部名冊，應于翌年一月底前交文書檔案歸檔。(六)每年的二月底前進行一次全面、徹底的歸檔，各部門要把上一年應歸檔而未歸檔的全部文件材料移交綜合檔案室歸檔。 四、歸檔要求(一)應歸檔的文件、材料應由各辦線資料員收集全齊。(二)正文與底稿(簽發稿)主件或附件、請示與批復、來文與復文一起歸檔。(三)歸檔文件材料注意：檢查應蓋公章是否蓋了，文件沒有標題應加上標題，內容、摘要、文件沒有標明日期的要標上日期。(四)歸檔的文件材料應是原稿原件，不得用復制件。(五)歸檔的照片、錄音帶、錄像帶要一一寫上文字說明。(六)凡是歸檔的文件材料必須經過初步整理，把同

13、一具體問題的文件材料集中在一起，按文件的先后形成排列好。 檔案管理制度目 錄檔案工作崗位責任制文件、材料收集歸檔制度 檔案鑒定制度檔案借閱管理制度 檔案保密管理制度 檔案復制制度檔案統計制度檔案庫房管理制度檔案銷毀制度檔案工作崗位責任制一、 分管檔案工作的局領導職責1、 組織全局性的宣傳、貫徹、執行中華人民共和國檔案法和上級關于檔案工作的各項方針政策的活動。2、 加強對局檔案工作的領導，將檔案工作納入局的整體發展計劃，列入局議事日程，督促分管部門按上級和局檔案部門要求做好應做的工作。3、 關心檔案工作和檔案室的建設與發展，從人力、物力、財力上給予支持，及時解決工作中的重大問題和困難，改善工作條

14、件，使檔案工作與局各項工作協調發展。二、 局檔案員職責1、貫徹實施檔案法、山東省檔案條例等檔案工作的法律、法規，建立健全檔案管理制度。2、對各有關處室形成的各種材料的收集、整理、立卷和歸檔進行監督和指導。3、負責收集出國考察人員應當歸檔的有關材料和照片，收集領導同志外出開會的發言材料和帶回的帶有密級的材料。4、負責管理全局各種門類和載體的檔案，維護檔案的完整、準確與安全，并為本單位各項工作的需要提供服務。5、按時向上級主管部門報送檔案工作統計材料。6、按規定向檔案館移交應進館的檔案。三、 分管檔案工作的各處（室）領導職責1、 配備具有較好政治業務素質的專（兼）職檔案人員，并保持相對穩定。2、

15、將檔案工作納入本單位的議事日程（每半年研究一次檔案工作），幫助專（兼）職檔案人員解決工作中的實際困難。3、 組織本單位人員學習檔案法規，執行局檔案工作的規章制度。4、 疏通渠道，嚴格制度，督促有關人員注意平時各類文件材料的形成積累，積極配合專（兼）職檔案人員的歸檔工作 。5、 協同檔案室監督、檢查本單位文件材料預立卷、整理組卷、歸檔驗收及檔案鑒定工作。6、 負責檢查本單位專（兼）職檔案人員履行檔案崗位職責情況。四、 各處、室專（兼）職檔案人員職責1、 堅持平時整理。根據本單位不同種類文件材料的形成特征，制定案卷類目，合理分類存放，便于利用和歸檔。2、 負責本單位文件材料的形成、積累、保管和整理

16、歸檔工作，保證歸檔文件材料完整、準確、系統。3、 歸檔案卷做到組卷合理，頁號編寫準確，案卷目錄清楚，案卷標題簡明扼要。4、 保管好本部門應歸檔的案卷，注意文件材料的安全和保密。5、 主動接收局檔案員的業務指導和督促檢查，按規定時間向檔案室移交。6、 積極參加業務學習，不斷提高檔案工作水平。7、 按檔案室要求對檔案進行分類、整理、編目，并編制檢索工具。8、 按歸檔時間向檔案室提供檔案目錄和統計年報表。文件、材料收集歸檔制度 一、收集歸檔范圍本機關在各項工作中形成的具有保存價值的，或者上級和下級送來的與本機關關系很密切的文件材料(包括公文、電報簿冊、書信、會議、電話記錄、圖紙、登記表、報表、名冊、

17、獎品、照片、錄音帶、錄像帶等，下同)都屬收集歸檔范圍，應按規定的范圍、時間和要求交本部門資料員或綜合檔案室歸檔。(一)本級文件1、各種代表會議、工作會議、專業會議、各級干部會議的會議記錄、會議紀要。2、工作計劃、規定、方案、安排、總結、小結、匯報、簡報、通報、通知。3、各種綜合的或專題的調查、檢查、考察等報告。4、向上級請示，與其他單位的來往文書，對下級的指示、批復、通知。5、各項決定、決議、規定、標準、規范、條例、辦法、制度、守則、要求。6、各級領導的報告、講話、發言稿或提綱、記錄。7、反映生產、基建、科研設備、工藝情況底圖、藍圖及文字材料。8、各種報表、名冊、登記表、簿冊、數據、憑證。9、

18、反映本機關、本地區重要活動的照片、錄音帶、錄像帶。 10、電報、重要電話記錄、機關工作日記。11、年鑒、大事記、基礎數字匯編、基本情況綜合。12、本機關制發的獎狀、獎證、獎章、獎旗、獎品。13、有關房產、財產、物資、檔案、債權、捐贈等的憑證，發放各種證明、證件存根。14、已故人員資料。15、重要的人民來信及處理材料。16、本機關編輯、出版的書刊、資料樣板。17、本機關(包括上報和下批)干部任免、呈批表、調配培訓、專業技術職務評定、聘任、黨、團干部名冊、年終統計、報表、干部的錄用、轉正、定級、調資、離休、撫恤等審批表及干部獎懲等文件材料。(二)上級文件材料1、上級(包括各部門及派駐本機關的調查組

19、、檢查組、工作組，下同)有關本機關、本地區工作或問題的決定、決議、指示、批復及調查、檢查、經驗材料。2、各級領導同志、國際友人、人民代表、政協委員視察本機關、本地區時的指示、講話、題詞、照片、錄音、錄像。3、上級發給本機關的獎狀、獎冊、獎章、獎旗、獎品。4、上級報刊刊載有關本機關、本地區情況的文章。(三)同級文件材料1、有關單位與本機關聯合召開會議，共同進行工作，協作查處案件或問題共同署名的文件材料。2、有關單位與本機關簽訂的合同、合約、協議。3、有關單位與本機關涉及比較重要的工作或問題的來往文書。4、有關單位發來的重要的、需要執行的方針、政策性文件。 (四)下級文件材料1、年季度工作總結、重

20、要的專題工作總結。2、重要的調查報告、檢查報告、典型材料，比較重要的工作經驗、重要的請示、法規性的備案文件。3、重要的名冊、登記表。4、大事記、基本情況匯編、基礎數字匯編。二、歸檔份數文書檔案一式兩份，其中正文和簽發稿各一份作存檔用，一份作文件匯編用。三、歸檔時間和方法(一)凡經過打字室打印的文件，打印好后由打字員收集，交文書檔案員歸檔。(二)凡各部門發出的文件，由各部門辦公室的有關人員收集，交由綜合檔案室歸檔。(三)一項工作已完成時(包括一項已完成或一個會議已結束，一個問題已解決，一件案件已處理等)，由各部門辦公室的有關人員，將進行該項工作形成的全部文件材料，系統整理后送交綜合檔案室歸檔。(

21、四)外出開會、考察、學習、參觀形成或帶回應歸檔的文件材料，在該項活動結束時交由文書檔案員歸檔。(五)年度工作總結、各種年報、黨員、干部名冊，應于翌年一月底前交文書檔案歸檔。(六)每年的二月底前進行一次全面、徹底的歸檔，各部門要把上一年應歸檔而未歸檔的全部文件材料移交綜合檔案室歸檔。 四、歸檔要求(一)應歸檔的文件、材料應由各辦線資料員收集全齊。(二)正文與底稿(簽發稿)主件或附件、請示與批復、來文與復文一起歸檔。(三)歸檔文件材料注意：檢查應蓋公章是否蓋了，文件沒有標題應加上標題，內容、摘要、文件沒有標明日期的要標上日期。(四)歸檔的文件材料應是原稿原件，不得用復制件。(五)歸檔的照片、錄音帶

22、、錄像帶要一一寫上文字說明。(六)凡是歸檔的文件材料必須經過初步整理，把同一具體問題的文件材料集中在一起，按文件的先后形成排列好。 檔案鑒定制度、檔案鑒定工作，是甄別和判定檔案的價值，并據以確定檔案“存毀”的工作。、檔案鑒定工作，是一項科學性很強的工作，必須堅持全面觀點、堅持歷史觀點、堅持發展觀點。、檔案鑒定，必須按照黨和國家制定的鑒定工作原則和鑒定標準進行。、檔案鑒定工作，必須有組織、有領導地進行，一般應有領導、專業人員和有關單位代表參加的鑒定小組負責進行。、凡是經過認真的鑒定，判定為保存或銷毀的檔案，必須按照規定的程序，辦好鑒定手續。、檔案鑒定工作，是一項決定檔案命運的工作，檔案工作人員必

23、須嚴肅、慎重地對待鑒定工作，嚴格遵守檔案鑒定工作制度。檔案借閱管理制度 為了加強本單位檔案管理，搞好各門類檔案的提供利用工作，特制定以下制度：1、本單位各部門借閱檔案，必須按照單位制定的各門類檔案借閱管理標準辦理借閱手續。 2、外單位來人查閱本單位檔案，需持單位介紹信并經單位有關部門領導簽字批準，方可查閱，不得抄錄或借出。3、機密、秘密、絕密檔案借閱一律按照檔案安全保密標準中的要求辦理。4、查閱各門類檔案應在閱覽室內進行，不劃道、涂改、折卷、裁剪、拍照、撕毀等。特殊情況需借出的，需經部門負責人 批準，但借出時間不得超過一周，不得轉借他人。需繼續使用者要辦續借手續，確保檔案的完整與安全。5、珍貴

24、的實物檔案、重要的照片、底片、縮微膠片等檔案一律不借出。6、凡私自抄錄、攝、描繪、折散、刪刮、撕毀檔案等行為者嚴格按照國家檔案法、保密法予以追究法律現行責任。檔案保密管理制度 一、檔案是國家的寶貴財富，企業各門類檔案本身具有機要性質，因此，檔案部門和工作人員，必須遵守保密制度，履行保密手續，嚴格遵守保密十條原則，確保檔案的安全。二、凡是利用檔案，必須經檔案人員提供，任何人不得直接動用。 三、借閱檔案必須嚴格按照檔案借閱制度辦理手續，限期使用，按期返還，返還檔案要認真檢查核對，發現問題及時追查。 四、利用絕密、機密檔案以及引進技術資料、科研成果、發明創造、專利、新產品、新工藝等技術文件材料，須嚴

25、格履行審批手續，未經批準的，嚴禁提供利用。 五、外單位查閱檔案，需持介紹信經公司領導和主管部門批準。復制檔案和外供圖紙和技術文件，統一由公司檔案信息中心嚴格按照審批手續提供，任何單位和個人一律無權外供。對于擅自向外轉借、提供圖紙資料和技術文件等檔案材料者，必須追查責任，對于嚴重損害國家和我公司利益者，要依法追查刑事責任。六、停產或已生產完畢的產品圖紙和技術文件材料以及其他經鑒定審批擬銷毀的檔案資料，統一按公司下文件由公司檔案信息中心組織回收，統一銷毀，其他任何單位和個人一律無權處理或自行銷毀。 七、發現有關泄密事件，應立即報告，及時追查。 八、不允許傳抄、自行翻印機密文件和帶密級的檔案材料。

26、九、不允許將機密文件帶回家中和到領導辦公室隨意翻閱文件。嚴禁攜帶機密文件、檔案資料游覽、參觀、探親、訪友，出入公共場所。 十、單位領導和保密小組要定期檢查保密工作，總結經驗，堵塞漏洞嚴防失密、泄密發生。檔案復制制度1、本單位工因工作需要復制一般文件材料時要經檔案室審批；本單位工復制本職工作范圍以外的檔案，需經有關業務部門負責人同意；復制機密檔案材料（局會議記錄等）須經局檔案員和分管檔案工作的局領導審批后方可復制。 2、外單位一般不予復制，確因工作需要應持單位介紹信，經檔案員同意方可復制。3、 復制后要及時進行登記。檔案統計制度、檔案統計工作是以檔案工作中大量的現象為對象，以表格、數字的形式揭示檔案和檔案工作中諸現象的現狀、發展過程及其一般規律性的工作。、統計作用。檔案統計工作，為制定檔案工作的方針、政策，編制檔案事業發展規劃，開展檔案科學研究，進行定性分析與定量分析，提供科學的依據。、統計內容。對檔案的收進、移出、整理、鑒定、保管數量和狀況，以及檔案的構成、利用、機構和人員等情況的基本統計和其他專門統計。、統計任務。對檔案和檔案工作的發展情況進行統計調查、統計分析、提供資料，實行統計監督。