1、 辦公用品管理制度 版本：2012/0辦公用品管理制度1目的為加強企業辦公用品管理，控制費用開支，規范辦公用品的采購與使用，特制定本制度。2范圍 本制度適用于對辦公及日常消耗品、宣傳品、設備耗材等的管理。3職責 3.1采購員負責辦公用品的采購。3.2保管員、驗貨員負責對采購的辦公用品進行共同驗收。 3.3總經理辦公室副主任、驗貨員、保管員負責定期對庫存辦公用品盤庫。 3.4保管員負責辦公用品的入庫、保管和發放。3.5總經理辦公室主任負責對辦公用品管理制度的執行情況進行全面監管。4程序 4.1辦公用品的分類4.1.1固定資產類辦公用品辦公電腦（臺式、筆記本）、傳真機、復印機、打印機、碎紙機、掃描

2、儀、投影儀、幕布、辦公家具等。4.1.2高值非消耗類辦公用品驗鈔機、電話機、打孔機、裝訂機、U盤、移動硬盤、白板、書報架、路由器、插排、開水壺、計算器等。4.1.3高值消耗類辦公用品墨盒、硒鼓、色帶、碳粉、網線、電話線等。4.1.4低值易耗類辦公用品4.1.4.1筆類簽字筆（芯）、圓珠筆（芯）、鉛筆、白板筆、記號筆等。4.1.4.2冊類文件夾（盒/袋）、檔案盒（袋）、憑證盒、抽桿夾、資料冊、拉邊袋、名片冊（夾/盒）、支票夾等。4.1.4.3紙本類賬本、筆記本、打印紙、復寫紙、便簽紙、稿紙、印刷品、紙杯、百事貼、口取紙、信封等。4.1.4.4刀器類訂書機、起釘器、剪刀、裁紙刀、轉筆刀、刀片等。4

3、.1.4.5夾釘類裝訂條、曲別針、大頭針、訂書針、長尾票夾等。4.1.4.6衛生類洗衣粉、肥皂、洗潔精、潔廁靈、消毒液、去污粉、拖布、掃把、清潔刷、食品袋、垃圾袋、毛巾、衛生紙、餐巾紙、乳膠手套、帆布手套、水鞋等。4.1.4.7其它類刻錄盤、膠水（棒）、膠帶、雙面膠、涂改液、筆筒、紙簍、濕手器、尺子、墨水、橡皮、印油（臺）、電池、水晶頭等。4.2辦公用品的采購4.2.1低值易耗類、部分高值非消耗類及高值消耗類（單價以及總價低于壹千元）辦公用品的采購采用批量購買的辦法，通過定期盤存確定每種辦公用品的庫存量，當庫存量不足時，采購員從公司固定的進貨渠道批量補充庫存，以保證正常辦公需要的及時滿足，提高

4、供給效率。4.2.2固定資產類、部分高值非消耗類及高值消耗類辦公用品（單價以及總價在千元以上、萬元以下）的采購采用單項審批制，領用部門需要起草題為“關于領用××的申請”的書面材料，經領用部門負責人簽字確認，總經理審批通過后，方可按照規定數量和規定品種組織采購或調配。4.2.3批量采購高值辦公用品（總價在萬元以上）時，由總經理辦公室組織相關部門共同進行市場調研，出具市場調研報告，經總經理批示后，方可進行購置。4.3辦公用品的入庫 所采購的辦公用品到貨后，由保管員、驗貨員共同進行驗收，確定名稱、單價、數量、質量等信息準確無誤后，分別在商品送貨原始單據、商品驗收單上簽字確認，保管

5、員將驗收后的商品入庫保存。保管員應每月將商品入庫情況進行匯總，形成辦公用品XX年XX月份入庫單，并由總經理辦公室副主任、驗收員進行簽字確認。4.4辦公用品的保管 4.4.1備用的辦公用品由總經理辦公室保管員負責統一保管。公司劃定專門的存放區域，實行妥善保存。 4.4.2保管員要按工作流程規定，正確驗收公司購買物資驗收入庫，正確填寫入庫單，正確記賬；正確發出物資，正確填寫出庫單，正確記賬；并進行倉庫盤點和交接。4.4.3保管員在每月3日之前，編制上月公司各部門物資領用情況表和上月庫存表。負責公司固定資產日常管理，登記并編制公司固定資產臺賬和資產轉移事項。4.4.4保管員要保證倉庫干凈整潔，達到衛

6、生要求，保證貨物分類堆放，整齊美觀，收發方便，落實防火、防水、防盜、防毒害、防過期變質等安全工作。4.4.5保管員要遵守公司收發料（收發貨）規定，必須堅持倉庫工作原則，制止違規人員、違規行為，處罰違規人員，堅決維護公司財產安全和公司利益。 4.4.6實行定期盤存制。盤存頻率為每月一次。盤存工作由總經理辦公室副主任、驗貨員、保管員參加，盤存內容包括檢查相應辦公用品的庫存情況、使用情況、損耗情況，盤存完成后應形成辦公用品XX年XX月份庫存表，總經理辦公室副主任、驗貨員、保管員應在報表上簽字。 4.5辦公用品的發放 4.5.1辦公用品的申請 4.5.1.1各單位應指定一名固定的領料員，并報至總經理辦

7、公室保管員處。領料員負責集中領取本單位所需的辦公用品，其他員工在一般情況下無領料權限，特殊情況需他人領用辦公用品時，應由該單位負責人向保管員說明。 4.5.1.2辦公用品領用時，領用部門需要填寫辦公用品領料單（一式三聯），辦公用品領料單（一式三聯）需經辦人和領用部門負責人簽字確認。4.5.1.3領用部門提出的領用申請應符合辦公用品領用實施細則的規定。確因特殊情況需要打破規定的，領用部門需要出具原因說明并由領用部門負責人簽字確認。 4.5.1.4辦公用品領料單（一式三聯）填寫完成后，經辦人應當將申請單交由總經理辦公室副主任進行審批。對于單價以及總價超壹千元的辦公用品審批時，需出具經審批完成后的“

8、關于領用××的申請”的書面材料。對于因特殊情況不符合領用規定的，應出具經部門負責人簽字確認后的原因說明。4.5.1.5公司對辦公電腦的申請和審批實行單項管理，參照辦公電腦配置審批流程進行。4.5.2辦公用品的領用審批完成后，經辦人憑辦公用品領料單在總經理辦公室保管員處領取相應數量與品種的辦公用品。保管員應將辦公用品領料單第一聯留存作為出庫憑證，第二聯交由領料人保管，第三聯用作記賬統計。保管員應每月對辦公用品領用情況進行匯總，形成XX年XX月XX部門辦公用品領用明細表。4.5.3辦公用品發放時間為每月3日-28日，其余時間為公司倉庫進行盤庫、清理整頓以及出報表時間，不予發放辦

9、公用品。 4.6辦公用品的報廢 公司對固定資產類、高值非消耗類辦公用品的報廢實行審批管理。各單位、部門如固定資產類、高值非消耗類辦公用品損壞的，應當依據以下程序進行處理。 a)對簡單的故障可以自行維修處理。但對有保修服務，且在保修期內的，不得擅自自行處理。 b)可維修品出現故障不能自行處理時，應當提交申請至總經理辦公室，由總經理辦公室統一進行處理。 c)對無法維修的實行報廢處理。報廢應當是在對可能維修的，在提交過維修申請，經過維修但無法修好的情況下，或者是對無條件維修的，經過總經理辦公室的故障確認后，方可由該辦公用品的保管人提出報廢申請，經總經理辦公室主任簽字確認后進行報廢處理。4.7辭職清退

10、情況處理 對于有提出辭職的員工，人力資源部在辦理辭職手續時，必須在收到經總經理辦公室主任簽字確認后的辦公用品清退手續后方可辦理辭職事項。 5相關制度辦公用品領用實施細則辦公電腦配置審批流程高值非消耗品管理制度 6相關記錄 商品驗收單辦公用品領料單辦公用品XX年XX月份入庫單 XX年XX月部門辦公用品領用明細表辦公用品XX年XX月份庫存表4第 頁 共 5頁第 1 頁 共 3頁辦公電腦配置審批流程1目的為合理配置資源，規范辦公電腦的申請和審批流程，特制訂本制度。2范圍 本制度適用于對公司辦公電腦配置的申請和審批。3職責3.1申請單位的負責人負責電腦需求的確認。3.2總經理辦公室主任負責對電腦需求合

11、理性進行審核。 3.3公司總經理負責對電腦需求進行審批。4程序 4.1電腦配置原則 4.1.1針對崗位配置原則 公司辦公電腦依照各單位的崗位設置及崗位需求進行配置，不按照人數進行配置，因此電腦配置數量與各單位的人數無直接關系。 4.1.2需求常態化原則 公司只對在日常工作中必須使用電腦、或需頻繁使用電腦的崗位配置專用辦公電腦，對階段性或突發性使用電腦的崗位不予配置專用電腦。 4.1.3電腦共用原則 對于不頻繁使用電腦、但確實需要階段性使用電腦的崗位，公司采用對多崗位配置一臺電腦的配置方法，以最大限度利用資源。 4.2電腦審批流程 4.2.1申請配置電腦的單位需寫出書面申請，說明申請理由、配置崗

12、位等事項，并由單位負責人進行簽字確認。 4.2.2經單位負責人確認后的書面申請，應交由總經理辦公室主任進行審核。總經理辦公室主任應派專人查看公司固定資產臺賬，明確申請單位現有電腦數量，并到現場與申請單位進行充分溝通，明確申請電腦預期用途，由此判斷電腦需求是否合理，并提出處理意見。 4.2.3經總經理辦公室審核通過后的書面申請，經公司總經理審批通過后，總經理辦公室進行統一采購或調配。 5記錄 關于為XX（單位名稱）配置電腦的申請高值非消耗品管理制度1目的為加強公司高值非消耗品管理，掌握高值非消耗品的構成與使用情況，確保公司財產不受損失，特制定本制度。2范圍 本制度適用于對價值在1000元以上，使

13、用期限在一年以上（5000千元以上的高值非消耗品稱為固定資產），并在使用過程中基本保持原有物質形態的辦公設備、日常用品及設備設施的管理。3職責 3.1總經理辦公室為高值非消耗品的管理部門，負責對公司高值非消耗品的采購、維護與使用進行日常管理，負責對高值非消耗品進行分類并統一編號。 3.2財務管理部為固定資產的核算部門，負責公司固定資產的賬務管理。3.3高值非消耗品的使用人或保管人負責保證資產及附屬配件的完整，合理使用資產，并做好日常維護保養工作。4程序4.1高值非消耗品的分類及代碼高值非消耗品類別代碼房屋及建筑物01機器設備02運輸工具03計算機設備04辦公家具及設備054.2高值非消耗品的采

14、購4.2.1計算機設備、辦公家具及設備類高值非消耗品的采購按照辦公用品管理制度中4.2.2和4.2.3條款規定的流程進行。4.2.2房屋及建筑物、機器設備及運輸工具的采購采用單項審批制，使用部門需要起草題為“關于采購××的申請”的書面材料，經使用部門負責人簽字確認，總經理審批通過后，由總經理辦公室組織相關部門共同進行市場調研，出具市場調研報告，經總經理批示后，方可進行購置。4.3高值非消耗品的驗收及入庫4.3.1計算機設備、辦公家具及設備的驗收、入庫按照辦公用品管理制度中4.3條款規定的流程進行。4.3.2機器設備及運輸工具到貨后，由驗貨員、保管員、使用部門共同進行驗收，確

15、認名稱、單價、數量、質量等信息準確無誤后，分別在驗收單上簽字確認。4.3.3房屋及建筑物的驗收，由驗貨員、保管員、使用部門到現場進行驗收，確認相關信息準確無誤后，分別在驗收單上簽字確認。4.4高值非消耗品的編號4.4.1高值非消耗品編號原則：高值非消耗品所屬部門的前四字的首字母+設備代碼+順序號+購置年月如：財務管理部2006年7月購置一臺計算機，則編號為CWGL 04 007 200607 CWGL 04 007 200607 資產大類 設備代碼 順序號（依次排列） 購置年月4.4.2高值非消耗品經驗收后，由保管員對高值非消耗品按照編號原則統一對其進行編號，記入高值非消耗品管理臺賬。同時，財

16、務管理部參照固定資產核算制度對固定資產的賬務進行管理。4.5高值非消耗品的領用4.5.1計算機設備、辦公家具及設備的領用按照辦公用品管理制度中4.5條款規定的流程進行領用。4.5.2機器設備及運輸工具在驗收完畢后，由總經理辦公室副主任及使用部門負責人辦理交接手續，將高值非消耗品的使用權和保管權交由使用部門，雙方應共同在移交單上簽字確認。4.6高值非消耗品的管理與維修4.6.1總經理辦公室保管員需建立專門的高值非消耗品管理臺賬，對高值非消耗品進行統一分類編號，將高值非消耗品的保管責任落實到個人。4.6.2總經理辦公室應定期對公司部分高值非消耗品進行檢修，確保高值非消耗品的合理使用和正常運行。固定

17、資產名稱檢修周期負責人辦公樓供暖設備一年后勤管理員辦公樓空調一年后勤管理員辦公電腦半年網絡管理員機房設備每周網絡管理員監控設備一年后勤管理員汽車根據公里數及車型確定車輛管理員4.6.3高值非消耗品發生損壞或不能正常使用，使用部門應及時報至總經理辦公室，由總經理辦公室派專人進行維修、養護等處理，使用部門不能隨意拆卸、維修公司高值非消耗品。4.7高值非消耗品的轉移4.7.1公司的高值非消耗品未經總經理辦公室核實、登記、批準，任何單位不得擅自調撥、轉移。4.7.2高值非消耗品在部門內員工之間的轉移調撥，申請部門需出具高值非消耗品轉移申請書，說明事由，經總經理辦公室核實后，到保管員處辦理轉移登記。4.

18、7.3高值非消耗品在公司內部跨部門員工之間的轉移調撥，申請部門需出具高值非消耗品轉移申請書，經由調出、調入部門負責人簽字確認，總經理辦公室主任核實后，到保管員處辦理轉移登記。4.7.4高值非消耗品在轉移時原有編號保持不變，管理臺賬應注明新的使用部門和使用人，以便監督管理。4.7.5總經理辦公室將固定資產轉移登記情況書面通知財務管理部，以便進行賬務處理。4.8閑置高值非消耗品管理4.8.1各部門應定期對部門使用范圍內的高值非消耗品進行盤點，將閑置的高值非消耗品書面告知總經理辦公室，或總經理辦公室對各部門所使用的高值非消耗品進行清查，將閑置的高值非消耗品編入閑置高值非消耗品明細表。4.8.2總經理

19、辦公室對閑置高值非消耗品擬定處理意見后報總經理審批，審批通過后，按以下步驟執行：a)高值非消耗品如需收回，總經理辦公室應與原使用部門辦理移交手續，雙方共同在移交單上簽字，保管員將高值非消耗品入庫保存。入庫的高值非消耗品可被申請使用部門按照4.5條款進行再次領用。b)高值非消耗品如需出售，總經理辦公室應列出準備出售的高值非消耗品明細，編制出售申請表，注明出售處理原因，出售金額，報總經理審批。審批通過后，由總經理辦公室對該高值非消耗品進行處置，并登記出售日期，臺賬做高值非消耗品減少。財務管理部根據已經批準的出售申請表，開具發票及收款，并對固定資產進行相應的賬務處理。4.9高值非消耗品的報廢4.9.1當高值非消耗品嚴重損壞，沒有維修價值時，由高值非消耗品使用部門提出申請，編制高值非消耗品報廢申請表，報總經理辦公室審核，總經理審批。4.9.2經批準后，總經理辦公室對實物進行處理。處理后對臺賬進行更新，并將處理結果書面通知財務管理部。4.9.3財務管理部依據總經理批準的報廢申請和實物處理結果，