1、精選優質文檔-傾情為你奉上目 錄1、辦公設備管理.12、印章管理制度.13、文檔的管理.24、日常文件監控制度.65、管理例會制度.76、管理例會制度.87、辦公會議制度.108、人員招聘、錄用流程.129、節日布置工作規程.12物業公司行政管理制度一辦公設備（固定資產）管理制度一、目的為保障公司財產保養，規范內部管理，特制定本制度。二、 適用范圍本制度適用本物業公司各部門。三、 內容3.1管理處購置的各項固定資產、低值易耗品，包括各種維修和服務用的工具、器具、電腦、復印機、打印機、傳真機、對講機、會議桌椅等。3.2辦公設備的使用應遵守先公后私，先急后援，先客戶后自己，能節約不浪費的原則。3.

2、3所有辦公設備指定專人負責管理，要求負責人具備基本的設備操作及保養常識。日清查，如發現缺失及時報領導。四、 使用保管責任4.1各部門所有的辦公設施由各使用人或各部門負責人負責保管，如有遺失或損壞，由其負責人或作用人予以賠償或修復。4.2倉庫所有辦公設施及庫存物品、貨架、安全、衛生由倉管員負責。4.3工程部負責對工具、器具、公共設施設備及對公共設施設備的保養、維護、維修等，由其工程部使用人和負責人全面負責。4.4辦公室內辦公桌椅、電話、文件柜、傳真機、復印機、飲水機、電腦、打印機等由其使用人或專人具體負責。4.5消防監控中心及各棟大堂等所有公共設備，由其保安員負責。4.6辦公設備如有損壞，使用人

3、或其部門負責人應在第一時間向領導報告，以便及時維修。4.7采購部聯系專業技術人員對損壞設備維修前，負責人監督其不被動用。4.8財務部人員及倉管員需對公司固定資產、低值易耗品等進行季、年盤點，按期做好固定資產核查表，報公司財務部及檔案室入檔。二印章管理制度一、公司公章的名稱、使用范圍及使用批準權限1、 公司公章是公司的行政公章，適用于以公司的名義向上級機關或領導報送的請示、報告、匯報、報表；對內、外部門發出的非普發性公文，如重要事項的通知、函件、批復、簽署各種合同、協議、出具證明、介紹信及有關法律效力的證明等。2、 使用公司公章，必須經公司領導簽署意見或批準。3、 公司公章，適用于各部門本身業務

4、或內部范圍使用，使用該章必須經過領導批準。二、公章管理和使用1、 公司公章及各部室的公章，均應指定專人管理。公章保管人要堅持原則，保密觀念要強，未經批準，不得擅自用印。2、 公章保管人不得擅自委托他人代保管和代蓋章，公章保管人因公外出或休假，應由領導另指定保管人代理保管公章。3、 印章限在規定的辦公場所使用，保管人不得隨意帶出。保管公章要放在保險柜或有防范措施的安全地方，隨用隨取，用畢鎖好，不得任意放置在辦公臺上，嚴防丟失。4、 他人蓋章，管章人應在場監印，不得擅自離開，不得在空白憑證或便條上蓋章。如遇特殊情況，需在空白紙上蓋章的，必須經公司領導批準，事后需將使用的情況做出說明，或交回未使用的

5、空白證明。5、 凡法人代表授權委托簽署有限額的有關協議、合同，購置、轉讓或拍賣的固定資產，必須嚴格按照董事會決議和董事長授權權限，在既定的金額、項目范圍內方可蓋章。如發現不符合規定，管章人可拒絕蓋章或及時向有關領導反映情況。6、 凡蓋公司公章發出的文件、資料、報表、函件、合同、協議等要留底存查，如確實無法留底，則需進行登記。7、 凡使用公章需填寫使用公章登記表，寫明用印時間、部門、內容、數量、經辦人、批準人，登記表由管章人保存備查。8、 如發現公章、空白紙蓋章證明被盜失，必須及時向公司報告情況，及時追查原因。 文件檔案的歸檔及管理三文檔的管理10 歸檔的文件包括：11 公司與有關單位的來往信件

6、、各種協議書、合同等。12 公司會議記錄、紀要和決定（包括發布的通知、通報、任免、獎懲以及全公司的規章制度）。13 公司制訂的計劃、統計、預決算、工作總結。14 公司在基本業務工作中產生形成的各種圖紙、圖表、照片、客戶（業主）資料、消防、設備運行等資料。15 公司主持召開的各種專業會議形成的領導講話、文件和會議總結紀要。16 公司各部門的發文。17 其他具有保存價值的文件材料、重要的工作經驗材料。18 外單位直接發送給公司的文件。20 歸檔要求21 應歸檔的文件材料要齊全完整，使立成的案卷能正確的反映本單位各項工作活動的真實面貌，并便于查找、利用和保管。22 鑒定歸檔文件資料的保存價值和確定保

7、管期限。立卷時應按照規定將永久、長期、短期保管的文件分類整理立卷。23 案卷標題（目錄）要簡明準確、文字簡練、標點正確、書寫工整，一般案卷標題以不超過50個字為宜（不得籠統的使用上級、有關部門等模糊字眼）。24 所有本公司發出文件的原稿，文件處理手續必須完備，在原稿上應公司領導人簽發，蓋有公司公章和寫明年、月、日。25 裝訂前要拆除金屬物，案卷文件統一按A4紙的規格進行裝訂（應一份份縫線裝訂），對大幅面的圖表應按手風琴式進行折疊，裝訂線外有領導重要指示的應加寬邊，破損的文件應裱糊。26 全部案卷組成后，要對案卷統一排列并編寫檔號，然后逐卷登記，填寫案卷目錄。30 檔案的整理與保存31 全部完結

8、的文書，分別按所屬部門、文件機密程度、整理編號和保存年限進行整理與編輯，并在文件檔案目錄表上登記，歸檔保存。32 案卷卷內文件一般不宜超過二百張，厚度不超過2公分，如超過時，則可視情況分開產卷。文件數量少不能單獨立卷的，可與其他類似性質的文件組成一卷。33 來往文件組成的案卷，一般是：來往文件組成的案卷，一般是：請示和批復，批復在前，請示在后；來文和復文，復文在前，來文在后；正文和底稿，正文在前，底稿在后；主體和附件，主體在前，附件在后；結論性文件在前，分析性、專題性材料在后；轉發件在前，被轉件在后；正件、存本在前，附件、底稿在后；34 公司文書檔案保管期限定為永久、長期、短期三種。長期為十六

9、年至五十年，短期為十五年以下（含十五年）。35 永久保管的檔案，是指反映本公司主要業務活動和基本歷史面貌，對本單位、經濟文化建筑和物業管理具有長遠利用價值的材料的文件材料。主要包括：a公司工作中形成的重要文件。如：條例、細則、指示、決議、決定、董事會會議、年度工作計劃、總結、重要的請示及其批復、報告、機構演變、人員編制、人員任免及嘉獎的文書材料以及嘉獎的文書材料以及重要聲像檔案（照片、錄音、錄像）和圖片材料；b報送的有關方針政策和重要問題的請示、報告、總結等文書材料及聲像圖片材料。36 長期保管的檔案，是指反映本公司基本業務活動，并在較長時間內具有需要查考利用價值的文件材料。主要包括：a公司工

10、作中形成的、在相當長時間內需要查考利用的文書材料以及聲像圖片材料，如：各種規定、辦法、比較重要的請示、報告、照片、錄音磁帶、錄像帶等；b上級機關頒發、轉發的屬于本公司主管業務并需要貫徹執行的重要文書材料。如對公司工作的指示、規定、頒發、批復等；c公司各部室報送的重要文件材料。37 短期保管的檔案，是指在較短的時間內對本公司工作有查考利用價值的文件材料，包括：一般業務來往文書、通知、規定和批復文件。38 保存期滿以及沒必要保存的，經領導決定，可以銷毀。機要文書一律以焚燒的方式銷毀。40 檔案借閱管理制度41 借閱檔案（包括文件、資料）必須在“檔案借出登記表”上登記，秘密級以上的檔案文件須經總經理

11、批準后方能借閱。42 案卷不許借出，只借在檔案室查閱，未歸檔的文件及資料可借出。43 借閱期限不得超過兩個星期，到期必須歸還，如需再借應辦理續借手續。44 借閱檔案的人員必須愛護檔案，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散、復印，不得轉借或損壞。45 借閱檔案交還時，必須當面交清楚，如發現遺失或損壞的，應立即報告領導。46 外單位借閱檔案，經總經理批準后方能借閱，但不能將檔案帶離檔案室。47 外單位摘抄卷內檔案，應經總經理同意，對摘抄的材料要進行審查。50 文檔的管理制度為進一步提高管理文檔工作的質量和水平，確保文檔的完整與安全，根據國家檔案法和檔案管理規定，特制定以下制度：51 檔案管理員負責

12、所有文件（質量文件和記錄、通知、規定、總結、報告、會議紀要等）及資料（技術圖紙、說明書、手冊、聲像制品、法規、車輛檔案照片等）的存檔、收集和保管，做到完整、系統、準確。5 2 任何人員借閱上述文件資料，須經公司總經理批準，登記日期、用途、經手人及歸還時間。5 3 屬秘密文件的要妥善保管，不準散播其內容，不準給未經領導批準的人員翻閱，不準復印，不準帶離辦公室。54 員工個人檔案材料屬秘密材料，他人無權翻閱，保管人員也不準將這些資料擅自給他人翻閱。55 文件資料等要進行合理歸檔，歸檔要注意整齊，歸檔前要先把資料分類，無論是按字母順序還是按內容、按時間等形式分類，其目的都是為了查找迅速方便，因此都必

13、須在檔案目錄里標明。56 要經常對文件資料進行清理歸檔，以免資料堆積混亂，無保存必要的材料，經有關領導批準后按程序銷毀。57 應用計算機實現檔案管理現代化，做到文檔管理標準化、規范化和程序化，要注意對其的保密。58 對重要設備資料，應檢查驗收，并及時歸檔。59 各部室拍攝的記錄各項活動的照片、聲像材料、必須在活動結束后一周內整理好，注明時間、地點、來賓姓名、活動內容，交文檔管理員及時歸檔。 四日常文件控制程序一、目的對公司日常文件管理實施控制，確保文件及時處理和落實。二、 適用范圍適用于與服務提供有關的法律、法規文件，合同，工程技術資料，政府主管部門、上級公司及其他有關單位發給公司文件，公司向

14、外發出的文件及公司內部下發文件。三、 職責3.1經理：負責審批和監督有關部門處理各類文件。3.2辦公室：負責制訂指導收費文件和法律事務文件，負責公司所有日常文件的控制及上傳下達。3.3各部門：負責本部門內外往來文件的制訂、接收、發放、建檔及處理。四、工作程序4.1收文管理4.1.1上級公司文件由辦公室在規定時間派人領取。政府主管部門函發的文件及各部門接收的有關物業管理法令、法規的文件，統一交辦公室登記，按收件呈辦處理流程和收文傳閱處理流程處理。4.1.2各部門的業務往來文件中，屬供水、供電、供氣、消防、安全、計生等方面且只對本部門管理業務產生影響的，由該部門負責人酌情處理。4.1.3下述來文無

15、須進行登記：a.各種無機密性的出版物；b.一般性的簡報、資料；c.告知性的廣告；d.事務性的便函。4.2文件的處理4.2.1上級公司及政府主管部門的文件由辦公室掃描登記，并按文件性質區分辦件、閱件。辦件由接收人填寫呈辦意見，通過部門負責人轉有關主管領導批閱，并根據批示轉相關部門，確保文件按公司領導批示及時執行。閱件由接受人直接轉傳閱人。4.2.2有關物業管理的法令、法規，經公司領導批示后，由辦公室存檔，必要時發至相關部門。4.2.3合同由相關部門登記并保存復印件，原件交辦公室保存；租賃合同由經營部登記并保存原件。4.3發文管理4.3.1對外行文由各部門擬稿，部門負責人審核，并報主管領導審批或會

16、簽，經理簽發，然后由辦公室統一文件編號，打印、蓋章后發出。4.3.2對內行文由各部門擬稿，部門負責人審核，并報經理審批或會簽，然后由辦公室統一文件編號，按發文呈批流程發放。4.4文件的檔案管理4.4.1品質部負責接收、保存工程技術資料，并填寫交接資料清單。4.4.2上級公司和政府主管部門的文件由辦公室年底或年初提出銷毀、立卷、歸檔的意見，報公司領導批準后，對不需要使用、查閱的文件填寫文件銷毀報告后，進行銷毀，對有價值的文件裝訂成冊并保存。4.4.3各部門保存的文件由部門負責人決定文件的立卷、歸檔、銷毀。4.5辦公室提供給客戶的文件4.5.1包括通知、有關規章制度、信函等文件由物業部制訂，并按流

17、程進行審批。4.5.1.1辦公室制訂收費指導文件和法律事務文件，交經理審批后，由辦公室加蓋公司印章。4.5.1.2辦公室編寫日常管理文件，交主任審批，重要文件須交經理審批，由經理加蓋公司印章。4.5.2文件的發放4.5.2.1一般的事務文件由物業部直接送到有關客戶，填寫文件/資料發放登記表并須由客戶簽收。4.5.2.2會議通知、收費通知等涉及到多數客戶的文件，可采用信箱分發或張貼方式。4.5.2.3管理工作報告等應提供給全體客戶或其代表機構的文件可在開會時分發，在公布欄公布。五管 理 例 會 制 度為了進一步規范公司內部管理，促進企業經濟效益的提高，根據公司法和本公司實際需要，特制定本管理例會

18、制度。一、公司會議制度1、 公司經理每周參加集團公司辦公會議。2、 公司班子會每周不定期由經理主持。經理因事不能參加，可委托經理助理主持召開。3、 特殊情況下可召開公司班子擴大會議。4、公司班子會議研究討論的主要內容為：1） 傳達貫徹上級有關指示文件，通報公司重大事項。2） 關于企業經營、發展及內部管理的重大問題。二、公司例會制度1、公司例會由經理主持，經理因事不能參加，可由經理助理主持召開。2、公司例會參加人員為經理、經理助理、各部室負責人。3、公司例會正常情況下每月第一周三上午8：30召開，特殊情況可作臨時調整。4、 公司例會的主要內容是：聽取各部室月工作匯報；部室之間交流工作經驗，協調工

19、作關系；研究、處理工作中出現的問題；部署下一階段工作。5、公司例會由辦公室做好記錄，對公司布置的重要工作形成紀要。三、部室及班組例會制度各部室及班組應定期召開例會，了解情況，布置任務，加強溝通和協調。1、各部室負責人每月一至二次不定期主持召開各部室負責人會議；2、各班組（水電、電梯、保安）負責人每天主持召開班前會。四、專題會議1、 季度經營分析會：每季末由經理主持召開；2、 半年、全年總結會：由經理主持召開；3、 其它專題會議：由經理或副經理根據工作需要通知辦公室安排召開。 六辦公會議制度一、 目的確保內部溝通的有效進行，完善內部溝通渠道。二、適用范圍適用于公司各項會議的管理三、 會議控制要求

20、31 會議分類3.1.1 會議分為固定性會議和非固定性會議a公司辦公例會于每周固定時間召開，對象為管理人員。會議由總經理主持，由人事部召級、記錄。會議內容主要傳達上級有關文件、會議精神；公司重大業務及人事、制度等決策、決定；重大關系的協調、裁定；各部門提出需要研究、解決的問題以及檢查每周工作完成情況；等等。b部門例會由各部門決定召開頻次及時間，出席對象為部門全體或部分員工，由各部門負責人主持，內容主要為傳達上級工作安排及研究、落實、檢查工作。3.1.2 非固定性會議為沒有固定時間間隔的會議及臨時性會議。非固定性會議為臨時召集的會議及無時間間隔的會議，會議內容不限，旨在解決問題、聯系溝通。32

21、會議要求3.2.1 會前應準備事項a會議召開前，召集部門應作好會議場地的安排工作，確定議題及內容，準備好相關的會議資料及文件。對出席對象提前發出“會議通知”，以備會議出席者能安排好手頭的工作。b會議出席者應準時到會并在“會議簽到表”上簽到，如果無法參加，應事先向會議組織者請假，未請假或未經允許而缺席、遲到者，按有關出勤考勤辦法處理，缺勤者事后應及時主動閱讀會議紀錄，了解會議精神。c 會議需增加、延期、合并或擴大出席對象時，會議主持者商定后，由召集部門及時發出變更及擴大范圍的通知。3.2.2會中應注意事項a出席會議人員應于會議前安排好工作，會議期間其他人如無特殊情況不得進入會場找人、談事。如有來

22、訪客人或來訪電話，安排適當人員做好接待記錄，待會后再通知當事人處理。如遇急事必須當事人親自接待時，應先得到會議主持者的允許，由其通知書有關人員離開會場院，并盡量不影響會議進程與發言，保持會議正常進行。b與會者要嚴格遵守會場紀律，尊重他人發言，充分闡明自己的觀點。手機要關閉或處以振動狀態，以維護會議的正常進行。c會議應堅持講效率、開短會的原則，發言者做到言簡意賅，不講題外話，切實以解決問題、提出措施為主，使會議能起到應有的效果。d會議召集部門負責會議的記錄及整理工作。3.2.3 會后應完成事項a會議結束后，記錄人應將會議紀要發放到與會部門或人員手中，以便于學習及參照執行。b有關部門和人員應嚴格執

23、行會議紀要及決議的相關內容，于規定完成日期后的首次會議上做出完成情況的扼要匯報。c各部門例會上所布置工作的完成情況由各部門負責檢查；各部門例會上所布置工作的完成情況由各部門負責檢查；辦公室應對其他會議上所布置的工作進行檢查、監督及評價。 七人員的招聘、錄用規程一、目的為員工的招聘錄用工作提供準則，確保錄用的員工符合規定的崗位任職資格。二、 適用范圍本程序適用于除總經理外的本公司員工。三、職責31 部門領導具有本部門員工的人事第一權，根據本部門情況提出人員招聘、錄用申請；由人事部協助招聘該部門所需人員；32 人事部制定招聘方案并組織實施；33 總經理具有公司人事終決權，負責審批本公司員工招聘、錄

24、用等事項。四、工作程序41 人員的招聘4.1.1 本公司各部門因工作需要，必須增加人員時，應先提出申請，填寫員工增補申請表，經主管領導審核，總經理批準后，人事部方可辦理招聘事宜（必要時需申請部門參加）。4.1.2 人事部與用人部門進行招聘的準備工作：a確定招聘崗位、人數、要求（包括性別、年齡范圍、學歷和工作經驗等），擬定招聘廣告；b與相關單位聯系，確定招聘方式（報刊廣告、人才市場設點、網絡收集人才信息等）、費用和時間。 4.1.3 應征信的處理：a應征資料經審核后，通知合格應征者帶齊相關證件前來公司應試；b本次招聘結束后，對錄用以外的應試者資料應保管好，以便日后備用；其余的資料可銷毀。4.1.4 甄選考試：新進人員須填寫應聘人員職位申請表，甄選考試分筆試和面試。4.1.5 應聘人員先筆試后面試，用人部門與人事部須將面試情況記錄在應聘面試評價表（保安員則記錄在保安員面試考評表）上。4.1.6 人事部將筆試、面試的結果交于總經理最后審批。4.1.7 經人事部審核、部門主管領導同意、總經理批準，并簽署審批意見，通知決定錄取的人員進入試用期。42 人員的錄用4.2.1 錄用的人員報到時須填寫員工報到通知書、入職承諾書，須提交如下證件復印件或資料給人事部備案：a