1、某集團船代項目需求分析和調研實踐過程此文檔主要在于項目管理設置項目相關文檔，有興趣人員可以參考一下，對于項目管理和未來有此方向者有一定的參考價值。流程再造方法論-流程影射，系統評估，定義考核，再造建議前言本文檔主要根據某集團船代項目需求分析和調研實踐過程整理而得，描述從項目啟動，調研到設計過程的大致過程敘述，重點在于咨詢過程中涉及的需求分析和調研方法論，其他相關項目前期規劃和調研可參考此方法論。如有不妥之處敬請指正，也希望能不斷完善，謝謝！正文：軟件需求的定義：根據 IEEE 軟件工程標準詞匯（1997 年）中定義的需求為：用戶解決問題或達到目標所需的條件和能力；系統或系統部件要求滿足合同，標

2、準，規范或其他正式規定文檔所需具有的條件和能力；一種反映上述條件和能力的文檔說明。本項目簡介因某某集團船代業務發展需要，加上目前的系統存在很大問題，也不能涵蓋目前的所有業務需求，需進行調研和需求分析是否需要上一套新的船代系統，新系統需要整合目前的業務結構和業務流程，同時滿足業務的需求和未來發展。適合讀者此文檔適合信息系統項目咨詢規劃和分析的相關項目人員作為項目前期方法論參考之用。目錄1 . 項目啟動2 .項目調研3 .項目規劃與考核指標4 .撰寫SOR項目啟動1 . 與成員企業與相關部門溝通召開項目總啟動會議，介紹項目組相關人員以及此項目的主要目的和要求， 企業簡單本項目涉及的業務流程和相關業

3、務部門和目前主要組織結構。 例如船代項目我們在這一個環節我們了解到了整個船代所涉及的主要業務可以分為：集裝箱進出口業務散雜貨進出口業務箱管訂艙根據業務的分工部門的分工也不同。以后的調研思路我們也可以按照這樣兩種業務流程主線去咨詢調研相應的部門與人員。2 .安排項目相關人員根據業務主線（集裝箱進出口，散雜貨進出口）整理調研思路，要求企業根據提供的業務主線流程，和部門結合分工安排，組織各部門主要相關人員積極配合項目未來的調研。3 .出初期調研時間和相關人員安排表根據前期的準備工作，出具具體調研時間和人員安排表，時間項目組掌控制（需要和業務部門協調），人員安排需要業務部門提供詳細人員名單資料。以便項

4、目成員和企業相關部門人員提前做好調研準備（安排相關人員和準備一些相關資料）。根據時間人員安排表，做好前期調研準備。注：在調研具體調研前，我們因該知道所有物流在運作過程中碰到的四個主要問題為：出錯率時效成本結算在具體的調研過程中，我們始終要以此作為主導的思路問問題，才能找出目前的問題所在。也就是未來規劃后的系統的價值所在。另一個主導思路是調研過程中我們重點要理出那些重要的環節，抓住那些關鍵環節，挖出影響這些環節的重要因素，以及對這些因素的如何控制把關即考核方式。調研的基本策略：確定用戶的目標和目的，確定業務基本范圍，圍繞這個目的，確定要訪問的部門和人員，了解具體業務，在基本的范圍內展開調研；以部

5、門職責為基礎搞清各種現有業務，要填寫的表格文檔和報表等，其數據來源及去向；以業務為主線，搞清每個業務的每個環節的流程關系，涉及部門，輸入輸出項；搞清哪些業務和數據時已有系統支持的，他們和新規劃的系統的關系是銜接還是替換應思考是否有新的方法和技術改進現有的工作，用戶提出的需求是否一定要求實現，是否可以實現。對于調研過程中用戶的每個需求我們都要問為什么項目具體調研1 . 了解外部客戶和本行業目前總體狀況為了對我們所作的項目有一個具體的概念，我們可根據項目狀況了解本項目行業內的大致業務狀況，在項目前期，我們相應參觀和考察同行業其他公司的業務結構，索取一些各地子公司和兄弟公司的業務范疇和流程資料，參考

6、一下這些相應的資料和行業要求，了解船代項目中業務目的，所需完成工作，客戶的需求等等。在本項目中，我們考察了行業內其它公司的業務，同時成員企業也提供了一些操作的資料。在此過程中我們重點在于了解：船代是什么？船代就是代理船公司的業務，幫助船公司處理岸上的一系列事物。船代做什么？幫助船公司處理報關，商檢，海事，船在港期間的作業，箱管等等。船代的業務范疇有哪些？主要為代理船的進出口（包含集裝箱和散雜貨進出口）業務，同時也包含有箱管和訂艙等等業務。業務范疇的大致流程狀況？參考船代相關資料。船代涉及的客戶和部門有哪些？主要有船東，貨代。海關，商檢，碼頭，邊防等等。客戶注重和關注的服務和環節？2 .了解本公

7、司此項目所涵蓋業務目前的大致流程和部門結構從本公司了解船代項目中目前我們所從事的所有業務項目有哪些，這些業務的大概流程怎樣，每個業務的流程所完成的部門是哪些部門，業務如何在部門之間流轉。例如：本船代項目中了解到的所有業務項目有集裝箱進出口，散雜貨進出口，箱管，訂艙。每個業務大致的流程和所需部門結構可參考船代相關資料。目的在于先對本項目的船代業務現做一個具體的了解，已備后面作流程更詳細的深入了解作基礎。此過程主要針對管理層作調研，包括總經理和部門經理主管等。在此過程中對業務流程的正確理解相當重要，也將直接影響到未來的細致調研和分析。在此過程中我們重點要了解目前本公司船代業務所包含的業務？集裝箱進

8、出口，散雜貨進出口，訂艙，箱管。每個所包含的業務的大致流程？參考船代項目文檔流程圖每個業務所涉及的部門與客戶或者政府部門？船東，貨代，貨主，碼頭，海關，商檢，邊防等目前主要存在什么問題？信息不能共享，信息鏈不清晰。人力成本浪費嚴重，現有工作效率不高，結算慢等等是不是需要上業務系統？需要重新規劃流程，出一套能滿足和涵蓋業務需求的系統為什么要上業務系統？利用新的業務系統完善流程。避免和改善目前存在的問題，滿足多方面新的業務需求，從而輔助船代做好業務工作。降低成本，提高效率，加快結算。每個業務信息流流向？參考船代項目文檔的流程圖業務結算過程？參考船代項目的相關結算文檔如何控制和保障目前業務的每個環節

9、？主要考慮從成本控制，時效（及時性）和加快結算上考慮保障目前的業務環節，另外考慮系統設計時主要環節提供主動信息發送功能。目前的考核制度？目前的考核制度很少，基本只有基于ISO9002 的一些基本內部考核機制，不靈活。主要所需報表（管理層）？目前管理層較注重或需要的報表大致有：客戶滯留率，利潤指標，客戶滿意率，新客戶開發率等與其他系統和其它部門之間的數據接口與財務 orica 系統之間需要銜接等3 .根據業務流程出大致流程圖結合部門職責出部門結構圖項目組根據前面所了解的流程和所得資料信息，根據目前大致狀況，初步整理畫出目前業務的大致流程圖和目前的部門結構圖，作為未來詳細調研的參考。在此過程中項目

10、組重點在于對前期的調研作一個完整正確理解的初步整理，作出一些目前的流程分析，形成規范的流程圖，進一步與業務部門確認。 安排下一步更詳細的調研和相關人員（具體將涉及的操作人員）等等。在此環節我們主要要整理出：每個業務流程主線具體參考船代項目文檔流程圖目前存在的主要問題具體參考船代項目文檔目前狀況分析對于上訴兩個問題同時我們要做初步分析現有的流程主線是否合理，是否需要改變？具體參考船代項目文檔現狀和建議目前流程的每個環節是否已經不能再分解？存在的這些問題我們在新的規劃中如何去避免具體參考船代項目文檔建議和KPI 考核如何利用新的規劃提升業務運作能力具體參考船代項目KPI 考核注：在前面的過程中可能

11、得到的數據比較和信息比較多和混亂，但是又不是很詳細，如何對這些得到的信息進行正確的歸類和整理很重要。特別是當業務比較繁瑣或者類別比較多的時候。要理出正確的主線，然后把相應的信息歸類到主線的環節中去。4 .根據流程圖具體詳細了解每個部門具體業務和流程職責根據大致業務流程圖詳細了解每個業務操作環結的進出數據，所需完成工作，結合部門崗位信息詳細了解每個操作的具體工作步驟，所需數據和數據流向，每個環節如何控制，從那些方面控制？具體涉及的單證，工作，信息接受反饋有哪些，需要提供和完成的服務有哪些？ 主要方法可設計主要五個方面的問題：how？（怎么做？）What？（需要做什么？）Who?（誰做？）When

12、？（什么時候做？）具體到問題Why?（為什么這樣做？） 上述得五個問題我們需要在每個具體操作步驟中具體問道。有下列一系列需要了解的問題：數據或信息來源數據或信息去向數據流是否有固定的標準每個環節的數據流輸入和輸出的項目，格式，方式是什么？數據流的變化和關系怎么處理這些信息？需要作什么工作？如何做好這些的工作？涉及到哪些人員？什么時候開始做？需要多少時間做完（有沒有時間要求）？為什么要這樣做？目前這樣做是不是合理，有沒有更好的處理方法？數據信息流轉的方向和相關人員？目前這樣做有什么困難？有什么問題？如何考核作的好不好？每個環節爭對操作和管理的權限是否有限制和劃分？數據審核機制環節傳遞條件在此過程

13、中我們有些要注意的點：需要業務操作提供具體的數據模版（單證，報標，數據格式等等），以備下一部作具體的系統設計，招標和供應商談軟件需求之用。因為此步驟調研涉及的人員都將是比較具體的操作人員，涉及業務比較深，在以往經驗中，涉及業務越深，越往往容易誤導項目人員的一些思路，甚至有時候他們提及的問題會很偏，很難解決，或者直接告訴你系統該怎么做？另外，考慮系統的時候我們必須明確系統所能幫助人完成的工作是有限的，因該針對業務的大部分功能設計，而不是某些難以完成的功能考慮太多。這些具體的操作過程中我們要重點考慮如何做好這些工作，系統地涉及需要怎么來輔助做好這些工作，為此，我們需要找出做好這一步工作的關鍵因素是

14、什么？此些關鍵因素將重點考慮記錄作為KPI 考核。在此過程我們應有的成果有：各業務手工流程文字說明各業務手工流程圖各業務手工各環節輸入輸出表單，數據來源和出口 我們在此船代具體的調研過程中設計了一份調研表格，可供參考：處理詳細描述處理編號：處理描述：整理核對艙單,標注危險品處理目的：輸入處理輸出描述艙單數據（電子、書面） WHEN 上港開航后標注危險品描述整理過的艙單WHEN 上港開航后WHO 委托方 WHO 單證部WHAT WHATHOW 傳真、郵件、書面HOW 系統、書面描述整理過的艙單WHEN 船抵港前72小時如果合同有要求代理申報危險品，則進行申報，如果合同中沒有要求代理申報危險品，與

15、委托方聯系是否有我司代理描述是否要進行申報的結論WHEN 上港開航后WHO 單證部 WHO 單證部WHAT WHATHOW 系統、書面HOW 系統、書面描述放單形式及收費情況WHEN 上港開航后通知單證部的控單人員描述 WHENWHO 委托方 WHOWHAT WHATHOW 傳真、郵件、書面HOW特KPI ？上述具體針對船代的調研過程整理的數據可參考船代項目文檔的相應資料5 .現狀分析這一環節的調研其實是穿插在第四環節中的，具體要在這里體現出在是因為我們需要著重了解的。因為這也將直接影響到我們規劃和調研是否成功。也是我們在未來的系統中一定要避免的。我們可以把此步驟定義為對現狀的分析。在此步驟中

16、我們可能要設計的問題有：目前最大的困惑或者問題是什么？那些地方不夠完善目前是否有相應的應運系統？如果有是否有什么問題？需要解決什么問題？應用系統能幫助解決的問題需要人的因素才能解決的問題在此環節中需要注意的是：因為具體的業務操作已經習慣了模式化的操作，所以許多隱含的問題并不一定能夠被直接的了解，許多隱含的問題存在卻需要項目組人員通過調研來挖掘。找出了目前能找出的問題所在以后，我們還要對這些所有的問題進行歸類， 目的在于分類以后可以更直觀的了解新系統需要在那些地方解決這些問題， 例如信息不共享在具體的業務過程中可以表現的問題方式有多種：可以是人力資源浪費，可以使操作不方便，可以使工作繁瑣，但是在

17、新的系統中只要實現數據統一一個入口所有部門實現共享即可解決所有信息不能共享帶來的問題。6 .找出每個環節關鍵因素（數據，時間等）所在以及如何控制（KPI）找出關鍵因素和考核制度將直接體現未來系統的價值所在，關鍵因素是那些直接會影響到我業務每個環節做好做壞的主要關鍵所在，例如時間，數據是否正確等。這是提出問題。找到這些問題以后就要規劃如何實現，即方法論，也就是KPI 了。具體流程為：找出具體業務的所有環節？找出每個環節具體的業務和數據流？體現這些環節做得好壞的關鍵因素是什么？如何在抓這些關鍵因素。怎么利用抓這些關鍵因素來體現我業務做得好不好（即考核方法）在上訴過程中針對船代項目過程可參考相關的船

18、代項目資料7 .畫出目前整個業務詳細流程圖根據前面所有的調研整合所有調研的資料和數據落實再造的目標（例如此船代項目最后目的我們提出是為了能夠提升結算速度和準確率）設計新的流程思路，新的基礎KPI 考核方式畫出新思路下所有業務的詳細流程圖在此過程中我們的要圍繞的一個主體思路是：不管什么項目，唯一根源都為錢（或者說客戶）8 .參考和了解幾家相應業務的供應商的產品此步驟主要結合自身的業務狀況，可以參考和了解一些供應商的產品，更直觀和深入了解具體針對本業務的信息系統模式。目的在于對具體的業務規劃和設計與未來的信息系統進行思路上的結合。項目規劃與考核指標9 .基于目前的流程給出相應的整合后設計方案和考核制度基于前面的所有調研和業務及數據流程分析此步驟我們應出：規劃后系統功能劃分規劃后系統各業務流程文字說明規劃后系統各業務流程圖規劃后系統各業務各環節的數據，數據采集方式，數據間的內在聯系分析規劃后部門的的調整，部門職責的重新定位規劃后的系統必須考慮與其他系統是否需要實現銜接？是否可以實現這樣規劃后的設計方案必須考慮解決那些現狀中存在的系統所能解決10 .根據設計方案對項目做一個整體的時間規劃和大致費用規劃根絕上面的設計方案作一個整體項