1、時間管理時間管理吳泰青吳泰青茫盲忙你分配了過多的任務以致不可能完成由他人能更好完成的活動被錯誤地分配給你當別人請求你完成一項不適宜的任務或活動時，你不會說“不”看電視、看報紙、聊天或者上網太久參加非必要的應酬將大量工作帶回家準備完成，但常常沒做完很晚睡覺吃得太飽很多無用的習慣，比如花半個小時看八卦新聞在候車候機這樣的時間里總是很焦慮或很無趣，除了等候什么也不做常常將工作延后處理許多工作都未能當場決斷一次同時做好幾樣分量很重的事情不習慣在紙上記錄和書寫擔心下屬缺乏完成任務的能力，常常把下屬該完成的工作攬回來自己處理辦公室雜亂無章下班大多數時候都不會將辦公桌上的文件資料整理好不知道時間管理是自我管

2、理的核心課題之一下面的情形，你有感受嗎？下面的情形，你有感受嗎？課程收益： 擺脫混亂、倉促、壓力，走向自主、從容 不要怨、不要悔 提高效率和效能 克服沙漏，發現時間海洋 平衡生活、享受生活時間管理課程主要內容時間管理課程主要內容 一、時間的概念、特點一、時間的概念、特點 二、時間管理的內容、演變二、時間管理的內容、演變 三、時間分析三、時間分析 四、時間管理的方法四、時間管理的方法 五、時間浪費的處理五、時間浪費的處理 六、時間管理的工具六、時間管理的工具 七、養成好的習慣七、養成好的習慣一、時間是什么？一、時間是什么？是生命是財富是資源是人生最大的資本 我們是每分鐘的主人，否則便是每分鐘的奴

3、隸， 我們利用時間，否則時間利用我們。時間的特性時間的特性l供給無彈性l無法蓄積l無法取代l無法失而復得時間可以管理！ EDWARDWCARTER 是 BRORDWAY HALE 連鎖店的創始人及現任的董事長，他從1946年成立4間店，到1968年為止共擁有46家連鎖店，他曾經在“FORTUNE”上談到有關時間管理的問題： “對我們大部分人而言，我們必須下達的最重我們必須下達的最重要決策，就是如何去使用自己的時間要決策，就是如何去使用自己的時間。對我來說。我就不會將自己的時間花在需要很多生產勞力，而成果卻平凡無奇的事情上面。而且，只要我能找人去做的事情，我絕不會自己去做”。 “不能管理時間，便

4、什么都不能管理不能管理時間，便什么都不能管理”杜拉克杜拉克“管理”時間是不對的，管理的只能是你自己，因此“時間管理”就是很多人平常都在抱怨的所謂時間不夠用的問題；其實并沒有所謂時間太多或時間不夠的情形所在；一天就是二十四小時，不多也不少；不管你是誰，都是一樣的；自我管理！自我管理！二、時間管理的內容和變遷二、時間管理的內容和變遷金錢、工作、家庭（愛情）、健康、休閑金錢、工作、家庭（愛情）、健康、休閑友誼（人際關系）、事業、心靈、學習友誼（人際關系）、事業、心靈、學習時間管理的演變時間管理的演變正確地做事，即提升效率為主。關注過程、技巧，最終要的事就是眼前的事。做正確的事，即獲得結果。思考我究竟

5、想得到什么，關注如何尋找目標、制定目標、跟蹤目標，及排列事情的優先順序潛能導向與開發。關注能力、個性與時間管理的匹配，尋找屬于自己的時間管理方法。講求多方面平衡，發現時間的海洋，分享式的時間管理，關注合作與共贏，思考：我如何制定時間計劃參與他人或讓他人參與，從而達到多贏。第一代第二代第三代第四代三、時間分析1、如果一個人的壽命是、如果一個人的壽命是72歲，他的一生歲，他的一生會怎樣度過呢？會怎樣度過呢？睡覺睡覺21年年 工作工作14年年 娛樂娛樂8年年 吃飯吃飯6年年個人衛生個人衛生5年年 學習學習5年年 開會開會3年年 等候等候3年年 打電話打電話2年年 生病生病2年年 找東西找東西1年年

6、其他其他2年年以每天有效工作時間以每天有效工作時間8小時，每年有效工作日小時，每年有效工作日261天計算天計算每個人的時間都是有價值的每個人的時間都是有價值的我們動腦，他們流汗我們動腦，他們流汗。斯坦福大學調查職業人士的平均工作時。斯坦福大學調查職業人士的平均工作時間：間：美國、荷蘭等每年美國、荷蘭等每年1500小時小時5.8小時小時 ；中國，；中國，2200小時小時8.5小時。小時。時間管理的誤區主觀方面：主觀方面：（1）沒有目標、計劃；）沒有目標、計劃；（2）作風拖拉；）作風拖拉；（3）缺乏優先順序，抓不住重點；）缺乏優先順序，抓不住重點；（4）過于注重細節；）過于注重細節；（5）做事有頭

7、無尾；）做事有頭無尾；（6）雜亂無章，簡單事情復雜化；）雜亂無章，簡單事情復雜化；（7）事必親躬，不懂得授權；）事必親躬，不懂得授權；（8）不會拒絕別人的請求）不會拒絕別人的請求 客觀方面：客觀方面：（1）打擾）打擾 （電話或不速之客）（電話或不速之客） ；（2）會議；）會議；（3）資料不完整或有所延誤；）資料不完整或有所延誤；（4）文書工作和繁文縟節；）文書工作和繁文縟節；一、簡單的測試你是否能掌握時間，只需回答一、簡單的測試你是否能掌握時間，只需回答“Yes”Or“No”。1.你通常工作很長時間嗎？你通常工作很長時間嗎？2.你通常把工作帶回家嗎？你通常把工作帶回家嗎？3.你感到很少花時間去

8、做你想做的事嗎？你感到很少花時間去做你想做的事嗎？4.如果你沒有完成你所希望做的工作，你是否有負罪感？如果你沒有完成你所希望做的工作，你是否有負罪感？5.即使沒有出現嚴重問題或危機，你也經常感到工作有很多壓力？即使沒有出現嚴重問題或危機，你也經常感到工作有很多壓力？6.你的案頭有許多并不重要但長時間未處理的文件？你的案頭有許多并不重要但長時間未處理的文件？7.你時常在做重要工作時被打斷嗎？你時常在做重要工作時被打斷嗎？8.你在辦公室用餐嗎？你在辦公室用餐嗎？9.在上個月里，你是否忘記一些重要的約會？在上個月里，你是否忘記一些重要的約會？10.你時常把工作拖到最后一段時間，然后很努力地去做完它們

9、？你時常把工作拖到最后一段時間，然后很努力地去做完它們？11.你很容易找借口推延你不喜歡做的事嗎？你很容易找借口推延你不喜歡做的事嗎？12.你總是感到需要做一些事情而保持繁忙嗎？你總是感到需要做一些事情而保持繁忙嗎？13.當你長休了一段時間，你是否有負罪感？當你長休了一段時間，你是否有負罪感？14.你時常改進你的工作嗎？你時常改進你的工作嗎？15.你是否太忙于解決一些瑣碎的事而沒有去做與公司目標一致的大事？你是否太忙于解決一些瑣碎的事而沒有去做與公司目標一致的大事？16.你是否有沉醉于過去的成功或失敗之中而沒有著眼于未來？你是否有沉醉于過去的成功或失敗之中而沒有著眼于未來？總結你的時間掌控總結

10、你的時間掌控12-16 “yes” 救命！你在時間管理上需改進救命！你在時間管理上需改進 8-12“yes” 當心！你需要重新審視你的時當心！你需要重新審視你的時間行動指南間行動指南 4-8“yes” 可以！方向正確，但需要提高可以！方向正確，但需要提高沖勁沖勁 0-4“yes” 恭喜！堅持并保留你的方法恭喜！堅持并保留你的方法 尚未入門所有的事情都裝在腦子里，從不把什么時候做什么記錄下來第一階段用筆記下什么時候做什么事情，有一定的主動意識第二階段開始記錄一天的活動 第三階段有時間計劃書或者實用時間管理軟件，安排事情的先后順序第四階段有年度目標、知道自己的最終追求、有自己的生活規范最高境界每天

11、做的事情和自己最終的追求融為一體看看你處在時間管理哪個階段看看你處在時間管理哪個階段四、時間管理的方法1、明確價值觀2、目標與計劃3、優先矩陣4、時間自然法則和建議1、明確你的價值觀放牛娃的故事放牛娃的故事臺灣王先生的住房夢想臺灣王先生的住房夢想你最想要的是什么？你最想要的是什么？（君子務本，本立而道生。（君子務本，本立而道生。 最關注小孩的分數嗎？）最關注小孩的分數嗎？）假設現在是星期一的晚上，你要計劃未來五天的日程，面前是這五天要做的事情假設現在是星期一的晚上，你要計劃未來五天的日程，面前是這五天要做的事情： 1你從昨天早晨開始牙疼，想去看醫生 2星期六是一個好朋友的生日-你還沒有買禮物和

12、生日卡 3你有好幾個月沒有回家，也沒有寫信或打電話 4有一份夜間兼職不錯，但須在周二或周三晚上去面試，要花1 小時。 5明晚8 點有個1 小時長的電視節目，與你的工作有密切關系 6明晚有一場演唱會 7外地一個朋友邀請你周末去玩，你需要整理行李 8明天下午2 點到4 點有一個會議 9你明天早上從9 點到11 點要聽一場講座 10你的上級留下一張便條，要你盡快與他見面 11你沒有干凈的內衣，一大堆臟衣服沒有洗 12你負責的項目小組將在明天下午6點鐘開會，預計1小時 13大家明天晚上聚餐 14這個星期有些材料沒有整理完，要在下周一前整理好，約需 2 小時 15你收到一個朋友的信1 個月了，沒有回信，

13、也沒有打電話給他 16星期天早上要作一次簡報，預計要8個小時，而且只能用業余時間 17你邀請戀人后天晚上來你家燭光晚餐，但家里什么吃的也沒有 18下個星期二，你要參加一次業務考試 你的價值觀：你的價值觀： 健康看牙醫，洗澡，等等 家庭給家里打電話，等等 友誼買禮物，回信，參加聚餐，拜訪朋友，等等 愛情準備燭光晚餐，等等 工作簡報，電視節目，會議，整理材料，考試，等等 金錢夜間兼職的面試，等等 興趣看演唱會，等等 目標是我們的需求和愿望目標是我們的需求和愿望我們想得到什么？它們應該直接源我們想得到什么？它們應該直接源于我們的價值觀。否則，我們所做的事將無法滿足自己的需要。于我們的價值觀。否則，我

14、們所做的事將無法滿足自己的需要。可能存在的矛盾：可能存在的矛盾： 周二晚：演唱會、20點小時電視、18點約1小時項目會議、聚餐、可能面試小時周三晚：可能面試小時、戀人晚餐周末：朋友邀請你周末去玩、星期天8小時的簡報、周六好朋友的生日溫州溫州-大榕樹大榕樹畫出你的價值樹畫出你的價值樹價值觀目標主要任務次要任務價值觀確保目標正確，即做正確的事默想日和自己約會個人導師系統集思廣益下年目標下年目標3-5年目標年目標10年目標年目標20年目標年目標目標目標為什么要有目標？為什么要有目標？為什么沒有目標？為什么沒有目標？ （弗羅倫絲、鯨魚和沙丁魚）我在哪里，我要到達哪里，我怎樣才能到達那里我在哪里，我要到

15、達哪里，我怎樣才能到達那里2、目標計劃 目標設置（具體、挑戰性、反饋、公開承諾、自我效能） 計劃的瓶頸（短期決定，長期消除）、休閑時間、階段性獎勵 關鍵路線法（見下頁圖表） 執行計劃，克服拖延（拖延練習，見下下頁） 熱愛工作，珍愛生活（工作維度麥側）事件事件描述描述期望期望時間時間之前之前事件事件A批準設計和得到開工許可證批準設計和得到開工許可證10周周無無B挖地下車庫挖地下車庫6周周AC搭腳手架和外墻板搭腳手架和外墻板14周周BD砌墻砌墻6周周CE安裝窗戶安裝窗戶3周周CF吊裝屋頂吊裝屋頂3周周CG內部布線內部布線5周周DEFH安裝電梯安裝電梯5周周GI鋪地板鋪地板4周周DJ上門和內裝修上門

16、和內裝修3周周I HK與大樓物業管理辦理移交與大樓物業管理辦理移交1周周J開始開始ABCEFDGKJHI1014633655543531B146開始開始A10B6C14開始開始A10B636C14開始開始A10BE36C14開始開始A10BE3C開始開始A10BC開始開始A10B開始開始A10B B B B某辦公樓工期進展表某辦公樓工期進展表建成該樓需要多少時間？建成該樓需要多少時間？關鍵路線法關鍵路線法拖延商數練習。根據以下陳述，請選擇最切合你的答案：拖延商數練習。根據以下陳述，請選擇最切合你的答案： （1 1）為了避免對棘手的難題采取行動，我于是尋找理由和借口。）為了避免對棘手的難題采取行

17、動，我于是尋找理由和借口。 A非常同意 B有些同意 C不太同意 D極不同意 （2 2）為使困難的工作能被執行，對執行者施加壓力是必要的。）為使困難的工作能被執行，對執行者施加壓力是必要的。 A非常同意 B有些同意 C不太同意 D極不同意 （3 3）我經常采取折衷辦法以避免或延緩不愉快的事。）我經常采取折衷辦法以避免或延緩不愉快的事。 A非常同意 B有些同意 C不太同意 D極不同意 （4 4）我遭遇了太多足以妨礙完成重大任務的干擾與危機。）我遭遇了太多足以妨礙完成重大任務的干擾與危機。 A非常同意 B有些同意 C不太同意 D極不同意 （5 5）當被迫從事一項不愉快的決策時，我避免直截了當的答復。

18、）當被迫從事一項不愉快的決策時，我避免直截了當的答復。 A非常同意 B有些同意 C不太同意 D極不同意 （6 6）我對重要的行動計劃的追蹤工作一般不予理會。）我對重要的行動計劃的追蹤工作一般不予理會。 A非常同意 B有些同意 C不太同意 D極不同意 （7 7）試圖令他人為管理者執行不愉快的工作。）試圖令他人為管理者執行不愉快的工作。 A非常同意 B有些同意 C不太同意 D極不同意 （8 8）我經常將重要工作安排在下午處理，或者攜回家里，以便在夜晚或周末處）我經常將重要工作安排在下午處理，或者攜回家里，以便在夜晚或周末處理它。理它。 A非常同意 B有些同意 C不太同意 D極不同意 （9 9）我在

19、過分疲勞或緊張或泄氣或太受抑制時，無法處理所面對的困難任務。）我在過分疲勞或緊張或泄氣或太受抑制時，無法處理所面對的困難任務。 A非常同意 B有些同意 C不太同意 D極不同意 （1010）在著手處理一件艱難的任務之前，我喜歡清除桌上的每一個物件。）在著手處理一件艱難的任務之前，我喜歡清除桌上的每一個物件。 A非常同意 B有些同意 C不太同意 D極不同意 執行計劃執行計劃 克服拖延克服拖延評分標準：評分標準： 每一個每一個“非常同意非常同意”評評4分，分，“有些同意有些同意”評評3分，分，“不不太同意太同意”評評2分，分，“極不同意極不同意”評評1分。分。總分小于總分小于20分，表示你不是拖延者

20、，也許偶爾有拖延的毛病。分，表示你不是拖延者，也許偶爾有拖延的毛病。總分在總分在21至至30分之間，表示你有拖延的毛病，但不太嚴重。分之間，表示你有拖延的毛病，但不太嚴重。總分多于總分多于30分，表示你或許已患上嚴重的拖延習慣。分，表示你或許已患上嚴重的拖延習慣。、優先矩陣 先先 后后、優先矩陣要要 事事 第第 一一鵝卵石的故事鵝卵石的故事很重要很緊急很重要不緊急很緊急不重要不重要不緊急優先矩陣優先矩陣緊急緊急不緊急不緊急 重要重要 不重要不重要調查：你認為在哪一方面如果持續有優異的表現，對個人生活或工作會有積極的意義？ 緊急緊急不緊急不緊急 重要重要 不重要不重要 危機 急迫的問題 有期限壓

21、力的計劃 防患未然 增進能力 建立人際關系 發掘新機會 規劃、組織 保有健康 不速之客 某些電話 某些信件與報告 某些會議 必要而不重要的事 受歡迎的活動 繁瑣的工作 某些信件 某些電話 浪費時間之事 有趣的活動優先矩陣優先矩陣DO IT NOWDO IT LATERDELEGATEDONT DO IT稍后做稍后做授權授權不做不做立即做立即做普通人的時間安排普通人的時間安排2-3%25-30%15%50-60%成功人士的時間安排成功人士的時間安排20-25%65-80%15%1%領導人的時間管理：領導人的時間管理：結果導向結果導向策略優先策略優先行動快捷行動快捷領導人要用好領導人要用好5個月個

22、月（行業、智囊發展、學習、市場、休養）（行業、智囊發展、學習、市場、休養）善于授權 及時授權（非要我做嗎？別人可以做嗎？做了價值如何？） 明確授權（who了解下屬；what權力、能力、信息、威望；步驟；說明標準和期望） 跟蹤、檢查、評估（回報圖、檢查即重視、神秘巡查者） 不可重復授權（完全責任人、小偷與杜邦） 防止倒授權，必要時收回授權“事必躬親”是管理者的一個嚴重的時間陷阱。跨越這種陷阱的唯一途徑便是“授權”。緊急緊急不緊急不緊急 重要重要 不重要不重要起草與天龍公司的合作意向書（起草與天龍公司的合作意向書（2H2H） 與華金公司討論定價（與華金公司討論定價（3H3H） 商討索賠案的處理意見

23、商討索賠案的處理意見（1H） 明天要向人事部上報新員工試明天要向人事部上報新員工試用期表現結果報告用期表現結果報告 思通公司貨未到的問題思通公司貨未到的問題 季度業績報表（季度業績報表（2H2H） 討論月底的促銷會策略討論月底的促銷會策略（1H） 閱讀刊物閱讀刊物（1H） 打電話給打電話給1010位客戶位客戶（0.5H） 歸檔文件歸檔文件（0.5H） 明天的周例會明天的周例會 、時間自然法則和建議、時間自然法則和建議效率與效果；早晚兩個黃金效率與效果；早晚兩個黃金“半小時半小時”五、時間浪費的處理、會議、處理不速之客、整潔和條理、瑣碎事情、零碎時間的處理1、會議一、必要性：1、有沒有必要開？2

24、、多次無果就不必開二、會前：、誰？所有人？2、重大問題會前溝通 3、指定幾人先講、會前發資料三、會中：、遲到？ 2、避免一個人的會議（下到上） 3、會場布置（麥當勞與咖啡店、站著、同心圓）四、會后追蹤（外資公司的行動方案）2、處理不速之客 不要采取無條件的“門戶開放政策” 安排秘書擋駕（電話、打擾等） 站立會客 在辦公室外接見外界不速之客 讓秘書控制會談時間 限時面談 最有價值的字“不”（量力和保護） 拿東西養成哪里拿，哪里放的習慣拿東西養成哪里拿，哪里放的習慣 把同樣、同類、同時使用的東西放在一起把同樣、同類、同時使用的東西放在一起 把東西上編號貼上字條把東西上編號貼上字條 把所有的鑰匙集中

25、保管把所有的鑰匙集中保管 設立一套文件處理系統設立一套文件處理系統（只處理一次，快速處理，保存或扔掉）（只處理一次，快速處理，保存或扔掉） 做事應盡量簡化做事應盡量簡化（30秒電梯與秒電梯與123，簡單化），簡單化） 從辦公桌開始（下圖）從辦公桌開始（下圖）3、整潔和條理每個人都會處在混亂的狀態，關鍵在于你是否主動擺脫它；每個人都會處在混亂的狀態，關鍵在于你是否主動擺脫它；那些不愛整潔、缺乏條理的人，一生可能要花費那些不愛整潔、缺乏條理的人，一生可能要花費23年的時間來找東西年的時間來找東西4、瑣碎事情、零碎時間的處理 瑣碎的事情如電話、信件、整理文檔、尋找資料等，可以留出時間集中處理 把相類

26、似的事情整理出來一起處理 隨身攜帶小手冊、記錄本或隨身聽（上海地鐵、老總出差） 六、時間管理的工具六、時間管理的工具1、每日時間管理清單、每日時間管理清單2、每日時間管理診斷表、每日時間管理診斷表3、每月時間管理評估表、每月時間管理評估表星期一星期一活動活動 起止時間起止時間 感覺效率感覺效率 是否完成是否完成 中斷次數中斷次數 中斷時間中斷時間 原因分析原因分析 08.30 09.00 09.30 10.00 10.30 11.00 11.30 12.00 12.30 13.00 13.30 14.00 14.30 15.00 15.30 16.00 16.30 17.00 17.30 18

27、.00 18.30 19.00 19.30 20.00 20.30 21.00 21.30 22.00 22.30 23.00每天時間管理的流水帳每天時間管理的流水帳每每 日日 活活 動動 記記 錄錄 表表姓 名年月日活動時間起止時間使用計 劃 / 中途 插 進重 要 及緊 急 性評語1、今天做了哪些有意義的事？、今天做了哪些有意義的事？ 2、今天有哪些事情是在不適當的時間內做的？、今天有哪些事情是在不適當的時間內做的？ 為什么會在不適當的時為什么會在不適當的時間做了這些事？間做了這些事？3、今天在哪一段時間著手進行最重要的工作？為什么在這段時間做這、今天在哪一段時間著手進行最重要的工作？為什么在這段時間做這份工作？這工作是否可以提早進行？份工作？這工作是否可以提早進行？4、今天最有效率的是哪段時間？為什么這段時間最有效率？、今天最有效率的是哪段時間？為什么這段時間最有效率？5、今天最沒有效率的是哪段時間？為什么、今天最沒有效率的是哪段時間？為什么 這段時間最沒有效率？這段時間最沒有效率？6、今天工作中最大的干擾是什么？為什么產生干擾？這干擾是否可以、今天工作中最大的干擾是什么？為什么產生干擾？這干擾是否可以控制或排除？控制或排除？ 7、今天最嚴重的三個時間陷阱是什么？如何跨越它們？、今天最嚴重的三個時間