1、第一章 采購一、采購訂單(一) 操作步驟當與供貨單位簽定采購意向協議時，可以將采購協議輸入計算機，并打印出來報采購主管審批。1. 在進入采購管理系統主選單后，用鼠標單擊【訂單】下的【采購訂單】或按下Alt+O鍵，用光標移動鍵選擇【采購訂單】，即可輸入采購訂單。屏幕顯示采購訂單格式。2. 用鼠標單擊工具欄的增加按鈕或按下F5快捷鍵，增加一張采購訂單。輸入采購訂單表頭各項內容。輸入采購訂單編號、訂單日期、供貨單位等項。如果該訂貨業務需要對方單位開具增值稅抵扣發票，那么應該輸入稅率。3. 按F12功能鍵可以從單據表頭進行標題，或用鼠標單擊表體位置或單擊工具欄的增行按鈕或按下Ctrl+I快捷鍵，增加一

2、行訂單貨物。輸入采購訂單表體各項內容。如：貨物編號、數量、單價、金額等項。？提醒：在填制采購訂單時，單擊鼠標右鍵可查存貨現存量。！注意：用戶如果在存貨檔案中設置了最高進價，在【設置】_【選項】中對“最高進價控制口令”參數錄入了口令，那么當采購的貨物進價高于最高進價時系統會自動報警。4. 如果單據輸入有錯誤，可以用鼠標單擊要修改的數據項或用Tab、Shift+Tab鍵移到要修改的數據項，直接輸入要修改的數據。5. 單據輸入正確后，必須用鼠標單擊工具欄的保存按鈕或按下F6快捷鍵，保存當前輸入的訂單。6. 訂單存盤后，用鼠標單擊工具欄的預覽按鈕可查看并設置打印格式，退出后按打印按鈕或按下Ctrl+P

3、快捷鍵，可將設計好的訂單打印出來，交由供貨單位進行確認。7. 如果不想保存當前輸入的訂單，可以用鼠標單擊工具欄的放棄按鈕，放棄該訂單。8. 在保存訂單后，如果發現數據有錯，或該訂單執行過程中需要調整，可以用鼠標單擊工具欄的修改按鈕修改訂單。9. 繼續按上述步驟輸入其它訂單，當一批訂單輸入完后，用鼠標單擊工具欄退出按鈕結束輸入采購訂單。！注意：. 如果企業要按部門進行采購考核，必須在部門欄輸入部門；. 如果企業要按業務員進行采購業務考核，必須在業務員欄輸入業務員名稱或編碼；. 已審核、已關閉的訂單不能修改、刪除。？提醒：參照輸入：在輸入采購類型、部門、業務員、供貨單位、存貨編號、運輸方式、備注等

4、項目時，按F2鍵或雙擊鼠標左鍵，可以參照輸入這些數據。帶參參照可以縮小參照數據范圍，即先輸入數據編碼、代碼或名稱的任何幾個字，然后再參照。舉例：在存貨欄中輸入“0101”，再按F2鍵或用鼠標點擊參照按扭，則參照界面列示的是只含有“0101”的存貨，且無論“0101”處在存貨編碼、代碼和名稱的什么位置。10.表頭【訂金】項為不可再錄入，只能根據預付訂金反寫。采購訂單保存后，點擊【訂金】按鈕，彈出訂金窗口，輸入數據確定。(二) 各欄目說明訂單編號：系統按自動加1給出一默認編號，可修改，如重號，提請修改。訂單日期：訂單的編制日期。自動取系統當前日期，可以修改。供貨單位：必須輸入，可以參照輸入。可以輸

5、入編號，也可以輸入名稱。提示：供應商檔案中停用日期字段非空的供應商，不能用于新增單據。但老業務可以做完，如供應商停用后，還有未執行的訂單，此張訂單可以繼續執行。部門：可輸可不輸，可以參照輸入。如果先輸入供應商后，自動帶出供應商檔案中的分管部門，可以修改。業務員：輸入負責該訂單的采購業務員。可以參照。如果先輸入供應商后，自動帶出供應商檔案中的專營業務員，可以修改。！提醒：如果先輸入部門再參照業務員檔案，系統只給出該部門的業務員。到貨地址：輸入供應商編號后，自動帶出供應商檔案中的到貨地址。允許修改。運輸方式：輸入供應商編號后，自動帶出供應商檔案中的運輸方式。允許修改。付款條件：輸入供應商編號后，自

6、動帶出供應商檔案中的付款條件。允許修改。運費、訂金：可輸可不輸。賬期管理：可以手工輸入賬期管理編碼/名稱或參照賬期管理檔案，取賬期管理檔案名稱。允許修改。支持模糊參照。低版本升級上來的賬套，如果沒有對應的賬期檔案，此字段為空值。如果有對應賬期檔案，顯示為賬期檔案名稱。到期日：字段類型為日期型，默認取單據日期，然后根據錄入的各項條件，進行計算。？提示：如果只錄入賬期管理，則取單據日期+賬期管理計算到期日。升級客戶，上述單據系統自動補填“賬期管理”“到期日”字段值，計算依據：按單據日期+舊數據中信用期限。“賬期管理”和“到期日”字段要能夠在單據之間實現傳遞，以下游單據日期為基礎根據上游單據賬期計算

7、到期日。默認不顯示。一張參照多張時，只攜帶第一張單據賬期管理和到期日信息。入庫單參照采購訂單、入庫單參照入庫單、入庫單參照采購發票、采購發票參照采購訂單，采購發票參照入庫單，采購發票參照采購發票。存貨編號：輸入采購貨物的編號，必須輸入，可以參照輸入。同一張采購訂單可以輸入編號相同的存貨，包括自由項相同。存貨名稱、規格型號：由貨物編號決定，這里只是顯示。提示：存貨檔案中停用日期字段非空的存貨，不能用于新增單據。計量單位輔計量單位：從存貨檔案帶入，不能修改。自由項：采購訂單的自由項為可輸可不輸項，其他采購類單據為必輸項。數量件數：數量必須錄入，必須大于0，有輔計量單位的存貨才有件數。幣種匯率：如訂

8、單上有外幣，應輸入訂單上的幣種，匯率自動折算出外幣金額。單價：根據實際情況輸入。金額：可以由數量*單價計算出，也可以直接輸入。稅率：根據實際情況輸入，可輸可不輸。稅額：不必錄入，計算得出，稅額=金額*稅率。價稅合計：不必錄入，計算得出，價稅合計=金額+稅額。狀態：分為3個狀態。1.輸入狀態：沒有確認之前訂單都處于輸入狀態；2.審核執行狀態：表示訂單已經成為正式協議或合同，訂單的貨物正在到貨入庫過程中；3.關閉狀態，訂單貨物全部到貨或訂單不能繼續執行。項目、項目大類：可以手工錄入也可參照錄入的項目大類的編碼及所屬的項目目錄的編碼，系統自動帶出項目大類名稱和項目名稱，并進行合法性檢查。參照時，點擊

9、項目欄的參照按扭，在彈出的參照窗中先選擇項目大類，再選擇所屬的項目，確認后，系統自動將所選擇的項目大類名稱和項目名稱帶入項目大類和項目欄中。請參見如何使用項目參照。？提示：所有基礎檔案的參照提供帶參參照的功能。即如果輸入北京再參照應將所有包括北京，無論北京在什么位置均可參照出來。二、采購入庫單采購入庫單是根據采購到貨簽收的實收數量填制的單據。該單據按進出倉庫方向劃分為：入庫單、退貨單；按業務類型劃分為：普通業務入庫單。采購入庫單可以直接錄入，也可以由采購訂單或采購發票產生。在實際工作中，用戶可根據到貨清單直接在計算機上填制采購入庫單（即前臺處理），也可以先由人工制單而后集中輸入（即后臺處理），

10、用戶采用哪種方式應根據本單位實際情況，一般來說業務量不多或基礎較好或使用網絡版的用戶可采用前臺處理方式，而在第一年使用或人機并行階段，則比較適合采用后臺處理方式。(一) 操作流程1. 填制采購入庫單。如果采購入庫貨物是根據采購訂單產生，那么可以用復制原采購訂單方法填制入庫單；如果采購發票先收到并且已輸入計算機，那么入庫單可以用復制原采購發票的方法填制；如果本次入庫的貨物以前已有相同的入庫單，那么可以用復制以前入庫單的方法填制。2. 如果啟用了庫存管理系統，由倉庫管理員審核確認入庫單，否則可以由采購人員審核。3. 交給采購結算會計進行結算處理。或者在采購入庫單生成發票并直接結算。4. 查詢各入庫

11、單的實際入庫成本。！注意：凡是審核過的入庫單本系統不能再修改。因此審核必須認真仔細。如果沒有啟用庫存管理系統，并且企業管理不要求嚴格，那就可以不審核入庫單。采購發票與入庫單可以分次結算，即入庫單的一條記錄可多次與采購發票結算。采購入庫單成本批量入庫界面增加存貨編碼、規格型號兩列的字段。(二) 各欄目說明倉庫：必須輸入，可以參照輸入，輸入單據體的存貨后，倉庫不能修改，除非刪除表體的各貨物行數據。？提示：如果在倉庫檔案權限設置中定義了某一倉庫對應的存貨分類或存貨，在參照錄入表體存貨時則只顯示該倉庫所對應的存貨；否則，則顯示所有屬性為外購的存貨。入庫單號：系統按最大編號加1給出一默認編號，可修改。若

12、在【設置】-【選項】中選擇手工編號，出現重號時提請修改，若選擇自動編號，系統按規則取一新號直接保存。？提示：如果，計算機的自動編號與您的手工編號不一致，您也可以保留機器的自動編號，利用單據的一個自定義項設置成“人工入庫單號”。入庫日期：計算機自動取操作日期，可以修改，不能為空。發票號：在錄入采購入庫單界面，如果您錄入發票號，系統檢查該發票號是何存在，如果存在，自動將該發票的信息拷貝到采購入庫單上。訂單號：可輸可不輸，可以參照錄入，但只能參照已審核、未關閉的訂單。輸入的訂單號必須是已有采購訂單編號。入庫單上有訂單號，才可以統計訂單執行情況。？提醒：如果先輸入了供貨單位，那么訂單號只參照該供貨單位

13、的訂單號，以便縮小選擇范圍，加快輸入速度。供貨單位：必須錄入，可以參照錄入，可以帶參參照；根據采購訂單填制的入庫單，供貨單位不能修改；根據發票編制的入庫單，可以修改為發票上的供貨單位的下級供貨單位。提示：供應商檔案中停用日期字段非空的供應商，不能用于新增單據。但老業務可以做完，如供應商停用后，還有未執行的訂單，此張訂單可以繼續執行。采購部門：可輸可不輸，可以參照錄入。如果不輸入采購部門，則不能進行采購部門方面的統計。如果先輸入供應商后，自動帶出供應商檔案中的分管部門，可以修改。業務員：可輸可不輸，可以參照錄入。如果不輸入業務員，則不能進行業務員方面的統計。如果先輸入供應商后，自動帶出供應商檔案

14、中的專營業務員，可以修改。?提醒：如果先輸入部門再參照業務員檔案，系統只給出該部門的業務員。采購類型：可以不錄入，可以直接錄入采購類型碼，也可以參照錄入。如果不輸入采購類型，則不能進行采購類型方面的統計。入庫類別：可以不錄入。入庫類別，是為了庫存管理、核算系統對貨物出入庫情況進行分類匯總統計而設置的。采購管理系統雖然不按收發類別進行統計，但由于采購入庫單由采購管理系統填制，因此必須設置。？提醒：如果采購類型檔案中定義了默認的入庫類別，那么先輸入采購類型后計算機會自動將默認的入庫類別帶出來，不用再輸入。備注：可輸可不輸，可以參照錄入。賬期管理：可以手工輸入賬期管理編碼/名稱或參照賬期管理檔案，取

15、賬期管理檔案名稱。允許修改。支持模糊參照。低版本升級上來的賬套，如果沒有對應的賬期檔案，此字段為空值。如果有對應賬期檔案，顯示為賬期檔案名稱。到期日：字段類型為日期型，默認取單據日期，然后根據錄入的各項條件，進行計算。？提示：1、如果只錄入賬期管理，則取單據日期+賬期管理計算到期日。升級客戶，上述單據系統自動補填“賬期管理”“到期日”字段值，計算依據：按單據日期+舊數據中信用期限。2、“賬期管理”和“到期日”字段要能夠在單據之間實現傳遞，以下游單據日期為基礎根據上游單據賬期計算到期日。默認不顯示。3、一張參照入庫單、入庫單參照采購發票、采購發票參照采購訂單，采購發票參照入庫單，采購發票參照多張

16、時，只攜帶第一張單據賬期管理和到期日信息。入庫單參照采購訂單、入庫單參照采購發票。存貨名稱編碼：存貨必須輸入。可以直接錄入，也可以參照錄入。可以錄入相同存貨。？提醒：1、參照輸入法：在輸入存貨時按F2鍵，或用鼠標點擊存貨參照按扭，系統給出存貨參照界面。如果在倉庫檔案權限設置中定義了某一倉庫對應的存貨分類或存貨，在參照錄入表體存貨時則只顯示該倉庫所對應的存貨；否則，則顯示所有屬性為外購的存貨。2、存貨檔案中停用日期字段非空的檔案，不可用于新增單據。規格型號：從存貨檔案中帶入。自由項：如果該存貨定義了自由項，則必須輸入。可以按F2鍵參照選擇一個自由項，也可以直接輸入自由項。批號：有批次管理的存貨，

17、批號必須輸入，否則不能輸入。藍字入庫單的批號由用戶輸入。紅字入庫單批號用戶只能參照選擇。錄入紅字入庫單時，系統自動將該存貨結存不為零的各批次顯示在屏幕上讓用戶選擇。選擇一個批號確定后，按Enter鍵。系統自動將用戶所選批次的批號顯示在屏幕上。！注意：個別計價只是存貨的核算方式，不是倉儲收發貨方式，因此個別計價由存貨系統指定，采購（主要指采購退回）不作處理。失效日期：保質期管理的存貨失效日期必須輸入，否則不能輸入。計量單位輔計量單位：從存貨檔案帶入，不能修改。件數、換算率：只有雙計量單位的存貨才能輸入件數和換算率，否則不能輸入。件數必須輸入。藍字入庫單，存貨的件數必須大于零。紅字入庫單的存貨件數

18、必須小于零；批次管理的存貨，出庫件數必須小于等于該批次的結存件數。換算率必須大于零。數量：數量必須輸入。藍字入庫單的存貨數量必須大于零。紅字入庫單的存貨數量必須小于零；批次管理的存貨出庫數量必須小于等于該批次的結存數量。由訂單填制入庫單時，計算機會按訂購數量自動填入庫數量，可以修改。單價：可輸可不輸，不能為負數，可以計算得出，單價=金額/數量。？提示：您可以在【設置】_【選項】中設定入庫單單價的錄入方式，可以定義為參考成本，則系統自動將存貨檔案的參考成本帶入；可以定義最新成本，則系統自動將該貨最近的采購成本帶入；可以設定為手工錄入。金額：可輸可不輸。此處輸入的金額不是采購成本最終確定的金額，采購成本以結算金額為準。可以由單價*數量計算得出。？提醒：數量、單價和金額三者之間的關系如下：數量*單價=金額。如果用戶輸入了數量和單價，則自動計算金額。如果用戶輸入了數量和金額，則自動計算單價。如果單價改變，則自動反算金額，數量不變。如果金額改變，則自動反算單價，數量不變。如果數量改變，則自動反算金額，單價不變。計劃單價/售價：工業企業叫計劃價計，商業企業叫售價。當核算系統按倉庫設置了“計劃價/售價”核算時，有計劃價/售價計價的存貨做此步驟，否則不做