1、精品可編輯修改一、 目的.1二、 資料范圍.1三、 部門配合.1四、 管理職責.1五、 管理體制.2六、 文件材料的管理工作.2（一）.文件資料材料的收集2（二）.文件資料的歸檔、立卷與管理2（三）.文件資料的保管3（四）.文件資料借閱、利用工作3七、 文件資料的鑒定和銷毀.3八、 附則.3精品可編輯修改添鑫文控中心管理方案（草案）一、目的為規范公司資料管理，加強資料的收集和管理工作，有效地保護和利用資料，為公司各項工作服務，增強公司資料的 實用性和有效性，結合公司的實際，制定本辦法。二、資料范圍公司建檔范圍確定為：1.公司設立、變更的申請、審批、登記等方面的文件材料；2.公司總經辦形成的文件

2、材料；3.財務、會計及其管理方面的文件材料；4.勞動工資、人事、法律事務管理方面的文件材料；5.經營管理方面的文件材料；6.生產技術管理方面的文件材料；7.產品生產、能量消耗、安全生產方面的文件材料；8.儀器、設備方面的文件材料；9.科研、技術引進、轉讓方面的材料；10.其他具有利用和保存價值的文件材料。以上文件材料包括決議、決定、條例、規章制度等法規性文件，各類會議文件、重要記錄、工作計劃、工作規劃、 工作總結、勞動工資、經營情況、人事文件資料、決定、委托書、協議、合同、項目方案、通知、技術圖紙、方案、廠商資料等具有參考價值的文件資料，以及公司主要職能活動和員工在從事研發和管理等各項工作活動

3、中形成的，對 公司具有保存價值的文件材料。公司資料還包括聲像資料：照片文件資料（含新聞、科技、藝術照片，由原版、翻版底片、照片、文字說明構成） ；影 片文件資料（含原版底片、拷貝及文字說明） ；錄音文件資料（含唱片、錄音帶） ；錄像文件資料（含政治、經濟、科 技、文娛、廣告活動） 。精品可編輯修改三、部門配合公司內部各部門和個人應當遵守本方案，并應承擔收集、整理、立卷、歸檔和保護文件、資料的義務。四、管理職責文控中心管理員的職責是保證公司及各部門的原始資料及單據齊全完整、安全保密和使用方便。文控中心的職責主要體現在以下幾點：1負責規劃、協調全公司文件、資料工作，對各中心/部門文件、資料工作進行

4、監督、指導和檢查。2制訂和組織實施公司關于文件、資料工作的規章制度。3負責公司文件和有關資料的收集、整理、分類、鑒定、保管、保護、統計等工作。4嚴格執行保密制度，做好文件資料密級劃分和守密、解密工作。5開展文件、資料宣傳、咨詢活動，做好文件、資料開放和利用工作。6做好防火、防盜、防蟲等工作，確保文件資料安全。五、管理體制（一）實行集中與分散管理相結合的體制。由公司總經辦負責主體文件資料的管理，并對其他部門的文件資料管理工 作進行督促和指導。總經辦設立文控中心，配備文控中心管理員分管公司主體文件資料工作，由系統管理部直接領導。 文控中心管理員的職責是保證公司及各部門的原始資料及單據齊全完整、安全

5、保密和使用方便。（二）文控中心既是公司文件、文件資料工作的行政職能管理部門，又是永久保存和保護文件資料的機構，同時又是 開發利用文件資料資源的信息交流中心。精品可編輯修改六、文件材料的管理工作（一）文件資料材料的收集：1建立、健全立卷歸檔制度，確立歸檔范圍、歸檔時間。2及時催辦理完畢的文件上交回收，在檢查齊全后整理立卷歸檔。（二）文件資料的歸檔、立卷與管理：1區分全宗，確定立檔單位。2分類：依據文件資料來源、時間、題目、內容、字母順序分成若干層次和類別。分類除按大類外，同時按部門、是 否保密、保密程度來分。2.1 大類分為：制度/規定：S;文件：W ;資料：Z;檔案：D;合同：H。2.2 部門

6、拼音縮寫：總經辦 ZB ;人力資源部：RL;采購部：CG ;開發部：KF;工程技術部：GJ;品管部：PG ;計劃 部：JH;設備部：SB;生產部：SC;銷售部：XS ;市場部：SCB;財務部：CW。2.3 保密用 Y 表示，非密級則用 N 表示。2.4 密級：絕密：AS;機密：CS;無：0P編碼原則： 編碼共為十三位數， T X 為添鑫代碼 （文件資料大類） （部門前兩位拼音縮寫） （是否保密）級程度）（年份）口（流水號）。如總經辦 2008 年某份總經辦出文件編碼為：TX-WZB-N0P080013歸檔前將資料分類，分組放置在待辦卷宗內。4案卷排列：立卷按永久、長期、短期分別組卷，卷內文件把

7、正文、底稿、附件請示和批復放在一起，編制案卷目錄 和案內目錄。5整理案卷：材料應折疊整齊；字跡難辨認的應附抄件；以每一案卷端正書寫標題。（密精品可編輯修改6對所有公司文件資料系統排列，確定保管期限，編制文件資料目錄（卡片） ，按一定次序排列和存放。7每年對文件資料進行一次清理，清除不必要保存的材料；對破損和褪色的材料進行修補和復制。8對文件資料的收進和移出、案卷數量、利用等情況進行統計，并要求各部門定期（每月三號）報送相關資料至文控 專員。9公司文件資料保管期限分永久、長期、短期三種。介于兩種保管期限的，保管期限從長。對保管期限已滿的文件資 料依據有關規定進行鑒定銷毀。10公司應采取嚴密管理措

8、施，防止文件資料失密和泄密。（三）文件資料的保管：1 防止文件資料的損壞，延長資料的壽命，維護資料的安全；2公司設立專門地點或專用文件庫保存文件資料；四）文件資料借閱、利用工作：1主管級（含）以上人員借閱非密級文件資料可直接通過文控中心管理員辦理借閱手續。因工作需要，公司的其他人 員需借閱非密級文件資料時，須填寫借閱文件申請表 （附件 1 ），部門經理簽批后方能調閱。2案卷一般僅供在文控中心閱看，立卷的文件、資料可外借。外借的須辦理登記手續。3借閱期限不得超過一星期，到期歸還；如需再借，應辦理續借手續。4借閱文件資料者應愛護資料，確保資料的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀；注

9、意安全保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失。借閱文件資料交還時，須當面查看清楚，如發現遺失或損壞，應及時報告主管領 導。精品可編輯修改七、文件資料的鑒定和銷毀1公司任何個人或部門非經允許不得銷毀公司文件資料。當某些文件資料到了銷毀期時，由文控中心填寫公司文件 資料銷毀審批表（附件 2 ）交總經理審核，經總經理批準后執行。2銷毀時，必須由總經理或總經理指定專人監督銷毀，并在銷毀清單上簽字。3對已失效的、經批準銷毀的公司文件資料，文控中心須認真核對，編制文件銷毀清單 （附件 3 ），將批準的公 司文件資料銷毀審批表和銷毀的文件清單一起歸檔，并永久保存。八、附 則1文控中心積極采用電腦信息系統對文件

10、資料進行管理，提高管理效率。 2本辦法由總經辦解釋、補充。自頒布之日起生效。查（借）閱文件申請表精品可編輯修改序號查（借）閱時間記錄編號記錄名稱查（借）閱單位查（借）閱人經辦人歸還時間公司文件資料銷毀審批表精品可編輯修改序號文件編號銷毀文件名稱份數銷毀原因：申請人：日期：文件提供部門意見：簽名：日期：審批部門意見：精品可編輯修改簽名：日期:文件銷毀清單序號文件編號銷毀文件名稱申請銷毀原因審查意見批準人精品可編輯修改填表人：批準人：銷毀人/日期:收文登記表序號文件名稱文件編號文件份數來文部門來文日期簽收備注精品可編輯修改文件更改審批表更改文件名稱文件編號申請更改部門更改頁碼申請人申請日期申請更改原因：