1、2008年8月 日發(fā)布2008年8月 日試行Wuha n Kaidi Gree n En ergy Devel opment & Op erati on公文處理管理規(guī)定（試行版）KY-GL-G-02-A版次A/O分發(fā)號持有人狀態(tài)受控 非受控 作廢口密級秘密 機密口 絕密口編制/日期審核/日期批準/日期武漢凱迪綠色能源開發(fā)運營有限公司1目的2范圍3定義4職責5程序公文的種類公文格式行文規(guī)則發(fā)文處理收文處理文件發(fā)放管理公文的歸檔及管理6相關文件7記錄錯誤!未定義書簽。錯誤!未定義書簽。錯誤!未定義書簽。錯誤!未定義書簽。錯誤!未定義書簽。錯誤!未定義書簽。錯誤!未定義書簽。錯誤!未定義書簽。錯誤!

2、未定義書簽。錯誤!未定義書簽。錯誤!未定義書簽。錯誤!未定義書簽。錯誤!未定義書簽。錯誤!未定義書簽。1目的為使公司的行政公文處理工作進一步規(guī)范化、科學化，保證公文處理的準確性和及 時性，滿足公司的實際需求，特制訂本規(guī)定。2范圍本規(guī)定適用于公司公文的發(fā)文、行文及分發(fā)處理全過程的管理工作。3定義公文是指管理過程中所形成的具有法定效力的規(guī)范體式的公務文書， 以及經(jīng)營更新過程中的大部分記錄資料。公文是傳達貫徹公司領導層的相關方針、政策以及相關指示 的重要工具，并且還是報告工作、交流經(jīng)驗的重要渠道。公文處理是指公文的收發(fā)、傳閱、呈送、請辦、承辦等一系列相關聯(lián)、銜接有序的 工作。4職責總經(jīng)理工作部是公司

3、公文的處理管理機構，負責公司公文的統(tǒng)一收發(fā)、分辦、傳遞、用印、立卷、歸檔和銷毀工作，負責指導公司各部門的公文處理工作。公司各職能部門負責本部門主導發(fā)行的公文處理，并安排專人負責部門公文的發(fā) 放、傳遞、立卷并定期歸檔到總經(jīng)理工作部。5程序公文的種類a)決定 ：適用于對重大事項或重大行動做出安排，獎懲有關部門及人員、變更或 者撤消下級機關不適當?shù)臎Q定事項。b)通知 ：適用于發(fā)布規(guī)章制度，轉發(fā)上級單位公文，要求辦理和需要各部門周知 或共同執(zhí)行的事項，任免和聘用干部。c)通報 ：適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或情況。適用于向上級單位匯報工作，反映情況，提出意見或建議，答復上級單g)函：適用于不

4、相隸屬單位之間、投資或合作伙伴之間相互商洽工作、詢問和答復問題，向其他業(yè)務主管部門請求批準等。h)會議紀要 ：適用于記載和傳達會議情況和議定事項。公文格式公文格式由文頭、正文、文尾三部分組成。5.2.1文頭部分包括文頭名稱、發(fā)文字號等項，若是密級文件和緊急公文，則還應該包括密級、保 密期限和緊急程度。5.2.1.1文頭名稱a)在經(jīng)營活動中以公司名義對內(nèi)、 對外發(fā)布的文件， 使用“武漢凱迪綠色能源開 發(fā)運營有限公司”的紅色文頭發(fā)文。 (格式見附表)b)請示、報告以公司名義向上級領導報告、請示時，使用上行紅色文頭發(fā)文。 (格式見附表)c)以部門名義對公司內(nèi)部發(fā)布的事務性文件及公司內(nèi)部辦理例行公事與

5、應急公文 等，使用普通文頭發(fā)文。 (格式見附表)d)傳真公司及各部門對外發(fā)傳真以“武漢凱迪綠色能源開發(fā)運營有限公司傳真”的普通文 頭發(fā)文。(格式見附表)e)會議紀要公司會議紀要分為兩類： “會議紀要”、“專題會會議紀要”。由公司總經(jīng)理或其授權 委托人主持召開的會議稱為辦公會，并形成辦公會會議紀要，發(fā)文名稱為“武漢凱迪綠 色能源開發(fā)運營有限公司會議紀要” (格式見附表)，由公司總經(jīng)理或其授權委托人簽發(fā)； 由公司總經(jīng)理或部門負責人主持召開的專題工作會議稱為專題會， 并形成專題會會議紀要，發(fā)文名稱為“武漢凱迪綠色能源開發(fā)運營有限公司專題會會議紀要”d)報告 ：位的詢問。e)請示 ： 適用于向上級單位

6、請求指示、批準。f)批復 ： 適用于答復所隸屬單位請求事項。格式見附表），由公司總經(jīng)理或其授權委托人簽發(fā)。5.2.1.2發(fā)文字號a）發(fā)文字號由部門代字、年號、順序號組成，年號應該寫全。b）公司部門規(guī)范簡稱、公司文代號見下表:名稱簡稱公司文代字武漢凱迪綠色能源開發(fā)運營有限公司凱迪運營凱迪運營字總經(jīng)理工作部總經(jīng)部凱迪運營總經(jīng)字人力資源部人資部凱迪運營人字財務部財務部凱迪運營財字經(jīng)營計劃部經(jīng)營部凱迪運營經(jīng)字采購部采購部凱迪運營米字燃料管理部燃料部凱迪運營燃字安環(huán)質(zhì)保部安環(huán)質(zhì)保部凱迪運營安環(huán)字審計部審計部凱迪運營審字新材料事業(yè)部新材料事業(yè)部凱迪運營材字生產(chǎn)技術部生技部凱迪運營生技字C）傳真發(fā)文字號以公

7、司名義發(fā)傳真，發(fā)文代字為“凱迪運營傳字”，須由公司總經(jīng)理簽發(fā)。以部門 名義發(fā)傳真，如人力資源部發(fā)傳真發(fā)文代字為“人資傳字”，須由部門負責人簽字。d）部門或個人就某一個具體工作內(nèi)容、步驟、程序進行協(xié)商、布置及請示時用三 單制，即工作聯(lián)系單、任務通知單和請示報告單。521.3密級、緊急程度密級公文應分別注明“秘密”、“機密”、“絕密”等級，還應有份數(shù)編號。緊急公文應分別根據(jù)緊急程度，分別注明“急件”、“特急”字樣。“急件”要求密級、緊急程度寫于文頭右上角，密級與緊急程度同時使用時，密級置上，緊急程度置下，上下對齊。a)b)提前辦,“特急”要求立即辦。C)5.2.2行文部分行文部分：包括公文標題、主

8、送單位、正文、附件、落款、日期等項。5.2.2.1公文標題一般包括發(fā)文單位、事由、文種三部分；或只寫事由、文種。a)發(fā)文單位應寫單位全稱或規(guī)范化簡稱。聯(lián)合發(fā)文，應將主辦單位排列在前。b)公文標題應當準確、簡要地概括公文的主要內(nèi)容，除規(guī)范文件外，一般不使用 標點符號。C)下發(fā)公司行政規(guī)章制度的公文用“頒發(fā)”，其他屬公司產(chǎn)生的公文用“印發(fā)”，下 發(fā)上級、同級或不相隸屬公文用“轉發(fā)” 。轉發(fā)公文,要將事由寫清楚,原標題不必照 抄,但不能用原發(fā)文字號代替。5.2.2.2主送單位a)上行公文的主送單位一般只寫一個，而請示則只能是一個；對請示予以回復時，主送單位也只能是上行請示的那一個單位。 如需同時報送

9、其他單位， 應采用抄送的形式。b)公司普發(fā)性的公文，主送單位按慣例排列，即“公司各部門”c)保密性公文和針對性公文，主送單位由簽發(fā)領導確定，以“公司相關各部門” 行文。5.2.2.3正文a)正文開頭應提出要點，接著要通過敘事、說理、表明目的。正文的結尾，要簡單樸素。對上行文，不要求答復的工作報告，結束語可用“以上報告，請審查” 上級批準、批復的，可用“以上請示，請批復” 。要求上級轉批的，可用“如無不妥， 請轉批”等語。平行文的結尾一般用“特此函達、特此函復”等語，下行文的結尾， 般用“此復”、“以上各點，望認真貫徹執(zhí)行”等語。b)正文中用數(shù)字表示多層次結構時，標識方法為：第一級用一、第二級用

10、(一)、(二)、(三)第三級用1、2、3.第四級用(1)、(2)、(3)、.C)公文正文內(nèi)容從左至右橫寫、橫排；用紙應按國際標準為A4,左側裝訂。標題用小2號小標宋體字，正文用3號仿宋體字。d)公文中各組成部分的標示規(guī)則，參照國家行政機關公文格式國家標準執(zhí)行。5.2.2.4附件公文如有附件，應在正文之后，落款之前注明附件名稱和順序，附件名稱、順序要。要求與正文所列的名稱、順序一致。若附件的名稱已作為公文標題的主要內(nèi)容，在正文則不 必再作標注。附件內(nèi)容應當在用印頁之后另起一頁,并盡可能與正文裝訂在一起。如附 件篇幅較長，制作復雜，可分別裝訂，并在附件首頁的左上角注明發(fā)文字號。5.2.2.5落款a

11、）落款應在正文之后偏右的位置。當頁有足夠頁面的落款應隨當頁。頁面不夠順 轉下頁空白的，應落在空頁的適當位置，并在落款之前的空白的地方用括號注明“此頁 無正文”字樣。b）落款用發(fā)文單位的全稱，不得用簡稱。聯(lián)合行文，落款主辦單位列在首，其它 依序排列。c）凡以紅頭印發(fā)的公文，必須落款。5.2.2.6印章公司級公文一律加蓋印章下發(fā)。會議紀要由公司領導審批后，以紅頭形式下發(fā)，不 需加蓋印章。以部門名義發(fā)文、發(fā)傳真等由分管領導簽發(fā)。5.2.2.7文件日期文件日期要用漢字，不能略寫。會議紀要不落款，也不署成文日期。5.2.3文尾部分文尾部分，包括主題詞、抄送單位、印發(fā)單位、印發(fā)日期等項。5.2.3.1文尾

12、部分應置于行文部分結束之頁面的末端，頁面不夠就轉下頁，置空白 頁的末端。5.2.3.2文尾部分各項按主題詞（下劃一長橫線） 、抄送單位（下劃一長橫線） 、印 發(fā)單位和印發(fā)日期（下劃一長橫線）為序排列。5.2.3.3主題詞一般不超過三個，統(tǒng)一由總經(jīng)部根據(jù)國家有關規(guī)定編寫。5.2.3.4抄送單位： 對須周知或需協(xié)助辦理的非主辦部門， 用“抄送”署以抄送單 位規(guī)范化的簡稱。5.2.3.5印發(fā)單位和印發(fā)日期同行。左側頂格署“武漢凱迪綠色能源開發(fā)運營有限 公司”右側頂格署“x年x月x日”印發(fā)日期以打印日期為準。行文規(guī)則a）行文應當確有必要，注重效用，盡量少發(fā)公文。b)各部門依據(jù)部門職權可以相互行文和向上

13、級分管領導行文，除以部門文、傳真 的形式商洽工作、詢問和答復問題外，一般不得對外用紅頭文件。c)請示”應當一文一事，一般只有一個主送人(或部門)，需要同時送其他人(或單位)的應當用抄送形式。d)“報告”不得夾帶請示事項。e)公司內(nèi)部如進行簡單、迅速的工作聯(lián)系和行政指令可以通過“請示報告單、工 作聯(lián)系單、任務通知單” 。發(fā)文處理公文管理主要流程見公文管理流程圖5.4.1公司的發(fā)文分為對內(nèi)發(fā)文和對外發(fā)文。 對內(nèi)發(fā)文的對象為公司各部門和下屬 各生物質(zhì)電廠，對外發(fā)文的對象包括凱迪系列公司、客戶、合作伙伴等。5.4.2發(fā)文處理一般包括擬稿、會簽、審核、簽發(fā)、印發(fā)等程序。5.4.2.1擬稿公司發(fā)文由發(fā)文部

14、門按照“公司行文格式”要求草擬好送審稿，經(jīng)部門負責人簽字 后，由總經(jīng)理工作部統(tǒng)一編號、填寫送審會簽單。部門發(fā)文由發(fā)文部門按照公司“部門文格式”要求草擬好文稿，并由各部門文員統(tǒng) 一登記、編號，送部門負責人審核后，經(jīng)分管副總簽發(fā)。發(fā)文部門草擬公文時應做到：a)公文內(nèi)容不得與國家法律、法規(guī)、政策和公司的制度、規(guī)定相抵觸。b)情況確實，觀點明確，條理清楚，文字精煉，書寫工整，標點準確，篇幅力求簡短。c)人名、地名、數(shù)字、引文準確。日期應寫具體的年月日。若引用公文應先引標題，后引發(fā)文字號，并加括號。使用簡稱時，一般先用全稱，并注明英文縮寫。d)必須使用國家法定計量單位。e)公文中的數(shù)字，除成文時間、部門

15、結構層次序數(shù)和詞、詞組、慣用語、縮略 語等必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數(shù)字。5.4.2.2會簽公司發(fā)文會簽由總經(jīng)理工作部組織并填寫公文送審會簽單， 部門發(fā)文會簽由主 辦部門組織。發(fā)文凡涉及多個部門的應由相應部門負責人會簽。5.4.2.3核稿公司發(fā)文在送領導簽發(fā)之前，必須經(jīng)總經(jīng)理工作部核稿。對不符合行文要求的文稿 應及時退回修改及重辦。核稿時應在原稿上保留修改筆跡，以備存檔備查。核稿的重點是：a)是否需要行文；b)有關部門是否已經(jīng)協(xié)商、會簽；c)提出的要求、辦法和措施是否明確具體、切實可行；d)公文內(nèi)容、文字表述、文種使用、公文格式等是否符合本辦法的有關規(guī)定；5.4.2.4簽發(fā)a)公司對外發(fā)文

16、由總經(jīng)理工作部部長審核后， 送公司總經(jīng)理或其授權委托人簽發(fā)。b)部門發(fā)文由分管副總簽發(fā)。5.4.2.5印發(fā)經(jīng)公司總經(jīng)理簽發(fā)后的公司級公文由總經(jīng)理工作部負責印發(fā)。文稿印刷前，擬稿人應對稿樣進行校對并簽字，總經(jīng)理工作部應對審批、簽發(fā)手續(xù)及附件材料等進行復核， 印刷完畢后文件由總經(jīng)理工作部負責發(fā)送。經(jīng)分管副總簽發(fā)后的部門公文由發(fā)文部門自行負責印發(fā)，存檔。收文處理5.5.1收文處理指對收到的公文的辦理過程，一般包括簽收、審核、登記、批辦、 承辦、催辦、回復、傳閱等程序。a)簽收、審核、登記。公文統(tǒng)一由總經(jīng)理工作部負責簽收、分類、審核、登記。其他各部門收到的公文若需公司總經(jīng)理批閱的必須統(tǒng)一轉至總經(jīng)理工作

17、部簽收， 各部門 不得自行呈報。b)批辦。公司總經(jīng)理或其授權委托人在批示公文時，應明確批示主辦部門和協(xié)辦部門。對具體請示、報告的批復應簽署明確意見。需公司其他領導閱知的，可進一步批 轉至其他領導。c)承辦。主辦部門收到交辦的公文后應及時處理，不得延誤、推諉。緊急公文應 當按時限要求及時辦理，確有困難的，應當及時予以說明。協(xié)辦部門應積極協(xié)助、配合 主辦部門完成公文辦理任務。d)催辦。總經(jīng)理工作部負責對公文進行催辦，并及時向公司領導反饋催辦結果。公司催辦原則為：緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點催辦，一般公文定期催辦。具體參 見行政事務管理規(guī)定 。e)回復。主辦部門完成辦文后應及時將辦文結果回復總經(jīng)理

18、工作部。f)傳閱。凡屬公司領導閱示的公文，由總經(jīng)理工作部組織傳閱，有關部門均不得 積壓，也不得自行橫傳。5.5.2對收到的傳真公文，按照以上收文程序辦理。公文傳真文件除會議通知等一般告知、周知性文件外，應向發(fā)文單位索取正式件，以便存檔備查。5.5.3收到的屬于密級文件范圍的公文處理，執(zhí)行密級文件管理規(guī)定文件發(fā)放管理5.6.1文件簽批后，公司級文件由總經(jīng)理工作部負責發(fā)放，保證文件信息的內(nèi)部傳 遞。部門文件由各部門自行發(fā)放。5.6.2各部門指定專人負責管理文件，在收到文件后及時將文件送達部門負責人，部門負責文件的公布、傳閱，保證文件的及時傳達。公文的歸檔及管理5.7.1公司文件在結辦后3天內(nèi)，交總

19、經(jīng)理工作部歸存。5.7.2公司個人不得保存公司公文，凡參加會議帶回的文件，應及時交總經(jīng)理工作部登記保管，調(diào)離公司的員工應將文件和記錄本清理移交。5.7.3任何個人不準擅自銷毀文件，或以廢紙出售。不需立卷的文件材料逐件登記 報公司領導批準銷毀。5.7.4銷毀秘密級以上文件要進行登記，有專人監(jiān)督，保證不丟失、不遺漏。5.7.5每年年初總經(jīng)理工作部將上年度公文立卷完畢后移交檔案室歸檔。公文處理流程圖相關文件a)行政事務管理規(guī)定b)密級文件管理規(guī)定武漢凱迪綠色能源開發(fā)運營有限公司年 月 日印發(fā)7記錄公司上行公文格式(KY-GL-G-02-A-01)公司公文格式(KY-G L-G-02-A-02)公司會

20、議紀要格式(KY-GL-G-02-A-03)公司專題會議紀要格式(KY-G L-G-02-A-04)公司便函格式(KY-GL-G-02-A-05)公司傳真格式(KY-G L-G-02-A-06)公司收文處理單格式(KY-G L-G-02-A-07)公司發(fā)文送審會簽單格式(KY-G L-G-02-A-08)公司發(fā)文登記表格式(KY-G L-G-02-A-09)武漢凱迪綠色能源開凱迪XX字【 】 號標題(2號小標宋體字)正文(3號仿宋體)，倍行距。(公司上行公文格式-凱迪控股)武漢凱迪綠色能源開發(fā)運營有限公司年 月 日印發(fā)主題詞：黑體小三抄報：抄送：武漢凱迪綠色能源開發(fā)運營有限公司年 月 日印發(fā)武

21、漢凱迪綠色能源開凱迪XX字【 】號7標題（2號小標宋體字）正文（三號仿宋字，間距30磅）（公司公文格式）X年X月X日主題詞：黑體小三抄報：抄送:武漢凱迪綠色能源開發(fā)年第【 】號會議時間: 會議地點: 參加人員: 會議名稱: 主送:抄送:武漢凱迪綠色能源開發(fā)運營有限公司日印發(fā)武漢凱迪綠色能源開發(fā)運營年第【會議時間:會議地點:參加人員:會議名稱:主送:抄送: 武漢凱迪綠色能源開發(fā)運營有限公司W(wǎng)uha n Kaidi gree n en ergy devel opment & op erati on主送（報）：抄送（報）：文件編號: 行文部門： 擬稿人:主題詞：審核人:行文日期：簽發(fā)人:秘密 機密 絕密 正文（宋體小四號字，倍行距）（部門