1、辦公室的地位，主要體現(xiàn)在：第一，中心地位。辦公室要代表領(lǐng)導處理全局性的問題，起著輔助領(lǐng) 導的作用，是指揮、控制整個機關(guān)工作的中心部門；是一個單位的信息網(wǎng) 絡(luò)中心，是各種信息的交匯點和集散地。黨和國家的方針、政策，上級機 關(guān)的指示、指令，本單位的總體規(guī)劃、目標管理、領(lǐng)導決策以及各種重大 事件和重大活動過程中所形成的文件材料，下屬各個部門貫徹實施領(lǐng)導決 策的情況和反映，各方面的動態(tài)、情報資料等等，上下左右、四面八方的 信息，都在辦公室匯集和綜合，并且要發(fā)揮信息中心的綜合效應。第二，窗口地位。辦公室是一個單位或領(lǐng)導機關(guān)的總進出口。對于上 下級和其他兄弟單位來說，是信息網(wǎng)絡(luò)中心，處于聯(lián)絡(luò)站的地位，是聯(lián)

2、絡(luò) 上下左右、溝通四面八方的“窗口”。第三，樞紐地位。辦公室在一個機關(guān)中，是溝通上下、協(xié)調(diào)左右、聯(lián) 系。各方，保證機關(guān)工作正常運轉(zhuǎn)的樞紐。辦公室雖然與其他職能部門同 屬一個序列，但是，其他職能機構(gòu)是管理層、 執(zhí)行層，辦公室則是中介層、 直接輔助領(lǐng)導工作。辦公室的作用，辦公室的作用主要體現(xiàn)在：第一，參謀作用。作為領(lǐng)導的參謀，應做好如下工作：一是調(diào)查研究 工作，在領(lǐng)導決策之前為領(lǐng)導收集決策所需的信息，為決策提供依據(jù)，并 對決策所需的信息進行分析研究，提出一個或幾個可供領(lǐng)導選擇、參考的 辦法和建議。二是在辦文工作中，除及時準確地進行傳遞外，還應對需要 呈送領(lǐng)導閱批的文件事先進行調(diào)查研究，提出擬辦意見

3、供領(lǐng)導參考。三是 組織會議時，對會議的議程、開法、解決的主要問題及如何貫徹實施等提出建議和意見，供領(lǐng)導參考。第二，助手作用。作為領(lǐng)導工作的助手，應做好如下工作：一是協(xié)助 領(lǐng)導承辦好各項事務(wù)，即幫助領(lǐng)導人員做好公文處理等日常工作。二是協(xié) 助領(lǐng)導做好協(xié)調(diào)工作。三是協(xié)助領(lǐng)導做好各種決策的布置和督促檢查工 作。辦公室要協(xié)助領(lǐng)導建立嚴格的檢查督辦制度，認真負責地對領(lǐng)導決定 的事項和發(fā)布的文件的執(zhí)行情況進行檢查督促。在檢查中如發(fā)現(xiàn)本單位原 來作出的決策不完全符合實際，缺乏可行性，難以貫徹執(zhí)行或不宜實施， 應及時向領(lǐng)導報告，以便修正原來的決策，使之更加符合實際，更加完善 可行。對于得不到執(zhí)行或不能按期完成的

4、事項要弄清是什么原因，有什么 困難，存在什么問題；然后協(xié)助有關(guān)部門共同出主意、想辦法，解決存在 的問題，保證領(lǐng)導決策的實施。第三，服務(wù)作用。指辦公室承擔著為同一級機關(guān)各部門和下級各單位 以及為人民群眾服務(wù)的職責。一是為領(lǐng)導服務(wù)。做好參謀助手，協(xié)助領(lǐng)導 處理日常事務(wù)等；進行調(diào)查研究，收集整理信息，為領(lǐng)導決策提供依據(jù)； 以及完成領(lǐng)導交辦的任務(wù)等，都屬于服務(wù)的內(nèi)容。二是為本機關(guān)、本單位 同級兄弟部門服務(wù)。比如上級指示的接納、承辦、處理；本級領(lǐng)導機關(guān)的 報告、指示、請示的辦理；與眾多上下內(nèi)外機關(guān)單位的聯(lián)系、應對等，都 需要辦公室綜合承辦。所有這些服務(wù)性工作，都應樹立服務(wù)觀念，盡職盡 責地為兄弟部門服務(wù)

5、。三是為下級單位和人民群眾服務(wù)。辦公室為下級單 位服務(wù)主要體現(xiàn)在日常工作的聯(lián)系中，如對下級單位的請示要及時辦理， 及時答復。第四，耳目作用，指辦公室在機關(guān)或單位的領(lǐng)導工作中具有了 解情況、掌握情況、報告情況的職責。換句話說，就是要掌握信息、傳遞 信息，并及時進行信息反饋。因此，也可稱為信息反饋作用。在當今社會 經(jīng)濟迅速發(fā)展和科學技術(shù)突飛猛進的情況下，單位領(lǐng)導需要辦公室提供上 下左右各有關(guān)方面的各種信息， 以形成信息環(huán)流，作為決策的基礎(chǔ)。因此, 領(lǐng)導決策對信息依賴的程度越深，辦公室的服務(wù)特色就越鮮明；領(lǐng)導決策 科學化程度提高，對辦公室工作服務(wù)質(zhì)量要求就更高。而辦公室要獲取信 息，必須既為領(lǐng)導工作

6、服務(wù)，又為上下級單位和人民群眾服務(wù)，疏通信息 渠道，廣開信息源流。辦公室工作的基本任務(wù)，主要包括：第一，組織協(xié)調(diào)。黨政機關(guān)的辦公室的組織協(xié)調(diào)工作，一般有兩個方 面：一方面是秘書工作部門的領(lǐng)導協(xié)調(diào)，如秘書長、辦公室主任的組織協(xié) 調(diào)，要針對比較重要的事情組織好對內(nèi)對外、對上對下的協(xié)調(diào)；另一方面,指辦公室工作中辦文、辦會、辦事等具體工作中的協(xié)調(diào)落實。辦公室工作 是一項綜合性的工作，既涉及政治方面，也涉及經(jīng)濟方面的工作，需進行 各方的協(xié)調(diào)；在具體業(yè)務(wù)中，如承辦文電，不論是上報還是下發(fā)，往往涉 及幾個部門會簽或辦理，需要辦公室溝通、協(xié)商并組織落實。由此可以看 出，辦公室工作人員必須有較強的辦事能力、較高

7、的工作效率和良好的工 作作風。第二，督辦檢查。大致分為三個方面：一是對上級領(lǐng)導同志和領(lǐng)導機 關(guān)下達的需要辦理并報告結(jié)果的重要批示和文電的督辦檢查；二是對本級 領(lǐng)導和領(lǐng)導機關(guān)所作出的重要決定、指示需下面貫徹執(zhí)行的有關(guān)事情的督 辦檢查；三是對下級機關(guān)向上級的請示，需要辦理或答復的問題的督辦檢 查。加強督辦檢查工作，對促進黨和國家方針、政策的落實，推動一個地區(qū)或一個部門的工作，克服官僚主義，轉(zhuǎn)變領(lǐng)導機關(guān)作風，提高工作效率, 都能起到積極作用。第三，調(diào)查研究。辦公室的調(diào)查研究，最根本的是為領(lǐng)導科學決策服 務(wù)的。一方面從宏觀角度對各個時期某些重大的政策性、戰(zhàn)略性問題，系 統(tǒng)地進行調(diào)查研究，向領(lǐng)導提供可行

8、性方案和建議，起到智囊團、參謀部 的作用；另一方面從微觀角度，對領(lǐng)導決策的實施過程，對每一時期中心 工作的進程，對有關(guān)重大方針、政策的實施情況，進行調(diào)查研究，及時向 領(lǐng)導反饋信息。第四，會務(wù)工作。會務(wù)工作是針對各類會議的各項準備工作，包括嚴 密細致地組織好會議期間的各項活動；安排好會后的一切事宜；熱情周到 地搞好會議服務(wù)工作。第五，安排領(lǐng)導活動。安排領(lǐng)導活動是一項復雜、細致而且又很具體 的工作，是指為領(lǐng)導的個體和群體安排的一些社會性應酬活動。一般來說 這些活動是指：各種會議、外出參觀考察、調(diào)查研究、檢查指導工作、外 事工作。辦公室在進行這項工作時，要本著保證領(lǐng)導有足夠的時間，集中 精力抓好大事

9、，搞好調(diào)查研究的精神，一切活動安排要盡量從簡，并淡化 和減少那些不必要的社會性應酬活動。第六，文書立卷與歸檔。文書立卷與歸檔是指機關(guān)辦公室的有關(guān)人員 對本機關(guān)形成的有重要保存價值的文件，進行分類整理，立卷歸檔。機關(guān) 文書立卷與歸檔工作是機關(guān)檔案工作的基礎(chǔ)，這項工作做好了，有助于機 關(guān)文件、檔案的齊全完整，從而保證機關(guān)對文件、檔案的利用求。第七，信訪接待。信訪接待是指對人民群眾和下級組織向領(lǐng)導或領(lǐng)導機關(guān)提出的建議、批評、要求，以至申訴、控告、檢舉、揭發(fā)等進行研究、 調(diào)查和核實，按照黨和國家的政策、法律進行處理的一系列活動。在黨聯(lián) 系群眾、搞好作風建設(shè)方面，信訪接待工作是一個重要的手段，同時，信

10、訪接待工作也是辦公室發(fā)揮助手、參謀作用的一種方式。第八，機要通信。機要通信是指傳遞黨政軍機關(guān)及國民經(jīng)濟各部門機密文件的通信工作。機要通信一般是采取三種形式、兩種手段。三種形式,一是中央辦理的通信，直接同各省、直轄市、自治區(qū)及駐外國使館傳遞黨 和國家的重要機密的通信；二是各級黨政軍機關(guān)自己辦理的通信，主要是 在本級領(lǐng)導和領(lǐng)導機關(guān)之間傳遞文件；三是通過郵電部門（或機要通信部 門）辦理的通信，主要是對一般性機要文件的上下、 左右傳遞。兩種手段, 一種是利用密電、傳真，這主要用于黨和國家的核心機密；一種是利用文 件傳遞。第九，公務(wù)接洽。公務(wù)接洽是指對上級機關(guān)派人到本機關(guān)了解情況、檢查指導工作，兄弟單位

11、來參觀、考察，下級機關(guān)來請示、匯報工作的接 待、轉(zhuǎn)辦、溝通聯(lián)系等事宜。同時辦公室還承擔一級機關(guān)上呈下達和聯(lián)系 工作。第十，印信管理。印信管理主要是指對印章、介紹信的管理和使用，同時還負責對下級單位印章的制發(fā)管理工作。辦公室要根據(jù)印章、介紹信 的審批手續(xù)和規(guī)定正確使用印章、介紹信，加強對印章和介紹信的管理。第十一，情況綜合。情況綜合，對領(lǐng)導了解機關(guān)內(nèi)外情況，掌握全局起著耳目和助手作用，對領(lǐng)導進行科學決策起著重要的參謀作用，是指各 機關(guān)和單位的辦公室對來自上下、左右、內(nèi)外的各種信息、資料、情況等進行收集、加工和綜合分析，為領(lǐng)導決策提供信息依據(jù)。這項工作的質(zhì)量 高低、效率快慢，直接影響著領(lǐng)導工作的質(zhì)

12、量和效率。第十二，信息處理。指信息的搜集、加工傳遞和存貯工作。包括三項 主要內(nèi)容：一是信息的搜集，即按照確定的渠道和程序，采用科學的方法 和手段，把分散無序的信息資料集中起來。二是信息的加工，即對現(xiàn)有的 信息資料進行綜合處理，使其具有使用價值。三是信息的提供，即將加工 后的信息及時提供給領(lǐng)導者、機關(guān)各部門和有關(guān)機構(gòu)使用，以發(fā)揮信息共 享的作用。這要求辦公室在機構(gòu)設(shè)置、人員配備、信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和設(shè)備建 設(shè)上相互配套，以建立一個有效的信息系統(tǒng)。第十三，起草文稿。起草文稿是指辦公室工作人員草擬公文，起草領(lǐng) 導講話稿，編輯簡報等工作。盡管在黨政機關(guān)，一般干部或領(lǐng)導干部，都 要或多或少地接觸或承辦這項工作

13、，但是由于起草文件、講話稿工作任務(wù) 重，時效性強，這項工作大量的還是由辦公室的專門文書工作人員來做。 起草文稿是辦公室一項經(jīng)常性的工作，它要求文書工作人員必須有較高的 思想水平和政策水平，有較強的文字功底和綜合能力。第十四，文書處理。文書處理工作與辦公室其他工作的關(guān)系較為密切, 是辦公室一項經(jīng)常性的基礎(chǔ)工作，也是文書工作的基礎(chǔ)部分或主體部分。 它是指機關(guān)文書運轉(zhuǎn)全過程中的一系列程序性、技術(shù)性工作，文書處理工 作主要有發(fā)文處理、收文處理、閱辦和管理文件。第十五，打字印刷。打字印刷是辦公室工作中的一項技術(shù)性和機密性 很強的工作，是指黨政機關(guān)自身所形成的一切文件、材料的打印、鉛印、 復印工作。第十六

14、，編寫大事記。編寫大事記，是指對機關(guān)在實施領(lǐng)導職能過程 中的重要活動、事件的記載。它和對機關(guān)總結(jié)、檢查各方面的工作，對領(lǐng) 導機關(guān)全面了解和掌握一個時期的工作情況提供依據(jù)和參考。第十七，完成臨時交辦任務(wù)。臨時交辦任務(wù)是領(lǐng)導在日常工作中，遇 到突發(fā)性的工作任務(wù)，交由辦公室去具體承辦落實，完成臨時交辦任務(wù)亦 即承辦領(lǐng)導交辦的事宜。辦公室工作的特點，辦公室工作的特點主要有：第一，服從性。又稱為被動性，是辦公室工作的一個重要特點。辦公 室是組織內(nèi)的綜合辦事機構(gòu)，是為一定的領(lǐng)導或領(lǐng)導集團服務(wù)的，因此必 須服從單位領(lǐng)導的領(lǐng)導，按領(lǐng)導意圖去處理各項工作。把辦公室的管理目 標納入組織的總體目標之內(nèi)，緊緊地圍繞組

15、織的中心任務(wù)開展工作，任何 時候也不可超越自己的管理權(quán)限，違背組織的方針而自行其是。第二，服務(wù)性。辦公室工作的服務(wù)性表現(xiàn)在辦公室工作的時時事事。 從服務(wù)對象上看，有領(lǐng)導群眾、本單位的其他部門，甚至包括職工家屬、 外來人員和外單位。從服務(wù)內(nèi)容看，有政治服務(wù)、信息服務(wù)、智力服務(wù)、 技術(shù)服務(wù)、生活服務(wù)、工作服務(wù)。第三，時效性。指辦公室的許多工作只有在一定的時間內(nèi)完成才能表 現(xiàn)出它的效能，否則，即便做了，也屬于無效勞動。如，為領(lǐng)導起草講話 稿，為出差人員預訂車、船票，反映上級部門急需的統(tǒng)計數(shù)字、情況，包 括高校系辦公室的學年計劃、課程表的編排等都有嚴格的時間限定，甚至 一次會議的擴音設(shè)備未準備好，一個

16、重要的電話未及時轉(zhuǎn)達到都會耽誤工 作，影響組織總目標的實現(xiàn)。第四，綜合性。這是由辦公室機構(gòu)的綜合性決定的?，F(xiàn)代辦公室機構(gòu) 屬綜合性機構(gòu)，要對各部門工作有所了解，協(xié)調(diào)它們之間的關(guān)系，把它們 聯(lián)系成一個有機的整體，并對整個黨政機關(guān)工作負責。這就需要站在全局 性的立場上，時時處處用綜合的眼光觀察和思考問題，具備較強的綜合能 力。第五，廣泛性。辦公室工作除了其他部門的專業(yè)工作以外幾乎無所不 包。工作具體而繁雜，大到單位政策方針的制定和貫徹實施，小到管理單 位的答帚拖把筆墨紙張，有時職工夫妻吵架、鄰里糾紛等也常常找到辦公 室要求解決。除了辦公室常規(guī)性工作以外，還會有許多其他部門不管的臨 時性、突擊性工作

17、不期而至，這類工作也多由辦公室牽頭辦理。第六，機要性。文秘人員是各級領(lǐng)導的參謀和助手，經(jīng)常參與研究各 種機密問題，又負責備種機密文件的起草和保管工作，因而辦公室工作具 有高度的機密性。由于工作需要，辦公室人員常常比其他工作人員早知道 一些黨和國家的方針政策以及上級的意圖，在這些方針政策以及意圖沒有 公布之前屬于機密；由于工作需要，辦公室工作人員往往了解工作中的重 要情況，各種統(tǒng)計數(shù)字以及人事調(diào)動等情況，也都是機密；因為參加一些 重要會議，了解到領(lǐng)導集體在討論問題中的一些不同觀點與未定事項；因 為起草文件，必然會接觸到上級頒發(fā)的各種不同密級的文電資料，了解到 有關(guān)不宜公開的情況材料；這些都具有一

18、定的機密性。辦公室人員應當嚴 守機密，嚴格執(zhí)行黨和國家的有關(guān)保密制度， 對不應公開的情況守口如瓶, 對內(nèi)部研究的問題如領(lǐng)導中的不同意見不私下散布。同時，在文件運轉(zhuǎn)過 程中也要嚴格保密制度，不得遺失。檔案保管要注意安全，不得發(fā)生失竊和損壞事故。辦公室工作的作用，主要包括 ：第一，承上啟下、聯(lián)系左右的樞紐作用。一個地區(qū)的各級領(lǐng)導層次， 一個機構(gòu)的上下級隸屬單位，都要通過一個有秩序的指揮和聯(lián)絡(luò)系統(tǒng)，形 成一套有效運轉(zhuǎn)的工作體系。辦公室部門就是這個承上啟下、聯(lián)系左右的 總樞紐。第二，領(lǐng)導的助手作用。辦公室工作的助手作用主要體現(xiàn)為為領(lǐng)導辦 事，如辦文、辦會、辦信等。領(lǐng)導機關(guān)、領(lǐng)導人員的所有事情，最初或最 后大多是通過辦公室部門和辦公室人員的服務(wù)去進行運轉(zhuǎn)的。這樣可以使 領(lǐng)導人有更多的精力與時間去從事更重要的工作。第三，領(lǐng)導的參謀作用。參謀作用體現(xiàn)在辦公室工作的各個方面，草 擬文稿，處理信息，提供辦事辦公的預案，提供辦事的建議等等，都是起 參謀作用。第四，領(lǐng)導機關(guān)信息、耳目的作用。辦公室人員要發(fā)揮上情下達和下 情上達的作用，領(lǐng)導決策前要把各方面的意見匯集起來供決策參考；決策 執(zhí)行過程中要把領(lǐng)導的意圖貫徹下去；并把執(zhí)行的情況和問題反饋上來，