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文檔簡介
1、安質環會議管理規定 安質環會議管理規定 目 錄 1, 目的 2, 適用范圍 3, 上游和參考文件 4, 定義 5, 職責 6, 會議管理規定 6.1 會議類型 6.2 會議管理程序 6.3 會議產生的督辦任務 6.4 分公司會議要求 7, 附件 8, 附錄 , 序號 文件類別 文件編碼 文件名稱 無 1 1 目的 為了規范安全質保部牽頭召開的各種會議,落實會議組織工作,提高會議召開的質量和效率 特制定本規定。 2 2 適用 范圍 本規定適用于安質部組織召開的各類會議管理,包括安質環周溝通會、安質環月度例會、安 質環委員會例會、事故事件分析會、專題會以及安質部臨時召開的其他會議。 3 3 上游
2、和 參考文件 4 4 定義 無 5. 職責 5.1 總 經理部 (1)主持安質環委員會例會; (2)主持集團或板塊臨時要求召開的專題會; (3)根據需要參加事故事件分析會; (4)集團板塊要求總經理部成員參加的會議。 5.2 安 全質保部 (1)負責會議的組織和落實;主持安質環月度例會,周溝通會;召集集團、板塊要求的會 議或其他專項會議; (2)負責會議出勤情況的統計與考核; (3)負責會議的錄音和上傳內網; (4)負責會議紀要的編制與發布; (5)負責會議產生任務的督辦。 5.3 綜 合管理部 (1)協調總經理部時間,安排總經理部成員需參加或主持的會議; (2)根據總經理部要求下達督辦。 5
3、.4 各分公司總經理 (1)參加本部總經理部主持的會議; (2)主持本分公司安質環例會; (3)督促完成總經理部、本部安質部及上級單位安質環會議的要求。 5.5 各分公司職能部門負責人 (1)參加本分公司安質環例會; (2)落實會議要求。 5.6 各分公司安質環管理員 (1)組織分公司安質環例會; (2)按時參加本部安質部有關會議,做好相關會議材料的準備; (3)跟蹤分公司安質環會議要求,就完成情況向分公司總經理部匯報; (4)跟蹤上級會議要求完成情況,匯總、填寫跟蹤單反饋給安質部。 5.7 項目經理 (1)每周至少組織一次項目安質環例會; (2)每周至少參加一次承包商班前班后會; (3)落實
4、上級單位會議有關要求。 5.8 值長或站長 (1)每周至少組織一次電站安質環例會; (2)每日組織班前班后會,做好工作、安全交接; (3)落實上級單位會議有關要求。 5.9 項目或電站安全質量員 (1)協助組織項目、電站周安質環會議; (2)跟蹤會議各項要求完成情況,向項目經理、值長或站長匯報完成情況; (3)就上級會議要求各項事項完成情況進行跟蹤,向分公司安質環管理員匯報。 6 6 會議管理規定 6.1 會議類型 ; 、 6.1.1 安質環委員會例會 (1)總經理主持會議,每三個月召開一次,在集團板塊的季度安全質量管理委員會會議 之后組織召開,一般在會議月度的 30 日左右; (2)參會人員
5、:總經理部成員、各部門總經理、各分公司總經理、安質環管理員、安全 質保部全體人員; (3)出勤情況納入安質環考核。 6.1.2 安質環月度例會 (1)安全質保部總經理主持會議,每月召開一次,一般在中旬進行,解答基層對安質環 管理的意見、月度考核情況、經驗反饋和風險提示、跟蹤上級及公司安質環檢查整改落實情況 會議也可以根據工作情況兩個月召開一次,但會議內容必須涵蓋上一個月的月度例會的全部情 況。 (2)參會人員:安質環管理員、安全質保部全體人員;如果總經理部主管副總參加會議, 需要分公司總經理、綜合管理部總經理、生產運維部總經理、工程管理中心總經理同時參會。 (3)總經理部成員參加的會議出勤情況
6、納入安質環考核。 6.1.3 事故事件分析會 安全質保部經理主持,每三個月召開一次,一般在會議月度的 30 日左右,總經理部 根據需 要參加事故事件分析會。 (2)參會人員:一般事故事件分析會主管副總、綜合管理部總經理、生產運維部總經理 工程管理中心總經理、分公司總經理、安質環管理員、安全質保部全體人員參會;重要事故事 件分析會總經理部成員、各部門總經理、各分公司總經理、安質環管理員、安全質保部全體人 員參會。 (3)出勤情況納入安質環考核。 6.1.4 安質環周溝通會 (1)安全質保部經理助理主持,主要是根據現場的檢查情況對現場進行指導,有需要就召 開,每個月不少于一次,分公司可以根據需要向
7、本部申請召開溝通會; (2)參會人員:安全質保部、各分公司安質環管理員。 6.1.5 不定期專題會 ; , ; (1)根據集團、板塊、太陽能公司的工作部署及要求,以及安質部根據工作需要臨時組 織召開的一些會議,根據需求不定期舉行。 (2)根據會議內容確定參會人員,并將會議具體要求及會議材料郵件通知參會人員。 6.2 會 議管理程序 6.2.1 1 總經理部領導主持或參加的 會 議 6.2.1 1 .1 會議組織 (1)會議室預定 組織者向會議管理員提前三天申請編號,由會議管理員提前預定會議室,統一管理,會議 管理員登記臺賬,但責任人仍是會議組織者。 (2)會議通知 1)組織者必須確保提前面對面
8、告知領導,預約時間; 2)組織者提前兩天通過郵件發會議通知,附帶會議議程及相關材料,緊急會議提前一天發 會議通知,附帶會議議程及相關材料;并再次通過微信提醒參會人員。 (3)會前準備 1)需要領導在會上講話的,會議組織者必須提前與領導溝通好; 2)會議組織者提前一天準備好所有參會的會議材料,報部門經理審核; 3)會議組織者必須在開會前 5 分鐘內召集齊參會人員、調試好視頻、電話系統及投影、音 頻等; 4)會議組織者開會前 3 分鐘請領導參會。 (4)會后整理 1)組織者在會議召開后 3 個工作日內,從 oa 發出會議紀要,紀要應明確行動計劃或要求 2)組織者跟蹤紀要執行情況,重要會議經部門經理
9、批準納入督辦; 3)會議行動計劃或要求執行完畢(執行最遲不超過 6 個月),組織者寫會議執行情況報告 報會議管理員;會議材料、紀要、執行情況報告、執行記錄由會議管理員按會議編號上網管理 4)安質環相關會議均需錄音,并上傳內網,未參會人員聽錄音,有疑問可以隨時與安質部 溝通。 6.2.1.2 參會要求 (1)總經理部主持的會議,要求參會的本部部門經理現場參會,在外出差的部門經理電話 參會或授權部門相關人員參會,各分公司總經理按照會議要求現場、電話或視頻參會,部門經 理和分公司總經理無法參加需向總經理部領導請假,并將請假信息告知安質部記錄,如無故缺 席,安質部將納入年終考核; (2)現場參會者至少
10、提前 5 分鐘入場,電話或視頻參會的至少提前 10 分鐘接入系統;會前 5 分鐘由會議組織者點名確認出勤情況; 6.2.1.3 會議考核 總經理部領導主持的會都要納入安質環績效考核,包括出勤情況、遲到早退情況、會議精神 傳達情況等;因故不能參會的,和會議主持人請假的不扣分,不請假的不管是否派人參加均扣 分。 6.2 2 2 安質部主持召開的會議 6.2.2.1 會議組織 (1)會議室預定 組織者向會議管理員提前兩天申請編號,由會議管理員提前預定會議室,統一管理,會議 管理員登記臺賬,但責任人仍是會議組織者。 (2)會議通知 組織者提前二天通過郵件發會議通知,附帶會議議程及相關材料,緊急會議提前
11、一天發會 議通知,附帶會議議程及相關材料;并再次通過微信、短信提醒提醒參會人員。 (3)會前準備 1)需要提交會議材料的分公司,提前一周準備好報本部安全質保部審核; 2)會議組織者必須在開會前 5 分鐘內召集齊參會人員、調試好視頻、電話系統及投影、音 頻等。 (4)會后整理 1)組織者在會議召開后 3 個工作日內,在 oa 發布會議紀要,明確會議行動要求;安質部填 寫會議行動跟蹤單,跟蹤會議行動落實情況; 2)組織者跟蹤紀要執行情況,重要會議經部門經理批準納入督辦; 3)安質環相關會議均需錄音,并上傳內網,未參會人員聽錄音,有疑問可以隨時溝通或在 ; 溝通會上提出。 6.2.2 2 .2 參會
12、要求 安質部主持的會議提前做好準備,現場參會者至少提前 5 分鐘入場,電話或視頻參會的至 少提前 10 分鐘接入系統;通常要分公司安質環管理員參加,分公司領導和安全員根據情況自行 選擇參加,出勤不進行考核。 6.3 會議產生 的 督辦任務 (1)對于集團、板塊及公司相關會議要求或 oa 要求完成的任務,由安質部填寫會議行 跟蹤單,下達責任單位或部門,跟蹤落實完成情況; (2)對于未落實或很難推動的事項(安全檢查、會議行動、隱患排查或其他方面),通 過安質環管理員會議通報或安質環委員會例會向領導匯報,并納入考核。 6.4 分 公司會議管理要求 (1)分公司每季度至少召開一次安質環會議,由一把手或授權人員組織召開; (2)分公司規模在 200mw 以上、擁有大項目的分公司應成立安質環委 員會,至少每季度召開一次會議,研究并協調解決安質環相關問題; (3
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