1、行政部運作手冊章節(jié)號：文件編號：版本號： 行 政行政部運作手冊住宅 ( 別墅 )二零零八年五月第一太平戴維斯物業(yè)顧問(成都)有限公司目 錄會議制度2辦公用品管理規(guī)定 3合同管理規(guī)定5服務標識管理規(guī)定9名片、圖書、工作證管理規(guī)定12文書管理規(guī)定15檔案、資料管理制度21檔案管理操作規(guī)程22檔案、資料借閱制度27常用辦公設備的使用管理規(guī)定28員工宿舍管理規(guī)定31宿舍十不準34車輛管理規(guī)定35會議制度會議是傳達、貫徹上級精神、總結經驗、表彰先進、批評謬誤和統(tǒng)一思想、部署工作的活動。會議要求精練，議題要集中、明確，時間要簡短，會議要有準備，講究效能。一、例會：包括部門工作會議、部門領導辦公會議、員工會

2、議及年度工作會議四種形式。 1部門工作會議：以部門為單位召開的員工會議。每星期一次（逢星期一上午），由部門經理主持召開。主要檢查上周工作，進行工作講評，研究部署本周工作。 2部門領導辦公會議：由部門經理以上人員參加的公司工作會議。每月一次，由總經理主持召開。主要檢查、總結一個月的工作情況，研究、統(tǒng)一下一階段的工作目標和方向，明確、布置下一個月的工作任務和工作重點。 3員工會議：由公司本部員工參加的會議。每季度一次，由總經理主持召開。主要進行季度工作小結，分析季度工作形勢，表揚好人好事，指出存在問題，部署下一部總體規(guī)劃、任務和工作措施，以及傳達上級的有關精神等。 4年度工作會議：分半年和全年工作

3、會議，以公司全體員工參加的工作會議。由總經理和有關部門作出會議的安排，提出要求，一般先在部門活動，再由總經理召集部門領導活動，最后召開員工大會。會議主要進行年度工作總結、分析形勢、表彰先進，找出經驗教訓，作出新年度的規(guī)劃安排和開展年度工作的措施、要求。二、臨時性會議：臨時性會議是根據工作需要而不定期召開有關人員參加的會議。根據情況各部門、各級都有權力以各種形式召開會議。臨時性會議要議題明確、內容簡要、效果明顯。三、會議均包括會前準備、會中組織與會后落實工作。行政部具體負責會的記錄和會議精神的落實檢查工作。辦公用品管理規(guī)定為加強辦公用品的管理合理化，特制定本規(guī)定。一、本規(guī)定所稱辦公用品為消耗品、

4、管理消耗品及管理品三種。1、 消耗品：鉛筆、刀片、膠水、膠帶、漿糊、大頭針、圖釘、曲別針、橡皮筋、筆記本、復寫紙、卷宗、標簽、便條紙、信紙、橡皮擦、夾、水蠟、打印油、圓珠筆、釘書針等。2、 管理消耗品：簽字筆、白板筆、筆式擦、螢光筆、涂改液、打印臺、電池等。3、 管理品：剪刀、美工刀、釘書機、打孔機、大型削筆器、鋼筆、打碼機、姓名章、日期章、日期戳、計算器、印泥等。二、辦公用品分為個人領用與部門領用兩種?！皞€人領用”系個人使用保管用品，如圓珠筆、橡皮擦?！安块T領用”系本單位共同使用的用品，如：打孔機、大型釘書機、打碼機等。三、消耗品可依據歷史記錄（如以過去半年耗用平均數），經驗法則（估計消耗時

5、間）設定領用管理基準（如圓珠筆每月每人發(fā)放一支），并可隨部門或人員的工作狀況調整發(fā)放時間。四、管理消耗品文具應限定人員使用，自第三次發(fā)放起，必須以舊品替換新品，但純消耗品不在此限。五、管理性文具列入移交，如有故障或損壞，應以舊品換新品，如遺失應由個人或部門賠償或自購。六、辦公用品的申請應于每月二十五日由各部門提出“辦公用品申請單”（附表1）交綜合部統(tǒng)一采購，次月一日發(fā)放。但管理性文具的請領不受上述時間限制。七、每人及每單位設立“辦公用品領用記錄卡”（附表面化）一張，由綜合部統(tǒng)一保管，于辦公用品領用時分別登記，并控制辦公用品領用狀況。八、辦公用品嚴禁帶回家私用。九、綜合部可向文具批發(fā)商采購，其必

6、需品、采購不易或耗用量大者應酌量庫存，特殊文具無法采購時，可以經綜合部同意授權各單位自行采購。十、新進人員到職時，由用人單位提出辦公用品申請單向綜合部請領辦公用品，并列入領用卡，人員離職時，應將剩余辦公用品繳交綜合部。十一、印刷品（如信紙、信封、表格）除使用部門有特殊需要外，其印刷、保管均由綜合部統(tǒng)一購買。合同管理規(guī)定一、目的：規(guī)范合同的評審、簽署、履約跟進、歸檔管理工作程序，確保公司利益、信譽得到保障。二、本規(guī)定適用于物業(yè)服務分公司所有合同的管理工作。三、合同管理的范圍：包括對外提供服務的合同和對外委托服務的合同。（一）對外提供服務的合同，包括以下幾類： 1開發(fā)/建設單位或業(yè)主委員會委托進行

7、物業(yè)服務的合同； 2對外租賃合同； 3公司承諾提供的常規(guī)服務和管理； 4顧客（業(yè)主、住戶或其他委托方）委托公司進行采購、安裝、修繕、裝修、貯存、檢修、保養(yǎng)、清潔、搬運及其他有償服務的合同； 5公司車庫、車棚、車位使用或泊車合同； 6其他對外提供服務的合同。（二）對外委托服務的合同，包括以下幾類： 1采購合同； 2招標合同； 3勞動合同； 4公司委托供應商或其他受委托單位進行采購、安裝、修繕、裝修、貯存、檢修、保養(yǎng)、清潔、搬運等合同； 5其他須進行對外委托服務的合同。四、合同的規(guī)定（一）一般情況下由合同的執(zhí)行部門負責制定，其內容包括以下條款： 1標的； 2數量和質量（或工作內容）； 3價款或酬金

8、； 4履約期限、地點方式及其他履約條件； 5合同終止條件； 6違約責任； 7專用合同約定的其他必要條款。（二）各種合同若有合同范本，可依照合同東西填寫或修改各項條款。五、合同評審內容： 1對外提供服務合同的評審內容： 公司的履約能力； 顧客提供的價格； 合同的風險 合同的條款是否明確； 合同的社會效益； 其他需要評審的內容。 2對外委托服務合同的評審內容： 分供方的履約能力； 分供方提供的價格； 分供方的信譽； 分供方提供服務的售后服務； 合同的條款是否明確； 合同是否違法； 合同的風險； 合同履約監(jiān)控能力； 其他需要評審的內容。六、合同的簽署與生效 1合同經評審合格，由分公司經理簽署。非書面

9、的合同除外。 2所有書面合同均須加蓋印章，合同頁數在一項以上的必須加蓋騎縫章。 3經簽署并加蓋公司印章的合同正式生效，須公證的合同，經公證后生效。 4生效的合同原則一式四、肆份，公司與顧客各兩份，需進行公證的須報公證機關報一份備案。七、合同的編號與歸檔 1書面合同統(tǒng)一進行編號，編號的方法按檔案管理規(guī)定辦理。 2一般情況下書面合同由公司品質部統(tǒng)一歸檔（經總經理審批同意，由其他部門保管的除外），歸檔方法按檔案管理規(guī)定辦理。 3品質部歸檔合同原件，合同履行完畢或需分階段付款的，報財務部存檔一份，部門需按合同條款監(jiān)督顧客履約的，按檔案管理規(guī)定辦理復印審批程序后，由部門負責人保管一份復印件。合同執(zhí)行完畢

10、后，須將合同返還品質部。 4合同條款涉及保密事項的，有關部門均承擔保密責任。八、合同的履約 1對外提供服務的合同，由提供合同服務的部門負責履約，重要的合同由經理或品質部監(jiān)督履約。 2對外委托服務的合同，由合同執(zhí)行部門監(jiān)督分供方履約，重要的合同由經理或品質部監(jiān)督履約。 3合同執(zhí)行部門須將合同履約階段性情況向經理匯報，重要合同須以書面形式匯報。 4品質部監(jiān)控所有書面合同（員工勞動合同除外）的履約進度，對違反合同進度的及時向經理匯報。 5合同履約完畢，對重要合同的執(zhí)行效果應再次進行評審。九、合同的變更與廢止合同雙方不能履約或不能完全履約或合同中須變更廢止情況出現(xiàn)需進行合同條款變更或廢止時，由合同執(zhí)行

11、部門向品質部提出合同變更申請，品質部門按合同評審程序跟進評審變更條款或廢止合同，重要合同由總經理直接組織變更條款或廢止合同。十、合同的續(xù)約合同期滿且需辦理續(xù)約的，由合同執(zhí)行部門按合同要求提前通知品質部，由品質部經理按合同評審程序跟進評審，重要合同由經理直接組織合同評審。十一、合同的統(tǒng)計每年12月31日前，由品質部對書面合同進行清查統(tǒng)計，寫出專題報告。專題報告內容包括：合同清單，履約完成情況，存在或需跟進的問題等報經理審閱。經理給出批示意見，由品質部按總經理批示意見辦理。十二、記錄：書面合同必須有書面的評審記錄，與合同一起歸檔保管。服務標識管理規(guī)定一、目的：規(guī)范服務標識的使用與設置，為小區(qū)住戶的

12、居家工作、生活提供方便。二、本規(guī)定適用于管理分公司各類服務標識的設置、使用、控制工作。三、服務標識的使用、設置范圍凡在物業(yè)服務服務工作中容易引起識別錯誤或不方便住戶生活、不便于物業(yè)服務工作進行的地方均應設置和使用服務標識。四、常用標識的種類：（一）服務人員的標識：1物業(yè)服務分公司各類管理人員均著不同顏色、式樣統(tǒng)一的服裝，包括秩序維護人員、清潔工、綠化工、管理員、機電維修工和辦公室文員、管理人員； 2各類服務人員在當值工作時必須配戴統(tǒng)一的工作卡。工作卡應明顯標識出該工作人員的姓名、編號、工程、崗位職務和投訴電話，便于住戶識別、記憶。（二）各類服務場所的標識： 1公司機關和君悅豪庭各班組的大門均設

13、置有醒目的門牌和指引牌。門牌要求制作精美、標識出公司或部門名稱；指引牌要求精美雅致、清晰指引出方向或位置、結實耐用； 2住戶服務中心、會所、泳池等公共服務場所尋求服務、消費時無須再詢問即可完成全過程。（三）各類服務產品的標識： 1提供給住戶的住戶手冊或其他公開文件，如通告、公告、通知均應明確標識出發(fā)文部門、適用范圍和必要的溝通、服務電話； 2提供給住戶的各類有償服務產品，在提供給住戶時，均應讓住戶有明白的簽收、驗收記錄；均應在提供產品時標清送貨、出貨部門、時間、使用說明，以免誤用。（四）所管理的各類物業(yè)標識： 1各類房屋用樓號、單元號、樓層號、房間號均以標牌予以識別； 整個小區(qū)的街道、方位均用

14、標識牌標明街道名稱、小區(qū)方位； 2各類設備房如變配電室、水泵房、停車庫等均用標識牌清晰標識出名稱。（五）特殊場所、環(huán)境的標識： 1消防箱、消防栓、消防管道用紅色標識，且在消防箱上噴有“119”報警電話提示； 2緊急疏散通道用消防疏散照明指示出通道位置及逃生方向； 3重點設備如電梯用標識牌標識出其位置及使用注意要點。（六）替住戶保管的產品均用標簽、標牌標明其貯存場所以免混淆。（七）設備設施標識： 1配電室（高低壓）必須用標牌標識，并注意“非工作人員請勿入內”的要求。高壓配電柜必須懸掛“高壓危險”字樣； 2中央空調機組、水泵房機組必須標明機組機號； 3凡有使用范圍限制的設備、設施應采用標識牌明顯標

15、識出限制使用的范圍； 4因設備檢修而影響到住戶日常工作、生活時，維修人員應當在工作現(xiàn)場明確標識如“電梯維修”等警示。 （八）停車場及泊車位和行駛速度，以標示牌車位線和禁停線予以標識。有建筑高度限制車輛最大高度的，應在建筑物車輛通過位置作限高的標識。五、標識的設置要求 1便于觀察。 2便于識別。用圖形和符號進行的標識，圖形和符號應符合相關的 標準或通用法則。 3便于實施。 4不易被人為因素變動其標識的內容和位置。 5具有可追溯性： 需要進行追溯的標識應具有唯一性。如編碼、日期、來源、相 關人員簽名等； 有追溯性要求的標識（如記錄、合同、單據、憑證）不允許有非授權的涂改。六、標識的設置制作程序 1

16、相關使用、責任部門提出設置申請。 2綜合部進行審核。 3審核通過后報管理分公司經理審批。 4批準后由綜合部對外聯(lián)系制作。七、標識的日常管理 1綜合部每月應當將公司所有標識的使用情況進行至少一次普查，并將結果記錄于綜合部每月的工作小結中。 2對于有追溯要求的記錄等標識由經辦部門或公司保存。名片、圖書、工作證管理規(guī)定一、目的：規(guī)范名片、圖書、工作證的管理。二、本規(guī)定適用于物業(yè)服務分公司名片、圖書、工作證的管理。三、名片（一）名片印制的權限：屬于公司部門經理（含）以上人員及主要崗位的相關人員可印刷名片；（二）名片印刷程序： 1申請人根據工作需要，寫出書面申請報部門負責人審核； 2經部門經理審核同意后

17、報綜合部經理依據印制權進行復核； 4綜合部經理復核同意后報分公司經理審批，審批同意的按正常手續(xù)辦理，經理不同意的不予辦理。四、圖書（一）圖書的申購： 1部門經理依據本部門業(yè)務開展需要提出購書申請，申請包括以下內容： 申請的原因、背景和依據等；申請的事項； 申請的要求； 費用預算。 2品質部審核。品質部議員根據品質編制的圖書目錄進行檢查，是否有類似的圖書； 如果沒有按正常手續(xù)辦理； 如果有類似的圖書，征求申請意見，申請人認為合適的執(zhí)行圖書借閱手續(xù)；認為不合適的報品質部經理審核后，報經理審批。 3經理審批同意的安正常手續(xù)辦理，不同意的，由品質部通知申請人； 4圖書購買工作原則上由申請人執(zhí)行，費用自

18、行墊付，事后將購買的圖書報品質部登記，加蓋公司騎縫章；品質部經理在購書發(fā)票（附購書明細清單）上簽字確認，由申請人按費用報銷規(guī)定辦理。（二）圖書的管理： 1圖書的日常管理工作由品質部文員負責，品質部經理負責監(jiān)管； 2品質部文員將所有圖書進行編號，然后登記在圖書目錄中，內容包括：編號、書目名稱、類別、冊數、單價、金額小計、購買時間、借出時間、借閱人、備注等欄目。每次購進新書，需進行編號登記，再辦理借閱手續(xù)； 3品質部文員按編號順序將圖書依次排放在安全地點，并注意防潮、防霉、防腐蝕、防蟲、防火、防盜工作； 4品質部文員每季度對圖書進行一次清點，每半年將清點結果記錄在圖書目錄內報品質部經理審核參閱；

19、5品質部每季度末將圖書目錄提供給各個部門，供各部門選擇借閱。（三）圖書的借閱： 1圖書出庫一律辦理借閱手續(xù)，否則不準出庫； 2借閱人到品質部文員處查閱圖書目錄，按需要選擇圖書，每次借書一般不得超過兩本（套），并在圖書目錄中簽名并注明借閱時間； 3圖書借閱一般不超過3個月，超過3個月的需要辦理續(xù)借手續(xù)； 4圖書借閱工作必須經品質部文員辦理，同事之間不可相互轉借； 5借閱人應愛惜公司財產，不得在圖書中勾畫、涂改、撕毀、損壞；因不慎丟失圖書，照價賠償； 6借閱人應在歸還日期前主動將圖書歸還圖書室。經品質部兩次催交不還的，視為丟失，由品質部將扣款項目報綜合部，在員工當月工資內按圖書原價的兩倍價款予以扣

20、除。五、工作證 1工作證的印制由綜合部負責歸口辦理印制； 2員工在辦公區(qū)及出入宿舍區(qū)時，須佩帶工作證； 3工作證須端正地佩帶在左胸襟處。 4員工離職、調職時，由綜合部文員按員工離職、內部調職辦理程序辦理。 5工作證遺失時，須及時到綜合部報失，并由綜合部按規(guī)定給予補辦，由員工本人交納5元工本費，并罰款5元。文書管理規(guī)定一、目的：規(guī)范文件分類、編號、擬制、審批及收發(fā)處理工作。二、本規(guī)定適用于物業(yè)服務分公司各部門的文書管理工作。三、公文格式。（一）公文種類： 根據物業(yè)服務特點及有關行政公文管理規(guī)定，將公文劃分為： 上行文：請示，報告，計劃，總結； 下行文：批復，決定，通知，通告，通報； 平行文：函，

21、會議紀要。（二）文件標題：1行政發(fā)文統(tǒng)一使用以上文件類別，字間距要適當，以清晰、美觀為原則；2標題統(tǒng)一使用2號黑體字，放在公文紙間隔線以下，文號上方居中位置。（三）發(fā)文字號。簡稱文號，包括機關代字、年號和順序號三項內容：1根據發(fā)文順序及發(fā)文時間對文件編號；2物業(yè)服務分公司文號按以下統(tǒng)一規(guī)定辦理： 物業(yè)分公司文號：××發(fā)×××××××號 文件序號 發(fā)文日期，前兩位為年份 公司代號如：物發(fā)00043015號，是指物業(yè)服務分公司2000年4月30日所發(fā)的公司第15個文件；物綜發(fā)0102205號，是指綜合部200

22、1年2月20日所發(fā)部門的第5號文件；君悅發(fā)0101302號，是指君悅豪庭2001年1月30日發(fā)的第2號文件。3文號統(tǒng)一使用5號宋體字，放在文件標題下一行的偏右位置；4公司文號由綜合部統(tǒng)一管理；5發(fā)文部門需到綜合部登記領取文號后，方可發(fā)文。（四）秘密等級和緊急程度，用來確定公文發(fā)送方式及辦理速度： 1普通文件不加注明；2秘密文件必須在文件的左上角位置注明“秘密”字樣；3急件必須在文件的工上角位置注明“急件”字樣；4為示區(qū)別，一般紅色字體進行標注，統(tǒng)一用2號字體。（五）附件。通常指隨正文發(fā)出的補充說明材料：1如果該文件有附件的，應在正文之下、機關落款的左上側，專行空兩格注明“附件：×&#

23、215;×”字樣；如果附件較多，還須編上序號1、2、3末尾用分號，最后一個附件用句號結束；文件無附件的，無須注明；2要寫明附件的全稱；3附件字體與正文相同。（六）落款。指發(fā)文單位全稱或規(guī)范化的簡稱。1落款一般放在正文（或附件標記）的右下角，相當于書信中具名的位置；2如果正文恰好占滿全頁，落款必須放在另頁空白紙上時，并在其上面加注一行“（此頁無正文）”字樣；3落款字體與正文相同。（七）日期：1一般應寫發(fā)文日期；2會議通過的文件應寫會議通過的日期；3重要的文件應寫簽發(fā)的日期；4日期的字體與正文相同，放在落款下面正下方位置。（八）蓋章。是發(fā)文機關對文件負責的標志，是文件合法生效的標志，一般

24、情況下文件都應加蓋印章（單位經理罷署名除外）： 1蓋章應在公文打印校對完之后進行，由管理印章人員經手并登記； 2印章應蓋在落款和年月日中間，即“騎年蓋月”位置。（九）公文文尾。指落款以下的頁面部分，位于末頁下端，包括：抄 送機關份數等內容：1公文文尾與文件日期中間應有間隔，一般需用一直線分割以示區(qū)別；2公文文尾字體與正文相同，另行頂格；3抄送機關是協(xié)助或配合主送機關執(zhí)行任務或需要知道文件內容的機關。對上級機關的抄送叫抄報。先寫抄報機關，再寫抄送機關。四、發(fā)文辦理。包括交擬、擬議、撰寫、審核、簽發(fā)、裝訂、蓋印、發(fā)放等一系列工作：（一）交擬和擬議： 1經理將撰寫文書的任務和意圖明確具體交代給負責草

25、擬文稿的具體部門或人員；2擬稿人員接受任務后，對所要撰寫的文書進行醞釀和構思：深入領會意圖，掌握其精神實質；注意提煉觀點，選擇材料；安排文稿的結構、搭好文件的骨架；如果對原交擬意圖不清或需要有重大修正時，須征得交擬人同意，不可擅自作主。（二）撰寫和審核：正規(guī)文件須打印，一般情況下，由綜合部負責打印，擬稿人進行校對。（三）蓋章和發(fā)放：1經公司經理同意發(fā)出的文件，按規(guī)定蓋章后發(fā)出，蓋章時要求：總經理未簽準的公文一律不能蓋章；蓋章的份數嚴格按照文件要求印發(fā)的份數要求蓋章；須將蓋章文件至少保留一份存檔（對特殊約定的按約定處理）；對一頁以上的重要文件還須加蓋騎縫印章。 2發(fā)放。發(fā)文登記：綜合部將要發(fā)放的

26、文件進行登記后，依據發(fā)送范圍（包括：主送單位、抄報部門、抄送部門）填寫文件發(fā)放登記表；次年2月底將當年的，文件發(fā)放登記表與所發(fā)文件底稿移交檔案室保管；重要文件接收方需簽收。五、收文辦理。一般包括：收拆、登記、擬辦、批辦、承辦、催辦、歸檔等一系列工作。（一）綜合部為收拆工作的主要部門；凡封套上寫明給本機關或辦公室收啟的文件由綜合部拆封；寫明為具體部門或具體人收啟的信，由收信部門/人拆封，拆封時應注意： 1凡重要、保密、有指導意義、要求承辦、需要辦復、有保存和查考價值、使用期限長的公文，都要登記； 2資料管理人員將文件登記在收文登記薄內。要將收到的文件編列總流水號，每年編一次；此編號應與收文登記薄

27、上的總流水號相同；需要辦復的文件，還要填寫公文處理單，夾在文件前面，一并送有關人員或部門辦理；字跡要清晰整潔；及時登記，不錯登、漏登、積壓。（三）擬辦與批辦： 1擬辦是對收文如何處理提出初步意見，供領導或業(yè)務部門經理審核裁決：擬辦工作一般由綜合部經理辦理；如果來文內容專業(yè)性很強，也可以直接由相關部門經理擬辦；擬辦時要仔細閱讀來文，同時要掌握本機關各部門的職責范圍、業(yè)務分工和工作情況；擬辦意見要準確恰當，明確具體，切實可行，簡明扼要；擬辦意見要填寫在公文處理單的“擬辦”欄內，并簽署姓名，寫明日期。 2批辦是總經理或相關部門經理針對擬辦意見作出的批示意見：批辦意見應當比擬辦意見更明確、具體、肯定；

28、對擬辦意見中內容不全部、不妥當的地方，應加以補充和修改；要求幾個部門合辦的，應指明由哪個部門牽頭主辦；需要傳閱的，應當寫出傳閱的對象和范圍；需要傳達貫徹的，應寫出由誰傳達和傳達范圍；如果擬辦意見有兩種以上方案，批辦時應有所裁決；批辦意見應寫在公文處理單的“批辦”欄內，并簽署姓名、日期。（四）承辦和傳閱： 1承辦是有關部門根據批辦意見對收文的處理。包括辦文與辦事兩種情況。辦文是整理文字材料、制發(fā)文件；辦事是以實際行動落實收文內容，如召開會議、電話聯(lián)系、當面洽談、現(xiàn)場調查等：承辦時應認真閱讀來文和批辦意見，有時還要提出承辦方案送有關領導審核指示后再著手辦理；屬本部門獨立承辦的，要及時認真辦理；由本

29、部門牽頭主辦的，應準備好有關文件和辦理意見，主動與有關部門協(xié)商，整理、綜合協(xié)商意見，報送有關領導審批；承辦完畢，把承辦情況填寫在公文處理單的“處理結果”欄內，并簽署姓名及日期。 2傳閱工作一般綜合部辦理：安排傳閱應先主后次，對主要領導、主管經理應優(yōu)先安排閱讀；傳閱范圍要適當，不能隨意擴大或縮小；各閱讀人收退文件均應直接與綜合部聯(lián)系，切不可在閱讀人之間傳遞和交接；閱讀人在閱讀后應簽署姓名、日期。（五）催辦包括對內催辦和對外催辦兩種情況： 1催辦可以當面催詢、電話催辦、派人催辦、發(fā)信催辦、用催辦單催辦等； 2催辦時應注意催辦的時機和方式，講究禮貌，表示對對方的信任和尊重。（六）歸檔：文件辦理完畢后

30、，由資料員將文件按檔案管理規(guī)定辦理歸檔工作。檔案、資料管理制度為加強對檔案、資料的有效管理，特制定本制度。一、歸檔范圍：公司的規(guī)劃、年度計劃、統(tǒng)計資料、財務審計、勞動工資、經營情況、人事檔案、會議記錄、決議、決定、委任書、協(xié)議、合同、項目方案、通告、通知等具有參考價值的文件材料。二、本公司的檔案、資料實行統(tǒng)一管理，檔案管理要及時、規(guī)范、準確、安全。三、檔案、資料管理要指定專人負責，明確責任，保證原始資料及單據齊全、完整，密級檔案必須保證安全。四、各部門有關人員對公文涉及本公司應保密的事項，必須嚴守機密，不得隨便向他人泄露。五、檔案管理人員必須按內容、時間分類存檔。六、未經允許不得隨便翻閱檔案、

31、資料。七、歸檔同時應填寫當日日期。八、檔案不得隨便銷毀。九、本規(guī)定如有未盡事宜或隨公司的發(fā)展，有不適應工作需要的各部門可提出修改意見，經經理辦公研究決定。十、本規(guī)定解釋權歸品質部。檔案管理操作規(guī)程一、目的：規(guī)范檔案的編號、分類、整理、保管及借閱工作。二、適用范圍：適用于物業(yè)服務分公司各類檔案的管理。三、檔案的編號（一）公司、部門編號：管理分公司及各部門編號均采用漢語拼音編號，如：物業(yè)服務分公司編號為：JYWY；綜合部編號為：ZH；財務部編號為：CW；品質部編號為：PZ；君悅豪庭編號為：JY。（二）年份編號：引用年份序號2000、2001、2002。（三）檔案順序號：采用阿拉伯數字取3位有效數字

32、001、002、003。（四）檔案編號舉例： 1物業(yè)服務分公司編號：JYWY JY C·W 003 檔案序號（003號） 類別編號（財務部） 君悅豪庭編號 物業(yè)服務分公司編號二、檔案的分類（一）按物業(yè)服務的組織機構劃分，全宗可分為以下幾類： 1行政、人事類； 2財務類； 3公共事務類； 4環(huán)境維護類； 5園林綠化類； 6機電維修類； 7經營類； 8秩序維護類。（二）全宗檔案的分類：要從檔案形成的特點和規(guī)律出發(fā)，符合檔案形成的實際情況，保持檔案之間的歷史聯(lián)系，它應具有思想性、科學性、排它性和伸縮性。在每一類卷宗中，又可根據物業(yè)服務的特性，按照問題分類法將它們劃分成小類，如： 收文類 發(fā)

33、文類 合同類 1綜合部 員工人事檔案類 合同類 后勤類 收文類 發(fā)文類 工程圖紙類 業(yè)主檔案類 2小區(qū)主管 維修類 投訴類 回訪類 有償服務與多種經營類 計劃總結類三、立卷與編制目錄（一）立卷：就是按照單份文件相互之間的聯(lián)系和價值大小合成案卷。檔案管理員按以上分類方法，用檔案盒（或文件夾）將檔案分別立 卷： 1根據檔案（文件夾）的規(guī)格準備相應的檔案標貼紙； 2在檔案標貼紙上打印出標準黑一號字體的檔案類別名稱，其格式一般是由組織機構、名稱組成，如：物業(yè)服務分公司君悅豪庭業(yè)主檔案：HCWYHY業(yè)主檔案 3將制作好的檔案標貼紙貼在檔案盒（或文件夾）上，并排列在檔案柜中； 4將需歸檔的資料按其所屬類別

34、及入檔時間先后順序存放于相應檔案盒9或文件夾）內。（二）編制目錄： 1檔案管理員在檔案盒內首頁位置準備活頁檔案目錄； 2每一份檔案在歸檔時，均需將該份檔案登記在檔案目錄（內容包括：序號、文件編號、文件標題、頁數、發(fā)文單位、發(fā)文日期、接收日期、歸檔編號、備注等項目）中，以便查閱。四、檔案的保管期限（一）檔案的保管期限分為永久保存、定期保存兩種。（二）各部門負責人應依據部門工作情況，對檔案的保存價值進行鑒定及標注。五、檔案的保管（一）檔案保管的工作任務是： 1便于查閱； 2保證檔案的安全； 3防止檔案的損壞； 4采取修復技術，延長檔案壽命。（二）檔案保管的責任部門： 1財務部保管財務檔案； 2綜合

35、部保管公司對內、對外文件、合同、員工人事檔案、圖紙、 后勤資料及公司其他部門所需保管的資料； 3品質部保管公司所有的質量體系文件、資料、質量記錄和員工績效考評檔案； 4君悅豪庭檔案作為獨立部分，由君悅豪庭資料員統(tǒng)一保管； 5君悅豪庭大廈主管負責保管所轄樓宇的業(yè)主檔案、設施、設備的巡查維修記錄、投訴資料、回訪記錄、有償服務多種經營記錄及計劃、總結等其它檔案； 6各職能部門除經常使用的部分資料外，原則上不保管檔案。（三）檔案的保管程序： 1各職能部門將需保管的資料經文書處理程序后，移交給檔案管理員； 2檔案管理員將該資料登記在檔案目錄中，歸入相應案卷并統(tǒng)一編號； 3檔案管理員定期將檔案目錄輸入電腦

36、，以便查詢； 4檔案原則上保管原件。六、檔案的密級檔案的密級分有三級：絕密、機密、普通： 1絕密檔案包括：員工人事檔案、合同、業(yè)主檔案、公司重大經營、管理、決策形成的檔案、財務類檔案、其他屬絕密的檔案； 2機密檔案包括：ISO9000質量體系文件、重要的會議記錄（紀要）、公司收發(fā)文（通知、通告除外）、工程圖紙、維修、回訪記錄、計劃總結和其他屬機密的檔案； 3普通檔案包括：公司的通知、通告等普通性文件。七、檔案的查閱權限 1總經理可查閱公司所有檔案。 2副總經理可查閱分管工作的檔案。 3部門負責人可查閱該部門有關檔案。 4其他人員根據審批查閱有關檔案。八、檔案的查閱/借閱/復制（一）查閱/借閱/

37、復制人到檔案室在文件查閱/借閱/復制登記表中登記。（二）檔案管理員審核其查（借）閱資格： 1權限內（經授權/審批）的按正常手續(xù)辦理； 2權限外的，檔案管理員開具檔案查閱/借閱/復制審批單給查閱人辦理審批屬部門（財務類除外）的檔案，由部門負責人審批；屬公司的檔案，由總經理審批；財務類的檔案也應由總經理審批。九、在檔案歸還日期前，檔案管理員應督促借閱人將檔案完好交還檔案室。十、須復制檔案的，絕密檔案報總經理審批；機密檔案由品質部負責人審批；普通檔案由部門負責人審批。十一、檔案的銷毀 1超過保管期限的檔案，由檔案管理員依據檔案的保管期限每年編制銷毀計劃及清單，報品質部經理審核。 2品質部經理審核無誤

38、后報總經理審批。 3總經理審批同意后由品質部指定3名監(jiān)銷人員（檔案管理員、品質部文員）將超過保存期限的檔案銷毀。4監(jiān)銷人員確認銷毀文件無誤簽字后，選擇安全地點銷毀檔案。 檔案、資料借閱制度一、總經理、副總經理、部門經理借閱非密級檔案、資料可通過檔案管理人員辦理借閱手續(xù)，直接提檔。二、公司其他人員需借閱檔案、資料時，需經部門主管批準，并辦理借閱手續(xù)。三、借閱檔案、資料必須愛護，保持整潔。四、借閱檔案、資料嚴禁涂改，注意安全和保密；嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失。五、如屬工作需要摘錄和復制，凡屬密級檔案、資料必須由公司批準方可摘錄和復制，一般內部檔案、資料由公司品質部主管批準方可摘錄和復制。常用辦

39、公設備的使用管理規(guī)定為了加強對常用辦公設備的規(guī)范管理，確保辦公設備處于良好的工作狀態(tài)，處長機器使用壽命，特制定本規(guī)定。一、綜合管理班資料員為辦公設備管理的責任人，負責辦公設備的使用管理和聯(lián)絡機器設備的日常維修保養(yǎng)工作。二、常用辦公設備的使用：1. 常用辦公設備包括：電腦、打印機、復印機、傳真機、電話及其 他設備；2. 辦公設備實行專人使用，專人管理，責任到位的管理辦 法。其他人員如需使用，須經綜合管理班主管或管理處經理批準后，方可使用。并且必須是經公司操作培訓合格的人員方可單獨使用，否則須在管理員陪同下使用。3. 電腦：1) 電腦應避免頻繁的開關程序，暫不用時，可將電腦轉換為睡眠狀 態(tài)；2)

40、正確使用電腦的詳細程序應按有關電腦操作工具書的指導進行 操作；4. 打印機：1) 打印機應避免頻繁的開關操作。2) 打印文稿須經部門負責人、管理處經理或分管人員批準，在文稿 上簽字后方可予以打??；3) 為節(jié)約紙張，文稿未進行校對之前，打印時應使用舊紙張或舊文 稿的背面打??；5. 復印機：1) 設備管理人員應開始上班時接通復印機插座電源，下班時關閉復 印機開關；2) 所有復印的文件資料必須在復印記錄本上登記，然后再復印；3) 復印份數在2份（含）以上或3頁以上的，須經部門負責人在打印復印審批表上批準簽字后，方可復印；4) 管理員檢查復印數量及登記記錄是否屬實，屬實的，在復印記 錄本上簽名確認；不

41、屬實的，將情況匯報綜合管理班主管處理：一般情況下，第一次違規(guī)給予口頭警告；第二次或以上違規(guī)給予書面警告處分；5) 如果復印機出錯，應將報廢紙張數量予以登記；6) 復印機一般情況下每天開機、關機各一次，盡量避免頻繁開關；7) 為節(jié)約紙張，不重要的復印件應使用可以復印的廢紙背面復印。6. 傳真機：1) 傳真機一般情況下保持24小時開機。正確使用傳真機的程序按傳真機有關操作說明書進行操作；2) 接收傳真：設備管理員應注意檢查傳真紙是否用完及傳真機信號是否穩(wěn)定；收到傳真件后，由管理員及時將傳真件取下，并將傳真的有關內容（發(fā)送單位、發(fā)送人、傳真題目、傳真時間、接收部門、接收人等）登記在傳真登記表內；10

42、分鐘以內通知接收部門/人領取傳真件，并要求在傳真登記表中簽收，并注明簽收時間。3) 發(fā)送傳真實行一級審批制度：部門傳真件由部門負責人審批；管理處的傳真件由綜合管理班/管理處經理審批，內容包括：管理員依據傳真審批單的內容在發(fā)送傳真記錄本上登記，內容包括： 發(fā)送部門、發(fā)送人、傳真內容題目、接收單位、接收人、傳真號碼、要求完成時間等；管理員放好傳真件并撥通對方傳真號碼將傳真件發(fā)送過去；管理員應在3分鐘之內致電對方確認是否收到傳真件，直到對方收到為止，然后將實際發(fā)送的時間登記在發(fā)送傳真記錄表內。4) 傳真機的正確使用程序按傳真機有關操作說明書進行操作。7. 電話：1) 為有效控制電話費，一般情況下，電

43、話應設定限制呼出功能；2) 公司所有電話均應取消聲訊電話功能；3) 上班時間原則上禁止長時間打私人電話。三、常用辦公設備的維護保養(yǎng)與維修：1. 常用辦公設備應進行以下日常維護，維護辦法參照各設備有關維護操作說明書。防塵；防曬；防潮；防腐蝕；其他需要預防的事項。2. 保養(yǎng)與維修：常用辦公設備應定期保養(yǎng)，一般情況下需要委托專業(yè)公司進行。員工宿舍管理規(guī)定為使員工宿舍保持良好的清潔衛(wèi)生，整齊的環(huán)境及公共秩序，使員工獲得充分的休息，以提高工作效率，特制定本規(guī)定。一、員工申請住宿條件及手續(xù)： （一）員工于轄區(qū)內無適當住所或交通不便者，可以申請住宿。 （二）凡有以下情況之一者，不得住宿。 1患有傳染病者，不

44、得住宿。2有不良嗜好者。 （三）不得攜眷住宿。 （四）需遵守本公約。二、管理分公司提供員工宿舍系現(xiàn)住人尚在本管理分公司服務為條件，若員工離職（包括自動辭職，受免職、退休、資遣等）時，其房屋使用權自行終止，屆時該員工應于離職日起三天內，遷離宿舍，不得借故拖延或要求任何補償或搬家費用。三、宿舍內職務最高者擔任宿舍室長，其工作任務如下：（一）管理一切內務，分配清掃，保持整潔，維持秩序，負責管理水電、門戶。 （二）監(jiān)督輪值人員維護環(huán)境清潔及門窗的關閉。 （三）凡有下列情況之一者，應通知主管及管理部門： 1違反宿舍管理規(guī)定，情節(jié)重大或需留宿親友時。 2宿舍內有不法行為或外來災害時。 3員工身體不適應負責

45、照顧，病情重大者應通知其親友及主管并送醫(yī)院。四、員工對所居住宿舍，應盡管理人責任，不得隨意改造或變更房舍。五、員工不得將宿舍的一部分或全部轉租或借給他人使用，若經發(fā)覺，即停止其居住權利。六、管理分公司領導及有關部門檢查宿舍時，員工不得拒絕，并聽眾有關指示。七、有關宿舍現(xiàn)有的器具設備（如電扇、照明燈具、玻璃、門窗、床 鋪）本公司以完好狀態(tài)交與員工使用，如有疏于管理或惡意破壞，酌情讓現(xiàn)住人員負擔該項修理費或賠償費，并視情節(jié)輕重論處。 八、住宿員工（含出差員工）應遵守下列規(guī)則： （一）服從室長管理、派遣與監(jiān)督。（二）室內禁止使用電線及裝接電器。凡違反此規(guī)定者，將按宿舍八不準第二條予以處罰。（三） 室

46、內不得使用或存放危險及違禁物品。（四） 個人棉被、墊被起床后須疊齊。（五） 煙灰、煙蒂不得丟棄地上，煙灰缸及其易燃物品不得放置寢 室。（六） 換洗衣物不得堆積室內，其余必須收柜（箱）內，鞋必須放 在床底，擺放整齊。（七） 電視、收音機的使用，聲音不能放得太大，以免妨礙他人安寧。（八） 就寢后不得有影響他人睡眠行為。（九） 未經批準宿舍不得留宿外人或親友。（十） 夜間最遲應于23時前返回宿舍（注意關閉門窗），否則應向舍監(jiān)報告。 （十一）貴重物品應避免攜人，遺失由各自負責。（十二）不得于墻壁、櫥柜上隨意張貼字畫或釘物品。（十三）污穢、廢物、垃圾等應集中于指定場所傾倒。（十四）各房間的清潔由住宅人輪流清潔整理。（十五）對水、電的使用，應遵照下列規(guī)定：1水、電不得浪費，隨手關燈及水龍頭。不得有長明燈、長流水現(xiàn)象。 2沐浴的水、電用畢即關閉，浴畢應清理場地。3為確保用電安全，宿舍禁止私接電爐絲燒水，凡違反此規(guī)定者，將按宿舍八不準第三條予以處罰。4離開房間時，必須將電風扇、收錄音機或其它用電電器關閉，以免造成因電器發(fā)熱引起的