1、業務流程管理入門By Ultimus 蘇克東編譯簡介業務流程管理（BPM是一個當前軟件行業最熱門的市場分類。BP塌模塊化，自動化，管理和優化業務流程來獲取利潤的學科。BPM）迅速發展受到效率和效力對您的組織和業務流程的驅動。依靠流BPM勺六個主要特點：1 .轉換紙張為基礎的業務流程到電子流程， 消除紙張表單，文件夾，文檔，和相關的低 效事務2 .與企業程序集成全面自動化步驟3 .增加表單智能避免冗長造成的失誤（沒有添入必要數據）或不正確數據（如從數據庫 中選擇零件編號，而無須用戶輸入）4 . 一體化控制功能確保流程的完整性和對人 員或系統失靈的補救5 .提供實時流程狀態反饋6 .測量流程時間和

2、成本以便優化程，BPM!中在提升組織生產力和反饋效率，減少成本，并縮短循環時 間，最終，一個高質量的BP碗是 贏利的關鍵。“證據表明BPME減少失誤循環時也節省 成本，增加價值和支持區別。一個最近調 查顯示了許多BP用來的價值。盡管有些價 值是軟性的，如員工滿意度，其他價值如 具體成本節約，包括如下； 縮短流程完成時間 減少步驟數目 減少失誤循環 自動化行政任務 減少需求工人數量Gartner 集團 2002 年 12月這篇文章的下文將仔細討論從工作 流到BPM）進化過程，業務流程概要，BPMte給您組織帶來的價值，選擇 BP時應考慮內容和關鍵技術，最終是與 BPM目關的非技術問題。從 Wor

3、kflow 至U BPMBPMJ場的供應商從以下四個不同方面提供解決方案：業務流程模塊化和分析-集中在獲得業務流程詳細信息和變化 對流程的潛在影響工作流自動化-集中在自動化以人為中心的流程上 企業程序集成-集中在不同系統之間的信息交換 業務活動監控-集中在分析業務流程和活動的效率及效力 一個完整的BP解決方案必須提供所有這些方面的能力。對于這些方面 來說，工作流自動化與BPM1有共同點，因為工作流自動化相對發展最 成熟，并且標明流程的方案與基礎層次的系統集成相關。下表展示了一 些傳統工作流解決方案和BPM）區別。單獨的工作流并不是BPM工作流業務流程管理流程焦點人對人人對系統（次要）人對人 系

4、統對系統人對系統 系統對人范圍單一程序/工作組企業平臺 多重流程方式日益發現被內置入程序IT基礎結構中單獨一層連接 多重系統集成期望有限的廣泛的中心任務流轉流程和流程改進的生命周期 管理流程模塊化有限/無必須匯報基本流程效率的廣泛分析為業務效率使用BI工具靈活共享信息BP麻加了許多新功能和必備條件遠遠超過工作流自動化。這些新能力 保證企業能標明廣泛得多的流程，并且通過前面模塊化，分析和優化標 明業務流程的生命周期。使用BPM讓持續改進流程變成了現實。 業務流程近觀什么是一個業務流程（BPMCS樣改進流程）仔細觀察業務流程的定義將有機會闡明 BPM定義：”一序列的組織或半組織的任務通過兩個或更多

5、個體連續或同時完成去達到一個共同的目的。”這個定義有5個基本點：i. 一個業務流程包括一個序列的任務。一個人完成一個單獨任務不 是業務流程。通過BPM僅需模塊化流程就能幫您識別那些能被消除的任務或自 動化來產生動態改進。ii. 一個業務流程是組織或半組織的。這意味著必須有邏輯或規則 規定任務應該按照什么樣的序列執行。他們不是在特別情況下執行 的。當有清晰定義的邏輯時，自動化能用來消除失誤并且就流轉做出 決策。iii. 任務可連續或同時執行。多數任務根據連續的或系列的步驟從開始到結束。這些種類的任 務相當簡單來自動化及跟進。但是，通常同時執行任務是困難的，因為有兩個或更多活動在同一個時間執行而沒

6、有任何自動化或跟進機制。通過BPM不僅同時流轉容易些，而你也能意識到某個特 定流程事件正在生命周期中-知道誰正在負責（或應該負責）并 且下一步將到哪里iv. 必須要有兩個或更多個人或程序作為角色在工作流中執行不同任務隨著信息流從一個人到另一個人，信息丟失的機會，造成失誤，或僅僅翻譯不正確而增加。通過自動化步驟和以電子形式獲取信息，這樣失誤的可能性明顯減少。另外，如果流程中將涉及到程序，那么使用電子形式的信息將簡化集成。v. 任務的序列必須要達到同一個目標或產出這使得業務流程連接在一起生產結果。通過申請BPM訓練，您能集中在期望的結果上并且根據這些標準衡量您的執行。如果您沒有達到您的目標，您可以

7、用優化來改進表現。實例-變更定單下圖是一張Ultimus 為一個簡單變更定單流程開發的地圖。一個客戶申請變更一個產品或服務將啟動本流程。 在收到申請以后， 工程經理能拒絕申請，需要一個EMAI提醒發送給客戶，或申請同時輸入到3個其他團隊（軟件，電子，機械）。當所有需求團隊反饋后，流程使用網絡服務申請一個包括變更所有的輸入和時間和成本的預算包。 這些信息將反饋給工程經理做最終檢查和調整。 此時， 工程經理又一次能夠拒絕申請（如果成本或時間預估過高）。否則，信息將提交給銷售部門添加任何補充信息。 然后流程將自動生成一個報價并且和提醒一起發送給客戶。這是根據我們上面的5個流程定義細分結果：i. 變更

8、定單流程是一序列的任務如啟動申請，工程經理檢查，部門檢查，網絡服務申請等，流程中每個步驟代表一個分立的任務。使用BPMC件，模塊化流程允許您識別新的流程優化機會，如自動 化電子郵件提醒，或使用客戶提供的信息自動決定哪些部門需要加入檢查（去除第一次工程經理檢查的步驟）ii. 任務的序列是組織或半組織的。 任務將和特定邏輯或規則一致執行，比如：a. 最初申請必須由工程經理檢查b. 工程經理能夠選擇參與檢查和提供信息的部門c. 如果申請被拒絕，申請人必須通過電子郵件通知通過自動化，系統根據流程中的數據保證每個這些步驟都完成。iii. 任務根據業務流程的邏輯能夠連續或同時進行。 在這個例子里，iv.

9、門同時檢查他們的相關部分內容。平行步驟節省了大量時間，自動化的步驟保證不會發生問題。iv.必須要有最少兩個或更多參與人員執行不同任務。 在變更定單流 程中相關參與人員包括客戶，工程經理，軟件/電子/機械部門的代表， 以及銷售人員。在這個例子里我們同樣涉及 3個程序，電子郵件， Microsoft Word ,和一個支持網絡服務的企業預算程序使用BPM所有這些參與者都不需打電話就能檢查申請的狀態。不 同的部門，甚至客戶（如果必須的話）能準確的了解到申請的情 況。v. 一序列的任務必須有同一個目的。在這個例子里，流程的目的是 為客戶提供一個準確的報價。企業能夠跟進其他目標因為信息依靠電 子形式收集

10、，不僅僅是產生報價，同時包括需要多長時間，多少成本， 以及那個部門反饋最快。分析這些信息能夠幫助組織了解運作效率。在結果的基礎上，步驟可以添加或去除，簡化表單，調整規則。如果 沒有BP味做這些事情將是非常困難的。目標業務流程每個組織都有大量的業務流程。這些業務流程定義任務，規則，人員和 程序來傳送產品，服務或信息到企業的內外客戶。一些通用業務流程容 易被識別并且是BPM1好的目標：功能區域流程金融合同審批（Sarbance/Oxley 法 案）發票處理流程借貸流程請款流程銷售預測流程采購申請流程預算資金撥款申請生產ISO9000 流程 工程變化申請 生廣次仔更改流程 部件管理返回授權 質量控制

11、內務/行政服從規章指南支出流程調查流程記錄路線及許可人力資源工作人員活動 表現評估 請假申請 出行申請 招聘流程 時間表市場/銷售新設帳號安裝流程 銷售機會管理 制作計劃書 定單處理流程 顧客關懷流程 客戶報價申請流程 資助申請流程產品開發新產品介紹流程 產品改進流程 新產品開發流程 缺陷匯報流程BPM勺優點BPMfc組織提供大量可見和不可見的價值：改進業務速度 -BPMIB夠通過自動化特定步驟，允許步驟同時 進行，并且保證步驟完成時間限制等方式消除滯后延時和縮短 90溢務時間從而進一步縮短循環時間。增加客戶滿意度 -通過促進循環時間和保證不出差錯， 內外客戶更快，更容易得到信息和反饋，滿意度

12、提高。流程真實和責任度 -BPM呆證所有需求規則都被服從并且所有 要求步驟都被完成。隨著公司提出新的象Sarbance/Oxley法案的 服從問題或獲得ISO 9000認證。BP喊為重要的企業規章 流程優化和消除不必要任務-通過簡單模塊化流程，組織能夠 找到消除不必要工作的機會，另外，BP陳統能夠提供流程成本，亍“到了 2007年，商業組織將能在當前范圍內通過建立現有業務模式和優化成本節|產業務流程成本的10% "Gartner集團H,工作任務的標尺。在此基礎上幫助檢查和優化流程。在業務流程中包括客戶和合作伙伴-BP酈助業務流程夠到企業外部并且允許客戶和合作伙伴踴躍參與。這為企業與客

13、戶，合 作伙伴的協作和團隊合作提供無止境的可能性。組織靈敏性-BPM提供一個極好的方法來獲得組織靈敏性。業務 流程自動化通過使用軟件很容易設置。當流程改變時，相對比較 容易改變規則，角色和流程定義的關系。Ultimus發現我們的客戶在他們的企業內持續迅速獲得許多這些價值（可能不是全部這些價值）。許多人說他們的 BP照力是核心來源，支 持競爭力優勢。當討論擁有這些價值時，問題不是你是否應該擁有，問 題是什么時候和如何擁有。下一節將討論 一些回答如何擁有的技術問題。一個完整的BPM（統必備元素我們期望最后的領導者（在BPM：場里）為客戶達到以下5點：圖形化工具 -設計來分析，模塊和定義流程。這些工

14、具 專為需要建立流程流和設計新流的業務分析人員設計。這 些流然后為將來執行而設定。運行時間執行引擎-這是一個根本的統計機器執行定義 流程流。隨著流程流的執行，引擎可能要求自動服務或任 務必須人力完成。服務可能由程序提供-遺留和新的服務 -或通過企業企業可能是交易伙伴或分包商。運行時間環 境維持每個流程當時的狀態。機敏工具-這個功能涉及流程調整，工作單管理和優先 工作。監控和管理流的工具-監控可能包括流程表現，完成程 度或呼出條件，流程管理可能包括流程終止，撲救流程， 工作平衡和重新流轉。完成后分析工具-這些工具用收到的統計數據衡量和調 整業務流程。來源：摘錄自 Gartner Research

15、Note "A BPMTaxonomy: Creating Clarity in a Confusing Market", T-18-9669, 29 May 2003.探索BP雌術BP曠品的市場被擠滿了并且還很容易混淆。這是因為市場要求的幅度（從模塊化到自動化到管理到優化）以及 發展中的對BPMI供投資回報的認識。大多數情況下，產 品沒有解決BPM勺所有方面，僅僅為一個完整的實施提供 一個側面的需求。 如果您的組織僅希望實施 BPMJ一小部 分，這些產品將會能勉強達到您的要求。但是如果您希 望為您的企業實施端對端的 BPMI點，那么只有完整的端 對端方案應該被考慮。目標概

16、括的BPMF臺應該包括所有 Gartner集團指定的區 域。他們被設計來標明整個流程生命周期。這些整套的 產品同時因不同業務流程的目標提供堅實能力。當了解 一個BP療品宣稱處理廣泛的BPM!求時，確認流程同時 包括人和程序是很重要的。處理人之間流程是挑戰性的， 因為有大量的期望和流轉考慮。如果一個產品確實程序 集成效果良好，但是以人為中心流程功能有限制的話， 你會有很大的問題。相反的，如果BPMP臺受限于集成條件，你將不能從您的 企業應用程序中獲得或輸入信息。 Ultimus BPM Suite 一個完整，概括的BP曠品同時擁有強大的以人為中心的工作流和靈活集成能力。BPM勺3個非技術考量 隨

17、著您開始尋找正確的BPM 解決方案，Ultimus鼓勵您 在您的評估中包括以下3個 純技術問題以外的因素。這 些因素能造就或損害一個 項目。1 .流程驅使用戶和系統集 成2 .生命周期方法是必須的3 .職責（從分析人員到開 發人員到用戶）1.流程驅使用戶和系統集 成在你選才!正確BPMT案前， 你需要去感覺一下你希望 自動化的流程。您的想法可能很明確（如我希望自動化采購流程）到更廣泛（如我希望自動化所 有定單流程）到企業范圍（如我希望自動化所有流程 -當然是在一個 擴展的時間段內）。不管范圍的大小，識別你的流程將幫助識別兩個 主要范圍能造就或損害您的項目。用戶-BP瞅件的用戶是永恒變化的。大多

18、數情況下，BPMI用不 是他們的日常工作。一些情況下（我們認為會越來越多的）他們 可能甚至不在您的企業里。感覺一下將參與到流程中的人員-他們的技術水平，他們的技術知識，他們對流程的理解 -都將影響您 所選才！的BPMT案客戶端用戶介面能力。不管怎樣，網絡瀏覽器是 必要的，但是你可能需要定制信息來讓所有用戶都能方便使用。系統-現在，很難想象一個業務流程不從您公司的其他系統獲得信息，不管是文檔，用戶目錄，或一個 ER朦統，并且發送信息 到這些系統。通過識別會接觸到流程的系統，你可以馬上建立你 的BP場案的集成需求。聚焦在用戶和系統上能幫助您在選擇過程中做一個最初的分類，通過分析您可以了解到為滿足您

19、的業務需求需要什么樣的技術支 持。2. 必需的生命周期方式聽起來可能使人痛苦，但是一個BPMJ始從未完成過。這是因為BPM定義的一部分是優化。 當尋找一個方案是， 尋找一個能在流程的生命周期所有階段幫助您的方案 （從設計和模塊化到自動化和實施到管理和使用到匯報和優化） 。 不僅僅是簡單的優化， 必須明白流程總是在變， 不管新的意外條件必須被注明 （在客戶申請的基礎上） 還是新實施的系統。 不變的以一種方式執行你的流程是無法接受的。 你必須很 有接受能力。識別能夠在生命周期所有階段使用的方案將是您成功實施BPM）良好開端。3. 責任制 （ 從分析人員到開發人員到用戶 ）認識流程周期的一些要求能幫

20、助你理解責任。當實施一個BPMf案是，必須讓您的方案能利用責任制度， 能力和人員。 比如， 如果您的業務經理為管理工作項目負責，那么他們應該能在BPMf案里完成 -無須編程或 IT 幫助。 如果業務分析人員和流程擁有者負責流轉規則和處理意外， 那么他們應該能夠在不需編程和 IT 協助的情況下完成。 建立跨流程生命周期目標責任制 （如誰將模塊化， 誰將開發集成， 誰將管理業務規則） 并且確定技術需要結果的數量 （如業務規則必須靠分析人員改）將幫助您選中你的理想BP昉案。總結我們相信BPW大多數企業來說將成為最重要的技術驅動的業務啟動點。它將帶領您使用技術支持您的業務流程，而不是讓您的流程去配合您的技術。它提供確定，持續的投資匯報和競爭力優勢。已幫助客戶模塊化，自動化，管理和優化數以千記的流程。Ultimus擁有BPW每個行業每個組織的第一手價值經驗。 我們很高興能和您共享我們的經驗并且幫助您成功實施BPM。關于 Ultimu