1、石油企業檔案數字化進程中問題探析摘要：隨著全球信息化的發展，檔案數字化已經是石油企業信息化 建設的重要組成部分，是企業檔案管理走向信息化的必由之路。木文結合 工作實際對企業檔案數字化進程中的遇到的各種問題進行了探討和分析， 并提出解決措施。關鍵詞：石油企業檔案檔案數字化 基本原則 外包石油企業檔案是各單位在生產建設、科學研究、經營管理等各項工作 活動中形成的，具有查考利用價值的，并且經過專門保管機構整理后集中 保管的各種載體的原始記錄。石油企業檔案是企業各項工作發展強有力的 信息支持。而這些檔案仍以紙質載體為主，因受著自然環境、保管條件、 人為等因素的影響，保管存在缺陷，同時也限制了對檔案的利

2、用。隨著全 球信息化的發展，數字化技術、網絡技術的迅速發展和成熟應用，檔案數 寧化己經是石油企業信息化建設的重要組成部分，是企業檔案管理走向信 息化的必由之路。1、企業檔案數字化意義在信息化推動下，企業在生產、經營、管理、科研等活動屮形成的電 子文件以其快捷的辦公進度和傳遞速度逐步取代了紙質文件，檔案電子目 錄、電子文件形式查閱利用優勢越來越明顯，企業將檔案館（室）藏中傳 統介質檔案數字化勢在必行。檔案工作與時俱進，正確認識并積極開展檔 案數字化工作必將提高檔案信息資源的效力，從而提高企業的競爭力和經 濟效益。2、檔案數字化進程的現狀分析檔案數字化是利用計算機技術、掃描技術、數字影音技術、數據

3、庫技 術、多媒體技術、存儲技術等高新技術把傳統檔案的各種載體的資源轉化 為數字化檔案信息的處理過程。因此檔案數寧化進程中對于數寧化人員素 質、操作水平、設備投入、信息安全等諸多條件有著極高的要求，各級單 位檔案工作中仍存在理念不一、實施進度不均衡等系列問題：檔案數字化硬件設備投入不足對于檔案數字化技術而言，主耍采用鍵盤輸入、掃描和數碼拍攝等， 因此在數字化過程中需要計算機、掃描儀、數碼相機等相關設備，很多基 層單位存在著很大的資金困難，高性能計算機匱乏、數字化設備不足等問 題，嚴重影響檔案數字化進程。檔案人員工作意識、操作水平不高檔案工作專兼人員信息化水平不高，直接影響數字化文件質量，如紙 質

4、文件掃描后，存在缺頁、圖像傾斜、不整潔,音頻視頻清晰度不足等。 企業中檔案工作狀態仍停滯在簡單的由管理紙質文件掃描后輸入系統，而 沒有対數字化文件進行有效監督、管理和加工。檔案數字化信息資源安全問題數字化過程中檔案信息資源由于其特殊性質造成檔案信息資源存在 可能被篡改、偽造、竊取等安全隱患，造成信息的丟失、泄密，甚至造成 病毒的傳播，從而導致檔案信息系統的不安全，給檔案管理工作帶來不利 影響。數字化外包服務過程中安全問題一些企業為了擺脫冃前人力有限、技術落后的困難，通過將數字化委 托給外部優秀的專業化企業或團隊進行外包服務來彌補，與此同時也產生 了外包企業以利益最大化為目的，為獲得相應的利潤，

5、有可能會造成外包 質量下降的風險，甚至導致檔案外包的違約，給檔案館（室）造成損失。3、檔案數字化基本原則合理制定檔案數字化的總體方案和實施計劃，優先處理重要的、利用 頻率高的、需要搶救的檔案；應避免或減少對檔案實體的破壞，最大程度 地維持檔案的原貌；在數字化工作完成的同時建立起完整、規范的記錄； 檔案人員全程參與數字化加工的流程管理和現場業務指導；遵循歸檔電子 文件長期保存格式的要求。4、加快檔案數字化進程的幾點措施4. 1建立和完善檔案數字化管理制度要充分發揮檔案館（室）的管理、指導、監督職能，宣講檔案法律法 規，規范檔案工作流程，下發修訂各項與檔案人員、設備、保密相關的制 度、管理辦法和規

6、范，使基層單位檔案工作有章可循、有法可依。4. 2加快數字化人員素質培養和引進對檔案數字化專兼人員除要冇檔案拆卷、重新整理排列和裝訂的檔案 基木業務能力，還要進行電子掃描、計算機應用、檔案管理系統的基木操 作知識和技能培訓，能熟練地應用計算機、掃描儀，并很好地掌握影像的 清晰度、分辨率的控制技能，使用掃描電子影像各項指標達到最佳效果。對相關人員及時進行保密知識培訓，提高其素質和意識。各級單位應重視 引進或從其他科室借調相關的專業人才，從而強化數字化建設、升級、改 進，以適應檔案數字化進程的需要。4. 3制定科學合理的外包對策實施外包中，館（室）藏檔案安全問題不容忽視，檔案與圖書、資料 的最大區

7、別在于它的唯一性，遺失或損壞將無法彌補。因此要選擇合適的 外包共建企業，對其資質、成立年限都要考慮，可采取招標的方式選擇。 英次要確定外包的范i韋i,只有非涉密的信息才能外包出去，分批次外包， 把重要的信息先進行外包，再逐步實現館（室）藏檔案的全部數字化。檔 案館（室）必須采取簽訂安全保密協議、工作場所安裝監控設備、派人全 程監管等措施，指導檢查外包企業的工作質量。任務完成時，使用過的存 儲器全部退冋檔案館（室）。4.4做好數字化進程中質量控制和檢查工作電子數據和索引信息的質量，關系到數字化的成敗。掃描操作適時調 整分辨率、亮度，對掃描后圖像進行糾斜、去污、去裝訂孔，對紙張大于 a3的檔案，如基建圖紙，分塊掃描后拼接加工要認真仔細。質量驗收時要 用多種檢索方式對電子檔案搜索、打開進行抽檢，保證網上檢索、調卷、 閱卷的成功率和準確率。4. 5強化電子檔案的保管和使用管理出于安全因素考慮，經過數字化后驗收合格的電子文件、影像應釆取 脫機方式備份保存。并實行三套制，一份用于異地保管，一份封存，一份 用于利用。備份后要進行數據能否打開、數據信息是否完整、文件數量是 否準確等內容檢驗，發現問題及時更正和補救。企業檔案數字化除珍存記憶外，最終目的是利用，開展好數字化工作, 使企業數字化檔案信息通過網絡等現代技術實現異地利用，可以快速查閱 利用，從而為需求者提供方便快捷的檔案信