1、關于會議方案四篇會議方案篇 1 1 、管理職責1.1 安全部經理負責大型會議安全保衛方案的制定、實施、監督、檢查。1.2 安全部主管協助經理對大型會議安全保衛方案的具體實施。2 、質量標準規范大型會議期間的保衛工作，以達到酒店管理要求。3 、工作流程3.1 安全部在會前應組織一次對酒店會議樓層、住宿樓層、用餐地點、娛樂場所、廚房、停車場、物品寄存處等消防、治安安全的全面檢查，對檢查中發現的不安全隱患，涉及會議活動的區域，在會議前一天全部整改完畢，做到不留安全死角。3.2 根據會議來賓人數多、級別高、會議的性質等特點，安全部對人員配置要進行合理安排，重大會議要制定專門的保衛方案。3.3 各班組工

2、作要求：1 ）安全組a 負責安排會議指定車位，放置會議停車指示牌, 于會議前一天落實完畢，并對所有會議車輛集中指揮到指定位置。b 正確指揮所有車輛進出，保證大門口車輛秩序，車道暢通無阻。c 落實停車場巡邏制度，每隔半小時對車輛進行一次時間、車況、車牌登記，防止車輛受損。d 指定會議期間員工臨時停車位。e 制定特殊情況下啟用地下車庫人員安排的方案，專門負責車輛的 引導工作，負責會議用餐現場的安全保衛。2 ) 消控組a 時刻警惕，堅守崗位，加強巡視各營業點，維持大堂正常秩序。b 嚴密觀察進出大堂的每一個人員，發現衣冠不整或形跡可疑的人及時阻止、盤問，并通知監控密切關注，防止入內。c 認真對待和靈活

3、處理客人的每一件事情，做到內緊外松。d 每隔半小時對整個大樓巡查一遍，特別是對集中安排的會議樓層要進行重點巡邏。e 待娛樂場所、廚房結束后進行復查，并由現場經理及檢查人雙方簽字，確保萬無一失把事故控制為零。f 嚴密觀測監控畫面及消防主機信息，發現問題及時控制，及時處理。3 .4 安全部接待流程：1) 酒店大堂門口保安上崗均戴白手套(24 小時) ，儀容儀表端莊整潔， 面帶微笑，對客人的詢問有問必答，隨時處理門口車輛占道情況，制止衣冠不整、上訪民眾、外來送餐的人。在客人車輛到達酒店門口時，保安應立即迎接，客人下車時，保安應為小車客人打開車門并用手擋在車門杠的上方，以保護客人頭部不至撞傷。2) 客

4、人下車以后，保安員應將客人汽車引導至指定專用車位停放，并有禮貌的提醒過夜車主關好車窗，開啟報警裝置。定時對車場進行巡查，巡查中仔細查看車內是否有貴重物品，及車窗車門關閉情況，外部受損與否，并做好相應記錄。3) 客人到達酒店之前，安全部有關人員應檢查客人樓層消防通道并保證其暢通，同時對重點樓層巡邏，檢查安全落實情況。4) 重點客人入住的樓層為監控重點保護區域，酒店保安人員應協助公安部門防止不法人員、無關人員進入此區域，并及時追蹤騷擾電話來源。5) 巡邏保安員對會議樓層的每一扇房門都要仔細排摸，發現房門未關應先敲門，在征得客人同意后輕輕合上，如果房內沒人就直接把門關好。途中遇到客人應打招呼問好，并

5、讓客人先行。6) 消控中心值班員注意觀察會議樓層、各營業點、停車場的人員、車輛，適時移動鏡頭，一旦發現可疑情況，立即進行跟蹤錄像，并迅速用對講機通知所在區域保安加以處理。當消防主機報警時，及時通知巡邏保安及相關服務員前往查看，并按火警處置程序處理。會議方案篇 2 一、 會前準備1 、確定會議是否必要。能否通過其他方式使會議準備解決的問題更有效地獲得解決？2 、確定會議的目的。試圖達成什么樣的結果？會議準備做出什么樣的決定？準備取得什么的行動方案？3 、準備議事日程。列出與會議目的有關的項目。依重要程度進行項目排序。把有關項目歸并為一組。限定每個項目的商議時間。4 、收集所有與會議所議項目有關的

6、信息。如果太長、太多，將其要點摘錄出來。5 、會前將會議議事日程和整理好的文件在與會人中間傳閱。6 、根據要討論的問題限定與會人員。7 、在正式開會之際，查看一下是否有新的信息。如果有，需簡要告訴大家。二、會議期間控制1 、敘述會議的目的。2 、核對并記錄與會者。3 、根據議事日程順序提出每個項目，然后進行討論，征求有關與會者的意見。4 、給每一個人表述自己意見的機會。5 、 控制討論過程。如果發生與論題無關或深入到不必要的細節上，應及時引導到議題本身。6 、如果討論變得復雜，出現各種不同的見解時，你要根據自己的理解將各種觀點加以概括。7 、堅持預定的時間，不要拖延。8 、在每個項目討論結束后

7、加以概括，以便決策或達成結論。9 、在會議結束時，對已取得的結果進行概括。如確有必要進一步討論，可以推遲到下一次會議。10 、確定下次會議的議題和時間。三、會后工作1 、在與會和未與會的人中間傳閱會議記錄。會議記錄應準確。會議中所形成的決策要突出承擔行動的責任人姓名、時間及標準。表明下次會議的日期和時間。2 、根據會議，對執行進行監督和檢查。會前工作：1 、與會議主辦者洽談。2 、向會議主辦方提供會議接待策劃方案和報價。3 、邀請會議主辦者實地考察會議舉辦場所。4 、與會議主辦者確認會議接待方案。5 、與會議主辦者簽訂會議接待標準合同。6 、確認會議主辦者預付會議訂金事宜。7 、 在會議舉辦前

8、制定會議工作人員服務標準條例及會議接待手冊。8 、準備會議資料。（含代邀請相關領導、新聞媒體、新聞通稿、接待資料、會議配套的商務服務及公關禮儀、翻譯、通訊及文秘服務。）會中工作：9 、機場、碼頭、車站：專人、專車分批分時段按要求接站。10 、會議酒店現場：會議秘書分發會議資料，來客接待。11 、會議秘書協助會場布置及會場的會務服務。12 、會議秘書在會議接待（報到）處協助會務組確認和分發房間，確認 VIP 用房及整理記錄有關信息。協助分發會議禮品及房間派送水果等會務工作。13 、確認用餐時間、菜單、標準、形式、酒水及主次桌和其他相關安排等工作。14 、提前確認會議代表（客戶）的娛樂項目、娛樂場

9、所及消費和付費的方式。15 、 確認旅游公司為該會議提供的旅游考察的吃、住、 行、 游、 購、娛安排事宜（日程安排、房餐車導游等安排）。16 、確認并保障會議期間會場防盜、消防等安全工作、參會代表的人、財、物等安全工作。17、確認特殊客人（含領導、少數民族代表、VIP、殘障代表及家屬等）的安排及接待工作。18 、協調會議期間的交通工具的安排。19 、代辦會議代表返程及他程的交通票務及其他委托代辦服務。會后工作：20 、會務服務的總結、評估、會議代表的意見反饋及處理工作。21 、會議資料、領導講話稿、代表發言稿、新聞報道資料的匯總結書工作及印刷代表通訊錄。22 、與會議主辦者的費用結算工作。會議

10、方案篇 3 （ 一 ） 安排方式：這里有幾種方法來處理會議的團體住宿， 最簡單的方法是由參會者自己安排住宿，但是更有效和考慮經濟利益來說最好是由主辦單位預定房間，如果不事先保留房間，會產生下列問題:1. 遇到旺季，飯店可能將房間賣出，這樣會迫使參會者住在距離會場較遠的地方。2. 參會者可能拿不到優惠價格，因為個人無法有講價的能力。3. 會場租金可能較高（如會場也在飯店）， 通常飯店以預訂房間數多寡來考慮場租可否講價。因為會議公司經常與酒店合作，酒店都有協議價給到會議服務公司， 所以客房和會場預訂最好選擇會議公司合作，善達公關就是您理想選擇之一。（ 二 ）住宿程序：一旦預訂的房間決定后，決定用哪

11、4 種基本住宿程序是你需要的：1. 告訴飯店所有參會者住宿經由團體（ 主辦單位） 訂房卡或申請表為憑。2. 告訴飯店所有訂房以主辦單位的住宿表為憑證。3. 經由專業會議服務公司代為處理。4. 經由主辦單位的住宿組人員負責。（ 三 ）預定會議住宿的方式：會議期間可能需要大量的房間，這些都必須事先預訂，否則會造成住宿方面的問題，特別是遇到旺季，可能找不到房間可以住，在此針對會議住宿的方式分別作說明。訂房卡： 如果會議需要住宿的人數不多的話，可以直接向飯店或會議中心索取訂房卡，是免費的。主辦單位隨同會議通知寄上訂房卡再由參會者直接向飯店訂房。這份訂房卡或申請表亦可按照基本格式事先印制，在印制前先做一

12、份草案請飯店核對房價、訂金等事項是否有誤，通常飯店會希望注明如果訂金沒有收到前無法確認，另外也可以注明有任何稅金或服務費。另外還有一點也很重要，就是強調訂房截止日，以鼓勵參會者盡早預訂。截止日的訂定是與飯店在簽訂合約前同意的。住宿單：住宿單通常使用在小型會議，由主辦單位支付房間費。將一份表格寄給你邀請的人，要求他填寫陪同人員名字，希望哪種房間，抵達與離開日期，將表格資料填在住宿單中給飯店，并告訴飯店收款方式，內容包括：1. 注明房間服務費和稅金由個人或是邀請單位支付。2. 注明雜費由誰負責（如在飯店餐廳用餐、洗衣、電話費等）。3. 房間只保留到抵達日的下午6 時，還是由邀請單位全權負責。4.

13、要求飯店在寄上確認信前，先由邀請單位核對后再分別寄給他們。一旦房數被確定后，住宿局/ 觀光局會提供你一份飯店資料，讓你參考與選擇，然后再由主辦單位與飯店業務代表談房價。如果可能，最好實際去看一下使用飯店房間的設備，這不但有助于你房價的講價，同時提出一些參會者可能會問的問題，請飯店人員答復，同時也可以了解飯店預訂作業和前臺服務情形。特別預訂：有些會議籌辦人在所有預訂房間中保留數間給特定的人或團體，并給予特別處理，例如：總計預訂400 間， 40 間為 VIPs（ 貴賓 ） 使用，其余360 間為參會代表，使用特別預訂是因為有些記者和參展商都要特別小心接待。詳細與飯店業務代表討論細節，并訴諸文字，

14、彼此要了解：1. 特別預訂多少房間，什么類別和房價。2. 預訂的作業程序。3. 什么時限內未使用的房間轉到一般預約中。在決定特別預訂前，可能需要不同表格，對參展廠商的表格可以用不同顏色或注明特別截止日，對于貴賓 （VIPs） 則注明不同身分并由你自己處理他們的住宿安排。工作人員房間預訂和免費房間：在一般參會者住宿安排開始前，先分派好工作人員住宿和免費房間。一般來說工作人員及免費房間的住房表直接送給飯店業務人員，包括名字和地址、職稱或注明他（ 她 ） 在會議中的工作角色、需要什么類型房間、抵達與離開日期、如果不是免費房間，由誰支付房間費和附帶費用 （ 如電話、 洗衣等 ） 。 工作人員所住的房價

15、通常會提供較優惠價格，來降低主辦單位的成本。最好注明他們的身分，因為飯店經常根據你這份住房表提供貴賓（逮VIPs）特別禮遇（如送水果、小禮物等），你可能也希望將確認函 直接給你，由你核對無誤后再寄給貴賓或工作人員。（ 四 ）住宿表格的內容：住宿表格通常由會議籌辦人草擬、由主辦單位印制，但準備表格前先確認有關作業原則，例如截止收件日、確認回函寄給主辦單位或飯店、是否接受電話詢問。雖然有些住宿表格對某一特定團體要求一些額外資料，一般標準表格包括下列內容：1. 主辦單位名稱。2. 會議名稱。3. 會議日期。4. 會議地點。5. 收件截止日期。6. 確認函回信地址。7. 各飯店的房價。8. 稅金明細。

16、9. 飯店的地理位置圖。會議方案篇 4 一、會議主題：xx 公司年終總結大會二、會議時間：12月 31 日下午 14點 00分至 21 點 30分會議時間：14:0017:30晚宴時間：18:0021:30三、會議地點：西國貿酒店一層多功能宴會廳四、會議參會人員：公司全體員工（41 人 ）五、會議流程與安排本次年會的流程與安排包括以下兩部分：（ 一 ）年終大會議程安排13:50 全體參會員工提前到達指定會堂，按指定排座就位，等待員工大會開始;14:00 15:30 大會進行第一項，各部門及各項目負責人上臺分別做年終述職報告。15:30 15:45 大會進行第二項，由行政人事部負責人上臺宣讀公司

17、各部門及項目主要負責人人事任命決定書。15:45 16:00 大會進行第三項，副總經理宣讀優秀員工獲得者名單; 優秀員工上臺領獎，總經理為優秀員工頒發榮譽證書及獎金; 優秀員工與總經理合影留念; 優秀員工代表發表獲獎感言。16:00 17:30 大會進行第四項，總經理做總結性發言。17:30 大會結束，員工散會休息，酒店布置晚宴會場（ 二 ）晚宴安排18:00 晚宴正式開始，晚宴主持人引導大家共同舉杯，祝福大家新年快樂，祝愿公司的明天更加美好。（ 背景音樂 ）18:00 19:00 用餐時段：公司領導及員工到各桌敬酒，同事間交流溝通，拉近彼此距離。19:00 21： 00 娛樂時段：文藝節目（

18、2 3個節目 ）游戲 1： 坐氣球比賽，用具： 3 把椅子、 各裝 20支氣球的3個箱子 ;游戲規則：2 人一組，共3 組，一個人遞球，一個人坐球，限定時間為 3分鐘， 3分鐘后， 箱子內省的球最少的勝出; 文藝節目 （2 3 個節目 ）;游戲2：搶凳子; 用具： 5 把椅子，圍成一圈; 游戲規則：將椅子圍成一圈，響音樂，6 個人轉圈圍著椅子走，音樂停，6 個人搶坐，沒有搶著的輸; 文藝節目 （2 3個節目 ）游戲3：筷子運鑰匙鏈; 用具： 12 支筷子、 2 個鑰匙鏈 ; 游戲規則：6 個人一組，分為兩組，每個人嘴里叼一只筷子，將鑰匙鏈掛在第一個人的筷子上，第一個人將鑰匙鏈傳給第二個人，必須用筷子傳，不能用手，哪個組最先將筷子傳到最后一個人的筷子上，為贏。游戲4：呼啦圈傳區別針; 用具：呼啦圈3 個、曲別針18 個 ; 游戲規則： 3 個人，每人一個呼啦圈，手里6 個曲別針，每個人在轉呼啦圈的同時，要將手里的6 個曲別針連在一起，誰先將 6 個曲別針連在一起，誰就勝出;游戲5：踩氣球; 用具： 100 個氣球游戲規則：分為兩組，一組5 個人，每個人球上綁10 個