1、人事行政部文員作業指導書 版本/修改狀態：a/0第一章 職位說明書第一節 崗位職責職位名稱：人事行政部文員 直接隸屬：人事行政部經理直接下屬：無協調部門：采購部、生產部、品控部、儲運部、財務部崗位描述：在人事行政部經理的領導下，負責人事行政部的文書管理工作；負責文件的打字、復印、下發，報刊（郵件）的收發工作；負責文件、檔案等有關資料的保管與存檔工作。崗位職責：一、 負責文件材料的打字、校對工作。二、 負責集團及分公司下發文件、資料的存檔、借閱、歸檔的管理工作。三、 負責分公司報刊、信件、電子郵件及傳真的接收和發送工作。四、 負責人事行政部人員的日常考核管理及月末考核上報工作。五、 負責集團董事

2、長、副董事長手機話費查詢及續繳工作，確保手機不停機，并每月向財務報表。六、 負責分公司文件資料的復印、登記管理工作。七、 負責分公司文件的下發工作。八、 負責分公司圖書借閱的管理工作。九、 負責對人事行政部復印機、傳真機、電腦的清潔管理工作。第二節 主要權力一、 有對人事行政部文件、圖書、資料、檔案及各類的物品的保管權。二、 對接收到的傳真件、報刊、郵件有及時下發權。第二章 常規工作內容第一節 常規工作一、日工作待辦單1、待辦單要放在辦公桌上的明顯位置，便于提醒自己。2、隨時記錄待辦事項，經常查看待辦事項，排列好各事項工作順序，一個工作日的工作完成后，要認真進行總結，并制定次日工作計劃，填寫待

3、辦單。上一個工作日的待辦事項未完成，應謄寫到次日待辦單上。3、將當日工作項目記錄，做出總結。二、周部務會議1、每周一參加由采購部經理召集采購部全體人員參加的部務會議，并做會議記錄。2、對一周內的工作向部門經理做出匯報。3、做好會議記錄，存檔備查。4、建立簽到簿。三、考勤管理1、對人行部全體員工的出勤情況進行記錄，員工病事假應履行公司規定的手續。2、每月月末，將考勤表交本部門經理簽字后，分公司總經理簽字后，送財務部成本會計處。3、協助部門經理對駐分公司各部門出勤情況及月末考勤核對。四、月工作總結1、月30日16：00時前做出個人工作總結。2、對分公司各部門、各級管理人員的月工作總結進行收集整理后

4、，上報分公司總經理。 3、工作總結應按公司規定的模式書寫，內容真實全面、不漏項。五、司刊稿件1、每月15日16：00時前，收集各部門向分公司人事行政部提供司刊稿件。2、要求所提供的稿件內容具有知識性、趣味性、 娛樂性，要有真情實感，不應隨意摘抄，應付了事。3、將摘選后的稿件傳至集團總經辦。第二節 衛生檢查 隨時與人事行政部經理一同對分公司各部門的室內、外及個人衛生進行檢查。一、對分公司各部門的室內衛生進行檢查，主要內容包括：1、 門、門把手、窗戶、文件柜頂部、墻壁等有無灰塵及霉點。2、 物品擺放合理，無雜亂感。3、 地面衛生清潔無雜物。4、 檢查各部門養花是否符合公司規定。5、 檢查室內防蠅設

5、施，是否存在蚊蠅進入辦公室及車間的隱患。二、對各部門分擔區衛生進行檢查，主要內容包括：1、 室外分擔區地面無雜物、紙屑、廢棄的塑料袋及包裝物。2、 檢查各部門是否將垃圾倒到指定地點，有無隨處亂倒現象。3、 冬季地面有無積雪，以雪為令，隨時組織各部門進行清雪勞動。三、個人衛生的檢查，主要內容包括：1、檢查是否存在披長發、染指甲、染頭發、佩戴飾品等現象。2、工作期間的妝束應符合公司規定，大方得體，不化濃妝，不穿奇裝異服。第三節 文件的打字、復印、下發一、打字1、需打字部門將文件送達人事行政部時，應審核需打字稿件上是否有該部門主管領導的簽字。2、檢查該稿件是否符合公司規定的打字要求，如工藝配方、工藝

6、標準、新產品研發等絕密資料不允許打字。3、如需打印稿件符合公司打字要求，由人事行政部經理在稿件簽字，并注明緊急程度、統籌安排后交由人事行政部文員進行打字。4、 將打字完畢后的稿件由人事行政部文員將稿件交起草人校對無誤后，簽字確認；如打字出現錯誤，人事行政部文員負責改正，直到完全正確。二、復印1、 嚴格執行公司復印機使用規定。2、 復印申請部門應在復印登記表上注明復印時間、資料名稱、用途、密級、紙型、復印數量、廢紙數等內容，由復印申請人在經辦人欄中簽字，交本部門經理簽字確認，經人事行政部經理審核后可進行資料的復印。3、原則上資料復印數量超過10份以上的及大批量的經常使用的消耗性報表，應打印臘紙油

7、印或送印刷廠進行批量印刷。4、公司絕密資料的復印應由復印申請人，在復印機旁留守，直到復印完畢，絕密資料復印時的廢紙應由復印申請人收回，廢紙數記入該部門消耗。三、文件的下發1、文件下發前應由文件起草部門填寫文件簽閱單，由該部門主管領導簽批后，送至人事行政部，由人事行政部組織文件所涉及的部門領導進行文件會簽。2、文件會簽完畢后，如無異議由人事行政部經理根據文件簽閱單上注明的發放范圍，由人事行政部文員在文件下發登記表上注明文件名稱、文件編號、密級、將文件按發放范圍發送到各部門，由各部門接收人員簽收。3、 人事行政部經理定期對各部門文件的歸檔情況進行檢查。4、 對于公司有關文件精神，向各部門文件精神的

8、傳達與落實情況。5、 對于應按公司要求，學習、討論的文件，人事行政部經理應做好對各部門學習、討論、記錄情況的檢查工作。第四節 報刊（郵件）、傳真的收發一、報刊（郵件）的收發1、人事行政部門衛在接收到報刊及郵件后，交人事行政部文員。2、人事行政部文員對報刊、郵件在報刊、郵件收發登記表上進行登記，注明收發日期、名稱、接收部門、接收人等內容。3、人事行政部文員持報刊、郵件收發登記表，將報刊、郵件送達接收部門，由領取人簽字。二、傳真的收發1、接收傳真（1）人事行政部文員在接收到傳真后，應進行妥善保管。（2）接收到的傳真件在傳真接收登記表上進行登記，并注明傳真接收時間、傳真名稱（內容）、密級、頁數等內容

9、。（3）由人事行政部文員持傳真接收登記表與傳真件送達接收部門，由接收人簽字。2、發傳真（1）各部門到人事行政部發傳真時，必須在傳真發出登記表上登記，注明發出時間、對方單位傳真號、接收單位、接收人、傳真名稱（內容），密級、頁數、發出人簽字、發出部門主管領導簽字。如是國際傳真需經分公司總經理簽字同意。（2）人事行政部文員在審核傳真發出登記表上內容準確無誤后，方可發出傳真。第五節 各部門物品的領用一、礦泉水、傳呼機電池、一次性紙杯、信封、軟盤等物品均由人事行政部文員負責保管。二、各部門在申請領用礦泉水、傳呼機電池、一次性紙杯、信封、軟盤等物品時，應由申請部門在物品領用登記表上注明領用日期、品名、用途

10、、領用部門等內容，并由領用人及其主管領導簽字。三、人事行政部經理對物品領用表審核無誤后簽字，方可由人事行政部文員給付。第六節 圖書管理一、圖書的購買1、由申請人提出購書申請，并在圖書購置申請書上注明申請部門、經辦人、需購置書目名稱、價格等內容，由部門主管領導簽字后，交人事行政部審核，經總經辦主任或分公司總經理簽批后，方可購買。2、圖書的購置必須符合公司規定，不得購置與工作無關的圖書。3、圖書購回后，憑購書發票，到人事行政部對所購圖書辦理登記手續。4、人事行政部經理經對所購圖書進行審核后，在購書發票上簽字確認。5、對購書發票審核時，應仔細核實購書價格是否打折。6、對于所購圖書，經人事行政部經理審

11、核無誤后，交人事行政部文員在現存圖書情況明細表上登記、對圖書進行編號并加蓋“希波圖書專用章”后存檔。二、圖書的借閱與歸還1、由圖書借閱人到人事行政部在借（還）圖書登記表上填寫借閱圖書名稱、數量、規定期限、借閱日期、歸還日期、借閱人。2、填寫完畢后，由人事行政部經理簽字批準。3、圖書在借閱過程中，由人事行政部文員進行催要，并根據催要結果做好圖書催要記錄。4、圖書逾期不還者，由人事行政部文員進行催要，要求其按規定借閱時間歸還，如需繼續借閱，應重新辦理圖書借閱手續，直到歸還為止。5、圖書在歸還時，人事行政部文員應仔細檢查圖書是否出現缺頁、損壞，并估算出折舊程度與實際價值。6、員工在辦理離職手續時，由

12、人事行政部文員對其圖書的借閱情況進行檢查，如有借閱未歸還圖書，應立即催要，圖書歸還后，檢查無誤后，再在其離職（任）申請書上簽字。第七節 印信管理一、印章管理1、由用印申請人（部門）填寫用印申請單，注明申請人、職務、所在部門、用印名稱，材料名稱、材料來源、加印份數、用途等內容。2、用印申請單經部門主管、人事行政部經理、分公司總經理簽字后，交人事行政部文員后，方可用印。3、如急于辦理公務，而有關領導不在公司內，可經電話請示領導，經人事行政部文員核實后方可用印。領導回公司后，由用印申請人找領導補簽。4、每月月末，由人事行政部文員將全月用印申請單將訂成冊，編號后存檔備查。二、介紹信管理1、一般性介紹信

13、的開具，應由人事行政部文員填寫，同時要求介紹信的存根與正文保持一致，并在中縫及正文右下角壓字蓋章。2、一般性介紹信由經辦人簽字后，交人事行政部經理審核簽批。3、如有特殊情況，需出具空白介紹信，則應由經辦人、人事行政部、分公司總經理簽字，并由人事行政部經理請示集團董事長批準。第八節 電話費指標的考核與通訊費用的查詢一、各部門電話費用指標的考核1、 根據電信局提供的通話記錄，確定各部門全月電話費用。2、 照公司核定的電話費用指標，對各部門全月實際電話費用進行考核。3、 將電話費用的考核結果于每月1日前，上報分公司財務部。二、手機費用的查詢1、由人事行政部文員打電話或去通訊公司進行公司董事長、副董事

14、長手機費用的查詢。2、人事行政部經理根據文員查詢手機費的結果（如果董事長手機費用余額低于1000元、副董事長手機費用余額低于500元時），立即安排人事行政部文員通過電話續繳手機費，確保董事長、副董事長手機不停機。3、交納話費應有記載，以便及時掌握通訊費用。三、傳呼機費用的管理1、對于因工作需要由公司繳付傳呼機費用的員工，在繳費后，應將繳費收據交人事行政部經理簽字方可報銷。2、人事行政部經理安排文員對傳呼機繳費情況進行登記，注明繳費時間、使用期限、繳費金額、下次繳費時間等事項，存檔備查。3、當傳呼使用人再次繳費報銷時應由人事行政部根據上次繳費的登記情況審核后，予以簽字報銷。第九節 文件、檔案（資料）的管理一、文件的管理1、對于集團及分公司下發的文件，應由人事行政部文員，按照文件發放時間的先后順序統一編號，滿一個月后，編制文件目錄，將全月文件裝訂成冊。