1、(完整版)公司文件檔案管理制度公司人事檔案及技術(shù)檔案管理制度 總則：為確保公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借閱、統(tǒng)計(jì)、銷毀等工作，維護(hù)檔案的完整和安全，特制定本制度。 適用范圍：適用于公司各種文件、記錄、檔案資料的管理。 一. 文件的收集 公司必需收集文件的范圍：凡是公司在工作中形成或使用的、辦理完畢、具有查考利用價(jià)值的文件、各種記錄、出版物以及各種圖表薄冊、照片等都要齊全完整地收集，具體內(nèi)容包括：1上級機(jī)關(guān)召開的必需要落實(shí)執(zhí)行的會(huì)議的主要文件材料及上級機(jī)關(guān)頒發(fā)的要求公司執(zhí)行的文件；主要收集部門：行政部 2上級領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查公司工作時(shí)的重要指示、講話、題詞、照片和有特別儲(chǔ)存

2、價(jià)值的錄音、錄像等材料；主要收集部門：行政部 3公司經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中與外單位的來往信件、合同、協(xié)議。主要收集部門：行政部4會(huì)議文件，包括本公司重要會(huì)議形成的文件、紀(jì)要、決定等；主要收集部門：行政部5公司制訂的計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)、預(yù)算、決算及工作總結(jié)；主要收集部門：行政部 6. 公司的請示與上級批復(fù)文件主要收集部門：行政部 7公司各職能部門在工作中形成的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告；主要收集部門：行政部8公司的統(tǒng)計(jì)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)分析材料包括計(jì)算機(jī)電子盤片等、財(cái)務(wù)報(bào)表、憑證、帳簿、審計(jì)等文件材料；主要收集部門：財(cái)務(wù)部 9公司內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)在工作中形成的重要文件材料； 10公司領(lǐng)導(dǎo)在公務(wù)活動(dòng)中形成的重要信件、 記錄；以及公司對

3、外交流的文件、協(xié)議、報(bào)告等；主要收集部門：行政部 11公司基本建設(shè)工程施工完工、購置大中型設(shè)備的文件材料，公司直接管理的科研、建設(shè)項(xiàng)目的科技文件材料；主要收集部門：財(cái)務(wù)部、行政部 12公司成立、合并、撤銷、更改名稱、啟用印信及其組織機(jī)構(gòu)、人員編制等文件材料；主要收集部門：行政部 13公司的歷史變革、大事記、年鑒、反映公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、聲像材料、榮譽(yù)獎(jiǎng)勵(lì)證書、有紀(jì)念意義和憑證性的實(shí)物和展覽照片、錄音、錄像等文件材料；主要收集部門：行政部 14公司制定的章程、制度等文件材料；主要收集部門：行政部 15公司干部任免包括備案、調(diào)配、培訓(xùn)、專業(yè)技術(shù)職務(wù)評定、聘任、員工名冊、報(bào)表以及職工的選用轉(zhuǎn)正、定級

4、、調(diào)資、解雇職等工作及干部獎(jiǎng)懲等文件材料；主要收集部門：行政部 16公司員工檔案轉(zhuǎn)移的介紹信及存根；主要收集部門：人力資源及行政部 17公司財(cái)產(chǎn)、物資、檔案等的交接憑證、清冊；主要收集部門：財(cái)務(wù)部、行政部18公司重大活動(dòng)中形成的請示、報(bào)告、計(jì)劃、視察總結(jié)、重要簡報(bào)、會(huì)議紀(jì)要、記錄聲像材料、有參照價(jià)值的資料、互贈(zèng)禮品清單、工作來往文件等；主要收集部門：行政部20公司營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證等重要文件主要收集部門：人力資源及行政部 21.各項(xiàng)目完成后專業(yè)圖文的最終版本電子版，最終定稿版硫酸圖、總院圖審批復(fù)稿件。主要收集部門：曬圖室。 二立卷歸檔 文件立卷應(yīng)依據(jù)其互相聯(lián)系、儲(chǔ)存價(jià)值分類整理立卷，確保檔案

5、的齊全、完整，能反映公司的主要狀況，以便于保管和利用。 1.1 各專業(yè)都要建立健全個(gè)專業(yè)的文件、圖書等材料，由各部專業(yè)集中統(tǒng)一保管。 1.2歸檔的文件材料必需按年度立卷，業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù)，編制文件材料的編號(hào)類別。 1.3文件承辦人員應(yīng)及時(shí)將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理后歸檔。 1.8卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同狀況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn)，應(yīng)堅(jiān)持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。 三檔案保管 1檔案必需入框上架，科學(xué)排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。

6、2膠片、照片、磁帶要專柜密封保管，膠片和照片、母片和拷貝要分別存放。 3底圖入庫要認(rèn)真檢查，平放或卷放。 4庫藏檔案要定期核對，做到帳物相符。發(fā)現(xiàn)破損變質(zhì)及時(shí)修補(bǔ)或復(fù)制。 四檔案借閱 1借閱檔案必需當(dāng)面查點(diǎn)清楚，并辦理借閱手續(xù)。借閱的案卷要注意愛護(hù)，不得丟失、損壞、涂改，要如期歸還。 2借出的檔案要注意保密，不得將檔案帶入宿舍或公共場所，不得讓無關(guān)人員翻閱。 3借閱時(shí)間最長不得超過一個(gè)月，卻因工作必需要到期不能歸還者，要說明狀況，辦理續(xù)借手續(xù)。 4歸還檔案時(shí)，由檔案管理人員當(dāng)面查點(diǎn)清楚，并在借閱登記簿上及時(shí)注銷。 5凡必需借閱、抄錄絕密級重要數(shù)據(jù)資料，必需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，否則一律不準(zhǔn)借閱、抄錄、復(fù)印。 6底圖一般不予外借。 五檔案銷毀 經(jīng)確定必需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及有