1、國際會(huì)議策劃流程工作實(shí)施1. 準(zhǔn)備工作收集相關(guān)信息和資料。調(diào)研已經(jīng)成功舉辦過的國際會(huì)議。2. 工作步驟第一步 啟動(dòng)舉辦國際會(huì)議的初期策劃方案。第二步 選擇和確定舉辦國際會(huì)議的各個(gè)機(jī)構(gòu)。 這些機(jī)構(gòu)次要有主辦單位、支持單位和承辦單位。第三步 研究并初步確定國際會(huì)議專業(yè)內(nèi)容。 第一，明確此次國際會(huì)議對(duì)我國科學(xué)技術(shù)發(fā)展和國民經(jīng)濟(jì)建設(shè)的促進(jìn)意義。 第二，確定國際會(huì)議的大會(huì)議題。 第三，確定國際會(huì)議各個(gè)分組會(huì)議的專題。第四步 確定國際會(huì)議的其他有關(guān)問題。 第一，確定該次國際會(huì)議中文和英文名稱。 第二，確定國際會(huì)議的舉辦時(shí)間。第三，選擇會(huì)議舉辦城市。第五步 規(guī)劃會(huì)議預(yù)算。第一，猜測(cè)會(huì)議的規(guī)模。 第二，編制會(huì)

2、議預(yù)算。第六步 研究決定是否舉辦會(huì)議附設(shè)展覽。第七步 上述問題安排妥當(dāng)后，開始辦理審批手續(xù)。3. 特別提示我國機(jī)構(gòu)發(fā)起的國際會(huì)議通常規(guī)模都不會(huì)很大，注意會(huì)議的預(yù)算是否能平衡。 我國有些機(jī)構(gòu)在專業(yè)領(lǐng)域權(quán)威性不高，因此策劃的國際會(huì)議有時(shí)甚至不能成功舉辦由于不能收取很高的注冊(cè)費(fèi)，我國機(jī)構(gòu)發(fā)起的國際會(huì)議通常需要尋求企業(yè)贊助。 三、專業(yè)知識(shí)我國的會(huì)議組織者發(fā)起一個(gè)國際會(huì)議，從最初的策劃到會(huì)議召開，最短也需要兩年 的籌備時(shí)間。當(dāng)確定舉辦某個(gè)國際會(huì)議后，會(huì)議的組織者應(yīng)在全國范圍內(nèi)召集該學(xué) 科領(lǐng)域里的所有次要機(jī)構(gòu)中的次要學(xué)科帶頭人舉行小型的協(xié)商會(huì)議，參加人員一定 要有廣泛的代表性。經(jīng)與會(huì)的全體人員停止充分協(xié)商

3、和討論后，確定下列有關(guān)會(huì)議 的次要內(nèi)容：1. 確定會(huì)議的主辦單位，支持單位和承辦單位(1) 會(huì)議的主辦單位會(huì)議組織者應(yīng)是會(huì)議的主辦單位，應(yīng)該是具有法人資格的單位，能夠制定會(huì)議的舉 辦方案或計(jì)劃，能夠負(fù)責(zé)組織會(huì)議實(shí)施和財(cái)務(wù)管理等重要工作，能夠承擔(dān)舉辦方案 或計(jì)劃，能夠承擔(dān)舉辦國際會(huì)議中的民事責(zé)任。會(huì)議可以同時(shí)有幾個(gè)主辦單位，要明確各個(gè)主辦單位在舉辦國際會(huì)議時(shí)所承擔(dān)的義 務(wù)和享受的權(quán)力，并有書面的材料備案。會(huì)議確定的主辦單位，應(yīng)實(shí)際負(fù)責(zé)今后該 國際會(huì)議的組織和管理工作。(2) 會(huì)議的支持單位為提高會(huì)議的權(quán)威性，在我國舉辦國際會(huì)議時(shí)，會(huì)議組織者經(jīng)常將我國的許多政府 部門列在會(huì)議的通知書上，作為會(huì)議的

4、支持單位。例如，醫(yī)學(xué)方面的會(huì)議將衛(wèi)生部 列為支持單位，通信方面的會(huì)議將信息產(chǎn)業(yè)部列為支持單位。目前，我國有關(guān)制度 規(guī)定，會(huì)議組織者要將任何部門列為會(huì)議的支持單位，必須得到這些部門的書面同 意，如果事先會(huì)議組織者不向這些政府主管部門請(qǐng)示并得到批準(zhǔn)，是不允許私自將 這些機(jī)構(gòu)列出的。(3) 國外的支持單位 會(huì)議組織者有時(shí)為提高會(huì)議的國際影響，會(huì)邀請(qǐng)一些國際組織和國外機(jī)構(gòu)作為會(huì)議 的主辦單位或支持單位，事先也要征得對(duì)方的同意，并與這些國外機(jī)構(gòu)簽訂合同， 規(guī)定對(duì)方承擔(dān)的義務(wù)和享受的權(quán)力，特別要明確對(duì)方的經(jīng)濟(jì)利益。(4) 會(huì)議的承辦單位會(huì)議組織者應(yīng)選擇有能力和有經(jīng)驗(yàn)的機(jī)構(gòu)作為會(huì)議的承辦單位，確保會(huì)議的成功

5、。 主辦單位和承辦單位之間要有書面委托合同，規(guī)定所委托的項(xiàng)目和所支付的費(fèi)用。2. 確定會(huì)議的專業(yè)內(nèi)容 會(huì)議組織者應(yīng)該選擇我國獨(dú)有的學(xué)科領(lǐng)域舉辦國際會(huì)議。如針灸、中醫(yī)中藥以及古 陶瓷等學(xué)科領(lǐng)域；或者是我國的科技水平處于世界領(lǐng)先地位的某些學(xué)科領(lǐng)域，如生 化和航天等學(xué)科。在這些領(lǐng)域中舉辦國際會(huì)議，便于吸引國外代表來我國參加會(huì)議， 會(huì)議容易取得成功。(1) 會(huì)議的大會(huì)主題和次要分組會(huì)議的專業(yè)議題 國際會(huì)議的大會(huì)議題應(yīng)該次要圍繞本學(xué)科領(lǐng)域中國際上最新的科研成果和未來發(fā)展 趨勢(shì)，這是世界上所有學(xué)者最關(guān)心的問題，容易引起他們的興趣而前來參加會(huì)議。 分組會(huì)議的專題應(yīng)能涵蓋該學(xué)科領(lǐng)域中的次要課題，范圍應(yīng)該廣泛。

6、例如，以基礎(chǔ) 理論為次要內(nèi)容的醫(yī)學(xué)國際會(huì)議可以適當(dāng)添加臨床方面的內(nèi)容，這樣做的結(jié)果既有 助于理論聯(lián)系實(shí)際，也有助于吸引臨床方面的醫(yī)務(wù)工作者參加會(huì)議。(2) 明確該會(huì)議對(duì)我國科學(xué)技術(shù)發(fā)展和國民經(jīng)濟(jì)建設(shè)的促進(jìn)意義 一個(gè)策劃成功的國際會(huì)議的專業(yè)內(nèi)容，必將會(huì)對(duì)我國的科學(xué)技術(shù)發(fā)展和國民經(jīng)濟(jì)建 設(shè)產(chǎn)生極大的促進(jìn)作用，因此在初期確定會(huì)議專業(yè)內(nèi)容時(shí)就應(yīng)該本著這個(gè)原則停止 安排，避免所舉辦的國際會(huì)議只是泛泛地空談，從理論到理論，而不能解決任何實(shí) 際問題。3. 確定會(huì)議的中文和英文名稱(1) 國際會(huì)議名稱應(yīng)與會(huì)議的內(nèi)容相符 國際會(huì)議的名稱應(yīng)該與會(huì)議的內(nèi)容相符，使人一目了然地了解會(huì)議所涉及的學(xué)科領(lǐng) 域。有些會(huì)議為了

7、能夠吸引更多交叉學(xué)科和相關(guān)學(xué)科的人員參加，會(huì)議名稱涵蓋的 學(xué)科范圍可以適當(dāng)放寬一些。例如， 2001年 9月中國抗癌協(xié)會(huì)在北京舉辦的亞太地 區(qū)腫瘤生物學(xué)會(huì)議，原會(huì)議名稱為亞太地區(qū)腫瘤標(biāo)志會(huì)議。于是，會(huì)議組織者就將 會(huì)議名稱由腫瘤標(biāo)志更改為腫瘤生物學(xué)，使許多相關(guān)學(xué)科的人員也都有興趣前來參 加會(huì)議，會(huì)議的規(guī)模超過預(yù)期，收到了很好的效果。(2) 不允許冠以 “中國”或“中華 ”等稱謂的會(huì)議名稱 有些國際會(huì)議的組織者實(shí)際上只是某地區(qū)或某部門的一個(gè)機(jī)構(gòu)，不是全國性機(jī)構(gòu)也 不能代表中國的最高學(xué)術(shù)水平，但為了加大聲勢(shì)，提高會(huì)議檔次，給自已舉辦的國際會(huì)議冠以 中國國際X大會(huì)”或中華X大會(huì)”勺名稱。許多國內(nèi)和國

8、外代表慕名而來，卻達(dá)不到交流和學(xué)習(xí)的目的，有損我國的對(duì)外形象。因此，我國有關(guān)部門規(guī)定， 今后的國際會(huì)議不再允許冠以中國”中華”的稱呼。如不得使用 中國國際X會(huì)議勺名稱。(3) 不允許冠以 “全球華人 ”或“華人”等稱謂的會(huì)議名稱有些國際會(huì)議冠以 全球華人X大會(huì)”華人X會(huì)議”等稱謂，這與開展國際正常交流 所遵循的 ICSU 的原則，即 “國際科學(xué)活動(dòng)中倡導(dǎo)、制定和實(shí)行科學(xué)普遍性原則，即 各國科學(xué)家不論其國籍、宗教、信仰、政治主張、種族、膚色、語言、年齡和性別， 都有結(jié)交和表達(dá)的自由，獲取信息和資料的自由，交流和行動(dòng)的自由，不得有任何 歧視”是相違背的，在我國舉辦的會(huì)議不允許冠以此類名稱。4. 確

9、定會(huì)議的舉辦時(shí)間 由于我國機(jī)構(gòu)發(fā)起的國際會(huì)議在確定會(huì)議的時(shí)間和會(huì)期時(shí)不用與國際組織協(xié)商，所 以選擇的余地會(huì)大一點(diǎn)，但在選擇會(huì)議舉辦時(shí)間要注意以下幾點(diǎn)：(1) 避免與國內(nèi)和國外同類型的大型國際會(huì)議銜接過緊 當(dāng)今世界已經(jīng)進(jìn)入信息時(shí)代，國際交流空前活躍，同一學(xué)科領(lǐng)域內(nèi)，每年在不同的 國家舉辦相同題目的國際會(huì)議是經(jīng)常發(fā)生的，每一位專家都要選擇他們最感興趣的 會(huì)議參加，特別是國際組織舉辦的系列性會(huì)議，更是他們參加會(huì)議的首選。因此， 會(huì)議組織者在確定國際會(huì)議舉辦時(shí)間時(shí)，一定要避免與國際同類型的大型會(huì)議銜接 過緊，否則將會(huì)使來我國參加會(huì)議的國外代表銳減。例如，中國畜牧獸醫(yī)學(xué)會(huì)在 1997 年年初開始籌備 1

10、998年 8月在北京舉辦國際養(yǎng)豬大會(huì)，國外代表報(bào)名的情況非常不 理想但又不知是何原因，直到1998年 6月突然收到一個(gè)稱為國際豬獸醫(yī)學(xué)會(huì)的信函， 才了解到該機(jī)構(gòu)主辦的第 18屆國際豬獸醫(yī)大會(huì)也在 1998年 8月舉行，會(huì)期比我們 的會(huì)議早 7 天，世界上大多數(shù)專家到倫敦參加大會(huì)，會(huì)議代表幾千人，而前來參加 我國會(huì)議的國外代表卻只有 30多人，致使會(huì)議未能取得預(yù)期效果。(2) 會(huì)議盡量放在暑期舉辦 由于來我國參加會(huì)議的代表很多是來自于國內(nèi)和國外大學(xué)的老師和學(xué)生，為方便他 們參加會(huì)議，國際會(huì)議的會(huì)期應(yīng)盡量選擇在大學(xué)暑假期間，即每年的 7， 8兩個(gè)月。(3) 會(huì)議盡量避開旅游高峰期和節(jié)假日參加國際會(huì)

11、議的代表經(jīng)常利用會(huì)議的空閑時(shí)間到旅游景區(qū)參觀游覽，因而應(yīng)該盡量 避免將會(huì)議的舉辦安排在我國的旅游高峰期和節(jié)假日，如 “五一”和“十一 ”的長(zhǎng)假。(4) 確定的會(huì)議時(shí)間不宜輕易改動(dòng)國際會(huì)議的舉辦時(shí)間一經(jīng)確定，不宜輕易改期，否則將會(huì)使許多原來計(jì)劃前來參加 會(huì)議的代表不能參加。(5) 會(huì)期不宜過長(zhǎng)會(huì)期的長(zhǎng)短次要取決于會(huì)議征集到的論文的多少。由于我國機(jī)構(gòu)發(fā)起的國際會(huì)議的 影響力通常不會(huì)很大，征集到的國外論文也不會(huì)很多，因此會(huì)期不宜過長(zhǎng)，通常不 應(yīng)超過 3 天。5. 確定會(huì)議的舉辦城市(1)應(yīng)首先選會(huì)議組織者所在的城市國際會(huì)議的首選城市應(yīng)該是會(huì)議組織所在的城市。會(huì)議組織者對(duì)該城市的各方面條件比擬了解，便

12、于尋找最適合該國際會(huì)議舉辦的會(huì)議中心或飯店，并容易和會(huì)議場(chǎng)址機(jī)構(gòu)停止面對(duì)面的聯(lián)系和溝通。選擇會(huì)議組織者所在城市的另一個(gè)好處是能節(jié)省 一大筆差旅費(fèi)用。(2)口岸城市有利于國外代表參會(huì)會(huì)議組織者一定要選擇其他城市來舉辦國際會(huì)議時(shí)，應(yīng)首先考慮將會(huì)議安排到交通方便的城市，如北京、上海和廣州等口岸城市，這些城市和世界上很多大城市之間都有直通的航班，便于代表安排國際旅行。口岸城市的另一個(gè)好處是便于國外代表出入境和來自國外的會(huì)議資料和展品入關(guān)。選擇口岸城市除了具有上述優(yōu)點(diǎn)外，會(huì) 場(chǎng)、飯店和旅游等其他各方面的條件也比擬好，容易滿足國際會(huì)議的各種要求。(3) 可以考慮選擇歷史名城或旅游城市一般性國際會(huì)議的規(guī)模較

13、小，會(huì)議組織者有時(shí)將國際會(huì)議安排到我國的一些歷史名 城或旅游城市舉辦，也是一種不錯(cuò)的選擇，像西安、桂林和昆明等城市已經(jīng)舉辦了 許多國際會(huì)議，取得了不錯(cuò)的效果。安排會(huì)議時(shí)，一定要注意時(shí)間的選擇，盡量避 開旅游的高峰期。 2000年 9月，國際高分子物理會(huì)議安排在黃山舉辦，由于正值旅 游高峰，人滿為患，選用的飯店根本不能滿足會(huì)議的需要，用旅游資源吸引會(huì)議代 表的效果也就大打折扣。6猜測(cè)會(huì)議的規(guī)模會(huì)議的規(guī)模大小不同，申報(bào)的程序也不完全相同。會(huì)議組織者可根據(jù)我國在該領(lǐng)域 學(xué)術(shù)水平的高低，是否能邀請(qǐng)到國際一流的專家做大會(huì)的特邀報(bào)告，會(huì)議代表和注 冊(cè)費(fèi)和旅館費(fèi)用的多少，以及參考其他國家舉辦同類型國際會(huì)議的

14、人數(shù)等，猜測(cè)出 參加本屆國際會(huì)議的規(guī)模。實(shí)際操作時(shí)，對(duì)于來自國外的會(huì)議代表可適當(dāng)估計(jì)得少 一些。7衡量會(huì)議預(yù)算能否做到收支平衡 我國對(duì)國際會(huì)議的財(cái)務(wù)政策是要求會(huì)議經(jīng)費(fèi)次要依靠會(huì)議本身的收入，做到收支平 衡，國家財(cái)政通常不給經(jīng)費(fèi)的補(bǔ)貼。(1)立足于利用注冊(cè)費(fèi)保持國際會(huì)議的財(cái)務(wù)平衡 國際會(huì)議的預(yù)算比擬簡(jiǎn)單，因?yàn)閲H會(huì)議的收入次要來自代表交納的注冊(cè)費(fèi)，因此 只要猜測(cè)注冊(cè)費(fèi)用是否能夠涵蓋會(huì)議的全部支出，做到以會(huì)養(yǎng)會(huì)，收支平衡，略有 結(jié)余即可。(2)是否還有其他的經(jīng)費(fèi)來源 由于我國機(jī)構(gòu)發(fā)起的國際會(huì)議為了吸引更多的代表參加會(huì)議，注冊(cè)費(fèi)的標(biāo)準(zhǔn)都比擬 低，有可能單憑會(huì)議的注冊(cè)費(fèi)不能保證收支平衡。會(huì)議組織者一定要努力爭(zhēng)取獲得 其他的經(jīng)費(fèi)來源，如旅游收入和企業(yè)的贊助等。有時(shí)也可考慮舉辦一個(gè)小型的展覽 會(huì)。必須獲得政府部門資助部分經(jīng)費(fèi)的，一定要有充分的理由。8確定會(huì)議附設(shè)展覽與企業(yè)聯(lián)系密切的學(xué)科在舉辦國際會(huì)議時(shí)，會(huì)議的組織者可以考慮在會(huì)議期間舉辦 一個(gè)小型的展覽會(huì)。邀請(qǐng)一些科研水平和產(chǎn)品在本學(xué)科領(lǐng)域中處于國際領(lǐng)先