1、廈門契合展覽服務有限公司采購控制程序文件編號：QH-QP-10版 本：A/0批準審核編制 日期2005-1-20日期2005-1-15日期2005-1-10更改記錄修訂次數實施日期更改描述02005-1-20首版發行1.0 目的 建立供方評審和采購作業的控制程序，對采購過程進行控制，使采購的產品質量符合要求，確保生產的產品質量。2.0 范圍2.1 不同采購分類及職責如下：序號采購種類申請單位供應商選擇采購實施驗收（保管）工程設備工程部財務經理、工程經理財務部倉管辦公設備行政部財務經理、行政經理行政部前臺工程物質(展具類)工程部財務經理、工程經理財務部工程人員工程物質(布料印刷噴繪類)客服部財務

2、經理、客服經理財務部行政部項目經理辦公用品行政部財務經理、行政經理行政部前臺工程外協客服部財務經理、工程經理財務部項目經理工程人員運輸外協工程部財務經理、行政經理行政部項目經理印刷外協客服部財務經理、項目經理財務部項目經理2.2物品分類表類別具體分類類別具體分類辦公設備電腦設備及配件辦公用品光盤、墨盒投影儀打印紙、復印紙、相紙掃瞄儀文具用品傳真機工程物質(展具類)桁架、展架打印機展示桌椅復印機燈具類刻錄機資料架數碼相機型材攝影機易拉寶工程設備對講機展板升降機旗桿叉車工程物質(布料印刷類)彈力布電視、音響絨布噴繪3.0 定義（無）4.0 流程圖4.1 供方評審流程圖工作流程責任部門/者使用表單相

3、關說明供方尋訪調查評審列入合格供方名單質量監控采購人員供方調查表工程部、行政部、財務部供方評審表根據采購分類選擇評審方法采購人員合格供方名單經總經理批準列入合格供方名單工程部、行政部、財務部驗收記錄、供方評估表等采購人員每月統計、評估4.2 采購流程圖工作流程責任部門/者使用表單相關說明預采購物品采購采購產品驗證記錄保存和歸檔各部門物品采購申請單使用部門提出需求，經財務審核副總經理批準采購人員采購合同、協議、采購單經副總經理簽字工程部、行政部物品驗收記錄、供方業績調查表按采購驗收規程進行采購人員有關記錄交行政部建檔5.要求5.1 供應商評審5.1.1對供應商的評審內容：A、供應商的基本資格要求

4、，需具備營業執照，必要時要有產品生產許可證或產品質量、安全認證。B、供應商的質量保證能力（即質量體系的完善程度）；樣品得到認可、小批試用及批量生產使用質量穩定且能滿足要求；C、 生產能力（能提供公司所要求的產品，包括：規格、型號、數量、交期等）；D、 供應商供應的產品價格合理，付款方式適宜，供貨及時；E、 供應商的售后服務配合良好，對存在問題處理及時妥當，改進能力較好；5.1.2 對于符合下列情況之一者可免于評審：A、獨家生產（代理）的；B、顧客指定的（但要出示相應的證明材料）；C、配合一年以上，產品質量、服務良好、價格合理，經副經理批準后可直接列入公司合格供應商名單。5.1.3對于經銷商的供

5、應商無法進行產品生產場商的評審時，應對采購產品的質量、品牌、型號（規格）、出產地等進行明確的規定。5.1.4 對國家法定計量檢定部門（如計量所等），各航空公司、火車站、長途汽車、郵政等提供運輸服務的供應商，可免于評審。5.1.5 對于零星采購的供應商可免于評審，但必須加嚴檢驗或驗證。5.2 供應商審核程序5.2.1收集新供應商資料：A、收集資料方法可以是查詢、問卷、實地到訪、公司名冊、商業登記、業績報告或委托驗證等； B、尋求供應商采購之前，提供供方調查表作為采購的基本資料及質量體系保證依據。5.2.2 各相關部門評審調查情況，填寫供方評價表由副總經理進行批準。5.2.3 供應商最終審核結果：

6、A、可成為公司的合格供應商；B、備用供應商； C、不合格供應商。5.2.4 采購將經評審合格的供應商登錄于合格供應商名單 并呈總經理批準，報副總經理備案。5.3 供應商持續監督5.3.1 采購人員持續對供應商進行監督，以確保供貨質量，若有異常時，填寫質量異常反饋單傳送于供應商并提出糾正改善要求。5.3.2設備和物資保管人員對供應商進貨質量、供貨及時性進行考核，對于產品質量、交期、問題處理及對改善不徹底連續三個月均要求改善者，報副總經理決定此供應商是否仍成為合格供應商。5.3.3 服務的供應商則根據其服務的質量和服務提供的及時性對其進行監督。5.4 采購作業5.4.1 采購人員根據客戶訂單、客戶

7、資料、庫存情況等，并根據了解和掌握的供方情況填寫物品采購申請單，經部門主管審核，總經理批準后方可進行采購。5.4.2采購人員確保物資或服務采購符合以下條件： A、優先采用合格供應商，如合格供應商不能按時供貨，則選擇備用供應商。 B、采購訂單內容已明確表明產品的需求。5.4.3 對于零星辦公用品采購可由需求部門填寫物品采購申請單，經行政部經理批準后進行采購。5.4.4 與供應商溝通、供貨、退貨、改進、有條件錄用等，由采購人員負責落實及跟催，采購人員可尋求有關部門提供資料及協助。5.4.5 由于設計更改，計劃更改或供貨能力更改，導致已采購產品要求或需求變更，由采購人員負責與供應商溝通及落實更改項目

8、。5.4.6 物品保管人員每月編制物品采購統計表，匯總供應商供貨情況，形成供方業績評估表。5.5 采購資料5.5.1 必要時，工程部負責提供相關零部件的圖紙及技術標準，并確認圖紙及技術標準的有效性，若有其他與質量或質量體系有關的文件提供也應確認其有效性。 5.5.2 采購單應明確說明所需采購產品的名稱、規格、數量、價格、交期、交付方式、交付地點、技術要求、質量要求等內容。5.5.3行政助理每季度對以上采購過程的有關記錄進行整理歸檔。5.6 采購驗證采購的驗證按照采購驗收規程的要求進行。5.7工程外協、運輸外協和印刷外協過程的管理按外協管理規程規定進行。6.0 支持性文件6.1外協管理規程（QH-WI-XZ-01）6.2采購驗收規程（QH-WI-XZ-04）7.0 相關表單序號名 稱保存部門保存期限備注7.1物品采購申請單行政部兩年QH/QR-XZ-187.2供方調查表行政部兩年QH/QR-XZ-197.3供方評價表行政部兩年QH/QR-XZ-347.4合格供方名單行政部長期QH/QR-