金鷹國際物業GEPM 檔案管理培訓2006 5 一 概述統一編號統一分類統一管理1 檔案的分類管理處 1 創優檔案 九大方面 子公司 2 貫標檔案 ISO9001為主線 工程部 3 基建設備檔案人事部 4 勞資 人事 培訓檔案綜合部 5 文書 聲像檔案財務部 6 會計檔案 金鷹國際物業GEPM 金鷹國際物業GEPM 2 檔案編號檔號 1 GW 金物CY 創優YZ 揚州101 前1 大類后1 大類順序號01 總的順序號 2 GW GB XZ4 2 3 01 1 3 GW WS ZH 年代 或 分類號 01 13 案卷題名 基礎資料文件控制4 保管期限 短期 0 5年 長期 5 15年 永久 15年以上 5 密級 一般機密絕密6 編制日期7 檢索工具 總帳卷內文件目錄 金鷹國際物業GEPM 檔號 GE GB HZ 4 2 3 01 01 文件控制 保管期限 長期 密級 一般 編制日期 2006 5 字體 宋體字號 三號效果 加粗 字體 黑體字號 50 5效果 加粗 字體 黑體字號 18 5效果 加粗 以ISO9001為主線4 質量環境安全管理體系4 2 3文件控制4 2 4記錄控制5 管理職責5 5 3內部溝通5 6管理評審6 1資源提供6 2人力資源6 3基礎設施6 4工作環境7 1產品實現的策劃7 2與相關方有關的過程 金鷹國際物業GEPM 以ISO9001為主線7 3設計與開發7 4采購7 5運行控制7 6監視和測量裝置控制8 2 1顧客滿意8 2 2內部審核8 2 3過程的檢測和測量8 2 4產品的監視和測量8 3不合格品 事故 事件和不符合控制8 4數據分析8 5 2糾正措施8 5 3預防措施 金鷹國際物業GEPM 以示范大廈為主線基礎管理房屋管理與維修養護共用設備管理綜合要求供電系統弱電系統消防系統電梯系統給排水系統空調系統 金鷹國際物業GEPM 以示范大廈為主線供暖系統共用設施管理保安及車輛管理環境衛生管理綠化管理精神文明建設管理效益 金鷹國際物業GEPM 金鷹國際物業GEPM 二 物業管理檔案的含義物業管理檔案是指物業管理企業在其職能管理活動中形成的具有查考保存價值的各種文字 圖表 音像等各種形式的歷史記錄 金鷹國際物業GEPM 三 基本要求1 物業管理檔案管理是物業管理工作的重要組成部分 物業管理企業應對物業管理檔案實行集中統一管理 維護檔案的完整 準確 系統和安全 實現物業管理檔案的有效利用 2 物業管理企業應設立或確定相應的檔案管理機構 確定一名負責人分管檔案工作 配備適應檔案管理需要的專 兼 職檔案工作人員 配備必要的檔案裝具設備 設置符合防火 防盜 防光 防塵 防潮濕 防高溫 防有害生物等保管要求的檔案庫房 3 物業管理企業檔案管理工作的專 兼 職人員應當參加檔案專業知識培訓 并取得市檔案行政管理部門頒發的檔案管理崗位資格證書 三 基本要求4 物業管理檔案歸檔要求 1 歸檔的文件材料必須準確地反映物業管理各項工作的真實情況 符合其形成規律 保持文件材料之間有機聯系 并做到齊全完整 2 歸檔文件應做到字跡清楚 圖表清晰 簽署印章完備 以原件為主 3 歸檔文件材料整理完畢向檔案部門移交時 應辦理移交手續 金鷹國際物業GEPM 金鷹國際物業GEPM 三 基本要求5 物業管理檔案歸檔時間 1 各項管理方面的文件材料 在形成的第二年六月底之前整理歸檔 2 物業產權人 業主 檔案應隨物業產權人的變化隨時整理歸檔 3 基本建設工程方面的文件材料 開發建設單位在項目竣工驗收后30日內 應向前期物業管理企業移交 待物業管理委員會成立后 前期物業管理企業應在10日內向物業管理委員會或經物業管理委員會同意 向其招標選定的物業管理企業移交 4 設備儀器及維修等方面的文字材料 在維修任務完成后進行整理歸檔 金鷹國際物業GEPM 三 基本要求5 物業管理檔案歸檔時間 5 會計材料由財會部門保管一年后整理歸檔 6 音像材料在攝錄完畢后整理歸檔 7 物業管理委員會的文件材料 應隨工作完成情況隨時整理歸檔 金鷹國際物業GEPM 三 基本要求6 物業管理企業應從實際出發 根據本單位物業管理特點 制定具體的物業管理檔案分類方案和歸檔范圍及保管期限表 7 物業管理檔案的整理 編目 鑒定 統計工作應按照國家 省 市有關檔案標準和規定執行 8 物業管理檔案裝具應采用統一的標準檔案裝具 9 物業管理企業應積極開展檔案利用工作 編制必要的檢索工具 努力提高物業管理檔案的科學化 現代化管理水平 更好地為物業管理服務 10 物業管理企業的任何部門及個人不得私自涂改 偽造 損毀物業管理檔案 不得將物業管理檔案據為己有 對違反規定 造成損失和影響的 檔案行政管理部門將依據 檔案法 等有關規定給予相應的行政處罰 金鷹國際物業GEPM 四 物業管理文件材料歸檔范圍綜合管理形成的文件材料1 上級機關及主管部門下發的有關物業管理方面的文件材料 2 本企業及其內部職能部門在活動中形成的年度計劃 總結和有關專題報告 3 本企業形成的各項管理工作標準 4 有關本企業機構設置 更改名稱 啟用印章 人員編制 組織機構設置方面文件材料 5 有關本企業人員錄用 轉正 調資 定級 職務任免 獎懲等文件材料 金鷹國際物業GEPM 四 物業管理文件材料歸檔范圍綜合管理形成的文件材料6 本企業制定的有關工作條例 章程 管理制度等文件材料 7 有關本企業職能工作的各種匯總統計報表和統計分析資料 8 本企業有關業務工作的請示與批復文件材料 9 本企業與有關單位簽訂的各種合同 協議書等文件材料 10 有關本企業資質 工商注冊 物業收費 管理委托 小區驗收等批復 證件材料 金鷹國際物業GEPM 四 物業管理文件材料歸檔范圍綜合管理形成的文件材料11 物業管理質量體系認證 達標創優等有關文件材料 12 有關信訪 投訴及處理的經過 結果 報告 復函等文件材料 13 有關社區開展精神文明建設活動的各種公約 協議 規章 合同 計劃 組織建設以及各種便民服務活動 文化活動等材料 14 其他有關物業管理方面的具有保存及查考價值的文件材料 金鷹國際物業GEPM 四 物業管理文件材料歸檔范圍物業產權人委員會形成的文件材料1 物業產權人委員會召開會議形成的文件材料 主要包括會議籌備 選舉 換屆 變更情況 人員分工情況 會議制定頒布的各種通知 決議 決定 會議形成的各項報告 各種記錄 紀要 簡報 2 物業產權人委員會采用招投標選聘物業管理企業形成的文件材料 主要包括選聘方案 標書 標底 評標結果 中標協議書 有關合同 招標會議記錄等 3 物業產權人委員會綜合管理形成的文件材料 主要包括物業產權人委員會制定的各項規章制度 公約 章程等 金鷹國際物業GEPM 四 物業管理文件材料歸檔范圍對物業產權人進行服務管理形成的文件材料1 每戶物業產權人或使用人的家庭自然情況 2 物業產權人入住憑證及商品房銷售合同 房屋 車庫 3 物業公司與物業產權人簽訂的供暖合同 公共契約 4 房屋裝修 維修有關材料 5 物業產權人各種交費 權屬變更材料 6 與物業產權人有關的其他材料 金鷹國際物業GEPM 四 物業管理文件材料歸檔范圍物業管理區域內各種建筑物及公共場地基本建設 維修文件材料1 房屋基本建設文件材料 包括物業管理區域內各種住宅房屋 辦公房屋 商用房屋 以及為其服務的鍋爐房 水泵房 供電房 操作間 設備間等各種房屋的各種竣工圖紙和文字材料 其中文字材料部分主要有 項目批準文件 開工報告與圖紙會審變更 原材料合格證與試驗報告單 地基與隱蔽工程記錄 試件強度試驗報告與定位測量記錄 工程質量評定與竣工驗收證明等文字材料 圖紙部分主要有 小區平面規劃圖 竣工總平面圖 建筑竣工圖 結構竣工圖 上下水竣工圖 暖氣與煤氣竣工圖 通風與空調竣工圖 電氣與電梯竣工圖 動力與照明竣工圖 地下管網竣工圖 其他竣工圖 金鷹國際物業GEPM 四 物業管理文件材料歸檔范圍物業管理區域內各種建筑物及公共場地基本建設 維修文件材料2 公共場地基本建設文件材料 公共場地是指為全體物業產權人共有并為其服務的場地 包括休閑廣場 文體娛樂場所 小區道路 花園草坪 綠化場地 停車場地等 公共場地文件材料主要包括圖紙和文字說明等 3 房屋與公共場地維修文件材料 包括房屋大 中 小修 零修 急修的報告 審批材料 維修計劃 材料計劃 預算決算等材料 維修過程中的記錄材料 包括各類責任人 維修設計方案及圖紙 檢查驗收記錄 問訪記錄等 公共場地維護情況 利用情況的文字材料及圖紙 金鷹國際物業GEPM 四 物業管理文件材料歸檔范圍公用設備儀器 維修文件材料1 公用設備儀器文件材料 公用設備儀器是指為物業管理服務的各種交通設備 電器設備 機械設備 通訊設備 辦公設備 消防設備 保安設備 供暖 供水 供電設備等 公用設備儀器的文件材料主要有 設備的開箱驗收證明書 驗收單 設備儀器安裝說明書 使用說明書 產品合格證書 產品原理圖 系統線路圖 配件 備件圖冊及隨機材料 設備儀器安裝 調試和驗收形成的安裝任務書 試車記錄 安裝調試驗收單 安裝基礎竣工圖 安裝驗收移交單等材料 2 設備儀器維修文件材料 設備儀器運轉情況記錄 維修計劃 維修記錄 更換易損件圖冊 外購備件明細表 修理完工通知單 質量檢查記錄 事故報告單及處理結果材料 設備儀器改裝 報廢形成的材料 金鷹國際物業GEPM 四 物業管理文件材料歸檔范圍財會管理方面形成的文件材料財會管理文件材料是指物業管理區域內各種物業管理服務費 維修維護基金 利息 其他經營收入 劃撥等資金收入情況和使用情況的原始材料 包括各種憑證 賬簿 年度預決算報表 計劃審批 會計檔案移交 保管 銷毀清冊等材料 金鷹國際物業GEPM 四 物業管理文件材料歸檔范圍各種實物檔案1 獲得國家 省 市的表獎的各類獎杯 獎狀 獎牌 匾 錦旗 證書等實物 2 反映企業精神標識 徽章等實物 3 其他具有保存價值和紀念意義的實物 4 各級領導及知名人士的題詞 題字 貴賓簽到簿等 金鷹國際物業GEPM 四 物業管理文件材料歸檔范圍音像檔案1 反映本企業概貌的音像材料 2 反映本企業歷屆領導班子成員基本情況的音像材料 3 反映本企業重大活動及主要職能活動的音像材料 4 上級領導視察本企業及物業管理活動的音像材料 5 本企業召開各類重要會議的音像材料 金鷹國際物業GEPM 四 物業管理文件材料歸檔范圍音像檔案6 本企業開展各種社區文化活動的音像材料 7 本企業開展各種教育培訓的音像材料 8 有關突發事件和重大事故的音像材料 9 反映物業管理園區景觀的音像材料 10 本企業形成和獲得各種榮譽的實物音像材料 11 其他具有保存價值的音像材料 五 文件控制程序目的對與公司整合型管理體系有關的文件和資料進行控制 確保各有關場地使用有效版本的文件范圍適用于整合型管理體系有關的文件和資料 包括適當范圍的外來文件的控制職責3 1品質與發展部負責公司質量和環境管理體系文件的統一管理 并負責組織作業文件及整合型管理體系有關的文件的編寫 發放 更改 控制和管理 3 2各部門負責本部門作業文件的編制 對本部門管理文件及記錄等進行管理和控制 金鷹國際物業GEPM 五 文件控制程序工作程序4 1文件和資料的分類 編號及標識4 1 1文件和資料的分類如下4 1 1 1 管理手冊 和 程序文件 4 1 1 2其他第三層次文件 作業指導書 管理規定等 和第四層次文件 記錄表格 4 1 1 3專業技術性文件和有關資料 包括內部和外部文件 4 1 2為文件易于識別 清晰可辨 由品質與發展部制定 體系文件編碼規定 經管理者代表批準后執行 4 1 3文件發放時 除管理手冊在封面受控狀態一欄中加蓋藍色 受控 或 非受控 印章 其他均在有效文件的封面或首頁右上方加蓋藍色 有效版本 印章 并說明分發號后進行登記編號和簽收 金鷹國際物業GEPM 五 文件控制程序4 2文件的編寫4 2 1 管理手冊 程序文件 由管理者代表組織編寫 4 2 2品質與發展部負責組織相關部門編寫技術文件 包括各類工作標準 服務標準 采購范圍 記錄表格等 4 2 3其它各類文件由各部門自行編制 4 2 4各類文件的格式要按 體系文件編寫規定 執行 4 3文件的審批4 3 1 管理手冊 由管理者代表審核 總經理批準 程序文件 由各職能部門負責人審核 管理者代表批準 4 3 2專業技術性文件由各職能部門負責人審核 管理者代表批準 4 3 3其它文件由各部門負責人審核 總經理批準 金鷹國際物業GEPM 五 文件控制程序4 4文件的發放4 4 1受控文件和有效文件的發放由品質與發展部文件管理員按總經理或授權人批準的 有效文件一覽表 范圍發放 發放時需要填制 文件和資料發放回收登記表 4 4 2文件領用人在 文件和資料發放回收登記表 上簽名領取注有分發號領用人姓名并加蓋相應的印章的文件 每份文件都有不同的分發號 便于追溯 4 4 3需使用文件的人員未領到文件時 不得借用別人文件復印 要按4 4 2條辦理領用手續 公司內不得使用未加蓋 受控文件 或 有效文件 印章的復印件 一經發現 文件管理人員有權收回銷毀 4 4 4當文件使用損壞不能使用時 應到文件管理人員處辦理更換手續 領用新文件 分發號沿用原文件分發號 文件管理人員應將破損文件收回銷毀 4 4 5使用人將文件丟失應按4 4 2條辦理補領手續 但必須說明丟失原因 必要時做出檢討 需授權人批準后文件管理人員發放新文件 但此時應給新的分發號 并注明丟失文件的分發號作廢 4 4 6提供給認證機構的文件 按 受控 文件處理 金鷹國際物業GEPM 五 文件控制程序4 5文件管理4 5 1文件經擬定審核批準后 交文件管理人員填寫 有效文件一覽表 4 5 2需臨時借閱文件者 需填寫 文件 資料 領用 借閱 復印審批單 存檔文件一律不外借 防止丟失損壞 4 5 3文件管理人員在每次內部質量審核前 要全面檢查文件的有效性 發現問題及時處理 4 5 4對發放到公司外部的文件 為非受控文件 由品質與發展部進行發放登記 4 5 5文件的貯存 應提供適宜的環境和設施 防火 防蟲 防潮措施 以防變質 損壞 金鷹國際物業GEPM 五 文件控制程序4 6文件的更改4 6 1文件更改時 應由文件更改提出人或部門負責人填寫 文件更改申請單 說明更改原因 對重要的技術參數更改時應附有充分證據 4 6 2文件更改應得到再次審核和批準 4 6 3文件更改批準后 由文件管理人員辦理更改標記和生效日期 確保文件的更改和現行修訂狀態得到識別 按 文件和資料發放回收登記表 發放修改后的文件 同時收回作廢的舊文件 對重要改動應發 文件更改通知單 告知文件使用人 對局部小更改允許采用劃改方式 并做相應標記和日期等 4 6 4當合同規定時 文件和資料的更改應得到業主 顧客 的認可 金鷹國際物業GEPM 五 文件控制程序4 7文件的評審每年第一次由品質與發展部組織 各使用部門參加 對現有體系文件的充分性 適宜性進行評審 必要時應進行更改和更新 4 8文件換版與作廢4 8 1程序文件經五次以上 不含五次 修改時應換版 原版次文件作廢換發新版本4 8 2作廢文件 由文件管理人員按 文件和資料發放回收登記表 收回并記錄 加蓋作廢章 需銷毀時 應填寫 文件 資料 處理申請單 經品質與發展部負責人批準后統一銷毀 4 8 3如需保留作廢的文件時 由品質與發展部負責單獨保管 另行存放 并加蓋 作廢留存 印章 需使用者應填寫 文件 資料 處理申請單 由部門負責人簽字后經管理者代表批準后方可借閱 金鷹國際物業GEPM 五 文件控制程序4 9外部文件的控制4 9 1直接引用各類外部文件 由文件對口部門負責人批準 使用 發放 管理辦法可參照4 4和4 5執行 4 9 2品質與發展部負責公司全部外部文件目錄的匯編和管理 4 9 3品質與發展部負責組織各部門每年一次檢查所用各類標準等外部文件是否為有效版本 及時更換過期文件 引用文件 記錄控制程序 文件編寫規定 體系文件編碼規定 記錄 有效文件一覽表 文件和資料發放回收登記表 文件更改申請單 文件更改通知單 文件更改一覽表 文件和資料發放范圍清單 文件 資料 領用 借閱 復印登記表 文件 資料 處理申請表 金鷹國際物業GEPM 六 記錄控制程序 目的對整合型管理體系要求的記錄進行控制和管理 證明產品 服務 符合規定要求 并確保體系有效運行 范圍適用于公司所有相關的記錄 報告 信息 以及來自供方的有關記錄的控制與管理 職責 品質與發展部負責對記錄進行控制和管理 并負責公司各種記錄的收集 整理 保管 各部門按規定使用相應的記錄表格 各部門文員負責收集 整理 保管 傳遞本部門的記錄 金鷹國際物業GEPM 六 記錄控制程序 工作程序 記錄的標識由品質與發展部統一標識備案 編制 記錄一覽表 標識方法見 整合型管理體系文件編碼規定 記錄的填寫要求 記錄填寫應及時 準確 連續 字跡清晰 簽字完整 不得隨意涂改 撕 換 頁 如因某種原因不能填寫的項目 應能說明理由 并將該項目用單斜杠劃去 各相關欄目簽字人 負責人 簽名 日期不允許留空 涉及管理體系的重要記錄應使用鋼筆和簽字筆 如因筆誤或計算錯誤需要修改原內容 數據 不得使用涂改液等手段覆蓋 應采用單杠劃去原數據 在其上方改寫更改后的內容 加蓋或簽上更改人的印章 或姓名 及日期 金鷹國際物業GEPM 六 記錄控制程序 記錄的保存 歸檔及保管 各部門文件必須指定專人進行記錄分類 依日期順序整理好 裝訂成冊 登記 提供合適的存儲條件 存放于干燥 無灰 通風的地方 保證保存期內不受損壞或丟失 對超過保存期的記錄交給品質與發展部統一處理 品質與發展部根據記錄的重要程度 確定保存期 有永久保存價值的記錄應永久保存 有重要保存價值的記錄應保存五年 一般記錄應保存一年 公司員工個人的教育培訓資料保存至該員工離開公司之日起 顧客在合同中對有關記錄保存已作規定的 應按合同規定進行保存 各部門要不定期檢查本部門記錄使用情況 品質與發展部每季度檢查一次各部門記錄的適用 管理情況 金鷹國際物業GEPM 六 記錄控制程序 記錄發放 借閱 復制 記錄的發放由品質與發展部按 文件控制程序 中的相關條例執行 各部門保管的記錄應按照規定進行編號 標識 分類存放 便于檢索 因內部工作需要借閱或復制記錄 由借閱人填寫審批單 經相關部門負責人批準后 方可借閱或復制 當顧客在合同中有查閱記錄要求時 可提供顧客及其代表查閱 借閱前應辦理手續 并經品質與發展部負責人批準后方可借閱 但不得復制 金鷹國際物業GEPM 六 記錄控制程序 記錄的銷毀處理記錄超過保存期限或其他特殊情況需要銷毀時 由品質與發展部填寫 文件 資料 處理申請單 報管理者代表批準后 在授權人監督下由專人予以辦理 各類表格由各使用部門負責人編制審定后經管理者代表審批后統一標識 編號 發放 記錄格式優先選用國家標準規范或行業主管部門推薦的形式 各相關部門可根據需要提出記錄格式的更改 換 建議 執行 文件控制程序 引用文件 文件控制程序 體系文件編碼規定 文件編寫規定 記錄 文件 資料 領用 借閱 復印審批單 文件 資料 處理申請表 文件 資料 領用 借閱 復印登記表 記錄一覽表 金鷹國際物業GEPM 七 關于文件資料的耐久性的文件1 原件2 復印件3 傳真件4 圓珠筆5 鉛筆6 簽字筆7 復寫紙8 純藍墨水和藍黑墨水及碳素墨水 金鷹國際物業GEPM 八 歸檔登記的必要性九 文件的傳遞要求十 歸檔率 完整率和準確率十一 文件的收集 整理 編目 統計 提供利用 編纂 保護 修復八個基本工作環節十二 組卷的要求和方法1 問題2 時間3 名稱4 組織機構5 操作者 金鷹國際物業GEPM 創優資料目錄匯編 大廈版 南京金鷹國際集團物業管理有限公司二 六年四月三十日 金鷹國際物業GEPM 目錄一 基礎管理 1二 房屋管理與維修養護 5三 共用設備管理 6 一 綜合要求 6 二 供電系統 6 三 弱電系統 7 四 消防系統 7 五 電梯系統 8 六 給排水系統 9 七 空調系統 10 八 供暖供氣系統 10四 共用設施管理 11五 保安及車輛管理 11六 環境衛生管理 12七 綠化管理 14八 精神文明建設 14九 管理效益 14 金鷹國際物業GEPM 一 基礎管理1 按規劃要求建設 房屋及配套設施投入使用1 物業規劃設計 審查 批準等資料2 國有土地使用證 土地使用出讓合同3 投資許可證 建設工程規范許可證 紅線圖 開工許可證 總平面圖4 物業符合城市規劃等相關文件 金鷹國際物業GEPM 一 基礎管理2 已辦理接管驗收手續1 物業工程驗收資料主要有 土地竣工驗收資料 消防竣工驗收證明 水電竣工驗收書 電梯竣工驗收書 電梯準用證 通信系統竣工驗收證明 燃氣系統竣工驗收證明等 2 物業各系統 設備完整的驗收資料 圖紙 目錄清單等3 物業交接資料清單及相關記錄主要有 圖紙移交記錄 開發建設其他資料 如隱蔽工程記錄 移交記錄 接管驗收記錄 鑰匙移交記錄等 金鷹國際物業GEPM 一 基礎管理3 由一家物業管理企業實施統一專業化管理1 物業管理公司簡介 組織架構 資質 營業執照 稅務登記證 企業法人代碼卡等文件2 物業公司人員狀況 上崗證書 專業職稱證書 資產及辦公地點等資料3 物業公司各項收費等文件資料4 停車場營業執照5 管理處管理用房產權資料4 建設單位在租售大廈前 與選聘的物業管理企業簽訂物業管理合同 雙方責權利明確1 建設單位和物業公司簽訂的前期物業委托管理合同 金鷹國際物業GEPM 一 基礎管理5 在房屋銷售合同簽定時 購房人與物業管理企業簽訂前期物業管理服務協議 雙方責權利明確1 物業公司和購房人簽定的物業管理服務合同6 建立維修基金 其管理 使用 續籌符合有關規定1 維修基金管理規定2 物業維修基金建立情況說明及相關資料3 維修基金使用情況說明及相關資料4 維修基金續籌情況說明及相關資料 金鷹國際物業GEPM 一 基礎管理7 房屋使用手冊 裝飾裝修管理規定及業主與使用人公約等各項公眾制度完善1 房屋使用手冊2 物業裝修管理規定3 業主公約4 各項公眾制度等文件 金鷹國際物業GEPM 一 基礎管理8 業主委員會按規定程序成立 并按章程履行職責1 關于申請成立業主委員會的報告2 成立業委員會工作日程安排表3 業主清冊 業主大會議事規則 業主公約 業主委員會章程 業主委員會社團法人登記證4 業主委員會選舉辦法 章程等業主委員會按規定成立的全部相關資料如 業主委員會選舉產生記錄 業主委員會成立記錄等5 業主委員會按章履行職責的相關記錄和文件如 業主委員會召開的屆 次會議紀要 業主委員會發布的公告 金鷹國際物業GEPM 一 基礎管理9 業主委員會與物業管理企業簽訂物業管理合同 責 權 利關系明確1 業主委員會與物業管理企業簽訂的委托管理合同10 物業管理企業制訂爭創規劃和具體實施方案 并經業主委員會同意1 創優規劃 計劃 和具體實施方案2 經業委會批準同意創優的相關文件 金鷹國際物業GEPM 一 基礎管理11 大廈物業管理建立健全各項管理制度 各崗位工作標準 并制定具體的落實措施和考核辦法1 物業管理服務工作程序和質量保證制度如 公眾管理制度 詳見住戶手冊 所有內部管理標準作業規程 管理制度 所有內部管理的日常質量記錄2 物業收費管理制度3 財務制度4 崗位考核制度5 物業管理服務各項的制度 各崗工作標準等文件資料6 提供上述制度 標準的具體落實措施和考核辦法的相關文件 金鷹國際物業GEPM 一 基礎管理12 物業管理企業的管理人員和專業技術人員持證上崗 員工統一著裝 佩戴明顯標志 工作規范 作風嚴謹1 物業管理人員能力狀況 基本情況一覽表2 物業管理人員崗位證書復印件3 物業管理人員畢業證及職稱證書復印件4 提供物業從業人員著裝及標志符合規定等圖片資料13 物業管理企業大廈管理應用計算機 智能化設備等現代化管理手段科學管理 提高管理效率1 物業管理公司電腦使用情況綜述2 物業管理軟件簡介3 計算機及智能化設備臺帳4 電腦 監控 報警 對講機等系統設備的培訓 考核使用情況等圖片和記錄資料 金鷹國際物業GEPM 一 基礎管理14 物業管理企業在收費 財務管理 會計核算 稅收等方面執行有關規定 至少每半年公開一次物業管理服務費用收支情況1 物業管理收費管理制度2 在收費 財務管理 會計核算 稅收等方面能執行有關規定的證明材料3 物業管理費 水電費 停車場收費標準和收費許可證等文件4 近兩年物業管理公共服務收支報告 每半年向業主公開一次收支情況的圖片和資料 15 房屋及其共用設施設備檔案資料齊全 分類成冊 管理完善 查閱方便1 物業房屋及共用設施 設備完整的檔案資料目錄及對應的檢索工具2 房屋總平面圖 地下管網圖3 房屋數量 種類 用途統計清冊4 房屋及共用設備近兩年大中修記錄等 金鷹國際物業GEPM 一 基礎管理16 建立住用戶檔案 房屋及其配套設施權屬清冊 查閱方便1 住用戶檔案2 房屋及其配套設施權屬清冊3 對應的檢索工具17 建立24小時值班制度 設立服務電話 接受業主和使用人對物業管理服務報修 求助 建議 問詢 質疑 投訴等各類信息的收集和反饋 并及時處理 有回訪制度和記錄1 物業管理服務24小時值班制度2 有專用服務電話號碼并向業主公示含 報修記錄 電話記錄3 有接受業主和使用人對物業報修 求助 建議 問詢 質疑 投訴等各類信息的收集和反饋的具體規定4 提供及時處理上述各類信息的記錄資料5 提供回訪制度和相關記錄 金鷹國際物業GEPM 一 基礎管理18 定期向住戶發放物業管理服務工作征求意見單 對合理的建議及時整改 滿意率達95 以上1 提供定期向業主征求意見的相關規定2 提供近兩年征求意見單及整改處理記錄提供近兩年業主滿意率統計分析資料19 建立并落實維修服務承諾制 零修及時率100 返修率不高于1 并有回訪制度1 提供落實維修服務承諾制的相關規定2 提供零修及時率達到100 的統計分析資料3 提供返修率不高于1 的統計分析資料4 回訪制度和回訪記錄 金鷹國際物業GEPM 二 房屋管理與維修養護1 大廈 棟號 樓層 房號標志明顯 大堂內布置合理并設有引路方向平面圖 駐大廈單位各層標識在大堂內顯著位置1 標識管理制度含 所有標識復印件2 現場查驗2 無違反規劃和亂搭建 無擅自改變房屋用途現象1 現場查驗3 大廈外觀完好 整潔 外墻是建材貼面的 無脫落 是玻璃幕墻的 清潔明亮 無破損 是涂料的 無脫落 無污漬 無紙張亂貼 亂畫和亂懸掛現象1 外墻清潔維護計劃2 外墻清潔維護記錄3 現場查驗 金鷹國際物業GEPM 二 房屋管理與維修養護4 室外招牌 廣告牌 霓虹燈按規定設置 保持整潔 統一 美觀 無安全隱患和破損1 室外招牌 廣告牌 霓虹燈管理規定2 室外招牌 廣告牌 霓虹燈一覽表3 室外招牌 廣告牌 霓虹燈定期檢查 維護記錄5 空調安裝位置統一 冷卻水集中收集 支架無銹蝕1 現場查驗6 封閉陽臺統一有序 色調一致 不超出外墻面 除建筑設計有要求外不得安裝外廊及戶外防盜網 晾曬架 遮陽篷等1 現場查驗7 房屋裝飾裝修符合規定 未發生危及房屋結構安全及拆改管線和損害他人利益的現象1 房屋裝飾裝修管理規定2 房屋裝飾裝修管理記錄3 房屋裝飾裝修管理現場檢查 巡視記錄 金鷹國際物業GEPM 三 共用設備管理 一 綜合要求1 制定設備系統運行 崗位責任制 定期巡回檢查 維修保養 運行記錄 維修檔案等管理制度 并嚴格執行1 提供設備安全運行 員工崗位責任制 定期巡回檢查 維護保養 運行記錄管理 維修檔案等管理制度2 提供嚴格執行上述各項制度的相關記錄2 設備及機房環境整潔 無雜物 灰塵 無鼠 蟲害發生 機站房環境符合設備要求1 機站房管理規定2 消殺管理制度及記錄3 機站房環境標準及要求4 對機站房巡檢和定期檢查記錄 金鷹國際物業GEPM 三 共用設備管理 一 綜合要求3 配備所需專業技術人員 嚴格執行操作規程1 專業技術人員配備情況一覽表包括 所有人員崗位 職能證書 員工檔案 員工績效考評記錄 員工培訓記錄2 嚴格執行操作規程的記錄和文件設備良好 一年內無重大管理責任事故1 設備完好率統計分析資料2 設備正常運行記錄等資料 金鷹國際物業GEPM 三 共用設備管理 二 供電系統1 保證正常供電 限電 停電有明確的審批權限并按規定時間通知住用戶1 物業供電系統簡介2 供電協議書3 限電 停電管理規定4 停電 送電審批手續等資5 停電通知書2 制訂臨時用電管理措施與停電應急處理措施并嚴格執行1 物業臨時用電管理措施2 停電應急處理措施3 相關記錄文件資料3 備用應急發電機可隨時啟用1 應急發電系統簡介2 應急發電管理規定和啟用程序3 備用發電機定期試驗 檢查記錄 金鷹國際物業GEPM 三 共用設備管理 三 弱電系統1 按工作標準規定時間排除故障 保證各弱電系統正常工作1 物業弱電系統簡介2 弱電系統管理 使用 維修 保養等制度3 弱電排障及時率統計分析4 弱電系統運行 維修保養記錄2 監控系統等智能化設施設備運行正常 有記錄并按規定期限保存1 監控系統等智能化設備運行記錄2 記錄一覽表 含記錄保管期限規定要求 3 監控系統運行記錄資料目錄4 監控系統等智能化設備運行資料銷毀規定和記錄 金鷹國際物業GEPM 三 共用設備管理 四 消防系統1 消防控制中心24小時值班 消防系統設施設備齊全 完好無損 可隨時啟用1 物業消防系統介紹消防控制中心24小時值班制度消防系統設備臺帳消防系統設備完好率統計分析資料消防系統設備定期試驗 檢查記錄2 消防管理人員掌握消防設施設備使用方法并能及時處理各種問題1 消防管理人員名冊 能力狀況及資質情況2 消防管理人員接受培訓 考核資料3 消防管理人員處理消防管理事務等相關記錄3 組織開展消防法規及消防知識的宣傳教育 明確各區域防火責任人1 消防法規及消防知識宣傳培訓計劃及相關記錄2 消防組織機構圖 崗位責任制和區域防火責任人名單 金鷹國際物業GEPM 三 共用設備管理 四 消防系統4 訂有突發火災的應急方案 設立消防疏散示意圖 照明設施 引路標識 緊急疏散通道暢通1 消防突發火災應急方案及演練記錄2 物業各區域疏散示意圖3 應急照明設備臺帳 定期試驗 檢查記錄 完好情況統計4 消防各類引路標識一覽表 現場標識圖片資料 完好情況統計5 緊急疏散通道定期檢查記錄5 無火災安全隱患1 消防安全檢查記錄2 消防管理目標實現情況統計分析 金鷹國際物業GEPM 三 共用設備管理 五 電梯系統1 電梯準用證 年檢合格證 維修保養合同完備1 電梯系統簡介2 提供電梯準用證 年檢合格證 維修保養合同復印件2 電梯按規定或約定時間運行 安全設施齊全 通風 照明及附屬設施完好1 電梯運行時間規定和公示情況2 電梯安全設施一覽表3 電梯安全檢查 完好情況維修保養記錄3 轎廂 井道 機房保持清潔1 轎廂 井道 機房定期保養 清潔管理規定與相關記錄2 電梯井道清潔狀況圖片資料 金鷹國際物業GEPM 三 共用設備管理 五 電梯系統4 電梯由專業隊伍維修保養 保養人員持證上崗1 電梯專業維修保養公司情況介紹及公司資質 能力等資料2 專業維修保養人員名單 對應上崗證書3 年度維修保養計劃和相關記錄5 運行出現故障后 維修人員應在規定時間內到達現場維修1 電梯維保合同2 電梯應急維修記錄3 電梯應急維修及時率統計6 運行出現險情后 應有排除險情的應急處理措施1 電梯險情處理預案2 電梯險情處理記錄 金鷹國際物業GEPM 三 共用設備管理 六 給排水系統建立大廈用水 供水管理制度 現況 協助用戶安排合理用水和節水計劃1 物業給排水系統簡介2 物業用水 供水管理制度3 物業用水計劃指標和物業節水計劃4 物業每月用水統計及節水計劃執行情況分析2 設備 閥門 管道工作正常 無跑冒滴漏1 現場查驗3 按規定對二次供水蓄水池設施設備進行清潔 消毒 二次供水衛生許可證 水質化驗單 操作人員健康合格證齊全 水池 水箱清潔衛生 無二次污染1 水箱 水池清洗 消毒規定和記錄2 二次供水衛生許可證 二次供水檢疫證明3 水箱 水池水質化驗報告4 清洗水箱 水池操作人健康證復印件 金鷹國際物業GEPM 三 共用設備管理 六 給排水系統4 高壓水泵 水池 水箱有嚴格的管理措施 水箱 水池周圍無污染隱患1 高壓水泵 水池 水箱管理制度2 水箱 水池周圍環境定期檢查記錄5 限水 停水按規定時間通知住用戶1 限水 停水管理規定2 限水 停水通知書復印件及相關記錄6 排水系統通暢 汛期道路無積水 地下室 車庫 設備房無積水 浸泡發生1 排水系統定期檢查 維保記錄2 現場查驗 金鷹國際物業GEPM 三 共用設備管理 六 給排水系統7 遇有事故 維修人員在規定時間內進行搶修 無大面積跑水 淹水 長時間停水現象1 事故維修管理要求和相關記錄2 事故維修及時率統計8 制定事故應急處理方案1 事故應急處理方案和相關記錄2 事故應急處理方案培訓 演練記錄 金鷹國際物業GEPM 三 共用設備管理 七 空調系統中央空調系統運行正常 水塔運行正常且噪音不超標 無嚴重滴漏水現象1 中央空調系統簡介2 中央空調正常運行記錄3 水塔噪音檢測報告2 中央空調系統出現故障后 維修人員在規定時間內到達現場維修1 中央空調維修管理規定2 中央空調故障維修及時率統計3 制訂中央空調發生故障應急處理方案1 中央空調突發故障應急處理方案及相關記錄2 突發故障應急處理培訓 演練記錄 金鷹國際物業GEPM 三 共用設備管理 八 供暖供氣系統1 鍋爐供暖設備 煤氣設備 燃氣設備完好 運行正常1 供暖供氣系統簡介2 鍋爐供暖設備 煤氣設備 燃氣設備完好情況統計表3 鍋爐供暖設備 煤氣設備 燃氣設備正常運行記錄2 管道 閥門無跑冒滴漏現象及事故隱患1 管道 閥門定期檢查記錄2 供暖供氣系統定期檢查 校驗 年檢記錄3 北方地區供暖室內溫度不得低于16 1 略 金鷹國際物業GEPM 四 共用設施管理1 共用配套設施完好 無隨意改變用途1 共用配套設施清單2 公共配套設施維保計劃和記錄3 共用配套設施完好情況統計2 共用管線統一下地或入公共管理 無架空管線 無礙觀瞻1 現場查驗3 道路 樓道 大堂等公共照明完好1 道路 樓道 大堂等公共照明清單2 道路 樓道 大堂公共照明定期檢查保養記錄3 道路 樓道 大堂公共照明完好率統計4 大廈范圍內的道路通暢 路面平坦1 現場查驗 金鷹國際物業GEPM 五 保安及車輛管理1 大廈基本實行封閉式管理1 保安管理情況簡介2 保安布崗圖3 監控系統監控器分布圖4 保安值班記錄5 監控系統運行記錄2 又專業保安隊伍 實行24小時值班及巡邏制度 保安人員熟悉小區環境 文明值勤 訓練有素 言語規范 認真負責1 物業保安隊伍基本情況介紹 包括人員名冊 隊員能力狀況2 保安日值班及巡邏記錄3 保安培訓 訓練考核計劃及相關記錄3 結合大廈特點 制訂安全防范措施1 物業安全防范措施及相關制度2 物業安全突發事件應急措施及培訓演練記錄 金鷹國際物業