辦公室行政公文格式規范辦公室工作概述1秘書工作概述2秘書寫作—行政公文格式3目錄一、辦公室工作概述要求是過細

領導的左右手亮點是奉獻

任務是綜合服務

靈魂是服務

本質是被動服務

辦公室工作秘書工作是一項有著悠久歷史的工作，秘書作為一門職業在中國，是20世紀80年代初改革開放以后興起的。目前秘書已成為中國最廣泛的社會職業之一，被稱為現代社會的“第361行”。秘書職業二、秘書工作概述132（一）“秘書”一詞產生源流：《漢書.劉向傳》“詔向領校中五經秘書，講六藝、傳記、諸子、詩賦、數術、方技，無所不究”。

—有秘密性質和神秘色彩的圖書《晉書.荀勛傳》：“得汲冢中古文竹書，詔勛撰次之，以為中經，列在秘書”。這里的“秘書”是指帝王宮禁內收藏的各種經典文獻。《后漢書.鄭玄傳》記載：“（鄭玄）遂博稽六藝，粗覽傳記，時睹秘書緯術之奧”。這里的“秘書”是指那些用隱語來預卜吉兇的讖緯之書。秘書引申義

掌典圖書官署

著書立說

官職秘書寺

秘書省

秘書監

秘書郎

秘書令

掌管國家典籍（國家圖書館長）

開端：孫中山領導的中華民國臨時政府，下設秘書處、設秘書長一人，秘書若干人，政府各局、部也設有秘書室、秘書科和秘書官。各省都督府也設立了秘書員。秘書是為領導工作服務的辦公室人員，是領導的參謀和助手

秘書現代義國外秘書★西方發達國家的定義：具有熟練的辦公室工作能力，不需上級敦促即能主動負責、積極進取、干練果斷、能在授權范圍作正確決定的經理助手。※日本的定義：※"幫助與處理各種事務的工作人員""秘書是全能運動員"

為了肯定秘書的貢獻，1952年經兩位美國資深秘書提議，美國宣布設立秘書周和秘書日。1955年，正式將秘書周定在每年4月份最后一個完整的星期，而這周的星期三為秘書日。時至今日，世界上很多地方都慶祝這個節日。在這一天，許多國家的秘書都有假期，而且還會收到上司送的鮮花和賀卡，以表達上司對秘書辛勤工作的感激之情。根據規定，今年的秘書周為4月18日-4月24日，秘書節為4月21日。

秘書節※狹義直接為領導工作服務的辦事機構，即各級辦公廳（室）中的秘書、文書、機要等部門輔助領導部門進行決策、管理，推進領導工作，并協助領導協調各職能部門進行有效工作的綜合部門。具有參謀助手、溝通協調、督促檢查等作用，為領導工作和機關服務的辦事機構。秘書部門廣義◆秘書部門1.地位：承上啟下聯系左右溝通各方2.職能：輔助管理綜合服務秘書部門辦文

辦會

辦事

文字工作文書和檔案處理圍繞文書需承辦事務3.核心

會前籌劃和準備會中組織和服務會后善后和落實信息工作技術工作日常行政事務工作三、辦文---行政公文格式

（一）法定公文

法定公文是指由國家有關機關、部門正式規定的公務文種。主要包括以下方面：中共中央辦公廳于1996年發布的《中國共產黨機關公文處理條例》規定的十四種公文：

◆決議決定指示意見通知通報公報報告請示批復條例規定函會議紀要

——各級黨的機關、各單位黨組織在處理黨務過程中所運用的具有特定效力和規范格式文書。

全國人大常委會辦公廳于2000年發布的《人大機關公文處理辦法》規定的十四種公文：◆公告決議決定法條例規則實施辦法議案建議批評和意見請示批復報告通知通報函意見會議紀要——各級人大及其常委會在依法行使各項職權過程中形成的具有特定效力和規范格式的文書。除了這些國家機關的法定公文，還有中國人民解放軍機關公文、最高人民法院公文、最高人民檢察院公文等。中華人民共和國國務院于2000年8月發布的、并于2001年1月1日起施行的《國家行政機關公文處理辦法》中規定的13種公務文書。◆《辦法》明確規定：“行政機關的公文（包括電報，下同），是行政機關在行政管理過程中形成的具有法定效力和規范體式的文書，是依法行政和進行公務活動的重要工具。”

1.行政公文概念：（1）公文制發是由法定機關或組織實施的，具有法定的權威性和約束力（2）公文所體現的內容受法律、工作需要及領導人指示的制約，必須在規定范圍內頒布。2.行政公文特點公文的制作過程受公文處理規范的嚴格制約，其程序在相關法規中有明確的規定。法定性程序性制發公文是為了處理公務活動中的實際問題，必須迅速、及時。所以常有嚴格的時間要求。指撰寫公文所采用的語體及文件的格式和排版形式。時效性規范性命令（令）決定公告通告通知3.行政公文種類通報

報告請示批復

意見議案函會議紀要4.公文的分類：上行文承辦件（1）按行文方向下行文（5）按內部處理要求平行文參閱件

特急回文（2）按緊急程度急件（6）按發文性質一般文件復文

普通文件草稿（3）按機密程度秘密定稿保密文件機密正本絕密（7）按形成過程

副本試行本法規性文件暫行本

指揮性文件不同文字本稿本

報請性文件紙制

（4）按職能劃分知照性文件（8）按制成材料聯系性文件其他材料

實錄性文件

5.公文的構成要素按照國家質量技術監督局1999年發布的《國家行政機關公文格式》規定，組成公文的各要素可劃分為眉首、主體、版記三個部分。眉首—公文首頁紅色線以上的各要素統稱，約占全文的1/3，上行文眉首約占1/2以上主體—置于紅線以下主題詞以上部分統稱版記—主題詞以下的各要素統稱在公文的各構成要素中，有些是必備要素，有些要素有時可以省略。例文◆1.眉首（5或6個要素）份數序號同一文稿印制的若干份文件所編制的順序號◆秘密等級和保密期限

公文緊急程度分為“特急”、“急件”兩種。標識于公文右上角第1行并右頂格。兩字之間空1字。如公文同時需要標識密級和緊急程度，密級標識于右上角第1行，緊急程度標識下移至第2行。緊急程度用3號黑體字顯示

公文秘密程度的等級。用3號黑體字，頂格標識于版心右上角第一行，兩字之間空一字；如需同時標識秘密等級和保密期限，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第一行，秘密等級和保密期限之間用“★”隔開。如“機密★一年”。緊急程度◆發文機關標識◆由發文機關全稱或規范簡稱加“文件”組成。如“××市人民政府文件”、“××局文件”、“××大學文件”等。發文機關標識上邊緣至版心上邊緣距離為25cm，上報的公文，上行文發文機關標識上邊緣至版心上邊緣距離為80cm。發文機關標識一般使用紅色小標宋體字。字號根據字數多少適當變化，以醒目美觀為原則，但最大不能等于或大于22cm×15cm。◆由發文機關代字、年份和序號組成。如“浙政〔2005〕8號”，“浙政”是浙江省人民政府的機關代字，“〔2005〕”是年份，“8號”是發文序號。發文機關標識下空2行，用3號仿宋體，居中排布；年份，序號用阿拉伯數碼標識；年份應標全稱，用六角括號“〔〕”括入；序號不編虛位（即不編為001），不加“第”字。發文字號簽發人◆是指審閱核準并簽發公文的機關負責人在上報的公文上簽名。上行文要標識簽發人姓名，平行排列于發文字號右側。發文字號居左空1字，簽發人姓名居右空1字；簽發人用3號仿宋體字，簽發人后標全角冒，冒號后用3號楷體字標識簽發人姓名。如果是聯合發文，需標注會簽人姓名，則應將主辦機關簽發人置于最上，再按發文機關標識順序依次向下排列會簽人。如有多個簽發人，主辦單位簽發人姓名置于第1行，其他簽發人姓名從第2行起在主辦單位簽發人姓名之下按發文機關順序依次順排，下移紅色反線，應使發文字號與最后一個簽發人姓名處在同一行并使紅色反線與之的距離為4mm。“簽發人”用3號仿宋體，后標全角冒號，冒號后用3號楷體字標識簽發人姓名。例文1

例文22.主體部分（8個要素）◆標題-發文機關、主題、（事由）、文種紅色反線下空2行，用2號小標宋體字，可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當，可排成寶塔型或倒寶塔型等，但要注意回行時不能將詞和專用名詞拆開排列。公文標題中除法規、規章名稱加書名號外，一般不用標點符號。主送機關

◆公文主要收受機關的全稱、規范化簡稱或同類型機關的統稱。標題或題注下空1行，左側頂格用3號仿宋體字標識。回行仍頂格。正文-開頭、主體、結語

◆開頭常闡述發文緣由，即發文目的、依據，或交代背景，或闡述意義。主體大多列舉有關事項，闡明事實、理由或意見、辦法。結語提出希望要求，也常使用公文習慣語作為結語。根據文種和內容的不同要求，有時結語也可省略。正文位于主送機關名稱下一行，每自然段落首行空兩字，回行頂格。數字、年份不能回行。◆成文日期

成文的具體年月日，也是公文的生效日期。用漢字完整寫出年月日，零寫為“〇”。成文日期一般標注在正文右下方（右空4字）法規性公文或經會議討論通過的文件，其產生的法定程序和產生日期用圓括號括入，標注在標題下方正中處，通常稱之為“題注”。

附件

◆說明公文正件及所附材料的名稱及件數，是補充說明正文的依據，如圖表、數據、名單或其他補充說明公文某一方面內容的材料等。應在正文下一行左空兩字用3號仿宋體標識“附件”，后標全角冒號和名稱。附件后不加標點符號。附件如有序號，應使用阿拉伯數字（如“附件：1.╳╳╳╳”）◆公文生效標識

是制發機關對公文生效負責的憑證。公文除會議紀要和以電報形式發出的以外，都應加蓋發文機關的印章。用行政首長名義簽署的公文如命令（令），一般加蓋簽名章，其前簽具領導人職務。聯合上報的公文，由主辦機關加蓋印章；聯合下發的公文，發文機關都應加蓋印章。①單一發文印章單一機關制發的公文在落款處不署發文機關名稱、只標識成文時間。成文時間右空4字；加蓋印章應上距正文2mm-4mm，端正居中下壓成文時間。印章用紅色。例文②聯合行文印章當聯合行文需加蓋兩個印章時，應將成文時間拉開，左右各空7字；主辦機關印章在前；兩個印章均壓成文時間，排列整齊。兩印章間互不相交或相切，相距不過3mm。例文

當聯合行文需加蓋3個以上印章時，為防止出現空白印章，應將各發文機關名稱（可用簡稱）排在發文時間和正文之間。主辦機關印章在前，每排最多排3個印章，兩端不能超出版心，最后一排如余一個或兩個印章，均居中排列；印章間互不相交或相切；在最后一排印章下右空2字標識成文時間。例文特殊情況說明

◆當公文排版后所剩空白處不能容下印章位置時，應采取調整行距、字距的措施加以解決，務使印章與正文同處一面，不可采取標識“此頁無正文”的方法解決。附注

◆用以說明公文的印發傳達范圍或使用時需注意的事項。如“此件發至縣團級”、“此件可自行翻印”等。請示和上行文的意見應在附注中表明聯系人的姓名和電話。附注用3號仿宋體字，居左空兩字加圓括號標識在成文時間下一行。例文3.版記主題詞

◆由反映文件主要內容的規范化名詞或名詞性詞組組成。一般為3—5個。通常按“審讀文稿——分析主題——查表選詞——標引”的程序進行操作，范圍按類別詞——類屬詞——文種進行（也就是詞義從大到小）。用3號黑體字位于抄送機關之上，居左頂格標識，后標全角冒號；詞目之間空一字。詞目用3號小標宋體字。抄送機關

◆需了解公文內容的機關名稱，對公文一般不需答復與辦理。標注在主題詞下一行，居左空一字用3號仿宋體字標識“抄送”，后標全角冒號。整個區域用兩條等寬的細實線，第一條分線下首行空1字標注。回行時與冒號后的抄送機關對齊；最后一個抄送機關后標句號。印發機關和印發時間

◆印發機關即公文印發部門名稱，一般是發文機關的辦公部門。印發日期以付印日期為準。位于抄送機關之下（無抄送機關在主題詞下）占1行位置，用3號仿宋體字，印發機關左空1字，印發時間右空1字，用阿拉伯數碼寫明具體的年月日。版記中的反線

◆版記中各要素之下均加一條反線，寬度同版心。

頁碼

◆用于標識公文張頁的順序偏號。用4號半角白體阿拉伯數碼標識，置于版心下邊緣之下一行，數碼左右各放一條4號一字線，一字線距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空一字，雙頁碼居左空一字。空白頁和空白頁以后的頁不標識頁碼。例文

（四）公文的特定格式1.信函式格式發文機關名稱距離頁的上邊緣為30mm，字號由發文機關酌定。發文機關全稱下為一條武文線（上粗下細），距下頁邊20mm處為一條文武線（上細下粗）。發文機關名稱及雙線均印紅色。例文2.命令格式

命令標識由發文機關加“命令”或“令”組成，用紅色標宋體字，字號由發文機關酌定。聯合發布的命令或令的簽發人職務應標識全稱。在簽發人簽名章下1行右空2字標識成文時間。例文3．會議紀要格式會議紀要標識由“××會議紀要”組成。會議紀要不加蓋印章。例文公文的印裝規格1．用紙規格公文用紙為標準A4型（210mm×297mm）；公文版心尺寸為156mm×225mm；版心上沿距紙張上邊沿37mm；版心左沿距紙張左邊沿28mm。2．排版規格正文用3號仿宋體字，一般每面排22行，每行28個字。版面無底灰，字跡清楚無斷劃，尺寸標準，版心不斜，誤差不超過1mm。3．印刷規格公文應兩面印刷，頁碼套正，墨色達標（Y80%，M80%）、均勻，字面不花、不白、無斷劃，未作特殊說明的圖文項目，顏色均為黑色。4．裝訂規格公文應左側裝訂，不掉頁。包本公文的封面與書心不脫落，兩頁頁碼之間誤差不超過4mm。謝謝！通知一般性通知（事項性通知）使用范圍最廣指示性通知（指揮性通知）使用頻率最高批示性通知時效性最強任免通知概念

分類

通知的結構3214發文機關標識

發文字號（居中）

標題：①發文機關、事由、文種，如必要在文種前加“緊急、聯合、重要、補充”等②事由、文種（短小的事務性通知）③批示類，應標明是印發、批轉、轉發

正文：緣由——發文原因、目的、根據內容——事項：（部署的工作任務、闡述工作意見、措施、辦法、問題）其中會議通知的主體部分寫作有具體的內容格式。一般為會議目的、內容、時間地點以及具體通知事項構成。通知事項也有模式性的寫法，一般包括會議主題、參加人員、主要事項、其他事宜等。其中，其他事宜涵蓋了前三項內容無法包括的內容。結尾要有聯系人、聯系方式等形式——分段或分條列項結語：特此通知；以上通知，望認真執行；本通知從發布之日起實行等

結尾：具時、蓋章

主題詞的使用：類別→類屬→文種從內容到形式抄送機關

567印發機關和印發日期

8寫作要求

有針對性

具體明確

行文要及時

××大學文件

×大﹝2009﹞×號

××大學關于開展

迎“五一”勞動節衛生大掃除活動的通知各學院、機關各總支、校直各單位（部門）：為迎接2009年“五一”勞動節的到來，進一步鞏固對十九個愛國衛生月活動成果，給全校師生創造一個清潔、衛生、祥和、文明的節日氣氛，校“愛衛會”定于2009年4月26日(周四)、27日（周五）兩天，進行全校衛生大掃除。校“愛衛會”將在4月28日（周六）、29日（周日）對各衛生責任單位的室內以及環境衛生進行綜合檢查。現將有關事項通知如下：一、檢查內容：1.各學院、機關各總支、校直各單位（部門）的室內以及衛生責任區內的環境衛生。2.檢查的重點是各衛生責任單位（部門）區域內的辦公樓、教學實驗樓、學生公寓、膳食中心、公共綠地、建筑工地、商業網點等周圍以及有關建筑物的房頂屋面是否干凈整潔；責任區內小廣告、標語、亂貼亂畫是否清洗干凈；責任區內的樹掛是否摘除；廁所、垃圾處站（桶）是否清潔衛生等。二、檢查要求：各學院、機關各總支、校直各單位（部門）要嚴格按照校衛生責任區檢查評分標準，認真地組織一次全面徹底的衛生大掃除活動。希望各學院、機關各總支、校直各單位（部門）積極行動，迎接校“愛衛會”的檢查。特此通知蓋章二○○九年四月二十日謝謝！0000001機密★一年特急

╳╳╳╳╳╳文件╳發〔2009〕╳號簽發人：×××

關于╳╳╳╳╳請示╳╳╳╳╳╳╳：（3號仿宋體）╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳公文式樣一：（上行文眉首及正文）0000001機密★一年特急

╳╳╳╳╳╳文件

╳╳發〔2009〕╳號

╳╳省人民政府關于╳╳╳╳╳通知╳╳╳╳╳╳╳：（3號仿宋體）╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳。公文式樣二：（下行文眉首及正文）公文式樣三：（公文正文及版記-單一行文印章）××市文化局辦公室×文辦函〔2003〕54號

××市文化局辦公室關于詢問元宵節文化大集籌備情況的函××區文化局：根據2003年市文化工作會議的部署，由你局牽頭安排落實“××市元宵節文化大集”活動。按你局10月初所報文化大集籌備工作進程表，2004年元月底應全部安排就緒。目前接市府辦公室《關于了解元宵節文化大集籌備進度的函》(×府辦函〔2003〕63號)，告知市局，主管市領導擬于2004年元月底前去××區視察元宵節文化大集籌備工作進展情況，并聽取具體匯報。該函同時抄送××區政府及你局。根據市局領導同志要求，請你局速將大集籌備情況上報市局，并及時與區政府溝通，會同各有關部門，切實搞好籌備工作并做好匯報準備。專此函達（印章）二〇〇三年十二月三十日主題詞：╳╳╳╳╳╳抄送：╳╳╳，╳╳╳，╳╳╳，╳╳╳，╳╳╳，╳╳╳，╳╳╳，╳╳╳，╳╳╳，╳╳╳。╳╳╳╳╳╳╳╳╳2009年╳月╳日印發公文式樣三：（公文正文及版記-單一行文印章）0000001機密★一年特急

╳╳╳╳╳╳文件

╳╳發〔2009〕╳號

╳╳省人民政府關于╳╳╳╳╳通知╳╳╳╳╳╳╳：（3號仿宋體）╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳。附件：1.╳╳╳╳╳2.╳╳╳╳╳（蓋章）二〇〇九年一月一日主題詞：╳╳╳╳╳╳抄送：╳╳╳，╳╳╳，╳╳╳，╳╳╳，╳╳╳，╳╳╳，╳╳╳，╳╳╳，╳╳╳。╳╳╳╳╳╳╳╳2009年╳月╳日印發眉首部分主體版記

中華人民共和國主席令

第三十七號根據中華人民共和國第十屆全國人民代表大會常務委員會第十六次會議于2005年7月1日的決定：一、免去張福森的司法部部長職務；任命吳愛英(女)為司法部部長。二、免去鄭斯林的勞動和社