2025未簽訂合同的員工檔案員工檔案管理合同本合同由以下雙方于年月日在中華人民共和國省市簽署：甲方（用人單位）：地址：法定代表人：聯系方式：乙方（員工）：住址：身份號碼：聯系方式：鑒于乙方為甲方的員工，但尚未與甲方簽訂正式的勞動合同，為規范乙方員工檔案的管理工作，明確雙方的權利義務，保障乙方的合法權益，根據《中華人民共和國勞動法》、《中華人民共和國勞動合同法》等相關法律法規的規定，甲乙雙方經友好協商，達成如下協議：第一條員工檔案的范圍1.1乙方的員工檔案包括但不限于以下內容：（1）證件復印件；（2）學歷證書、學位證書復印件；（3）專業資格證書、職業資格證書復印件；（4）聘用合同、勞動合同或其他相關協議；（5）員工入職登記表；（6）員工考勤記錄；（7）員工績效考核記錄；（8）員工獎懲記錄；（9）其他與乙方工作相關的重要文件。1.2乙方應當如實向甲方提供上述檔案資料，并保證所提供資料的真實性、完整性和合法性。第二條員工檔案的管理2.1甲方負責乙方員工檔案的日常管理和維護工作，確保檔案的安全、完整和有效更新。2.2甲方應當為乙方建立專門的檔案存放區域，并采取必要的防火、防盜、防潮等安全措施，防止檔案損毀或遺失。2.3甲方應當定期對乙方的檔案進行檢查和維護，確保檔案信息的準確性和時效性。2.4甲方應當為乙方提供檔案查詢服務，并在符合法律法規和公司規定的前提下，允許乙方或其授權代表查閱檔案內容。第三條員工檔案的保密義務3.1甲乙雙方確認，乙方的員工檔案屬于乙方的個人隱私和甲方的商業秘密，雙方均負有保密義務。3.2未經乙方書面同意，甲方不得向任何第三方披露乙方的員工檔案內容，但法律法規另有規定的除外。3.3乙方有權要求甲方采取必要的保密措施，防止檔案內容被泄露或濫用。3.4如因任何一方的原因導致檔案內容泄露，泄露方應當承擔相應的法律責任和經濟賠償責任。第四條員工檔案的查詢與使用4.1乙方及其授權代表有權在工作時間內查詢本人的員工檔案。4.2乙方查詢檔案時，應當提前向甲方提出書面申請，并提供有效證件件。4.3甲方應當在收到乙方查詢申請后個工作日內，安排專人陪同乙方查詢檔案，并提供必要的協助。4.4乙方查詢檔案時，不得擅自修改、刪除或攜帶檔案原件離開檔案存放地點。如有需要，乙方可以申請檔案復印件。4.5甲方在查詢乙方檔案時，應當事先告知乙方查詢目的，并確保查詢行為符合法律法規和公司規定。第五條員工檔案的儲存與移交5.1甲方應當為乙方的員工檔案建立專門的電子檔案和紙質檔案，并定期進行數據備份，防止檔案丟失。5.2甲方應當妥善保管乙方的檔案，不得擅自銷毀或變更檔案內容。5.3如乙方與甲方簽訂正式勞動合同或其他書面協議，甲方應當及時將乙方的檔案納入正式員工檔案管理系統。5.4如乙方與甲方解除勞動關系，甲方應當在解除勞動關系后日內，將乙方的檔案完整移交給乙方或其指定的第三方（如新的用人單位）。5.5檔案移交時，雙方應當共同清點檔案內容，并簽署檔案移交清單，確保檔案完整性。第六條雙方的權利與義務6.1甲方的權利：（1）甲方有權要求乙方提供真實、完整的檔案資料；（2）甲方有權對乙方的檔案進行日常管理和維護；（3）甲方有權拒絕乙方提出的不合理檔案查詢或使用需求。6.2甲方的義務：（1）甲方應當依法為乙方的檔案保密；（2）甲方應當為乙方提供檔案查詢和使用服務；（3）甲方應當妥善保管乙方的檔案，并在勞動關系解除后及時移交檔案。6.3乙方的權利：（1）乙方有權要求甲方為其建立和保管員工檔案；（2）乙方有權查詢本人的員工檔案內容；（3）乙方有權要求甲方為其提供檔案復印件或檔案移交服務。6.4乙方的義務：（1）乙方應當向甲方提供真實、完整的檔案資料；（2）乙方應當配合甲方進行檔案查詢和管理；（3）乙方應當遵守甲方的檔案管理制度，不得擅自修改或泄露檔案內容。第七條違約責任7.1如甲方未按照本合同約定為乙方建立和保管員工檔案，導致乙方合法權益受到損害的，甲方應當承擔相應的賠償責任。7.2如乙方未按照本合同約定提供真實、完整的檔案資料，或者擅自修改、泄露檔案內容的，乙方應當承擔相應的法律責任和經濟賠償責任。7.3如因任何一方的原因導致檔案丟失或毀損的，責任方應當承擔相應的修復或賠償責任。第八條爭議解決8.1本合同履行過程中如發生爭議，雙方應當通過友好協商解決。8.2協商不成的，任何一方均可向甲方所在地有管轄權的人民法院提起訴訟。第九條其他條款9.1本合同未盡事宜，雙方可以另行簽訂補充協議，補充協議與本合同具有同等法律效力。9.2本合同自雙方簽字或蓋章之日起生效，至乙方與甲方簽訂正式勞動合同或其他書面協議之日終止。9.3本合同一式份，甲乙雙方各執份，