印鑒章管理制度第一章印鑒章的概述與重要性

1.印鑒章的定義與種類

印鑒章，又稱公章、圖章，是指企事業單位、社會團體、個體工商戶等在法律、法規允許的范圍內，用于證明其身份和權益的一種印章。印鑒章主要分為以下幾類：公章、財務章、法人章、發票章等。

2.印鑒章的作用

印鑒章在企事業單位的日常運營中具有重要作用，主要包括以下幾個方面：

-證明單位身份：印鑒章是單位對外交流和業務往來的重要憑證，可以證明單位的合法性。

-保證合同效力：合同、協議等文件加蓋印鑒章后，具有法律效力，對雙方具有約束力。

-確保資金安全：財務章、法人章等用于財務支出、資金調撥等環節，確保資金安全。

3.印鑒章管理的現實意義

隨著社會經濟的發展，企事業單位之間的交易越來越頻繁，印鑒章的管理顯得尤為重要。在實際操作中，因印鑒章管理不善導致的糾紛、損失等問題層出不窮。因此，建立健全印鑒章管理制度，對保障企事業單位合法權益、維護市場經濟秩序具有重要意義。

4.印鑒章管理制度的建立

企事業單位應結合自身實際情況，制定完善的印鑒章管理制度。制度內容應包括印鑒章的刻制、使用、保管、銷毀等環節的具體規定，確保印鑒章的安全、合規使用。

5.印鑒章管理制度的執行與監督

企事業單位應設立專門的印鑒章管理部門，負責印鑒章的日常管理。同時，加強對印鑒章使用過程的監督，確保制度的執行到位。對于違反制度的行為，要嚴肅處理，追究相關責任。

第二章印鑒章的刻制與領取流程

1.選擇合格的刻章店

在刻制印鑒章之前，首先要選擇一家合格的刻章店。要確保刻章店有合法的經營資質，具備專業的刻章技術和良好的信譽。可以通過朋友的推薦或者網上的評價來選擇合適的刻章店。

2.提交刻章申請

前往刻章店時，需要攜帶單位的營業執照副本、法定代表人身份證原件及復印件等相關材料。向刻章店工作人員提交刻章申請，明確需要刻制的印章類型和數量。

3.確認印章信息

在刻章店工作人員的幫助下，確認印章上的信息，包括單位名稱、印章類型、編號等。確保信息準確無誤，以免在使用過程中出現問題。

4.刻制印章

刻章店工作人員根據提供的資料和信息，使用專業的刻章設備進行刻制。在刻制過程中，要注意保持印章的清晰度和美觀度。

5.驗收印章

印章刻制完成后，要仔細驗收。檢查印章上的字跡是否清晰，是否符合規定的大小和形狀。如有問題，應及時與刻章店溝通，要求重新刻制。

6.領取印章

確認印章無誤后，攜帶相關證件前往刻章店領取印章。在領取時，要核對印章的數量和類型，確保齊全。

7.登記印章信息

領取印章后，及時將印章信息登記在單位的印章管理臺賬上，包括印章類型、編號、刻制日期、領取人等。

8.建立印章使用記錄

為便于管理和監督，建立印章使用記錄，詳細記錄每次使用印章的時間、用途、審批人等信息。

9.培訓印章使用者

對印章使用者進行培訓，確保他們了解印章的使用規范和注意事項，提高印章使用的安全性。

10.加強印章保管

印章領取后，要加強保管，確保印章的安全。印章應存放在專門的印章箱或保險柜中，防止丟失或被盜用。同時，要定期檢查印章箱和保險柜的安全性能。

第三章印鑒章的使用規范與審批流程

1.明確印章使用范圍

印鑒章的使用應嚴格限定在單位日常運營的合法范圍內。比如，公章用于對外簽署合同、協議等法律文件；財務章用于支票、匯票等財務支付憑證的簽發；法人章用于公司重大決策文件的簽署等。

2.建立印章使用審批制度

任何使用印章的行為都必須經過嚴格的審批。單位應制定印章使用審批流程，明確審批權限和責任。比如，一般文件加蓋公章需部門負責人審批，重要合同或協議需總經理或董事長審批。

3.填寫印章使用申請表

使用印章前，申請人需填寫印章使用申請表，詳細說明用印事由、文件名稱、數量等信息，并提交給相關負責人審批。

4.審批通過后方可使用

審批通過后，申請人方可使用印章。在使用過程中，要確保印章清晰、完整，不得模糊或損壞印章。

5.監督印章使用過程

印章使用時，應有專人監督，確保印章使用符合規定。監督人需在印章使用申請表上簽字確認。

6.印章使用后的登記

印章使用完畢，申請人需在印章使用記錄上登記用印時間、用途、審批人等信息，以便日后查詢和監督。

7.確保印章不外借

印章不得外借給任何個人或單位，防止印章被濫用或盜用。如有特殊情況，需經過單位最高領導批準，并做好詳細記錄。

8.加強電子印章管理

對于使用電子印章的單位，要確保電子印章的安全存儲和使用。設置復雜的密碼，定期更換密碼，防止電子印章被非法使用。

9.定期檢查印章使用情況

單位應定期檢查印章使用情況，發現問題及時糾正。對于違規使用印章的行為，要嚴肅處理，追究相關責任。

10.印章損壞或丟失的處理

如果印章損壞或丟失，應立即報告單位負責人，及時采取措施，如補刻印章、報警處理等，并做好相關記錄。同時，要查明原因，防止類似事件再次發生。

第四章印鑒章的保管與維護

1.印章存放的安全措施

印章要存放在專門的保險柜或者印章箱中，放置在單位內部安全的地方，最好是有監控攝像頭的地方，這樣可以防止印章被偷或者被不正當使用。

2.限制印章接觸人員

印章的接觸人員要嚴格控制，只有經過授權的少數人才能接觸印章。不要讓印章隨意擺放在辦公室的公共區域，防止有人趁不注意拿走。

3.建立印章使用日志

每次使用印章后，都要在印章使用日志上記錄下來，包括誰用的、什么時候用的、用印的文件是什么。這樣可以追蹤到每次印章的使用情況，一旦出現問題，也能快速找到責任人。

4.定期檢查印章狀態

定期檢查印章的狀態，看看是否有損壞或者磨損。如果發現印章上的字跡不清晰了，就要及時更換，保證印章的使用效果。

5.保持印章清潔

印章使用后要及時清潔，防止墨水或者灰塵等污物堵塞印章的紋路，影響印章的清晰度。可以用軟布輕輕擦拭，然后用酒精消毒。

6.防止印章受潮

印章要放在干燥的地方，避免受潮。潮濕的環境會導致印章的木材膨脹或者橡膠老化，影響印章的使用壽命。

7.備份印章

對于一些非常重要的印章，可以考慮制作備份。這樣即使主印章出現問題，也能立刻使用備份印章，保證單位的正常運營。

8.印章維護的專業人員

如果單位有條件，可以請專業的印章維護人員定期檢查和維護印章，確保印章始終處于最佳狀態。

9.印章更換的流程

當印章需要更換時，要按照規定的流程進行，包括填寫更換申請表，經過相關負責人審批，再到指定的刻章店進行更換，最后進行登記和備案。

10.印章廢棄的處理

對于不再使用的印章，要進行廢棄處理。首先要在單位內部公告廢棄的印章，然后將其銷毀或者交由專業的銷毀機構處理，并做好記錄，防止廢棄印章被非法使用。

第五章印鑒章的異常處理與風險防范

1.印章丟失的應對措施

一旦發現印章丟失，要立即啟動應急預案。首先要通知所有相關人員，然后查看監控錄像，確定丟失時間。同時，要及時向公安機關報案，并在單位內部發布印章丟失的公告。

2.印章被盜用的處理

如果發現印章被盜用，除了報警外，還要立即公告作廢該印章，并通知所有可能與此有關聯的業務合作伙伴，防止不法分子利用盜用的印章進行欺詐活動。

3.印章損壞的應急處理

印章在使用過程中如果出現損壞，要立即停止使用，并將損壞的印章與備用印章進行替換。同時，要記錄損壞原因，并及時補刻新的印章。

4.防止印章被仿冒

為防止印章被仿冒，可以采取一些措施，比如使用帶有特殊標記的印章油墨，或者定期更換印章的樣式和字體，增加仿冒的難度。

5.加強電子印章的安全性

對于電子印章，要確保使用的是安全的電子印章系統，定期更新系統，使用復雜的密碼，并設置多重驗證機制。

6.定期進行印章使用培訓

定期對員工進行印章使用的培訓，讓他們了解印章的重要性，掌握正確的使用方法，以及如何防范風險。

7.建立印章使用監控系統

利用現代技術手段，建立印章使用的監控系統，實時監控印章的使用情況，一旦發現異常，立即采取措施。

8.制定印章緊急事件應對預案

單位要制定印章緊急事件的應對預案，明確在印章丟失、被盜用或損壞等情況下的處理流程和責任人。

9.加強印章使用的內部審計

定期對印章使用情況進行內部審計，檢查印章使用是否規范，是否存在違規行為，確保印章使用的合規性。

10.建立印章使用的獎懲機制

對那些嚴格遵守印章使用規定的員工給予獎勵，對違規使用印章的員工進行懲罰，以此提高員工遵守印章管理制度的意識。

第六章印鑒章的法律法規與責任追究

1.遵守國家關于印章管理的法律法規

單位和個人在使用印章時，必須遵守國家的相關法律法規，如《中華人民共和國印章管理條例》等，確保印章使用的合法性。

2.明確印章使用的法律責任

印章使用涉及到合同簽訂、財務支付等重要事項，一旦出現問題，將承擔相應的法律責任。單位和員工要明確各自的責任和義務。

3.印章使用的合規性審查

在使用印章前，要進行合規性審查，確保用印事項符合法律法規和單位的內部規定。

4.追究違規使用印章的責任

對于違規使用印章的行為，要嚴肅追究責任。如果是員工個人行為，要根據情節嚴重程度給予相應的處罰，如警告、罰款、解雇等；如果是單位行為，要承擔相應的法律責任。

5.建立印章使用的內部監督機制

單位要建立印章使用的內部監督機制，定期對印章使用情況進行檢查，發現問題及時糾正。

6.加強印章使用的法律培訓

定期為員工提供印章使用的法律培訓，提高員工的法律意識和印章使用的規范意識。

7.印章使用的法律風險提示

在印章使用過程中，要設置法律風險提示，比如在印章旁邊放置提醒標志，告知員工使用印章可能涉及的法律風險。

8.印章使用的法律咨詢渠道

為員工提供法律咨詢渠道，一旦遇到印章使用的法律問題，可以及時咨詢專業法律人士。

9.印章使用的法律糾紛處理

如果因印章使用引發法律糾紛，單位應立即啟動法律糾紛處理程序，采取有效措施保護單位合法權益。

10.印章使用的法律責任追究記錄

對于因印章使用不當導致的法律責任追究，要詳細記錄在案，作為今后印章管理和員工培訓的參考資料。同時，這也是對員工的一種警示，防止類似問題再次發生。

第七章印鑒章的電子化管理與信息化建設

1.引入電子印章管理系統

隨著信息技術的發展，單位可以考慮引入電子印章管理系統，通過電子化手段管理印章，提高管理效率和安全性。

2.電子印章的刻制與存儲

電子印章的刻制需要專業的技術支持，刻制完成后，將電子印章存儲在安全的服務器或加密的存儲設備中，確保不被非法訪問。

3.電子印章的使用審批

電子印章的使用同樣需要經過嚴格的審批流程，通過電子印章管理系統提交用印申請，經過審批后才能使用。

4.電子印章的使用記錄

電子印章管理系統會自動記錄每次使用的時間、用途和審批人等信息，方便日后的查詢和審計。

5.電子印章的安全防護

電子印章的安全防護非常重要，要定期更新安全防護措施，防止黑客攻擊和數據泄露。

6.電子印章的備份與恢復

對電子印章進行定期備份，一旦發生數據丟失或損壞，可以及時恢復，保證業務的連續性。

7.建立信息化印章管理制度

結合電子印章管理系統，建立一套信息化的印章管理制度，包括印章的刻制、使用、保管、銷毀等環節。

8.印章管理系統的培訓與推廣

對員工進行印章管理系統的培訓，讓他們熟悉系統的操作流程，提高使用效率。

9.電子印章與紙質印章的并用

在過渡期，單位可能需要電子印章和紙質印章并用，確保業務順利進行，同時逐步減少紙質印章的使用。

10.信息化建設與印章管理的融合

將印章管理信息化建設與單位的整體信息化戰略相結合，提高單位的信息化管理水平，降低管理成本，提升工作效率。

第八章印鑒章的監督與檢查

1.定期開展印章使用檢查

單位應定期對印章使用情況進行檢查，確保印章的使用符合規定，沒有違規行為。

2.建立印章使用監督小組

成立專門的印章使用監督小組，由管理層和相關部門負責人組成，負責監督印章的日常使用和管理。

3.監督印章使用的合規性

監督小組要重點關注印章使用的合規性，比如是否嚴格按照審批流程使用印章，用印文件是否符合單位規定。

4.檢查印章保管的安全性

定期檢查印章的保管情況，確保印章存放在安全的地方，沒有被隨意攜帶或放在不安全的位置。

5.審核印章使用記錄

監督小組要定期審核印章使用記錄，查看記錄是否完整、準確，是否符合實際使用情況。

6.評估印章管理的有效性

通過對印章使用的監督和檢查，評估印章管理的有效性，發現問題及時提出改進措施。

7.進行印章使用滿意度調查

可以通過滿意度調查的方式，了解員工對印章使用的感受和建議，從而改進印章管理工作。

8.建立印章使用反饋機制

員工在使用印章過程中發現問題，可以通過反饋機制及時報告，單位應認真對待每一條反饋，及時處理。

9.組織印章管理培訓

定期為監督小組成員和印章使用者組織印章管理培訓，提高他們的印章管理知識和技能。

10.公布印章管理檢查結果

將印章管理的檢查結果向全體員工公布，讓員工了解印章管理的實際情況，同時起到警示和教育的作用。

第九章印鑒章的更新與更換

1.定期檢查印章磨損情況

印章在使用過程中會逐漸磨損，需要定期檢查印章的磨損情況，一旦發現字跡不清或者損壞，就應該考慮更換。

2.制定印章更換計劃

根據印章的磨損情況和預計的使用壽命，制定印章更換計劃，確保在印章完全損壞前及時更換。

3.提交印章更換申請

需要更換印章時，使用部門要向單位印章管理部門提交更換申請，說明更換原因和更換類型。

4.審批印章更換申請

印章管理部門收到更換申請后，進行審批，確保更換的必要性，審批通過后，才能進行更換。

5.選擇合規的刻章機構

更換印章時，要選擇合法合規的刻章機構，避免因印章質量問題導致后續使用中的問題。

6.監督印章更換過程

在更換印章的過程中，要有專人監督，確保新的印章刻制符合要求，字跡清晰，無質量問題。

7.更新印章信息記錄

新印章刻制完成后，要及時更新印章信息記錄，包括印章的類型、編號、刻制日期等，確保信息準確無誤。

8.舊印章的銷毀與備案

舊印章在更換后，要進行銷毀處理，并做好銷毀記錄，同時向相關部門備案，確保舊印章不再被使用。

9.員