永泰房地產(chǎn)（北京）公司人力資源部.檔案管理制度

員工檔案管理制度

第一章總則

第一條目的：為加強公司員工檔案的科學(xué)管理，逐步實現(xiàn)員工檔案管理科學(xué)化、統(tǒng)一

化、標(biāo)準(zhǔn)化，特制定本辦法。員工檔案工作，是人力資源工作的重要組成部分，是人

力資源工作的基礎(chǔ)之一。

第二條適用范圍：本制度適用于永泰房地產(chǎn)（北京）公司及其下屬項目部，凡在本公

司試用、在職和離職的正式員工，自入職開始均應(yīng)建立員工檔案。

第三條歸檔范圍：凡員工的簡歷、由公司保管的證書、各類證書復(fù)印件、應(yīng)聘申請表、面

試評價單、入職體檢單、背景調(diào)查文件、擔(dān)保書、入職通知單、員工異動表、薪資調(diào)

整表、公司獎勵證明、員工調(diào)查表、轉(zhuǎn)正審批表及轉(zhuǎn)正材料、勞動合同、離職通知單

等只涉及員工本人的資料均應(yīng)歸入員工檔案。

第四條職責(zé)分工：人力資源部負(fù)責(zé)員工檔案的管理工作，指定專人（兼職）負(fù)責(zé)員工

檔案的收集、整理、保管、統(tǒng)計和借閱工作。公司全體員工有義務(wù)提供建立檔案所

需資料。

第五條密級分類：公司檔案分為絕密、機密和一般檔案，公司副總及以上領(lǐng)導(dǎo)檔案密

級為絕密，其它員工檔案除特別注明密級應(yīng)為機密。

第二章員工檔案的建立

第六條歸檔時間：員工應(yīng)聘申請表審批結(jié)束后，7個工作日內(nèi)應(yīng)當(dāng)建立員工檔案。員

工在工作過程中產(chǎn)生的需補充至員工檔案的文件，應(yīng)在文件正式完成后的7個工作

日內(nèi)存入檔案。

第七條歸檔要求：

（一）歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。

（二）在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正文與附件、過程文件與定稿、請

示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，合并立在一起，不得

分開；適用于員工檔案歸檔范圍且涉及副總及以上領(lǐng)導(dǎo)的絕密文件可歸入員工檔

案，適用于員工檔案歸檔范圍但涉及副總以下員工的絕密文件應(yīng)單獨立卷歸入

其它人事檔案。

（三）員工檔案每名員工分設(shè)一卷，每個部門（或項目部）分設(shè)一檔。

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（四）卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序，依次編寫頁號。

（五）永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄。填寫的字亦要工整。卷

內(nèi)目錄放在卷首。

（六）有關(guān)卷內(nèi)文件材料的情況說明，都應(yīng)逐項填寫在備考表內(nèi)。若無情況可說明，也應(yīng)將

立卷人、檢查人的姓名和時期填上以示負(fù)責(zé)。備考表應(yīng)置卷尾。

（七）案卷封面，應(yīng)逐項按規(guī)定用毛筆或鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。

（A）案卷裝訂：裝訂前，卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物，對破損的文件材料應(yīng)按裱糊技術(shù)要求

托裱，字跡已擴散的應(yīng)復(fù)制并與原件一并立卷。

第二十五條庫房檔案按照從左向右、由上至下順序排列，檔案柜與墻壁保持一定

距離，成行地垂直于有窗的墻面擺設(shè)，便于通風(fēng)降溫。

（一）卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在

一起，即批復(fù)在前，請示在后；正文在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件

材料依其形成規(guī)律或特點，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。

（二）

（三）

（四）

（五）

（六）

（七）案卷各部分的排列格式：案卷封面（含卷內(nèi)文件目錄）一文件一封底（含備考表）,

以案卷號排列次序裝入卷盒，置于檔案柜內(nèi)保存。

（八）歸檔的文件材料必須準(zhǔn)確地反映企業(yè)生產(chǎn)、科研、基建和經(jīng)營管理等各項

活動的真實內(nèi)容和歷史過程。

（九）企業(yè)新購重要設(shè)備儀器和引進(jìn)項目的文件材料到貨時，有關(guān)專業(yè)部門應(yīng)會

同檔案管理員檢查驗收文件材料并及時歸檔。

（十）企業(yè)工作人員因公外出參觀學(xué)習(xí)、考察和參加各種會議，收集獲得的文件

材料要按照歸檔范圍的規(guī)定，及時向檔案管理員歸檔。

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（十一）企業(yè)各類文件材料歸檔一式一份，比較重要和利用頻繁的文件材料要

適當(dāng)增加歸檔份數(shù)。

（十二）照片檔案歸檔要求：照片、底片、說明三部分組成；錄像、磁盤要求

附編號、內(nèi)容、攝制者時間。

第一條檔案借閱制度

（一）借閱檔案者應(yīng)先向檔案管理員說明借閱理由和要求，借閱只限本人工作范圍

內(nèi)，查閱后必須在利用登記簿上認(rèn)真登記，寫明借閱理由，如借閱要求不當(dāng)，檔案員有

權(quán)拒絕借閱。

（二）外單位查閱者一律憑單位公函、介紹信，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。凡抄

錄復(fù)制檔案的單位和個人都必須嚴(yán)格履行審批手續(xù)，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可復(fù)制抄錄。

（三）檔案利用者，歸還檔案時，工作人員必須當(dāng)面查清、注銷，如有損壞和丟

失應(yīng)及時追查，并報領(lǐng)導(dǎo)，追究處理。

（四）借閱密級檔案，必須經(jīng)過主管領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理員同意批示，方可借閱，手

續(xù)不齊，檔案員有權(quán)拒絕借閱，借閱者應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度。

（五）借閱者要精心保護(hù)好檔案，不得在檔案上隨意涂劃、折頁、作記號，如造

成檔案資料損壞、遺失或失密者，應(yīng)寫出書面檢查，并視情節(jié)經(jīng)重追究處理。

第二條檔案保密制度

（一）檔案管理員對企業(yè)檔案的保密負(fù)有主要責(zé)任，檔案管理員必須有高度的責(zé)

仁感，反對麻痹思想，嚴(yán)防事故的發(fā)生。

（二）不該說的機密絕對不說，不該知道的機密絕對不問，不該看的機密絕對不

看，絕對不利用機密謀取私利。

（三）各種機密檔案材料，要實行定期清查和按時歸檔，收退、銷毀。銷毀的文件

資料均應(yīng)造冊登記，并經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得把密級文件刊物、資料向廢品收購部門投售。

（四）密級檔案必須按規(guī)定范圍閱讀，嚴(yán)禁外借、外帶。廠內(nèi)借閱要經(jīng)過主管領(lǐng)

導(dǎo)和部門負(fù)責(zé)人同意批示，密級文件不準(zhǔn)抄錄、復(fù)印、轉(zhuǎn)載。

（五）檔案存放室屬機要重地，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自進(jìn)入，

（六）經(jīng)發(fā)現(xiàn)泄密事件，應(yīng)按級負(fù)責(zé)，追究責(zé)任，對泄密者，要進(jìn)行批評教育，

嚴(yán)重者給予處分。

第三條保密范圍

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定和核對，并經(jīng)批準(zhǔn)后方可銷毀。

第五條人事檔案管理制度

（一）人事檔案由人力資源部在檔案管理員的指導(dǎo)下收集和立卷，并定期向檔案

管理員提交檔案目錄。三年以上的人事檔案可移交檔案管理員保管。

（二）人事檔案的保管參照文書檔案管理制度執(zhí)行。

（三）人事檔案為秘密文件，一般不允許借閱。特殊情況，確實需要借閱的，需

主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可。

第六條會計檔案管理制度

（一）立卷和歸檔

1會計檔案的歸檔范圍是一個核算單位在會計核算中形成的會計憑證、會計帳簿、

會計報表和其他會計核算專業(yè)材料，不包括與財會工作有關(guān)的政策、制度、預(yù)算、計劃、

工作總結(jié)和報表、統(tǒng)計資料及往來文書等材料。

2企業(yè)每年形成的會計核算材料，由財務(wù)部按照歸檔要求，負(fù)責(zé)建立案卷，連同

移交清冊交檔案管理員保管。

3.對以下會計專業(yè)材料另行組卷

土地征用及重大固定資產(chǎn)的買賣單據(jù)。

債權(quán)債務(wù)單據(jù)。

交通肇事、工傷事故處理單據(jù)。

涉外（含港、澳、臺地區(qū)）的會計材料。

有必要延長保管期限的其他會計材料。

4.會計檔案分類方法

年度——形式-----保管期限

5會計檔案立卷后，可暫由本部門保存一至三年，保存期滿前移交給檔案管理員。

移交會計檔案時，要由財務(wù)部編造移交清單，檔案管理員根據(jù)移交清單，認(rèn)真核對清楚

后辦理移交手續(xù)，交接雙方和監(jiān)交人需在移交清單上簽名蓋章。

6撤銷、關(guān)閉、停辦、合并單位的會計檔案，應(yīng)隨同本單位的其他檔案一并移交

給有關(guān)企業(yè)或檔案管理員，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。

（二）管理和利用

1.企業(yè)要建立和健全會計檔案的立卷、歸檔、保管、調(diào)閱和銷毀等各項制度。

3.檔案館梨園保管的會計檔案，應(yīng)保持原卷冊的封裝，不得隨意拆封，如確需要

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重新加工整理，需報分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，會同財務(wù)部門共同拆封整理，重新整理裝訂后，

雙方應(yīng)加蓋印章。

4.會計檔案管理要做到安全，有專柜（箱）存放，不得隨意堆放，不得毀損、散

失和泄密。

5.檔案管理員對會計檔案的保管與同其他檔案管理。制定管理制度，對違反制度

的有權(quán)進(jìn)行監(jiān)督糾正，情節(jié)嚴(yán)重的向領(lǐng)導(dǎo)提出處理意見。

6.積極開發(fā)會計檔案信息資源，為本企業(yè)經(jīng)濟效益提供利用。會計檔案原件原則

上不得外借。向外單位提供利用時，要經(jīng)本企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

（三）鑒定和銷毀

1.會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類，定期保管期分為3年、5年、10年、

15年、25年5類。會計檔案的保管期，從會計年度終了后第一天算起。

2.會計檔案保管期期滿，需耍銷毀時，由檔案管理員提出銷毀意見，會同財務(wù)部

門派人監(jiān)銷。

3.企業(yè)銷毀會計檔案經(jīng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)審批，報上級主管部門批準(zhǔn)，同時派員監(jiān)銷，監(jiān)

銷人在銷毀會計檔案前，認(rèn)真進(jìn)行清點核對，銷毀后在清單上簽名蓋章。

第七條檔案保管制度

（一）檔案保管

1.接收檔案必須認(rèn)真驗收，并辦理交接手續(xù)。

2.存放檔案必須有專用柜、架，存放方法要科學(xué)利便于查找。

3.底圖除修改、送曬外，不得外借。修改后底圖入庫，要認(rèn)真檢查其修改、補充

等情況，底圖存放以平放為宜。

4.存放照片、磁帶要用特制的密封盒，膠片頁夾和影集按編號順序存放。

5.要定期進(jìn)行庫存檔案的清理核對，做到賬、物相等，對破殞或載體變質(zhì)的檔案，

要進(jìn)行修補和復(fù)制，庫存檔案因移交、作廢、遺失等注銷賬卡時，要查明原因，保存

依據(jù)。

（二）檔案庫房的一般要求

1.保持檔案庫房良好的衛(wèi)生環(huán)境，檔案柜、箱、木櫥排列整齊有序。

2.落實防盜、防火、防光、防潮、防塵、防有害物質(zhì)，防污染等安全措施，發(fā)現(xiàn)

隱患，立即整改。

3.保管、保養(yǎng)好庫房內(nèi)的工具、設(shè)備，定期進(jìn)行保養(yǎng)。

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4.庫房系機要部位，除檔案員及主管領(lǐng)導(dǎo)外，其他人員未經(jīng)允許，不得進(jìn)入庫房。

大連鐵龍實業(yè)股份有限公司檔案管理辦法

第一章總則

第三章檔案立卷歸檔

第十一條各單位日常形成的文件、資料要按檔案歸檔范圍及保管期限積累、鑒定，

并在整理立卷后填寫案卷目錄一式兩份，在翌年第二季度末以前向檔案室移交。

第十二條各類檔案歸檔范圍（執(zhí)行附錄一、二、三、四）。

第十三條各級人員因公外出、出國考察、參加各種會議所收到的或簽訂的有價值

的文件材料，要按歸檔范圍的規(guī)定及時向檔案部門移交。

第十四條凡是增設(shè)、更新、改造的工程項目，均由有關(guān)科技人員對科技檔案進(jìn)行修

改補充后歸檔。

第十五條各專業(yè)工程技術(shù)人員要把科技文件材料的形成、積累納入工作程序，并

按科技檔案歸檔范圍把有價值的準(zhǔn)確資料及時歸檔。

第十六條修改已歸檔的圖紙，要由移交歸檔單位的有關(guān)科技人員負(fù)責(zé)填寫修改許可

單，履行審批手續(xù)。修改內(nèi)容較少時，可直接在圖面“涂改”，刮改時應(yīng)在修改處標(biāo)注

“修改”標(biāo)記，修改內(nèi)容較多時，應(yīng)另出新圖。

第十七條歸檔的案卷應(yīng)做到：文件齊全、完整，分類清楚，標(biāo)題明確，保管期限劃

分準(zhǔn)確，每個案卷必須填寫卷內(nèi)目錄與備考表，案卷封皮書寫要整齊、端正。

第十八條檔案人員接收檔案時，必須逐卷、逐件進(jìn)行核對檢查，辦理交接手續(xù)，

由移交單位編寫“案卷移交目錄”一式兩份，由交接雙方在移交目錄上簽字蓋章。

第十九條凡歸檔的文件、照片、錄像帶（盤）和圖紙都應(yīng)做到，圖像、字跡清晰

整潔，反差良好。禁止用鉛筆、圓珠筆。藍(lán)色復(fù)寫紙書寫，文件不得用金屬物裝訂。

第二十條檔案的歸檔時間：

1.文書檔案：在翌年第二季度前歸檔。

2.會計檔案：集團(tuán)公司及分子公司當(dāng)年的會計檔案，在本單位財務(wù)部門保管兩年，

期滿后不得晚于第二年一季度末歸檔。

3.科研檔案：在每個項目完成或停止后歸檔。

4.聲像檔案：應(yīng)于翌年一季度末前歸檔。

第四章檔案整理

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第二十一條檔案整理工作是檔案室的重要任務(wù)之一。整理工作的基本要求是使檔

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案系統(tǒng)化，便于保管和利用。主要是對不符合要求的案卷和收進(jìn)的零散文件進(jìn)行加工

整理，并按全宗分類，做好插卷、排列和編制案卷目錄。

第二十二條檔案整理的具體要求，執(zhí)行附錄一、二、三、四。

第五章檔案保管和庫房管理

第二十三條檔案室必須采用科學(xué)方法，做好檔案材料的保管工作，保護(hù)檔案材料

的安全，延長檔案的壽命。檔案管理工作要貫徹“防重于治，防治結(jié)合”和加強重點、兼

顧一般的原則。對永久和長期保存的檔案，如有破損或字跡模糊，應(yīng)及時進(jìn)行修補或

復(fù)制。

第二十四條檔案庫房是保存企業(yè)文獻(xiàn)資料機密的重地，必須設(shè)在安全地點，結(jié)構(gòu)

堅固，室內(nèi)要保持適宜的溫濕度，庫房要有專人管理，做好庫房保衛(wèi)、保管工作，確

俁庫房安全。

第二十五條庫房檔案按照從左向右、由上至下順序排列，檔案柜與墻壁保持一定

距離，成行地垂直于有窗的墻面擺設(shè)，便于通風(fēng)降溫。

第二十六條庫房要保持清潔衛(wèi)生，掌握好溫濕度，庫房溫度應(yīng)控制在14-24C,

相對濕度應(yīng)控制在45—60%o

第二十七條庫房檔案裝具要分別有序地編號和存放。案卷及查找工具要按規(guī)定擺

放，閱后的案卷要及時放回原處。借出的案卷歸還時要清點核對，檢查入庫。

第二十八條庫房內(nèi)嚴(yán)禁吸煙，不得存放易燃物品、爆炸品及與檔案無關(guān)的物品，

要采取相應(yīng)的保護(hù)措施，使庫房達(dá)到防有害生物、防火、防盜、防鼠、防潮、防塵等，

確保檔案的絕對安全。

第二十九條檔案庫房是保存機密的重地，除檔案工作人員之外，其他人員未經(jīng)許

可不準(zhǔn)進(jìn)入庫房。

第六章檔案鑒定、銷毀、統(tǒng)計

第三十條檔案鑒定應(yīng)根據(jù)內(nèi)容和作用，用歷史的、全面的觀點去鑒別檔案的價值，

認(rèn)真負(fù)責(zé)地提出處理意見。

第三十一條檔案的保管期限分為永久、長期（十六至五十年）短期（十五年以

內(nèi)）三種。

第三十二條對超過保管期限的檔案，定期進(jìn)行審查、鑒定，對確無保存價值的檔

案材料，編造清冊，提出銷毀報告，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀。嚴(yán)禁將應(yīng)銷毀的檔案材

料作其他用途或當(dāng)廢紙出賣。

第三十三條銷毀檔案時，由檔案人員會同業(yè)務(wù)部門二人以上在指定處所銷毀，監(jiān)

銷人須在銷毀清冊上簽字，并注明日期，加蓋公章，妥善保管，以作備查。

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第三十四條檔案人員對所管理的檔案，年終要進(jìn)行全年統(tǒng)計，準(zhǔn)確掌握檔案的數(shù)

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量和檔案工作情況，認(rèn)真填報“檔案工作基本情況”年報，并作為永久卷歸檔。

第三十五條檔案人員對檔案的改進(jìn)、移出、整理、保管、鑒定的數(shù)字，要清楚地

登記在簿上，作為數(shù)據(jù)概括和數(shù)據(jù)分析使用。

第七章檔案利用

第三十六條各部門借閱本部門的檔案，須經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人同意，并履行借閱手續(xù)，

借閱其它部門的檔案，須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意，辦理登記手續(xù)后方予借閱。

第三十七條外單位借閱檔案，須持介紹信（需說明借閱的內(nèi)容、用途、經(jīng)辦人的

身份證）經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，辦理登記后方可借閱。

第三十八條借閱檔案只限于在閱覽室查閱，不準(zhǔn)將檔案帶至其他場所，借閱者必

須保持案卷原狀，不得抽頁、折卷、涂改、劃圈、劃道或損壞。歸還檔案時，檔案人

員必須檢查張數(shù)，當(dāng)面清點無誤，并隨時簽字注銷。

第八章檔案安全保密

第三十九條檔案人員要樹立保密觀念，嚴(yán)守黨和國家的機密。

第四十條檔案人員應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱規(guī)定，履行手續(xù)，按時催還，不許折頁、

丟失和擴大借閱范圍。

第四十一條嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入檔案室或擅自翻閱檔案，防止泄密和失竊。

第四十二條檔案人員必須嚴(yán)格做到“兩不”（不該說的不說，不該問的不問）、

“兩緊”（手緊、門窗緊）“兩嚴(yán)”（執(zhí)行制度嚴(yán)、庫房管理嚴(yán)），檔案人員不準(zhǔn)私自

俁管文件或攜帶文件外出。

第四十三條對檔案庫房、裝具和檔案進(jìn)行定期檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時報告，作出記

錄，查明原因，保持檔案處于良好狀態(tài)。

第四十四條庫房門窗日常要鎖緊，節(jié)假日要加封，上下班時要檢查。

第九章附則

第四十五條本辦法自公布之日起實施，由辦公室負(fù)責(zé)修訂和解釋。

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七檔案管理制度

為加強公司文書檔案、聲像檔案資料的管理工作，保證文書檔案、聲像檔案資料

的及時歸檔和妥善保管，特制定本規(guī)定：

（一）立卷歸檔

1.立卷歸檔的職責(zé)

（1）公司各部門均為立卷歸檔部門。公司行政部負(fù)責(zé)公司的立卷歸檔工作，

各部門、各員工均要嚴(yán)格執(zhí)行立卷歸檔制度，應(yīng)歸檔的文件材料要妥善保存、及時歸

檔編號、任何人不得以任何理由拒絕歸檔。

（2）行政部經(jīng)理和各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)辦理立卷歸檔工作。

2.立卷歸檔的范圍

（1）重要的會議資料，包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、

典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄、會議紀(jì)要等；

（2）公司的各種規(guī)章制度、實施細(xì)則；

（3）上級機關(guān)發(fā)來的與公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、

訐劃等文件資料；

（4）公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書；

（5）公司的歷史沿革、大事記及反映公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄

像等；

（6）公司的請示與上級機關(guān)的批復(fù)；公司反映主要工作活動的報告、總結(jié)；

（7）公司內(nèi)部的各種工作計劃、總結(jié)、報告、請示、批復(fù)、統(tǒng)計報表、重要

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工作記錄（表單）及工作簡報；

（8）公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件資料；

（9）公司管理人員任免的文件資料；

（10）關(guān)于員工獎勵、處分的文件資料；

（11）本公司員工勞動、工資、福利方面的文件材料；

（12）公司重要設(shè)備檔案、財會檔案及基建檔案材料；

（13）反映公司各項生產(chǎn)、技術(shù)、科研活動的有保存價值的技術(shù)文件、圖紙、

信息、市場營銷資料等。

3.平時歸卷

（1）各部門都要建立健全平時歸卷制度。對處理完畢或批存的文件材料，由

專（兼）職檔案員集中統(tǒng)一保管。

（2）各部門應(yīng)根據(jù)本部門的業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù)，編制平時文件材料歸

卷使用的“案卷類目”。“案卷類目”的條款必須簡明確切，并編上條款號。

（3）公文承辦人員應(yīng)及時將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文件材料，收集齊

全，加以整理，送交本部門專（兼）職檔案員歸卷。

（4）專（兼）職檔案員應(yīng)及時將已歸卷的文件材料，按照“案卷類目”條款，

放入平時保存文件卷夾內(nèi)“對號入座”，并在收發(fā)文登記薄上注明。

4.立卷歸檔的基本要求

（1）各立卷單位應(yīng)使用本單位統(tǒng)一格式的檔案袋裝訂檔案。

（2）文件應(yīng)按不同年份進(jìn)行立卷。

（3）立卷時應(yīng)根據(jù)文件形式的客觀規(guī)律和經(jīng)營活動特點，依照同類合并的原

則進(jìn)行歸檔，將一組具有有關(guān)聯(lián)系的文件材料組成一個卷。

（4）有密切關(guān)聯(lián)的文件不可分散。

（二）檔案的調(diào)用

1.公司員工應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行借閱管理制度，履行借閱手續(xù)。

2.員工調(diào)用本部門的檔案，應(yīng)征得本部門經(jīng)理同意。

3.調(diào)用公司檔案，應(yīng)提出申請，并經(jīng)得公司行政部經(jīng)理同意，方可調(diào)用。

4.調(diào)用的檔案，一般不得帶離公司，公司檔案被借出辦公室時，借用人

須在檔案登記本上登記，借閱檔案三日內(nèi)歸還，如需繼續(xù)借閱，必須在登記本上簽

字后，方可繼續(xù)借閱。

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5.凡屬絕密、機密技術(shù)資料與本人工作無關(guān)不得查、借閱，因工作需要

必須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可查閱。

6.嚴(yán)禁私自復(fù)印、摘錄絕秘技術(shù)資料。

7.丟失資料者，應(yīng)及時書面通知行政部負(fù)責(zé)人，以便采取相應(yīng)的補救措施。

8.銷毀過期檔案，應(yīng)由部門經(jīng)理審批后方可銷毀。

9.凡借出的圖紙、資料，不得損壞、刪改、涂抹、剪貼、拆散。

10.凡調(diào)離本公司職工，必須歸還全部技術(shù)資料，方可辦理調(diào)動手續(xù)。

（三）檔案管理

1.凡需永久和長期保存的檔案，應(yīng)使用專柜集中存放，妥善保管。

2.存放永久和長期檔案的專柜，由行政部指定專人管理。

3.各部門如需永久和長期保存的檔案移交給檔案管理部門或放于檔案庫內(nèi),

應(yīng)辦埋檔案移交手續(xù)，并由經(jīng)辦人員在移交單上簽名。

4.檔案管理人員對集中保管的檔案要進(jìn)行登記編號和編制目錄以便查閱，

查閱重要帶密級檔案需經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

第三章檔案管理

第一條歸檔文件的建立：

-各項目部由專人負(fù)責(zé)工程技術(shù)檔案、征地拆遷協(xié)議、分承包合同、聲像、照

片等的立卷歸檔，并且按時移交檔案室，不得由個人掌管；

-設(shè)備管理部設(shè)專人負(fù)責(zé)各種機械設(shè)備完整檔案（購置發(fā)票復(fù)印件、機械說明、

圖紙）的建立，并按期移交檔案室；

■財務(wù)部負(fù)責(zé)整理規(guī)定會計檔案保管期限、編織憑證、財務(wù)報告頁碼，按期移

交檔案室；

?文書檔案、文書材料由綜合管理部整理立卷，定期歸檔。

?人事檔案由人力資源部整理立卷，定期歸檔。

第二條歸檔文件的檢查：

-檢查文件的本文及附件是否完整，如有短少，應(yīng)即追查歸入。

■文件的處理手續(xù)是否完備，如有遺漏，應(yīng)即退回經(jīng)辦部門補辦。

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?與本案無關(guān)的文件或不應(yīng)隨案歸檔的文件，應(yīng)即退回經(jīng)辦部門。

-歸檔文件的保存期限：文件保存期限除政府有關(guān)法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定

者外，依下列規(guī)定辦理：

■永久保存：1.公司章程；2.股東名簿；3.規(guī)章制度及公司條例；4.董事

會及股東會紀(jì)錄；5.財務(wù)報表；6.政府機關(guān)核準(zhǔn)文件；7.不動產(chǎn)所有權(quán)

證及其他債權(quán)憑證；8.工程設(shè)計圖；9.其他經(jīng)核定須永久保存的文書。

?十年保存：1.預(yù)算、決算書類；2.會計憑證；3.事業(yè)計劃資料；4.其他

經(jīng)核定須保存十年的文書。

-五年保存：1.期滿或解除之合約；2.其他經(jīng)核定保存五年的文書。

-一年保存：無長期保存必要者。

■須銷毀的文件須經(jīng)綜合管理部部長批準(zhǔn)，并派專人監(jiān)銷。

第三條檔案文件的調(diào)用：

■各部門經(jīng)辦人員因業(yè)務(wù)需要需調(diào)閱檔案時，應(yīng)填具“調(diào)卷單”經(jīng)其部門負(fù)責(zé)

人批準(zhǔn)后由綜合管理部檔案管理員調(diào)閱；

?檔案管理員接到“調(diào)卷單”經(jīng)核查后，取出該項檔案，并于“調(diào)卷單”上填注

調(diào)閱的具體文件名稱、總份數(shù)及借出日期，將檔案交與調(diào)卷人員。“調(diào)卷單”則

依預(yù)定歸還日期之先后整理，以備稽催；

-于檔案室當(dāng)場借閱者，可免填“調(diào)卷單”；

-檔案歸還時，經(jīng)秘書核查無誤并于〃調(diào)卷單〃填注歸還日期及簽字確認(rèn)后，檔

案即行歸入檔夾，“調(diào)卷單”由管檔人員留存?zhèn)洳椋?/p>

-檔案的借閱時間最長以一周為限，如有特殊情形欲延長調(diào)閱期限時，應(yīng)按調(diào)

閱程序重新辦理；

-調(diào)卷人員對于所調(diào)案卷，不得抽換增損；

?調(diào)卷人員調(diào)閱檔案，應(yīng)于規(guī)定期限內(nèi)歸還，如有其他人員調(diào)閱同一檔案時，

應(yīng)重新填寫“調(diào)卷單”不得私自授受；

-調(diào)閱檔案限與經(jīng)辦業(yè)務(wù)有關(guān)者，如調(diào)閱與經(jīng)辦業(yè)務(wù)無關(guān)之檔案，需經(jīng)總經(jīng)理、

綜合管理部部長同意。

■公司重要檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可調(diào)卷。

第四條聲像檔案管理：

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-聲像檔案一般由錄單帶、錄像帶、攝像帶、影片（母片）、照片（含底片）、各

種光電介質(zhì)等及文字說明兩部分組成；

?聲像檔案是本公司檔案的組成部分，由綜合管理部集中統(tǒng)一管理；

-聲像檔案種類：

■反映本公司主要職能活動工作成果和存在問題的聲像資料；

■各級領(lǐng)導(dǎo)人和著名人物參加的與本公司有關(guān)的重大活動的聲像資料；

■本公司有關(guān)人員組織或參加的重要會議，會見以及外事活動的聲像資料；

■涉及本公司權(quán)益的聲像資料；

■其它單位形成的與本公司有關(guān)的重要聲像資料；

?其它具有保存價值的聲像資料。

第五條電子文檔管理：

公司所有的檔案應(yīng)盡可能制作成電子文檔，電子文檔與書面文檔及其他形式的文

檔要分別保存。公司綜合管理部秘書負(fù)責(zé)采用錄入、掃描的形式完成電子文檔的制作。

借閱電子文檔的程序同借閱檔案。

文件檔案管理規(guī)定

第一章總則

第二章文件材料的收集管理

第一條堅持部門收集、管理文件材料制度。各部門均應(yīng)指定專（兼）職檔案員，

負(fù)責(zé)管理本部門的文件材料，并保持相對穩(wěn)定。人員變動應(yīng)及時通知總經(jīng)理辦公室檔

案員。

第二條凡本公司繕印發(fā)出的公文（含定稿和兩份打印的正件與附件、批復(fù)請

示、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件）一律由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一收集管理。

第三條一項工作由幾個部門參與辦理，在工作活動中形成的文件材料，由主

辦部門收集歸卷。會議文件由會議主辦部門收集歸卷。

1.公司工作人員外出學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加上級機關(guān)召開的會議等公務(wù)活

動、相關(guān)人員購置技術(shù)資料、工具書、購置設(shè)備儀器核報差旅費時，必須將相關(guān)的文

件、資料向總經(jīng)理辦公室檔案員辦理歸檔手續(xù)，檔案員簽字認(rèn)可后財務(wù)部門才給予核

報差旅費。

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2.本公司召開會議，由會議主辦部門指定專人將會議材料、聲像檔案等向檔案員

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辦理歸檔手續(xù)，檔案員簽字認(rèn)可后財務(wù)部門才給予報會議費用。

第四條對保管的技術(shù)檔案，每年年終要進(jìn)行鑒定，鑒定工作由主管領(lǐng)導(dǎo)、工

程技術(shù)人員、檔案人員組成的鑒定小組進(jìn)行。對丟失參考價值、無保存意義的資料應(yīng)

及時清理，經(jīng)鑒定小組批準(zhǔn)后指定專人監(jiān)銷。

第五條按密級劃分的有關(guān)規(guī)定，總經(jīng)辦檔案員應(yīng)及時準(zhǔn)確的對技術(shù)資料進(jìn)行

密級劃分，嚴(yán)格按保密制度履行查、借閱手續(xù)。

第六條各部門專（兼）職檔案員的職責(zé)：1.

了解本部門的工作業(yè)務(wù)，掌握本部門文件材料的歸檔范圍，收集管理本部門的

文件材料。

2.認(rèn)真執(zhí)行平時歸檔制度，對本部門承辦的文件材料及時收集歸卷，每年的三月

份前應(yīng)將歸檔文件材料歸檔完畢，并向總經(jīng)辦檔案員辦好交接簽收手續(xù)。

3.承辦人員借用文件材料時，應(yīng)積極地做好服務(wù)工作，并辦理臨時借用文件材料

登記手續(xù)。

第三章歸檔范圍

第七條重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、

典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等。

第八條上級機關(guān)發(fā)來的與本公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)

定、計劃等文件材料。

第九條本公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。

第十條木公司的請示與上級機關(guān)的批復(fù)。

第十一條本公司反映主要職能活動的報告、總結(jié)。

第十二條本公司的各種工作計劃、總結(jié)、報告、請示、批復(fù)、會議記錄、統(tǒng)計

報表及簡報。

第十六條信訪工作材料。

第十七條本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。

第十八條本公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎勵、處分的文件材料。

第十九條本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。

第二十條本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、

錄音、錄像等。

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第二十一條反映公司各項生產(chǎn)、技術(shù)、科研活動的有保存價值的技術(shù)文件、圖

紙、信息、人事、財務(wù)資料、市場營銷資料等。

第四章平時歸卷

第二十二條各部門都要建立健全平時歸卷制度。對處理完畢或批存的文件材料，

由專（兼）職檔案員集中統(tǒng)一保管。

第二十三條各部門應(yīng)根據(jù)本部門的業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù)，編制平時文件材

料歸卷使用的“案卷類目二“案卷類目”的條款必須簡明確切，并編上條款號。

第二十四條公文承辦人員應(yīng)及時將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文件材料，收

集齊全，加以整理，送交本部門專（兼）職檔案員歸卷。

第二十五條專（兼）職檔案員應(yīng)及時將已歸卷的文件材料，按照“案卷類目”條

款，放入平時保存文件卷夾內(nèi)“對號入座”，并在收發(fā)文登記薄上注明。

第五章立卷（案卷質(zhì)量要求）

第二十六條為統(tǒng)一立卷規(guī)范，保證案卷質(zhì)量，立卷工作由相關(guān)部室兼職檔案員

配合，總經(jīng)理辦公室檔案員負(fù)責(zé)組卷、編目。

第二十七條案卷質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點，保持文件之間

的有機聯(lián)系，區(qū)別不同的價值，便于保管和利用。

第二十八條歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。第

二十九條在歸檔的文件材料，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請

示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開，

文電應(yīng)合一立卷；絕密文電單獨立卷，少數(shù)普通文電如果與絕密文電有密切聯(lián)系，也

可隨同絕密文電立卷。

第三十條不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請示與批復(fù)，

放在復(fù)文年立卷；沒有復(fù)文的，放在請示年立卷；跨年度的規(guī)劃放在針對的第一年立

卷；跨年度的總結(jié)放在針對的最后一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年，其

它文件的立卷按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第三十一條卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依

序排列在一起，即批復(fù)在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；

其它文件材料依其形成規(guī)律或特點，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。

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第三十二條卷內(nèi)文件材料應(yīng)按非列順序，依次編寫頁號。裝訂的案卷應(yīng)統(tǒng)一在

有文字的每頁材料正面的右上角背面的左上角打印頁號。

第三十三條永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄。

填寫的字亦要工整。卷內(nèi)目錄放在卷首。

第三十四條有關(guān)卷內(nèi)文件材料的情況說明，都應(yīng)逐項填寫在備考表內(nèi)。若無情

況可說明，也應(yīng)將立卷人、檢查人的姓名和時期填上以示負(fù)責(zé)，備考表應(yīng)置卷尾。

第三十五條案卷封面，應(yīng)逐項按規(guī)定用鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。

第三十六條案卷的裝訂和案卷各部分的排列格式：

案卷裝訂前，卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物，對破壞的文件材料應(yīng)按裱糊技術(shù)要求托裱,

字跡已擴散的應(yīng)復(fù)制并與原件一并立卷，案卷應(yīng)用三孔一線封底打活結(jié)的方法裝訂。

第三十七條案卷各部分的排列格式：軟卷封面（含卷內(nèi)文件目錄）一文件一封底

（含備考表），以案卷號排列次序裝入卷盒，置于檔案柜內(nèi)保存。

第六章檔案保密

第三十八條詳見保密制度

第七章檔案借閱

第三十九條嚴(yán)格執(zhí)行借閱管理制度，履行借閱手續(xù)。

第四十條公司職工因工作需要，可借閱技術(shù)資料，但必須辦理借閱手續(xù)。

第四十一條凡外單位借閱相關(guān)技術(shù)資料，須持單位介紹信，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),

方可查閱，但必須按保密制度要求，機密級以上資料不準(zhǔn)查、借閱。

第四十二條技術(shù)資料借出時間不超過兩周，預(yù)期不還需辦理續(xù)借手續(xù)。

第四十三條凡屬絕密、機密技術(shù)資料與本人工作無關(guān)不得查、借閱，因工作

需要必須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可查閱。

第四十四條絕密、機密資料，直接從事該項工作的人員可查閱，工作有部分

相關(guān)的人員只能查閱相關(guān)部分、絕密、機密資料不能帶出檔案室。

第四十五條查閱機密、絕密檔案，必須進(jìn)行登記方可查閱。

第四十六條嚴(yán)禁私自復(fù)印、摘錄絕秘技術(shù)資料。

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第四十七條凡屬保密的技術(shù)資料必須嚴(yán)格按密級分類進(jìn)行查、借閱，任何

人不得擅自借閱、借出，不得查、借閱與本人工作無關(guān)的技術(shù)資料。

第四十八條銷毀過期保密技術(shù)資料應(yīng)嚴(yán)格履行審批手續(xù)，不得擅自銷毀。

第四十九條對保密技術(shù)資料每月應(yīng)清查校對一次，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時報告主

管領(lǐng)導(dǎo)，并采取補救措施。

第五十條查、借閱技術(shù)資料和使用相關(guān)技術(shù)文件的各類人員應(yīng)嚴(yán)格遵守

“保守機密慎之又慎”的方針，不失密、不泄密。

第五十一條丟失技術(shù)資料者，應(yīng)及時書面通知檔案室和主管領(lǐng)導(dǎo)并采取相應(yīng)

的補救措施，在未作出處理前暫停查閱相關(guān)技術(shù)資料。

第五十二條凡調(diào)離本公司職工，必須歸還全部技術(shù)資料,方可辦理調(diào)動手續(xù)。

第五十三條技術(shù)檔案資料不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借或代借，借出的資料只能帶到工作崗位，

并妥善保管好，嚴(yán)禁私自攜帶出公司。

第五十四條凡借出的圖紙、資料，不得損壞、刪改、涂抹、剪貼、拆散。

第八章附則

第五十五條本規(guī)定由總經(jīng)辦制訂經(jīng)呈總經(jīng)理核準(zhǔn)后總經(jīng)辦公布實施，修改亦

同。

第五十六條本規(guī)定自1998年月日起施行。

文書檔案立卷歸檔規(guī)定

（一）總則

第一條根據(jù)郵電部《郵電文書立卷歸檔辦法》為加強本公司文書立卷工作，

將制定本規(guī)定。

第二條歸檔的文件材料必須按年度立卷，本單位內(nèi)部機構(gòu)在工作活動中形成

的各種有保存價值的文件材料，都要按照本規(guī)定的規(guī)定，分別立卷歸檔。

第三條公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整（公文上的各種

附件一律不準(zhǔn)抽存）。結(jié)案后及時交專（兼）職文書人員歸檔。工作變動或因故離職時應(yīng)

將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。

（二）文件材料的收集管理

第四條堅持部門收集、管理文件材料制度。各部門均應(yīng)指定專（兼）職文書人

員，負(fù)責(zé)管理本部門的文件材料，并保持相對穩(wěn)定。人員變動應(yīng)及時通知檔案室。

第五條凡本公司繕印發(fā)出的公文（含定稿和兩份打印的正件與附件、批復(fù)請

示、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件）一律由辦公室統(tǒng)一收集管理。

第六條一項工作由幾個部門參與辦理，在工作活動中形成的文件材料，由主

辦部門收集歸卷。會議文件由會議主辦部門收集歸卷。

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1.公司工作人員外出學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加上級機關(guān)召開的會議等公務(wù)活

動的相關(guān)人員核報差旅費時，必須將會議的主要文件資料向檔案室辦理歸檔手續(xù)、檔

案室簽字認(rèn)可后財務(wù)部門才給予核報差旅費。

2.本公司召開會議，由會議主辦部門指定專人將會議材料、聲像檔案等向檔案室

辦理歸檔手續(xù)，檔案室簽字認(rèn)可后財務(wù)部門才給予報會議費用。

第七條各部門專（兼）職文書的職責(zé)：1.

了解本部門的工作業(yè)務(wù)，掌握本部門文件材料的歸檔范圍，收集管理本部門的

文件材料。

2.認(rèn)真執(zhí)行平時歸檔制度，對本部門承辦的文件材料及時收集歸卷，每年的三月

份前應(yīng)將歸檔文件材料歸檔完畢，并向檔案室辦好交接簽收手續(xù)。

3.承辦人員借用文件材料時，應(yīng)積極地提供利用，做好服務(wù)工作，并辦理臨時借

用文件材料登記手續(xù)。

（三）歸檔范圍KHT2

第八條重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、

典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等。

第九條上級機關(guān)發(fā)來的與本公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)

定、計劃等文件材料。

第十條本公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。

第十一條本公司的請示與上級機關(guān)的批復(fù)。

第十二條本公司反映主要職能活動的報告、總結(jié)。

第十三條本公司的各種工作計劃、總結(jié)、報告、請示、批復(fù)、會議記錄、統(tǒng)

干報表及簡報。

第十四條信訪工作材料。

第壹拾伍條本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。

第壹拾陸條本公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎勵、處分的文件材料。

第十七條本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。

第十八條本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、

錄音、錄像等。

（四）平時歸卷

第十九條各部門都要建立健全平時歸卷制度。對處理完畢或批存的文件材料，

由專（兼）職文書集中統(tǒng)一保管。

第二十條、各部門應(yīng)戒據(jù)本部門的業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù)，編制平時文件材

料歸卷使用的“案卷類目:“案卷類目”的條款必須簡明確切，并編上條款號。

第二十一條公文承辦人員應(yīng)及時將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文件材料，

收集齊全，加以整理，送交本部門專（兼）職文書歸卷。

第二十二條專（兼）職文書人員應(yīng)及時將己歸卷的文件材料，按照“案卷類目”

條款，放入平時保存文件卷夾內(nèi)“對號入座”，并在收發(fā)文登記簿上注明。

（五）立卷（案卷質(zhì)量要求）m

第二十三條為統(tǒng)一立卷規(guī)范，保證案卷質(zhì)量，立卷工作由相關(guān)部室兼職檔案

員配合，檔案室文書檔案員負(fù)責(zé)組卷、編目。

第二十四條案卷質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點，保持文件之

間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同的價值，便于保管和利用。

第二十五條歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。

第二十六條在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、

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請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開，

文電應(yīng)合一立卷；絕密文電單獨立卷，少數(shù)普通文電如果與絕密文有密切聯(lián)系，也可隨

同絕密文電立卷。

第二十七條不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請示與批復(fù)，

放在復(fù)文年立卷；沒有復(fù)文的，放在請示年立卷；跨年度的規(guī)戈J放在針對的第一年立

卷；跨年度的總結(jié)放在針對的最后一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年，其

它文件的立卷按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第二十八條卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)

依序排列在一起，即批復(fù)在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在

后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排

列。

第二十九條卷內(nèi)文件材料應(yīng)按非列順序，依次編寫頁號。裝訂的案卷應(yīng)統(tǒng)一

在有文字的每頁材料正面的右上角背面的左上角打印頁號。

第三十條永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄。

填寫的字亦要工整。卷內(nèi)目錄放在卷首。

第三十一條有關(guān)卷內(nèi)文件材料的情況說明，都應(yīng)逐項填寫在備考表內(nèi)。若無

情況可說明，也應(yīng)將立卷入、檢查人的姓名和時期填上以示負(fù)責(zé)。備考表應(yīng)置卷尾。

第條\pnbO案卷封面，應(yīng)逐項按規(guī)定用毛筆或鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。

第叁拾叁條案卷的裝訂和案卷各部分的排列格式：

案卷裝訂。裝訂前，卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物，對破壞的文件材料應(yīng)按裱糊技術(shù)要

求托裱，字跡己擴散的應(yīng)復(fù)制并與原件一并立卷，案卷應(yīng)用三孔一線封底打活結(jié)的方

法裝訂。

第三十四條案卷各部分的排列格式：軟卷封面（含卷內(nèi)文件目錄）一文件一封底

（含備考表），以案卷號排列次序裝入卷盒，置于檔案柜內(nèi)保存。

第三十五條本制度自印發(fā)之日起實施。

檔案管理規(guī)定

第一章總則

第一條為加強公司文書檔案、聲橡檔案資料的管理工作，保證文書檔案、聲像

檔案資料的及時歸檔和妥善保管，特制定本規(guī)定。

第二條公司設(shè)檔案室和專職檔案員（簡稱檔案員，下同。）,負(fù)責(zé)檔案資料的歸

檔督促和日常管理工作。檔案員對檔案資料必須按年度立卷，各系統(tǒng)和部門在工作活

動中形成的各種有保存價值的檔案資料，都要按照本制度的規(guī)定分別立卷歸檔。

第三條堅持部門收集保管、定期歸檔制度。各系統(tǒng)和部門負(fù)責(zé)人均應(yīng)指定專人

1兼職檔案員）負(fù)責(zé)收集保管本系統(tǒng)或部門的檔案資料并督促其及時歸檔。兼職檔案

員應(yīng)保持相對穩(wěn)定，名單報檔案室備案，如有變動須及時通知檔案室。因工作變動或

離職時應(yīng)將經(jīng)辦或保管的檔案資料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。

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第二章文書檔案立卷歸檔辦法

第一節(jié)文件資料的收集管理

第四條凡公司繕印發(fā)出的公文一律由辦公室統(tǒng)一收集保管。

第五條一項工作由幾個部門參與辦理在工作活動中形成的文件資料，由主辦部

門收集保管。會議文件由會議召集部門收集保管。

第六條公司員工外出培訓(xùn)、學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加上級機關(guān)召開的會議

等公務(wù)活動在核報差旅費時，必須將有歸檔價值的文件資料向本部門兼職檔案員辦理

交接手續(xù)，兼職檔案員簽字認(rèn)可后會計部才給予核報差旅費。

第七條各系統(tǒng)、部門兼職檔案員的職責(zé)：

（一）了解本部門的工作業(yè)務(wù)，掌握本部門文件資料的歸檔范圍，收集保管本

部門的文件資料。

（二）認(rèn)真執(zhí)行定期歸檔制度。對本部門承辦的文件資料平時收集歸卷，每年

的三月份前應(yīng)將歸檔文件資料歸檔完畢，并向檔案員辦好交接簽收手續(xù)。

（三）承辦人員借用文件資料時，應(yīng)積極地做好服務(wù)工作，并辦理臨時借用文

件資料登記手續(xù)。

第二節(jié)歸檔范圍

第八條重要的會議資料，包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、

典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄、會議紀(jì)要等。

第九條上級機關(guān)發(fā)來的與公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、

干劃等文件資料。

第十條公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。

第十一條公司的請示與上級機關(guān)的批復(fù)；公司反映主要工作活動的報告、總結(jié)。

第十二條公司內(nèi)部的各種工作計劃、總結(jié)、報告、請示、批復(fù)、統(tǒng)計報表、重

要工作記錄（表單）及工作簡報。

第十三條信訪工作資料。

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第十四條公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件資料。

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第十五條公司管理人員任免的文件資料以及關(guān)于員工獎勵、處分的文件資料。

第十六條公司的各種規(guī)章制度、實施細(xì)則、程序文件。

第十七條公司的歷史沿革、大事記及反映公司重要活動的剪報、照片、錄音、

錄像等。

第十八條公司保密制度中規(guī)定的保密范圍材料。

第十九條公司重要設(shè)備檔案、財會檔案及基建檔案材料。

第三節(jié)平時歸卷

第二十條各部門都要建立健全平時歸卷制度。對處理完畢或批存的文件資料，

由兼職檔案員集中統(tǒng)一保管。

第二十一條各部門應(yīng)根據(jù)本部門的業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù)，編制平時文件資

料歸卷使用的“案卷類目”。“案卷類目”的條款必須簡明確切，并編上條款號。

第二十二條公文承辦人員應(yīng)及時將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文件資料，收

集齊全，加以整理，送交本部門兼職檔案員歸卷。

第二十三條兼職檔案員應(yīng)及時將已歸卷的文件資料，按照“案卷類目”條款，

放入平時保存文件卷夾內(nèi)“對號入座”，并在文件處理登記薄上注明。

第四節(jié)立卷

第二十四條立卷工作由相關(guān)部門兼職檔案員配合，檔案員負(fù)責(zé)組卷、編目。

第二十五條案卷質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點，保持文件之間

的有機聯(lián)系，區(qū)別不同的價值，便于保管和利用。

第二十六條歸檔的文件資料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。

第二十七條在歸檔的文件資料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、草稿與定稿、

請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開。

文電應(yīng)合一立卷；絕密文電單獨立卷，少數(shù)普通文電如果與絕密文有密切聯(lián)系，也可隨

同絕密文電立卷。

第二十八條不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請示與批復(fù)，

放在復(fù)文年立卷；沒有復(fù)文的，放在請示年立卷；跨年度的規(guī)劃放在針對的第一年立

卷；跨年度的總結(jié)放在針對的最后一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年，其

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它文件的立卷按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第二十九條卷內(nèi)文件資料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件資料應(yīng)依

序排列在一起，即批聶在前，請示在后；正件在前，附件在后；草稿在前，定稿在后；

其它文件資料依其形成規(guī)律或特點，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。

第三十條卷內(nèi)文件資料應(yīng)按排列順序，依次編寫頁號。裝訂的案卷應(yīng)統(tǒng)一在有

文字的每頁資料正面的右上角、背面的左上角打印頁號。

第三十一條永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄。

填寫的字亦要工整。卷內(nèi)目錄放在卷首。

第三十二條有關(guān)卷內(nèi)文件資料的情況說明，都應(yīng)逐項填寫在備考表內(nèi)。若無情

況可說明，也應(yīng)將立卷人、檢查人的姓名和時期填上以示負(fù)責(zé)。備考表應(yīng)置卷尾。

第三十三條案卷封面，應(yīng)逐項按規(guī)定用鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。

第三十四條案卷的裝訂和案卷各部分的排列格式：

（一）案卷裝訂。裝訂前，卷內(nèi)文件資料要去掉金屬物，對破壞的文件資料應(yīng)

按裱糊技術(shù)要求托