檔案管理實(shí)行細(xì)則

第一章總則

為規(guī)范企業(yè)內(nèi)部檔案管理工作并保證檔案完整性及保密性，合理有效運(yùn)用檔案資

料，特制定本細(xì)則。

第二章企業(yè)管理檔案日勺范圍及管理權(quán)限劃分

第一條企業(yè)級檔案管理范圍，由企業(yè)行政部專人管理并負(fù)責(zé)一切借閱、復(fù)制、

傳遞有關(guān)事宜。企業(yè)級檔案包括如下文獻(xiàn)：

1.司設(shè)置、變更的申請、審批、登記以及終止、解散后清算等方面的文獻(xiàn)材料;

2.企業(yè)股東會、董事會、監(jiān)事會形成的文獻(xiàn)材料：

3.財務(wù)管理、資金借貸、業(yè)務(wù)往來方面的文獻(xiàn)材料?（含協(xié)議、重要報表、銀企

聯(lián)絡(luò)函件等）;

4.政府、項(xiàng)目批文、協(xié)議；

5.企業(yè)制度體系、會議紀(jì)要、內(nèi)部發(fā)文（包括總經(jīng)理指示后的各項(xiàng)工作流程、

企業(yè)決定等）；

6.工程進(jìn)度計劃控制文獻(xiàn)（含各業(yè)務(wù)單位往來函件等）、工程初設(shè)、修改、竣

工圖紙；

7.企業(yè)及各部門月度、年中、年度工作計劃及資金計劃;

8.企業(yè)簽定的各類協(xié)議（含商品房買賣協(xié)議）；

9.企業(yè)有效證件、印章；

10.具有法律效力及保留價值的文獻(xiàn)；

11.企業(yè)重要的會議材料，包括會議的告知、匯報、決策、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人發(fā)言、

經(jīng)典發(fā)言、會議簡報、會議記錄等。

12.我司的歷史沿革、大事記及反應(yīng)我司重要活動H勺剪報、照片、錄音、錄像

等。

第二條

部門檔案管理范圍，由各部門指定專（兼）職文書管理，于每季度末交檔案清單至

企業(yè)立案留底。如工作完畢后，原件移交企業(yè)管理。部門級檔案文獻(xiàn)如下：

1.各部門報請總經(jīng)理批復(fù)日勺工作聯(lián)絡(luò)單、工作計劃、總結(jié)、記錄報表、簡報；

2.部門例會會議紀(jì)要；

3.各部門與其有關(guān)業(yè)務(wù)單位函件管理；

4.招投標(biāo)文獻(xiàn)管理；

5.人事勞資檔案及信息管理；（人力資源部統(tǒng)一管理人事檔案）

6.儀器、設(shè)備維修保養(yǎng)資料；

7.客戶、特約商家資料及信息管理；

8.企業(yè)『、J媒體宣傳資料、銷售報表；

9.財務(wù)會計憑證、帳冊、月度、年度財務(wù)報表。

笫三章企業(yè)檔案管理體制

第三條

企業(yè)檔案工作，要實(shí)行集中與分散管理相結(jié)合的體制。由行政部負(fù)責(zé)主體檔案的

管理，并對其他部門的檔案管理工作進(jìn)行督促和指導(dǎo)。行政部設(shè)置專門檔案室，

配置專人分管企業(yè)主體檔案工作。

第四條根據(jù)有關(guān)檔案法規(guī)規(guī)定精神，各部門形成H勺文獻(xiàn)材料原則上由本部門負(fù)

責(zé)立卷和歸檔，并定期向企業(yè)檔案部門移交保管。

第五條企業(yè)應(yīng)有庫房或場地和必要的設(shè)施及保護(hù)設(shè)備保管檔案，保證檔案的安

全。

第六條檔案管理部門及負(fù)責(zé)人

1.企業(yè)檔案管理部門為行政部；

2.企業(yè)立檔單位為各部門；

3.檔案管理負(fù)責(zé)人：各部門負(fù)責(zé)人與專（兼）職文書。

4.各部門均應(yīng)指定專（兼）職文書，負(fù)責(zé)管理本部門的文獻(xiàn)材料，并保持相對穩(wěn)

定。人員變動應(yīng)及時告知檔案室。

第七條各部門專（兼）職文書的職責(zé)

1.理解本部門的工作業(yè)務(wù)，掌握本部門文獻(xiàn)材料的歸檔范圍，搜集管理本部門

的文獻(xiàn)材料。

2.認(rèn)真執(zhí)行平時歸檔制度，對本部門承接的文獻(xiàn)材料及時搜集歸卷，每季度末

前應(yīng)將歸檔文獻(xiàn)材料歸檔完畢，并向檔案室辦好交接簽罷手續(xù)。

3.承接人員需借用文獻(xiàn)材料時，應(yīng)積極地提供運(yùn)用，做好服務(wù)工作，并辦理臨

時借用文獻(xiàn)材。

第四章檔案管理、歸檔文獻(xiàn)整頓

第八條

各部門以企業(yè)名義或中心名義制作的規(guī)劃、規(guī)定、告知、通告、會議記錄、會議

紀(jì)要、決策、決定、委任書、項(xiàng)目方案、函等文獻(xiàn)均應(yīng)由部門文員制作副本發(fā)文、

登記、原件存檔，抄送行政部檔案室立案。

第九條

各部門都要建立健全平時歸卷制度。公文承接人對.處理完畢或批存的文獻(xiàn)材料r

搜集齊全并加以整頓后，送交專（兼）職文書集中統(tǒng)一歸卷。

第十條一項(xiàng)工作由幾種部門參與辦理，在工作活動中形成的J文獻(xiàn)材料，由主辦

部門搜集歸卷。會議文獻(xiàn)由會議主辦部門搜集歸卷。

第十一條歸檔時限

各部門專（兼）職文書就文獻(xiàn)歸檔工作應(yīng)做到每日進(jìn)行。做歸檔前將資料分類，分

組放置在待辦卷宗內(nèi)。應(yīng)做到及時處理，切忌拖拉積壓。

第十二條歸檔文獻(xiàn)的整頓

1.歸檔材料必須是辦理完畢的正式材料P

2.歸檔材料應(yīng)完整、齊全。歸檔入卷文獻(xiàn)把正義、底稿、附件請示和批復(fù)放在

一起。

3.

歸檔文獻(xiàn)整頓以件為單位。一般以每份文獻(xiàn)為一件，文獻(xiàn)正本與定稿為一件，正

文與附件為一件，附件為兩件以上并可單獨(dú)成文時可分別計算件數(shù)，原件與復(fù)制

件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報表、名冊、圖冊、會議記錄等一冊［本)

為一件，來文與復(fù)文互為一件，重要文獻(xiàn)的草稿各為一件。

4.

不一樣年度H勺文獻(xiàn)一般不得放在一起立卷，但跨年度的請示與批復(fù)，放在復(fù)文年

立卷；沒有復(fù)文的，放在請示年立卷；跨年度的規(guī)劃放在針對的第一年立卷；跨

年度的總結(jié)放在針對的最終一年立卷；跨年度的會議文獻(xiàn)放在會議開幕年，其他

文獻(xiàn)的立卷按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

5.

卷內(nèi)文獻(xiàn)材料應(yīng)區(qū)別不一樣狀況進(jìn)行排列，密不可分的I文獻(xiàn)材料應(yīng)依序排列在一

起，即批復(fù)在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其他

文獻(xiàn)材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn)，應(yīng)保持文獻(xiàn)之間日勺親密聯(lián)絡(luò)并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。

6.整頓文獻(xiàn)時應(yīng)遵照文獻(xiàn)的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文獻(xiàn)之間的有機(jī)聯(lián)絡(luò)，區(qū)別

不一樣H勺價值，便于保管和運(yùn)用。

7.

歸檔材料的文字須是鉛印、膠印、油印或用藍(lán)黑墨水、碳素墨水書寫。不得使用

圓珠筆、鉛筆、泡沫筆、紅色墨水及純藍(lán)墨水和復(fù)寫紙書寫。一般不得用復(fù)印件

替代原件存檔。

8.

案卷整頓的幅面應(yīng)以A4紙為準(zhǔn)(210MM*297MM),材料過窄或不大于A4幅面的I

粘貼在A4日勺幅面并留出左側(cè)裝訂線；材料過寬應(yīng)按A4的幅面折疊整潔，折疊

時盡量減少折疊次數(shù)，同步折痕處應(yīng)盡量位于文獻(xiàn)、圖表字跡之外；字跡難識別

H勺，應(yīng)附抄件。

9.歸檔文獻(xiàn)一律不得打孔或使用金屬訂書機(jī)裝訂。應(yīng)在歸檔文獻(xiàn)左側(cè)預(yù)留出寬

度為1CM的裝訂區(qū)域。

10.歸檔材料必須文字清晰，嚴(yán)禁作涂改、貼補(bǔ)或其他任何技術(shù)處理。

11.存檔文檔為易褪色的材料（如熱感紙文獻(xiàn)），必須復(fù)印一份后將復(fù)印件與

原件一并存檔。

12.文獻(xiàn)材料破損、局部殘缺、裝訂邊狹小的，要在修補(bǔ)或托裱后再歸檔，修

裱時應(yīng)注意盡量保持文獻(xiàn)的原貌。

第十三條歸檔文獻(xiàn)的移交

1.

檔案室對于平常抄送副件進(jìn)行登記，并根據(jù)登記狀況于每季度末定期與部門文員

辦理文獻(xiàn)檔案H勺交接手續(xù)。接受檔案必須履行手續(xù),填寫移交清冊，一式兩份，寫

明案卷標(biāo)題，卷內(nèi)文獻(xiàn)頁數(shù)，案卷數(shù)量，移交時間，交接雙方要簽名。移交清單由移

交部門與檔案室各自存檔。

2.

移交檔案時，應(yīng)同步移交有關(guān)文獻(xiàn)的電子文檔。行政部檔案室逐一查對后，對電

子文檔進(jìn)行整頓保留。存檔后，電子文檔之文獻(xiàn)名，更改為“檔案號+文獻(xiàn)標(biāo)題:

同一檔案中有多種電子文檔日勺，電子文檔裝入以檔案號命名日勺電子文獻(xiàn)夾內(nèi)。

第十四條檔案的保管

1.防止檔案的損壞，延長檔案日勺壽命，維護(hù)檔案的安全；

2.

企業(yè)應(yīng)有場地和必要H勺設(shè)施及保護(hù)設(shè)備保管檔案，保證檔案的安全。檔案管理人

員應(yīng)定期清潔并檢查檔案案卷狀態(tài)。保持檔案寄存室良好的通風(fēng)，做好檔案室的

防盜、防水漬、防潮、防蟲蛀、防塵、防鼠害、防高溫、防強(qiáng)光等工作，門窗應(yīng)

結(jié)實(shí)牢固。

3.每年須定期對檔案進(jìn)行一次清理，清除不必要保留的材料「對破損和褪色

的材料進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。

第五章檔案名稱、編號

第十五條檔案各級分類應(yīng)賦予統(tǒng)一名稱，具名棟應(yīng)簡要扼要，以充足表達(dá)檔案

內(nèi)容性質(zhì)為原則，并且要有一定范圍，不能籠統(tǒng)模糊。

第十六條

檔案分類各級名稱經(jīng)確定后，應(yīng)編制“檔案分類編號表”，將所有分類各級名稱

及其代表數(shù)字編號，用一定次序依次排列，以便查閱。

第十七條

檔案分類各級名稱及其代表數(shù)字一經(jīng)確定，不適宜任意修改，如確有修改必要，

應(yīng)事先審查討論，并確定新舊檔案分類編號對照表，以免混淆。

第十八條檔案編號原則

1.企業(yè)內(nèi)歸檔文獻(xiàn)的檔號構(gòu)造為“全宗號一類別號一年度一保管期限一文獻(xiàn)類

型-盒號一件號”。

2.每一歸檔文獻(xiàn)首頁前附上《歸檔文獻(xiàn)封面》。(見附件2)

3.每一檔案盒內(nèi)首頁應(yīng)設(shè)“文獻(xiàn)存檔目錄”，文獻(xiàn)歸檔時依序編號、登錄。

4.檔號的表達(dá)方式如下：商管企業(yè)ABCCCC-DE-F(G)-00-00

1)“商管企業(yè)”表達(dá)文檔歸屬企業(yè)名稱，即全宗號

2)“AB”表達(dá)文檔歸屬部門名稱，即類別號。婦：行政類、營運(yùn)類、籌劃類等

等。

3)“CCCC”表達(dá)文檔的歸屬年份，指文獻(xiàn)中所指問題所在年度，以4位阿拉伯

數(shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年，如：201Xo

4)“DE”表達(dá)保管期限。如:長期、二年。

5)“FG”表達(dá)類型名稱(大類/小類)。例如：營運(yùn)部月報，招商進(jìn)度表，會議

記錄等等。

6)“00-00”表達(dá)文獻(xiàn)檔號。即盒號、件號。

5.新檔窠應(yīng)從“檔案分類編號表”查明該檔案所屬類別、編號次序，以此來編

列檔號。

6.檔案怎樣歸屬前案，應(yīng)查明前案的檔號并予以同號編列。

7.檔號以一案一號為原則，遇有一檔案件論述數(shù)事或一案歸入多類者，應(yīng)先確

定其重要類別，再編列檔號。

第/'、章檔案時編FI與裝盒

第十九條

歸檔文獻(xiàn)應(yīng)逐件編目。歸檔文獻(xiàn)目錄設(shè)置檔案件號、文獻(xiàn)題名、文號、重要內(nèi)容

發(fā)、頁數(shù)、日期、經(jīng)辦人、存檔地點(diǎn)等項(xiàng)目（見附件4）

第二十條檔案目錄以手工填寫和以打印兩種方式。目錄填寫須使用碳素墨水書

寫，。請將卷內(nèi)目錄放在卷首。

第二十一條裝盒，將歸檔文獻(xiàn)按件號次序裝入檔案盒。一盒內(nèi)的文獻(xiàn)數(shù)量無限

制，以裝滿一盒為準(zhǔn)。

第二十二條

裝盒完畢后，填寫《檔案盒封面》、《檔案盒盒脊》（見附件1）。填寫時須使用碳

素墨水書寫，字跡工整、要素齊全。

第二十三條不一樣保管期限的J文獻(xiàn)應(yīng)分開裝盒，不得混裝。

第二十四條檔案盒日勺封面與背脊由檔案室統(tǒng)一填寫，并標(biāo)明檔案盒內(nèi)所含案件

日勺分類編號及名稱，以便查檔。

第七章檔案的鑒定與保管期限

第二十五條檔案日勺鑒定。

從檔案日勺內(nèi)容、來源、時間、可靠程度、名稱等方面來鑒別檔案日勺價值。

第二十六條檔案日勺保管期限。

文獻(xiàn)保留期限除政府有關(guān)法令或本企業(yè)其他規(guī)章恃定者之外，一般為分二年、長

期兩種。一般的告知、通告、不波及經(jīng)濟(jì)利益的來往函件、政府文獻(xiàn)的保留年限

為二年，其他資料原則上均為長期保留。介于兩種保管期限的，保管期限從長。

1.長期保留：

1）企業(yè)章程；

2）股東名冊；

3）組織規(guī)程及辦事細(xì)則；

4）董事會及股東會紀(jì)錄；

5）財務(wù)報表；

6）政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文獻(xiàn)；

7）不動產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證；

8）工程設(shè)計圖;

9）其他經(jīng)核定須永久保留日勺文書。

10）預(yù)算、決算書類；

11）會計憑證；

12）事業(yè)計劃資料；

13）期滿或解除之合約；

2.二年保留：

1）結(jié)案后無長期保留必要者。

2）一般的告知、通告、不波及經(jīng)濟(jì)利益的來往函件、政府文獻(xiàn)

第八章檔案密級

第二十七條

企業(yè)檔案文書分絕密、機(jī)密、密、一般四個等級，按檔案性質(zhì)、內(nèi)容不一樣劃分

不一樣密級，并據(jù)此界定檔案調(diào)閱權(quán)限。

1.

“絕密”文書含：企業(yè)之有關(guān)政府批文、會計憑證、財務(wù)報表、資金協(xié)議、有關(guān)

財務(wù)往來文獻(xiàn)、與其他經(jīng)濟(jì)組織日勺合作協(xié)議、其他經(jīng)核定為絕密日勺文書。

2.

“機(jī)密”文書含：企業(yè)各類經(jīng)濟(jì)協(xié)議、客戶檔案、設(shè)計方案及圖紙、預(yù)決算書、

企業(yè)章程、股東會及董事會會議紀(jì)要（決策）、不動產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證、

重要工作計劃、重要會議紀(jì)要。

3.“密”文獻(xiàn)含：企業(yè)有效證件、各項(xiàng)辦理資料、單位往來函件。

4.“一般”文獻(xiàn)含：部門工作聯(lián)絡(luò)單、企業(yè)內(nèi)部發(fā)文、企業(yè)宣傳資料、各部門

在各項(xiàng)活動中形成的I具有參照價值歐I文獻(xiàn)、材料。

第九章檔案借閱、運(yùn)用工作

第二十八條

總監(jiān)以上管理人員如需借閱一般工作業(yè)務(wù)有關(guān)的資料，可直接在檔案管理員處登

記后借閱。借閱資料須當(dāng)日償還；如需再借，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。

第二十九條

各部門其他員工因業(yè)務(wù)需要對本部門檔案材料進(jìn)行借閱或運(yùn)用的，須一律填寫

《檔案調(diào)閱審批單》（見附件3）并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和分管總監(jiān)簽字許可后，方可借

閱檔案。如需借閱非本部門的檔案材料口勺，還應(yīng)有有關(guān)部門負(fù)責(zé)人和分管總監(jiān)簽

字許可。

第三十條如需借閱企業(yè)人事、財務(wù)、協(xié)議等資料必須經(jīng)總經(jīng)理同意許可。

第三十一條檔案管理員根據(jù)《檔案調(diào)閱審批單》，為借閱人調(diào)出所需檔案并記錄

檔案借閱信息。

第三十二條借閱的檔案原則上在企業(yè)內(nèi)使用。機(jī)密文獻(xiàn)和絕版文獻(xiàn)僅供在存檔

處查閱，不予借出。

第三十三條

借閱檔案者應(yīng)愛惜檔案，保證檔案的完整性，不得私自涂改、勾畫、剪裁、拍取、

拆散或損毀。借閱檔案交還時，須當(dāng)面查看清晰，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)及時匯

報主管領(lǐng)導(dǎo)。

第三十四條

檔案管理部門應(yīng)積極向各部門、員工提供企業(yè)檔案編研信息服務(wù)，重要方面為政

策信息、管理信息、產(chǎn)品信息、專題技術(shù)信息等。

第三十五條檔案主管應(yīng)接受企業(yè)有關(guān)部門、人員定題征詢規(guī)定。

第三十六條根據(jù)國家檔案、記錄法律法規(guī)，做好企業(yè)檔案記錄工作。

第三十七條政府有關(guān)部門依法執(zhí)行公務(wù)，需要查閱企業(yè)檔案，企業(yè)予以配合、

協(xié)助。

第十章檔案的銷毀

第三十八條

對已失效啊檔案，認(rèn)真鑒定，編制銷毀清冊，銷毀清冊經(jīng)有關(guān)負(fù)責(zé)人同意，方能

銷毀。該清冊永久保留；銷毀時要有二人以上監(jiān)銷，關(guān)在清冊上簽字。銷毀時請

使用碎紙機(jī)或焚燒的方式。

第三十九條企業(yè)終止、解散時，檔案應(yīng)移交控股股東或主管部門或當(dāng)?shù)貒覚n

案館。

第四十條企業(yè)應(yīng)采用嚴(yán)密管理措施，防止檔案失密和泄密。

第十一章附則

第四十一條檔案部門被極采用電腦信息系統(tǒng)對檔案進(jìn)行管理，提高管理效率。

第四十二條本措施由行政部解釋、補(bǔ)充，由企業(yè)總經(jīng)理同意頒行

報送：侯總、張總

抄送：總企業(yè)總裁辦、綜合管理部

發(fā)送：各部門

傳閱：全體員工（張貼公告欄）

附件1:

《檔案盒封面》：

檔案

全宗名稱成都合能新都市廣場管理有限企業(yè)

歸檔部門名稱

（文檔名）

文檔的條款號：（起?止