藥品GSP綜合管理系統

操作手冊

目錄

系統概述

功能概述

功能介紹：

一、首營企業審批流程...................................................14

1,首營企業申請.......................................................14

2、首營企業審核（采購）...............................................16

3、首營企業審核（質管）...............................................17

4、首營企業審批.......................................................18

二、首營品種審批流程...................................................19

1、首營品種申請.......................................................19

2、首營品種審核（采購）...............................................20

3、首營品種審核（質管）...............................................20

4、首營品種審批.......................................................21

三、采購計劃流程.......................................................22

1、一般品種采購申請...................................................22

2、一般品種采購審批...................................................24

3、冷鏈品種采購申請...................................................25

4、冷鏈品種采購審批...................................................27

5、特殊藥品采購申請...................................................28

6、特殊藥品采購審批（采購）...........................................29

7、特殊藥品采購審核（質管）..........................................30

8、特殊藥品采購審批（質管）...........................................30

9、中藥飲片采購申請...................................................31

10、中藥飲片采購審批..................................................32

四、收貨一驗收一入庫流程..............................................33

1、一般品種收貨.......................................................33

2、一般品種驗收.......................................................35

3、一般品種入庫.......................................................36

五、購進退出流程.......................................................秋

1、購進退出申請.......................................................38

2、購進退出審核（采購）...............................................40

3、購進退出審核（質管）...............................................41

4、藥品退貨單.........................................................42

六、配送退回流程.......................................................44

1、退貨申請（門店）...................................................44

2、配送退回單審核.....................................................46

3、配送退回審核.......................................................47

4、配送退回收貨.......................................................47

5、配送退回驗收.......................................................48

6、配送退回入庫審核...................................................49

七、養護流程...........................................................51

1、一般品種養護.......................................................51

1、查詢庫存明細表.....................................................51

2、藥品養護操作.......................................................52

3、查詢打印養護記錄...................................................52

2、重點品種養護.........................................................54

1、重點藥品養護申請...................................................54

2、重點藥品養護審核...................................................56

3、重點藥品養護操作...................................................56

4、查詢打印養護記錄...................................................57

八、配送流程...........................................................58

1、分店請貨單（門店）.................................................58

2、分店請貨單（中心）.................................................60

3、門店配貨...........................................................61

4、揀貨單打印.........................................................62

5、出庫單復核.........................................................62

6、發車運輸登記.......................................錯誤!未定義書簽。

7、打印配送單.........................................................63

成功案例

系統概述:

藥品GSP綜合管理系統

《藥品GSP綜合管理系統》是針對連鎖企業“分散經營、集中管理”的業務

需求，在充分考慮連鎖總部及各分支機構數據實時共享、信息準確及時、權限管

理嚴謹的基礎上，開發的對包括分店在內的整個企業人、財、物信息進行網絡化

管理，實現統一配置、集中采購、總部配送、分店銷售的一體化管理，可以大大

提高效率、管理成本、增強競爭力。適用于單體藥店、連鎖藥店、藥品批發、門

診藥房等。

（一）、系統特色:

★電子復核系統：系統采用門店自動請貨-倉庫自動配貨-批量集中

揀貨-電子復核與分裝的工作模式，極大地提高了批號數量準確率

和配貨速度，門店數目越多時，揀貨越快、效率更高、節約人工更多;

★門店數據實時傳輸，斷網時門店銷售不受影響，網絡恢復正常后數據

自動支持斷點續傳；

★維護期內總部和門店軟件免費升級，能夠適應企業在發展中所遇到的

需求和變化，避免企業由于軟件不能滿足發展需要而更換軟件所造成

的人力和財力負擔及浪費；

★庫存實銷實結，負庫存自動攔截，不用日清，不用手工上傳數據，數

據可按任意時段按權限進行查詢

★門店配貨單實行自動審核入庫，退貨、調價必須通過總部進行審核方

可進行退貨貨調價；

★權限嚴格分明，所有權限集中總部管理；

★會員日可按日期任意設定、會員卡所有門店通用，積分自動累加；

★自動計算門店店員提成，方便核算工資

★產品可按生產日期、批次及有效期管理，可設定近效期時間、自動提

示近效期產品庫存數、并打印近效期產品一覽表；

★庫存、調撥及銷售按先進先出原則，可區別不同批次或同一批次不同

時間的產品進貨與銷售的價格；

★門店可根據周銷量、月銷量、設定的庫存最低線以及當前庫存數自動

產生補貨單，同步發送的總部配送中心

★門店的銷售記錄、結帳方式及庫存信息、、在收銀完成后，實時上傳到

總部服務器，總部的價格、庫存等配貨信息可同步顯示到門店，方便

門店制訂補貨計劃；

★門店支持會員卡儲值和積分、在任何門店發行的會員卡可在連鎖為門

店進行扣費、打折和積分；

★門店自動支持條碼掃描、會員刷卡器、小票打印機

★庫存盤店時支持盤點機掃描，大量節省盤點的時間

★對直營店和加盟店可統一價格、統一折扣管理，也可單獨配置：

★配送中心可按庫存批次自動配貨，支持條碼掃描和電子屏復核，店

數量多時，使用電子復核可提高配貨效率、節省配貨時間；

★采購部可依據門店的周銷量、月銷量、以及門店和和總部的庫存數自

動生成采購訂單，制訂采購計劃

★可按產品編碼、產品類別、產品屬性、門店、會員占比、動銷率和單

品進行統計和分析，也可按年月、任意日期進行統計、匯總和分析

㈡、網絡結構

《藥品GSP綜合管理系統》由配送中心、配送倉庫、分公司、各連鎖門店等

經營單位在各自內部局域網絡的基礎上，以C/S與B/S相結合的模式，通過互聯

網絡構建的連鎖企業網絡化管理信息平臺，其拓撲圖結構如下：

(=).GSP管理

《藥品GSP綜合管理系統》針對新版GSP質量管理體系要求，加強對采購、

進貨、驗收、倉儲、銷售、退貨、養護等過程中的質量控制、崗位職責、審核權

限、電子記錄等關鍵重點環節和要素，實現對經營全過程的質量控制，對質量控

制各環節的電子數據檔案嚴格按權限進行控制，并自動完成安全備份。

★嚴格的質量控制流程，一個流程結束，自動生成該流程記錄；

★可管理供貨商和客戶的多套證件，自動提示和預警即將到期的證件和企業；

★可按條件自動生成養護計劃，如：入庫超過3個月的庫存藥品、重點養護藥品、

近效期藥品等；

★可實現對一個供貨商多個銷售員的管理，并能跟蹤銷售員的資質和授權銷售的品

種、地域、期限。

★可對CSP文檔進行分類管理，選中標題雙擊就能打開電子文檔；

★短信群發功能可對證照快到期的供貨商和客戶自動短信提醒；

★提醒信息可在參數中靈活設置，按設定的時間會彈出提醒信息；

★操作人員上崗證等到期自動限制登錄

一)、質量控制流程

■首營企業審核：建立合格供貨方檔案；

■首營品種審核；建立產品質量檔案；

■采購入庫流程：采購申請一驗收通知一質量驗收一入庫憑證；

■銷售出庫流程：銷售訂單一出庫復核一出庫憑證一發貨記錄

■銷售退貨流程：銷后退回申請一驗收通知一質量驗收一銷退入庫；

■購進退貨流程：退貨出庫申請一出庫復核一購退出庫一發貨登記

二)、質量控制記錄

■藥品購進記錄；

■購進藥品驗收記錄；

■藥品質量養護、檢查記錄；

■藥品出庫復核記錄；

■藥品銷售記錄；

■藥品質量查詢、投訴、抽查情況記錄；

■不合格藥品報廢、銷毀記錄；

■直調藥品質量驗收記錄；

■藥品退貨記錄；

■銷后退回藥品驗收記錄；

■倉庫溫、濕度記錄；

■計量器具使用、檢定記錄；

■質量事故報告記錄；

■藥品不良反應報告記錄；

■質量管理制度執行情況檢查和考核記錄等

■與藥監系統聯網，動態上報所規定的藥品酷訊及經營記錄

三）、質量控制檔案

■員工健康檢查檔案；

■員工培訓檔案；

■藥品質量檔案；

■藥品養護檔案；

■供貨方檔案；

■用戶檔案；

■設施和設備及定期檢查、維修、保養揩案；

■計量器具管理檔案；

■首營企業審批表；

■首營品種審批表；

■不合格藥品報損審批表；

■藥品質量信息匯總表；

■藥品質量問題追蹤表；

■近效期藥品催銷表；

■藥品不良反應報告表等

四）、培訓教育檔案

■培訓教育計劃（年度計劃）；

■培訓教育方案：目的、時間、地點、內容、教師、培訓對象、培訓方法、

考核方式等

■年度培訓教育記錄

■考核后的處理措施等

■員工個人檔案

■培訓教育歷史記錄表

■考核證書或培訓證書

功能概述:

根據連鎖企業門店配送及銷售管理的業務需求及流程，為了更清晰地明確配送中心各

部門在連鎖配送系統中所使用的功能,現列表如下：

業務系統功能及報表備注

采購業務供貨商管理

生產廠家（產地）

自動補貨

采購管理采購計劃

常用報表采購訂單查詢

商品采購記錄

商品庫存明細表

進貨業務商品購進驗收

購進單據查詢

商品購進記錄

退貨業務退貨單審核

退貨單據查詢

倉庫管理退貨記錄查詢

報損業務報損單審核

報損單據查詢

報損記錄查詢

盤點業務手工盤點錄入

帳面庫存盤點

盤點統計分析表

盤點盈虧明細表

實際庫存盤點表

門店請貨門店請貨單

門店請貨單據

商品請貨記錄

門店配送門店配貨單

配貨單據查詢

門店配貨記錄

配送管理門店退貨單

退貨單據查詢

門店退貨記錄

配送分析商品需求分析表

商品配送分析表

商品請貨排行榜

商品配送記錄表

配貨管理門店自動補貨

門店補貨申請

門店配貨審核

門店退貨申請

門店調價申請

價格管理商品調價單

商品銷售折扣

打卬價格標簽

調價單據查詢

商品調價查詢

門店管理門店銷售當日銷售動態

銷售數據匯總

銷售收入日報

銷售業績統計

商品銷售單據

商品銷售記錄

銷售收款記錄

拆零銷售記錄

會員管理會員卡資料管理

會員卡掛失與補卡

會員卡類型與折扣

會員卡消費積分

會員卡充值

會員卡充值記錄查詢

會員卡余額查詢

會員卡消費記錄查詢

記帳憑證收支記帳

憑證審核

科目類別

科目代碼

憑證單據查詢

憑證明細查詢

廠商結算廠商記帳憑證

廠商憑證單據

財務管理廠商憑證明細

廠商貨款余額表

廠商貨款對帳單

門店結算門店貨款記帳

門店貨款余額

門店保證金

門店管理費

財務報表科目收支明細表

科目收支統計表

現金銀行余額表

應收帳款余額表

應付帳款余額表

科目余額結轉表

資產負債表

損益表

GSP記錄報表采購管理記首營藥品審批表

錄首營企業審批表

購貨計劃通知單

采購計劃審批表

首營藥品審批情況登記表

首營企業審批情況登記表

藥品購進記錄

銷售管理記藥品銷售記錄

錄銷售退回藥品申請單

藥品銷售人員審驗記錄

缺藥登記及處理記錄

顧客反映質量問題登記及處理記錄

銷售退回藥品記錄

質量管理記進口藥品質量驗收記錄

錄藥品外觀質量檢查記錄表

中藥飲片裝斗復核記錄

藥品質量檔案

商品質量管理征詢意見書

質審信息報表

庫存藥品質量檢查記錄

陳列藥品質量檢查記錄

藥品質量復查通知單

藥品質量驗收報告單

藥品質量查詢記錄

質量信息反饋單

藥品質量檔案

拒收報告單

商品質量查詢登記表

藥品質量驗收記錄

出庫復核記錄

藥品養護期限表

醫療器械質量驗收記錄

設備管理記庫外溫濕度記錄

錄藥品冷藏溫度記錄

計量器具歷史記錄卡

藥品庫房溫濕度記錄表

藥品養護管藥品停售通知單

理記錄庫存藥品養護檢查記錄

不合格品報損審批表

退貨通知單

藥品養護檔案表

恢復銷售通知單

報損藥品銷毀單

報損藥品銷毀記錄

質量投訴記藥品不良反應記錄

錄質量投訴記錄

人事管理記健康檢查匯總表

錄制度執行情況檢查考核記錄

培訓年度計劃

臺帳管理報損藥品臺賬

銷售記錄臺賬

不合格藥品臺賬

計量器具管理臺賬

未退貨藥品臺賬

進貨統計分析表

門店配貨統計表

銷售統計分析表

庫存統計分析表

分析報表進銷結存分析表

進銷結存明細表

商品庫存明細表

暢銷商品明細表

近期商品促銷表

商品毛利分析表

門店資料

商品分類

計量單位

倉位編碼

結算方式

基礎代碼付款方式

系統維護驗收人員

用戶權限

操作記錄

數據備份

說明：以上業務及功能在項目實施過程中可按具體要求進行調整。

功能介紹:

一、首營企業審批流程

1、首營企業申請

菜單位置：【B】采購一一【2】首營企業一一【I】首營企.業申請

操作步驟：

1、點擊“增加”按鈕

2、輸入首營企業基本信息及證照有效期（企業簡稱必須填寫且不能超過10個字,

證件及有效期沒有就不需要填寫）

3、選擇企業經營范圍，直接在經營范圍框勾選就可以了，沒有的經營范圍可以在

[A]資料——[9]經營范圍中間添加

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4、點擊“確認”保存

5、點擊“附件”，增加和上傳證照掃描件

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6、點擊增加，在對應的證照后面的文件路徑（紅色方框）中雙擊

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7、選取對應的照片附件確定即可，其他證照圖片上傳跟上述情況類似

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9、填寫完畢后上傳證件

9、點擊“提交”，填寫申請原因，確認提交，由采購部經理審核

2、首營企業審核（采購）

菜單位置：【B】采購一一【2】首營企業一一【2】首營企業審核

操作步驟：

1、選擇待采購部審核的首營企業（雙擊可查看首營審批衣，點擊資料標簽可查看詳細資料）

首營審批表

首營企業資料卡

3、點擊“同意”提交至質待質管部審核或者點擊“退回”返回給采購員重新修改。

3、首營企業審核（質管）

菜單位置：【C】質管一一【4】質量管理部審核一一【1】首營企業審核

操作步驟：

1、選擇待質管部審核的首營企業（雙擊可查看首營企業審批表，點擊資料標簽可查看詳細

資料）

2、點擊“審核”按鈕，選擇審核意見按鈕，輸入審核意見

3、點擊“同意”提交至質待質量負責人審批或者點擊“退回”返回給采購員重新修改。

4、首營企業審批

菜單位置：【C】質管一一【5】質量負責人審批一一【1】首營企業審批

操作步驟：

1、選擇待質量負責人審批的首營企業（雙擊可查看首營企'也審批表，點擊資料標簽

可查看詳細資料）

2、點擊“審批”按鈕，選擇審批意見按鈕，輸入審核意見

3、點擊“同意”完成審批流程或者點擊“退回”返回給采購員重新修改。

二、首營品種審批流程

1、首營品種申請

菜單位置：【B】采購一一【3】首營品種一一【I】首營品種申請

操作步驟：1、點擊“增加”按鈕

2、輸入首營品種基本信息，盡可能的完整商品的信息，其中紅色為必填項

3、點擊“確認”保存，如果有需要修改，對剛編輯的商品資料進行修改；修改完成后點擊

提交按鈕，提交采購部經理審核；

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4、點擊“提交”按鈕，填寫申請原因，確認提交，由采購部經理審核。

申請的原因可填寫也可不填寫;

2、首營品種審核（采購）

菜單位置：【B】采購一一[3]首營品種一一【2】首營品種審核

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操作步驟：1、選擇待采購部審核的首營品種（雙擊可查看首營品種審批表，點擊資料標簽

可查看詳細資料）

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2、點擊“審核”按鈕，選擇審核意見按鈕，輸入審核意見

3、點擊“同意”提交至質待質管部審核或者點擊“退回”返回給采購員重新修改。

3、首營品種審核（質管）

菜單位置：【C】質管一一［4］質量管理部審核一一【2】首營品種審核

操作步驟：1、選擇待質管部審核的首營品種（雙擊可查看首營品種審批表，點擊資

料標簽可查看詳細資料）

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2、點擊“審核”按鈕，選擇審核意見按鈕，輸入審核意見

3、點擊“同意”提交至質待質量負責人審批或者點擊“退I可”返回給采購員重新修改。

4、首營品種審批

菜單位置：【C】質管一一【5】質量負責人審批一一【2】首營品種審批

操作步驟：1、選擇待質量負資人審批的首營品種（雙擊可查看首營品種審批表，點擊資料

標簽可查看詳細資料）

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2、點擊“審批”按鈕，選擇審批意見按鈕，輸入審批意見

3、點擊“同意”完成審批流程或者點擊“退回”返回給采購員重新修改

三、采購計劃流程

1、一般品種采購申請

菜單位置：【B】采購一一【I】采購計劃一一【4】一般品種采購申請

操作步驟：1、點擊“入單”按鈕，點是;

2、在編碼處輸入編碼或者拼音首字母或者中文關鍵字選擇藥品

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3、輸入訂貨數量，如果還需要繼續添加，則回車添加下一行，如果輸錯商品簡碼，則把錯

誤的商品簡碼刪掉重新輸入正確的簡碼回車，選取需要的藥品；

排序現訂貨介0,原進貨價0.訂價差0

訂颯緘1現訂貨總顫000豪道貨總S5000.差價總額000.月清差價總期000

4、當所有需要采購的藥品都填寫完成后，點擊“確認”保存

5、可以點擊“修改”按鈕進行修改

一般品種采購

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6、點擊“提交”，選擇需要生成的采購計劃，輸入申請原因，確認提交，由采購部經理審批。

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7.選擇需要審批的單據回車，點是即提交采購部經理審批

2、一般品種采購審批

菜單位置：【B】采購一一【I】采購計劃一一【8】采購計劃審批

操作步驟：1、選擇待采購部審核的采購計劃（雙擊可杳看采購訂單明細表）

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采購訂單審批

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2、點擊“審核”按鈕，選擇審核意見按鈕，輸入審核意見

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