行政部職位工作管理手冊系列

目錄

第一章行政部職責(zé)描述...........................................

（-）行政部工作職責(zé)一覽表.......................................5

第二章行政部組織管理.........................................6

（一）行政部組織結(jié)構(gòu)與責(zé)權(quán)表..........................

（二）行政辦公工作一覽表...............................

（三）行政辦公職位規(guī)范表...............................

第三章辦公事務(wù)管理...........................................7

（一）行政費(fèi)用計(jì)劃表...................................

（二）行政費(fèi)用申請單...................................

（三）通訊費(fèi)用報銷單...................................

（四）外勤費(fèi)用報銷單...................................

（五）車輛費(fèi)用報銷單...................................

（六）招待費(fèi)用報銷單...................................

（七）公務(wù)聯(lián)系單.......................................

（八）參觀許可證.......................................

（九）接待用餐申請表...................................

（十）公關(guān)工作計(jì)劃表...................................

（十一）會議記錄表.....................................

（十二）年度會議計(jì)劃表.................................

（十三）會議審核項(xiàng)目表.................................

（十四）決議事項(xiàng)確認(rèn)表.................................

（十五）決議事項(xiàng)實(shí)施表.................................

（I1/S）會&使用...............................

（十七）印章使用登記表.................................

（十八）印章使用審批表.................................

（十九）印章使用申請單.................................

（二十）印章管理登記表.................................

（二十一）印章使用范圍表...............................

第四章網(wǎng)絡(luò)信息管理.............................................

（一）計(jì)算機(jī)故障維修記錄卡............................

（二）計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)報修登記表............................

（三）計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備檔案表............................

（四）收文登記表.......................................

（五）公文傳遞單.......................................

（六）公文會簽單.......................................

（七）檔案索引表.......................................

（八）檔案明細(xì)表.......................................

（九）檔案調(diào)閱單.......................................

（十）信件接收登記表...................................

（十一）外發(fā)信件登記表.................................

（十二）圖書借閱卡.....................................

（十三）借閱登記表.....................................

（十四）丟失報告單.....................................

（十五）聲像材料送聲表.................................

第六章提案管理.................................................

（一）目........................................

（二）會議提案表.......................................

（三）員工提案匯總表...................................

（四）優(yōu)秀提案審核基準(zhǔn)表...............................

（五）提案實(shí)施成果評分表...............................

（六）員工提案改善評分表...............................

第七章行政人事管理.............................................

（一）應(yīng)聘人員登記表...................................

（二）面試成績評定表...................................

（三）員工培訓(xùn)申請表...................................

（四）培訓(xùn)實(shí)施計(jì)劃表...................................

（五）培訓(xùn)費(fèi)用預(yù)算表................................28

（六）員工考勤統(tǒng)計(jì)表...................................

（七）員工請假申請單...................................

（八）出差計(jì)劃申請表...................................

（九）差旅費(fèi)報銷清單...................................

（十）差旅費(fèi)支付明細(xì)表.................................

第八章財產(chǎn)物資管理.............................................

（一）物料移交清冊.....................................

（二）物資保管清單.....................................

（三）物料使用轉(zhuǎn)移登記卡...............................

（四）固定資產(chǎn)登記表...................................

（五）固定資產(chǎn)移交清單.................................

（77）1^1ztc?資保管AJCK.............................................................

（七）辦公用品請購單...................................

（八）辦公用品一覽表...................................

（九）辦公用品登記表...................................

（十）辦公用品領(lǐng)用表...................................

（十一）辦公用品盤點(diǎn)單.................................

（十二）辦公用品耗用統(tǒng)計(jì)表............................

第九章車輛管理.................................................

（一）車輛登記表.......................................

（二）車輛使用申請單...................................

（三）車輛調(diào)度派車單...................................

（四）車輛日常檢查表...................................

（五）車輛故障請修單...................................

（六）車輛保養(yǎng)記錄表...................................

（七）車輛交通事故處理單...............................

（八）交通事故現(xiàn)場記錄表...............................

第十章安全保障管理.............................................

（一）安全工作日報表...................................

（二）安全檢查報告書...................................

（三）安全整改通知書...................................

（四）意外事故報告單...................................

（五）安全事故報告書...................................

（六）保安工作日志.....................................

（LL|入登...................................

（八）員工外出登記表...................................

（九）物品出廠放行單...................................

（土）貨品進(jìn)廠聯(lián)絡(luò)單...................................

（十一）值班人員安排表.................................

（十二）值班工作記錄表.................................

（十三）消防器械檢查記錄表............................

（十四）消防設(shè)備檢修報告表............................

（十五）傷亡事故報告書.................................

（十六）突發(fā)事故報告表.................................

（十七）賠償處理調(diào)查報告表............................

第十一章后勤服務(wù)管理...........................................

（一）員工住宿申請單...................................

（二）員工宿舍登記表...................................

（三）住宿人員資料卡...................................

（四）宿舍物品領(lǐng)用表...................................

（五）宿舍檢查登記表...................................

（六）宿舍管理員值班日報表............................

（七）廚房排班表.......................................

（八）餐廳IJ.生檢查表...................................

（九）餐廳衛(wèi)生考核表...................................

（十）清潔工作安排表...................................

（十一）衛(wèi)生狀況檢查表.................................

（I—*）累*1^^貝任區(qū)劃...............................

（十三）綠化項(xiàng)目計(jì)劃表.................................

（十四）綠化質(zhì)量巡查表.................................

（十五）員工病假單.....................................

（十六）員工體檢表.....................................

（十七）工傷醫(yī)療費(fèi)用報銷申請表........................

第一章行政部職責(zé)描述

（一）行政部工作職責(zé)一覽表

行政部部門職責(zé)職責(zé)細(xì)分備注

（1）企業(yè)各種日常辦公事務(wù)的計(jì)劃、組織、協(xié)調(diào)與控制在建立辦公自動

1.日常辦公事務(wù)

（2）會議的組織、協(xié)調(diào)，會議內(nèi)容的記錄與傳達(dá)化系統(tǒng)方面有給

管理

予協(xié)助的職責(zé)

（1）負(fù)責(zé)制定辦公物品及設(shè)備的采購、保管、發(fā)放與使用制度計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)設(shè)

2.辦公物品及設(shè)（2）負(fù)賁辦公物品及設(shè)備的采購事宜備的故障一般由

備管理（3）辦公物品的保管、發(fā)放、使用專業(yè)人員維修

（4）辦公設(shè)備的日常保養(yǎng)與故障維修

（1）印信的管理和文書、公文的起草、收取、傳達(dá)與處理

3.文書資料管理（2）企業(yè)各種檔案、書刊的建檔、保管、借閱

（3）做好文書資料以及內(nèi)部信息的保密工作

（1）辦公車輛的調(diào)度管理

4.車輛管理（2）安排車輛年檢、定期保養(yǎng)、日常維修等工作

（3）對司機(jī)人員進(jìn)行安全駕駛教育、考勤等日常管理

（1）員工考勤、出勤統(tǒng)計(jì)、報表、分析等人事管理工作

5.人事H常事務(wù)

（2）對員工生活福利、安全保健、衛(wèi)生等方面的管理

管理

（3）組織員工開展各種形式的活動

6.后勤保障事務(wù)（1）企業(yè)環(huán)境綠化、衛(wèi)生和廠區(qū)及宿舍財產(chǎn)、員工安全管理

管理<2）企業(yè)員工食堂、宿舍的日常管理

（3）維持企業(yè)水、電等動力系統(tǒng)的正常運(yùn)行及相關(guān)設(shè)施維修

（4）企業(yè)口常安全保衛(wèi)及消防管理

（1）來客接待事宜管理，包括前臺接待、客人來訪登記與迎送等

7.涉外事務(wù)管理（2）企業(yè)對外宣傳、公關(guān)聯(lián)系

（3）牽頭組織危機(jī)管理委員會，制定危機(jī)處理預(yù)案

（1）審議合同的合法性，保障企業(yè)的合法利益

<2）協(xié)助處理口常涉法事務(wù)及管理合同

8.法律事務(wù)管理

（3）參與企業(yè)重大合作項(xiàng)目和重大業(yè)務(wù)項(xiàng)目的談判

（4）代理企業(yè)涉訟案件

第二章行政部組織管理

（一）行政部組織結(jié)構(gòu)與責(zé)權(quán)表

部門行政部部門負(fù)責(zé)人行政部經(jīng)理直屬領(lǐng)導(dǎo)行政總監(jiān)

行政部組織結(jié)構(gòu)圖部門編制

經(jīng)理級—人

土管級一人

專員級—人

部門職責(zé)

部門權(quán)力

相關(guān)說明

編制人數(shù)審核人員批準(zhǔn)人員

編制日期審核日期批準(zhǔn)日期

（二）行政辦公工作一覽表

部門:人數(shù):填寫日期：年月日

序號工作內(nèi)容概述

（三）行政辦公職位規(guī)范表

職位名稱直接上級直接下級

管轄范圍

直接責(zé)任

主要權(quán)力

職務(wù)代理人

任職條件

第三章辦公事務(wù)管理

（一）行政費(fèi)用計(jì)劃表

編號:單位：元

科目上年度木年度預(yù)算數(shù)變動變動備注

平均數(shù)一季度二季度三季度四季度量率％

固01薪資支出

定02間接人工

費(fèi)()3租金支出

用04辦公費(fèi)

U3郵電費(fèi)

06水電油料費(fèi)

07保險費(fèi)

08醫(yī)保費(fèi)

09社保費(fèi)

合計(jì)

變01加班費(fèi)

動02差旅假

費(fèi)03運(yùn)費(fèi)

用04維護(hù)費(fèi)

05交際費(fèi)

06樣品費(fèi)

07包裝費(fèi)

08燃料費(fèi)

09職工福利費(fèi)用

10雜項(xiàng)購置費(fèi)用

11會務(wù)費(fèi)

12培訓(xùn)費(fèi)

13勞務(wù)費(fèi)

14間接材料費(fèi)用

15消耗品費(fèi)用

16保健費(fèi)

17其他費(fèi)用

合計(jì)

費(fèi)用總計(jì)

（二）行政費(fèi)用申請單

編號：部門：填寫日期：單位：元

費(fèi)用類別金額用途說明附件張數(shù)

合計(jì)人民幣（大寫）

報銷人簽字：審核人簽字：主管領(lǐng)導(dǎo)簽字:

（三）通訊費(fèi)用報銷單

編號：填寫口期:

部門使用人

通訊工具類別（）固定電話（）移動電話（）其他號碼

費(fèi)用（合計(jì)）人民幣（人寫》

審批意見

主管領(lǐng)導(dǎo)（簽字〉審核（簽字）總經(jīng)理（簽字）

費(fèi)用明細(xì)

（四）外勤費(fèi)用報銷單

員工姓名所屬部門報銷時間備注

序號費(fèi)用類別大寫小寫

0001交通費(fèi)

0002資料費(fèi)

0003交際費(fèi)

0004補(bǔ)貼費(fèi)

0005其他費(fèi)用

合計(jì)

財務(wù)審批部門主管審批財務(wù)復(fù)核部門經(jīng)理審核經(jīng)辦人簽名報銷人簽名

（五）車輛費(fèi)用報銷單

編號：填表日期：年月日

駕駛員部門車號

預(yù)支期間年月日至年月日車型

項(xiàng)目張數(shù)金額（單據(jù)粘貼處）

合計(jì)金額（大寫）

財務(wù)審批部門主管審批財務(wù)復(fù)核部門經(jīng)理審核經(jīng)辦人簽名報銷人簽名

（六）招待費(fèi)用報銷單

編號：填表日期：年月日

姓名職務(wù)招待附

部門事由件

招待對象招待人數(shù)客人人，陪同人備注張

日期招待地點(diǎn)餐飲費(fèi)住宿費(fèi)禮品其他金額合計(jì)

禮金費(fèi)用十萬千百十元角分

金額合計(jì)

（大寫）

財務(wù)審批部門主管審批財務(wù)復(fù)核部門經(jīng)理審核經(jīng)辦人簽名報銷人簽名

（七）公務(wù)聯(lián)系單

送抵時間

簽收入

已圖簽字

轉(zhuǎn)出時間

聯(lián)系事項(xiàng)

簽復(fù)

填表人

（八）參觀許可證

許可編號發(fā)證口期印章

參觀單位參觀n期

參觀者姓名職務(wù)單位

參觀區(qū)域參觀內(nèi)容

參觀目的參觀路線

相關(guān)部門簽章

主管副總生產(chǎn)部行政部營銷部公關(guān)主管

（九）接待用餐申請表

申請日期：年月日

接待負(fù)責(zé)部門接待負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)人職務(wù)

來賓負(fù)責(zé)人工作單位部門和職務(wù)

接待總?cè)藬?shù)月餐時間陪同人數(shù)

接待事由

招待規(guī)格（根據(jù)公司相美規(guī)定確定）

受理H期經(jīng)辦人

審核意見接待部門行政部主管副總

（+）公關(guān)工作計(jì)劃表

公關(guān)工作主體負(fù)貢部門

負(fù)責(zé)人員公關(guān)專員口公關(guān)主管口行政部經(jīng)理口行政總監(jiān)口

配合人員

計(jì)劃情況

工作目標(biāo)

工作進(jìn)度

進(jìn)度目標(biāo)

工作成果

工作預(yù)算工作結(jié)算

（十一）會議記錄表

編號：填寫日期:

會議時間地點(diǎn)主持人記錄人

會議名稱

參加者

會議議題

會議過程

會議決策

記錄審核人審核結(jié)果

（十二）年度會議計(jì)劃表

會議名稱主持人

開會地點(diǎn)會議召集單位

開會日期會議主要工作人員

開會時間與會者應(yīng)備資料

會議宗旨及議題會場標(biāo)示資料

與會單位會場擬分發(fā)資料

人數(shù).

（十三）會議審核項(xiàng)目表

序?qū)徍诵驅(qū)徍?/p>

審核項(xiàng)目審核項(xiàng)目

號結(jié)果號結(jié)果

1會議的主題22女服務(wù)員著裝方面

2會議的規(guī)模（總?cè)藬?shù)）查邀請回函（1）洋裝（2）旗袍

3會議預(yù)算（3）其他民族服飾

4招待對象的層次23新聞媒體

活動日期及時間（注意是否與其他同業(yè)的活（1）文字記者

5

動沖突）（2）新聞稿

6會議天數(shù)（3）攝影記者

7會議負(fù)貢人（4）錄像記者及電源準(zhǔn)備

8會議事項(xiàng)分工表24住宿安排方面

會場的預(yù)訂（1）安排來賓的住宿（套房、

（1）主會場（2）分會場（3）洽談室單人房、雙人房）

9（4）展示室（5）來賓休息室（2）領(lǐng)導(dǎo)人的住宿預(yù)訂房間

（6）工作人員休息室（3）妥善分配房問

（7）演藝人員休息室

制作來賓名冊25支付的負(fù)擔(dān)范圍（住宿、餐費(fèi)、

10包括姓名、地址、公司名稱、電話、職務(wù)等取用冰箱內(nèi)的食物費(fèi)用、電話

費(fèi)）

各類函件26安排用錢方面

邀請函、信封、邀請卡、回函明信片、紀(jì)（1）住宿者的用餐事宜

11念品、停車場、指引地圖、餐券訂制張數(shù)（多（2）來賓、司機(jī)的用餐問題

印20$以備用）、信封書寫投遞H期（3）服務(wù)人員的用餐

（4）演員、樂隊(duì)的用餐問題

紀(jì)念品方面27活動行程方面

紀(jì)念品的選定、包裝、外包裝書寫、禮品提（1）司儀開場白

12

款、蝴蝶結(jié)（裝飾禮品包裝）訂制數(shù)量（2）主持人的致辭

（要多出20%以備用〉（3＞來賓致辭

交通丁具方面（4）宣讀賀電

13

飛機(jī)、面包車、轎車（5）致謝辭

14酬謝費(fèi)（給司機(jī)人員等）（6）活動行程表

會場布置（7）播放背景音樂

主席臺、會標(biāo)、燈光、音響效果、錄音、座（8）放映宣傳影片、幻燈片

15

次、臺下座位、緊急疏散方案、茶水飲料供

應(yīng)

宴會的形式28服務(wù)柜臺的工作方面

（1）餐桌入座式（2）自助餐入祿式（1）來賓出、缺席之確認(rèn)

16

（3）半入座式自助餐（2）發(fā)放胸章

（4）雞尾酒立食式自助餐（3）發(fā)放活動行程表

16料理樣式和菜單印制（4）引導(dǎo)來賓到休息室

飲料香煙（5）發(fā)放座位牌

17（】）國產(chǎn)白酒（2）雞尾酒（6）發(fā)放紀(jì)念品

（3）啤酒（4）飲料類（7）設(shè)置臨時電話

花飾（8）來賓簽名紀(jì)念

（1）花籃（2）桌上花飾

（3）雕冰花飾（4）胸花

18

（5）贈用花束（6）典禮臺花飾

（7）載掛花飾（8）蠟燭

（9）展小品飾花

看板、標(biāo)示板類29座位順序

（1）大門看板（1）桌面標(biāo)示卡

19（2）方向標(biāo)示（2）桌面標(biāo)示卡的書寫

（3）專用停車場示牌

（4）展示商品說明標(biāo)牌

拍照攝影方面30胸章、名牌

20（1）紀(jì)念照片（1）顏色、大小、種類的選

（2）快照定

選擇桌子（如圓哀或方桌）（2）公司名稱、職銜、姓名

21

的書寫

（十四）決議事項(xiàng)確認(rèn)表

決議事項(xiàng)

決議內(nèi)容

達(dá)到目標(biāo)

所需支持

執(zhí)行措施執(zhí)行負(fù)貢人

備注

（十五）決議事項(xiàng)實(shí)施表

會議名稱:

決議事項(xiàng)決議日期決議負(fù)責(zé)人

部門執(zhí)行負(fù)責(zé)人實(shí)施1=1標(biāo)實(shí)施進(jìn)度等評價

各部門每個月的實(shí)施檢查表

月份實(shí)施進(jìn)度評價月份實(shí)施進(jìn)度評價

14

25

36

（十六）會議室使用申請表

填寫日期:

使用日期使用時間會議名稱具體地點(diǎn)參會人數(shù)所需設(shè)備備注

申請使用單位管理單位

名稱填表人主管管理人主管經(jīng)理

（十七）印章使用登記表

蓋章時間文件名稱發(fā)文號印章類別蓋章次數(shù)使用人批準(zhǔn)人鉛注

（十八）印章使用審批表

編號用章部門蓋章時間

印章類別蓋章次數(shù)文件發(fā)文號

文件名稱

備注

月章人（簽章）批準(zhǔn)人（簽章）

注：請?jiān)趥渥谥泻喴f明蠱章用途

（十九）印章使用申請單

單位申請日期年月日

用印類別用印份數(shù)

文件名稱文件說明

申請人核準(zhǔn)人

（二十）印章管理登記表

種類區(qū)分名稱印章內(nèi)容管理責(zé)任人辦理責(zé)任人備注

公司名印公司名印公司全稱行政部經(jīng)理行政部經(jīng)理

印章

部部門印行政部印公司名、部門名行政部經(jīng)理行政事務(wù)主管

門分店分店印公司名、分店名XX分店經(jīng)理分店

印工廠名行政科長

章職務(wù)董事、經(jīng)理職務(wù)名稱行政部經(jīng)理行政事務(wù)主管金屬制

印章

部長印財務(wù)部經(jīng)理印公司名、職務(wù)名財務(wù)部經(jīng)理財務(wù)主管

（銀行專用）

（二十一）印章使用范圍表

種區(qū)分公司支票及合同及定貨單各類辭請收人事關(guān)員工委

類債券銀行兌其他重及n常對外令示據(jù).系及有存款任

現(xiàn)憑證要文件業(yè)務(wù)文文件關(guān)證明賬目狀

件

公公司

司名章

名股份

稱公司專用

印部門名章

章分公司名章

職苗事長名章

務(wù)苗事（股份

名公司專用）

章名章

其他高級

職員名章

財務(wù)部

經(jīng)理名章

分公司

經(jīng)理章

第四章網(wǎng)絡(luò)信息管理

（一）計(jì)算機(jī)故障維修記錄卡

部門：填寫日期：單號：

機(jī)括編號規(guī)格數(shù)量故障說明預(yù)估修理費(fèi)使用人備注

（二）計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)報修登記表

序號報修時間報修部門報修原因維修人維修情況完成時間備注

1

2

3

4

5

異常情況說明：

（三）計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備檔案表

設(shè)備使用部門:

設(shè)備名稱設(shè)備規(guī)格銷售銷售設(shè)備購買維護(hù)公司維護(hù)年維修

品牌型號號碼公司價格日期年限費(fèi)用

故障現(xiàn)象及維修情況維修人維修時間更換配件記錄

故障記錄

備注

第五章文書檔案資料管理

（一）收（發(fā)）文登記表

收文發(fā)文

月發(fā)文文事份有無簽月收文文事份有無寄件簽

日單位號由數(shù)附件收日單位號由數(shù)附件人收

（二）公文傳遞單

填寫日期：年月日

收文公文編號文件名稱發(fā)文簽收備注

（三）公文會簽單

發(fā)文單位發(fā)文文號發(fā)文日期年月日

時限□普通件口急件□特急件密級□普通口秘密□機(jī)密□絕密

內(nèi)容

會單位接文時間交文時間行政部轉(zhuǎn)呈時間

簽1月日時月日時月日時

項(xiàng)2月日時月日時月日時

序3月日時月日時月日時

備注

（四）檔案索引表

序號檔案號檔案名禰建檔口期儲存位置檔案內(nèi)容處理

（五）檔案明細(xì)表

全0案移出歸還

宗錄卷H單位名稱經(jīng)手人姓名管理人日管理

號號號期員簽字期人員簽字

（六）檔案調(diào)閱單

編號：填寫日期：年月日

類另U調(diào)卷部門

調(diào)卷人

文件內(nèi)容摘要

調(diào)閱用途

調(diào)閱期限自年月日起至年月日止?計(jì)日

原收文編號借出日期

檔號歸還日期

備注保管人簽直

（七）信件接收登記表

月份：年份:

日期信件種類接收入收信人所屬單位/職位分發(fā)日期簽收人

（八）外發(fā)信件登記表

序號外發(fā)時間信件信息發(fā)信人信息密級

信件類別外發(fā)地址收信人發(fā)信件單位

（九）圖書借閱卡

圖書信息欄借閱信息欄

圖書編號借閱人

圖書名稱辦理人

圖書價格借閱日期

圖書等級歸還日期

簽字確認(rèn)欄

借閱人簽字：辦理人簽字：

年月日年月日

說明：雙方各留一份，便于H后歸還確認(rèn)。

（十）借閱登記表

年月日

借閱日期編號名稱借閱人歸還日期借閱人簽字

借閱辦理人:

（卜一）丟失報告單

填表日期：年月日

丟失資料編號丟失資料名稱

發(fā)現(xiàn)（大致）H期資料存檔H期

資料所屬級別資料管理人

丟失原因:

資料管理人員簽名：

日期：年月日

單位處理意見保衛(wèi)處處理意見