第三章

工作分析

【引導案例】天時集團能源有限公司是在香港投資的一家能源公司。公司成立于2004年，主要業務為石油勘探開發和開采。淺海油氣田面積350平方公里，屬岳東地域，勘探地點在遼河入海口5米以內，己探明儲量6280萬噸，預計年產量100萬噸，有效開采期60年。目前屬先導期，沿海鋪設期5-6年，現已投資1700萬元打了兩口監測井。1.天時集團能源有限公司人力資源現狀首先，從行業角度，天時集團能源有限公司直接面對的競爭是非常激烈的，石油行業發展前景廣闊，石油人才特別是具有豐富工作經驗的石油人才短缺，石油人才屬于特別專業的技能型人才，其他行業的人很難轉入，可替代性很小。而目前大多數石油人才流向了中石油、中海油等大公司。石油行業人才流動性也非常大。像天時集團能源有限公司這樣的小型石油公司要想引才、留才、用才，必須制定出獨特的人力資源戰略。其次，從公司自身角度，公司設置的組織結構中應有53人、實際到崗人員24人，缺崗29人。而且公司的人力資源部門也尚未形成體系，公司現只有一人專門負責人力資源工作，總經理和行政部的一些員工也參與人力資源的管理。(1)公司的人力資源戰略規劃已初步形成合適數量、質量和種類的人員補充。通過訪談我們了解到，公司總經理對未來的人力資源需求狀況作了分析，也明確了不同部門需求的人員大概數量。對于員工的培訓公司己有一個大致的計劃，每隔一段時間會請一些專業人士為員工開展講座。當然講座的內容根據員工的需求而定。但這種分析是總經理的根據公司的業務發展所作出的個人判斷，人力資源規劃還沒形成體系，有待進一步完善。(2)缺乏科學的工作分析和工作評價目前公司的缺崗現象十分嚴重，有些崗位設置和崗位名稱上可能也存在不合理的地方。科學的崗位體系的建立，規范的崗位說明書的形成，將是公司人力資源工作必須填補的一個重要部分。(3)缺乏完整的績效考核體系目前公司可能只是采取了形式上的考核，考核結果沒有與薪酬大小相聯系，這就在一定程度上影響了員工的工作積極性，導致干多干少一個樣，干好干壞一個樣的現象。績效考核本身不是目的，而是一種手段，應該重視考核結果的運用。績效考核的結果，不是僅僅用來調整薪酬、指導培訓，連續的考核結果為員工晉升、調遷提供了依據。(4)沒有系統的薪酬結構體系公司員工每月的工資保持不變，每個人的工資水平的高低完是按照招聘時約定的標準來決定的，可以說每月拿到的基本上屬于“死工資”；部分員工對于目前的收入不夠滿意，他們認為自己的付出不能完全得到回報；另外，公司的福利措施還不夠完善，大部分員工的保險情況尚未落實。這必將使薪酬的引導和激勵功能不能很好的發揮出來，基本上還是大鍋飯，加上內部分配中也在不公平性，所以就導致即使每個人的工資收入提高了，仍有較大比例的員工普遍對收入不滿。2.公司進行工作分析的情況近年來天時集團能源有限公司各項事業都有了飛速的發展，但是由于歷史原因，長期的國營企業體制上的弊端，企業的人力資源管理工作仍然停留在過去的水平，使得企業在用人機制上缺乏靈活性，在激勵機制上也有些不合時宜，許多優秀的人才因此而流失。目前企業的人力資源基礎工作比較薄弱，還沒有建立一套科學的工作分析體系，使得企業定崗定員工作、薪酬激勵體系、業績考核體系很難建立在科學分析的基礎上，使得部分崗位存在人浮于事的現象，大大打擊了員工的積極性。公司現在只制定了少數崗位的崗位說明書。下面是其中一份：工程部經理崗位職責1.負責本部門各專業日常管理工作；支持與協調本部門與其他部門之間的工作。2.制定并組織實施本部門年度工作計劃；制定與推進相關業務的技術與項目管理體系。3.參與、編制重大工程項目的招、投標文件及監理合同的擬訂，審定工程項目的監理實施細則。4.參加建設單位的招標和評標工作，組織審查重大工程項目的施工組織設計；參加對工程承包商設計和實施過程的審查及管理，參加合同技術部分的編制以及談判、評標、驗貨等工作；參與監理項目的竣工驗收工作。5.負責對項目施工的全過程管理，落實工程實施計劃，保證工程項目的技術、進度、質量和費用符合承包合同要求；組織制定項目總體規劃和施工組織設計的編寫。6.編制和審批公司項目施工計劃，定期總結分析項目施工任務完成情況，及時解決項目施工活動中遇到的問題。7.對工程進度、質量、責任成本進行監督；對安全生產、文明施工進行管理；組織好驗收、竣工工作，對項目的最終結果負責。8.全面完成公司下達的各項任務，負責本項目的生產、質量及管理工作;履行公司對建設單位的工程合同，貫徹實施公司的質量方針和質量目標。9.審核技術部門編制的總體施工、組織、設計、質量、計劃及總體施工進度計劃。10.監督項目監理工作，嚴格管理執行監理工程制度，經常檢查項目監理組的工作情況。11.幫助協調與建設單位、承包單位的工作關系。12.完成領導交辦的其他任務。13.遵循石油合同的規定并在工作中嚴格執行，保持與合作方的良好溝通與有效的交流。從以上的工作說明書可以看出，該說明書過于簡單，雖然對公司工程部經理崗位的工作職責有了一定的描述，但沒有脫離崗位責任制的束縛，只是一種崗位職責列舉，沒有明確工作權限、工作目標、工作特點、任職人資格等信息。沒有達到工作分析的高度。由于公司的人力資源部尚未健全，人力資源管理人才缺乏，如果只依靠本公司的原有力量是難以在工作分析上做出一定的突破，因此公司領導決定聘請咨詢公司為他們做工作分析以及其它有關人力資源管理方面的工作，目的就是以人力資源管理為切入點，加強對員工的激勵，調動員工的積極性和工作熱情，使“事得其人，人盡其職”，提升整個人力資源管理的水平。同時完善各項管理制度，使公司的管理有章可循，走上制度化的軌道。（資料來源：李娜.工作分析在天時集團能源有限公司的應用［D］.北京：北京交通大學，2006.）上述“引導案例”給出了天時集團能源有限公司的由于工作分析的不足而造成的人力資源管理問題，缺乏規范的工作分析是制約該公司進行有效的招聘選拔、績效考核以及建立完善的薪酬體系的等人力資源管理工作的根本原因。所以必須對企業內的各崗位進行一次徹底的分析，重新明確各崗位的工作內容、工作責任、工作權限以及任職者的資格條件。從而作為以后為空缺崗位招聘人才、定崗定員，績效考核和薪酬福利激勵機制等人力資源管理制度的科學基礎。科學的崗位體系的建立，規范的崗位說明書的形成，將是天時集團能源有限公司人力資源工作必須填補的一個重要部分。解決這些問題所涉及的理論知識和技能正是本章要講述的內容。【本章主要內容】1、工作分析的基本概念、常用術語、作用和原則2、工作分析的基本內容和步驟3、工作分析的方法4、工作說明書的編寫主講內容第二節工作分析的內容和步驟

第一節工作分析概述第三節工作分析的方法

第四節工作說明書的編寫第一節

工作分析概述人力資源管理的核心是實現人與工作的最佳匹配，而工作分析則為這一目標的實現能打下良好的基礎。那么，什么是工作分析？工作分析有什么樣的地位和作用？在進行工作分析時應遵循哪些原則？一、工作分析的定義（一）工作的概念狹義的工作是指在某一段時間為了某個目的所從事的活動，即任務。廣義的工作是指個體在組織中所扮演的角色的總和，通常由一系列專門任務組成。廣義角度來看，工作有以下特點：1.工作是組織的細胞2.工作是責任和權利的統一體3.工作是同類職位（崗位）的總稱4.工作是人與組織之間的橋梁一、工作分析的定義（二）工作分析的概念工作分析又稱職務分析（jobanalysis），它是指依據戰略和組織運行的要求，在確定工作性質的基礎上，以便為管理活動提供各種有關工作信息所進行的一系列的信息收集、分析和綜合的過程。二、工作分析常用的基本術語1.工作要素（jobelement）2.任務（task）3.職責（responsibility）4.職權（authority）5.職位（position）6.職務（job）7.工作族（occupation）8.職（崗）系（Series）9.職（崗）組（Group）10.職（崗）級（Class）11.職（崗）等（Grade）12.職業（profession）13.職業生涯（career）（一）工作分析的目的工作人員的分析乃“人與才”的問題；工作職務的分析乃“才與職”的問題；而工作環境的分析乃“職與用”的問題。“人與才”、“才與職”、“職與用”三者相結合乃是人力資源的運用，通過組織行為以達到組織目的。三、工作分析的目的、意義和作用（二）工作分析的意義和作用1.工作分析在戰略與組織管理中的作用（1）實現戰略傳遞（2）明確工作邊界（3）提高流程效率（4）實現權責對等（5）強化職業化管理三、工作分析的目的、意義和作用（二）工作分析的意義和作用2.工作分析在人力資源管理中的作用（1）制定有效的人力資源規劃（2）招聘與選拔合格的人員（3）設計積極的人員培訓和開發方案（4）提供績效考核的標準（5）建立先進、合理的薪酬管理制度（6）改善員工的勞動關系（7）進行科學的崗位評價三、工作分析的目的、意義和作用（一）系統原則（二）動態原則（三）目的原則（四）參與原則（五）經濟原則（六）人與崗位相結合的原則（七）應用原則四、工作分析的原則第二節

工作分析的內容和步驟

一、工作分析的內容將工作分析的內容具體闡述、展開，可以將工作分析的內容理解成為解決7個W和1個H問題的調查。1.WHO——需要什么樣的人完成此項工作2.WHAT——需要完成什么樣的工作3.WHEN——工作要在什么時候完成4.WHERE——工作將在哪里進行5.WHY——為什么要完成此項工作6.FORWHOM——員工為誰工作7.WHICH——完成工作需要哪些條件8.HOW——員工如何完成此項工作（一）工作分析的立項階段1.工作分析需求診斷（1）發現工作分析需求的預兆（2）成立工作分析籌備小組

①建立工作分析的目標導向

②確定工作分析主體（3）人力資源管理體系診斷分析2.工作分析的立項二、工作分析的程序或步驟（二）工作分析的準備階段1.成立工作分析小組（1）工作分析小組建立的要求（2）確定工作分析小組成員的數量（3）建立溝通體系2.制定工作分析計劃（1）工作分析的整體計劃（2）工作分析的具體操作計劃3.工作分析人員的培訓（1）信息收集員（2）信息分析員（3）信息分析專家二、工作分析的程序或步驟（三）工作分析的調查階段1.收集有關的背景資料（1）可供參考的職業分類標準（2）組織中的有關資料（3）現有的工作說明書或工作描述資料2.收集與工作相關的信息3.選擇收集信息的方法二、工作分析的程序或步驟（四）工作分析的分析階段1.整理資料2.審查信息3.分析信息（1）創造性發現有關工作和任職人的關鍵信息；（2）歸納、總結出工作分析所需要的材料和要素。二、工作分析的程序或步驟（五）工作分析的完成階段1.編寫工作說明書2.工作分析的評價（1）靈活性與工作成本收益標準（2）可靠性和有效性標準3.工作分析的應用（1）工作說明書的使用培訓（2）工作說明書的修訂（3）工作說明書在人力資源管理中的具體應用二、工作分析的程序或步驟第三節

工作分析的方法

（一）訪談法1.訪談法的概念2.訪談法的分類3.訪談法的程序（1）準備階段（2）開始階段（3）主體階段（4）結束階段（5）整理階段4.訪談法的優缺點一、定性分析方法（二）觀察法1.觀察法的概念2.觀察法的程序（1）觀察前的準備（2）觀察的實施過程（3）數據整理與分析3.觀察法的優點和缺點一、定性分析方法（三）工作日志法1.工作日志法的概念2.工作日志法的程序（1）由工作分析人員設計出詳細的工作日志表；（2）發放給任職者，讓他們按照要求認真填寫工作內容與工作過程信息；（3）回收工作日志表，并對信息進行分析與整理；（4）檢查記錄和分析結果，可選擇任職者的直接主管來承擔；（5）修正、補充進而得到新的分析結果。3.工作日志法的優缺點一、定性分析方法（四）文獻分析法1.文獻分析法的概念2.文獻分析法的程序（1）確定信息來源（2）確定并分析有效信息一、定性分析方法（一）職位分析問卷法1.職位分析問卷法的概念2.職位分析問卷收集的六大類信息（1）信息輸入（2）體力活動（3）腦力處理（4）人際關系（5）工作情境（6）其他特征3.職位分析問卷法的使用（1）確定所需問項（2）對有效問項進行評價（3）形成報告4.職位分析問卷法的優缺點一、定量分析方法（二）管理職位描述問卷法1.管理職位描述問卷法的概念2.管理職位描述問卷的結構（1）信息輸入板塊（2）信息分析板塊（3）信息輸出板塊3.管理職位描述問卷法的優缺點一、定量分析方法第四節工作說明書的編寫（一）工作描述的含義（二）工作描述的組成內容1.工作標識2.工作摘要3.工作職責4.工作權限5.績效標準6.工作關系7.工作環境一、工作描述書的編寫（一）工作規范的含義（二）工作規范的內容1.教育程度2.工作經驗3.培訓4.知識5.工作技能6.生理、心理特征要求二、工作規范書的編寫（一）清晰（二）具體（三）簡明（四）客觀三、工作說明書的編寫要求本章小結工作分析是人力資源管理的一項重要的基礎性工作。只有科學全面的工作分析才能保證企業人力資源管理活動的成功、有效。本章較為系統概括了的工作分析的基本概念和原則，明確了工作分析的內容和程序，詳細論述了工作分析的方法、工作說明書的基本內容與編寫要求，介紹了工作設計的基本理論。首先，從工作、工作分析的基本概念進行詳細地闡述，并分析了工作分析中常用的基本術語，主要包括工作要素、任務、職責、職權、職位、工作、工作族、職（崗）系、職（崗）級、職（崗）組、職（崗）等、職業、職業生涯，明確了工作分析的目的和原則，從而為本章的展開從理論和概念上起到了基礎作用。本章小結其次，概括了工作分析的內容和程序，使學生從概念上對工作分析有一個整體的認識，對工作分析的過程有一定的了解。工作分析的內容理解成為解決7個W和1個H問題的調查，主要包括工作的目的、工作的內容、責任、權力、工作的時間和地點、工作的環境以及工作任職者的任職資格等方面的問題。工作分析的內容信息為工作說明書的撰寫提供的信息。工作分析主要通過立項階段、準備階段、調查階段、分析階段與完成階段五個步驟來實現，并重點討論了工工作分析各個階段的具體工作。再次，從定性和定量兩個方面討論了工作分析的多種分析方法。定性的工作分析方法主要介紹了訪談法、觀察法、工作日志法、問卷調查法、文獻分析法；定量的工作分析方法主要介紹了職位分析問卷法、管理職位描述問卷法、功能性工作分析法。最后，講解了工作說明書的編制。工作分析結果是產生工作分析的文件，即工作說明書，主要包括工作描述和工作規范。引例分析在章首引導案例中談到，天時集團能源有限公司根據市場競爭與企業發展戰略的需要，為使公司的管理有章可循，走上制度化的軌道，公司領導決定聘請咨詢公司為他們做工作分析以及其它有關人力資源管理方面的工作。缺乏規范的工作分析是人力資源管理問題的根本原因。公司為了完成這項具有戰略意義的工作分析任務，我們必須思考如何運用所學的工作分析理論是怎樣來設計工作分析方案的，即工作分析的改革思路和框架是什么？他是怎樣開展具體工作的？引例分析（一）工作分析項目的準備階段1.明確工作分析項目的目的、制定工作分析的計劃由于公司正處于發展階段。從以上診斷問題可以看出，公司的人力資源體系尚未形成，由于公司空缺職位較多，此次工作分析的目的應該是為了招聘合適員工提供依據，同時為在崗員工的考核、激勵等提供基礎標準。根據篇首引導案例，天時集團能源有限公司已經在立項階段，診斷了公司人力資源方面存在的問題，而接下來項目的時間安排如下：準備階段（1.5周）、信息收集調查分析階段（3周）、工作分析的完成階段（4周）。2.向公司傳達項目的意義、目的及時間安排為了取得公司員工的支持，順利推進項目的實施，項目組成員首先取得公司高層領導的支持，然后在高層領導的配合下召開了動員宣傳會議，向公司員工宣講工作分析的目的、意義及本公司實行工作分析的必要性。并向員工們說明了此次工作分析的大致時間安排。3.項目所需調查樣本的選取由于公司的規模不大，在崗人數不多，缺崗現象嚴重，所以此次針對在崗的所有員工展開調查。對于沒有任職人員的崗位，采取其他方法編制職位說明書。4.收集公司的背景資料，確定項目所需信息我們項目組從總經理那里收集了公司的簡介、組織結構圖、部門職能說明、公司現有的職位說明或有關職位描述的信息。公司領導還給我們講述了公司的發展規劃，及希望我們這次所能提供的結果。根據此次工作分析的目的即為空缺職位招聘員工，及已有的關于工作分析的信息，項目組得出需要收集的信息有:崗位的任職資格、年齡要求、性別要求、工作權限等內容。引例分析5.項目需要采取的方法（1）選擇工作分析方法的考慮因素前文提到工作分析有多種方法，包括職位問卷分析法、工作日志分析法、抽樣法、面談法、關鍵事件分析法等，應根據企業的具體情況靈活運用。常用的工作分析方法的優缺點。在選擇工作分析方法時，還應考慮以下因素：時間成本；工作分析者是否易于掌握；員工是否容易接受；工具是否容易設計；能否用于分析大量員工；信息是否易受扭曲；是否干擾員工的生產；收集到的信息能否量化、查證。（2）天時集團能源有限公司確定工作方法的理由根據工作分析方法的適用性，結合天時集團能源有限公司的具體情況，工作分析的方法主要采用問卷法和面談法，理由分析如下：①天時集團能源有限公司員工的學歷在大專、本科以上，在工作分析問卷填答上只要稍加說明，并不會有太大的問題。②使用自行設計發展的問卷，易于收集所需的資料且容易整理比較。③由員工親自填寫完問卷后，須交由主管復審，多一道審核程序，確保資料的正確性。④采用面談法，做到定量分析與定性分析相結合，同時為問卷設計提供依據。⑤為避免問卷法資料收集的不足或有誤，將采取與樣本員工再次面談確認。引例分析（二）信息收集調查分析階段此階段的主要任務是對全體在崗員工進行調查，獲取信息（1）編制工作分析調查表為了有效的實施對天時集團能源有限公司進行崗位工作分析，在編制工作分析調查表時，首先需要明確工作分析的指標，其次根據工作分析指標設計了定性的工作分析表和定量的工作分析表。（2）設計人員訪談的提綱僅僅憑借問卷收集到的信息顯然是不完整的，為挖掘更深層的信息，就需要進行訪談。設計出結構化的訪談提綱有利于控制訪談內容以及對不同訪談者提供的信息進行比較。為便于下一步編制職位說明書，設計的訪談提綱在項目上同職位說明書上的項目基本一致，只是對某些問題進行了細化。（3）確定訪談的形式由于公司的崗位以技術人員為主，比如：物探、鉆井、地址油藏之類的崗位，這些崗位上的員工的工作地點大部分在海上，也就是在采油現場。他們每周回公司一到兩次，我們訪談的對象根據每天能來公司的員工而定，鑒于以上特點，我們采用的是個別訪談法。對部門經理以上的管理者，訪談的內容也不局限于訪談提綱所列的內容不僅限于本職位的工作，還可談論下屬或上級的工作或對公司內部管理的意見和建議。對多個員工從事相同或相近的工作的情況，引例分析（4）開展調查①問卷調查問卷調查法步驟:a.事先征得樣本員工直接上級的同意，盡量獲取直接上級的支持；b.項目組通過email的形式，將調查表發放給每一位在崗員工；c.向樣本員工講解職務分析的意義，并說明填寫問卷調查表的注意事項；d.鼓勵樣本員工真實客觀的填寫問卷調查表，不要對表中填寫的任何內容顧慮；e.項目組成員隨時解答樣本員工填寫問卷時提出的問題；f.樣本員工填寫完畢后，項目組成員認真地進行檢查，查看是否有漏填的現象；如果對問卷填寫有疑問，工作分析人員應該立即向樣本員工進行提問；問卷填寫準確無誤后，完成信息收集職務，向樣本員工致謝。引例分析②面談項目組進行面談的步驟如下：a.事先征得樣本員工直接上級的同意，盡量獲取直接上級的支持；b.在無人打擾的環境中進行面談；c.向樣本員工講解職務分析的意義，并介紹面談的大體內容；d.為了消除樣本員工的緊張情緒，項目組成員盡可能以輕松地話題開始；e.鼓勵樣本員工真實、客觀地回答問題，不必對面談的內容產生顧及；f.項目組成員按照面談提綱的順序，由淺至深地進行提問;營造輕松的氣氛，樣本員工暢所欲言；g.在不影響樣本員工談話的前提下，進行談話記錄；h.在面談結束時，應該讓樣本員工查看并認可談話記錄；i.面談記錄確認無誤后擴完成信息收集職務，向樣本員工致謝。（5）對上述信息進行分析項目組對回收的問卷和面談的紀錄進行詳細深入地分析，有關崗位工作和工作人員的關鍵成分。對員工所填調查表中重復的崗位職責進行歸納總結。引例分析（三）工作分析的完成階段1.工作說明書的編制針對每一崗位的分析結果，項目組和樣本員工及其直接領導一起審查確認，對不準確的部分進行修改，對有異議的地方進行討論。按照調查的結果重新設計組織的結構，然后進行職位設置，最后編制此次工作分析項目的最終成果——工作說明書。對天時集團能源有限公司職位說明書的編制包括崗位工作描述和對任職資格的確定。針對天時集團能源有限公司崗位工作的特征，對各個具體工作崗位實施崗位工作描述，主要內容有:工作識別、工作概述、工作職責、工作聯系。工作權限、使用的工具和設備、其它（包括工作環境、勞動強度出差情況等）、衡量標準。也就是衡量工作職責完成的數量或質量標準。任職資格主要包括：學歷及專業條件、工作經驗要求、能力素質要求、專業知識和技能要求、特殊要求。引例分析2.工作分析的應用反饋促使天時集團能源有限公司的人力資源管理更加科學化、規范化。職位說明書的制定，將為天時集團能源有限公司內部的績效管理、薪酬設計、人員招聘、培訓等方面提供規范的指導性文件，使人力資源管理有了科學的基礎。案例演練

K公司是不足400人的國有企業，從事藥品生產，效益在國企里面算相當不錯的，公司總部的生產廠區設在B市，全國各主要大城市有銷售點。李朋是國企Ｋ公司的人事主管，在工作中，她發現部門之間、職位之間的職責與權限缺乏明確的界定，扯皮推諉的現象不斷發生；有的部門抱怨事情太多，人手不夠，任務不能按時、按質、按量完成；有的部門人員冗雜，人浮于事，效率低下。同時目前的許多崗位不能做到人事匹配，員工的能力不能得以充分發揮，嚴重挫傷了士氣。而在晉升中，上級和下屬之間的私人感情成為了決定性的因素，有才干的人往往卻并不能獲得提升。因此，許多優秀的員工由于看不到自己未來的前途，而另尋高就。在激勵機制方面，公司缺乏科學的績效考核和薪酬制度，考核中的主觀性和隨意性非常嚴重，員工的報酬不能體現其價值與能力。案例演練 在逐步認識到實行規范化、現代化人力資源管理的重要性后，她決定首先在企業里開展崗位規范工作，進行工作分析，編制全公司職工的職位說明書，以求為公司人力資源管理的各環節打一個好基礎。另外，作為國企的人事主管，她此舉還有一個最直接的目的，就是想以此淘汰掉一大批不合格的人員：誰達不到職位說明書的要求，就老老實實地下崗。但這項工作該如何搞呢？李朋先是聯系了幾家人事咨詢公司，但幾次電話后，她覺得這些咨詢公司不低的要價是公司領導接受不了的。自己做呢？人事部算上李朋只有三個人，她們都沒有專業學歷。另外，今年人事部計劃招一名大學畢業生，就算有了四個人，還是略顯人手不夠。思考題：請幫李朋制定一個工作分析的步驟和程序。制定的時候要考慮到人手不足的情況下工作步驟怎樣簡練有效，還要考慮到國有企業的特點。練習題一、單項選擇題1.“具有支配50獎金和20輛車的權限”，這是對的描述。

A.職責B.任務

C.職權D.職位2.工作分析的客體是。

A.工作內容B.工作方法

C.工作過程