公關公司客戶信息保密制度流程一、制定目的及范圍為確保客戶信息的安全與隱私，維護公司信譽，增強客戶的信任感，特制定本保密制度。本制度適用于公司所有員工、合作伙伴及相關第三方，涵蓋客戶信息的收集、存儲、使用、傳遞及銷毀等環節。二、保密原則1.所有員工必須遵守保密義務，未經授權不得隨意披露客戶信息。2.客戶信息的使用僅限于本公司業務所需，任何非業務相關的使用均屬于違規行為。3.客戶信息的存儲應采取合理的技術和管理措施，確保信息的安全。4.任職員工離職或轉崗時，必須遵守保密協議，確保客戶信息不被泄露。三、客戶信息的分類與管理1.客戶信息分類1.1基礎信息：包括客戶姓名、聯系方式、公司名稱等基本資料。1.2業務信息：包括客戶的需求、合同內容、項目進展等業務相關信息。1.3敏感信息：包括客戶的財務狀況、商業機密、市場策略等高度機密資料。2.信息管理措施2.1訪問權限控制：不同級別的員工根據工作需求分配相應的信息訪問權限。2.2信息存儲方式：所有客戶信息應存儲于公司內部系統中，禁止使用個人設備存儲客戶信息。2.3信息加密：在存儲和傳輸過程中，敏感信息必須采用加密方式處理。四、客戶信息收集流程1.信息收集前的準備1.1明確目的：在收集客戶信息前，必須明確收集目的，確保信息的必要性。1.2獲取同意：在收集客戶信息時，需征得客戶的書面同意，并告知信息用途及存儲期限。2.信息收集方式2.1面對面交流：通過與客戶的面對面溝通收集信息，確保信息的準確性。2.2在線表單：使用公司官網或合作平臺設置的信息收集表單，便于客戶填寫。2.3電話溝通：通過電話與客戶溝通并記錄關鍵信息，確保信息的可靠性。五、客戶信息存儲與使用流程1.信息存儲1.1數據庫管理：所有客戶信息必須存入公司指定的數據庫系統，定期備份。1.2分類管理：根據信息類型進行分類存儲，便于后續檢索與管理。2.信息使用2.1業務需求使用：員工在使用客戶信息時，需遵循“最小必要原則”，僅使用完成工作所需的信息。2.2記錄使用情況：每次使用客戶信息時，需記錄使用目的、使用時間及使用者，以備審查。六、客戶信息傳遞流程1.信息傳遞前的審核1.1授權審核：必須獲得相關負責人的書面授權后，方可進行信息傳遞。1.2信息脫敏處理：在傳遞敏感信息時，應對相關信息進行脫敏處理，確保隱私安全。2.信息傳遞方式2.1內部溝通：通過公司內部郵件系統進行信息傳遞，確保信息的安全性。2.2加密郵件：在必要情況下，使用加密郵件傳遞客戶信息，防止信息泄露。七、客戶信息的銷毀流程1.信息銷毀的必要性1.1過期信息處理：所有超過存儲期限的客戶信息應及時進行銷毀處理。1.2客戶要求：在客戶提出銷毀請求后，應及時進行相應操作，確保信息不再被使用。2.信息銷毀方式2.1電子信息銷毀：對存儲在電子設備上的客戶信息，使用專業軟件進行徹底刪除，防止恢復。2.2紙質文件銷毀：所有紙質客戶信息應通過碎紙機等方式進行銷毀，確保信息無法再被讀取。八、監督與責任1.監督機制1.1定期審查：設立專門的保密審查小組，定期對客戶信息的管理流程進行審查與評估。1.2信息安全培訓：所有員工需定期參加信息安全培訓，提高保密意識。2.責任追究2.1違規處理：對違反客戶信息保密制度的員工，依據公司相關規定進行處理，情節嚴重者可依法追究責任。2.2客戶投訴機制：建立客戶投訴渠道，一旦發現客戶信息泄露事件，及時進行調查處理。九、流程文檔的維護與更新制度的有效性依賴于不斷的維護與更新。應根據實際操作中的問題及市場環境的變化，定期對本制度進行評估與修訂。所有修訂內容需經過公司管理層審核并及時更新至相關員工手中。十、附則