采購流程及技巧2021年12月提綱一、了解采購二、采購的根本流程三、公司采購管理程序四、淺談采購技巧一、了解采購從兩句名言談起名言之一采購人員不是在為公司討價還價,而是在為顧客討價還價,我們應該為顧客爭取最低的價錢。-----山姆沃爾頓沃爾瑪的創始人一、了解采購從兩句名言談起名言之二在一個公司里，采購和銷售是僅有的兩個能夠產生收入的部門，其他任何部門發生的都是管理費用。

-----杰克韋爾奇通用電氣前任CEO一、了解采購采購的定義是以合理的價格從最適宜的供給商處適時獲得所需的物品及效勞的有關活動,也稱“供給管理〞一、了解采購采購=購置采購的誤區一、了解采購從傳統采購到戰略采購時間采購管理的進展1832年查爾斯先生首先提出了物料管理概念.1915年“采購代理”(后改名“采購”)雜志出現,美國成立“國家采購代理協會”1929年美國“國家采購代理協會”設立了一系列買賣標準程序.1939年古德伊爾公司在分銷配送管理方面做了改進,更好地控制成品采購1951年英國斯圖亞特王室將采購定義為“購買的業務”,視作關鍵的業務職能.1960年采購被視為利潤中心,批量采購,MRP（物資資源計劃）問世,采購人員使用:談判技巧,學習曲線,成本分析,庫存控制,賣方培訓,買方評估等各種采購技巧.1970年石油禁運,物料短缺等使采購成本劇增,采購也由此引起高度重視,成為組織關注的焦點,采購作為一項專業職能被提升到組織高層.1980年美國許多企業采用日本的準時制采購方式,采購訂單趨向小批量多批次多品種(“少食多餐，看菜吃飯”）1990年網上采購/互聯網與電子商務,采購的網絡化,電子化2000年全球采購與采購的規模化,外包采購與采購的專業分工一、了解采購小結一、了解采購戰略采購的四個關鍵特征從傳統采購走向戰略采購，是采購開展的趨勢，因此要把握戰略采購的關鍵特征。一個采購組織是否具備戰備采購的思想，判斷依據也是基于這些關鍵特征。對采購開展的各個階段特征進行比照歸納，可以發現戰略采購區別于傳統采購有四個鮮明的特征：

特征一：從關注單價到更多地關注總本錢。特征二：供給商的數目由多到少甚至到單一。特征三：與供給商的關系由短期交易到長期合作。特征四：采購部門的角色由被動執行到主動參與。一、了解采購采購金額下降對利潤的影響是提高銷售額？降低采購額？還是降低人工本錢？一、了解采購“一語中的〞采購節約的1元錢所付出的價值遠大于生產各環節的1元錢。降低采購本錢是提高公司利潤水平的另一捷徑。一、了解采購采購的五大功能采購的五大功能最適宜時間最適宜品質最適宜數量最適宜供給商最適宜價格一、了解采購采購的功能短期中期長期應急采購行政手續催促糾紛處理依合同采買咨詢詢價供應商評估供應商跟蹤談判參與產品定義市場分析尋找供應商新技術跟蹤參與價值分析供應采購市場開發一、了解采購采購是“三明治〞公使司用內部門采購部門供應商一、了解采購不良庫存發生的原因及1.庫存補充的錯估2.本錢意識的不徹底3.銷售方案的劇烈變更4.平安庫存定的過大5.保管或出庫手續不當6.對市場的預測不準確7.公司各部門聯系欠妥8.預估進貨或生產過多不良庫存1.影響利息負擔的升高2.保管費用的增加3.管理費用的增加4.陳舊化及過時化導致的損失本錢增高利潤減少后果二、采購的根本流程二、采購的根本流程二、采購的根本流程二、采購的根本流程〔2〕談判談判以下情況適合：①當前述任何競爭性報價的標準都不存在時②當采購要求諸多績效因素〔如價格、質量、交貨、風險分攤以及產品支持等方面〕必須達成一致時③當買方要求供給商的早期參與時④當供給商需要很長時間來開發和生產采購方采購的物品時〔這通常會使預測供給商的采購本錢變得更難〕而只有供給商做到以下幾點才能確保談判的公平性：1、以高效率的方式運作2、保持價格與本錢的相關性3、不利用單一供給商的優勢4、對于采購商的要求能夠進行適當合理的調整5、愿意考慮采購商的特殊情況二、采購的根本流程4、擬定并發出訂單采購訂單的定義：采購訂單有時也被稱為采購合同，一般在選擇供給商后訂立采購訂單。采購部門擬定采購合同時必須特別注意用詞，因為它是具有法律效力的文件。幾乎所有的采購訂單都包括與違約相關的標準法律條款。采購訂單描述了采購所需的重要細節信息：數量、物料規格、質量要求、價格、交貨日期、交貨方式、送達地址。二、采購的根本流程二、采購的根本流程采購訂單要素：定單包括的要素有：定單編號、產品的名稱、規格、品質簡介、單價、需求數量、交易條件、運輸方式、交貨期限、交貨地址、發票單位等。二、采購的根本流程采購訂單操作標準（一）訂單準備（二）選擇供應商（三）簽訂訂單（四）訂單跟蹤二、采購的根本流程二、采購的根本流程5、定單的跟蹤和跟催6、驗貨和收貨〔1〕貨物檢驗的幾個步驟：①確定檢驗時間和地點②確定檢驗部門及人員③貨物檢驗④不合格貨物處理⑤對采購貨物檢驗完畢后，檢驗人員要填寫采購物品驗收報告。〔2〕接收的幾個步驟：①協商送貨事宜②貨物接收入庫③貨物接收過程中的問題二、采購的根本流程7、開票和支付貨款付款操作的具體過程是：〔1〕查詢物料入庫信息〔2〕準備付款申請單據〔3〕付款審批〔4〕向供給商付款〔5〕供給商收款8、記錄維護一些必須要保存的記錄有以下幾種：〔1〕采購定單目錄〔2〕采購定單卷宗〔3〕商品文件〔4〕供給商歷史文件二、采購的根本流程

采購作業流程購置決策階段購置階段購后反思階段二、采購的根本流程購置決策階段購置階段購后反思階段1、確定需求2、選擇采購途徑內外環境和可行性分析3、編制采購方案確定采購品種、規格、質量、數量和購置時間

采購作業流程二、采購的根本流程

采購作業流程購置階段購置決策階段購后反思階段1、物色供給商2、精選供給商3、確定供給商4、簽訂合同〔詳細購置方案和需求信息〕5、履行合同〔運輸、入庫驗收、支付貨款〕二、采購的根本流程

采購作業流程購后反思階段購置階段購置決策階段1、檢查合同履行情況〔不合格品退貨〕2、產、銷對供貨商的反響3、采購經濟效益總評二、采購的根本流程采購結構應與采購數量、種類、區域想匹配先后順序及時效控制關鍵點設置權利、責任或者任務的劃分避免作業流程中發生摩擦、重復、與混亂采購流程應反映集體決策的思想配合作業方式的改善采購作業流程的七大注意點三、公司采購管理程序為了提高公司采購效率、明確崗位職責、有效降低采購本錢，滿足工公司對優質資源的需求，進一步標準物資采購流程，加強與各部門間的配合，特制訂本制度。管理程序適用于公司所有的物料及耗材品。物料：指本公司所經營所需之直接與間接物料。采購人員：采購部執行采購業務人員。需求人員：各部門開具請購申請之人員。三、公司采購管理程序1、請購的定義：請購是指某人或者某部門根據生產及生活需求確定一種或幾種物料，并按照規定的格式填寫物料申請給部門負責人審核后提交采購部；2、采購作業是從接受物料需求一選擇適當的廠商，并確定物料之名稱，規格質理交貨期等要求，和訂單發出，確認及物料接收并按時請款之過程；3、應在合格供給商中選擇供給商，如需采購物品現有的供貨商無法達成，就在網上或朋友介紹開發新的供給商，那么由采購部對其供貨商進行選擇及評估流程對供給商進行選擇，考核等作業。如需采購的產品中有被客戶批準或指定的供給商，那么采購部在采購產品時，必須從客戶批準和指定的供給商名單上采購有關產品，如采購部要從其他供貨商處采購時，必須將此供貨商提供給客戶批準，并經客戶批準被列與客戶指定的供給商后，采購方可從該供給商處采購物料。如客戶有新批準的供給商名單或客戶對原批準的供給商名單做修改和更改時，采購人員必須及時對此客戶批準的供給商名單進行更新；〔一〕嚴格執行采購作業流程三、公司采購管理程序〔一〕嚴格執行采購作業流程三、公司采購管理程序〔二〕嚴格執行供給商選擇及評估流程1、新供給商的選擇：客戶指定之供給商由客戶依據其本身規定進行評估，須注明針對某客戶，且不能因此而直接被推存為成其他客戶的供給商。2、供給商的評估和考核：根據采購部的預選供給商名單及供給商評估調查表，采購部負責組織SQA部門和采購人員組成評估小組到預選供給商處進行供給商的評估和考核，并將評估和考核的結果記錄與供給商評估調查中，評估小組根據質量體系和特定的質量保證要求和供給商調查表中的工程及內容對供給商提供的相關資料和樣品以及供給商的生產現場和生產能力等進行評估和考核。3、合格供給商核準：SQA部將供給商評估和考核的結果及資料進行整理后呈報公司領導核準，經公司領導批準后的供給商被列為合格供給商，由SQA部將其登記合格供給商清冊，并將其資料整理建檔，同時將合格供給商名單包采購部。如供給商符合或具備以下條件，只需對其建立供給商評估調查表，即可。無須對其進行其他評估和考核，此資料經公司領導特準后，可將其列為合格供給商。三、公司采購管理程序〔三〕嚴格按請購單和其提報規定及格式填寫1、請購單應按照要求填寫完整、清晰，總公司的采購應由總公司相關部門填寫，報部門副總裁、財務總監、總裁審批，批準后報采購部門；分公司的采購應由分公司相關部門填寫，報分公司領導班子審批，批準后報采購部門；分公司額外性質〔不屬常規方案性采購〕采購應由分公司相關部門填寫，報分公司領導班子審批，上報總公司，經財務總監、總裁、董事長及執行董事長審批，批準后報采購部門；2、請購部門在提報請購單是應要求采購部簽字接收人請購部門備份；3、涉及的請購數量過多時可以附件清單的形式進行提交，為提高效率該清單的電子文檔也需一并提交；4、請購單的更改和補充應以書面形式由公司領導簽字后報采購部。三、公司采購管理程序〔三〕嚴格按請購單和其提報規定及格式填寫新疆鵬遠新材料股份有限公司烏魯木齊分公司物品申購單申請部門

日期

編號品名產品類型規格單位數量單價金額

合計：質量要求：申購部門意見：財務部門意見：領導審批：備注：1、各分公司及部門隨附生產計劃用料清單，對庫存原料須報庫存量，申購部門需說明原因。2、公司領導審批欄由分公司分管領導和公司總經理批示。3、如物品申請金額≥()元，需由公司董事長審批。三、公司采購管理程序〔三〕嚴格按請購單和其提報規定及格式填寫公司標準采購方案表舉例：2021年5月庫車采購方案.xls三、公司采購管理程序〔四〕公司物資請購單的提報部門1、公司經營生產的物資、勞務、固定資產、工程及其他工程由生產部門提報；2、公司生活及辦公的物資、固定資產、效勞或其他生活及辦公工程由辦公室提報；3、公司各部門專用的物資由各部門自行提報。三、公司采購管理程序〔五〕采購部嚴格執行接收請購單作業流程三、公司采購管理程序〔六〕嚴格執行詢價及其規定三、公司采購管理程序〔七〕嚴格按合同的簽訂及規定執行三、公司采購管理程序〔七〕嚴格按合同的簽訂及規定執行三、公司采購管理程序〔八〕嚴格執行物資采購的標準三、公司采購管理程序〔九〕采購物品入庫的辦理制度1、物品采購回來后首先辦理入庫手續，由采購人員向庫房管理員逐件交接。庫房管理員要根據采購方案單的工程認真清點所要入庫物品的數量，并檢查好物品的規格、質量，做到數量、規格、品種準確無誤，質量完好，配套齊全，并在接收單上簽字；2、庫房管理員需按所購物品的名稱、供給商、數量、質量、規格、品種、價格等做好入庫登記；3、庫房管理員要對所有庫存物品進行登記建賬，并定期核實情況；4、入庫物品，要按照不同材質、規格、功能分類存儲。三、公司采購管理程序〔十〕采購退貨管理制度1、采購員依據企業的相關規定、經常采購貨物的性質、特點及常見的供給商供貨問題等上報采購部經理審核和監管采購的總裁助理審批后貫徹執行；2、采購員根據各相關部門生產、經營的需要，進行采購工作。假設供給商按時發貨，到貨后各分廠的庫管對貨物進行清點核對，數量無誤后組織相關部門進行質量檢驗；3、假設檢驗過程中發現貨物存在質量問題，質檢部反響書面的質檢報告到采購部，采購部提出具體解決方案上報監管采購的總裁助理審批；假設供給商不能及時發貨，按照合同規定，采購部亦應視具體情況及時提出解決方法，以免影響企業的正常生產、經營秩序；4、解決方案經領導審批后，由采購部組織實施。具體有兩種方案：一是采購部根據檢驗結果開具退貨單，并與供給商交涉退回、賠償事宜，供給商核對信息后，取回不合格的貨物并進行賠償，采購部視情況重新進行市場采購程序或是進行替代品采購審批程序；另一種方案是由采購部開具退貨單，雙方協商后，由供給商取回不合格貨物后，重新發貨，并賠償由此給企業造成的損失。三、公司采購管理程序〔十一〕采購的招標工作程序為標準公司的招標活動，加強公司對招標工作的管理，保證采購工程質量，降低采購工程本錢，提高公司效率，根據國家和地方現行法律法規并結合公司實際，特制定本本程序。三、公司采購管理程序〔十一〕采購的招標工作程序1、總那么2、招標管理職責3、招標方案與立項4、投標管理5、開標6、評標7、定標8、合同的簽訂與履行四、采購技巧什么是談判?由談和判兩個字組成，談是指雙方或多方之間的溝通和交流，判就是決定一件事情四、采購技巧衡量成功談判的三個標準

◆明智◆有效◆友善

談判的三個層次四、采購技巧陣地式談判與理性談判1.陣地式談判的特點

：結果不夠理想談判沒有效率給友誼帶來危險多方參與時更為不妙友善并非答案

四、采購技巧理性談判

1.理性談判的特點主要表達在以下4個方面：◆人：把人與事分開。朋友是朋友，敵人是敵人，喜歡你或者不喜歡你，與談判、合作無關。對事不對人。◆利益：集中精力于利益，而不是陣地。通過雙方的合作與交流，能夠實現各自的利益，而不是把精力集中在陣地上。◆選擇：在決定之前分析所有可能性。不是一時頭腦發熱，而是做全面的分析，分析所有的可能性再做出決定。◆標準：堅持運用客觀標準。用大家共同認可的客觀標準判斷整個談判的過程。四、采購技巧2.陣地式談判與理性談判的區別

陣地式談判(硬泡型)理性談判對方是對手對方是解決問題者目標在于勝利目標在于有效、愉快地得到結果為了友誼要求讓步把人與問題分開對人與事采取強硬態度對人軟、對事硬不信任對方談判與信任無關固守不前集中精力于利益而不是陣地給對方以威脅探討相互利益把單方面優惠作為協議條件為共同利益尋求方案對于自己的最低界限含糊其詞避免最低界限尋找自己可以接受的單方面解決方案尋找有利于雙方的方案再作決定堅守陣地堅持使用客觀標準堅持在意志的較量中取勝努力獲得不傾向單方意愿的客觀標準給對方施加壓力向道理低頭而不是向壓力低頭四、采購技巧2.雙贏“金三角〞四、采購技巧3.談判中的給予——舍與得

四、采購技巧談判的類型

1.日常管理型談判

2.商業型談判

●日常管理型談判這種談判涉及組織內部問題和員工之間的工作關系●商定薪水、合同條款和工作條件；●界定工作角色和職責范圍；●要求加班增加產出。管理人員員工工會法律顧問●商業型談判公司之間談判的動機通常是為了贏利

●為滿足客戶需求而贏得一份合同；●安排交貨與服務時間；●就產品質量和價格達成一致意見。管理人員廠商客戶政府工會法律顧問四、采購技巧◆善于界定目標范圍，而且能夠靈活變通◆善于探索擴大選擇范圍的可能性◆充滿準備的能力◆溝通能力，即善于傾聽對方又能向對方提問◆分清輕重緩急的能力

成功談判者需要的核心技能

四、采購技巧談判的準備階段

四、采購技巧(一)怎樣評估談判對手1、給予充分的準備時間2、調查和了解對方公司的情況3、談判者的個人情況及談判風格4、評估對方的實力5、猜測對手的目標，分析對手弱點(二)怎樣評估談判對手1、產品演示設備2、產品樣本3、記錄工具4、職業談判裝5、對手有力的證據資料6、對手同行業競爭資料7、本公司的資料介紹8、合同公章四、采購技巧信息操縱滯留信息吹牛皮“泄露〞信息側面試探喋喋不休操縱的技巧時間操縱成心遲到屢次中斷拖延時間急促決定情緒操縱過分親密心不在焉冷嘲熱諷一言不發四、采購技巧開價與還價“極不情愿〞“你必須作得更好！〞上級權力好人壞人聲東擊西談判的其它技巧四、采購技巧找出“要談判的問題〞找出多個“兩方均能接受及有利的方案〞找出“兩方的人的因素〞 小“集中在價值/利益,不是立場〞 小“用客觀條件,事實及數據來談判人的因素–兩方關系我做