記錄管理制度

第一章總則

第一條本制度規定了記錄的標識、采集、編目、查閱、歸檔、貯存、保管和處

置的要求和方法，通過對記錄進行有效控制和管理，以證實滿足管理要求的程度或者

為

管理體系有效運行提供客觀證據。

第二條本制度合用于二建集團各項管理工作運行過程和建造工程施工質量、環

境與職業健康安全管理活動形成的記錄(資料)的控制，包括來自相關方的記錄。

第三條定義

1、標識：即記號，符號或者標志物。用以標示，便于識別。本程序是指普通包括編號、代

碼或者惟一特征的標志。

2、采集：即歸集管理活動的所有環節所形成的記錄及其傳遞路線。

3、編目：即根據記錄的不同屬性，分別按歸類標識編號。

第四條職責

由總裁事務部(檔案室)主管，各職能部門和工程公司/分公司/總承包部/工程設計院、工

程項目部實施.

1、總裁事務部(檔案室)

(1)全面負責二建集團的記錄和檔案管理工作；

(2)對二建集團各職能部門、工程公司/分公司/總承包部/工程設計院以及工程項H部記錄

表式編制、審核、標識、更改以及記錄形成、管理過程進行業務指導、檢查和監督；

(3)對歸檔范圍內的記錄進行采集、整理、編目、查閱、歸檔、貯存、保管和處置。

2、各職能部門

負責做好本部門形成的記錄的采集、管理、存貯和歸檔等工作。

3、工程公司/分公司/總承包部/工程設計院、工程項目部

(1)落實專職(或者兼職)資料員及存放場所，并建立崗位責任制，并將人員名單及聯系

方式(包括變更情況)報總裁事務部(檔案室)；

(2)負責做好記錄的實施和管理。

4、資料員

(1)工程公司/分公司/總承包部/工程設計院資料員要指導、催促下屬工程項FI部做好資料

的采集、整理、保管和移交歸檔工作。

(2)工程項目部資料員做好文件資料的采集、整理、保管和歸檔工作。

5、填寫人員

對所記錄的每一個數據和文字負責。

第二章工作要求

第五條記錄分類

1、二建集團總裁事務部(檔案室)歸檔的記錄；

2、各職能部門保管的記錄；

3、工程公司/分公司/總承包部/工程設計院、工程項目部保管的記錄。

第六條記錄表式編制、申報

1、二建集團管理制度派生的記錄表式，由管理制度編制部門負責編制，各職能

部門在會審文件的同時進行審核，報分管領導和域者管理者代表審批，隨管理制度同

時頒布，并賦予標識。

2、生產經營、管理活動中新產生的記錄表式，由職能部門有關人員編制，部門

負責人審核，填寫《記錄申請表》并賦予標識，經分管領導和域者管理者代表審批后

采用。

3、工程施工中新產生的記錄表式,在工程項目部"施工維只設計”或者〃專項施工

方

案’睇“曙找『睇’環啊業健殿轉理H劃’判瞄確認

4、分包方提供的記錄樣式，由工程項目部予以確認。

第七條標識

1、管理制度中確定的記錄標識

CX3/SHEJHY01-XXXX(B-1)

——表由編號

------------文件發布年份

-----------------------主管部門名稱的拼音縮寫和制度編號

---------------------------------------------------XXXXXX集團有限公司的拼音縮寫

--------------------------------------企業管理的拼音縮寫

2、新增的手錄標識

QG/SHEJHY01-XXXX^B->)

——新增表單編號

-------------文件發布年份

----------------主管部門名稱的拼音縮寫和制度編號

-----------------------------------------------XXXXXX集團有限公司的拼音縮寫

--------------------------------------企業管理的拼音縮寫

3、夕睞記錄的標識

在生產經營及各項管理活動中,凡政府和上級主管部門指定使用的各種記錄表式

均采用該記錄的原標識，如該記錄無標識的，由使用部門按本制度第六條新增記錄標

識的要求賦予標識。

4、電子文檔記錄的標識應與紙質記錄的標識一致。

第八條記錄的形成、采集和傳遞

1、各職能部門、工程公司/分公司/總承包部/工程設計院、工程項目部和分包商

應按生產經營及管理活動的要求和工程產品的形成過程建立記錄,并按歸檔要求及時

鶴

2、各職能部門、工程公司/分公司/總承包部/工程設計院、工程項目部應指派專

人(專職或者兼職資料員)按記錄留存/歸檔的范圍及要求，對本系統/本專業/本項

目的記錄進行采集和整理，包括來自相關方的記錄。

3、工程檔案等記錄的形成應與工程進度同步。

4、記錄形成時，要做到及時、字跡清晰、準確、真實、有效、項目齊全、簽章

完備、編號有序，無未了事項(不需填寫處劃上斜線或者以其他方式注明)，不隨意

涂改，且不得使用鉛筆等易退色筆填寫。

5、同步形成的工程檔案要符合國家或者地方歸檔標準，并按A、B、C、D分冊

分類裝訂、編目，并標明單位全稱、工程名稱、編號、完成日期、份數。

6、圖片資料要整理成冊，分類編目，并附有文字說明、注明時間地點、工程名

稱、工程概況、施工單位、項目負責人、專業技術活動等內容。

7、記錄/工程檔案/圖片資料原件份數要考慮四個方面的要求：

(1)二建留存和歸檔的份數；

(2)合同規定移交顧客的份數；

(3)城建檔案館要求的歸檔份數：

(4)政府主管部門要求提供的份數。

第九條記錄的編目、留存

1、編目

總裁事務部（檔案室）以及職能部門、工程公司/分公司/總承包部/工程設計院、二程項目

部應對歸檔/留存記錄進行分類編號、按序羅列、編制FI錄、裝訂成冊，以便于追溯和查閱。

2、留存

無歸檔要求但需保存的記錄，由職能部門、工程公司/分公司/總承包部/工程設計院、工程

項n部指派專人對留存的記錄進行保管。

第十條記錄的歸檔

1、二建集團各類管理性收、發文由總裁事務部按文書歸檔范圍匯總，于次年上

半年度向總裁事務部（檔案室）移交歸檔，并填寫《文件資料移交歸檔清單》。

2、二建集團會計類文件資料由資產財務部、工會等部門按國家檔案局頒發的財

會字（1998）32號《會計檔案管理辦法》有關規定，在本部門保留一年期滿后在第二

年上半年度向總裁事務部（檔案室）歸檔。

3、二建集團人事文件材料由黨委、紀委、團委、人力資源部，按國家檔案局頒

布的勞力字（1992）33號《企業職工檔案管理工作規定》的要求，及時向總裁事務部

（檔案室）移交歸檔。

4、科研類文件資料由技術質量部、技術中心'按上海市檔案局印發的滬檔[2000]

41號《科學技術研究項目檔案管理辦法》在課題鑒定、申報完成后的三至六個月內向

總裁事務部（檔案室）歸檔。

5、機械及設備類文件資料由工程管理部（機械設備管理）按建工集團下發的滬

建集總（2001）辦字第033號《機械設備檔案工作實施細則》要求進行歸檔整理。

6、各職能部門、工程公司/分公司/總承包部/工程設計院應將本部門和本單位所

獲得的市級以上（包括市級）榮譽項目的申報資料、獎狀、資格證書原件等實物及時

向總裁事務部（檔案室）移交。

7、基本建i殯文件資料由物業管理部^國家檔案局頒發的國檔發[1988]4號《基

本建設項目檔案資料管理暫行規定》在工程竣工備案后的三個月內向總裁事務部（檔

案室）歸檔。

8、二建集團信用檔案的采集、管理按建工集團下發的滬建集總〔2004〕辦字158

號《企業信用檔案管理辦法》的要求執行。歸檔的電子文件，應有相應的紙質文件一

并歸檔保存。

9、工程檔案歸檔

（1）工程項目部需向總裁事務部（檔案室）歸檔的記錄（工程資料）應在工程

項目竣工（以質監站確認竣工備案為準）后三個月內，由工程項目部資料員根據GB/

T50328-2001《建設工程文件歸檔整理規范》和滬建集總〔2004〕辦字188號關于印

發《上海建工（集團）總公司工程項目檔案管理的規定》的通知要求，完成工程資料

采集工作，填寫《普通工程項目檔案資料移交清單》、《重點工程項目檔案資料移交清

單》、《市政工程項目工稗篡歸檔范圍》。

（2）工程公司/分公司/總承包部技術質量科負責人應根據《普通工程項目檔案資

料移交清單》、《重點工程項目檔案資料降清單》、《市政工程項目工稗縫歸尚弟］》

上所列內容，對工程項目部形成的工程資料的完整性進行檢查，并簽字確認。

（3）資料員應按《普通工程項目檔案資料移交清單》、《重點工程項目檔案資料

融清單》、《市政工程項目工稽當案歸檔范圍》的內容，應將資M原件（包括竣工圖）

向總裁事務部（檔案室）歸檔。其中建設工程竣工驗收報告及備案證書必須加蓋建設

方紅色印章。

第十一條檔案的檢索與查閱

1、總裁事務部（檔案室）根據建集總（2005）辦字5號《上海建工集團企業管

理類文件材料歸檔范圍的通知》，將匯總的資料按十一個大類（一級類目）進行整理

分類，大類下設屬類（二級類目），各類檔案編號采用隸屬編號法。

2、總裁事務部（檔案室）的編目主要有：檔案分目錄、卷內目錄、工程項目歸

檔目錄等。確定保管期限（永久、長期、短期）入庫保管。

3、內部人員查閱、借閱、復印歸檔記錄，必須遵守二建集團檔案查閱、借閱制

度的規定，按要求填寫《檔案查閱/借閱登記表》，經總裁事務部（檔案室）審批后方

可查閱、借閱。

4、顧客及相關方需要查閱時，應明確查閱內容，得到二建集團主管部門領導批

準后，填寫《檔案查閱/借閱登記表》后，在有關部門人員陪同下,在閱讀室內查閱。

5、原件和有密級的檔案不得外借。

第十二條貯存

為確保檔案的完整和安全，檔案庫房要做到防盜、防潮、防火、防塵、防蛀、防

有害氣體、防有害生物、防高溫等八防規定，庫房內嚴禁吸煙。

第十三條保存

1、總裁事務部（檔案室）應根據檔案管理規定，確定檔案的重要程度和保存期限：

（1）檔案的密級分為：絕密、機密、秘密三種，同一案卷內有不同密級的文件，應以高密

級為本卷密級；

（2）檔案的保管期限分為：永久、長期、短期三種。

——永久是指工程檔案需永久保存；

—長期是指工程檔案的保存期限等于該工程的使用壽命；

—短期是指工程檔案保存20年以下：

——同一案卷內有不同保管期限的文件，該案卷保管期限應從長。

2、留存記錄的保存期限

各職能部門、工程公司/分公司/總承包部/工程設計院、工程項目部對無歸檔要求的記錄，

至少保存至活動結束或者項目竣工交付后2年。

第十四條處置

1、按照《上海建工（集團）總公司工程項目檔案管理的規定》，對保管斯滿的檔

案，由歸檔部門和總裁事務部（檔案室）提出銷毀報告，經歸檔部門負責人允許后編

制《檔案銷毀清。

2、銷毀前的鑒定工作由二建集團總工程師/分管領導負責，總、裁事務部（檔案室）

及記錄的歸檔部門具體實施。

3、必要時，由總裁事務部（檔案室）報建工集團有關部門批準后，確認無保管

價值，送定點回收單位實行監銷。

4、銷毀時，由歸檔部門負責人指定專人監銷，銷毀人、監銷人在《檔案銷毀清冊》上簽名

并注明日期。

第三章附則

第十五條本制度形成的記錄有：

1、記錄申請表（附件一）

2、文件資料移交歸檔清單（附件二）

3、普通工程項目檔案資料移交清單（附件三）

4、重點工程項目檔案資料移交清單（附件四）

5、市政工程項目工程檔案歸檔范圍（附件五）

6、檔案:杳閱/借閱登記表（附件六）

7、檔案銷毀清冊（附件七）

第十六條本制度由二建集團總裁事務部（檔案室）負責解釋。

第十七條本制度自下發之口起執行。

附件一

XXXXXX集團有限公司

記錄申請表

編號：QG/SHEJZC03—202X(B~1)

新記錄名稱

原

因申請人:

申請部門使用

及負責人年限

流

轉

程

序

審

核

意

見

職能部門負責人：年月日

審

批

意

見

分管領導/管理者代表：年月日

附件二:

XXXXXX集團有限公司

普通工程項目檔案資料移交清單

編號：QG/SHEJZC03-202X(B-2)

工程名稱：

施工單位：

序技術文件材料名稱份數

1施工組織設計質量計劃（審批表）（A）

2施工方案（審批表）

3建設工程開工報告（B）

4建設工程竣工報告

5地基驗槽記錄

6建（構）筑物測量復核單

7建（構）筑物沉降觀則成果

8施工現場質量管理檢查記錄

9工程質量重大事故報告表

10工程質量保修書

11施工總結

12單位（子單位）_L程質量竣_1_驗收記錄（D）

13單位（子單位）工程質量控制資料檢查記錄

14單位（子單位）工程安全和功能檢驗資料及主要功能抽查記錄

15單位（子單位）工程觀感質量檢查記錄

16分項、分部工程質量驗收證明書（樁基、基礎、主體）

17地基與基礎分部一子分部工程質量驗收記錄

10主體結構分部子分部工程質量驗收記錄

19建造裝飾裝修分部一子分部工程質量驗收記錄

20建造屋面分部一子分部工程質量驗收記錄

21建造給水、排水及采暖分部-子分部工程質量驗收記錄

22建造電氣分部一子分部工程質量驗收記錄

23智能建造分部一子分部工程質量驗收記錄

24通風與空調分部一子分部工程質量驗收記錄

25電梯分部一子分部工程質量驗收記錄

26鋼結構分部（子分部）工程質量驗收記錄

鋼結構（網架）分部（子分部）工程有關安全及功能的檢驗和見證檢測項

27

目檢查記錄匯總表

28鋼結構分部（子分部）工程有關觀感質量檢驗項目檢查記錄

29施工單位工程質量竣工報告

30建設工程竣工驗收報告

31建設工程竣工驗收備案表

項目負責人:移交人:接收人：

年月n

附件三:

XXXXXX集團有限公司

重點工程項目檔案資料移交清單

編號：QG/SHEJZC03-202X(B-3)

工程名稱：

施工單位：

序技術文件材料名稱份數

1施工組織設計質量計劃（審批表）（A）

2施工方案（審批表）

3建設工程開工報告（B）

4建設工程復工報告

5建設工程竣工報告

G圖紙會審設計交底記要

7技術核定單

8設計變更通知

9地基驗槽記錄

10建（構）筑物測量復核單

11建（構）筑物沉降觀測成果

12陷蔽工程驗收單（基礎和主結構鋼筋工程、鋼結構工程、防水工程）

13施工現場質量管理檢查記錄

14工程質量重大事故報告表

15工程質量保修書

16施工總結

17試打樁記錄（樁基工程）

18鋼筋混凝土預制樁施工記錄

19鉆孔灌注樁鉆進成孔原始記錄表

20水下混凝土灌注記錄表

21樹根樁施工記錄

22劈裂注漿施工記錄

23深層攪拌樁施工記錄

24水下混凝土灌注記錄表

25壓密注漿記錄庫

26高壓旋噴施工記錄表

27樁位軸線、標高、偏差記錄表

28工程測量定位放線記錄（鋼結構）

29檢查記錄

30新材料、新工藝施工記錄（裝飾）

31構件和組件加工質量記錄表（幕墻）

32玻璃幕墻主要構件安裝質量記錄表

33金屬與石材幕墻安裝質量記錄表

34混凝土試塊抗壓強度試驗報告（C）

35鋼材試驗報告

36鋼筋焊接試驗報告

37水泥檢驗報告

38砌體材料檢驗報告

39特殊材料檢驗報告

40單位（子單位）工程質量竣工驗收記錄（D冊）

41單位（子單位）工程質量控制資料核查記錄

42單位（子單位）工程安全和功能檢驗資料核查及主要功能抽查記錄

43單位（子單位）工程觀感質量檢查記錄

44分項分部工程質量驗收證明書

45地基與基礎分部一子分部工程質量驗收記錄

46主體結構分部一子分部工程質量驗收記錄

47建造裝飾裝修分部一子分部工程質量驗收記錄

48建造屋面分部一子分部工程質量驗收記錄

49建造給水、排水及采暖分部-子分部工程質量驗收記錄

50建造電氣分部一子分部工程質量驗收記錄

51智能建造分部一子分部工程質量驗收記錄

52通風與空調分部一子分部工程質量驗收記錄

53電梯分部一子分部工程質量驗收記錄

54鋼結構分部（子分部）工程質量驗收記錄

鋼結構（網架）分部（子分部）工程有關安全及功能的檢驗和見證檢測項

f-L

目檢查記錄匯總表

56鋼結構分部（子分部）工程有關觀感質量檢驗項目檢查記錄

57質監機構簽發質量不合格項目通知（含整改單、停工單）

58質量整改報告及復查意見

59施工單位工程質量竣工報告

60建設工程竣工驗收報告

61建設工程竣工驗收備案表

62工程資料移交給建設單位原始清單

項目負責人:移交人:接收人：

年月日

附件四:

XXXXXX集團有限公司

市政工程項目工程檔案歸檔范圍

編號：QG/SHEJZC03-202X(B-4)

工程名稱：

施工單位：

序技術文件材料名稱份數

一、市政工程質量竣工備案表文件

1工程監理質量合格證明

2工程設計質量合格證明

3工程施工質量合格證明

4市政工程關鍵部位（工序）工程質量驗收證明匯總表

二、通用表式

1通5-1單位工程、部位、工序工程劃分表

2通5-2單位工程質量評定表

3通5-3工程部位質量評定表

4通5-4（）工序質量評定表

5通6-1工程質量事故報告表

6通6-2工程質量事故處理記錄表

7通7-1監時水準點放樣復核記錄表

8通7-2工程基準線放樣復核記錄

9通7-3工程控制點放樣（復核）記錄

10通7-4測量復核記錄

11通7-5沉降觀測記錄

12通?4施工組織設計審批表

13通-8市政工程開竣工報告

14通-補1市政工程竣工預驗收報告1

15通-補1市政工程竣工預驗收報告2

三、道路工程

1路17碎石、礫石、三渣基層壓實密度匯總表

2路1-2道路彎沉值測量記錄表

3路1-3瀝清混合料壓密實度、厚度匯總表

4路5-1土方（輕型正實）工序質量評定表

5路5-1A土方（重型擊實）工序質量評定表

6路5-2路床工序質量評定表

7路5-3墊層工序質量評定表

8路5-4三渣工序質量評定表

9路5-5黑色碎石工序質量評定表

10路5-6瀝青混凝土面層工序質量評定表

11路5-7混凝土面層工序質量評定表

12路5-8測、平石工序質量評定表

13路5-9收水井支管工序質量評定表

14路5-10預制塊人行道工序質量評定表

四、排水管渠工程

1水1-1井內尺寸管底高程竣工測量記錄匯總表

2水3-1排水管道閉水試驗記錄

3水5-1溝漕開挖工序質量評定表

4水5-2平基管座工序質量評定表

5水5-3安管工序質量評定表表

6水54沫帶、接口工序質量評定表

7水5-5溝漕回填工序質量評定表

8水5-6檢瓷井工序質量評定表

9水5-7現澆混凝土結構工序質量評定表

10水5-8頂管工序質量評定表

11水5-9頂管工作井工序質量評定表

12水5-10沉井位置工序質量評定表

13水5-10A沉井工程下沉記錄

五、橋梁工程

1通2-19（鋼構）焊繾無損檢測統計表

2通2-20A（鋼構）鋼結構焊縫超聲波檢測檢結果

3通2-22A（鋼構）鋼結構磁粉檢測結果

4鋼1-1支承面、支座標高復測報告

5鋼1-2橋面整體座標測量表

6鋼1-3除銹處理檢查記錄表

7鋼1-4高強度螺栓擰檢查記錄表

8鋼1-5磨光頂緊檢查記錄表

9鋼5-1切割、矯正、彎曲和邊緣加工工序質量評定表

10鋼5-2組裝工序質量評定表

11鋼5-3對接焊縫焊接工序質量評定表

12鋼5-4角接焊縫焊接工序質量評定表

13鋼5-5工字鋼梁制作工序質量評定表

14路5-6箱型鋼梁制作工序質量評定表

15路5-7鋼管柱制作工序質量評定表

16路5-8鋼平臺、鋼梯制作工序質量評定表

17路5-9涂裝工序質量評定表

18路5-10制孔工序質量評定表

19路5-11鋼管柱安裝二序質量評定表

20路5-12鋼梁安裝工序質量評定表

21橋1-4A打樁記錄表

22橋15A鉆孔樁鉆進記錄表

23橋5?1土、石方工序質量評定表

24橋5-2整體式模板工序質量評定表

25橋5-2A裝配式構件模板工序質量評定表

26橋5-2B小型預制構件模板工序質量評定表

27橋5-3預應力張拉孔道灌漿記錄

28橋5-4基礎混凝土工序質量評定表

29橋5-4A基礎混凝土墩、臺工序質量評定表

30橋5-4B鋼筋混凝土柱工序質量評定表

31橋5-4C鋼筋混凝土梁、板工序質量評定表

32橋5-4D混凝土墻工序質量評定表

33橋5-4E混凝土塔柱工序質量評定表

34橋5-4F懸臂澆筑梁、板工序質量評定表

35橋5-4G混凝土防撞濡扶手工序質量評定表

36橋5-4H混凝土預制柱、樁工序質量評定表

37橋5-4I預制混凝土沉井工序質量評定表

38橋5-4J預制混凝土構件地道橋工序質量評定表

39橋5-4K預制混凝土欄桿人行道工序質量評定表

40橋5-5沉入樁工序質量評定表

41橋5-5A鋼管沉入樁工序質量評定表

42橋5-5B灌注樁工序質量評定表

43橋5-5C鉆孔樁水下混凝土灌注記錄

44橋5-5D工序質量評定表

45橋5-5E